Issuu on Google+

U-Time Afwezigheidsbeheer Administrator

Versie: 0.02 Datum: 16/08/2009 Status: Concept

Cosmo Time website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

INHOUDSTABEL INHOUDSTABEL ....................................................................................................................................... 2 LIJST VAN FIGUREN ................................................................................................................................. 5 AANMELDEN BIJ U-TIME WEB AFWEZIGHEIDSBEHEER ........................................................................ 8 BEGINSCHERM ........................................................................................................................................ 9 OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UW REKENING .................................. 11 BOEKINGEN ........................................................................................................................................... 12 Raadpleging van de ‘afwezigheid’ - tellers ............................................................. 12 AFWEZIGHEID........................................................................................................................................ 13 Keuze van de datum van de afwezigheid.......................................................................................... 13 Voor één dag ................................................................................................................................. 13 Voor een periode .......................................................................................................................... 14 Periode in de dag van de afwezigheid .............................................................................................. 15 Reden van afwezigheid ..................................................................................................................... 17 Aanvraag afwezigheid verzenden. .................................................................................................... 18 Aanvraag aanwezigheden consulteren. ............................................................................................ 19 Aanvraag afwezigheid annuleren. .................................................................................................... 19 Behandelde afwezigheidsaanvragen ................................................................................................ 20 HISTORIEK ............................................................................................................................................. 23 KALENDER ............................................................................................................................................. 25 AANWEZIGEN ........................................................................................................................................ 27 PROFIEL ................................................................................................................................................. 28 Wachtwoord ..................................................................................................................................... 28 Taal .................................................................................................................................................... 29 OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD BELEID VAN HET CENTRUM .............. 30 AANVRAGEN ......................................................................................................................................... 31 Afwezigheidsaanvragen filteren ....................................................................................................... 32 AFWEZIGHEID........................................................................................................................................ 34 Afwezigheidsaanvraag voor een andere persoon ............................................................................ 34

Historiek voor een andere persoon. ................................................................................................. 35 Historiek scherm ............................................................................................................................... 35 Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 2 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

INHOUDSTABEL

HISTORIEK ............................................................................................................................................. 35


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Historiek raadplegen of wijzigen....................................................................................................... 37 Herberekenen en zien: .................................................................................................................. 39 Totaal teller correctie.................................................................................................................... 41 Dag teller correctie ....................................................................................................................... 50 Uurrooster wijzigen....................................................................................................................... 59 Cyclus wijzigen .............................................................................................................................. 60 Afwezigheid inbrengen ................................................................................................................. 62 Overuren Aanvaarden/Weigeren ................................................................................................. 67 Correctie Aanvaarden/Weigeren .................................................................................................. 67 Feestdag Aanvaarden/Weigeren .................................................................................................. 69 Hiërarchie .......................................................................................................................................... 69 Collectieve historiek .......................................................................................................................... 69 Collectieve wijziging .......................................................................................................................... 69 KALENDER ............................................................................................................................................. 70 Overzicht kalender van een andere persoon .................................................................................... 70 AANWEZIGEN ........................................................................................................................................ 71 CENTRA ................................................................................................................................................. 72 COLLECTIEVE PLANNING ....................................................................................................................... 74 Keuze van de personen ..................................................................................................................... 74 Opmerking ........................................................................................................................................ 74 Hiërarchie .......................................................................................................................................... 74 Overzicht ........................................................................................................................................... 74 OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD ADMINISTRATIE ................................ 75 Afwezigheid........................................................................................................................................... 76 Rapporten ............................................................................................................................................. 76 Historiek ................................................................................................................................................ 76 Kalender ................................................................................................................................................ 76 Aanwezigen ........................................................................................................................................... 76 Personeel .............................................................................................................................................. 76 Centra.................................................................................................................................................... 76

Dagrooster ............................................................................................................................................ 78 Overzicht van de knoppen

en

de verschillende zones ................ 78

Totale bereik van de dag ................................................................................................................... 79 Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 3 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

INHOUDSTABEL

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UURROOSTERS .................................. 77


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Details bereiken dagrooster.............................................................................................................. 81 Variabel bereik: ............................................................................................................................. 82 Ploegen ................................................................................................................................................. 88 Weken ................................................................................................................................................... 88 Cycli ....................................................................................................................................................... 88 Afwezigheden ....................................................................................................................................... 88 Overuren ............................................................................................................................................... 88 INDEX .................................................................................................................................................... 90

INHOUDSTABEL

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 4 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

LIJST VAN FIGUREN

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 5 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

LIJST VAN FIGUREN

FIGUUR 1 AANMELDEN BIJ U-TIME ................................................................................................................................. 8 FIGUUR 2 BEGINSCHERM BEHEERDER .............................................................................................................................. 9 FIGUUR 3 WELKOMINFORMATIE VERDWIJNT..................................................................................................................... 9 FIGUUR 4 ONTKOPPELING SERVER, TOEGESTANE TIJD OVERSCHREDEN .................................................................................. 10 FIGUUR 5 OVERZICHT BESCHIKBARE FUNCTIES UW REKENING ............................................................................................. 11 FIGUUR 6 OVERZICHT 'AFWEZIGHEID' - TELLERS ............................................................................................................... 12 FIGUUR 7 STANDAARDSCHERM AFWEZIGHEID ................................................................................................................. 13 FIGUUR 8 AFWEZIGHEID ÉÉN DAG ................................................................................................................................. 13 FIGUUR 9 KEUZE VAN DE DATUM .................................................................................................................................. 14 FIGUUR 10 AFWEZIGHEID VOOR EEN PERIODE ................................................................................................................. 14 FIGUUR 11 AFWEZIGHEID VOOR EEN PERIODE, NIET VOLGENS UURROOSTER.......................................................................... 15 FIGUUR 12 VOLLEDIGE DAG AFWEZIGHEID ...................................................................................................................... 15 FIGUUR 13 AFWEZIGHEID VOORMIDDAG OF NAMIDDAG.................................................................................................... 16 FIGUUR 14 AFWEZIGHEID EXTRA .................................................................................................................................. 16 FIGUUR 15 ZONE REDEN VAN AFWEZIGHEID ................................................................................................................... 17 FIGUUR 16 REDEN AFWEZIGHEID .................................................................................................................................. 17 FIGUUR 17 AFWEZIGHEID VERZENDEN / CONSULTEREN ..................................................................................................... 18 FIGUUR 18 AANVRAAG VOOR AFWEZIGHEID IS VERZONDEN ............................................................................................... 18 FIGUUR 19 CONSULTATIE OVERZICHT AANGEVRAAGDE AFWEZIGHEDEN ................................................................................ 19 FIGUUR 20 DETAIL AANGEVRAAGDE AFWEZIGHEID ........................................................................................................... 19 FIGUUR 21 AANVRAAG VOOR AFWEZIGHEID ANNULEREN .................................................................................................. 20 FIGUUR 22 AANVRAAG AFWEZIGHEID NIET GEREGISTREERD ............................................................................................... 20 FIGUUR 23 NIEUWE BERICHTEN ................................................................................................................................... 21 FIGUUR 24 AFWEZIGHEIDSAANVRAAG AANVAARD ........................................................................................................... 21 FIGUUR 25 AFWEZIGHEIDSAANVRAAG GEWEIGERD .......................................................................................................... 21 FIGUUR 26 AFWEZIGHEIDSAANVRAAG UITGESTELD .......................................................................................................... 22 FIGUUR 27 OVERZICHT HISTORIEK ................................................................................................................................ 23 FIGUUR 28 KEUZE VAN DE DATUM VOOR DE HISTORIEK ..................................................................................................... 23 FIGUUR 29 OVERZICHT HISTORIEK MET DETAIL VAN DE DAG ............................................................................................... 24 FIGUUR 30 OVERZICHT KALENDER ................................................................................................................................ 25 FIGUUR 31 AANVRAAG AFWEZIGHEID VANUIT DE KALENDER .............................................................................................. 25 FIGUUR 32 KALENDER VOLGEND JAAR ........................................................................................................................... 26 FIGUUR 33 OVERZICHT AAN- / AFWEZIGEN..................................................................................................................... 27 FIGUUR 34 OVERZICHT FUNCTIES PROFIEL ...................................................................................................................... 28 FIGUUR 35 WACHTWOORD WIJZIGEN............................................................................................................................ 28 FIGUUR 36 BEVESTIGING WIJZIGING WACHTWOORD......................................................................................................... 29 FIGUUR 37 WIJZIGING TAAL ........................................................................................................................................ 29 FIGUUR 38 TAAL VAN HET SCHERM IS GEWIJZIGD ............................................................................................................. 29 FIGUUR 39 OVERZICHT BESCHIKBARE FUNCTIES BELEID VAN HET CENTRUM ........................................................................... 30 FIGUUR 40 LIJST AFWEZIGHEIDSAANVRAGEN .................................................................................................................. 31 FIGUUR 41 DETAIL AFWEZIGHEIDSAANVRAAG ................................................................................................................. 31 FIGUUR 42 GEEN NIEUWE AFWEZIGHEIDSAANVRAGEN ...................................................................................................... 32 FIGUUR 43 LIJST UITGESTELDE AFWEZIGHEIDSAANVRAGEN ................................................................................................ 32 FIGUUR 44 LIJST AFWEZIGHEIDSAANVRAGEN VOOR EEN BEPAALDE PERIODE .......................................................................... 33 FIGUUR 45 KEUZE VAN DE PERSOON VOOR AFWEZIGHEIDSAANVRAAG.................................................................................. 34 FIGUUR 46 HISTORIEK VOOR EEN ANDERE PERSOON ......................................................................................................... 35 FIGUUR 47 HISTORIEK OVERZICHT................................................................................................................................. 35


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 6 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

