Guía para la realización de eventos universitarios UAdeC by Universidad Autónoma de Coahuila

Coordinación de Comunicación y Relaciones Públicas Subcoordinación de Logística y Eventos Especiales

Guía para la realización de eventos universitarios

INDICE Presentación

1.- Aspectos Generales.

1.1 Consignas de seguridad

1.2 Acomodo de presídium e invitados

1.3 Intervenciones en los eventos

1.4 Soporte técnico

1.4.1 Audio

1.4.2 Video

1.4.3 Iluminación

1.5 Escenografía

1.6 Código de vestimenta

1.7 Eventos realizados en tiempos de Contingencia de Salud

1.8 Contingencias

1.9 Honores a la Bandera

2.- Tomas de Protesta.

2.1 Toma de protesta de la persona titular de la Rectoría

2.2 Toma de protesta de la persona titular de la Coordinación de Unidad

2.3 Toma de protesta del Director o Directora

2.4 Toma de protesta de integrantes de Consejos

2.4.1 Consejo Universitario

2.4.2 Consejo Directivo

2.5 Toma de protesta de Sociedad de Alumnos

3.- Informes de Actividades.

3.1 Informe de la persona titular de la Rectoría

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3.2 Informe de la persona titular de la Coordinación de Unidad

3.3 Informe del Director o Directora

4.- Inauguraciones.

4.1 Develación de placa

4.2 Corte de listón

4.3 Inicio de obra / primera piedra

4.4 Actos académicos, congresos, simposio, taller, etc.

5.- Otorgamiento de grado.

5.1 Doctor o Doctora Honoris Causa

5.2 Maestro o Maestra Ad Vitam

5.3 Graduaciones

6. Recomendaciones para eventos institucionales Post-Covid.

7. Anexos

8.- Glosario.

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PRESENTACIÓN La organización de un evento institucional es una herramienta de comunicación y de fomento de la identidad para la Universidad Autónoma de Coahuila para con sus distintos públicos, ya sea la comunidad universitaria o diversos sectores de la población que son importantes aliados para lograr los objetivos institucionales. El presente documento tiene como propósito fundamental presentar una serie de criterios generales que determinan el ordenamiento y la solemnidad de acuerdo a su categoría, a los diferentes acontecimientos relacionados con ceremonial, protocolo, imagen institucional y organización de eventos que realizan las diferentes dependencias, escuelas, facultades, institutos y centros de investigación de la UAdeC. Estas normas deberán observarse en todas las actividades, de acuerdo a los rangos y definiciones establecidos, siendo la Coordinación de Comunicación y Relaciones Públicas, a través de la Subcoordinación de Logística y Eventos Especiales, el organismo asesor y regulador de éstos, con el fin de apoyar la planeación y realización de eventos Institucionales exitosos. Se pretende con esta guía, promover la homogenización y formalidad de los actos Institucionales que se llevan a cabo en las diferentes dependencias, escuelas, facultades, institutos y centros de investigación de la UAdeC. Los puntos aquí descritos, comprenden los protocolos y programas de los principales actos que se realizan en la UAdeC. El documento contiene un primer apartado de aspectos generales en donde se ofrecen una serie de recomendaciones para que el evento se realice sin ningún contratiempo, posteriormente se detallan los aspectos a cumplir en los diferentes eventos institucionales que regularmente realizan las diferentes instancias de la universidad. Al final encontrarán un espacio con las recomendaciones para la realización de eventos durante la Pandemia, en el apartado de Anexos encontrarán el formato de registro de evento para su agenda formal, así como un formato de guión para maestros de ceremonia. La Subcoordinación de Logística y Eventos Especiales está a disposición de toda la comunidad universitaria, para el apoyo a la preparación de los eventos que se celebran en la misma.

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1.Aspectos Generales.

A continuación se describen algunos aspectos básicos que deben tomarse en cuenta durante la realización de un evento universitario.

1.1 Consignas de seguridad

Antes de iniciar a cualquier evento se procederá a dar lectura a las consignas de Protección Civil con el fin de que la audiencia se encuentre informada de cómo proceder en caso de alguna situación extraordinaria.

1.2 Acomodo de presídium e invitados

El acomodo y distribución de las personas invitadas y participantes en un evento, es muy importante para que todas y todos puedan participar y apreciar de manera ordenada el acto al cual se les convocó. • Eventos a los cuales asiste el Rector/a, el número de personas en el presídium deberá ser non. El Rector/a preside al centro. • Eventos a los cuales asiste el Gobernador/a será él mismo quien presida al centro. El Rector/a se ubica al lado derecho del Gobernador/a. • En caso de que haya una o un representante del Gobernador/a, se pondrá a consideración si él es colocado al centro del presídium o a un costado. • Cuando el lugar de quien preside quede libre por cuestión del orden del día, nadie deberá ocuparlo. • Al momento de quedar vacío alguno de los lugares a los costados de quien preside el evento la persona próxima inmediata deberá ocuparlo. • En caso de no existir presídium, quienes presiden el evento serán colocados en una fila de honor al frente. • Personalizar los lugares del presídium (a consideración). • Contar con personal de apoyo para el acomodo de personas invitadas. • En eventos universitarios internos como congresos, simposium, semanas culturales, aniversarios, entregas de reconocimientos, talleres y cursos, etc. El orden a seguir para la asignación de los lugares de personas invitadas será el siguiente:

