2013
MANUAL DE EXCEL COLEGIO DE BACHILLERES PLANTEL 1 “EL ROSARIO” GARDUÑO GOMEZ MAURICIO DANIEL GARCIA SERNA LUIS GONZALEZ HERRERA ALEJANDRO PEREZ ROMERO ALEJANDRO
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACION 22/05/2013
OPERACIONES DE EDICION CONSTANTES Dentro de los datos contantes se agrupan los tipos de datos texto, numericos y fecha/hora.
Tipo de dato Texto Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.
Tipo de datos Numéricos
Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.
Tipos de datos Fecha/Hora
2 Capitulo
Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400). Por ejemplo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de nacimiento = días vividos).
FORMULAS Una fórmula es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.
AUTORRELLENO DE CELDAS
3 Capitulo
Vas a realizar un pequeño ejercicio a través de esta explicación según los siguientes pasos: 1. Abre una hoja de Excel en blanco. 2. Escribe en la celda A1 el valor 2. 3. Si sitúas el ratón en el extremo inferior de la celda, veras que el cursor se convierte en una marca con esta forma: + y llamado controlador de relleno. 4. Pincha y arrastra desde donde estas situado, es decir desde A1, hasta por ejemplo A6. 5. Cuando dejas de pulsar el botón del ratón las celdas desde A1 a A6 se han llenado de la cifra 2. 6. Análogamente desde la celda A1 hasta D1. Veras como se rellena automáticamente de doses. 7. Una vez efectuado el relleno, aparece en la última casilla el icono de las opciones de autorrelleno. Ver imagen ampliada ampliando sobre ella. 8. Desplegando al pinchar sobre el signo más,+, que aparece en dicho icono, se muestra una flecha negra que al pulsar sobre ella te aparecen las posibilidades siguientes Y lo que te permiten realizar estas opciones son: · Copiar celdas: Copia tanto el contenido como el formato de la celda/s copiadas. · Rellenar serie: Completa la serie o la copia. · Rellenar formatos sólo: Solo copia el formato. · Rellenar sin formato: No copia el formato.
BUSQUEDA Y SUSTITUCION DE DATOS Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda. La encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar.
4 Capitulo
Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que deseas encontrar
Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contentienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas. También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión. El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc.
COPIAR Y MOVER DATOS EN EXCEL Abra la hoja de cálculo Excel que desea ajustar. Seleccione los datos que desea cambiar haciendo clic en la primera celda de la hoja de cálculo y arrastrando el ratón hasta la última celda en la hoja de cálculo, hasta que todas las células se pongan de relieve. También puede seleccionar toda la tabla haciendo clic en el pequeño triángulo gris sobre la primera fila. Mantenga presionada la tecla "Ctrl" y presione "C" para copiar las celdas. Haga clic en una celda vacía en la misma hoja de cálculo o en una nueva hoja de cálculo.
5 Capitulo
Haga clic en la ficha si no está ya seleccionada y, a continuación, haga clic en la flecha situada bajo Pegar.
Seleccione transposición. Sus datos ahora se deben copiar y mover de las columnas a las filas. Puede eliminar las filas de datos originales o mantenerlos. Si deseas leer más artículos parecidos a cómo mover datos de columnas a filas en Excel 2007, te recomendamos que entres en nuestra categoría de Microsoft Excel.
INSERCION DE CELDAS,FILAS Y COLUMNAS
Insertar nuevas celdas en blanco Seleccione un rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Insertar una única fila Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5. Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Insertar una única columna Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.
6 Capitulo
Insertar varias columnas Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. 2. En el menú Insertar, haga clic en Celdas, Filas o Columnas. 3. Si mueve o copia un rango de celdas, no una fila o una columna, en el cuadro de diálogo Insertar datos a pegar, haga clic en la dirección en que desea desplazar las celdas vecinas
BORRAR CELDAS,FILAS Y COLUMNAS 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. 2. En el menú Edición, haga clic en Eliminar. 3. Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar. Nota Microsoft Excel mantiene actualizadas las fórmulas adaptando las referencias a las celdas que se han desplazado para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada, mostrará el valor de error #¡REF
7 Capitulo
DESHACER O REHACER ACCIONES
1. Siga uno o varios de estos procedimientos: Para deshacer en un sólo paso las acciones realizadas
recientemente, haga clic en Deshacer . Para deshacer varias acciones de una sola vez, haga clic en la flecha que aparece a continuación de Deshacer y seleccione en la lista. Microsoft Excel deshará la acción seleccionada y todas las que aparezcan por encima de ésta. Para cancelar una entrada en una celda o en la barra de fórmulas antes de presionar ENTRAR, presione ESC.