LIJST VAN FIGUREN

FIGUUR 48 HISTORIEK OVERZICHT EN DETAIL .................................................................................................................. 36 FIGUUR 49 HISTORIEK WIJZIGEN: HERBEREKENEN EN ZIEN ................................................................................................. 39 FIGUUR 50 HISTORIEK WIJZIGEN: HERBEREKENEN EN ZIEN: SALDO ....................................................................................... 39 FIGUUR 51 HISTORIEK WIJZIGEN: HERBEREKENEN EN ZIEN: AFWEZIGHEID ............................................................................. 40 FIGUUR 52 HISTORIEK WIJZIGEN: HERBEREKENEN EN ZIEN: OVERUREN ................................................................................. 40 FIGUUR 53 HISTORIEK WIJZIGEN: TOTAAL TELLER CORRECTIE .............................................................................................. 41 FIGUUR 54 TOTAAL TELLER CORRECTIE - SALDO ............................................................................................................... 41 FIGUUR 55 TOTAAL TELLER CORRECTIE - SALDO: VOOR RESET NAAR NUL ............................................................................... 42 FIGUUR 56 TOTAAL TELLER CORRECTIE - SALDO, NA RESET NAAR NUL ................................................................................... 42 FIGUUR 57 TOTAAL TELLER CORRECTIE - SALDO, VOOR TOEVOEGEN ..................................................................................... 43 FIGUUR 58 TOTAAL TELLER CORRECTIE - SALDO, NA TOEVOEGEN ......................................................................................... 43 FIGUUR 59 TOTAAL TELLER CORRECTIE – AFWEZIGHEID ..................................................................................................... 44 FIGUUR 60 TOTAAL TELLER CORRECTIE - AFWEZIGHEID: VOOR RESET NAAR NUL ..................................................................... 44 FIGUUR 61 TOTAAL TELLER CORRECTIE - AFWEZIGHEID: NA RESET NAAR NUL ......................................................................... 45 FIGUUR 62 TOTAAL TELLER CORRECTIE - AFWEZIGHEID: VOOR TOEVOEGEN ........................................................................... 46 FIGUUR 63 TOTAAL TELLER CORRECTIE - AFWEZIGHEID: NA TOEVOEGEN ............................................................................... 46 FIGUUR 64 TOTAAL TELLER CORRECTIE – OVERUREN......................................................................................................... 47 FIGUUR 65 TOTAAL TELLER CORRECTIE - OVERUREN: VOOR RESET NAAR NUL ......................................................................... 47 FIGUUR 66 TOTAAL TELLER CORRECTIE - OVERUREN: NA RESET NAAR NUL ............................................................................. 48 FIGUUR 67 TOTAAL TELLER CORRECTIE - OVERUREN: VOOR TOEVOEGEN ............................................................................... 49 FIGUUR 68 TOTAAL TELLER CORRECTIE - OVERUREN: NA TOEVOEGEN ................................................................................... 49 FIGUUR 69 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE – TOTAAL/SALDO .......................................................................... 50 FIGUUR 70 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE - TOTAAL/SALDO: VOOR GELIJK ZETTEN AAN....................................... 51 FIGUUR 71 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE - TOTAAL/SALDO: NA GELIJK ZETTEN AAN .......................................... 51 FIGUUR 72 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE - TOTAAL/SALDO: VOOR TOEVOEGEN................................................ 52 FIGUUR 73 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE - TOTAAL/SALDO: NA TOEVOEGEN ................................................... 53 FIGUUR 74 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE - TOTAAL/SALDO: VOOR WISSEN ..................................................... 54 FIGUUR 75 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE - TOTAAL/SALDO: NA WISSEN ......................................................... 54 FIGUUR 76 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE – OVERUREN ................................................................................ 55 FIGUUR 77 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE – OVERUREN: VOOR GELIJK ZETTEN ................................................... 55 FIGUUR 78 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE – OVERUREN: NA GELIJK ZETTEN (VIA HERBEREKENEN EN ZIEN) ............... 56 FIGUUR 79 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE - OVERUREN: DETAIL ACTIEVE DAG .................................................... 56 FIGUUR 80 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE – OVERUREN: VOOR TOEVOEGEN ..................................................... 57 FIGUUR 81 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE – OVERUREN: NA TOEVOEGEN ......................................................... 57 FIGUUR 82 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE – OVERUREN: VÓÓR WISSEN ........................................................... 58 FIGUUR 83 HISTORIEK WIJZIGEN: DAG TELLER CORRECTIE – OVERUREN: NA WISSEN ............................................................... 59 FIGUUR 84 HISTORIEK: VOOR UURROOSTER WIJZIGEN....................................................................................................... 60 FIGUUR 85 HISTORIEK: NA UURROOSTER WIJZIGEN .......................................................................................................... 60 FIGUUR 86 HISTORIEK: VOOR WIJZIGEN CYCLUS ............................................................................................................... 61 FIGUUR 87 HISTORIEK: NA WIJZIGEN CYCLUS................................................................................................................... 61 FIGUUR 88 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID INBRENGEN .............................................................................................. 62 FIGUUR 89 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID ANNULEREN - OPTIES.................................................................................. 62 FIGUUR 90 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID INBRENGEN – AFWEZIGHEID ANNULEREN: VÓÓR ANNULEREN............................. 63 FIGUUR 91 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID INBRENGEN – AFWEZIGHEID ANNULEREN: NA ANNULEREN ................................ 63 FIGUUR 92 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID INBRENGEN – AFWEZIGHEID ANNULEREN: NA ANNULEREN (VIA HERBEREKENEN EN ZIEN) .............................................................................................................................................................. 64 FIGUUR 93 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID INBRENGEN - OPTIES .................................................................................. 64 FIGUUR 94 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID INBRENGEN - SOORT AFWEZIGHEID: VÓÓR INBRENGEN ..................................... 65 FIGUUR 95 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID INBRENGEN - SOORT AFWEZIGHEID: NA INBRENGEN ......................................... 65


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

FIGUUR 96 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID INBRENGEN - SOORT AFWEZIGHEID: NA INBRENGEN (VIA HERBEREKENEN EN ZIEN) . 66 FIGUUR 97 HISTORIEK WIJZIGEN: AFWEZIGHEID INBRENGEN - DETAILS VAN DE DAG ............................................................... 66 FIGUUR 98 HISTORIEK WIJZIGEN: OVERUREN AANVAARDEN/WEIGEREN .............................................................................. 67 FIGUUR 99 HISTORIEK WIJZIGEN: CORRECTIE AANVAARDEN/WEIGEREN - VÓÓR WEIGEREN ..................................................... 67 FIGUUR 100 HISTORIEK WIJZIGEN: CORRECTIE AANVAARDEN/WEIGEREN – DETAILS VAN DE DAG VÓÓR WEIGEREN ...................... 68 FIGUUR 101 HISTORIEK WIJZIGEN: CORRECTIE AANVAARDEN/WEIGEREN - NA WEIGEREN ....................................................... 68 FIGUUR 102 HISTORIEK WIJZIGEN: CORRECTIE AANVAARDEN/WEIGEREN – DETAILS VAN DE DAG NA WEIGEREN .......................... 68 FIGUUR 103 OVERIGE FUNCTIES HISTORIEK .................................................................................................................... 69 FIGUUR 104 OVERZICHT KALENDER VAN EEN ANDERE PERSOON ......................................................................................... 70 FIGUUR 105 OVERZICHT CENTRA IN UW BEHEER .............................................................................................................. 72 FIGUUR 106 BEHEER VAN HET CENTRUM: ACTIES ............................................................................................................ 72 FIGUUR 107 BELEID VAN HET CENTRUM: COLLECTIEVE PLANNING ....................................................................................... 74 FIGUUR 108 OVERZICHT BESCHIKBARE FUNCTIES ADMINISTRATIE ....................................................................................... 75 FIGUUR 109 OVERZICHT BESCHIKBARE FUNCTIES UURROOSTERS ........................................................................................ 77 FIGUUR 110 OVERZICHT DAGROOSTERS ......................................................................................................................... 78 FIGUUR 111 OVERZICHT BEREIKEN DAGROOSTER ............................................................................................................. 78 FIGUUR 112 INFORMATIE WIJZIGING DAGROOSTER .......................................................................................................... 78 FIGUUR 113 TOTALE BEREIK VAN DE DAG ....................................................................................................................... 79 FIGUUR 114 BEREIK OPEN UURROOSTER ........................................................................................................................ 79 FIGUUR 115 OVERZICHT VAN DE DETAILBEREIKEN IN HET UURROOSTER ................................................................................ 80 FIGUUR 116 TEST ACTIEVE DETAILBEREIKEN BIJ AFWEZIGHEID IN DE VOORMIDDAG ................................................................. 80 FIGUUR 117 TEST ACTIEVE DETAILBEREIKEN INDIEN GEEN AFWEZIGHEID ............................................................................... 80 FIGUUR 118 TEST ACTIEVE DETAILBEREIKEN BIJ AFWEZIGHEID IN DE NAMIDDAG ..................................................................... 80 FIGUUR 119 DAGROOSTER: OVERZICHT DETAILBEREIKEN MET WEERGAVE BELANGRIJKE VELDEN ................................................ 81 FIGUUR 120 OVERZICHT OPTIES DETAILBEREIK ................................................................................................................ 82 FIGUUR 121 VARIABEL DETAILBEREIK ............................................................................................................................ 82 FIGUUR 122 TYPE DETAILBEREIK................................................................................................................................... 83

LIJST VAN FIGUREN

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 7 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

AANMELDEN BIJ U-TIME WEB AFWEZIGHEIDSBEHEER U hebt een toegang gekregen als "Chef & Beheerder" tot de applicatie U-Time Web afwezigheidsbeheer. U gaat naar de site: https://utime.cosmotime.be

Figuur 1 Aanmelden bij U-Time

U vult de ID Code en het wachtwoord in dat u gekregen hebt van Cosmo Time.

