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Índice Introducción y Ámbito de Aplicación

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La Ética

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Derechos, Deberes y Trato Equitativo

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Buen Gobierno

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Sistemas de Control

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Cumplimiento y Seguimiento Comité de Ética

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Vigencia

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Capítulo 1

Introducción y Ámbito de Aplicación


Misión: procurar el bienestar del caficultor colombiano a través de una efectiva organización gremial, democrática y representativa. Visión: ser un gremio próspero y efectivo, que trabaja para un caficultor empoderado que toma las mejores decisiones para su desarrollo económico y social respetando el medio ambiente. La FNC representa a más de 550 mil familias cafeteras. Su prioridad es contribuir a la rentabilidad y sostenibilidad de la caficultura, al fortalecimiento del gremio y a la búsqueda de la prosperidad y bienestar de los productores de café. 5


Así mismo, y en tanto como administradora del Fondo Nacional del Café, desarrolla actividades encaminadas a:

• La investigación para optimizar costos de producción y maximizar la calidad del café.

• El acompañamiento técnico a los productores.

• La comercialización del café.

• La publicidad y promoción del café de Colombia.

• La ejecución de programas para beneficio del caficultor. 6


¿Por qué el Código? La FNC es consciente de que la aplicación de los principios y valores de la ética y de los principios y buenas prácticas del buen gobierno son un medio fundamental para generar confianza, legitimidad y construir valor en la Entidad. Además, se está dando cumplimiento a la obligación contenida en el parágrafo Segundo de la Cláusula Séptima del Contrato de Administración del FoNC, celebrado con el Gobierno Nacional el 7 de julio de 2016 que prevé la adopción de un Código de Ética y Buen Gobierno.

actuaciones y las pautas de conducta. Este código hace parte integral de los Estatutos vigentes de la Federación y aquellos que en el futuro se adopten, así como también se integrará al Reglamento Interno de Trabajo para el caso de los trabajadores de la Federación Nacional de Cafeteros.

¿A quiénes está dirigido? Federados o agremiados, representantes gremiales, trabajadores y demás partes relacionadas.

¿Para qué? Adoptar los principios y estándares básicos que cada uno de los destinatarios se compromete a respetar, obedecer y vivir y hacer suyos en sus actividades diarias. Esta vocación y mandato deberá extenderse donde quiera que los destinatarios del código representen la institución y los intereses de los cafeteros.

¿Qué contiene? Los principios y valores que rigen las 7


Capítulo 2

La Ética


Forma en la cual debemos relacionarnos y comportarnos como parte de la FNC, tanto desde el punto de vista personal como profesional, basados en valores y principios que permitan elevar los estĂĄndares para ser los legĂ­timos representantes y voceros de los intereses de los caficultores del paĂ­s.

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Principios y valores éticos: Reglas que definen conductas, elementos de la cultura organizacional y formas deseables de ser y actuar que posibilitan la construcción de una convivencia gratificante. Transparencia: Somos una entidad de puertas y decisiones abiertas. Somos transparentes cuando actuamos, generamos confianza, damos a conocer la información de manera clara, oportuna y correcta.

Respeto: Procuramos el respeto entre las personas con las que interactuamos, por su integridad física, anímica y moral, por sus convicciones y creencias. Así como la de la institución y sus normas.

Integridad: Realizamos todo aquello que consideramos bueno para nosotros y que no daña a los demás, de acuerdo con las 10

normas éticas y sociales.

Búsqueda del bien común: Buscamos el bien común cuando trabajamos por el bienestar del Caficultor y el interés general.

Probidad: Actuamos de manera íntegra, recta y honesta.

Moralidad: Nos comportamos con coherencia con los preceptos de la moral establecida y aceptada, actuaciones correctas y buenas.


Compromiso: Nos identificamos con los fines y propósitos de la entidad, ponemos empeño en lo que hacemos y vamos más allá de nuestras obligaciones. Somos y tenemos actitud de servicio.

Buena fe y lealtad: Actuamos con honradez, fidelidad, honor y convicción de verdad.

Responsabilidad: Equidad: Buscamos la promoción de la valoración de las personas sin importar las diferencias culturales, sociales o de género.