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 Funcionariado titular de las diferentes dependencias.  Directoras/directores de facultades, escuelas e institutos y centros de investigación.  Representante del titular, en su caso, subcoordinadores/subcoordinadoras de dependencias y jefes o jefas de áreas.  Secretarias/secretarios administrativos y académicos de facultades, escuelas e institutos y centros de investigación.  Personal de la UA de C en general.  Estudiantado. • En sesiones de Consejo Universitario General, o sesionando por Unidad, las y los consejeros universitarios ocuparán los primeros lugares. • En eventos en los que hay personas invitadas externas se otorgarán lugares preferentes de acuerdo a su disponibilidad.  Funcionariado de gobierno o de los tres poderes.  Funcionariado municipal.  Directivos de organismos empresariales y asociaciones.  Directivos de instituciones educativas invitadas.  Funcionariado de la UA de C y Directoras/directores.  Invitados/invitadas en general y personal de la UA de C.  Estudiantado. • Se asignará un espacio para los representantes gráficos de los medios de comunicación. Nota: Podrán personalizarse los lugares en primeras filas de los invitados que hayan confirmado con anterioridad y/o separarlas para imprevistos; de no estar ocupados cinco minutos antes del evento, deberán ocuparse inmediatamente.

1.3 Intervenciones en los eventos

Para cualquier intervención en los eventos protocolarios deberán tomarse las siguientes recomendaciones: • No excederse en el discurso más de tres minutos. • Máximo tres intervenciones por evento. • La máxima autoridad que se encuentre presidiendo el evento es la persona que interviene al final con su discurso. Por ejemplo, el rector/a o cuando se encuentre presidiendo el Gobernador/a o alguna autoridad federal serán quien cierren con su intervención y que previamente se haya acordado que participarán de manera oral en el mismo.

1.4 Soporte técnico

Es muy importante contar con todos los elementos técnicos seleccionados desde un inicio, ya que éstos serán necesarios para el buen desarrollo de todo acto o evento a realizarse.

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1.4.1

Audio. ⋅⋅ ⋅⋅ ⋅⋅

Contar con micrófonos en la mesa de presídium, en actos de Consejo Universitario y tomas de protesta. Hacer pruebas de sonido previas al evento. En caso de tener micrófonos inalámbricos, asegurarse que tengan pilas nuevas y tener pilas de reserva con carga completa. Las bocinas deben ser acordes al tamaño del recinto y a la cantidad de personas asistentes, así como su distribución en el lugar del evento.

1.4.2 Video. ⋅⋅ ⋅⋅ ⋅⋅

Desde la planeación del evento, se debe determinar si será proyectado material videográfico, con el fin de contar con el equipo adecuado. La instalación de pantallas para la proyección de material videográfico para el presídium y el público en general deberá ser acorde a la magnitud del evento. Todo material que se vaya a proyectar en conjunto con el equipo de video deberá pasar por una serie de pruebas al menos con una hora antes del evento para preveer cualquier situación de ajuste.

1.4.3 Iluminación. ⋅⋅ ⋅⋅

El espacio donde se ubica el presídium deberá contar con la iluminación adecuada. En eventos donde se requiera luz directa o seguidores hacia el presídium deberá evitarse que ésta sea molesta o encandile a los presentes.

1.5 Escenografía ⋅⋅

⋅⋅

⋅⋅ ⋅⋅

Algunos eventos requieren de una mampara identificatoria que se coloca atrás del presidium. Regularmente compuesta por una lona instalada en una mampara de madera. Esta debe estar colocada con al menos cinco horas de anticipación y su diseño deberá contar con todos los elementos de identidad de la Universidad y del evento. Debe ser autorizada previamente por los organizadores del mismo. Cuando el Rector/a presida, se reviste el escenario colocando detrás del pódium las banderas. La colocación de las mismas deben ser (vistas de frente) la de México al centro, la del Estado de Coahuila al lado izquierdo y la de la Universidad al lado derecho. En un evento donde participe otra nación, la colocación de su bandera será de acuerdo con lo dispuesto por la Coordinación Comunicación y Relaciones Públicas. El pódium generalmente se ubica al lado derecho del presídium.

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⋅⋅ ⋅⋅ ⋅⋅

El mobiliario, paño, estolón, escudo y mamparas deberán estar en óptimas condiciones. El estolón con el escudo de la UA de C se dispondrá al centro de la mesa del presídium. Si la escuela, facultad, instituto o centro de investigación cuenta con el propio se colocarán ambos a los lados. Disponer de agua potable para presídium (botellín o vaso de vidrio según la circunstancia).

1.6 Código de vestimenta ⋅⋅ ⋅⋅

En la invitación que se gire a las y los asistentes deberá ser incluido el código de vestimenta. El atuendo del maestro/a de ceremonias y personal de apoyo deberá ser apropiado al código establecido.

1.7 Eventos realizados en tiempos de Contingencia de Salud ⋅⋅ ⋅⋅ ⋅⋅ ⋅⋅

Los eventos realizados en etapas de contingencia de salud pueden ser virtuales, híbridos o presenciales. Los eventos virtuales o híbridos deben de realizarse por una plataforma digital adecuada para las y los participantes, y debe ser publicitada con anticipación entre el público objetivo. Los eventos híbridos o presenciales sólo podrán contar con el número de asistentes establecidos en las recomendaciones de los Subcomités de Salud de la región del estado de Coahuila en donde se vaya a realizar. Todo evento híbrido o presencial debe de cumplir con todos los protocolos de salud establecidos para la contingencia sanitaria prevaleciente: toma de temperatura, colocación de gel antibacterial, distancia entre personas invitadas de al menos 1.5 metros, uso obligatorio de cubrebocas y mantener el recinto ventilado.

1.8 Contingencias ⋅⋅ ⋅⋅

Si el evento es cancelado por alguna situación extraordinaria se debe avisar inmediatamente a todas y todos los convocados al evento. En caso de presentarse alguna contingencia se tomarán las medidas necesarias para actuar conforme lo marque la institución y los organizadores del mismo.