AANMELDEN BIJ U-TIME WEB AFWEZIGHEIDSBEHEER

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 8 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

BEGINSCHERM Nadat u uw ID Code en uw Wachtwoord heeft ingegeven komt u in het beginscherm van het afwezigheidsbeheer van de tijdsregistratie. Dit scherm ziet er verschillend uit naargelang uw functie en toelatingen binnen het systeem van de tijdsregistratie.

In het onderstaande voorbeeld ziet u een scherm waar u als Chef & Beheerder (administrator) aangemeld bent, uw functie staat vermeld bij de welkom informatie ( ). Merk op dat hier in de grijze balk naast de functies voor uw eigen rekening .nog andere functies beschikbaar zijn: Beleid van het centrum – Administratie – Uurroosters – Hiërarchie – Diversen (

)

Figuur 2 Beginscherm Beheerder

De welkom informatie verdwijnt zodra u op een knop klikt

Figuur 3 Welkominformatie verdwijnt

Merk op dat er steeds een voorziene tijdstip voor het einde van de sessie weergegeven wordt ( ). Dit betekent dat de verbinding met de server uit veiligheidsoverwegingen automatisch zal afgebroken worden indien u voor het vermelde tijdstip geen andere handelingen via U-Time Web . Wil u terug gegevens

inbrengen, consulteren,... dan dient u zich via de server opnieuw aan te melden.

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 9 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

BEGINSCHERM

uitvoert. U kan zelf ook van de server afloggen door te klikken op


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Figuur 4 Ontkoppeling server, toegestane tijd overschreden

BEGINSCHERM

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 10 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UW REKENING

Figuur 5 Overzicht beschikbare functies Uw rekening

Boekingen – Afwezigheid – Historiek – Kalender – Aanwezigen – Profiel

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UW REKENING

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 11 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

BOEKINGEN Onderstaande tabel geeft een overzicht van de beschikbare knoppen voor de functie “Boekingen”. Raadpleging van de ‘afwezigheid’- tellers.

Raadpleging van de ‘afwezigheid’ - tellers Wanneer u op de knop Consultatie voor de raadpleging van de van de ‘afwezigheid’ – tellers klikt, krijgt u een overzicht van uw afwezigheden. U ziet de registratie van de afwezigheid voor de huidige dag en het totaal van uw afwezigheden zoals momenteel geregistreerd tot het einde van het jaar.

Figuur 6 Overzicht 'afwezigheid' - tellers

BOEKINGEN

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 12 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

AFWEZIGHEID Alle afwezigheden worden automatisch in U-time bijgehouden zodat het voor u en de beheerders van U-time op elk moment duidelijk is wanneer u afwezig bent geweest en om welke reden, ook de totalen worden automatisch bijgehouden (vb. u weet steeds precies hoeveel vakantiedagen u reeds heeft opgenomen). Elke afwezigheid dient aangevraagd te worden. U klikt op afwezigheden en u krijgt onderstaand scherm, waarin u 3 zones dient in te vullen: Datum – Periode – Reden.

Datum Periode Reden

Figuur 7 Standaardscherm afwezigheid

Keuze van de datum van de afwezigheid Hier kunt u aanduiden of u afwezig zal zijn voor één dag of voor meerdere dagen (voor een periode). Voor één dag

AFWEZIGHEID

Figuur 8 Afwezigheid één dag Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 13 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

U duidt de optie “Voor een dag” aan en vervolgens klikt u in het vakje met de datum om een datum aan te duiden.

volgend jaar volgende maand

geen datum kiezen vorig jaar vorige maand

terug naar vandaag

Figuur 9 Keuze van de datum

Voor een periode

Figuur 10 Afwezigheid voor een periode

U duidt de optie “Voor een periode” aan. U duidt de eerste en de laatste dag van uw afwezigheid aan (zie uitleg in figuur 9).

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 14 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

AFWEZIGHEID

Opmerking Indien u aanduidt dat u voor een periode afwezig zal zijn, dan wordt een bijkomend vak zichtbaar, namelijk het vak volgens uurrooster. Dit betekent dat u uw afwezigheid plant overeenkomstig het uurrooster dat op u van toepassing is tijdens de aangegeven periode.


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Figuur 11 Afwezigheid voor een periode, niet volgens uurrooster

Indien u uw afwezigheid niet plant overeenkomstig uw uurrooster, dan kan u in dit scherm aanduiden op welke dagen u afwezig zal zijn tijdens de aangegeven periode.

Periode in de dag van de afwezigheid Standaard is aangeduid dat een volledige dag afwezigheid aangevraagd wordt

Figuur 12 Volledige dag afwezigheid

AFWEZIGHEID

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 15 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

U kunt echter ook aanduiden dat u een voormiddag of een namiddag afwezigheid aanvraagt. Dan worden er in de zone voor de Reden van de afwezigheid bijkomende vakken aanklikbaar (“Aanvulling” en “Uur”)

Figuur 13 Afwezigheid voormiddag of namiddag

Indien u “Extra” aanduidt, ziet u een bijkomend vak “Uur” in de zone voor de Reden van de afwezigheid.

AFWEZIGHEID

Figuur 14 Afwezigheid Extra

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 16 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

De optie “Aanvulling” dient om de reeds gepresteerde uren van de dag aan te vullen tot het normaal te presteren aantal, ingeval u de dienst vroeger hebt verlaten, vb wegens een arbeidsongeval. Het heeft geen nut deze optie aan te duiden in de module afwezigheidsbeheer aangezien de gepresteerde uren niet bijgehouden worden.

Reden van afwezigheid In de zone voor de Reden van de afwezigheid vult u het type afwezigheid in en of het een voltijdse afwezigheid is overeenkomstig de periode van de afwezigheid. Indien u in de “Periode van afwezigheid” “Extra” aangeduid heeft vult u het uur van de afwezigheid in. In het vak “Commentaar” kunt u eventuele opmerkingen toevoegen.

Figuur 15 Zone Reden van afwezigheid

Na “Type” ziet u een vak “Keuze”, in deze keuzelijst duidt u de reden van de afwezigheid aan.

AFWEZIGHEID

Figuur 16 Reden afwezigheid Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 17 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Aanvraag afwezigheid verzenden. Als alle informatie betreffende de afwezigheid ingevuld is, klikt u op de knop

om uw

aanvraag te bevestigen.

Figuur 17 Afwezigheid verzenden / consulteren

U krijgt de bevestiging dat de aanvraag geregistreerd werd, in afwachting van goedkeuring. Opmerking: Indien u zelf de verantwoordelijke bent van het centrum waartoe u behoort, wordt de afwezigheid onmiddellijk in U-Time ingebracht en is geen procedure voor goedkeuring.

AFWEZIGHEID

Figuur 18 Aanvraag voor afwezigheid is verzonden

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 18 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Aanvraag aanwezigheden consulteren. Met de knop

kunt u een overzicht van alle aangevraagde, maar nog niet behandelde

afwezigheden zien. Zodra de aanvraag goedgekeurd of geweigerd werd, verdwijnt ze uit de lijst.

Figuur 19 Consultatie overzicht aangevraagde afwezigheden

Indien u op een aangevraagde afwezigheid klikt, dan ziet u de details van de aanvraag en kan u deze indien gewenst wijzigen.

Figuur 20 Detail aangevraagde afwezigheid

Aanvraag afwezigheid annuleren.

opgevraagd, dan zijn de juiste data en de details al ingevuld en hoeft u enkel op de knop te klikken om te bevestigen dat u uw aanvraag voor een afwezigheid annuleert. Indien gewenst kunt u in het vak “Commentaar” eventuele opmerkingen toevoegen. Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 19 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

AFWEZIGHEID

In de zone “Reden van afwezigheid” kunt u het vak “Aanvraag om te annuleren” aanvinken. Indien u vanuit het overzicht van de aangevraagde afwezigheden de details van een afwezigheid had


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Figuur 21 Aanvraag voor afwezigheid annuleren

Opmerking Indien u niet alle benodigde informatie heeft ingevuld, krijgt u een foutmelding. In onderstaand voorbeeld werd het type afwezigheid niet aangeduid. De aanvraag wordt dan niet geregistreerd.

Figuur 22 Aanvraag afwezigheid niet geregistreerd

Behandelde afwezigheidsaanvragen Zodra de afwezigheidsaanvraag behandeld werd, ziet u bij het aanmelden dat er nieuwe berichten zijn. U kan deze berichten lezen door op de tekst “nieuwe berichten” te klikken ( )

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

)

Pagina 20 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

AFWEZIGHEID

Merk op dat er in de navigatie zone van “Uw rekening” een functie bijgekomen is: Berichten (


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Figuur 23 Nieuwe berichten

Voorbeeld van een aanvaarde afwezigheidsaanvraag.

Figuur 24 Afwezigheidsaanvraag aanvaard

Voorbeeld van een geweigerde afwezigheidsaanvraag.

Het is ook mogelijk dat u het bericht krijgt dat de aanvraag . uitgesteld is tot een latere datum. Dit betekent dat uw verantwoordelijke de beslissing over uw afwezigheid later zal nemen.

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 21 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

AFWEZIGHEID

Figuur 25 Afwezigheidsaanvraag geweigerd


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Figuur 26 Afwezigheidsaanvraag uitgesteld

Opmerking Deze berichten worden automatisch gewist. U kunt ze wel afdrukken door op de knop te klikken.

AFWEZIGHEID

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 22 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

HISTORIEK

Figuur 27 Overzicht Historiek

In het tabblad Historiek kan u het historisch overzicht van de tellers raadplegen . U klikt in het vak met de datum om in de kalender de datum aan te duiden waarvan u de historiek wil raadplegen. Met de grote pijlen

gaat u 2 weken vooruit of achteruit.

volgend jaar volgende maand

geen datum kiezen vorig jaar vorige maand

terug naar vandaag

Figuur 28 Keuze van de datum voor de historiek

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 23 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

U krijgt onderstaand scherm.