En la Federación somos responsables cuando asumimos y cumplimos los compromisos adquiridos con diligencia y cuidado, cuando tomamos decisiones que pueden afectar el bienestar de los caficultores o el patrimonio de la entidad.

Pautas Éticas: Medios o modelos que nos imponemos y aceptamos seguir por el solo hecho de pertenecer o trabajar para la FNC y la Institucionalidad Cafetera. A. Conflicto de Interés: Es prohibido actuar y tomar decisiones estando presente un conflicto de interés. Hay conflicto de interés en aquellas situaciones en las que estén en potencialidad de entrar en conflicto, de forma directa o indirecta, los intereses de la Federación o de sus entidades o

dependencias o los del Fondo Nacional del Café con el interés particular. También hay conflicto cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle independencia, equidad u objetividad a la actuación de un trabajador, federado o representante gremial y pueda afectar el interés de la entidad o el interés general. 11


Todo conflico debe: identificarse, informarse y gestionarse ante superior inmediato o quien se indique. En caso de una decisión que beneficie a un representante gremial, debe acudirse al órgano superior, sin perjuicio de que por el resto se adopte la decisión sin presencia del potencial beneficiario.

B. Influencia personal: Los trabajadores y representantes gremiales se abstendrán de recomendar o solicitar tener en cuenta, o promover alguna contratación en la cual puedan tener un interés particular.

C. Obsequios y Atenciones: Las decisiones de la Federación y de sus órganos de dirección y deliberación están basadas en criterios claros, responsables y objetivos, no influenciadas por factores tales como obsequios, atenciones, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos tendientes a obtener resultados de interés particular. En consecuencia, los representantes gremiales y trabajadores de la Federación no podremos dar, ofrecer, pedir o aceptar, en forma directa o indirecta, obsequios, favores, atenciones, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas con la Federación que puedan influir en decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio 12

o de terceros. No están incluidos en esta prohibición: • Regalos o invitaciones institucionales o publicitarias que hagan parte del giro ordinario de los negocios y que tengan un objetivo comercial definido, por valores de mínimo costo, o atenciones de costos que no sobrepasen el valor de un salario mínimo mensual vigente. • Invitaciones a capacitaciones técnicas o misiones comerciales, siempre y cuando la Federación o una empresa de la Institucionalidad Cafetera cubran los gastos de pasajes, transportes y viáticos. • Invitaciones a actividades gremiales que realicen los empleados de la Federación y los representantes gremiales. • Objetos, condecoraciones o atenciones de escaso valor, sean éstos promocionales o los usuales en épocas como Navidad, congresos, juntas, comités, comisiones y aniversarios de la compañía que lo ofrece. Lo anterior siempre y cuando no sobrepasen el valor de un salario mínimo mensual vigente. • Las que de manera general señale vía interpretación el Comité de Ética, con carácter general.

D. Manejo de Recursos: El manejo de recursos debe darse siguiendo de manera estricta los procedimientos y principios de la contratación, atendiendo los altos estándares


éticos y buen manejo de lo ajeno.

E. Manejo de la información: La Federación y sus representantes gremiales respetan, mantienen y protegen adecuadamente la privacidad y la información suministrada: no se podrá divulgar información confidencial, privilegiada o reservada.

F. Relaciones Interpersonales: La Federación fomenta un ambiente laboral basado en valores y promueve una convivencia laboral sana y armónica en los sitios de trabajo.

G. Gestión del recurso humano: Se velará porque haya reglas claras respecto de la remuneración ordinaria y extraordinaria, los derechos y obligaciones.

H. Acoso Laboral: La Federación promueve un ambiente de trabajo donde no hay lugar a manifestaciones de violencia, discriminación, acoso físico, sexual, psicológico, moral o de cualquier otro tipo.

I. No Discriminación y Equidad: En la Federación no se tolera ningún trato discriminatorio por condición de

género, raza, color, nacionalidad, origen social, edad, estado civil, orientación sexual, ideología, opiniones políticas, religión o cualquier otra condición personal, física o social de sus representantes gremiales y trabajadores.

J. Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente: La Federación tiene el compromiso de mantener la integridad y bienestar físico, mental y social de sus trabajadores, promoviendo la protección del medio ambiente.