2. Si cambia de parecer, haga clic en Rehacer situada junto a Rehacer
8 Capitulo
o en la flecha
y seleccione una opción de la lista.
La función TEXTO convierte una valor numérico en texto y le permite especificar el formato de presentación mediante cadenas de formato especiales. Esa función es útil cuando desea ver los números en un formato más legible o cuando desea combinar números con texto o símbolos. Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el número 23,5. Para que el formato del número sea un importe de moneda, puede usar la siguiente fórmula: =TEXTO(A1;"$0,00") En este ejemplo, Excel muestra $23,50. También puede dar formato a los números con los comandos del grupo Número de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Sin embargo, estos comandos funcionan únicamente si toda la celda es numérica. Si desea dar formato a un número y combinarlo con texto, la función TEXTO es la mejor opción. Por ejemplo, puede agregar texto a la fórmula anterior: =TEXTO(A1;"$0,00") & "por hora" Excel muestra $23,50 por hora La sintaxis de la función TEXTO tiene los siguientes argumentos:
valor Obligatorio. Valor numérico, fórmula que se evalúa a un valor numérico o referencia a una celda que contiene un valor numérico. formato Obligatorio. Formato numérico como cadena de texto entre comillas, por ejemplo, "d/m/aaaa" o "#.##0,00". Vea las siguientes secciones para obtener directrices de formato específicas.
FORMATO DE NUMEROS
El formato de números en Excel es utilizado para cambiar la apariencia de los números que se muestran como valores de las celdas. Al cambiar o modificar el formato no cambiamos el valor del número sino solamente su apariencia. Al aplicar un formato a un número mejoramos su apariencia y hacemos que los números sean más fáciles de entender. Los formatos más comunes para los números incluyen la adición del signo de porcentaje (%), separador de miles (,), el
9 Capitulo
símbolo de moneda ($) y la cantidad de decimales a mostrar. Estos comandos los puedes encontrar en la ficha Inicio en el grupo Número.
De manera predeterminada todas las celdas tienen un formato conocido como formato General el cual no tiene ningún formato específico y despliega los valores tal como son, es decir, sin ningún símbolo, coma, etc. Una manera rápida de cambiar el formato es utilizar la lista de Formatos que se muestra en el grupo Número. Solamente pulsa la lista desplegable para observar las opciones disponibles y seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.
El formato puede ser aplicado a una sola celda o a varias celdas a la vez, solamente debes hacer la selección previa de las celdas antes de aplicar el formato.
10 Capitulo
ALINEACION DE DATOS EN LA CELDA Alineación del texto Situado en la celda A1 con el texto escrito, lo primero vas a hacer más grande el alto de fila para poder apreciar mejor los efectos. En la imagen esta situado en 40. Para realizar esta acción si es la primera vez que lo haces, te recomiendo la lectura de Cambia el alto de las filas en la hoja de cálculo. A continuación abre la ventana Formato de celdas como has leído arriba y despliega el triangulo negro al lado de la opción Horizontal, elige Centrar. En el siguiente apartado, Vertical realiza idéntica acción y escoge en este caso Superior. Pulsa Aceptar. El texto se ha situado en la parte superior de la celda y se ha colocado de forma centrada en la misma. Te aconsejo que pruebes con las diferentes opciones que ves al desplegar y compruebes el resultado. 2.-Control del texto Para llevar a cabo la práctica de este apartado selecciona la celda A1 junto con otras bien en la misma fila o bien en la misma columna. Abre de nuevo la ventana Formato celdas y vete probando con las diferentes opciones que son las siguientes: · Ajustar texto: Para que el contenido de la celda se adecue al tamaño de la misma en el caso de que dicho contenido supere el espacio de la misma. · Reducir hasta ajustar: Cambia el tamaño de los datos de la celda, reduciéndolo hasta adaptarlo al tamaño de esta. · Combinar celdas: Como indica su nombre combina y a la vez centra las celdas seleccionadas en una única celda. 3.-De derecha a izquierda Contiene tres opciones para la colocación del texto, las puedes ver desplegando el triangulo negro. Son: Contexto, De izquierda a derecha y De derecha a izquierda. 4.-Orientación Con esta herramienta puedes girar o rotar el dato de la celda.
