Pareltjes voor Word

Pareltjes voor Haal meer uit je tekstverwerker Word

Als het over tekstverwerking gaat, is Microso Word nog altijd de gouden standaard. Een zevende van de mensen op deze planeet werkt bijna dagelijks met dit programma. De meesten weten wel hoe ze documenten en rapporten moeten schrijven, maar toch bevat het programma een heleboel minder bekende handigheidjes die je productiviteit een boost geven.

Tekst Dirk Schoofs

De gemiddelde Word-gebruiker benut slechts 10 procent van de mogelijkheden van dit programma. En alweer geldt hier: onbekend is onbemind. De gebruiker die deze tekstverwerker als een veredelde typmachine inzet, wimpelt die extra mogelijkheden soms af als nutteloze tierelantijntjes. Wanneer heb je die geavanceerde kenmerken nou echt nodig? Het antwoord is simpel: de kenmerken waarover we het hier hebben, komen iedereen van pas. Ze zijn niet bedoeld voor nerds die willen uitpakken met slimmigheidjes; als je ze eenmaal kent, wil je ze nooit meer missen.

Tekstvoorspelling

Microsoft rolt een nieuwe functie uit die tekst voorspelt. Eerst kwamen de bètatesters aan de beurt, maar ondertussen kun je met de functie al kennismaken in Microsoft Word-web. Het is zelfs mogelijk dat de tekstvoorspelling al in de lokale desktopversie aanwezig is wanneer je deze tekst leest. Het idee is om gebruikers te helpen e iciënter te schrijven.

Als je de functie activeert, zal het programma voorspellingen tonen van woorden die je wilt schrijven. Met de tab- of rechterpijltoets activeer je een voorspelling en door op Escape te drukken weiger je de suggestie. Het is de bedoeling dat je hierdoor sneller gaat schrijven en minder spelling- en grammaticale fouten maakt. Als je de suggesties irritant vindt, dan kun je die functie uiteraard uitschakelen.

Deze toevoeging maakt gebruik van kunstmatige intelligentie. Dat betekent dat Word zich gaandeweg aanpast aan jouw persoonlijke schrijfstijl.

De knop om de tekstvoorspelling te activeren, vind je onderaan in de statusbalk.

Afdrukken zonder a eeldingen

Je wilt een lijvig document op papier nalezen, maar je hebt geen zin om inkt te verspillen aan de afbeeldingen en foto’s die in het bestand staan? De gemakkelijkste manier is via het menu Bestand en dan ga je naar Opties. Daar kies je de rubriek Geavanceerd aan de linkerkant. Zo kom je rechts bij het onderdeel Afdrukken. Vink hier de optie aan: Conceptkwaliteit gebruiken.

Door die instelling zullen op de afdruk lege vakken te zien zijn op de plaatsen waar op het scherm de afbeeldingen staan. Bovendien zal de printer veel sneller werken. Dit is wel een alles-of-niets-optie. Je kunt dus niet bepaalde afbeeldingen wel weergeven.

Vertalen: 65 talen

Wil je een fragment of een hele tekst vertalen, dan hoef je niet naar Google Translate te gaan. Je kunt rustig in Word blijven, want ook de geïntegreerde vertaalfunctie is er alsmaar beter op geworden. Deze cloudservice ondersteunt 65 verschillende taalsystemen. Ook hier heb je een actieve internetverbinding nodig.

Selecteer het stuk tekst of druk op Ctrl+A om de hele tekst te selecteren. Daarna ga je naar het tabblad Controleren. In de groep Taal vind je de optie Vertalen. De eerste keer dat je deze vertaler aanspreekt, zal Word vragen om Intelligente services te gebruiken. Als je dit dialoogvenster niet te zien krijgt, betekent

Word Word

Vertalen: document of selectie

Uiteraard ontvang je een geautomatiseerde vertaling (zie tekstblok hieronder) die niet perfect is, maar je kunt de inhoud dan wel begrijpen en het is alvast een goede start om de vertaling te verfijnen. Ga je voor de optie Selectie, dan zul je zien dat Microsoft Translator zelf de brontaal heeft gedetecteerd. Heeft de service zich toch vergist in de taalkeuze, dan kun je de brontaal handmatig selecteren. In het vak Naar kies je de uitvoertaal.

De vertaling verloopt razendsnel en als je daarna op de knop Invoegen klikt, wordt de geselecteerde tekst vervangen door de vertaling. Je kunt de vertaling ook gewoon kopiëren om die daarna te plakken in een ander document. Heb je in de vertaalbalk het tabblad Document gekozen, dan kun je van het document een vertaalde kopie in een afzonderlijk venster opvragen.

De vertaling is niet perfect, maar het is een goede start.

Privacygegevens zappen

Net zoals een digitale foto die zonder dat je het merkt een heleboel gegevens opslaat over de camera – de instellingen en soms ook de locatie – bewaart ook Word informatie over jouw manier van werken. Deze metadata kun je zelf in de documenteigenschappen toevoegen via Bestand, Info en dan Eigenschappen. Daarnaast voegt de applicatie zelf gebruiksgegevens toe aan het document. Stel dat je niet wilt dat anderen kunnen lezen wie bijvoorbeeld opmerkingen heeft geformuleerd, dan is het verstandig om schoon schip te maken met deze informatie.