K. Inhabilidades e Incompatibilidades: Las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades estan motivadas por razones de transparencia y del interés general y en consecuencia su régimen y aplicación está expresa y taxativamente consagrada en los Estatutos, en el reglamento interno de trabajo y en el Contrato de Administración del Fondo Nacional del Café y rige para todos los destinatarios de este Código.

Se dispondrá de un mecanismo de atención especial para comunicar comportamientos ilegales o antiéticos: • •

buzon.etica@cafedecolombia.com buzonetica.gerente@cafedecolombia.com 13


CapĂ­tulo 3

Derechos, Deberes y Trato Equitativo


Derechos de los Agremiados o Federados: La Federación reconoce a los Federados o Agremiados, entre otros, los siguientes derechos: • Elegir a sus representantes ante los Comités Cafeteros. • Ser elegidos como miembros de los Comités Departamentales o Municipales de cafeteros. • Delegar su representación y el otorgamiento de la cédula cafetera. • Acceder a los programas que adelante la Federación. • Ser escuchados por sus representantes gremiales.

Deberes de los Federados o Agremiados: A su vez, los Federados tienen deberes, consistentes en observar las disposiciones legales y estatutarias, así como las diferentes políticas y directrices, actuando con lealtad y honestidad frente a los caficultores, y a la Federación, absteniéndose de participar en actos o conductas que de manera particular pongan en riesgo los intereses, valores y objetivos de la Federación, su buen nombre, su legitimidad, o impliquen la divulgación de información reservada de la misma.

Derechos de los Representantes Gremiales: Los representantes gremiales tienen los siguientes derechos:

• •

pertinente para el cumplimiento adecuado de sus funciones. Ser convocados a las distintas reuniones y sesiones. Obtener la orientación por parte de la Federación para el ejercicio de sus funciones y para la toma de decisiones.

Deberes de los Representantes Gremiales: Los representantes gremiales deben obrar de buena fe, con lealtad, honestidad y con diligencia. En el cumplimiento de su función deben:

• Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias.

• Guardar y proteger la reserva comer-

cial e industrial del gremio. de utilizar indebidamente información privilegiada. • Dar un trato equitativo a los Federados y respetar el ejercicio del derecho de información e inspección. • Abstenerse de participar, en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia no leal con el gremio y/o la Federación e Institucionalidad Cafetera. • Dar buen uso de los bienes y activos de la Federación y de los caficultores. • Adoptar las decisiones atendiendo a los principios, valores y pautas éticas de que trata este Código.

• Abstenerse

Trato Equitativo: La Federación proporciona un trato igualitario a todos los Federados o Agremiados sin privilegiar los intereses de ninguno sobre los de los demás.

Contar con la información necesaria y 15


CapĂ­tulo 4

Buen Gobierno


Principios del Buen Gobierno: Se entiende como un conjunto de prácticas para administrar adecuadamente la entidad. En relación al buen gobierno, el Código contiene la estructura de distribución de derechos y responsabilidades de todos los actores, así como la forma de relacionamiento recíproco. Lo que permite y facilita la mitigación de conflictos de intereses y exposición a los riesgos de malos manejos.

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Los siguientes son los principios de buen gobierno que la Federación acuerda privilegiar: • La búsqueda permanente de la Eficiencia y la Eficacia. • Comunicación e información pertinente, transparente y oportuna. • Actuación con Responsabilidad social, incluido el respeto al medio ambiente. • Actuaciones con espíritu innovador para la creación de valor y la proyección de la institución en el largo plazo.

Estructura Gremial: La Federación, como entidad gremial, tiene establecida en sus Estatutos vigentes la siguiente estructura de gobierno: • • • • • •

Congreso Nacional de Cafeteros. Comité Nacional. Comité Directivo. Comités Departamentales de Cafeteros. Comités Municipales de Cafeteros. Los demás comités, comisiones y subcomités

Beneficios de Representantes Gremiales: Los Representantes gremiales del Comité Nacional, Comité Directivo y Comité Departamental perciben como única contraprestación por el ejercicio de su labor gremial la que determine el Congreso Nacional de Cafeteros o quien se indique en los Estatutos o reglamentos. 18

En este sentido se abstendrán de recibir cualquier otra remuneración o dádiva por parte de la Federación o de cualquier otra institución por su gestión.