Figuur 29 Overzicht historiek met detail van de dag

Rechts in het scherm ziet u de details van het de actieve dag. Standaard is dit de huidige dag, u kan echter ook de details zien van een door u gekozen dag door links in het overzicht te op deze datum te klikken

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 24 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

KALENDER In het tabblad Kalender krijgt u een overzicht van het lopende jaar.

Figuur 30 Overzicht Kalender

Dit overzicht geeft uw werkrooster met kleurcodes weer.

Als u met de muis een dag aanwijst, ziet u de betekenis van deze kleur De huidige maand en dag zijn in het blauw weergegeven (

).

Indien u op een dag in de kalender klikt (vb maandag 10 augustus), krijgt u het scherm voor aanvraag van afwezigheid voor deze dag

KALENDER

Figuur 31 Aanvraag afwezigheid vanuit de kalender

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 25 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

In de zone Keuze van de datum (

Cosmo Time

) kan u met de pijlen

de kalender van een vorig of

volgend jaar weergeven.

Figuur 32 Kalender volgend jaar

Indien u op de datum zelf klikt ( datum kiezen

) , krijgt u onderstaand scherm, u kan gemakkelijk een andere volgend jaar volgende maand

geen datum kiezen vorig jaar vorige maand terug naar vandaag

KALENDER

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 26 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

AANWEZIGEN In het tabblad Aanwezigen krijgt u per centrum een overzicht van wie er dat ogenblik als aan of afwezig geboekt staat. Indien u een persoon aanwijst, verschijnt er een tijdelijk kader dat aanduidt of deze persoon aan- of afwezig is ( ). Indien het gaat om een aangevraagde afwezigheid, ziet u het type afwezigheid. Met de knop bijwerken van de gegevens (

) , kan u de gegevens op het scherm vernieuwen.

Figuur 33 Overzicht aan- / afwezigen

AANWEZIGEN

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 27 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

PROFIEL Onderstaand scherm geeft de de parameters weer die u in uw profiel kan wijzigen: wachtwoord en taal.

Figuur 34 Overzicht functies Profiel

Wachtwoord Om uw wachtwoord te wijzigen dient u een nieuw wachtwoord in te geven ( Dit wachtwoord dient u te bevestigen. (

)

)

Ter verificatie en bescherming van uw gegevens dient u uw oud wachtwoord in te brengen.(

)

Figuur 35 Wachtwoord wijzigen

Tenslotte klikt u op de knop

om de wijziging van uw wachtwoord te bevestigen.

PROFIEL

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 28 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

U krijgt de melding dat uw wachtwoord gewijzigd werd.(

)

Figuur 36 Bevestiging wijziging wachtwoord

Taal Om de taal van U-Time te wijzigen klikt u in de keuzelijst op de taal van uw keuze.(

)

Figuur 37 Wijziging taal

Vervolgens klikt u op de knop

om de taalwijziging van het U-Time te bevestigen

De wijziging van de taal wordt onmiddellijk doorgevoerd in U-Time.

Figuur 38 Taal van het scherm is gewijzigd

PROFIEL

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 29 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD BELEID VAN HET CENTRUM

Figuur 39 Overzicht beschikbare functies Beleid van het centrum

Aanvragen – Afwezigheid – Historiek – Kalender – Aanwezigen – Centra – Collectieve planning

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD BELEID VAN HET CENTRUM

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 30 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

AANVRAGEN Indien iemand een afwezigheidsaanvraag verzonden heeft, ziet u deze in de lijst van de afwezigheidsaanvragen.

Figuur 40 Lijst afwezigheidsaanvragen

Door op een aanwezigheidsaanvraag te klikken, krijgt u de details van deze aanvraag, u krijgt eveneens een overzicht van de tellers voor deze soort afwezigheid tot het einde van het kalenderjaar.

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

AANVRAGEN

Figuur 41 Detail afwezigheidsaanvraag

Pagina 31 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Om uw beslissing mee te delen aan de werknemer maakt u een keuze: (

)

Aanvaarden Weigeren De beslissing uistellen tot een latere datum. Door in het vak met de datum te klikken valt de kalender open en kan u een beslisdatum aanduiden. Indien u alle afwezigheidsaanvragen behandeld heeft, krijgt u de melding dat er geen nieuwe aanvragen meer zijn.

Figuur 42 Geen nieuwe afwezigheidsaanvragen

Afwezigheidsaanvragen filteren U kan de afwezigheidsaanvragen filteren door het vak Vervolgens klikt u op de knop Bijwerken

aan te vinken.

om de lijst van de uitgestelde aanvragen te krijgen.

Figuur 43 Lijst uitgestelde afwezigheidsaanvragen

U kan eveneens de afwezigheidsaanvragen voor een beperkte periode weergeven. Dit laat u toe om ingeval er veel aanvragen zijn de meest dringende te tonen en deze eerst te behandelen. U kan deze afwezigheidsaanvragen filteren door het vak aan te vinken. Er verschijnen twee vakken om de begin- en de einddatum van de gevraagde periode aan te duiden. Vervolgens

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

om de lijst van de aanvragen voor deze periode te krijgen.

Pagina 32 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

AANVRAGEN

klikt u op de knop Bijwerken


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

volgend jaar volgende maand geen datum kiezen vorig jaar vorige maand

terug naar vandaag

Figuur 44 Lijst afwezigheidsaanvragen voor een bepaalde periode

AANVRAGEN

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 33 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

AFWEZIGHEID Voor deze functie verwijzen we naar de functie Afwezigheid in het tabblad Uw rekening (zie p. 13). Dit is volledig gelijklopend, met dit verschil dat u als chef ook afwezigheidsaanvragen voor de mensen van uw centrum kan doen (vb indien deze mensen geen toegang hebben tot een computer om de aanvraag te kunnen doen). Deze afwezigheden worden onmiddellijk geregistreerd in het systeem en er is geen procedure voor goedkeuring.

Afwezigheidsaanvraag voor een andere persoon U klikt op de knop Keuze

. Er verschijnt een tijdelijk kader (

), dat verwijst naar de

keuzelijst, waarin u de persoon kan aanduiden voor wie u de afwezigheidsaanvraag wil doen ( ). In plaats van de persoon aan te duiden in de keuzelijst kan u ook het personeelsnummer van deze persoon ingeven in het vak Ref ( ).

Figuur 45 Keuze van de persoon voor afwezigheidsaanvraag

De rest is volledig identiek aan een aanvraag voor eigen rekening.

AFWEZIGHEID

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 34 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

HISTORIEK Voor deze functie verwijzen we gedeeltelijk naar de functie Historiek in het tabblad Uw rekening (zie p.23). Dit is gelijklopend, met dit verschil dat u als chef ook de historiek kan aanvragen voor de mensen van uw centrum en dat u als beheerder de historiek ook kan wijzigen.

Historiek voor een andere persoon. U klikt op de knop keuze

. Er verschijnt een tijdelijk kader (

), dat verwijst naar de

keuzelijst, waarin u de persoon kan aanduiden voor wie u de historiek wil aanvragen. ( ). In plaats van de persoon aan te duiden in de keuzelijst kan u ook het personeelsnummer van deze persoon ingeven in het vak Ref ( ).

Figuur 46 Historiek voor een andere persoon

Historiek scherm Hieronder volgt een afbeelding, met meer uitleg over de informatie die u in de historiek kan vinden.

Keuze Persoon Keuze Datum Wijziging

Overzicht en detail

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

HISTORIEK

Figuur 47 Historiek overzicht

Pagina 35 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Figuur 48 Historiek overzicht en detail

Soort afwezigheid die aangevraagd en geregistreerd werd. Soort correctie die aan de tellers aangebracht werd C: correctie op totale teller c: correctie op dagteller Duidt aan of u een bewerking doet op het Saldo, afwezigheid (AFW[ ]) of overuren (OVU [ ]) Links staat steeds de waarde van de dag, rechts de totale waarde Uurrooster dat op de aangeduide dag van toepassing is. Door te klikken op het nummer van het uurrooster, gaat u naar de definitie van dit dagrooster.

Cyclus die op de aangeduide dag van toepassing is. Door te klikken op het nummer van de cyclus, gaat u naar de definitie van deze cyclus.

Duidt aan op welk soort teller een wijziging werd gedaan. Duidt de bewerking aan die werd uitgevoerd op de teller. Datum voor dewelke een wijziging werd gedaan. Duidt aan wie de wijziging van de teller heeft uitgevoerd.

HISTORIEK

Duidt aan wanneer de wijziging van de teller werd uitgevoerd.

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 36 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Duidt aan welk uurrooster en cyclus op de aangeduide dag van toepassing is. Duidt aan hoeveel uren op de aangeduide dag normaal gewerkt moet worden, hoeveel uren er effectief gewerkt werden, het saldo en het totaal aantal te werken uren na correcties Duidt aan of overuren, feestdagen , afwezigheid, scripts en correcties aanvaard of geweigerd worden op de aangeduide dag.

Historiek raadplegen of wijzigen U kan de historiek raadplegen of wijzigen voor een beperkte periode in het verleden. U dient uw keuze op 3 niveau's aan te duiden 1. De actie die u wenst te doen 2. Het type van teller waarop u een actie wenst te doen 3. De waarde die u in de gekozen teller en actie wenst te zien of te wijzigen Op de volgende pagina ziet u een overzicht van de verschillende mogelijkheden.