Ga via Bestand / Opties naar het Vertrouwenscentrum. In het rechtergedeelte klik je op Instellingen voor het Vertrouwenscentrum en zo kom je bij de Privacyopties. Om de verborgen informatie in het document te verwijderen, gebruik je aan de rechterkant de knop Documentcontrole. Voordat Word de controle uitvoert, moet je eerst aanvinken wat je wilt controleren. Wil je bijvoorbeeld nagaan of er aantekeningen zijn, of dat het document ingesloten documenten bevat? Klik dan op de knop Controleren en daarna ontvang je een verslag en een knop om de items die je een onbehaaglijk gevoel geven te verwijderen.

In het verslag van de controle kun je alle persoonlijke gegevens wissen.

dit dat deze service reeds actief is. Onder de knop Vertalen zitten twee mogelijkheden: Document vertalen en Geselecteerde tekst vertalen.

De functie Vertalen zit onder de knop Taal.

Datum actualiseren

Schijf je regelmatig brieven of verslagen waarin de datum van vandaag moet komen? Gebruik in het tabblad Invoegen in de groep Tekst de knop Datum en tijd. Je herkent de knop aan het pictogram van het kalendertje en het klokje. Daarna kies je de gewenste notatie. Zo laat je deze gegevens bijvoorbeeld verschijnen als woensdag 16 juni 2021; 16-06-2021 13:05; of 16 juni 2021 of een van de andere mogelijkheden. Hierdoor zal Word de huidige datum noteren, maar de volgende keer dat je dit document opent, zal deze datum zich niet updaten. Als je dat wel wilt, dan vink je in het dialoogvenster Datum en tijd de optie Automatische bijwerken aan. Als je nu het document bewaart, zal Word het document of sjabloon actualiseren telkens wanneer je het opent.

Wil je dat de datum automatisch updatet?

Datumkiezer

Iedereen vergist zich weleens met de combinatie van datum en weekdag. Je noteert bijvoorbeeld de volgende vergadering op woensdag 30 september 2021, terwijl 30 september eigenlijk een donderdag is. Daarom is het handig om in sjablonen de datumkiezer te gebruiken, dat is een minikalender. Deze kalender zit in de besturingselementen die je via het tabblad Ontwikkelaars bovenhaalt. De kans is groot dat dit tabblad bij jou nog verborgen is.

Om dit zichtbaar te maken, ga je naar Bestand, Opties en selecteer je Lint aanpassen. Daarna selecteer je de Hoofdtabbladen in de lijst aan de rechterzijde. Plaats in de lijst een vinkje bij het vakje Ontwikkelaars en klik op OK. Wanneer het tabblad Ontwikkelaar te zien is, ga je daar naar de groep Besturingselementen en klik je op Ontwerpmodus. Hierdoor kun je besturingselementen aan het sjabloon toevoegen. Selecteer de Datumkiezer. Klik daarna op Eigenschappen in de groep Besturingselementen om de manier te bepalen hoe de datum wordt genoteerd. Klik op OK om te bevestigen.

Vergis je nooit meer in de datum dankzij de Datumkiezer.

Online back-up

Je vervloekt het moment dat je een Word-document sluit zonder het op te slaan, of dat door een stroomstoring of een crash het programma stopt of het scherm zwart wordt. In Word 365 zit een extra functie om je werk te herstellen, maar je moet het wel op de juiste manier instellen.

Bovenaan links vind je in versie 365 de schakelaar Automatisch opslaan. Om verwarring te vermijden; Automatisch opslaan zorgt voor een online back-up terwijl de gewone AutoBewaar-functie een back-up op de computer opslaat. Wanneer je deze schakelaar aanzet, maakt het programma voortdurend een reservekopie op OneDrive. Als het noodlot ooit toeslaat, vind je de back-up in de cloud terug.

Plakken zonder opmaak

Iedereen kent de sneltoets Ctrl+C om tekst te kopiëren die je daarna plakt met Ctrl+V. Het nadeel van deze methode is dat je dan ook de opmaak plakt. Hierdoor behoudt de geplakte tekst het lettertype, de lettergrootte, de regelafstand en kleur van de bron, terwijl je meestal liever hebt dat de geplakte tekst de opmaak overneemt van de tekst waarin hij wordt geplakt. Natuurlijk kun je in het tabblad Start onder het pictogram Plakken de optie Alleen tekst behouden selecteren. Of je gebruikt Ctrl+Alt+V om het venster Plakken speciaal in beeld te brengen waar je dan de optie Niet-opgemaakte tekst kiest. De Mac-tegenhanger van deze sneltoets is Cmd+Alt+V.

Meestal is het beter om niet-opgemaakte tekst te plakken.