11 Capitulo
BORDES Y TRAMAS Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en
12 Capitulo
caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo:Se elegirá de la lista un estilo de línea. Color:Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.
PROTECCION DE CELDAS Para mantener los datos de tu hoja de cálculo a salvo e impedir que inesperadamente se realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas como todo el libro. Estas herramientas están disponibles en la pestaña Revisar y en el grupo de trabajo denominado Cambios. En donde puedes observar están entre otros los iconos Proteger hoja y Proteger libro. Proteger hoja: Para que los datos que tienes en una determinada hoja del libro de cálculo queden protegidos en su totalidad y así nadie pueda realizar cambios sobre ellos,
13 Capitulo
simplemente pueda consultarlos pero sin realizar modificaciones vas a seguir los pasos siguientes: · Abre un libro de Excel, realiza alguna anotación de datos en la hoja 1. · Situado en esta hoja pulsa en la pestaña Revisar, en la zona superior, después dentro del grupo Cambios pulsa en Proteger hoja. · Se abre una ventana nueva, fíjate que están con un clic arriba donde pone: Proteger hoja y contenido de las celdas bloqueadas, así como las dos opciones superiores de la lista, luego haz clic en Aceptar. · Si pruebas a introducir datos en la hoja veras que te sale un mensaje indicándote que la hoja es solo de lectura y que no puedes modificarla. · Para desproteger la hoja basta con pulsar en el icono Desproteger hoja. Puedes realizar estos mismos pasos introduciendo una contraseña para que solo las personas que la conozcan puedan desproteger la hoja, para ello: · En la ventana Proteger hoja, en el rectángulo blanco debajo de donde pone Contraseña para desproteger la hoja, indica una contraseña, pulsa Aceptar, · Vuelve a escribir la contraseña en la ventana nueva y Aceptar.
ALTURA DE UNA FILA EN EXCEL Por defecto las hojas de cálculo tienen una medida predeterminada en el que caben una serie de caracteres, para hacer mas ancha una fila tienes varias alternativas, a continuación te indico la más rápida. 1.-Sitúate en los rótulos de las filas, la zona gris donde están las letras 1,2,3, etc., justo en la intersección entre una fila y otra. 2.-El cursor del ratón se transforma en una doble flecha vertical, pulsa el botón derecho del ratón y arrastra hacia abajo hasta la medida que necesites y suelta el botón del ratón. Ya tienes el cambio en el alto de las filas. Para hacer la fila mas baja realiza los mismos pasos desplazando la doble flecha hacia arriba.
14 Capitulo
Capitulo 5 formulas Estructuras de las formulas: Las formulas son ecuaciones que calculan un resultado en base a valores existentes en la planilla. Las formulas pueden contener números, operadores, referencias e incluso funciones.
La función suma La función suma sirve para sumar los valores en un rango que cumplen los criterios que se especifican. Por ejemplo en una columna que contiene números, dese sumar solo los valores que son mayores que 5 puede seguir la siguiente formula. =SUMAR.SI (B2:B25,">5") En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se están sumando.
Prioridad de los operadores en las formulas La prioridad de operadores en Excel es muy importante, pero para saber como funciona debemos recordad que Excel maneja cuatro tipos de operadores para lleva a cabo formulas o funciones
15 Capitulo
1. operadores aritméticos 2. operadores de comparación 3. operadores de concatenación La prioridad de operadores en Excel es muy importante porque si no sabemos como funciona las formulas que aplicamos darán resultados erróneos o fuera de lugar
Uso de nombres en los rangos Cuando trabajas con Excel es bastante común que necesites usar el mismo rango de celdas para diferentes operaciones (sumarlas, hallar el máximo, el mínimo…) cuando estas operaciones son muchas, la cosa se puede volver un poco complicada, una forma bastante simple de manejar esto es el uso de nombres en Excel
Como copiar formulas 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea mover. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en También puede mover fórmulas arrastrando el borde de la celda seleccionada a la celda superior izquierda del área de pegado. Se reemplazarán los datos que pueda haber.
16 Capitulo
Referencias absolutas y relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2
Como auditar datos Excel tiene muchas funciones útiles para los auditores. La capacidad de poner los datos en una hoja de cálculo y realizar diferentes pruebas y análisis hacen de Excel una herramienta de auditoría de gran alcance.
17 Capitulo
Capitulo 6 Funciones Que es una funciรณn: Una funciรณn es una fรณrmula predefinida por Excel que opera sobre uno o mรกs valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrarรก en la celda donde se introdujo la formula.