1.9 Honores a la Bandera ⋅⋅

La Banda de Guerra y la Escolta serán requeridas únicamente en los siguientes eventos:

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Toma de protesta o informe del Rector o Rectora. Toma de protesta o informe de titulares de las Coordinaciones de Unidad. Entrega de reconocimiento “Doctorado Honoris Causa”. Entrega de grado de “Maestro/Maestra Ad Vitam”. Entrega de medallas “Miguel Ramos Arizpe”, “Juan Antonio de la Fuente” y al Mérito Universitario. En eventos a nivel nacional o internacional.

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2.Tomas de protesta.

En este espacio encontrarán la descripción, paso a paso, de los momentos que deben seguir los diferentes eventos universitarios que se realizan en la UA de C y cumpliendo en todo momento las recomendaciones plasmadas en esta guía para su desarrollo exitoso.

2.1 Toma de protesta de la persona titular de la Rectoría

• Recepción de autoridades, invitados e invitadas que integran el presídium. • Presídium.  Gobernador/a o representante.  Rector/a saliente o encargado/a del despacho.  Secretario/a del Consejo Universitario.  Rector/a entrante.  Autoridad federal o estatal, invitada de honor. • El o la maestra de ceremonias anuncia la entrada de autoridades al recinto. • Bienvenida, honores a la bandera y entonación del Himno Nacional. • Presentación de autoridades e invitados/as especiales. • Apertura del H. Consejo Universitario y comprobación del quórum por el Secretario/a del H. Consejo Universitario. • Lectura de los resultados del proceso electoral por algún integrante de la comisión electoral. • Toma de protesta del Rector/a entrante por el Rector/a saliente o encargado/a del despacho en funciones. Los demás integrantes del presídium fungen como testigos de honor. Quien toma la protesta dirá: “Con fundamento en el capítulo VI (Art 59) del Estatuto Universitario Nombre de a quien se toma la protesta Como Rector/a de la Universidad Autónoma de Coahuila ¿Protesta usted cumplir y hacer cumplir la Ley Orgánica, Estatuto Universitario y sus Reglamentos, así como dar cumplimiento a los ordenamientos que emanen de los órganos de gobierno que rigen esta institución?”

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Respuesta: “Sí, protesto”… (manteniendo la mano derecha la frente hasta quien toma la protesta mencione el siguiente texto) Quien toma la protesta dirá: Si así lo hiciere, que la comunidad universitaria se lo reconozca, en caso contrario se lo demande. ¡Felicidades! • Mensaje del Rector/a entrante. • Mensajes de autoridad nacional y/o Gobernador/a o su representante, si así se dispone. • Entonación del Himno Universitario. • Clausura de la Sesión del H. Consejo Universitario por parte del Rector/a en funciónes y presidente exoficio del Consejo Universitario.

2.2 Toma de protesta de la persona titular de la Coordinación de Unidad

• Recepción de autoridades e invitados/as que integran el presídium. • Presídium.  Rector/a.  Coordinador/a saliente o encargado/a de la Coordinación .  Secretario/a de la Coordinación de la Unidad.  Invitado/a especial (si aplica). • Maestro/a de ceremonias anuncia entrada de autoridades al recinto. • Bienvenida, Honores a la Bandera y entonación del Himno Nacional. • Presentación de autoridades e invitados/as especiales. • Apertura del H. Consejo Universitario por Unidad y comprobación del quórum por el Secretario/a del H. Consejo Universitario. • Lectura de los resultados del proceso electoral por algún integrante de la comisión electora. • Toma de protesta del Coordinador/a entrante por el Rector/a. Los demás integrantes del presídium fungen como testigo de honor. El Rector dirá: Quien toma la protesta dirá: “Con fundamento en el capítulo VI (Art 59) del Estatuto Universitario Nombre de a quien se toma la protesta Como Rector/a de la Universidad Autónoma de Coahuila ¿Protesta usted cumplir y hacer cumplir la Ley Orgánica, Estatuto Universitario y sus Reglamen-

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tos, así como dar cumplimiento a los ordenamientos que emanen de los órganos de gobierno que rigen esta institución?” Respuesta: “Sí, protesto”… (manteniendo la mano derecha la frente hasta quien toma la protesta mencione el siguiente texto)

• • • •

Quien toma la protesta dirá: Si así lo hiciere, que la comunidad universitaria se lo reconozca, en caso contrario se lo demande. ¡Felicidades! Mensaje del Coordinador/a de Unidad entrante. Mensaje del Rector/a. Entonación del Himno Universitario. Clausura de la Sesión del H. Consejo Universitario por Unidad, por el Coordinador/a entrante, presidente/a exoficio del Consejo.

2.3 Toma de protesta del Director o Directora

• Presídium.  Rector/a.  Coordinador/a de Unidad.  Director/a. • Bienvenida y presentación de autoridades del presídium por el maestro/a de ceremonias • Apertura de la sesión del Consejo Directivo por el o la presidente exoficio. • Intervención del secretario/a de la comisión electoral para dar lectura a la convocatoria. • Se invita al Director/a entrante a pasar al frente del presídium para que le sea tomada la protesta por parte del Rector. El Rector dirá: “Con fundamento en el capítulo IX (Art 81) del Estatuto Universitario Nombre de a quien se toma la protesta Como Director/a de la ___________ de la Universidad Autónoma de Coahuila ¿Protesta usted cumplir y hacer cumplir la Ley Orgánica, Estatuto Universitario y sus Reglamentos, así como dar cumplimiento a los ordenamientos que emanen de los órganos de gobierno que rigen esta institución?”

