Universidad Autónoma de Querétaro “Plantel semidesértico Cadereyta” Facultad Contaduría y Administración Licenciatura en Negocios Turísticos Nombre: Daniela Angeles de Santiago Expediente: 212411 Materia: Comunicación Empresarial Semestre: Primero Matutino Fecha: 28 de noviembre del 2014 “DOCUMENTOS FORMALES” Profesor: ING. MONTSERRAT MENDOZA VALENCIA
INTODUCCIÓN. Los Documentos Oficiales. A lo largo de la vida sin darnos cuenta, utilizamos documentos o textos que quizás ni su nombre sabemos y desconocemos cómo los utilizamos y cuándo utilizarlos. Es por ello que debemos aprender a dar un buen uso de ellos, ya que cada documento debe tener características diferentes por ello es importante llenar cada documento de una manera correcta, ya que debemos tomar en cuenta algunas reglas o normas que tienen estos textos que utilizamos, pues sería de mal gusto quedar mal ante cualquier autoridad pública o cualquier persona ya que si no se tiene la información necesaria al escribir o redactar cualquier documento lo puede llegar a invalidar y esto sería un gran error ya que estos documentos nos servirán de mucho en la vida, puesto que tienen suma importancia en diferentes ocasiones, situaciones y lugares. Es esencial conocer estos documentos ya que nos servirán de mucho, desde el solicitar empleo, hacer un depósito, solicitar algo, notificar acerca de algo, dar informarmación de alguna cosa o simplemente comunicar a los demás sobre alguna noticia o un simple mensaje. Es necesario conocer la estructura de cada documento, púes es probable que utilicemos más de alguno de estos documentos ya que en la actualidad se presentaran muchas oportunidades y situaciones en cualquier clase social y en cualquier área de las cuales tendremos que poner en práctica dichos conocimientos. CONCEPTO: Los Documentos oficiales son aquellos documentos que revisten de una formalidad y sirven tanto como documentos Públicos, como para realizar cierto trámites privados con gran grado de validez probatoria. Sirven para realizar los trámites especiales o específicos, depende de cada documento. La importancia de llenar correctamente los documentos es muy alta, debido a que cualquier error puede costar la validez del documento, y en ocasiones hasta convertirse en un delito. RECOMENDACIONES: Leer completamente los documentos antes de llenarlos Verificar los datos antes de ponerlos Después de llenado Verificar los datos Cuando sea devuelto, verificar que cumple con los requisitos que debe tener el documento.
CARTA. Una carta es un medio de comunicación escrito por un remitente y enviado a un destinatario con la finalidad de comunicarle algo. Generalmente se emplea en correspondencia de empresas mercantiles y en las relaciones personales o privadas.La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. Características: Encabezado: va después de la fecha, en este apartado se debe escribir el nombre de la persona a quien va dirigida la carta y bajo el nombre el cargo de la persona. Saludo: Es una manera de saludar de manera cortéz al destinatario siempre y cuando no perdiendo el lenguaje formal Introducción: Es el primer párrafo de la carta, que debe contener la información que permite entender el resto. Cuerpo: Es el desarrollo de la carta en donde se expone aquello de lo que trata la carta en un numero de párrafos. Despedida: Párrafo que determina para finalizar la carta, en el cual se sintetiza brevemente la idea principal de la misma y se concluye con una palabra amable y coordial. Firma: Es la parte en donde deja presencia el emisor.
Cadereyta de Montes, Querétaro, 28 de Noviembre del 2014
Asunto: Autorización de viáticos Para el viaje a Monterrey. Srta. Monserrat Mendoza Valencia Jefe Inmediato en la Agencia Turismo Alternativo S.A de C.V Me dirijo a usted con un coordial saludo Y de la manera más atenta. Le escribo a usted para solicitar el apoyo de las oficinas de la Agencia Turismo Alternativo S.A de C.V, através de su cargo, para poder asistir a una junta de negocios a una micro empresa de ecoturismo con la finalidad de llevar publicidad acerca de nuestra empresa para así conseguir más clientes y dar por confirmado el cierre de contrato de uno. Todo esto se llevara a cabo en el estado de Monterrey el día 01 de diciembre del 2014. A vista de ello y en calidad de ser el participante de dicho evento solicito se cubran los gastos que se efectuaran en el la duración del viaje, el cual tendrá una duración de 3 días. Por ello es que solicito que se cubran gastos de gasolina y todos los viáticos que se generen. Sin más por el momento y Agradeciendo su atención prestada me despido con Un afectuoso saludo esperando una respuesta Pronta y segura.