18 Capitulo
Para que sirve una función Para realizar cálculos y simplificar el uso de fórmulas extensas que devolverán valores de manera automática
La función Si La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida
Las funciones MIN y MAX En ciertas ocasiones nos encontramos ante la situación de querer obtener el mayor valor o el valor mínimo dentro de un conjunto de datos, pues en Excel existen dos funciones que pueden hacer ese trabajo, tal como la función MIN y MAX, a través de estas dos funciones podemos conseguir los limites inferiores o superiores dentro de un grupo de datos.
19 Capitulo
Funciones de tiempo Las funciones de fecha y hora sirven para marcar o fechar hojas de cálculo, insertando la fecha y hora actual, o descomponer una fecha para obtener el día de la semana, mes o año. Además permiten calcular la diferencia entre en días entre dos fechas.
Funciones Financieras. Las funciones financieras sirven para realizar para ejecutar una variedad de cálculos financieros, incluyendo los cálculos de rendimiento, evaluaciones de inversión, tasas de interés, tasa de retorno, depreciación de activos y los pagos.
20 Capitulo
GRÁFICOS Un gráficos la representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre sí y facilitar su interpretación. Un gráfico también puede ser un conjunto de puntos, que se plasman en coordenadas cartesianas, y sirven para analizar el comportamiento de un proceso, o un conjunto de elementos. La utilización de gráficos más sencilla e inmediata la interpretación de datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Los gráficos se pueden clasificar en: Numéricos: Son imágenes visuales que sirven para representar el comportamiento o la distribución de los datos cuantitativos de una población. Lineales: en este tipo de gráfico se representan los valores en dos ejes cartesianos ortogonales entre sí. Las gráficas lineales se recomiendan para representar series en el tiempo y es donde se muestran valores máximos y mínimos; también se utiliza para varias muestras en un diagrama. De barras: que se usan cuando se pretende resaltar la representación de porcentajes de datos que componen un total. Una gráfica de barras contiene barras verticales que representan valores numéricos, generalmente usado una hoja de cálculo. Las gráficas de barras son una manera de representar
21 Capitulo
frecuencias. Las frecuencias están asociadas con categorías. Una gráfica de barras se representa en dos maneras: horizontal y vertical. El objetivo es poner una barra de largo (alto si es horizontal) igual a la frecuencia. La grafica de barras sirve para comparar y tener una representación gráfica de la diferencia de frecuencias o de intensidad de la característica numérica de interés.
Graficas circulares. Graficas circulares que nos permiten ver la distribución interna de los datos que representan un hecho, en forma de porcentajes sobre un total. Se suele separar el sector correspondiente al mayor o menor valor, según lo que se desee destacar. Histogramas: se emplea para ilustrar muestras agrupadas en intervalos. Está
formado por rectángulos unidos a otros, cuyos vértices de la base
coinciden con los limites de los intervalos y el centro de cada intervalo es la marca de clase, que representamos en el eje de las abscisas. La altura de cada rectángulo es proporcional a la frecuencia de intervalo respectivo.
22 Capitulo
Como crear un grรกfico
23 Capitulo
1.- Organizar los datos que deseas graficar Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico utilizando como base dicha información:
El siguiente paso es decidir el tipo de gráfico que vas a crear ya que eso ayudará a interpretar adecuadamente la información. Debes tener un entendimiento adecuado de los datos para poder tomar la decisión adecuada. Para insertar el gráfico debes ir a la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, debes hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear.
24 Capitulo
Después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:
Cómo se genera un gráfico Para representar información detallada en una grafica de barras o de pastel si quieres saber porcentajes Distintos tipos de gráficas Hay 12 tipos de gráficas son: Gráficos de columnas Gráficos de barras Gráficos de líneas
25 Capitulo
Gráficos circulares Gráficos XY (Dispersión) Gráficos de áreas Gráficos de anillos
Gráficos radiales Gráficos de superficie Gráficos de burbujas Gráficos de cotizaciones Gráficos con marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico. No puede guardar un diseño o un formato personalizados, pero si desea volver a utilizarlos, puede guardar el gráfico como una plantilla de gráfico. Seleccionar un diseño de gráfico predefinido
Haga clic en el gráfico al que desea dar formato. Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee utilizar. Nota Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico. Seleccionar un estilo de gráfico predefinido Haga clic en el gráfico al que desea dar formato. Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee utilizar. Nota Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos estarán disponibles en la galería Estilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de diseño. Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico Haga clic en el gráfico o seleccione el elemento de gráfico al que desea cambiar el diseño. Cómo seleccionar un elemento de gráfico de una lista de elementos de gráfico Haga clic en un gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.