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Respuesta: “Sí, protesto”… (manteniendo la mano derecha al frente hasta quien toma la protesta mencione el siguiente texto): Rector dice: Si así lo hiciere, que la comunidad universitaria se lo reconozca, en caso contrario se lo demande. ¡Felicidades! • El Rector/a hace entrega del pin institucional al nuevo Director y el maestro de ceremonias dará la lectura al siguiente texto: “El Rector/a hace entrega de este pin como símbolo de identidad institucional y del compromiso académico, que desde este momento asume con esta institución”. • Intervención del Director/a entrante. • Mensaje del Rector/a. • Despedida. Nota: En caso de toma de protesta protocolaria (No Sesión de Consejo Directivo) se seguirán los mismos pasos, omitiendo mencionar que es Sesión Extraordinaria de Consejo Directivo de la Escuela o Facultad, por lo que el Director/a entrante ocupará ya su lugar en el presídium. Deberá mencionarse que con anterioridad el Director/a rindió protesta ante el Consejo Directivo.

2.4 Toma de protesta de integrantes de Consejos 2.4.1 Consejo Universitario

• Presídium.  Rector/a.  Coordinador/a de Unidad.  Director/a. • Presentación del presídium por el maestro/a de ceremonias. • Mensaje de bienvenida del Director/a de Escuela o Facultad. • Toma de protesta a los y las Integrantes del Consejo Universitario. (Se les invita a pasar al frente para que el Rector/a les tome la protesta.)

Texto de la toma de protesta: Con fundamento en el Capitulo V, Artículo 29 del Estatuto Universitario en vigor donde se mandata el funcionamiento de los (y las) Consejeros Universitarios Paritarios, este día pregunto a ustedes. Cómo integrantes del Consejo Universitario Directivo (nombre de la escuela o facultad) de esta casa de es-

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tudios. ¿Protesta usted cumplir y hacer cumplir la Ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Coahuila, el Estatuto Universitario y sus reglamentos, ¿así como dar cumplimiento a los ordenamientos qué emanen de los órganos de gobierno que rigen a esta Institución? Respuesta:

Sí protesto … (Manteniendo la mano derecha al frente hasta que el Rector termine de decir este texto): Si así lo hiciere, que la comunidad universitaria se lo reconozca, en caso contrario se lo demande. ¡Felicidades.!

• Mensaje del Rector/a. • Despedida. 2.4.2. Consejo Directivo • Presídium.  Rector/a.  Coordinador/a de Unidad.  Director/a. • Presentación del presídium por el maestro/a de ceremonias. • Mensaje de bienvenida del Director/a de Escuela o Facultad. • Toma de protesta a los y las integrantes del Consejo Directivo. (Se les invita a pasar al frente para que el Rector/a les tome la protesta. Texto de la toma de protesta: Con fundamento en el Artículo 70 del Estatuto Universitario en vigor donde se mandata el funcionamiento de (una o) un Consejero Directivo Paritario, este día pregunto a ustedes. Cómo integrantes del Consejo Universitario Directivo (nombre de la escuela o facultad) de esta casa de estudios. ¿Protestan cumplir y hacer cumplir la Ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Coahuila, el Estatuto Universitario y sus reglamentos, ¿así como dar cumplimiento a los ordenamientos qué emanen de los órganos de Gobierno que rigen a esta Institución? Respuesta:

Universidad Autónoma de Coahuila Toma de protesta de Sociedad de Alumnos • Mensaje del Rector/a. • Despedida.

2.5 Toma de protesta de Sociedad de Alumnos

• Presídium.  Rector/a.  Director/a.  La o el Presidente de la Sociedad de Alumnos saliente. • Presentación del presídium por el maestro/a de ceremonias. • Mensaje del Director/a de Escuela o Facultad. • Toma de protesta a las y los integrantes de la Sociedad de Alumnos por parte del Rector/a. (Se les invita a pasar al frente para la toma de protesta).

Texto de la toma de protesta: Con fundamento en el Artículo 18 del Estatuto Universitario en vigor donde se mandata el funcionamiento de la Sociedad de Alumnos, este día pregunto a ustedes. Cómo integrantes de la Sociedad de Alumnos de la (nombre de la escuela o facultad) de esta casa de estudios. ¿Protestan cumplir y hacer cumplir la Ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Coahuila, el Estatuto Universitario y sus reglamentos, ¿así como dar cumplimiento a los ordenamientos qué emanen de los órganos de Gobierno que rigen a esta Institución? Respuesta:

• Palabras del o la presidente entrante. • Mensaje del Rector/a. • Despedida.

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3.Informes de Actividades. 3. 3.1 Informe de la persona titular de la Rectoría

a) Presídium.  Gobernador/a.  Rector/a.  Secretario/a General. (En caso de más invitados relevantes el presídium se ajustará). b) Maestro/a de Ceremonias: • Anuncio de entrada de autoridades al recinto. • Bienvenida, Honores a la Bandera y entonación del Himno Nacional. • Presentación de autoridades e invitados/as especiales. c) Acto Protocolario: • Apertura del H. Consejo Universitario y comprobación del quórum legal por el Secretario/a del H. Consejo. • Lectura de la convocatoria y orden del día por el Secretario/a del H. Consejo. • Informe del Rector/a. • Someter a aprobación el informe del Rector/a por el H. Consejo Universitario. • Mensaje de autoridad estatal o federal. • Entonación del Himno Universitario. • Clausura de la sesión del H. Consejo por parte del Rector/a, Presidente exoficio.

