Curasoft Handleiding 1.19.2.3 by Timo Bleeker

Curasoft Handleiding

I&DT BV Zaandam, 27 juli 2011

INHOUDSOPGAVE

INHOUDSOPGAVE ........................................................................................................................................... 2 INLEIDING ....................................................................................................................................................... 5 Menu .......................................................................................................................................................... 5 BEHANDELEPISODE......................................................................................................................................... 6 Complete aanmelding ................................................................................................................................ 7 Lege behandelepisode .............................................................................................................................. 13 Vervolgzitting ............................................................................................................................................ 18 Groepstraining .......................................................................................................................................... 25 PLANBORD .................................................................................................................................................... 31 Sessie voor sessie plannen ....................................................................................................................... 31 Plannen over een periode ........................................................................................................................ 31 Een cliënt opnieuw inplannen of inplannen ongedaan maken ................................................................ 33 Activiteiten annuleren .............................................................................................................................. 34 Type sessies .............................................................................................................................................. 35 Inplannen op type sessie .......................................................................................................................... 35 Geplande activiteiten verplaatsen/opschuiven ........................................................................................ 36 Nog in te plannen activiteiten verplaatsen / opschuiven ......................................................................... 37 CONTRACTEN EN TARIEVEN ......................................................................................................................... 39 Contractgroepen ...................................................................................................................................... 39 Contractgroepen bekijken ........................................................................................................................ 39 Tabblad 1: Contractgroep ..................................................................................................................... 40 Tabblad 2: Verzekeraars in contractgroep ........................................................................................... 40 Tabblad 3: Contracten .......................................................................................................................... 41 Contracten ................................................................................................................................................ 41 Handmatige invoer contracten ............................................................................................................. 41 FysioVergoeding ................................................................................................................................... 42 Beheer contracten per praktijk ................................................................................................................ 42 Koppelen van contract aan praktijk .......................................................................................................... 42 DECLAREREN ................................................................................................................................................. 43 Prestaties, declaratie en facturatie .......................................................................................................... 43 Uitgevoerd ................................................................................................................................................ 44

Verwerkingsmethode ............................................................................................................................... 44 AGB Code praktijk en medewerkers, instellen praktijkeigenaar .............................................................. 45 Declareren ................................................................................................................................................ 47 Incomplete declaraties ............................................................................................................................. 48 Klaar voor declaratie ................................................................................................................................ 49 Indienen van de declaratiebestanden ...................................................................................................... 51 Ingediende declaraties ............................................................................................................................. 52 Retourinformatie ...................................................................................................................................... 52 Retourinformatie inlezen ......................................................................................................................... 53 Retourbestand inlezen ............................................................................................................................. 53 Retourinformatie verwerken .................................................................................................................... 54 Prestaties afkeuren of wijzigen ................................................................................................................ 55 Toegekend bedrag wijzigen ...................................................................................................................... 55 Individuele prestaties afkeuren ................................................................................................................ 57 Gehele batch afkeuren ............................................................................................................................. 60 Retourinformatieverwerking afronden of tussentijds afbreken .............................................................. 62 Opnieuw wijzigen batch ........................................................................................................................... 63 PARTICULIERE FACTURATIE .......................................................................................................................... 63 Contracten en tarieven ............................................................................................................................. 63 Facturatie.................................................................................................................................................. 64 Incomplete facturen ................................................................................................................................. 65 Klaar voor facturatie ................................................................................................................................. 66 Verwerk facturen ...................................................................................................................................... 66 Facturen .................................................................................................................................................... 67 Herinneringsfacturen................................................................................................................................ 67 ZORGMAIL .................................................................................................................................................... 71 Registratie bij ZorgMail ............................................................................................................................ 71 Instellingen Curasoft ................................................................................................................................. 71 Praktijkgegevens ................................................................................................................................... 71 Gebruik Curasoft ...................................................................................................................................... 71 Versturen bericht.................................................................................................................................. 72 Wat wordt er precies verstuurd? ......................................................................................................... 72 SAMENVATTING ........................................................................................................................................... 74 Samenvatting beheren ............................................................................................................................. 74 Bestaande samenvatting wijzigen ........................................................................................................ 74

Nieuwe samenvatting ........................................................................................................................... 75 Samenvatting bekijken ............................................................................................................................. 76 WISSELING MEDISCHE INDICATIECODE ........................................................................................................ 78 Handmatige wisseling ............................................................................................................................... 78 Automatische wisseling ............................................................................................................................ 79 MEETINSTRUMENTEN .................................................................................................................................. 80 Meting buiten Curasoft ............................................................................................................................ 81 Meting binnen Curasoft ............................................................................................................................ 82

INLEIDING

Curasoft Fysio is een compleet online software pakket dat specifiek ingericht is voor paramedici. Als eerste en vooralsnog enige, heeft dit softwareprogramma de officiële audit doorstaan voor het Fysio-EPD Keurmerk Plus. Dit betekent dat Curasoft voldoet aan de basis- en plus-eisen van het door het KNGF geïntroduceerde Fysio-EPD eisenpakket. De software ondersteunt vanzelfsprekend de verschillende specialisaties binnen de fysiotherapie, maar is ook door andere paramedische beroepsgroepen te gebruiken. Het ondersteunt uw dagelijkse praktijk in 1 online oplossing, inclusief de financiële administratie en complete boekhouding. Met Curasoft Fysio wordt een therapeut door methodisch werken ondersteund op het gebied van richtlijnen, het gebruik van meetinstrumenten en kan zo de kwaliteit van zorg worden verbeterd. Tevens geeft onze samenwerking met Fysiovergoeding.nl u de mogelijkheid om snel een eenvoudig inzage te hebben in aanvullende verzekeringsgegevens van uw cliënten CURASOFT STARTEN CURASOFT STARTEN

Toegang tot Curasoft is strikt persoonlijk. U kunt Curasoft openen door op de knop Start Curasoft op de site http://www.curasoft.nl/inloggen te klikken. Vervolgens opent een nieuw scherm, waar u met uw eigen inloggegevens kunt inloggen, waarna Curasoft kan worden gestart. Het laden duurt enkele seconden. MENU

U kunt zelf voor de plek van de menuknoppen kiezen. De knoppen staan standaard aan de linkerkant van het scherm (1). Als u deze wilt verplaatsten naar de bovenkant van het scherm klikt u op Venster >> Basismenu (2).

De menuknoppen staan nu bovenin (1).

BEHANDELEPISODE

De behandelepisode is de plek waar de behandelgegevens van de cliënt komen te staan. Hier slaan we de gegevens op als een diagnosecode, medische indicatie code en meetinstrumenten. Ook is dit de plek waar we de activiteiten van een cliënt kunnen zien, aanmaken en annuleren. Een behandelepisode kan standaard op twee manieren worden aangemaakt. Hij kan worden aangemaakt als een volledige aanmelding of als een lege behandelepisode. De volledige aanmelding wordt gebruikt wanneer u een cliënt voor het eerst ziet. Het resultaat zal zijn een behandelepisode met daarin meteen een screening en onderzoek na screening of een onderzoek na verwijzing.

De lege behandelepisode kan worden gebruikt op het moment dat u een cliënt invoert die al in behandeling is. Hierbij zal het resultaat een lege behandelepisode zijn. COMPLETE AANMELDING

De complete aanmelding wordt gebruikt op het moment dat u een cliënt voor het eerst ziet. Ga hiervoor naar de agenda via Mijn Menu (1) Mijn Agenda (2) en klik op de dag en tijd dat u de screening / intake en onderzoek wilt inplannen voor de cliënt (3).

Door een datum en tijd te selecteren in de agenda verschijnen deze rechtsonder in het scherm (1). Vervolgens klikt u op de knop Nieuwe behandelepisode en kiest voor de optie Complete aanmelding (2).

U kunt nu het type aanmelding en het type verbijzondering kiezen. Klik daarna op Volgende.

U kunt nu de cliënt selecteren waarvoor de behandelepisode aangemaakt moet worden. Wanneer de cliënt al in het systeem staat, kunnen we deze opzoeken op basis van naam of persoonsnummer (1). U kunt vervolgens op de verrekijker klikken om te zoeken. Wanneer de cliënt nog niet in het systeem staat dan kunnen we deze toevoegen door gebruik te maken van de knop Nieuw (2). De velden worden nu wit zodat u hier gegevens van de cliënt kunt invoeren. Na invoeren van de gegevens klikt u op Opslaan.

Als het Bsn (1) en de Geboortedatum (2)gevuld zijn kunt u de Zorgverzekeraar van de cliënt selecteren door de COV-controle (3) uit te voeren.

Na het klikken op het Verrekijkertje komt u in het onderstaande scherm. Hier kunt u de gegevens van de Aanvraag (1) vullen met de gegevens van het Antwoord (2) door de knop Gegevens overnemen (3) te selecteren. U zult zien dat de Zorgverzekeraar uit de Aanvraag niet meer leeg is maar hetzelfde als die van het Antwoord (4).