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 37 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

ACTIE

TYPE

WAARDE

Saldo Herberekenen en zien voor afwezigheid

Totaal teller correctie voor afwezigheid

Dag teller correctie

Afwezigheid

Soort teller

Overuren

Soort teller

Saldo

Reset naar nul

Toevoegen

Afwezigheid

Reset naar nul

Toevoegen

Overuren

Reset naar nul

Toevoegen

Totaal/Saldo

Gelijk aan

Toevoegen

Wissen

Overuren

Gelijk aan

Toevoegen

Wissen

Uurrooster wijzigen

Keuze uurrooster

Keuze datum

Cyclus wijzigen

Keuze cyclus

Keuze datum

Afwezigheid annuleren

Keuze tijdstip

Keuze afwezigheid

Keuze tijdstip

Afwezigheid inbrengen

Volgens perso. gegevens Overuren Aanvaarden/Weigeren

Aanvaarden Weigeren

Correctie Aanvaarden/Weigeren

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Weigeren Aanvaarden HISTORIEK

Feestdag Aanvaarden/Weigeren

Aanvaarden

Weigeren

Pagina 38 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Herberekenen en zien: U duidt aan wat u wil herberekenen of zien: Saldo Afwezigheid Overuren

Figuur 49 Historiek wijzigen: herberekenen en zien

Saldo Voor het vak type duidt u aan dat u het saldo van de afwezigheden wenst te zien: alle afwezigheden samen ( ). U ziet onder de kolom Saldo ( ) links het aantal uren afwezigheid voor die dag en rechts het totaal aantal uren afwezigheid vanaf het begin van de telling. U duidt de actieve dag aan door op de datum te klikken. Aan de rechterkant ziet u steeds de details ( ) van de actieve dag.

Figuur 50 Historiek wijzigen: herberekenen en zien: saldo

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 39 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Afwezigheid Voor het vak type duidt u aan dat u afwezigheid ( verschijnt duidt u het type afwezigheid aan ( ).

Cosmo Time

) wenst te zien, in het vak dat ernaast

Figuur 51 Historiek wijzigen: herberekenen en zien: afwezigheid

U ziet onder de kolom afw met de code van de afwezigheid tussen vierkante haken ( ) links het aantal uren afwezigheid voor die dag en rechts het totaal aantal uren afwezigheid vanaf het begin van de telling. U duidt de actieve dag aan door op de datum te klikken. Aan de rechterkant ziet u steeds de details ( ) van de actieve dag. Opmerking U kan enkel het soort afwezigheid kiezen waarvan toegelaten is om de afwezigheid te herberekenen of te zien (zie: uurroosters, afwezigheden).

Overuren Voor het vak type duidt u aan dat u overuren ( duidt u het type overuren aan ( ).

) wenst te zien, in het vak dat ernaast verschijnt

HISTORIEK

Figuur 52 Historiek wijzigen: herberekenen en zien: overuren Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 40 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

U ziet onder de kolom OVU met de code van de overuren tussen vierkante haken ( overuren vanaf het begin van de telling.

Cosmo Time

) het aantal

U duidt de actieve dag aan door op de datum te klikken. Aan de rechterkant ziet u steeds de details ( ) van de actieve dag. Opmerking U kan enkel het soort overuren kiezen waarvan toegelaten is om de overuren te herberekenen of te zien (zie uurroosters, overuren)

Totaal teller correctie Een correctie voor de teller totalen kan u uitvoeren voor Saldo Afwezigheid Overuren

Figuur 53 Historiek wijzigen: totaal teller correctie

Op de totaal tellers kan u zoveel correcties uitvoeren als u wenst, ze worden allemaal verrekend in de volgorde waarin u ze inbrengt. Saldo U kan kiezen voor een reset naar nul of voor het toevoegenv an uren.

Figuur 54 Totaal teller correctie - Saldo

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 41 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

Reset naar nul Voor het vak type duidt u aan dat u het saldo ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat eronder verschijnt duidt u aan dat u het saldo terug op nul wenst te resetten ( ). Vervolgens klikt u op verzenden.


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóór de reset naar nul.

Figuur 55 Totaal teller correctie - saldo: voor reset naar nul

Hieronder ziet u een voorbeeld van dezelfde tellers na de reset naar nul.

Figuur 56 Totaal teller correctie - saldo, na reset naar nul

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 42 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

Opmerking Rechts van de correctie ziet u: C, dit betekent dat er een correctie op een totaal teller uitgevoerd is. Onderaan kan u zien wanneer de correctie gedaan werd, door wie en over welke soort correctie het gaat.


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Toevoegen U kiest toevoegen, en u duidt het aantal uren aan dat u wil toevoegen en klikt vervolgens op verzenden. Vermits het om een afwezigheid gaat en de uren dus in mindering moeten gebracht worden, dient u de uren negatief aan te duiden ( ). Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóór de toevoeging van uren afwezigheid.

Figuur 57 Totaal teller correctie - saldo, voor toevoegen

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers na de toevoeging van uren afwezigheid.

HISTORIEK

Figuur 58 Totaal teller correctie - saldo, na toevoegen Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 43 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Opmerking Rechts van de correctie ziet u: C, dit betekent dat er een correctie op een totaal teller uitgevoerd is. Onderaan kan u zien wanneer de correctie gedaan werd, door wie en over welke soort correctie het gaat. Afwezigheid U kan kiezen voor een reset naar nul of voor het toevoegenv an uren.

Figuur 59 Totaal teller correctie – afwezigheid

Reset naar nul Voor het vak type duidt u aan dat u de afwezigheid ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat ernaast verschijnt duidt u aan over welk type afwezigheid het gaat ( ) en in het vak eronder duidt u aan dat u de afwezigheid terug op nul wenst te resetten ( ). Vervolgens klikt u op verzenden. Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóór de reset naar nul.

Figuur 60 Totaal teller correctie - afwezigheid: voor reset naar nul

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 44 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van dezelfde tellers na de reset naar nul.

Figuur 61 Totaal teller correctie - afwezigheid: na reset naar nul

Opmerking Rechts van de correctie ziet u: C, dit betekent dat er een correctie op een totaal teller uitgevoerd is. Onderaan kan u zien wanneer de correctie gedaan werd, door wie en over welke soort correctie het gaat.

Toevoegen Voor het vak type duidt u aan dat u de afwezigheid ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat ernaast verschijnt duidt u aan over welk type afwezigheid het gaat ( ) en in het vak eronder duidt u aan dat u uren afwezigheid wenst toe te voegen ( ) met daarnaast hoeveel uren u wenst toe te voegen. Vermits het om een afwezigheid gaat en de uren dus in mindering moeten gebracht worden, dient u de uren negatief aan te duiden ( ). Vervolgens klikt u op verzenden.

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 45 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóór het toevoegen van uren afwezigheid.

Figuur 62 Totaal teller correctie - afwezigheid: voor toevoegen

Hieronder ziet u een voorbeeld van dezelfde tellers na het toevoegen van uren afwezigheid.

HISTORIEK

Figuur 63 Totaal teller correctie - afwezigheid: na toevoegen Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 46 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Opmerking Rechts van de correctie ziet u: C, dit betekent dat er een correctie op een totaal teller uitgevoerd is. Onderaan kan u zien wanneer de correctie gedaan werd, door wie en over welke soort correctie het gaat. Merk ook op dat eens u de correctie verzonden heeft, automatisch de optie reset naar nul wordt weergegeven en het vak voor het aantal uren verdwijnt.

Overuren U kan kiezen voor een reset naar nul of voor het toevoegen van uren.

Figuur 64 Totaal teller correctie – overuren

Reset naar nul Voor het vak type duidt u aan dat u de overuren ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat ernaast verschijnt duidt u aan over welk type overuren het gaat ( ) en in het vak eronder duidt u aan dat u de overuren terug op nul wenst te resetten ( ). Vervolgens klikt u op verzenden. Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóór de reset naar nul.

HISTORIEK

Figuur 65 Totaal teller correctie - overuren: voor reset naar nul

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 47 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van dezelfde tellers na de reset naar nul.

Figuur 66 Totaal teller correctie - overuren: na reset naar nul

Opmerking Rechts van de correctie ziet u: C, dit betekent dat er een correctie op een totaal teller uitgevoerd is. Onderaan kan u zien wanneer de correctie gedaan werd, door wie en over welke soort correctie het gaat.

Toevoegen Voor het vak type duidt u aan dat u de overuren ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat ernaast verschijnt duidt u aan over welk type overuren het gaat ( ) en in het vak eronder duidt u aan dat u overuren wenst toe te voegen ( ) met daarnaast hoeveel uren u wenst toe te voegen. ( ). Vervolgens klikt u op verzenden.

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 48 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóór het toevoegen van overuren.

Figuur 67 Totaal teller correctie - overuren: voor toevoegen

Hieronder ziet u een voorbeeld van dezelfde tellers na het toevoegen van overuren.

HISTORIEK

Figuur 68 Totaal teller correctie - overuren: na toevoegen

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 49 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Opmerking Rechts van de correctie ziet u: C, dit betekent dat er een correctie op een totaal teller uitgevoerd is. Onderaan kan u zien wanneer de correctie gedaan werd, door wie en over welke soort correctie het gaat. Merk ook op dat eens u de correctie verzonden heeft, automatisch de optie reset naar nul wordt weergegeven en het vak voor het aantal uren verdwijnt.

Dag teller correctie Een correctie voor de dagtellers kan u uitvoeren voor Totaal / Saldo Overuren Op de dagtellers kan u slechts een beperkt aantal correcties uitvoeren, ze worden verrekend in de volgorde waarin u ze inbrengt.

Totaal/Saldo

Figuur 69 Historiek wijzigen: dag teller correctie – Totaal/Saldo

Zodra u dag teller correctie aanduidt, verschijnt ernaast een vak met een keuzelijst tot nr 5 ( Voor de correctie van het Totaal/Saldo kan u kiezen voor Gelijk aan, Toevoegen of Weissen

)

Gelijk aan U kiest een Nr voor de dagteller correctie dat nog vrij is . Voor het vak type duidt u aan dat u het Totaal/Saldo ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat eronder verschijnt, duidt u aan dat u het Totaal/Saldo wenst Gelijk te zetten aan ( ), ernaast vult u het Totaal/Saldo aan waarop u de dagteller wenst te zetten ( ), dwz u zet het totaal aantal gewerkte uren voor die dag gelijk aan dit getal. Vervolgens klikt u op verzenden.