Lic. Daniela Angeles de Santiago Gerente de área, turismo alternativo SA.DE C.V
OFICIO. Es un documento utilizado para redactar un mensaje en el cual se externa una consulta, una orden, petici贸n de informe, gestiones, acuerdos, invitaci贸n. En si es la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como sociedades, sindicatos, clubes etc. Caracter铆sticas. Membrete Referencias Asunto Fecha Destinatario Antecedentes Texto o cuerpo Despedida Lema Ante firma Datos finales anexo, con copia para y referencias
Cadereyta de Montes, Querétaro, 28 de Noviembre 2014 Sr. Rodrigo Mejía Hernández Presidente municipal Cadereyta de Montes Asunto: Autorización de las instalaciones y mobiliario del centro de convenciones El motivo del presente es con la finalidad de que la agencia de viajes turismo alternativo S.A DE C.V, determine una convención de viajes en tal municipio con el objetivo de atraer clientes, mostrar publicidad y sobre todo dar a conocer quiénes somos. Es por ello que através de este conducto le pido me autorice el permiso del uso de las instalaciones y mobiliario del centro de congregaciones (Auditorio Ezequiel Montes) , con fecha del 27 de diciembre del 2014 que tendrá como duración dos días. Siendo de suma importancia el uso de este lugar para nosotros, le aseguro un compromiso total y un uso adecuado respecto a las instalaciones y mobiliario de dicho sitio. Sin más por el momento aprovecho la ocasión para mandarle un coordial saludo. Y quedando en plena disposición, agradezco su atención. Atentamente “La motivación nos impulsa a comenzar y el hábito nos permite continuar”
C.P. Daniela Angeles de Santiago C. c. p. C.P. Srita. Monserrat Mendoza Valencia. Agencia de turismo alternativo S.A.DE.C.V, Tequisquiapan. Tel. (414) 2732742
Memorándum. Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición. En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo. El memorándum también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia. El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc. Características. El nombre “M-E-M-O-R-A-N-D-U-M” (separando letras) Lugar y fecha de la expedición De Para Asunto Cuerpo Firmante Cargo del firmante
M-E-M-O-R-A-N-D-U-M: 7021/14 Cadereyta
de
Montes,
Querétaro,
28
de
Noviembre 2014.
De: Lic. Daniela Angeles de Santiago Para: Lic. Monserrat Mendoza Valencia Gerente general.
Asunto: Informar que aún están pendientes los permisos de seguridad
Se les convoca a todos los empleados del área de administración, recursos humanos y gerencia a la junta que se llevara a cabo el día 01 de diciembre del año en curso para tratar el tema; de los permisos de seguridad que aún están pendientes .Es de suma importancia, se llevara a cabo en la sala de juntas de 14:00 a 16:00 hrs. Es muy importante contar con su presencia.
Cordialmente. Daniela Angeles de Santiago Gerente general, turismo alternativo
Aviso. En términos generales, un aviso, refiere a aquel anuncio o noticia que una persona tiene para darle a otra o bien, aquel que está destinado a un público mucho más amplio y que puede referir a cualquier situación que Deva ser comunicada. Casi siempre, si se trata de este último caso, los medios de comunicación masiva serán quienes porten el aviso en cuestión. Un ejemplo de estos tipos de avisos masivos puede ser cuando una empresa quiera dar a conocer una noticia a sus trabajadores.
AVISO IMPORTANTE El departamento de Recursos Humanos le comunica a toda la comunidad de trabajadores, que el día 01 de diciembre no habrá labores en la agencia turismo alternativo S.A.DE.C.V debido a mantenimiento dentro de las instalaciones. Pero recordándoles que se presenten con puntualidad y compromiso el día 02 de diciembre a reanudar labores gracias.
Atentamente: Lic. Daniela Angeles de Santiago Gerente general en recursos humanos “El triunfo no está en vencer siempre, sino en nunca desanimarse”.
Circular. Nos referimos al documento que se gira destinado para un grupo de personas interesadas en el asunto que se trate, generalmente se pone de manera general esta indicación. Ejemplo; “A todos los compañeros miembros de este consejo” Características. Membrete Departamento que lo expide Asunto Número de la circular Lugar y fecha de la expedición Destinatario Texto o cuerpo Despedida formal Lema Departamento que lo expide (nuevamente) Firmantes Otros datos; C.c.p, anexo, etc. Referencias
Agencia de Turismo Alternativo S.A.DE.C.V Tequisquiapan, Querétaro. Tel. (414) 2732742 Correo: Turismo_alternativo@hotmail.com
A todos los compañeros miembros de este consejo: Le comunicamos por este medio a toda la comunidad sobre nuestros paquetes de viajes, mostrándoles nuestras ofertas de los diferentes círculos de viajes. Contando con las mejores cotizaciones que la empresa les pueda ofertar. Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa las reservaciones pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los paquetes, con la finalidad de poder sacar al mercado nuestros novedosos paquetes. Con un cordial saludo y sin más por el momento Quedamos a sus órdenes. “El triunfo no está en vencer siempre, sino en nunca desanimarse”. Atentamente el gerente de viajes Lic. Daniela Angeles de Santiago Dirección general.