U komt nu weer in het scherm van de cliĂŤnt gegevens. Kies Volgende. U kunt in deze stap optioneel een huisarts selecteren. De huisarts wordt opgeslagen als gekoppeld persoon aan de behandelepisode. Een huisarts koppelen kunt u doen door eerst Huisarts kiezen (1) aan te vinken. Wanneer de huisarts al in het systeem staat dan kunnen we deze opzoeken op basis van naam of persoonsnummer. U kunt vervolgens op de verrekijker klikken om te zoeken. Wanneer de huisarts nog niet in het systeem staat dan kunnen we deze toevoegen door gebruik te maken van de knop Nieuw. De velden worden nu wit zodat u hier gegevens van de huisarts kunt invoeren. Na invoeren van de gegevens klikt u op Opslaan.

In de volgende stap kunt u de Rode vlaggen invoeren. Na het invoeren van de Rode vlaggen klikt u op Volgende.

In de volgende stap kunt u de vragenlijsten invoeren. U ziet hier ook de vragenlijsten voor de geselecteerde rode vlaggen terug (1).

Het is mogelijk om later nog wijzigingen in de antwoorden te maken. Dit kan via de Behandelepisode (1) onder het tabblad Status (2) waar de vragenlijsten in staan (3).

De volgende stap geeft de mogelijkheid tot het invoeren van een (verwijs)diagnosecode en de medische indicatie code. Ook kunnen hier wat verzekeringgegevens in worden opgeslagen. Klik op Wijzig om eventuele wijzigingen te doen. Het selecteren van een diagnosecode kan door deze in te tikken in het vakje of door te klikken op de verrekijker. Klik op Voltooien om de wizard te beĂŤindigen.

We zien in de agenda nu direct de afspraak verschijnen voor intake en onderzoek.

LEGE BEHANDELEPISODE

Een lege behandelepisode kan worden gebruikt op het moment dat een cliënt al in behandeling is en er direct wordt begonnen met een zitting Klik een tijd aan in de agenda (1). Klik vervolgens op de knop Nieuwe behandelepisode (2) en kies voor Lege behandelepisode (3).

De volgende stap is het selecteren van de cliënt voor welke we de behandelepisode aanmaken. Wanneer de cliënt al in het systeem staat dan kunnen we deze opzoeken op basis van naam of persoonsnummer (1). U kunt vervolgens op de verrekijker klikken om te zoeken. Wanneer de cliënt nog niet in het systeem staat dan kunnen we deze toevoegen door gebruik te maken van de knop Nieuw (2). De velden worden nu wit zodat u hier gegevens van de cliënt kunt invoeren. Na het invoeren van de gegevens klikt u op Opslaan.

Na selecteren of invoeren van de cliënt klikt u op Volgende.

U kunt nu de Rode vlaggen invoeren. Klik na het invoeren op Volgende.

U kunt nu de vragenlijsten voor de geselecteerde rode vlaggen per tabblad invoeren.

Het is mogelijk om later nog wijzigingen in de antwoorden te maken. Dit kan via de Behandelepisode onder het tabblad Status (1) waar de vragenlijsten in staan (2).

De Medische indicatie code (1) kan ook achteraf ingevoerd worden. U gaat hiervoor naar de Behandelepisode en selecteert het tabblad Declaratieoverzicht (2). Klik nu op de knop Wijzigen rechtsonder in het scherm zodat u de medische indicatie code kunt kiezen. Klik vervolgens op Opslaan rechtsonder in het scherm.

De (Verwijs)Diagnosecode kan ook achteraf ingevoerd worden. U gaat hiervoor naar de Behandelepisode en selecteert het tabblad Basisgegevens (1) onder Basisgegevens (2). Om hier gegevens in te voeren/wijzigen selecteert u de Bewerken button (3).

U kunt nu de (Verwijs)Diagnosecode (1) invoeren door deze handmatig in te vullen of te selecteren met het â&#x20AC;&#x153;verrekijkertjeâ&#x20AC;? achter de (verwijs)diagnosecode. U kunt hier overigens ook de Medische indicatiecode (2) invoeren.

Klik op Voltooien rechtsonder in het scherm.

VERVOLGZITTING

Na het aanmaken van een lege behandelepisode is er nog niet direct een afspraak in de agenda gemaakt. Dit betekent dat de eerste keer een vervolgzitting aangemaakt moet worden vanuit het dossier. Bij het aanmaken hebben we een persoonsnummer gezien. Dit nummer kunnen we gebruiken om de cliënt op te zoeken(1). We kunnen ook zoeken op BSN, naam of geboortedatum. Voer de zoekopdracht in en druk op Enter op uw toetsenbord.

Wanneer de cliënt is gevonden ziet u een scherm zoals in de onderstaande afbeelding. We hebben gezocht op persoon. Dit betekent dat binnen alle persoonsgegevens wordt gezocht. We zien dat deze persoon een cliënt is. Klik op de Cliënt (1) knop om de cliëntgegevens te laden.

Er verschijnen een aantal tabbladen. Een daarvan is het tabblad Behandelepisodes (1). Als u deze selecteert verschijnt onderstaand scherm. In dit geval heeft deze cliĂŤnt een aantal behandelepisodes, echter er is er maar 1 op dit moment met de status In behandeling. Deze behandelepisode met status In behandeling (2) is degene die zojuist is aangemaakt. Dubbelklik hierop.

Het behandelepisode scherm staat nu open op het eerste tabblad Basisgegevens. Om een zitting aan te maken klikt u op het tabblad Vervolg-acties (1). Voer de datum in waarop de zitting plaats moet vinden (2). Let op de afspraak zal bovenin uw agenda verschijnen, klaar om in te plannen. Klik vervolgens op de knop Zitting (3) om een zitting aan te maken.

U komt nu in het scherm waar u de Specificatie(s) van de zitting kunt invoeren. Na het invoeren van de specificaties klikt u op Volgende.

U kunt nu de frequentie van de zitting invoeren. Hierna klikt u op Volgende.

Na het doorlopen van de wizard komt u weer op het tabblad Vervolg-acties in het scherm van de behandelepisode. Klik nu op het tabblad Status (1). We zien hier de zojuist aangemaakte zitting(en). Selecteer een zitting (2) en klik op de knop Ga naar afspraak (3) om direct naar de agenda te gaan en de afspraak in te plannen.

U komt nu in Mijn Agenda op de door u zojuist geselecteerde datum. De afspraken komen bovenaan in de agenda, klaar om in te plannen. Dit doet u door met de cursor op de afspraak te gaan staan (1) en deze vervolgens met de linker muisknop te verslepen naar het gewenste tijdstip (2).

U kunt ook vanuit de agenda een vervolg zitting aanmaken. U selecteert een cliĂŤnt en klikt op de rechtermuisknop. In het scherm dat verschijnt, selecteert u Behandelepisode (1), of U selecteert een cliĂŤnt in de agenda en klikt op Ga naar behandelepisode (2).

U komt nu in het scherm waar u de Specificatie(s) van de zitting kunt invoeren. Na het invoeren van de specificaties klikt u op Volgende.

U kunt nu de frequentie van de zitting invoeren. Hierna klikt u op Volgende.

Als de datum en tijd van de vervolgzitting bekend zijn kunt u de persoon in de agenda selecteren door er 1 keer met de linkermuis knop op te staan (1). Vervolgens klikt u 1 keer op de betreffende dag en tijd (2) en kiest u (in dit geval) voor 1000 – Zitting fysiotherapie (3).

De vervolg zitting komt in de agenda u gekozen datum en tijd.

GROEPSTRAINING

Om een groepstraining aan te maken gaat u voor een lege behandelepisode naar het dossier. Bij het aanmaken hebt u een persoonsnummer gezien. Dit nummer kunt u gebruiken om de cliënt op te zoeken (1). U kunt ook zoeken op BSN, naam of geboortedatum. Voer de zoekopdracht in en druk op Enter op uw toetsenbord.

Er verschijnen een aantal tabbladen. Een daarvan is het tabblad Behandelepisodes (1). Als u deze selecteert verschijnt onderstaand scherm. In dit geval heeft deze cliënt een aantal behandelepisodes, echter er is er maar 1 op dit moment met de status In behandeling. Deze behandelepisode met status In behandeling (2) is degene die zojuist is aangemaakt. Dubbelklik hierop.

Het behandelepisode scherm staat nu open op het eerste tabblad Basisgegevens. Het betreft hier een lege behandelepisode waardoor het tabblad leeg zal zijn. Om een groepstraining aan te maken klikt u op het tabblad Vervolg-acties (1). Voer de datum in waarop de groepstraining plaats moet vinden (2). Let op de afspraak zal bovenin het planbord verschijnen, klaar om in te plannen. Klik vervolgens op de knop Groepstraining (3) om een groepstraining aan te maken.

U komt nu in het scherm waar u de Specificatie(s) van de groepstraining kunt invoeren. Na het invoeren van de specificaties klikt u op Volgende.

U kunt nu de frequentie van de groepstraining invoeren. Hierna klikt u op Volgende.

U komt nu weer op het tabblad Vervolg-acties in het scherm van de behandelepisode. Klik nu op het tabblad Status (1). We zien hier de zojuist aangemaakte groepstraining(en). Selecteer een groepstraining (2) en klik op de knop Beschikbare tijden (3) om direct naar het planbord te gaan en de afspraak in te plannen.

U komt nu in het scherm Trainingen inplannen (Zie hoofdstuk Planbord). U kunt ook vanuit de agenda een groepstraining aanmaken. U selecteert een cliĂŤnt door er 1 keer op te klikken. U gaat naar Vervolg-acties (1) en kiest voor Groepstraining (2).