3.2 Informe de la persona titular de la Coordinación de Unidad a) Presídium.  Rector/a.  Coordinador/a o encargado/a de la Coordinación.  Secretario/a.

b) Maestro de Ceremonias: • Bienvenida y presentación de autoridades del presídium. c) Acto Protocolario:

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• Apertura de la sesión del Consejo por unidad, por el Coordinador/a como Presidente exoficio. • Comprobación del quórum legal por el Secretario/a del H. Consejo. • Lectura de la convocatoria y orden del día por el Secretario/a del H. Consejo. • Informe del Coordinador/a. • Someter a aprobación del H. Consejo Universitario el informe presentado por el Coordinador/a. • Mensaje del Rector/a. • Entonación del Himno Universitario. • Clausura de la sesión del H. Consejo por parte del Coordinador/a como Presidente exoficio. Nota: Será opcional realizar los Honores a la Bandera para el informe de actividades de las y los Coordinadores.

3.3 Informe del Director o Directora.

a) Presídium.  Rector/a.  Coordinador/a o encargado de la Coordinación.  Director/a. b) Maestro de Ceremonias:  Bienvenida y presentación de autoridades del presídium. c) Acto Protocolario: • En caso de llevarse a cabo una sesión del Consejo Directivo, el Director/a funge como Presidente exoficio para efectuar la apertura del mismo.  Confirmación del quórum, lectura a la convocatoria y orden del día por el Secretario/a.  Lectura del Informe del Director/a.  Someter a aprobación del H. Consejo Directivo el informe presentado por el Director/a.  Mensaje del Rector/a.  Clausura de la sesión de H. Consejo por parte del Director/a como Presidente exoficio. • En caso de no ser Sesión de Consejo Directivo.  Bienvenida y presentación de autoridades del presídium.  Lectura a la convocatoria y orden del día por el Secretario/a.  Lectura del informe del Director/a.  Mensaje del Rector/a.  Despedida.

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4.Inauguraciones. 4. Eventos de Inauguración, develación de placas, cortes de listón e inicio de obras. Consideraciones generales de acuerdo al tipo de evento • Presídium.  Serán colocados en número non al frente de los asistentes en sillas, (o de pie) sobre un templete o sin él.  El maestro/a de ceremonias presentará al presídium,  Palabras de bienvenida de la autoridad de la dependencia (centro, escuela, instituto o facultad) de donde se realizará la obra.  Explicación técnica del proyecto.  Mensaje del Rector/a y/o de la máxima autoridad.

4.1 Develación de placa

• Enviar texto sugerido para su revisión y aprobación a la Secretaría Técnica de Rectoría y a la Coordinación de Comunicación y Relaciones Públicas, antes de llevar a cabo a la elaboración de la placa. • Contar con equipo de sonido en el lugar de la develación. • Tener previamente instaladas las cortinillas. • Considerar a 1.60 mts. del suelo la base donde será colocada. • Incluir el texto de la placa en el programa para dar lectura de la misma al momento de su develación. • Personalizar en el piso la ubicación de quienes develarán la placa considerando que sean pares.

4.2 Corte de listón

• Tener preparado listón de color institucional (no moño). • Contar con dos personas que sostendrán el listón y una tercera con charola y tijeras según el número de personas que harán el corte. • El inmueble, espacio o lugar deberá quedar a espaldas de quienes presidan el acto. • Personalizar en el piso el lugar donde se ubicarán quienes harán el corte de listón.

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4.3 Inicio de obra / primera piedra

• Según el sitio donde se realiza, se sugiere colocar toldo, lona o malla sombra para ubicar a los asistentes. • Tener disponible equipo de sonido. • Se sugiere colocar leyenda de la obra a realizar, ficha técnica en caballete y/o maqueta del proyecto. • Se recomienda que la escenografía sea estructura de la misma obra a realizar o maquinaria que el constructor pudiera facilitar. • En caso de ser inicio de obra se sugiere al final del protocolo realizar un banderazo. • Podrá ser instalado un murete de block de 80 cm X 1.60 cm (aprox.) con la leyenda al frente de la obra a realizar y que servirá para colocar la primera piedra (block). • Tener preparado lo necesario para colocación de primera piedra (mezcla de cemento, cuchara de albañil, palas, cascos, chalecos, según se requiera). 

4.4 Actos académicos: congreso, simposium, taller, coloquio etc.

a) Protocolo: • Presídium  Rector/a.  Coordinador/a de Unidad.  Organizador/a del evento.  Conferencista o ponente principal  Autoridad invitada. • Presentación de presídium por maestro/a de ceremonias. • Palabras de bienvenida del organizador/a del evento. • Intervención de conferencista magistral o participante destacado. • Mensaje y declaratoria inaugural por parte del Rector/a.

Nota: En caso de ser evento internacional se incluirá en la escenografía la o las banderas del país o países participantes.

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5.Otorgamiento de grado. 5. Otorgamiento de grado. 5.1 Doctor o Doctora Honoris Causa

(Primera Parte) SESION EXTRAORDINARIA DEL H. CONSEJO UNIVERSITARIO. • El presídium lo integrarán el Rector/a y el Secretario/a General . • Bienvenida por parte del Rector/a presidente exoficio del Consejo. • Lectura de convocatoria, disposiciones estatutarias y comprobación de quórum por el Secretario/a General de la U A de C. • Instalación del Consejo Universitario. • Lectura del acta del H. Comisión de Honor y Justicia donde se propone la entrega del grado de Doctor/a Honoris Causa a………………………………. • Lectura de la semblanza del homenajeado/a por …………………………… • Votación para otorgar el Grado de “ Doctor/a Honoris Causa”. • Receso. (Segunda Parte) • El presídium lo integrarán el Gobernador/a, el Rector/a y el Secretario/a General. • Recepción de autoridades en lugar alterno al evento. • Entrega de vestimenta a las autoridades del presídium y galardonado/a. • Ingreso de presídium y galardonados/as. • Dar lectura a consignas de protección civil y la bienvenida a la sesión del H. Consejo Universitario por parte del maestro/a de ceremonias. • Honores a la Bandera y entonación del Himno Nacional. • Presentación formal del presídium. • Se da la bienvenida a la Sesión de Consejo y se agradece la presencia del Gobernador/a o de su representante. • Reseña del quórum, lectura de convocatoria, disposiciones estatutarias y extracto del acta de sesión extraordinaria previa de Consejo Universitario. • Lectura de la semblanza del homenajeado por el padrino o madrina.