Acta. Es el documento que se realiza durante o después de una junta en donde se anotan los datos más importantes que se trataron en la junta. Hay tres estilos del acta de junta y estos son; Acta en forma descriptiva (estilo antiguo) Acta memorándum con clasificación de asuntos y acuerdos solamente (forma simple) Acta con clasificación de asuntos, debates y acuerdos (estilo moderno)
En el municipio de Cadereyta de Montes, a los 28 (veintiocho) días del mes de noviembre de 2014 (dos mil catorce), se reunieron en la sala de juntas, a las 15:00 (quince horas), los gerentes generales de las diferentes agencias de turismo alternativo S.A.DE.C.V La Presidencia estuvo a cargo de la Srita la Lic. Monserrat Mendoza valencia, y la secretaria a cargo de la Lic. Daniela Angeles de Santiago. Leída el acta de la sesión ordinaria anterior, la señorita Daniela Angeles de Santiago dio a conocer los nuevos puntos de destino de establecimiento de nuestra agencia para generar más recursos y nueva demanda de empleo en estas nuevas áreas en donde podemos innovar y destacar por nuestros paquetes turísticos. . La Presidencia informó que había convocado a la reunión para dar cuenta, de nuevas alianzas estratégicas con otras estancias turísticas como con las operadoras de más competitividad para nosotros de tal manera que podremos unir fuerzas para fortalecer nuestras debilidades y así brindar un mejor servicio al cliente. Inmediatamente después, la Secretaría dio lectura a un pliego de peticiones a los empleados de la compañía en especial a los guías turísticos, para darles informe de las nuevas capacitaciones con las que contara nuestra compañía para ser siempre los mejores y destacar en calidad, promociones y novedades turísticas. Por último, se informó a los presentes de la solicitud hecha por el municipio para que por esta sola vez, la Compañía coopere con una cuota especial para la remodelación del jardín principal, que está construyendo presidencia municipal, propuso la Presidencia que se acordara una contribución de $15,000.00 (quince mil pesos), y fue aprobada por gerencia general.
Atentamente Lic. Daniela Angeles de Santiago Gerente general
Convocatoria. Es el documento que se expide por personas autorizadas mediante el cual se convoca osita a los interesados para que se reúnan a dar el trámite que corresponda asuntos que se comunican en la propia convocatoria, o de conformidad. Sus elementos son: El nombre de “convocatoria” Lugar y fecha Destinatarios Cuerpo Despedida Lema Empresa, club, asociación que lo expide Firmante y cargo
CONVOCATORIA 2014 La agencia de viajes turismo alternativo S.A.DE.C.V, através del departamento de recursos humanos, CONVOCA a todos los servidores que laboran en el área de mercadotecnia a participar en “La creación de un nuevo slogan para la empresa”, de acuerdo a las siguientes bases. Bases: 1. Elaboración de un slogan creativo y novedoso de acuerdo a nuestra área laboral que es el turismo alternativo, destacando su ilustración en; costumbres, cultura, atractivos turísticos y sobre todo la convivencia social. 2. Es obligatorio que se basen en áreas turísticas de acuerdo al estado. 3. Los candidatos que deseen participar en esta Convocatoria, previamente acudirán a la parte de recursos humanos de la empresa y llenaran su registro de su candidatura. 4. El trabajo podrá realizarse individualmente. 5. Los trabajos que se presenten deberán ser inéditos en su contenido atractivo y novedoso. 6. La fecha de inscripción se abrirá el día 10 De Noviembre próximo y quedará cerrada a las dos semanas. 7. Todos los trabajos presentados contendrán el nombre completo del concursante o seudónimo registrado el día de su inscripción.
8. Los premios consistirán en: Primer lugar $3,000.00, Segundo lugar $1500.00 y Tercer lugar $1000.00, además de que el primer lugar será el logo de la imagen de nuestra empresa.
El concurso se llevara a cabo en la sala de juntas el próximo 01 de diciembre del 2014, el objetivo es fomentar la participación de los trabajadores dentro de la empresa, y fomentar las habilidades de nuestros trabajadores. “El triunfo no está en vencer siempre, sino en nunca desanimarse”.
Atentamente Lic. Daniela Angeles de Santiago Gerente general en recursos humanos