U komt nu in het scherm waar u de Specificatie(s) van de groepstraining kunt invoeren. Na het invoeren van de specificaties klikt u op Volgende.

U kunt nu de frequentie van de groepstraining invoeren. Hierna klikt u op Volgende.

U komt nu in het scherm Trainingen inplannen (Zie handleiding Planbord).

PLANBORD

In Curasoft is het mogelijk om groepstrainingen te plannen. Deze groepstrainingen komen in zogenoemde sessies. Wanneer er voor een cliënt een groepstraining activiteit wordt aangemaakt dan kan deze vervolgens worden ingepland via het planbord. Dit is een scherm in Curasoft waarmee de groepstrainingen / sessies kunnen worden beheerd. In deze handleiding worden de meest gebruikte handelingen in het planbord toegelicht. SESSIE VOOR SESSIE PLANNEN

Het handmatig inplannen van activiteiten van een cliënt is mogelijk door het blokje te verslepen naar ruimte, dag en tijd waarop deze cliënt ingepland moet worden. Dit wordt aangegeven in de onderstaande afbeelding. Controleer hiervoor of de juiste vestiging en zaal is geselecteerd (1). Klik en sleep vervolgens het gewenste blokje (2) naar de gewenste dag en tijd (3).

PLANNEN OVER EEN PERIODE

Het is mogelijk om in het planbord een cliënt over een bepaalde periode in te plannen. Als voorbeeld wordt deze cliënt voor de maand februari gepland. Ga naar het tabblad Nog in te plannen activiteiten en selecteer de in te plannen activiteiten (1). Het is mogelijk om in een keer een maand te selecteren door het vinkje te klikken welke voor de naam van de maand staat. Controleer en wijzig zo nodig de vestiging en de zaal waar de sessie op ingepland moet worden (2). 31

Nu moet er nog aangegeven worden op welke dag en tijd u de sessie wilt inplannen en binnen welke periode. Dit is in te stellen met behulp van de invoervelden aan de rechterkant onder het kopje Selectiemogelijkheden (3). Let er goed op dat hierbij de Van en Tot goed zijn ingevuld. Sessies worden enkel ingepland binnen die periode, zelfs als er meer zijn geselecteerd. Klik nu op de knop Inplannen geselecteerde activiteiten (4) om de sessies in te plannen.

Wanneer de sessies zijn ingepland zien u dat in dit voorbeeld de cliĂŤnt is ingepland op de maandag om 17:00. Dit is te zien aan het gekleurde blokje (2). Ook ziet u dat er nu minder activiteiten zijn om in te plannen (1).

U kunt dit nog eens doen voor de andere twee sessies voor de donderdag in februari om 17:00. Het resultaat is te zien in onderstaande afbeelding.

EEN CLIËNT OPNIEUW INPLANNEN OF INPLANNEN ONGEDAAN MAKEN

Voor het ongedaan maken van ingeplande sessies, zodat deze opnieuw ingepland kunnen worden, klikt u op het tabblad Ingeplande activiteiten. In het vorige voorbeeld is een cliënt ingepland in de maand februari. Deze komt terug in dit tabblad. Inplannen ongedaan maken en klaarzetten om opnieuw in te plannen, kan op twee manieren. Selecteer de sessies die niet meer ingepland moeten zijn. Klik nu op de knop Opnieuw inplannen activiteiten in. Er zijn twee opties. 1. Geselecteerde activiteiten opnieuw inplannen (2). De aangevinkte activiteiten (1) worden uit de sessies gehaald en komen in het tabblad Nog in te plannen activiteiten. Ze kunnen daarna weer worden ingepland. 2. Activiteiten in opgegeven periode opnieuw inplannen (2). De ingeplande activiteiten die binnen de geselecteerde sessie en de Van en Tot vallen (3) worden uit de sessies gehaald en komen in het tabblad Nog in te plannen activiteiten. Ze kunnen daarna weer worden ingepland.

ACTIVITEITENÂ ANNULERENÂ

Het is mogelijk om ingeplande of nog niet ingeplande activiteiten te annuleren. Op het moment dat er een activiteit wordt geannuleerd is het niet meer mogelijk om deze later nog in te plannen. Ga naar het tabblad Nog in te plannen activiteiten wanneer het gaat om nog in te plannen activiteiten welke geannuleerd dienen te worden. Ga naar het tabblad Ingeplande activiteiten wanneer het gaat om ingeplande activiteiten welke geannuleerd dienen te worden. Annuleer activiteiten kan op twee manieren. 1. Annuleer geselecteerde activiteiten Selecteer in het tabblad Nog in te plannen activiteiten of Ingeplande activiteiten de activiteiten die geannuleerd dienen te worden (1). Klik vervolgens op de knop Annuleer activiteiten en kies voor de optie Annuleer geselecteerde activiteiten (2). Deze activiteiten zullen nu worden geannuleerd en zullen grijs worden gekleurd in het dossier. 2. Annuleer activiteiten in opgegeven periode Selecteer de sessie waarvan de activiteiten geannuleerd moeten worden, selecteer vervolgens een begindatum en einddatum (3). Het is hierbij niet nodig om de sessies ook werkelijk aan te vinken. Bij nog niet ingeplande activiteiten dienen enkel een begindatum en einddatum geselecteerd te worden. Klik nu op Annuleer activiteiten en kies voor Annuleer activiteiten in opgegeven periode (2). De activiteiten die aan de geselecteerde voorwaarden voldoen, zullen worden geannuleerd en grijs worden gekleurd in het dossier.

TYPE SESSIES

Om meer overzicht te hebben in het planbord en om plannen gemakkelijker te maken is er een type sessie. Dit is terug te zien in de sessies in het planbord zoals op onderstaande afbeelding.

Om duidelijk te maken welke betekenis de kleuren hebben, is er de knop Toon kleurlegenda (1). Door hierop te klikken wordt een nieuw venster geopend met daarin de betekenis van de kleuren.

INPLANNEN OP TYPE SESSIE

Bij het inplannen op een periode dient een sessie, begindatum en einddatum geselecteerd te worden. De lijst met sessies kan lang worden zoals te zien in onderstaande afbeelding. Om te zorgen dat de lijst met sessies overzichtelijk blijft, kunnen sessietypes worden gebruikt.

Wanneer er sessietypes zijn gedefinieerd bij sessies dan wordt automatisch het invoerveld Selecteer type sessie gevuld. Dit kan gebruikt worden om de lijst in Selecteer sessie te filteren op het type sessie.

In de onderstaande afbeelding is te zien dat er een sessietype is geselecteerd. Nu is te zien dat de lijst bij Selecteer sessie beperkt is tot de sessies met type Training type 1.

GEPLANDE ACTIVITEITEN VERPLAATSEN/OPSCHUIVEN

Het mogelijk om in het planbord al ingeplande activiteiten te verplaatsen. Dit werkt als volgt. Geef aan binnen welke periode de sessies verplaatst moeten worden (1). Stel nu het aantal weken in dat de afspraken verschoven moeten worden. In het voorbeeld blijft deze op 1 staan. Klik vervolgens op de knop Verplaats activiteiten en klik op de optie Verplaats activiteiten in de opgegeven periode 1 wk (2). Op deze manier kunt u snel een reeks activiteiten verplaatsen binnen dezelfde sessie. Deze functionaliteit kan bijvoorbeeld goed worden gebruikt op het moment dat de cliënt een week op vakantie is waardoor alle ingeplande sessies een week opschuiven. Als u de activiteiten wilt verplaatsen naar andere dagen of tijden, kunt u dit doen door de activiteit uit de planning te halen en opnieuw in te plannen.

NOG IN TE PLANNEN ACTIVITEITEN VERPLAATSEN / OPSCHUIVEN

Het is mogelijk om nog in te plannen activiteiten te verplaatsen. Dit kan op twee manieren. 1. Verplaats geselecteerde activiteiten x wk Selecteer onder het tabblad Nog in te plannen activiteiten de activiteiten die verplaatst moeten worden (1). Kies het aantal weken dat u de activiteiten wilt verplaatsen (2). Klik nu op Verplaats activiteiten en kies voor de optie Verplaats geselecteerde activiteiten 1 wk. 2. Verplaats activiteiten in de opgegeven periode x wk. Geef onder het kopje Selectiemogelijkheden de periode aan waarbinnen u de ongeplande activiteiten zou willen verplaatsen (3). Kies vervolgens het aantal weken dat u de activiteiten wilt verplaatsen (2). Klik nu op Verplaats activiteiten in de opgegeven periode 1 wk.

Het verplaatsen van ongeplande activiteiten kan het inplannen van activiteiten vereenvoudigen. Wanneer er al trainingssessies zijn aangemaakt, maar het blijkt dat de cliĂŤnt later start dan is dit al aan te geven voordat we gaan plannen. Ook wanneer al bekend is dat een cliĂŤnt in een week weg is dan kunnen we dit voor het plannen al aangeven.