Maestro/a de Ceremonias dice: Se hace entrega por parte del Gobernador/a o su representante de la medalla y el birrete, y por parte del Sr. Rector/a el titulo de Doctor/a Honoris Causa a: __________ _____________________.

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• Intervención del homenajeado/a. • Palabras del Rector/a de la UA de C. • Mensaje del Gobernador/a Constitucional del Estado de Coahuila de Zaragoza o su representante. • Entonación del Himno Universitario. • Clausura de la sesión de Consejo Universitario por el Rector.

5.2 Maestro o Maestra Ad Vitam

• Bienvenida a los presentes. • El presídium permanece vacío hasta iniciar la ceremonia solemne, las autoridades que se denominarán como comitiva académica, permanecerá fuera del auditorio esperando la entrada oficial, revestidos de la ornamenta propia para el evento. • Se solicita a los presentes que se pongan de pie para recibir a las autoridades. • Entrada de la comitiva académica mientras se Interpreta el “Canticorum Jubilo” tomando su lugar de acuerdo al protocolo establecido. El candidato a “Maestro/a Ad Vitam” permanece al exterior para ser llamado después. • Presentación del presídium por el maestro de ceremonias. • Entrada de la o el candidato a “Mestro/a Ad Vitam” y su padrino o madrina. Secretario/a General de la Universidad “En mi calidad de Secretario/a General de la Universidad Autónoma de Coahuila hago constar que se encuentran reunidos las y los miembros del Consejo Directivo. Por lo cual solicito a las y los Consejeros Directivos que forman parte de la comisión, cumplan con su cometido procediendo a conducir y acompañar a la presencia de todas y todos los aquí reunidos al candidato/a al Grado de Master Ad Vitam (nombre) del candidato.” • La Entrada se hará de acuerdo al siguiente orden:  Padrino/madrina, candidato/a al Grado de “Maestro/a Ad Vitam”.  Integrantes del Consejo Directivo de la Facultad, mientras se interpreta el “Veni Creatur Spiritus” el cual se escucha de pie y con la cabeza descubierta. • El Secretario/a exoficio pronuncia: “Con la autorización del Sr. Rector/a como máxima autoridad universitaria y con el acuerdo del Consejo Directivo de la Facultad (nombre) y del claustro de maestros y maestras damos inicio a la ceremonia solemne por la que se les pide tomar sus respectivos asientos”. • Intervención del Rector/a para dar mensaje de bienvenida. • Palabras del padrino/madrina. • Ceremonia de investidura.

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• El Secretario/a dice: Para proceder con la ceremonia de imposición del Grado de Master Ad Vitam al ciudadano/a (nombre) se otorga el uso de la voz al (nombre) al Secretario/a General de la Universidad Autónoma de Coahuila” • El Secretario/a General pronuncia: “En mi calidad de Secretario/a General de la Universidad ratifico que en reunido de la Comisión de Honor y Justicia del Honorable Consejo Universitario Universitario de lectura al acta correspondiente de la aprobación del grado de Master Ad Vitam de acuerdo a la solicitud de la Facultad________________de esta Universidad Autónoma de Coahuila, al y para que así conste firmo y sello la presente certificación con el visto bueno del Secretario/a Académico de la Facultad en la ciudad de (nombre) del Estado de Coahuila de Zaragoza”. El Secretario/a invita a (nombre del padrino/madrina) a que de lectura al laudatorio, (méritos del candidato/a), al terminar se pronuncian las siguientes palabras por el Rector/a: “Con la autorización del Consejo Directivo y del claustro de maestros y maestras, declaro revestir con los atributos claustrales de Master Ad Vitam al (nombre)” Colocación del título. • El Maestro/a de Ceremonias “Ahora se procederá a la solemne entrega del Título de Master Ad Vitam al (nombre)”. • El Gobernador/a o su representante, el Rector/a, el padrino/marina y el candidato/a pasan adelante del presídium para proceder a la entrega de los títulos, se colocan el gobernador/a o su representante, el Rector/a de frente al candidato/a y su padrino o madrina sin dar la espalda al público. • El Rector/a dice al candidato/a: “Por la Autoridad que nos otorgan las leyes del Estado Mexicano y el Estatuto de la Universidad Autónoma de Coahuila, le conferimos el grado de Master Ad Vitam de la Facultad de (nombre) y como símbolo de tan alto honor, le imponemos esta medalla como muestra de unión con la ciencia y con esta universidad” • El padrino o madrina entrega los atributos del nombramiento y distinción y explica su significado diciendo: “He Aquí el libro que simboliza los secretos de las ciencias” “En vuestro pecho pongo esta venera cual corona de vuestros estudios y méritos”