26 Capitulo
Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. En la ficha Presentación, siga uno o varios de estos procedimientos: En el grupo Etiquetas, haga clic en la opción de diseño de etiqueta que desee. En el grupo Ejes, haga clic en la opción de eje o de línea de división que desee. En el grupo Fondo, haga clic en la opción de diseño que desee.
Imprimir un gráfico Antes de imprimir un gráfico, puede ajustar el lugar en que el gráfico se imprimirá en la página moviéndolo y ajustando su tamaño en la vista Diseño de página o Vista previa de salto de página. También puede imprimir rápidamente un gráfico sin los datos de la hoja de cálculo. Para imprimir con mayor rapidez, puede cambiar la calidad de impresión del gráfico a la calidad de borrador o la impresión en blanco y negro. ¿Qué desea hacer? Ajustar e imprimir un gráfico de una hoja de cálculo Configurar las opciones de página para un gráfico Configurar los márgenes de página para un gráfico Imprimir un gráfico sin los datos de la hoja de cálculo Cambiar la calidad de impresión de un gráfico Ajustar e imprimir un gráfico de una hoja de cálculo Haga clic en la hoja de cálculo que contiene el gráfico que desea imprimir. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic el Diseño de página o Vista previa de salto de página.
Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que prefiera en la página que desea imprimir. Para cambiar el tamaño del gráfico, siga uno de estos procedimientos:
27 Capitulo
Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el tamaño que desee. En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de forma y Ancho de forma.
SUGERENCIA Si una hoja de cálculo contiene más de un gráfico, es posible que pueda imprimir los gráficos en una página reduciendo el tamaño de los mismos. Haga clic en la hoja de cálculo. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir. VOLVER AL PRINCIPIO Configurar las opciones de página para un gráfico En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Iniciador del cuadro de diálogo..
Siga alguno de estos procedimientos: En la ficha Página, especifique la orientación, el tamaño del papel, la calidad de impresión y el número de página de la primera página. NOTA No se puede ajustar la escala de los gráficos. SUGERENCIA Para especificar rápidamente la orientación de las páginas impresas, en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación y, a continuación, haga clic en Vertical o en Horizontal.
VOLVER AL PRINCIPIO
28 Capitulo
Configurar los márgenes de página para un gráfico En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.
Siga uno de estos procedimientos: Para utilizar márgenes predefinidos, haga clic en la opción de márgenes que desee. Para especificar márgenes de página personalizados, haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, escriba los tamaños de margen que desee en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Para configurar los márgenes del encabezado o pie de página, haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, escriba un nuevo tamaño de margen en el cuadro Encabezado o Pie de página. Al configurar los márgenes del encabezado o del pie de página cambia la distancia desde el extremo superior del papel al encabezado o desde el extremo inferior del papel al pie de página. NOTA Los valores del encabezado y el pie de página deberían ser menores que los valores de los márgenes superiores e inferior y mayores o iguales que los márgenes mínimos de la impresora. Para ver cómo afectarán los márgenes a la hoja de cálculo impresa, haga clic en Vista preliminar. Para ajustar los márgenes en la vista preliminar, haga clic en Mostrar márgenes y, a continuación, arrastre los controladores de márgenes negros que están situados a cada lado y en la parte superior de la página.
29 Capitulo
MANEJO DE DATOS Asistente para tablas dinรกmicas Una tabla dinรกmica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma mรกs sencilla y cรณmoda. Para esto se debe de tener una tabla de datos ya preparada
30 Capitulo
En la imagen se nos muestra cómo es que en Excel esta tabla se puede insertar, y vemos que los pasos son: presionar Insertar > Grupo Tablas >Tabla
dinámica >Seleccionas tu rango y los detalles de la tabla deseada.
Cómo trabajar con los datos en una tabla dinámica
Para explicar el siguiente subtema, tomamos un ejemplo de internet, en el que mostraremos los pasos para trabajar con dicha tabla. 1. Selecciona el rango en la que se encuentra la tabla 2. Haz clic en el botón Tabla dinámica de la pestaña Insertar. 3. La opción Seleccione una tabla o rango debería estar marcada y con el rango en la caja de texto. 4. Marca Nueva hoja de cálculo. 5. Pulsa en Aceptar.