CONTRACTEN EN TARIEVEN

Dit document helpt u bij het toevoegen en beheren van contracten en tarieven binnen Curasoft Fysio. Deze contracten en tarieven zijn essentieel bij het gebruik van de mogelijkheid om particuliere facturen aan te maken en online te kunnen declareren bij Vecozo. CONTRACTGROEPEN

Elke zorgverzekeraar valt onder een contractgroep. Aan elk van deze contractgroepen zijn één of meer tariefcontracten gekoppeld. Deze contracten zijn vaak in de vorm van Goud, Zilver, Brons of Standard, Plus, etc. Het is aan een praktijk om een overeenkomst te sluiten met een contractgroep. Een contractgroep heeft vaak een standaardcontract dat aan praktijken wordt aangeboden. Om in aanmerking te komen voor andere contracten dan het standaardcontract dient er vaak aan een aantal door de zorgverzekeraar gestelde voorwaarden voldaan te worden. De contractgroepen van 2011 zijn als volgt ingedeeld: Contract 2011 Verzekeraars Achmea Agis Azivo CZ De Friesland Eno Regionaal FBTO (restitutie) Menzis Multizorg Uvit Zorg & Zekerheid

Aevitea Avéro (waaronder ook Kettlitz, National Academic, VPZ‐polizzen), Avéro, DVZ, IAK Avéro, Interpolis, Nedasco Avéro, OZF, Turien Avéro, Zilveren Kruis Agis, Profile, TakeCareNow! Azivo CZ, Delta Loyd, Ohra De Friesland, Kiemer Salland, Hollandzorg, Energiek FBTO (geen contract met FBTO mogelijk) Menzis, Anderzorg Aevitae‐ASR, De Amersfoortse, DSW (landelijk), IAK‐ASR, Nedasco‐ASR, ONVZ, PNO, Eno (landelijk), Stad Holland, VVAA Aevitea‐VGZ, Aevitea‐de Goudse, IAK‐VGZ, IZA, IZA VNG, IZA Cura, IZZ, Nedasco‐VGZ, SIZ, SZVk, Trias, Turien‐VGZ, Turien Iza Cura, UMC, Univé, VGZ, VPZ‐VGZ AZVZ, Zorg & Zekerheid

Deze contractgroepen worden elk jaar door Curasoft toegevoegd en hoeft u als Curasoft Fysio-gebruiker zelf niet bij te houden. De contracten echter worden niet standaard toegevoegd. CONTRACTGROEPEN BEKIJKEN

Om in Curasoft Fysio de contractgroepen te bekijken, dient u naar het menu Beheer (1) Contractgroepen (2) te gaan. Hier vindt u een overzicht van alle contractgroepen (3). Door een contractgroep te selecteren zullen de detailgegevens worden getoond (4).

In het detailgedeelte zijn drie tabbladen te zien met de volgende gegevens: TABBLAD 1: CONTRACTGROEP

Naam

De naam van de contractgroep gevolgd door het jaar waarop deze groep betrekking heeft. Startdatum: De startdatum geeft aan vanaf wanneer deze contractgroep gebruikt kan worden. Einddatum: De einddatum geeft de datum aan vanaf wanneer deze contractgroep niet meer gebruikt zal worden. Contractgroepen hebben altijd een looptijd van 1 jaar. TABBLAD 2: VERZEKERAARS IN CONTRACTGROEP

Onder het tabblad ‘Verzekeraars in contractgroep’ is een lijst te vinden van alle verzekeraars. De aangevinkte verzekeraars vallen onder de betreffende contractgroep.

TABBLAD 3: CONTRACTEN

Onder het derde tabblad wordt in een overzicht weergegeven wat de verschillende contracten zijn die door betreffende contractgroep worden aangeboden. Deze contracten hebben dus betrekking op alle zorgverzekeraars die in deze contractgroep zijn opgenomen.

CONTRACTEN

Om in Curasoft Fysio de contracten te bekijken, dient u naar het menu Beheer (1) Contracten en tarieven (2) te gaan. Er zijn twee manieren om uw contracten met de zorgverzekeraars in Curasoft Fysio in te voeren. U kunt dit handmatig doen of u kunt zich abonneren op de extra dienst FysioVergoeding. Een jaarabonnement op deze dienst zorgt er onder andere voor dat alle bestaande contracten van het betreffende jaar automatisch ingelezen worden in Curasoft Fysio1. Voor meer informatie en aanmelding gaat u naar www.curasoft.nl/activatie.

HANDMATIGE INVOER CONTRACTEN 1

Voor meer informatie over de extras die FysioVergoeding u kan bieden, kunt u contact opnemen met onze salesafdeling.

Dit onderdeel zal in een volgende update van deze handleiding worden opgenomen. FYSIOVERGOEDING

Wanneer u kiest voor een abonnement op FysioVergoeding, worden de contracten automatisch voor in uw Curasoft-database opgenomen. Het enige dat u nog dient te doen, is het instellen van de contracten per praktijk (Zie handleiding Beheer contracten per praktijk). BEHEER CONTRACTEN PER PRAKTIJK

Om met Curasoft Fysio correct te kunnen declareren, dient er per praktijk aangegeven te worden welke contracten er zijn afgesloten. Hiervoor dient u voor iedere contractgroep vast te leggen, welke van de aanwezige contracten van toepassing is op de praktijk. KOPPELEN VAN CONTRACT AAN PRAKTIJK

Om het juiste contract aan een praktijk te koppelen, gaat u naar het scherm Contracten en Tarieven. Dit is te vinden onder het menu Beheer. Hier zoekt u het correcte contract op door te zoeken op de Naam of eventueel een door u opgegeven Code. Selecteer het contract. In het detailgedeelte ziet u twee tabbladen. Het eerste, Contract, bevat gegevens van het betreffende contract. Het twee tabblad Van toepassing op praktijken is waar u de praktijken kunt koppelen. Onder dit tabblad ziet u een overzicht van de aanwezige praktijken. Indien het contract van toepassing is op een praktijk, klikt op de Bewerken knop onder in het scherm. De vinkjes voor de praktijken worden hierdoor vrijgegeven. Selecteer de correcte praktijken en klik op de knop Opslaan knop.

Nogmaals, om er voor te zorgen dat de declaraties verwerkt kunnen worden, dient er voor elke praktijk, voor elke contractgroep een contract gekoppeld te zijn.

DECLAREREN

Met de declaratiemodule binnen Curasoft kunt u de volledige declaratie van uw praktijk uitvoeren. De gegevens worden gecontroleerd, en de bestanden in het juiste formaat voor het aanbieden bij Vecozo worden aangemaakt. Ook de retourinformatie van de verzekeraars kunt u in Curasoft verwerken. In hoofdlijn verloopt het declaratieproces als volgt: 1. Eenmalig: instellingen voor uw praktijk en medewerkers vastleggen in Curasoft 2. Dagelijks: Behandelingen en prestaties uitvoeren en vastleggen met de bijbehorende gegevens 3. Periodiek: declareren a. Controle van de prestaties voor de declaratieperiode b. Aanmaken en opslaan van de declaratiebestanden c. Aanbieden van de declaratiebestanden via Vecozo d. Opvragen van de retourinformatiebestanden via Vecozo e. Verwerken van de retourinformatie en afronden van de declaratie

PRESTATIES, DECLARATIE EN FACTURATIE

Activiteiten zijn te declareren op het moment dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 

Er is een prestatiecode aan gekoppeld



De activiteit is door Curasoft gemarkeerd als declarabel



De activiteit is uitgevoerd. Dit betekent dat wanneer een activiteit niet als uitgevoerd is gemarkeerd, dat deze niet in het overzicht van de declaraties of facturen komt.

Of een activiteit wordt gedeclareerd of gefactureerd hangt af van de geselecteerde verwerkingsmethode. De Verwerkings methode (1) is te zien en te wijzigen in het dossier via het tabblad Declaratieoverzicht (2). In de onderstaande afbeelding zien we de Prestatiecode (3) welke gebruikt wordt voor de declaratie. Deze kan afwijken van de Te declareren activiteit in de kolom daarnaast. De kolom Te declareren activiteit wordt enkel gebruikt als een omschrijving. Verder zien we hier ook de te gebruiken Verwerkingsmethode van deze activiteit. Wijzigingen kunnen worden gedaan door te klikken op de knop Wijzigen (2.).

UITGEVOERDÂ

Wanneer u een afspraak in de agenda selecteert kunt u deze op uitgevoerd zetten door met de rechtermuisknop op de afspraak te klikken. Vervolgens kiest u voor de knop Uitgevoerd (1).

U kunt via de Behandelepisode (1) naar het tabblad Status (2) gaan, daar vervolgens een afspraak selecteren (3) en deze op Uitgevoerd (4) zetten.

VERWERKINGSMETHODEÂ

In Curasoft zijn de volgende verwerkingsmethoden mogelijk bij een activiteit / prestatie. ‐

Aanvullende verzekering o De prestatie wordt gedeclareerd naar vecozo.

‐

Basis verzekering o De prestatie wordt gedeclareerd naar vecozo

‐

Declaratie via Vecozo o De prestatie wordt gedeclareerd naar vecozo

‐

Factureren o De prestatie wordt gefactureerd naar de cliënt

‐

Niet exporteren (naar e-DevoP) o De prestatie zal verder niet worden verwerkt

De verwerkingsmethode komt standaard op Declaratie via Vecozo. Wanneer de verwerkingsmethode blanco wordt gemaakt dan zal de activiteit terugkomen bij Incomplete facturen. AGB CODE PRAKTIJK EN MEDEWERKERS, INSTELLEN PRAKTIJKEIGENAAR

Voordat u kunt declareren dient u eerst een aantal onderdelen te controleren. Voor een succesvolle declaratie is het van belang dat bekend is welke AGB-codes er gebruikt dienen te worden. Dit is als volgt te controleren. Zoek uw organisatie gegevens op door (een deel van) de naam in te toetsen achter Zoek organisatie (1). Klik nu op de knop Praktijk (2).