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“Recibid, en fin, los guantes blancos como símbolo de la fortaleza que vuestras manos han de conservar, y también como signo de altísima dignidad” “Os abrazo para indicar nuestro mutuo afecto y fraternidad” • El Rector/a entrega el Título de “Master Ad Vitam”. Promesa de fidelidad. • El Rector/a se dirige al candidato/a y pronuncia: “¿Prometes observar y cumplir todas y cada una de las normas de la Universidad Autónoma de Coahuila y de la Facultad(nombre)” • El “Master Ad Vitam” responde: “Así lo prometo y lo quiero”. • Continúa el Rector/a diciendo: “Y, en primer lugar, y donde quiera que estés ¿Guardarás los derechos, privilegios y el honor de la Universidad Autónoma de Coahuila, ayudarás y protestarás su discurso, apoyo y consejo en los asuntos universitarios cuantas veces para ellos fueras requerido?” • El “Master Ad Vitam” responde: “Así lo prometo y lo quiero”. • Continua el Rector/a, diciendo: “Recibo esta promesa, y la Facultad de (nombre) de la Universidad Autónoma de Coahuila es testigo y será juez si faltara al compromiso”. • El Secretario/a presenta la conferencia magistral o intervención por el nuevo/a “Master Ad Vitam”. Clausura. • El/la Presidente exoficio pronuncia: “Declaro clausurado en la Facultad (nombre) de la Universidad Autónoma de Coahuila los trabajos de investidura. Se levanta la sesión, de la cual se levantará el acta respectiva por el Consejo Directivo. Agradecemos su asistencia y les solicitamos permanecer de pie hasta que haya salido la comitiva académica.” Se despide a la comitiva académica mientras se interpreta el “Gaudeamus Igitur”.

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5.3 Graduaciones

• Presídium.  Rector/a.  Coordinador/a de Unidad.  Director/a.  Padrino o madrina de generación (se sugiere).  Secretario/a Académico/a (se sugiere). • Bienvenida y recepción de graduandos para ocupar sus lugares. • Presentación de autoridades del presídium por el maestro/a de ceremonias. • Mensaje de bienvenida por parte del Director/a de la Escuela o Facultad. • Entrega de documentos a los graduandos. • Entrega de documentos a alumnos y alumnas destacados. • Palabras de representante de la generación. • Mensaje del padrino o madrina de la generación (opcional). • Intervención musical (opcional). • Mensaje del Rector/a. • Salida de los graduados y graduadas.

Nota: Si son varias licenciaturas las que se gradúan, escoger solo un graduado/a y un padrino o madrina en representación de todos.

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6.Recomendaciones para eventos en tiempo de pandemia.

• Para el aforo de personas invitadas a los recintos se debe considerar el Semáforo Epidemiológico así como las recomendaciones de los Subcomités de Salud de cada región. • Siempre se deben de marcar los lugares en donde se pueden sentar las y los invitados, dejando dos lugares entre cada lugar. • Se debe colocar filtro sanitario con gel y termómetro en cada evento. • Se debe evitar tener a las y los invitados mucho tiempo en lugares cerrados. El evento debe ser lo más corto posible. • Si el evento es en un lugar cerrado debe debe estar ventilado.

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7.Anexos.

Formato de Programa de Logística

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Formato de guion para Maestro/a de Ceremonias CEREMONIA DE INAUGURACION CENTRO DE INVESTIGACION PARA LA CONSERVACION DE LA BIODIVERSIDAD Y ECOLOGIA DE COAHUILA. Buenos días, el Gobierno del Estado de Coahuila de Zaragoza, el Republicano Ayuntamiento de Cuatro Ciénegas y la Universidad Autónoma de Coahuila agradecen a ustedes su asistencia a esta ceremonia de inauguración del Centro de Investigación para la Conservación de la Biodiversidad y Ecología de Coahuila. Para dar inicio a esta ceremonia, me permito presentar a las autoridades que presiden este acto. Nos acompaña el Ing. Jesús Salvador Hernández Vélez, Rector de la Universidad Autónoma de Coahuila, con la representación del ciudadano Gobernador del Estado Ing. Miguel Ángel Riquelme Solís, nos acompaña la Lic. Lucia Azucena Ramos Ramos, Secretaria de Turismo y Desarrollo de Pueblos Mágicos de la entidad, así mismo nos acompaña la Lic. Yolanda Cantú Moncada alcaldesa de esta ciudad de Cuatro Ciénegas, contamos con la presencia del Dr. Cristóbal Noé Aguilar González, director de Postgrado e Investigación de esta casa de estudios y el Dr. Miguel Ángel de León Zapata, director del CICBEC. Asimismo agradecemos la presencia de los integrantes del cabildo de esta ciudad, invitados especiales, funcionarios universitarios, directores de las diferentes unidades académicas y de centros de investigación, a nuestros amigos de los medios de comunicación y a los que nos acompañan a través de las redes sociales A continuación escucharemos la intervención del Dr. Cristóbal Noé Aguilar, quien nos dará una descripción de la importancia de este centro. Agradecemos las palabras del Dr. Aguilar González, a continuación toca el turno de recibir el mensaje de la alcaldesa de este municipio la Lic. Yolanda Cantú Moncada. Muchas gracias por su mensaje. Ahora le solicitamos a la representante del Gobernador del Estado Lic. Lucía Azucena Ramos Ramos, Secretaria de Turismo y Desarrollo de Pueblos Mágicos, tenga a bien entregarnos su mensaje. A continuación escucharemos el mensaje del Ing. Jesús Salvador Hernández Vélez, Rector de nuestra máxima casa de estudios. Agradecemos sus palabras señor Rector.

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A continuación les pedimos a las autoridades que presiden este acto, hagan la develación de la placa con que se da testimonio de la entrega de este centro y que a la letra dice … “El Gobierno de Coahuila de Zaragoza, el Republicano Ayuntamiento de Cuatro Ciénegas de Carranza y la Universidad Autónoma de Coahuila, tienen el honor de inaugurar el edificio del CICBEC (Centro de Investigación para la Conservación de la Biodiversidad y Ecología de Coahuila), La consolidación de este centro universitario representa el compromiso institucional con la región del valle de Cuatro Ciénegas, promoviendo su conservación desde el ámbito académico, ambiental y científico por su valor único en el mundo”. Cuatro Ciénegas, Coahuila de Zaragoza a 8 de octubre del 2021 Agradecemos a todos ustedes su amable presencia y los invitamos a conocer las instalaciones de este centro. Muchas gracias tengan ustedes un buen día.