31 Capitulo
6. Se abrirá el panel lateral de tablas dinámicas. 7. Arrastra el campo SEMANA a
.
8. Arrastra el campo CLIENTE a 9. Arrastra el campo TOTAL a
. .
10. Arrastra el campo ARTICULO a . El campo ARTÍCULO se añadirá a los rótulos de columna, vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rótulos de fila. 11. En el área de Rótulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.
12. Haz clic en el botón Encabezados de campo de la pestaña Opciones para quitar los encabezados de la tabla dinámica.
En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qué ha comprado cada cliente. La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana.
32 Capitulo
Sin embargo la fila Suma de ARTÍCULO nos muestra la suma del número de artículo para cada semana, esto no es lo que queremos. Nuestro objetivo es que esta última fila muestre el número de artículos que se han comprado, así podríamos saber para cada semana cuánto se ha gastado cada cliente y cuántos artículos ha comprado. 13. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTÍCULO y en el menú emergente selecciona Configuración de campo de valor. 14. En el cuadro de diálogo selecciona la función Cuenta y pulsa Aceptar. El resultado será el siguiente:
15. Ya tenemos lo que queríamos. Ahora desde la pestaña Diseño modifica el aspecto de la tabla a tu gusto. Ahora vamos a filtrar los resultados para ver solamente los datos del cliente 14. 1. Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral. 2. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos. 3. Deselecciona todos los clientes menos el 14. 4. Pulsa Aceptar. 5. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados
33 Capitulo
Ordenar datos en una lista Para una tabla, ordenar es muy fácil, porque solo debes seleccionar dicha información y en la barra de tareas debes presionar: Ordenar y Filtrar > ahí vendrá en orden alfabético u orden personalizado.
Uso de filtros para visualizar selectivamente una lista Filtrar una lista no es más que todos los datos almacenados, los cuales deben ser seleccionados aquellos que correspondan a algún criterio. Excel nos ofrece dos formas de filtrar. Autofiltro
Datos >Filtro > Autofiltro Un ejemplo, si pulsamos 1er Apellido nos aparece una tabla en donde se mostrarán las diferentes formas en las que esta opción se puede filtrar. Si seleccionamos un apellido la lista tomará ese dato como el primero, las demás listas desaparecerán y esta cambiará de color. Para quitar el filtro, solo desplegamos la lista y elegimos la opción de [Todas] con esto reaparecerán todos los registros. Filtros avanzados Para esta opción solo debemos de pulsar el botón de Filtros Avanzados, aparecerá una hoja de cálculo y en las filas se indicará los criterios filtrados.
34 Capitulo
Para esto se deben pulsar los siguientes datos: Datos >Filtros> Filtros Avanzados.
Uso de filtros Los filtros solo se usan para ocupar menos hojas y ocultar partes. Paso 1: Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz clic en el encabezado de la columna filtrarรกs.
Paso 2: Selecciona
la
ficha Datos y
ubica
el
grupo Ordenar
y
filtrar.
Posteriormente, pulsa la opciรณn Filtro. Verรกs que aparecen unas flechas desplegables en el encabezado de cada columna
35 Capitulo
Paso 3: Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.
Paso 4: Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.
Paso 5: Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y proyector.
36 Capitulo
Paso 6: Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles.
Pasos para agregar filtros Paso 1: Haz clic en la flecha desplegable en la que quieres añadir un filtro. En este ejemplo, Entrada.
Paso 2: Desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver y marca aquellas que sí. En este ejemplo, vamos a marcar la casilla junto a agosto.
37 Capitulo
Paso 3: Haz clic en Aceptar. Además del filtro original, el nuevo filtro se aplica. La hoja de trabajo se reducirá aún más.
Filtrar usando búsquedas Paso 1: Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Filtro. Paso 2: Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en la columna que quieres filtrar. En este ejemplo, Detalles del equipo.
38 Capitulo
Paso 3: Introduce los datos que te gustaría ver en el cuadro de búsqueda. Aquí, vamos a introducir la palabra Saris para encontrar todos los equipos esa marca. Los resultados de la búsqueda aparecerán de forma automática.
Paso 4: Marca las casillas junto a los datos que quieres mostrar. En este ejemplo, vamos a mostrar toda la información que incluye el nombre de la marca Saris. Paso 5: Para terminar, haz clic en Aceptar. La hoja de trabajo se calculó de acuerdo con los términos de búsqueda.
39 Capitulo