Er worden nu een aantal tabbladen toegevoegd. Een van die tabbladen heeft als kopje Praktijk (1). Klik hierop om de praktijkgegevens te zien. Hier moeten het AGB-nummer van uw praktijk (2) en de praktijkhouder (3.) staan. Wanneer dit niet het geval is kunt u deze invoeren door te klikken op de “Bewerk” knop (4).

In dit scherm zien we ook het tabblad Medewerkers (1). Door op dit tabblad te klikken ziet u een overzicht van de medewerkers die horen bij de geselecteerde praktijk (2).

Dubbelklik op de naam van een medewerker om naar de gegevens van die medewerker te gaan. Klik vervolgens op het tabblad Medewerker (1) om de medewerkergegevens te bekijken. We zien hier een AGB nummer (2.) en een Zorgverlenerscode (3.). Welke gebruikt wordt hangt af van de manier van declareren (Curasoft of Edevop). U dient in allebei de velden het AGB nummer in te vullen. Op het ingevulde nummer worden vervolgens de uitgevoerde activiteiten van de therapeut gedeclareerd. Wijzigingen kunnen worden gedaan door op het “Bewerk” knopje te klikken (4). Wanneer u ook de gegevens van de andere medewerkers wilt controleren kunt u dit doen door in het bovenste venster (5) te klikken op de naam.

DECLARERENÂ

De declaratiefunctionaliteit is te vinden in het menu onder Financieel (1) en vervolgens Declareren (2). Boven in het declaratiescherm verschijnen er vier tabbladen (3). -

Incomplete declaraties (Declarabele activiteiten met ontbrekende gegevens)

Klaar voor declaratie (Prestaties klaar voor indiening bij Vecozo)

Ingediende declaraties (Batches met bij Vecozo ingediende prestaties)

Facturen (Dit overzicht toont alle verwerkte facturen. U kunt hier de gegenereerde facturen bekijken en printen)

Verder staan er twee datum-invoervelden (4). Als u met meerdere praktijken werkt in Curasoft, staat er een keuzemogelijkheid voor. Met de invoervelden bepalen we voor welke praktijken en over welke periode we de declaraties willen zien. Een activiteit dient binnen de twee datums uitgevoerd te zijn om hem in het overzicht te tonen. Met de knop Laden (5) kunnen we vervolgens de gegevens ophalen voor het geselecteerde tabblad.

INCOMPLETE DECLARATIES

In het tabblad met de incomplete declaraties ziet u activiteiten die nog niet gedeclareerd kunnen worden omdat er nog gegevens ontbreken of niet voldoen aan de voorwaarden voor een succesvolle declaratie. Om deze gegevens te kunnen zien klikt u op het tabblad Incomplete declaraties. Geef vervolgens aan wat het Filter op datum moet zijn en klik op Laden. Wanneer er resultaten zijn, kunt u zien waarom een declaratie incompleet is door te klikken op het plusje voor de regel. De ontbrekende gegevens worden vervolgens weergegeven. In het voorbeeld is te zien dat er cliënt gegevens (Uzovi)en behandelepisode gegevens (Verwijsdiagnosecode) ontbreken (1). Om direct naar de cliëntgegevens te gaan klikt u op de betreffende regel en vervolgens op de knop Ga naar cliënt (2). Om direct naar behandelepisodegegevens te gaan klikt u op de betreffende regel en vervolgens op de knop Ga naar behandelepisode (3).

Wanneer het een groot overzicht is, kan het handig zijn om de gegevens te groeperen op cliënt. In dat geval kunt u de cliënt kolom slepen naar het lichtblauwe vakje zoals 48

aangegeven in de onderstaande afbeelding. Daarnaast kunt u met de knoppen Alles inklappen en Alles uitklappen de regels in de lijst inklappen en uitklappen. Dit kan op ieder niveau van de door u gekozen groeperingen.

KLAARÂ VOORÂ DECLARATIEÂ

Het tabblad Klaar voor declaratie (1) toont de activiteiten waarbij alle benodigde gegevens zijn ingevoerd. U kunt deze activiteiten zien door bij Filter op datum (2) de gewenste periode in te voeren. Klik vervolgens op Laden (3) om de gegevens te laden. De gegevens worden vervolgens weergegevens zoals in onderstaande afbeelding. U ziet hier in het bovenste gedeelte voor uzovi 1000 een aantal prestaties met het bijbehorende tarief van. Daaronder zien we een blauwe regel met het totaalbedrag van de groep (uzovi 1000) (4). Helemaal onderin zien we een totaalbedrag van alle groepen (5 en 6).

U hebt in dit scherm de mogelijkheid te controleren of alle te declareren prestaties de juiste gegevens bevatten, en het juiste tarief is berekend. Wanneer u verzekerd bent van de juistheid van de gegevens, kunt u de declaratiebestanden gaan aanmaken. U selecteert daarvoor welke activiteiten gedeclareerd moeten worden.

Dit kan door het aanvinken en uitvinken van activiteiten. U kunt alle getoonde activiteiten aanvinken, of een groep aanvinken, door het vinkje te gebruiken in de blauwe balken. Wanneer alle te declareren activiteiten (1) zijn aangevinkt klikt u op Verwerk in CF (2.) om de declaraties te gaan verwerken.

Na het klikken op Verwerk in CF verschijnt er een scherm Declaratieinstellingen. Hier is de mogelijkheid om ervoor te kiezen een bepaalde verzekeraar alsnog niet mee te nemen. Vink de Uzovi-codes aan waarvoor u de declaratie wilt doen (1). Vervolgens selecteert u een periode (2.) welke de declaratie betreft. Dit is geen filter. Selecteer vervolgens de berichtstroom (3.), de werkomgeving (4.), de betaling aan (5.) en waar u de bestanden wilt opslaan (6.).

Een voorbeeld van een volledig ingevoerde Declaratieinstellingen scherm ziet u hieronder.

Wanneer u de gewenste instellingen heeft gedaan en een plek heeft gekozen om de bestanden op te slaan (1) klikt u op de knop Maak declaratiebestanden (2). De bestanden worden aangemaakt. Afhankelijk van de hoeveelheid declaraties kan dit even duren. Wanneer de bestanden zijn aangemaakt verdwijnt het scherm Declaratieinstellingen en gaat u terug naar het Klaar voor declaratie. Uit dit scherm zijn nu de zojuist verwerkte activiteiten / prestaties verdwenen.

INDIENEN VAN DE DECLARATIEBESTANDEN

De bestanden vindt u terug op de locatie die u in het Declaratieinstellingen scherm hebt gekozen. Deze zullen staan onder een mapje met de periodecode (deze wordt automatisch door Curasoft bepaald) en vervolgens uw praktijknaam. Per zorgverzekeraar zal er een bestand in deze map staan. Om het indienen gemakkelijker te maken kunt u deze bestanden in een gecomprimeerde map (of zip-bestand) stoppen. U hoeft dan enkel dit ene bestand in te dienen. Dit werkt als volgt: - Ga naar de map waar de bestanden staan - Selecteer alle bestanden die u wilt indienen. Wanneer het gaat om alle bestanden in die map kunnen we dit doen door te kiezen Bewerken en vervolgens Alles selecteren - Klik nu bovenin op Bestand en kies voor Kopiëren naar. Kies nu voor de optie Gecomprimeerde map. Er verschijnt een nieuw bestand in deze map. Dit bestand bevat alle bestanden die u in een eerdere actie heeft geselecteerd. Bij het indienen bij Vecozo kunt u dit bestand kiezen om in te dienen.

Om daadwerkelijk de declaratie bij de zorgverzekeraars in te dienen logt u via uw eigen PC in op de website van Vecozo. Vervolgens kunt u hier de gecomprimeerde map of de individuele bestanden indienen. INGEDIENDE DECLARATIES

Het tabblad Ingediende declaraties (1) toont de activiteiten waarbij de bestanden zijn aangemaakt, maar waar eventueel nog retourinformatie van verwerkt dient te worden. U kunt deze activiteiten zien door bij Filter op datum (2) de gewenste periode in te voeren. Klik vervolgens op Laden (3) om de gegevens te laden.

Na het laden van de activiteiten zien we per declaratienummer en vervolgens per uzovi de gemaakte declaraties verschijnen.

