INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL by CRISTHIAN MIGUEL MAYORGA

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CRISTHIAN MIGUEL MAYORGA RODRÍGUEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTION DOCUMENTAL I GRUPO 1 BOGOTÁ 2012

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CRISTHIAN MIGUEL MAYORGA RODRÍGUEZ

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

CONTENIDO

Pág.

Portada

Contraportada

Contenido

Introducción

Justificación

Introducción A La Gestión Documental

Conclusiones

Bibliografía.

INTRODUCCIร N

Con base en este trabajo, se quiere dar a conocer de forma breve el proceso de la gestiรณn documental, conceptualizando informaciรณn, que nos da ideas mรกs claras de la gestiรณn documental, como pilar de los procesos impartidos por el AGN.

JUSTIFICACIÓN Se desarrolla y elabora con la intención, de conocer y dejar claros, los aspectos y conocimientos adquiridos, durante los temas abordados en la unidad 1 de esta asignatura. Tomando como referencia la importancia de la implementación de un Proceso de Gestión Documental.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal? 11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación

así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.

SOLUCIÓN

1) El origen de la gestión documental se inicia en Estados Unidos hacia los años 50 en donde, después de la culminación de la segunda guerra mundial se origina una gran cantidad de documentos, los cuales fueron los primeros pinitos del proceso de gestión documental, estos inicios se originaron en la biblioteca del congreso de los Estados Unidos De América y British Library precursoras en la creación e implementación de programas de bases de datos llamados comúnmente MARC.

2) Es el proceso administrativo por el cual se encamina la organización, conservación y custodia de los documentos de una entidad con la intención de generar el correcto ciclo de vida para cada documento. 3) Documento: Es cualquier tipo de información que se registra no importando su medio de reproducción. Documento de archivo: Es toda aquella información que se produce en una entidad y que se conserva y custodia como constancia de sus procesos y actividades realizadas.

4) El archivo general de la nación es el ente encargado de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad. 

Este ente fue creado por la ley 80 de 1989.

5) El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley.

6) ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

7) Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

8) Los objetivos de la implementación de un programa de gestión documental son: 

Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación.



Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.



Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.



Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

9) Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos.

  



Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

10) Los pasos de un programa de gestión documental, son 8 los cuales describo a continuación.        

Producción Recepción Distribución Tramite Organización Consulta Conservación Disposición final

11) Es importante tener en cuenta que la aplicación de las TRD en una entidad nos ayuda a: 

Facilitan el manejo de la información.



Contribuyen a la racionalización de la producción documental.



Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.



Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados



Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.



Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.



Nos indica los tiempos de custodia y almacenamiento de documentos teniendo en cuenta que las tablas de retención documental son diferentes en cada una de las entidades en las cuales se aplique, ya que el tiempo de conservación se estipula directamente por el ente u organización según la importancia que este le dé a los diferentes tipos documentales.



Las TRD están compuestas por 5 etapas que son

1) Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. 2) Análisis e interpretación de la información recolectada. 3) Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. 4) Aplicación. 5) Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención 6) Documental.

12) Un programa de gestión documental en una entidad es importante, porque nos ayuda a tener el control necesario, sobre todos los documentos que en esta se producen, ayudándonos a tener a disposición cada uno de los documentos, Procurando la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales y se obtienen beneficios tan importantes como:

     

Ahorros con políticas de Cero Papel Control de TODOS los Documentos de la empresa Trazabilidad (Ingreso, proceso, salida y archivo). Evita perdida y deterioro Agilidad en la consulta Ahorro en costos administrativos (Papel, fotocopias, tiempos y bodegas) Acceso en Línea de documentos y procesos (clientes internos y externos) Seguridad con Perfiles de acceso por documento.

13) ArtĂculo 8.

Dentro de los PGD podemos encontrar documentos que por su valor social y cultural, se consideran, patrimonio para la humanidad y el estado o en su defecto cada ente debe velar por que estos sean preservados. ArtĂculo 74. Cualquier persona tiene derecho a acceder a los documentos pĂşblicos de una entidad teniendo en cuenta que hay casos en los que por confidencialidad y por las leyes no es permitido a tener accesos a todos los documentos.

CONCLUSIONES



Los programas de gestión documental son importantes para el desarrollo de las actividades propias de cada ente o empresa que las aplique.



Es importante resaltar que cada paso encaminado hacia la producción organización custodia y disposición final de los documentos es necesario para generar la debida consolidación de la información de cada ente.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS



http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf



http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233