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 50 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóór het gelijk zetten

Figuur 70 Historiek wijzigen: dag teller correctie - Totaal/Saldo: voor Gelijk zetten aan

Hieronder ziet u een voorbeeld van dezelfde tellers na het gelijk zetten

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 51 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

Figuur 71 Historiek wijzigen: dag teller correctie - Totaal/Saldo: na Gelijk zetten aan


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Opmerking Rechts van de correctie ziet u: c, dit betekent dat er een correctie op een dagteller uitgevoerd is. Onderaan kan u zien wanneer de correctie gedaan werd, door wie en over welke soort correctie het gaat.

Toevoegen U kiest een Nr voor de dagteller correctie dat nog vrij is . Voor het vak type duidt u aan dat u het Totaal/Saldo ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat eronder verschijnt, duidt u aan dat u uren wenst toe te voegen ( ), ernaast vult u de uren in die u wenst toe te voegen ( ), dwz u wijzigt het totaal aantal nog te presteren uren voor de aangeduide dag. Vervolgens klikt u op verzenden. Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóór het toevoegen.

Figuur 72 Historiek wijzigen: dag teller correctie - Totaal/Saldo: voor Toevoegen

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 52 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers na het toevoegen.

Figuur 73 Historiek wijzigen: dag teller correctie - Totaal/Saldo: na Toevoegen

Opmerking Rechts van de correctie ziet u: c, dit betekent dat er een correctie op een dagteller uitgevoerd is. Onderaan kan u zien wanneer de correctie gedaan werd, door wie en over welke soort correctie het gaat.

Wissen Indien u kiest voor het wissen van de dag teller correctie ( U kiest een Nr voor de dagteller correctie dat niet vrij is ( wijziging en u klikt op verzenden.

), dan verdwijnt het vak Totaal/Saldo. ), dwz het Nr van een vroegere

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 53 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóór het wissen.

Figuur 74 Historiek wijzigen: dag teller correctie - Totaal/Saldo: voor Wissen

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers na het wissen.

Figuur 75 Historiek wijzigen: dag teller correctie - Totaal/Saldo: na Wissen

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 54 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

Opmerking Onderaan kan u niet zien dat er een correctie was op deze datum en dat ze weer gewist werd.


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Overuren Indien u kiest om de overuren bij een dag teller correctie aan te passen, ziet u nog een bijkomend vak ( ) waar u een keuze dient te maken welk soort overuren u wenst te wijzigen Voor de correctie van de overuren kan u kiezen voor Gelijk aan, Toevoegen of wissen

Figuur 76 Historiek wijzigen: dag teller correctie – Overuren

Gelijk aan U kiest een Nr voor de dagteller correctie dat nog vrij is . Voor het vak type duidt u aan dat u de overuren ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat eronder verschijnt, duidt u aan dat u de overuren wenst gelijk te zetten aan ( ), ernaast vult u het aantal overuren in waaraan het de dagteller gelijk wenst te zetten ( ). Vervolgens klikt u op verzenden. Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóórdat de overuren gelijk gezet zijn aan

Figuur 77 Historiek wijzigen: dag teller correctie – Overuren: voor gelijk zetten

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 55 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Opmerking Indien in het overzicht nog Saldo ( ) staat aangeduid en u een overzicht van de correctie van de overuren wenst te zien, dient u de overuren te "Herberekenen en zien" ( ). U ziet dan de overuren voor de actieve dag ( ).

Figuur 78 Historiek wijzigen: dag teller correctie – Overuren: na gelijk zetten (via herberekenen en zien)

Aangezien het om een dag teller correctie gaat, is het strikt gezien niet nodig om via "Herberekenen en zien" de details op te vragen. Aan de rechterkant ziet u, zoals steeds, de details van de actieve dag. U ziet hoeveel en welk soort overuren er voor de actieve dag gecorrigeerd werden.

Figuur 79 Historiek wijzigen: dag teller correctie - Overuren: detail actieve dag

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

).

Pagina 56 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

Toevoegen U kiest een Nr voor de dagteller correctie dat nog vrij is .Voor het vak type duidt u aan dat u de overuren ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat eronder verschijnt, duidt u aan dat u de overuren wenst toe te voegen ( ), ernaast vult u het aantal in die u wenst toe te voegen ( Vervolgens klikt u op verzenden.


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóórdat de overuren toegevoegd werden.

Figuur 80 Historiek wijzigen: dag teller correctie – Overuren: voor toevoegen

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers na het toevoegen.

HISTORIEK

Figuur 81 Historiek wijzigen: dag teller correctie – Overuren: na toevoegen

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 57 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Opmerking Rechts van de correctie ziet u: c, dit betekent dat er een correctie op een dagteller uitgevoerd is. Onderaan kan u zien wanneer de correctie gedaan werd, door wie en over welke soort correctie het gaat.

Wissen Voor het vak type duidt u aan dat u de overuren ( ) wenst te corrigeren, in het vak dat eronder verschijnt, duidt u aan dat u de overuren wenst te wissen ( ), merk op dat het vak overuren verdwijnt. U kiest het nr voor de dagteller waarvoor u de overuren wenst te wissen ( ). Vervolgens klikt u op verzenden. Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóórdat de overuren gewist werden.

Figuur 82 Historiek wijzigen: dag teller correctie – Overuren: vóór wissen

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers nadat de overuren gewist werden. Merk op dat het vak type terug op "Totaal/Saldo" staat, het vak waarde op "Gelijk aan" en dat het betreffende nr opnieuw als vrij wordt weergegeven. Opmerking Onderaan kan u niet zien dat er een correctie was op deze datum en dat ze weer gewist werd. HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 58 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Figuur 83 Historiek wijzigen: dag teller correctie – Overuren: na wissen

Uurrooster wijzigen Het uurrooster dat op de betrokken persoon van toepassing is, wordt aangeduid als standaard ( Het nummer van het toegepaste uurrooster kan u terugvinden in de historiek ( ).

).

U kan het uurrooster wijzigen: U duidt aan tot welke datum, vanaf de aangeduide dag u het uurrooster wenst te wijzigen ( ). U kiest het uurrooster dat u wenst toe te passen uit de lijst ( ). Daarna klikt u op verzenden.

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 59 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de historiek vóór het wijzigen van het uurrooster.

Figuur 84 Historiek: voor uurrooster wijzigen

Hieronder ziet u een voorbeeld van de historiek na het wijzigen van het uurrooster.

Figuur 85 Historiek: na uurrooster wijzigen

Cyclus wijzigen

De cyclus die op de betrokken persoon van toepassing is, wordt aangeduid als standaard ( nummer van de toegepaste cyclus kan u terugvinden in de historiek ( ). Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

). Het

Pagina 60 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

Een cyclus duidt aan welk uurrooster week na week toegepast wordt.


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

U kan de cyclus wijzigen: U duidt aan tot welke datum, vanaf de aangeduide dag u de cyclus wenst te wijzigen ( ). U kiest de cyclus die u wenst toe te passen uit de lijst ( ). Daarna klikt u op verzenden. Hieronder ziet u een voorbeeld van de historiek vóór het wijzigen van de cyclus.

Figuur 86 Historiek: voor wijzigen cyclus

Hieronder ziet u een voorbeeld van de historiek na het wijzigen van de cyclus.

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

HISTORIEK

Figuur 87 Historiek: na wijzigen cyclus

Pagina 61 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Afwezigheid inbrengen U kan de historiek voor de afwezigheid wijzigen door: De afwezigheid te annuleren Een soort afwezigheid in te brengen

Figuur 88 Historiek wijzigen: Afwezigheid inbrengen

De afwezigheid annuleren Voor het vak type duidt u aan dat u de afwezigheid wenst te annuleren ( ), u duidt aan of het een Volledige dag, een Voormiddag, een Namiddag of Extra uren betreft ( ). Afhankelijk van uw keuze worden bijkomende vakken al dan niet aanklikbaar: voltijds, complement of uur ( ). Meer uitleg over deze vakken vindt u onder functie Afwezigheid in het tabblad Uw rekening (p. 13).

Figuur 89 Historiek wijzigen: Afwezigheid annuleren - opties

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 62 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóórdat de afwezigheid geannuleerd werd. Merk op dat het soort afwezigheid in de laatste kolom aangeduid staat.

Figuur 90 Historiek wijzigen: Afwezigheid inbrengen – Afwezigheid annuleren: vóór annuleren

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers nadat de afwezigheid geannuleerd werd.

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 63 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

Figuur 91 Historiek wijzigen: Afwezigheid inbrengen – Afwezigheid annuleren: na annuleren


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Opmerking Indien in het overzicht een andere teller dan AFW ( ) staat aangeduid en u een overzicht van de afwezigheid wenst te zien, dient u de gewenste soort afwezigheid te "Herberekenen en zien" ( ). U ziet dan de afwezigheid voor de actieve dag en de totale stand van deze afwezigheid ( ).

Figuur 92 Historiek wijzigen: Afwezigheid inbrengen – Afwezigheid annuleren: na annuleren (via herberekenen en zien)

Een soort afwezigheid inbrengen Voor het vak type duidt u het soort afwezigheid aan dat u wenst in te brengen ( ), u duidt aan of het een Volledige dag, een Voormiddag, een Namiddag of Extra uren betreft ( ). Afhankelijk van uw keuze worden bijkomende vakken al dan niet aanklikbaar: voltijds, complement of uur ( ). Meer uitleg over deze vakken vindt u onder functie Afwezigheid in het tabblad Uw rekening (p. 13).