Per declaratie-batch kunt u vervolgens de retourinformatie van de verzekeraar verwerken, zodra deze beschikbaar is. RETOURINFORMATIE

In Curasoft kunt u uw retourinformatie verwerken. Dit betekent dat u mogelijk foutieve declaraties kunt corrigeren en opnieuw kunt indienen. De afgewezen prestaties verschijnen opnieuw onder het tabblad Klaar voor declaratie. De retourinformatie kunt u downloaden van de Vecozo-website nadat u via uw eigen PC op deze website inlogt. De retourinformatie die in te lezen is door Curasoft is het tekstbestand welke wordt aangeboden. Het PDF-bestand is handig voor eigen referentie bij correctie van de gegevens. Retourinformatie komt op een aantal verschillende niveaus binnen. Er kan een fout zitten op het hoofdniveau (bijvoorbeeld geen contract met de zorgverzekeraar). Opmerkingen op hoofdniveau komen op NIVEAU 01. Het kan ook zijn dat er zich een fout voordoet op cliëntniveau (de adresgegevens zijn bijvoorbeeld onjuist). Opmerkingen op cliëntniveau komen op NIVEAU 02. Als laatste kan het nog zo zijn dat er fouten zitten op het niveau van de prestatie (bijvoorbeeld de diagnosecode komt niet overeen met de medische indicatie code). Fouten op prestatie niveau komen op NIVEAU 04. Wanneer er zich een fout voordoet op een onderliggend niveau dan zal het niveau daarboven er een melding van geven in de vorm van 020 – geen opmerking bij dit recordtype.

De structuur van een retourbericht ziet er daarmee uit zoals in onderstaande afbeelding.

Behalve informatie over eventuele fouten geeft het retourbericht ook informatie over de financiële gegevens van de declaratie. Zo wordt er bijvoorbeeld aangegeven hoeveel er in het totaal is toegekend. Deze informatie komt terug op NIVEAU 99. RETOURINFORMATIE INLEZEN

Retourinformatie inlezen kan vanuit het tabblad Ingediende declaraties. Eerst moet het retourbestand worden ingelezen. Wanneer er geen retourbestand beschikbaar is, maar de retourgegevens wel in een andere vorm beschikbaar zijn, dan kunt u ook handmatig de retourinformatie verwerken zonder een retourbestand in te lezen. RETOURBESTAND INLEZEN

Voor het inlezen van het retourbestand klik u op de knop Inlezen Vektis retourbestand (1). In het scherm dat nu verschijnt, selecteert u het bestand met retourinformatie. Het retourbestand wordt door Curasoft automatisch herkend en gekoppeld aan de juiste declaratie-batch.

Na het inlezen van het retourbestand klik u opnieuw op Laden om de wijziging te zien. Wanneer het scherm opnieuw is geladen, ziet u dat de kleur is gewijzigd van de betreffende declaratie-batch. De witte kleur geeft aan dat er voor de zorgverzekeraar retourinformatie is ingelezen. De oranje kleur geeft aan dat er nog geen retourinformatie voor de betreffende zorgverzekeraar is ingelezen.

RETOURINFORMATIE VERWERKEN

U selecteert de uzovi/zorgverzekeraar waarvoor u de retourinformatie wilt verwerken door hier een vinkje voor te zetten (1) en klikt u op de knop Retourinformatie prestaties verwerken (2).

Er opent nu een nieuw scherm. Boven in het grijze gedeelte zien we gegevens over de declaratie zoals de declaratie ook is aangemaakt. Daaronder zien we een aantal regels welke we kunnen uitklappen. De eerste regel (KENMERK RECORD 01) komt overeen met NIVEAU 1 van het retourbestand.

Vervolgens volgen de cliënten (KENMERK RECORD 02). In dit geval is dat 1 cliënt. Aan de tekst bij RETOURCODE (01) (1) is te zien dat er retourinformatie is over een of meerdere prestaties van deze cliënt. Wanneer dit veld leeg is betekent dit dat er geen retourinformatie voor deze cliënt is. Wanneer we de cliëntgegevens uitklappen zien we ook de verschillende prestaties van deze cliënt (2).

Wanneer u de regel van de prestatie uitklapt zien we dat de eerste prestatie is afgekeurd met daarbij vermeld de reden (1). De onderste regel van dit scherm (2) komt overeen met NIVEAU 99 van het retour bestand. Deze toont het totaal ingediende bedrag en het totaal toegekende bedrag door de zorgverzekeraar het verschil zit hem in dit geval in de hierboven getoonde afgekeurde prestatie.

PRESTATIES AFKEUREN OF WIJZIGEN

In het bovenstaande voorbeeld zien we dat er 1 prestatie is afgekeurd. Er zijn twee opties, we gaan deze corrigeren om opnieuw in te kunnen dienen of we markeren de prestatie als niet declarabel. In beide gevallen dient u de prestatie af te keuren zodat deze uit het overzicht verdwijnt. TOEGEKEND BEDRAG WIJZIGEN

Wanneer er een ander bedrag is toegekend dan u origineel heeft ingediend, dient u voor deze activiteit(en) het toegekende bedrag aan te geven. Ga hiervoor in het retour informatiescherm naar de betreffende activiteit (1). Klik vervolgens op de knop Toegekend tarief wijzigen (2) en kies voor Toegekend tarief invoeren (3).

Een nieuw scherm verschijnt. Voor het toegekende tarief in en klik op OK om de wijziging door te voeren.

In het retourscherm is nu de geselecteerde regel gewijzigd. De regel heeft een gele kleur gekregen en de kolom Toegekend is ingevuld met de ingevoerde waarde.

U kunt nu de declaratie afhandelen door de knop Afronden & Crediteren te selecteren. De declaratie zal na het afsluiten van het scherm terechtkomen onder het tabblad Facturen (1) met het creditbedrag (2).

INDIVIDUELE PRESTATIES AFKEUREN

In de meeste gevallen wordt een declaratie op NIVEAU 2 (cliënt) of NIVEAU 4 (prestatie) afgekeurd. In dat geval dienen we de individuele prestaties af te keuren en te corrigeren. De reden van afkeuring is terug te vinden in de retour-PDF. In het geval er geen PDF is, kan de retourcode ook worden gezien in het retourscherm (zie onderstaande afbeelding).

Als u de behandelingen van een cliënt wilt afkeuren kunt u de cliëntregel aanklikken (1) en vervolgens kiezen voor de button Alle behandelingen van de geselecteerde cliënt markeren als ‘Te crediteren’ (1).

U kunt ook per behandeling afkeuren door op de regel van de prestatie te selecteren (1) en vervolgens de button Geselecteerde behandeling markeren als â&#x20AC;&#x2DC;Te crediterenâ&#x20AC;&#x2122; (2).

De afgekeurde prestaties zullen nu rood worden. Zodra u voor Afronden & crediteren kiest zal de batch afgerond worden, dus zorg ervoor dat u alles goed heeft afgehandeld.

Als u nog niet voor Afronden & crediteren heeft gekozen, maar u verlaat het scherm met het kruisje rechtsboven dan zullen de gegevens wel bewaard blijven. 58

Als u een afgekeurde rode regel ongedaan wilt maken, gaat u naar de button Instellen ‘Te crediteren’ en selecteert u ‘Te crediteren’ markering ongedaan maken.

In dit voorbeeld zal na Afronden & crediteren de declaratie van B van Belle (1) terug komen onder het tabblad Klaar voor declaratie en kan deze na correctie weer ingediend worden. De declaratie van F Freriks (2) zal afgehandeld zijn. Facturen.

De ingediende declaraties zijn te vinden onder het tabblad Facturen (1). In het voorbeeld zien we de goedgekeurde declaraties in het zwart (2) en de afgekeurde in het rood (3). In het rood komen ook de verschillen te staan tussen ingediende en toegekende tarieven (4).

Onder het tabblad Ingediende declaraties (1) staan de batches waarvoor nog retourinformatie ingelezen moet worden op status Bestanden gegenereerd (2). Batches die verwerkt zijn staan op status Retourinformatie verwerkt (3). Aan deze laatste is niets meer te wijzigen.

GEHELE BATCH AFKEUREN

Als u de gehele batch wilt afkeuren klikt u op Toon alle data, deze knop zal hierdoor veranderen in Toon enkel relevante retourinformatie (1). Vervolgens selecteert u de regel van de batch door er 1 keer op te klikken (2). Hierdoor zal de button Alle behandelingen batch markeren als `Te crediteren` (3) verschijnen, u klikt hierop. Alle declaratieregels worden nu rood (Crediteren is aangevinkt (4)) en zullen na selecteren van Afronden & Crediteren (5) weer terugkomen onder het tabblad Klaar voor declaratie.

De gegevens uit deze batch komen nu onder de volgende tabbladen te staan: ď&#x201A;ˇ

Ingediende declaraties (1). De gegevens van de verwerkte batch (2) zijn niet meer bewerkelijk onder Retourinformatie prestaties verwerken (3). U kunt ze hier nog wel inzien. Onder Inlezen Vektis retourbestand (3) kunt u alsnog het bestand inlezen als u dit nog niet had gedaan.

ď&#x201A;ˇ

Facturen (1) De gegevens van de verwerkte batch komen als goedgekeurde declaraties in het zwart (2) en als afgekeurde in het rood (2) terug.



Klaar voor declaratie (1) De gegevens van de verwerkte batch (2) staan weer klaar om (na correcties) ingediend te worden bij Vecozo.

RETOURINFORMATIEVERWERKING AFRONDEN OF TUSSENTIJDS AFBREKEN

Wanneer u tussentijds het scherm wilt verlaten en de wijzigingen wilt opslaan om op een later moment verder te gaan dan kunt u klikken op het Kruisje rechts bovenin. De gegevens zullen bewaard blijven.