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8.Glosario.

Acto Protocolario: Acto que se realiza con solemnidad no indispensable, pero usual.

Consejo Directivo de Escuela, Facultad o instituto: Órgano supremo de decisión en cada escuela, facultad o instituto de la universidad, integrado por ocho consejeros y consejeras, cuatro profesores titulares en activo y cuatro estudiantes regulares

Consejo Universitario: consejeros y consejeras que representan a cada instituto, escuela o facultad ante el Consejo Universitario

4. Coordinador/a de Unidad: Máxima Autoridad ejecutiva de cada unidad que existe en la universidad. 5.

Develación de Placa: Acción de descorrer el velo que cubre una inscripción en una estatua, un retrato, en una ceremonia inaugural.

6. Director/a de escuela o facultad: Máxima Autoridad ejecutiva de cada escuela, facultad, instituto y centro de investigación. 7.

Escudo: Símbolo que indica pertenencia. El estímulo constante para vivir en fidelidad los valores que la institución siembra en los integrantes de la comunidad educativa.

8. Estatuto Universitario: Normas institucionales básicas de nuestra Universidad, dictadas en virtud de su autonomía y que contienen las reglas fundamentales de su organización y funcionamiento. 9. Estolón: Lienzo de tela donde va insertado el escudo de la Universidad, el cual se coloca sobre el mantel o paño que cubre la mesa del presídium. 10. Fila de Honor: Lugar donde las autoridades que presiden se ubican; generalmente en primera fila. 11. Gaudeamus Igitur: Es el himno universitario por excelencia. Se trata de una canción estudiantil de autor anónimo. En realidad se titulaba De brevitate vitae (‘Sobre la brevedad de la vida’) y se cantó inicialmente en universidades alemanas a mediados del siglo XVIII. Aunque su letra es poco académica, la mayoría de las universidades europeas la suelen tomar como himno propio, entonándola en las grandes solemnidades académicas.

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12. Grado “Doctor/a Honoris Causa”: Título honorífico que da una universidad, asociaciones profesionales, academias o colegios a personas eminentes que reconoce su mérito y valía. No es un título académico. 13. Grado “Maestro/a Ad Vitam”: Distinción académica que se otorga a una o un miembro de brillante trayectoria. 14. Honorable Consejo Universitario: Máximo órgano de autoridad colegiada de la universidad responsable de expedir todas las normas y disposiciones generales encaminadas a la mejor organización y funcionamiento técnico, docente y administrativo de la Universidad. Está integrada por tres profesores titulares en activo y tres estudiantes regulares por cada escuela, facultad e instituto de la universidad. 15. Laudatorio: palabras de elogio para el homenajeado/a en el grado de “Maestro/a ad Vitam”. 16. Maestro/a de ceremonias: Anfitrión/anfitriona oficial de un evento, quien se encarga de presentar a los oradores, hacer anuncios y captar la atención de la audiencia para hacer que la agenda de la ceremonia fluya de la mejor manera posible. 17. Medalla al mérito universitario “Juan Antonio de la Fuente”: Evento donde se otorga Medalla como estímulo para el alumno/a más destacado de cada carrera. 18. Medalla “Miguel Ramos Arizpe”: Evento en donde se otorga Distinción a las y los profesores e investigadores que se hayan distinguido en su labor académica. 19. Paño: Carpeta o mantel que sirve para cubrir la mesa del presídium. Deberá caer 50 cm. Hacia abajo en la parte anterior de la mesa. 20. Pódium: Plataforma en la que se coloca una persona para presidir un acto oficial o para ocupar una posición destacada. 21. Presidente/a exoficio del Consejo: Cargo que dentro de una sesión de consejo ocupa el Rector/a. 22. Presídium: Sitio donde se ubican a las autoridades que presiden un evento. 23. Protocolo: Conjunto de reglas que rigen actos y ceremonias. Hace referencia a distintas conductas y reglas que las personas en una determinada sociedad deberán conocer y respetar en ocasiones específicas. 24. Quórum: Número mínimo de personas que se necesita para llegar a un acuerdo en el contexto de una deliberación; o bien al número de votos que se necesitan a favor para la aprobación de un acuerdo o decisión. 25. Rector/a: Máxima autoridad académica de una universidad o institución educativa de educación superior quien ostenta su representación.

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26. Secretario/a exoficio del Consejo: Cargo que dentro de una sesión de consejo ocupa el Secretario/a General de la universidad 27. Sesión Extraordinaria del Consejo Universitario: Sesión que se lleva a cabo según se juzgue necesario por el Rector/a o alguna de las comisiones generales permanentes. No se tratan más asuntos que aquellos para cuya atención se haya convocado. 28. Sesión Ordinaria del H. Consejo Universitario: Sesiones que se realizan dos veces al año y que están previamente establecidas. Una cada semestre. 29. Sociedad de Alumnos: Órgano que se integra por estudiantes de los distintos niveles educativos que contempla la participación de la comunidad estudiantil estimulando su iniciativa, liderazgo y sentido de responsabilidad social. 30. Toma de Protesta: Formalidad prevista en la ley o en la Constitución que debe cumplirse al momento de tomar posesión del cargo. 31. Veni Creator Spiritus: Es un himno cristiano en latín que invoca al Espíritu Santo. El texto Se suele cantar al inicio de ciertos actos académicos solemnes en las universidades. Esto es un vestigio del origen eclesiástico de la institución universitaria. procede del siglo IX y se suele atribuir a Rabano Mauro.