Figuur 93 Historiek wijzigen: Afwezigheid inbrengen - opties

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 64 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóórdat de afwezigheid ingebracht werd

Figuur 94 Historiek wijzigen: Afwezigheid inbrengen - Soort Afwezigheid: vóór inbrengen

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers nadat de afwezigheid ingebracht werd. Merk op dat het soort afwezigheid in de laatste kolom aangeduid staat.

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 65 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

Figuur 95 Historiek wijzigen: Afwezigheid inbrengen - Soort Afwezigheid: na inbrengen


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Opmerking Indien in het overzicht een andere teller dan AFW ( ) staat aangeduid en u een overzicht van de afwezigheid wenst te zien, dient u de gewenste soort afwezigheid te "Herberekenen en zien" ( ). U ziet dan de afwezigheid voor de actieve dag en de totale stand van deze afwezigheid ( ).

Figuur 96 Historiek wijzigen: Afwezigheid inbrengen - Soort Afwezigheid: na inbrengen (via herberekenen en zien)

Hieronder ziet u de details van de actieve dag. Merk op dat u voor de afwezigheid zowel het aantal uren van de dag ( ) als het totaal tot nog toe ( ) kan zien.

Figuur 97 Historiek wijzigen: Afwezigheid inbrengen - Details van de dag

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 66 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Overuren Aanvaarden/Weigeren In het afwezigheidsbeheer kan u deze functie niet gebruiken. Overuren worden geregistreerd door de boekingen van de personeelsleden. Aangezien in het afwezidheidsbeheer geen boekingen gedaan worden door de personeelsleden, worden er geen overuren berekend en kan u ze op deze manier niet aanvaarden of weigeren.

Figuur 98 Historiek wijzigen: Overuren Aanvaarden/Weigeren

Correctie Aanvaarden/Weigeren U kan overuren inbrengen via een correctie van de totaal tellers (zie p. 47) of een correctie van de dagtellers (zie p. 55). Indien u via herberekenen en zien de overuren (zie p. 40) opvraagt, ziet dat er een correctie geweest is ( ). Indien u op deze datum klikt, ziet u onderaan in het scherm wie de correctie heeft aangebracht en wat er gewijzigd werd ( ), rechts in het scherm ziet u de details van de dag ( ). Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers vóórdat de correctie geweigerd werd.

HISTORIEK

Figuur 99 Historiek wijzigen: Correctie Aanvaarden/Weigeren - vóór weigeren

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 67 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

In de details ziet u het aantal overuren dat op de actieve dag ingebracht werd ( tot nog toe ( ). Standaard staat aangegeven dat de correctie aanvaard werd (

) en het totaal ).

Figuur 100 Historiek wijzigen: Correctie Aanvaarden/Weigeren – details van de dag vóór weigeren

Hieronder ziet u een voorbeeld van de tellers nadat de correctie geweigerd werd. U ziet dat de correctie verwijderd werd ( ). Onderaan het scherm ziet u niet meer welke correctie aangebracht werd.

Figuur 101 Historiek wijzigen: Correctie Aanvaarden/Weigeren - na weigeren

In de details ziet u nog steeds de correctie die aangebracht werd ( correctie geweigerd werd ( ).

). Er staat aangegeven dat de

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 68 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

Figuur 102 Historiek wijzigen: Correctie Aanvaarden/Weigeren – details van de dag na weigeren


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Opmerking Indien u de overuren toch wenst in rekening te brengen, hoeft u ze niet opnieuw in te brengen. Het volstaat om de correctie opnieuw te aanvaarden. Feestdag Aanvaarden/Weigeren Naast het aanvragen of wijzigen van de historiek voor uzelf of voor een andere persoon kan u ook volgende functies aanklikken: hiërarchie, collectieve hiërarchie, collectieve wijziging.

Figuur 103 Overige functies Historiek

Hiërarchie Wanneer u op Hiërarchie ( ) klikt, komt u terecht op het tabblad Hiërarchie. Dit wordt verder in de handleiding uitgewerkt (zie p. )

Collectieve historiek Wanneer u op Collectieve historiek ( ) klikt, komt u terecht op het tabblad Diversen – Collectieve historiek. Dit wordt verder in de handleiding uitgewerkt (zie p. )

Collectieve wijziging Wanneer u op Collectieve wijziging ( ) klikt, komt u terecht op het tabblad Diversen – Collectieve wijziging. Dit wordt verder in de handleiding uitgewerkt (zie p. )

HISTORIEK

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 69 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

KALENDER Voor deze functie verwijzen we naar de functie Kalender in het tabblad Uw rekening (zie p.25). Dit is volledig gelijklopend, met dit verschil dat u als chef ook een overzicht van de kalender voor de mensen van uw centrum kan vragen.

Overzicht kalender van een andere persoon U klikt op de knop keuze

. Er verschijnt een tijdelijk kader (

), dat verwijst naar de

keuzelijst, waarin u de persoon aanduidt van wie u het overzicht van de kalender wil zien. ( ). In plaats van de persoon aan te duiden in de keuzelijst kan u ook het personeelsnummer van deze persoon ingeven in het vak Ref ( ).

Figuur 104 Overzicht kalender van een andere persoon

De rest is volledig identiek aan het overzicht van de kalender voor eigen rekening.

KALENDER

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 70 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

AANWEZIGEN Voor deze functie verwijzen we naar de functie Aanwezigen in het tabblad Uw rekening (zie p. 27). Dit is volledig gelijklopend, met dit verschil dat u als chef de personen kan aanklikken. U komt dan terecht op het tabblad Kalender, u ziet het overzicht van het werkrooster van deze persoon voor het lopende jaar (zie Figuur 30)

AANWEZIGEN

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 71 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

CENTRA In het tabblad Centra ziet u van welke centra u in uw beheer hebt ( ). De chef van een centrum krijgt de aanvragen voor afwezigheid, die hij vervolgens kan goedkeuren of afwijzen (zie p. 31). U kan ook een personeelslid aanduiden en voor dit personeelslid een actie uitvoeren (

).

Figuur 105 Overzicht centra in uw beheer

U klikt op de knop keuze

. In de keuzelijst die vervolgens verschijnt, duidt u de persoon aan

voor wie u één van de volgende acties wenst uit te voeren (

)

Deze persoon als backup chef toevoegen Deze backup chef verwijderen Deze persoon als superchef aanvaarden Vervolgens klikt u op

om uw wijzigingen te bevestigen.

CENTRA

Figuur 106 Beheer van het centrum: Acties Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 72 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Een backup chef zal de functies van de chef tijdelijk overnemen tijdens diens afwezigheid, de chef krijgt wel een bericht van alle acties die de backup chef uitvoert. Een superchef zal geen afwezigheden goedkeuren of afwijzen, maar wordt hier wel van op de hoogte gebracht In plaats van de persoon aan te duiden in de keuzelijst kan u ook het personeelsnummer van deze persoon ingeven in het vak Ref ( ).

CENTRA

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 73 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

COLLECTIEVE PLANNING Keuze van de personen Om de collectieve planning te zien van een aantal personen, dient u 2 dingen te doen: Keuze van de personen van wie u de collectieve planning wil zien ( ) U kan kiezen per o groep, vervolgens duidt u aan welke groep o afdeling, vervolgens duidt u aan welke afdeling o centrum, vervolgens duidt u aan welk centrum o selectie, vervolgens duidt u aan welke selectie Keuze van de datum: de collectieve planning voor de volledige maand wordt getoond (

)

Figuur 107 Beleid van het centrum: collectieve planning

Opmerking Een nadere omschrijving hoe groepen, afdelingen, centra en selecties gevormd worden vindt u onder de functie hiërarchie (zie p. )

Hiërarchie Indien u een groep, afdeling, centrum of selectie heeft aangeduid en u klikt vervolgens op Hiërarchie, dan komt u terecht op de het tabblad Hiërarchie op de fiche van de gekozen groep, afdeling, centrum of selectie (zie p. )

Overzicht

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 74 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

COLLECTIEVE PLANNING

Indien u klikt op Overzicht komt u terecht op het historisch overzicht van de tellers, per persoon (zie p. )


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD ADMINISTRATIE

Figuur 108 Overzicht beschikbare functies Administratie

Afwezigheid – Rapporten – Historiek – Kalender – Aanwezigen – Personeel – Centra

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD ADMINISTRATIE

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 75 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Afwezigheid Rapporten Historiek Kalender Aanwezigen Personeel Centra

Afwezigheid

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 76 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UURROOSTERS

Figuur 109 Overzicht beschikbare functies Uurroosters

Dagrooster – Ploegen – Weken – Cycli – Afwezigheden – Overuren

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UURROOSTERS

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 77 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Dagrooster Als u klikt op Dagroosters, kan krijgt u een overzicht van de bestaande dagroosters in U-time.

Figuur 110 Overzicht dagroosters

Als u op één van de dagroosters klikt dan krijgt u het overzicht van de verschillende bereiken binnen dit dagrooster.

Figuur 111 Overzicht bereiken dagrooster

Overzicht van de knoppen zones /

en

de verschillende

: naar het vorige/volgende dagrooster.

terug naar het overzicht van de dagroosters. geeft informatie: wie dit uurrooster het laatst wijzigde en wanneer de wijziging gedaan werd.

Dagrooster

Figuur 112 Informatie wijziging dagrooster

: een dagrooster wissen Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 78 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

: een dagrooster importeren, je komt in het overzicht van de dagroosters terecht en je duidt het dagrooster aan dat je wil importeren. : een nieuw dagrooster maken In deze zone zie je de naam van het dagrooster, de tekst voor het dagrooster die in rapporten weergegeven wordt en de kleur die dit dagrooster in het overzicht heeft (je kan de kleur wijzigen door in het vak kleur te klikken, een kleur te kiezen en dan te klikken op de knop

. In deze zone duid je het totale bereik van de dag aan maw de periode waartussen je kan in- en uitklokken. In deze zone duid je de verschillende bereiken met de details aan.