OPNIEUW WIJZIGEN BATCH

Het opnieuw wijzigen is van een declaratie is enkel mogelijk bij goedgekeurde declaraties en niet bij declaraties die al zijn gecrediteerd, gecrediteerd bij Vecozo of waarvan het tarief is gewijzigd. In het scherm retourinformatie kiest u voor Opnieuw wijzigen batch. U kunt nu kiezen voor de opties bij 1 in onderstaande afbeelding. Vervolgens kiest u voor Afronden & Crediteren (2).

Als u voor een declaratie kiest die niet volledig is goedgekeurd volgt onderstaande melding.

De batch zal in het tabblad Ingediende declaraties komen te staan onder Opnieuw vrijgegeven na verwerking met de gedane wijziging. Hebt u gekozen voor de optie Markeren als te crediteren naar Vecozo dan zal de declaratie weer onder het tabblad Klaar voor declaratie komen (dit kan alleen bij goedgekeurde declaraties). PARTICULIERE FACTURATIE

Onder het tabblad Beheer (1) vindt u het kopje Contracten en Tarieven (2). Hier kunnen de particuliere tarieven ingevoerd worden en gekoppeld aan de praktijk. Selecteer Standaard facturatietarieven 2011 (3). Onder het tabblad Van toepassing op praktijken (4) selecteert u de praktijken (5) voor wie u de particuliere tarieven gaat invoeren.

Onder het tabblad Tarieven onder contract (1) kunt u met de knop Wijzig (2) de tarieven invoeren. Als u klaar bent met invoeren kiest u voor Opslaan.

FACTURATIEÂ

Zittingen uit behandelepisodes die op uitgevoerd staan komen automatisch bij Verwerkingsmethode op Declaratie via Vecozo te staan. Als u een particuliere factuur wilt aanmaken dient u deze eerst op Factureren te zetten. Dit doet u als volgt. Ga in de Behandelepisode naar het tabblad Declaratie-overzicht (1). Door Wijzigen (2) te selecteren kunt u de Verwerkings methode (3) wijzigen.

U selecteert Factureren (1) en vervolgens Opslaan (2).

Om te factureren selecteert u Facturatie (2) onder het tabblad Financieel (1). Hier vindt u 5 tabbladen (3). Incomplete facturen, Klaar voor facturatie, Verwerk facturen, Facturen en Herinneringsfacturen.

Let op dat u Filter op datum: (1) juist invult voordat u op Laden (2) klikt .

INCOMPLETEÂ FACTURENÂ

Onder dit tabblad vindt u de facturen waarvoor geen verwerkingsmethode is ingevuld (1).

KLAAR VOOR FACTURATIE

Onder dit tabblad vindt u de facturen die klaar staan om aangemaakt te worden. Selecteer de facturen die u wilt aanmaken (1) en klik op Maak facturen (2).

De facturen die nu verwerkt zijn verdwijnen onder het tabblad Klaar voor facturatie. VERWERK FACTUREN

Onder dit tabblad worden alle “nog te verwerken” facturen getoond. De factuurinformatie is al verzameld en staat klaar om verwerkt te worden. Voordat er voor Verwerk facturen wordt gekozen, kunt u de facturen bekijken onder Toon voorbeeldfacturen (1) en eventueel aanpassen op de factuurtemplate. Nadat er voor Verwerk facturen (2) is gekozen, zijn de geselecteerde facturen niet meer aan te passen.

De facturen die nu verwerkt zijn verdwijnen onder het tabblad Verwerk facturen. FACTUREN

Onder dit tabblad worden alle verwerkte facturen getoond. U kunt hier de gegenereerde facturen printen (1) en bekijken (2).

Het is mogelijk om vanuit het tabblad Facturen (1) facturen op Betaald op (2) te zetten.

Ingediende en afgehandelde particuliere facturen kunnen ook teruggevonden worden onder het tabblad Financieel (1) bij Facturen (2). Met het “vergrootglas” kunnen de declaratie bestanden geopend en vervolgens geprint worden (3).

HERINNERINGSFACTUREN

Dit tabblad toont de niet betaalde facturen waarvan de eerste, tweede of laatste verloopdatum is bereikt. Het is mogelijk om vanuit het tabblad Herinneringsfacturen (2) facturen op Betaald op (3) te zetten.

Met de knop Wijzig factuur kunt u de factuur als betaald markeren. U vult de datum in en de regel zal uit dit tabblad verdwijnen en in het groen terug komen in het tabblad Facturen. Met de knop Print facturen kunt u de originele fatuur printen. U kunt herinneringsfacturen aanmaken met de knop Maak herinneringsfactuur Door ĂŠĂŠn of meer facturen te selecteren en op deze knop te klikken worden de herinneringsfacturen aangemaakt. Of het een eerste, tweede of derde herinnering is, wordt automatisch bepaald op basis van de aanwezige informatie over het versturen van herinneringen. Dus is er een datum tweede herinnering verstuurd bekend, wordt automatisch de eerste volgende herinnering de derde. Voor elke factuur wordt er een document gegenereerd op basis van een standaard template. Elk van de herinneringsfacturen (eerste, tweede, derde) heeft een eigen template en is dus naar eigen smaak in te vullen. Elke van de templates bevat in ieder geval standaard de originele factuur template.

In het configuratiescherm is er een instelling die er voor kan zorgen dat verlopen-facturen eerder getoond worden dan het moment van verlopen, namelijk Aantal dagen voor herinnering â&#x20AC;&#x201C; Standaard 0 dagen. Standaard staat het aantal dagen op nul. Wat dus inhoud dat de facturen worden getoond wanneer de verloopdatum is bereikt. Wanneer deze instelling wordt verhoogd naar bijvoorbeeld twee dagen, zullen facturen twee dagen voor de verloopdatum al worden getoond.

Wanneer een initiele factuur van een batch wordt aangemaakt, wordt op datzelfde moment de verloopdatum van deze factuur bepaald. Wanneer deze verloopdatum is bereikt, dient er een herinnering verstuurd te worden naar de crediteur. Bij het versturen van deze herinnering wordt eigenlijk weer dezelfde procedure herhaalt. Er wordt een nieuwe verloopdatum berekent en wanneer er voor die datum nog niet betaald is, wordt er weer een herinnering verstuurd. In totaal kunnen er drie herinneringen wordt verstuurd en wordt vier maal een verloopdatum berekent. De berekening is door de gebruiker zelf in te stellen door middel van het wijzigen van de volgende configuratie-instellingen:

   

Aantal verloopdagen initiele factuur – Standaard 14 dagen Aantal verloopdagen eerste herinnering – Standaard 7 dagen Aantal verloopdagen tweede herinnering – Standaard 5 dagen Aantal verloopdagen derde herinnering – Standaard 5 dagen

Wanneer de initiële factuur wordt aangemaakt, wordt: ‘Aantal verloopdagen initiële factuur’ opgeteld bij de Factuurdatum. Dit is de eerste verloopdatum. Wanneer er niet voor de eerste verloopdatum is betaald, wordt er een eerste herinnering gestuurd. De datum dat deze eerste herinnering wordt verstuurd (hoeft dus niet dezelfde datum te zijn als de eerste verloopdatum) plus ‘Aantal verloopdagen eerste herinnering’ maakt de tweede verloopdatum. En zo verder…

Let wel op dat wijzigingen in de configuratie-instellingen pas van kracht zijn nadat er opnieuw is opgestart!

ZORGMAIL

REGISTRATIE BIJ ZORGMAIL

Om gebruik te kunnen maken van de ZorgMail-functionaliteit binnen Curasoft Fysio, dient u zich te registreren via de website van ZorgMail. Hier vindt u een aanmeldingsformulier waarmee u één praktijk met één of meerdere (para)medici kunt aanmelden. Na aanmelden ontvangt u een ZorgMail-accountnummer en een ZorgMail-adres voor uw praktijk waarmee u berichten kan versturen. Daarnaast ontvangt u loggingegevens waarmee u op de website van zorgmail kunt inloggen, en daar gebruik kan maken van de uitgebreide beveiligde e-mailmogelijkheden. INSTELLINGEN CURASOFT

Wanneer de ZorgMail-accountgegevens bekend zijn, dienen deze gegevens in Curasoft vastgelegd te worden.

PRAKTIJKGEGEVENS

Wanneer er een algemeen account aanwezig is voor een praktijk, zal dit door I&DT worden ingevoerd als standaard-account. GEBRUIK CURASOFT

Wanneer de ZorgMail-accountgegevens zijn ingevoerd door I&DT is het mogelijk om via dat account ZorgMail-berichten te versturen. Het is het enkel mogelijk om berichten te versturen naar personen of organisaties die ook beschikken over een ZorgMail-account. Wanneer een medisch persoon over accountgegevens beschikt, zal er onder het tabblad Betrokken personen in een behandelepisode een extra knop worden getoond achter de betreffende persoon:

Wanneer een medisch persoon niet over accountgegevens beschikt, zal dezelfde knop getoond worden, enkel is deze niet actief:

In de onderstaande afbeelding is te zien dat bij de groepering van huisartsen een actieve knop staat en bij de cliënt, die niet beschikt over een ZorgMail-account, geen knop te zien is.