Word is veel meer dan een typmachine

Plakken zonder opmaak

Nog handiger is dat je zelf een sneltoets maakt om te plakken zonder opmaak. Ga naar Bestand en selecteer dan de Opties. In het venster Opties voor Word klik je in de linkerkolom op Lint aanpassen. Rechts onderaan zie je de knop Sneltoetsen: Aanpassen. Hierdoor opent het venster Toetsenbord aanpassen, met twee kolommen. In de linkerkolom (Categorieën) selecteer je Alle opdrachten. In de rechterkolom zie je alle opdrachten die Word rijk is. Hier moet je lang scrollen om de opdracht Paste Text Only te vinden. Zelfs in de Nederlandse versie van Word staat deze opdracht in het Engels.

Om alles sneller te laten gaan, klik je in de kolom Opdrachten en druk je de toets P in. Nadat je Paste Tekst Only hebt geselecteerd, klik je in het vak Druk op nieuwe sneltoets en vervolgens verzin je een sneltoets bijvoorbeeld Ctrl+Shift+V. Klik op Toewijzen om de opdracht te bevestigen.

AutoHerstel

Automatisch opslaan is een interessante reddingstool, tenzij je geen actieve internetverbinding hebt. Of misschien ben je geen fan van OneDrive en heb je deze service uitgezet. In dat geval moet je vertrouwen op een lokale back-upinstelling.

Via Bestand kun je naar Opties gaan en daar kies je in de linkerkolom het onderdeel Opslaan. Hier kun je het aantal minuten instellen voor AutoHerstel. Zet zeker ook een vinkje bij de optie Laatste automatisch herstelde versie behouden als ik afsluit zonder op te slaan.

In dit venster lees je ook het pad naar de locatie van het auto-herstelbestand. Meestal is dat: C:\Users\ gebruikersnaam\AppData\Roaming\ Microsoft\Word\.

Iedere 10 minuten worden de gegevens opgeslagen voor AutoHerstel.

Adresboekje toevoegen

Als je regelmatig adresgegevens nodig hebt terwijl je in Word werkt, dan kun je een knop toevoegen die rechtstreeks het adresboekje van Outlook opent. Deze knop komt terecht in de werkbalk Snelle toegang; dat is de horizontale werkbalk die boven het lint staat. In Snelle toegang voeg je de knoppen toe van functies die je altijd bij de hand wilt houden. Klik in die balk op het pijltje dat naar beneden wijst en kies Meer opdrachten. Er staan in deze werkbalk standaard al een stel knoppen klaar zoals: Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw.

Omdat je Meer opdrachten hebt gekozen, kom je in de Opties voor Word om de werkbalk Snelle toegang aan te passen. De eerste kolom staat standaard ingesteld op Populaire opdrachten, maar dan vind je niet wat je nodig hebt. Wijzig de weergavemodus van deze kolom in Alle opdrachten. Nu krijg je een alfabetische lijst van alle opdrachten. Selecteer in de lijst de opdracht Adresboek en klik op Toevoegen en bevestig met OK. Voortaan heb je bovenaan in de werkbalk het pictogram van het Adresboek.

Als je op dit pictogram klikt, kun je een naam kiezen uit het geselecteerde Outlook-adresboek om bij de contactgegevens te komen. Natuurlijk is de kwaliteit van de gegevens afhankelijk van hoe goed je het Outlook-adresboek op orde houdt.

Redding

Er zijn twee manieren om lokale bestanden te herstellen die je niet hebt opgeslagen. Met de eerste manier ga je via het tabblad Bestand naar Openen en daar kies je de opdracht Recent. Helemaal onderaan vind je de redding in de vorm van de knop Niet-opgeslagen documenten herstellen. Die knop brengt je naar de map Unsaved Files die diep in het systeem zit.

Voor de tweede manier ga je weer naar het tabblad Bestand en bij het onderdeel Info gebruik je de knop Document beheren. Heel vaak lees je hier dat er geen niet-opgeslagen wijzigingen zijn, maar gooi de handdoek nog niet in de ring en klik toch op de knop Document beheren. Langs deze weg zie je de optie Niet-opgeslagen Word-documenten herstellen. Ook dan kom je bij de map waar mogelijk asd-bestanden zitten (AutoSaved Document). Aan de hand van het tijdstip in de kolom Gewijzigd vind je het document dat je wilt herstellen.

De redding: de knop Niet-opgeslagen documenten herstellen.

Verborgen calculator

Op dezelfde manier als het Adresboek kun je een calculator in de werkbalk Snelle toegang plaatsen. Selecteer hiervoor in de eerste kolom van Opties voor Word om de werkbalk Snelle toegang aan te passen, de opdracht Berekenen. Er verschijnt een vette stip in de werkbalk Snelle toegang. Als je daarop klikt, krijg je een mini-calculator te zien. Als je eenmaal doorhebt hoe die werkt, vergeet je het nooit meer. Eerst typ je in het Word-document een bewerking, bijvoorbeeld 145 * 2 / 2,7, daarna selecteer je deze berekening en je klikt op de vette stip. Hierdoor wordt het resultaat in het klembord geplaatst. Als je vervolgens de muisaanwijzer in het document plaatst en je gebruikt Ctrl+V (Plakken), dan verschijnt het resultaat: 107,41. Je kunt het resultaat in ieder programma plakken.

Het resultaat wordt in het klembord opgeslagen.