Totale bereik van de dag

Figuur 113 Totale bereik van de dag

Uitleg van de verschillende knoppen: Het vroegst mogelijke begin van inklokken (0:00 = middernacht) Het laatst mogelijke einde van uitklokken (> 0:00 = 24:00) In een totaal bereik kan men tot maximaal 36 u gaan, een > duidt op een uur van de volgende dag, vb > 12:00 betekent dat het einde van uitklokken 's middags van de dag na het begin is. Dit uur zal automatisch als uur van uitklokken geregistreerd worden indien de werknemer zelf niet uitgeklokt heeft. Indien men bij auto-vertrek >0:00 aanduidt, wil dit zeggen dat middernacht kan overschreden worden, dus er wordt niet automatisch uitgeklokt, de uren lopen door de volgende dag. Je krijgt dan de melding dat het om een open uurrooster gaat.

Figuur 114 Bereik open uurrooster

Opmerking Indien u een nachtrooster definieerde en het in-en uitklokken verloopt over 2 dagen, dan worden alle uren in rekening gebracht voor de eerste dag.

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 79 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

Dagrooster

Door elk van deze knoppen ingedrukt te houden ziet u welke detailbereiken van het dagrooster actief zijn bij afwezigheid in de voormiddag, geen wezigheid, bij afwezigheid in de namiddag.


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Ter vergelijking:

Figuur 115 Overzicht van de detailbereiken in het uurrooster

Figuur 116 Test actieve detailbereiken bij afwezigheid in de voormiddag

Figuur 117 Test actieve detailbereiken indien geen afwezigheid

Dagrooster

Figuur 118 Test actieve detailbereiken bij afwezigheid in de namiddag

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 80 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Details bereiken dagrooster Een dagrooster bestaat uit een aantal detailbereiken. Een samenvatting hiervan wordt op ĂŠĂŠn lijn weergegeven. U ziet begin- en einduur van elk detailbereik, aan de rechterkant ziet u de samenvatting van een aantal belangrijke velden. Om de verschillende soorten detailbereiken samen te kunnen weergeven, werden in onderstaande figuur delen van verschillende detailbereiken samengevoegd.

Figuur 119 Dagrooster: overzicht detailbereiken met weergave belangrijke velden

De betekenis van de belangrijkste velden aan de rechterkant is de volgende (voor nadere uitleg zie de verschillende detailbereiken): T: gecumuleerd in totaal. A: dit detailbereik wordt getoond (is aktief) indien er een afwezigheid is in de voormiddag. N: dit detailbereik wordt getoond (is aktief) indien er geen afwezigheid is. P: dit detailbereik wordt getoond (is aktief) indien er een afwezigheid is in de namiddag. Min X:XX: voor het type pauze: een minimum van X aantal minuten wordt voor dit detailbereik steeds geregistreerd, ook al heeft men niet in- of uitgeklokt (in het vb 0:30). Auto X:XX: voor het type dienstreis: indien men niet in- of uitgeklokt heeft is er bij dit detailbereik een automatische registratie om X:XX uur (in het vb om 8:00 en 17:00 u). In/Out XX;X: heeft te maken met afrondingen en grenzen voor dit detailbereik, een afronding wordt weergegeven met een "(" voor de balk en een ")" na de balk. Keuze: voor het type overuren: duidt aan bij welke teller de overuren moeten bijgeteld worden. MinLcl: voor het type overuren, duidt de vereiste minimum duur van de registratie aan. MinTot: voor het type overuren, duidt het minimum normaal te presteren uren aan voor er overuren kunnen geregistreerd worden.

Dagrooster

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 81 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Wanneer u een nummer van een bereik aanvinkt en dus een bereik van het dagrooster selecteert, dan ziet u de details voor dit bereik. In het voorbeeld hieronder ziet u de details voor bereik nr 1. ( ).

Figuur 120 Overzicht opties detailbereik

Voor elk detailbereik vult u een aantal velden in. Hieronder vindt u de velden voor een variabel bereik, gemakkelijkheidshalve ingedeeld in verschillende zones. Afhankelijk van het type detailbereik dienen een aantal bijkomende velden ingevuld te worden. Per type zullen we de bijkomende velden bespreken. Variabel bereik:

Figuur 121 Variabel detailbereik

Het beginuur van dit detailbereik. Het einduur van dit detailbereik.

Dagrooster

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 82 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Het type detailbereik. Om het type te bepalen kiest u de gewenste optie in de keuzelijst, elk type heeft een eigen kleur, die eveneens in het overzicht van de bereiken weergegeven wordt. Groen: Variabele uren (aankomstijden/vertrektijden) Rood: Vaste te presteren uren Blauw: Dienstreis Geel: Pauze Paars: Overuren

Figuur 122 Type detailbereik

Duidt aan of de geregistreerde uren tijdens dit detailbereik bij het dagtotaal moeten opgeteld worden of niet. In deze zone duidt u aan af dit detailbereik aktief moet zijn indien er een afwezigheid is in de voormiddag, de namiddag of indien er geen afwezigheid is (en er dus een volledige dag gewerkt wordt). Voorbeeld: Indien de werknemer niet werkt in de voormiddag, moeten ook geen tijden getoond worden waarbinnen tijdens de voormiddag kan ingeklokt worden Dit dient voornamelijk ingevuld te worden voor het detailtype overuren. Afronden is steeds in het nadeel van de werknemer. Een afronding 15 min betekent dat er slechts elke 15 min een registratie kan zijn. vb Afronding 15 min – Grens 0 min, dwz dat alle registraties naar het volgende kwartier afgerond worden. (als men vb inklokt tussen 7:45 en 8:00, dan wordt de registratie automatisch naar 8:00 gebracht

7:45

8:00

8:15

8:30

Dagrooster

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 83 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

vb Afronding 15 min – Grens 5 min, dwz dat alle registraties naar het volgende kwartier afgerond worden, behalve indien de afronding met niet meer overschreden wordt dan de grens aangeeft. (als men vb inklokt tussen 7:45 en 7:50, dan blijft de registratie op 7:45, alle registraties tussen 7:50 en 8:00 worden automatisch naar 8:00 gebracht.

7:45 7:50

8:00 8:05

8:15 8:20

8:30 8:35

Dagrooster

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 84 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Dagrooster

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 85 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Dagrooster

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 86 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Dagrooster

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 87 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Ploegen Weken Cycli Afwezigheden Overuren

Ploegen

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 88 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

Overuren

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 89 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

Cosmo Time

INDEX

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

historiek dag teller correctie overuren, 54 historiek dag teller correctie totaal/saldo, 49 hiërarchie, 8 historiek, 22, 34 actie, 36 afwezigheid inbrengen, 61 andere persoon, 34 correctie aanvaarden/weigeren, 66 cyclus wijzigen, 59 dag teller correctie, 49 feestdag aanvaarden, 68 herberekenen en zien, 38 keuze datum, 22 overuren aanvaarden/weigeren, 66 overzicht en detail, 35 overzicht tellers, 22 raadplegen, 36 scherm, 34 totaal teller correctie, 40 type teller, 36 uurrooster wijzigen, 58 waarde, 36 wijzigen, 36 wijzigen overzicht, 37 ID code, 8 kalender, 24, 69 andere persoon, 69 keuze datum, 25 overzicht, 24 log in, 7 log off, 8 overuren historiek dag teller correctie, 54 historiek herberekenen en zien, 39 historiek totaal teller correctie, 46 profiel, 27 taal wijzigen, 27 wachtwoord wijzigen, 27 reset naar nul historiek totaal teller correctie afwezigheid, 43 historiek totaal teller correctie overuren, 46 historiek totaal teller correctie saldo, 40 saldo historiek dag teller correctie, 49 historiek herberekenen en zien, 38 historiek totaal teller correctie, 40 server ontkoppeling, 9 taal wijzigen, 28 toevoegen historiek dag teller correctie overuren, 55 Pagina 90 van 91 Helpdesk: (0903 02733)

INDEX

aanmelden, 7 aanwezigen, 26 overzicht, 26 administratie, 8 afwezigheid, 12, 33 aanvraag, 24 aanvraag aanvaard, 20 aanvraag annuleren, 18 aanvraag geweigerd, 20 aanvraag uitgesteld, 20 aanvraag verzenden, 17 aanvragen consulteren, 18 aanvulling, 15 andere persoon, 33 behandeld, 19 één dag, 12 extra, 15 historiek herberekenen en zien, 39 historiek totaal teller correctie, 43 keuze datum, 12 namiddag, 15 overzicht, 11 periode, 13 periode in de dag, 14 reden, 16 type, 16 uur, 15 volgens uurrooster, 13 voormiddag, 15 afwezigheid annuleren historiek afwezigheid inbrengen, 61 afwezigheid inbrengen historiek afwezigheid inbrengen, 63 afwezigheidsaanvragen, 30 aanvaarden, 31 details, 30 filteren, 31 uitstellen tot een latere datum, 31 weigeren, 31 beginscherm, 8 beleid van het centrum, 8 functies, 29 berichten, 19 automatisch gewist, 21 boekingen boekingen, 11 raadpleging afwezigheids-tellers, 11 consultatie aanvraag afwezigheden, 18 afwezigheids-tellers, 11 einde sessie, 8 gelijk aan


Handleiding U-Time Afwezigheidsbeheer

historiek dag teller correctie totaal/saldo, 51 historiek totaal teller correctie afwezigheid, 44 historiek totaal teller correctie overuren, 47 historiek totaal teller correctie saldo, 42 totaal/saldo historiek dag teller correctie, 49 uurroosters, 8 uw rekening, 8

Cosmo Time

functies, 10 wachtwoord, 8 wijzigen, 27 welkom welkom informatie, 8 wissen historiek dag teller correctie overuren, 57 historiek dag teller correctie totaal/saldo, 52

INDEX

Versie:0.02 – Status: Concept website: www.cosmotime.be

Pagina 91 van 91 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Administrator