VERSTUREN BERICHT

Wanneer u op de ZorgMail-knop klikt, verschijnt het volgende scherm in beeld:

In dit scherm is het mogelijk om direct een onderwerp en bericht in te typen. Het is echter ook mogelijk om een communicatie template te gebruiken, waardoor een standaard onderwerp en bericht worden geladen. Dit kan door eerst een Communicatiesoort te selecteren, vervolgens bij Inhoudelijke template een template te selecteren en op de knop Laad template te klikken. Als u klikt op de knop Verzenden, wordt het bericht beveiligd verstuurd via ZorgMail. WAT WORDT ER PRECIES VERSTUURD?

Bij het versturen van een ZorgMail-bericht gebeurt er meer dan enkel het versturen van een bericht. ZorgMail zorgt er allereerst voor dat het versturen veilig gebeurt. Daarnaast worden automatisch de gegevens van de betreffende patiĂŤnt meegestuurd, waardoor het niet nodig is deze informatie in het bericht dat u wilt overbrengen op te nemen. Indien de ontvangende partij beschikt over software die EDIFACT-berichtgeving ondersteunt, zal het bericht automatisch aan de juiste patiĂŤnt worden gekoppeld.

SAMENVATTING

SAMENVATTING BEHEREN

U kunt de gegevens die u in de Samenvatting (eerste tabblad van de "Behandelepisode") wilt zien zelf beheren. Hiervoor gaat u naar het tabblad Beheer (1) en vervolgens naar Samenvatting behandelepisode (2).

BESTAANDE SAMENVATTING WIJZIGEN

Wanneer u een bestaande samenvatting wilt wijzigen selecteert u in de betreffende samenvatting (1) het tabblad Vraag in samenvatting (2). Hier klikt u op de Bewerken button (3). Nu kunt u de selectie wijzigen in de onderdelen die u terug wilt zien in de samenvatting.

Vervolgens klikt u op de Opslaan button. NIEUWEÂ SAMENVATTINGÂ

Wanneer u een nieuwe samenvatting wilt toevoegen klikt u op de Nieuw button (1).

Vervolgens kiest u in de wizard Nieuwe invoer voor Volgende. U kunt nu een naam (Name) en eventueel een systeemnaam (SystemName) invoeren. Hierna klikt u op Volgende. Vervolgens selecteert u Klik op voltooien om de wizard af te sluiten en daarna op kiest u voor Voltooien. U komt nu op de nieuw aangemaakte samenvatting te staan (1) en selecteert het tabblad Vraag in samenvatting (2). Met de Bewerken button (3) kunt u de onderdelen selecteren die u in het dossier onder het tabblad Samenvatting terug wilt zien.

Als u klaar bent met de selectie (1) klikt u op de Opslaan button (2).

De geselecteerde onderdelen zullen nu, mits beantwoord, in het dossier in de samenvatting komen te staan. SAMENVATTING BEKIJKEN

Om de samenvatting te bekijken gaat u naar het dossier van een cliënt (Behandelepisode). Hier kiest u onder het tabblad Basisgegevens (1) voor Samenvatting (2). U kunt nu een samenvatting selecteren (3) door de map achter Selecteer samenvatting: open te klappen. Door op Toon (4) te klikken ziet u de gegevens uit de samenvatting.

WISSELING MEDISCHE INDICATIECODE

Er zijn verschillende medische indicatie codes (MIC) te kiezen in Curasoft Fysio. Deze zijn vooral belangrijk voor het declareren. Wanneer de MIC een verkeerde waarde heeft dan zal de declaratie voor die prestatie worden afgekeurd. Er zijn twee plekken waar deze medische indicatie code terug is te vinden. De eerste is in het dossier onder tabblad Declaratie-overzicht. Hier kunnen we ook per prestatie de MIC wijzigen. De tweede is in het tabblad Basisgegevens van het dossier. Door deze te wijzigen zorg je ervoor dat de nieuwe prestaties en de nog niet uitgevoerde prestaties de waarde krijgen van de MIC in het basistabblad. HANDMATIGE WISSELING

Het is mogelijk om handmatig de MIC te wisselen voor prestaties en voor het dossier. Dit kan door naar het dossier te gaan. Indicatiecode van het dossier wisselen De indicatiecode van het dossier bepaald wat de MIC wordt voor nieuw aan te maken activiteiten. Wanneer u de indicatiecode van het dossier wijzigt, dan worden alle nog niet uitgevoerde activiteiten ook van MIC gewisseld. Indicatiecode van prestatie wisselen Informatie over de MIC status van een dossier of voor het wijzigen van de MIC van individuele prestaties kunt u in het dossier door naar het tabblad Declaratie-overzicht (1) te gaan. U ziet in het bovenste gedeelte twee kopjes. # tot wisseling Mic (2) geeft aan hoeveel activiteiten er zijn voordat de MIC naar de 001 moet. Als je een bestaande cliënt in Curasoft hebt ingevoerd en deze cliënt heeft eigenlijk nog 5 behandelingen in de 008 voordat deze gewisseld moet worden naar 001, dan kun je deze waarde wijzigen naar 5, door op Wijzigen (3) te klikken. # resterend in Mic (4) geeft aan hoeveel activiteiten er nog op uitgevoerd kunnen worden gezet voordat de MIC gewisseld moet worden.

AUTOMATISCHEÂ WISSELINGÂ

Curasoft Fysio heeft een mechanisme om te detecteren wanneer de MIC gewijzigd moet worden. Deze werkt enkel in het geval waarbij er na 12 maal indicatiecode 8 gewisseld moet worden naar indicatiecode 1. Hierdoor is deze voor nu helaas nog niet bruikbaar voor bijvoorbeeld kinderfysiotherapie. Werking De controle op MIC gebeurt wanneer je een activiteit op uitgevoerd zet. Dit kan via de agenda of vanuit het dossier. Wanneer de MIC van het dossier op 008 staat en we zetten de twaalfde activiteit van het dossier op uitgevoerd dan verschijnt onderstaande melding.

We kunnen hier kiezen voor Direct wisselen. Hiermee veranderen we de medische indicatiecode van alle nog niet uitgevoerde activiteiten. De activiteiten die wel al op uitgevoerd staan (en mogelijk nog niet gedeclareerd) blijven hun originele indicatiecode behouden. Activiteiten die we aanmaken na het wisselen zullen de nieuwe MIC krijgen. We kunnen ook kiezen voor Nog niet wisselen. In dat geval blijft de huidige MIC van het dossier behouden. De volgende keer dat we weer een activiteit op uitgevoerd zetten zal de bovenstaande melding weer verschijnen.

MEETINSTRUMENTEN

Het tabblad Meetinstrumenten & lijsten van de behandelepisode wordt gebruikt om verschillende meetinstrumenten te koppelen aan een behandeltraject. In de verschillende versies van Curasoft en CCIS zijn verschillende soorten meetinstrumenten beschikbaar. Sommige meetinstrumenten zijn compleet beschikbaar met de vragenlijst en scoreberekening. Andere instrumenten zijn alleen beschikbaar om de datum en score van de meting vast te leggen. De Meetinstrumenten & lijsten zijn te vinden in het dossier. Hiervoor gaat u naar de behandelepisode van een cliënt. Vervolgens kiest u voor het tabblad Meetinstrumenten & lijsten (1). U kunt hier met de Dropdown button (2) een meetinstrument of lijst selecteren door door de lijst te “scrollen” of de eerste letter(s) van het meetinstrument of de lijst in te toetsen. Door op de Plus (2) te klikken wordt het meetinstrument of de lijst toegevoegd.

Wanneer u een activiteit op uitgevoerd zet, opent zich een nieuw scherm. In dit scherm staat een tabblad met daarin de journaalgegevens (1) van de cliënt en een tabblad met daarin de meetinstrumenten (2).

Na het aanklikken van het tabblad “Meetinstrumenten & Lijsten” is er de mogelijkheid om meetinstrumenten toe te voegen (1).

METING BUITEN CURASOFT

Een meting die u buiten Curasoft Fysio uitvoert, moet u handmatig de score meegeven. U kunt de score met cijfers invoeren (1) of door de Pijltjes (2) in te toetsen. Na het invoeren van de score opent u het Opslaan scherm door de button naast de score aan te klikken (3).

Door Opslaan (1) te selecteren kunt u de score tijdelijk opslaan en deze in een later stadium nog aanpassen. Door Maak definitief (2) te selecteren zullen de datum en de score vastgelegd worden.

Als u bijvoorbeeld drie keer de 6-Minuten wandeltest (MWT) middels de Plus knop heeft geselecteerd en vervolgens drie keer een score definitief heeft gemaakt, zal na het opnieuw benaderen van de Meetinstrumenten & Lijsten onderstaand schema ontstaan.

METING BINNEN CURASOFT

Een meting die u binnen Curasoft Fysio uitvoert, moet u handmatig de score meegeven. Hier wordt automatisch de datum van de invoer in Curasoft Fysio opgeslagen. U kunt de score met cijfers invoeren (1) of door de Pijltjes (2) in te toetsen. Na het invoeren van de score opent u het Opslaan scherm door de button naast de score aan te klikken (3).

Een voorbeeld van een vragenlijst volgt hieronder. In het dossier kiest u onder het tabblad Meetinstrumenten & Lijsten (1) voor PSK – Patiënt Specifieke Klachten (2). Vervolgens opent u het Invoer/Opslaan scherm door de button naast de score aan te klikken (3). Let op: Voor het kiezen van Maak definitief in het Invoer/Opslaan scherm voert u eerst de score in (4).