Alta Dirección y Representación legal: La gestión administrativa de la Federación está en cabeza de la Alta Dirección. Actualmente está compuesta por el Gerente General, los Gerentes de área, los Directores ejecutivos, el secretario general y demás directores que se establezcan en la estructura. El Gerente General representa legalmente a la Federación y actúa como vocero ante las autoridades nacionales e internacionales y ante terceros. Debe tener los suplentes y apoderados que se establezcan en los Estatutos.

Política Salarial: El Comité Directivo aprueba la política salarial y de compensaciones para todos los cargos de la Federación, promoviendo el desarrollo, permanencia y bienestar del ser humano, así como el equilibrio entre los derechos y obligaciones de cada quien sin ningún tipo de discriminación.

Gestión por procesos y Gestión de proyectos: La Federación, en la estrategia de generación de valor, se ha consolidado


como una organización enfocada a la innovación y gestión por procesos.

Manejo y Revelación de la información: La Federación, en sus diferentes roles, debe establecer políticas, procedimientos y mecanismos a través de los cuales pone a disposición de los interesados la información relacionada con el ejercicio de las funciones y la forma como cumple los principios, objetivos y obligaciones institucionales. Igualmente deberá tener políticas claras respecto de la información que puede y debe divulgar y aquella que está sometida a reserva. Los trabajadores, terceros, representantes gremiales deberán observar de manera estricta las disposiciones legales y contractuales relacionadas con la información reservada, confidencial y privilegiada, siendo conscientes de las consecuencias de carácter legal (penal, fiscal, disciplinaria).

Comunicación a los Federados o Agremiados:

Medios de información y retroalimentación: La Federación, para garantizar y hacer efectivo el control social a la gestión de ésta, divulga los programas de asistencia técnica y actividades que benefician a los caficultores, da a conocer la información económica relacionada con el café, informa sobre las actividades gremiales y administrativas, y brinda a los caficultores, grupos de interés y el público en general, acceso ágil y eficaz a la información. Esta divulgación se realiza a través de diferentes canales y medios: • Las páginas web: www.federaciondecafeteros.org y www.cafedecolombia.com • Las oficinas de atención a los caficultores. • El Programa Profesor Yarumo: • Cuenta en Twitter (@fedecafeteros), Intranet y canales internos. • Mecanismos de atención de información para solución de inquietudes, respuestas a derechos de petición. • Medios de comunicación de los Comités de Cafeteros.

La interacción y comunicación entre los Federados o agremiados y la Federación se realiza a través de los Comités Municipales, los Comités Departamentales, el Comité Directivo, el Comité Nacional, el Congreso Nacional de Cafeteros, y quienes ejercen su representación. 19


CapĂ­tulo 5

Sistemas de Control


Control Interno El control debe estar conformado como un sistema y estar implícito en cualquier actividad, área, proceso, proyecto que adelante la entidad. El Sistema de Control Interno está compuesto por cinco aspectos debidamente interrelacionados:

Ambiente de Control: El Comité Directivo y la Alta Dirección son los responsables de la existencia de un sólido ambiente de control dentro de la Federación, que promueva una cultura de gestión de riesgos y control para la organización.

Identificación, Valoración y Gestión de Riesgos:

operaciones, seguridad de activos y segregación de responsabilidades. La Federación debe establecer la política de actuación para quienes la representen en los distintos cuerpos colegiados o entidades.

Información y Comunicación del Sistema de Control Interno: La Federación cuenta con las políticas y mecanismos necesarios para la información y comunicación del sistema de control interno a todas las partes involucradas.

Monitoreo:

Es responsabilidad de cada uno de nosotros identificar y participar en la gestión de los riesgos asociados a las actividades que estén bajo nuestra responsabilidad.

El sistema de control interno es monitoreado permanentemente mediante actividades de supervisión que realiza la Alta Dirección.

Actividades de Control:

Auditoría Interna:

Las actividades de control están inmersas a todo lo largo y ancho de la Federación, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluye aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión del desempeño de

La auditoría interna se considera como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesoría concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Federación. 21


Control Externo Revisoría Fiscal:

deben versar sobre asuntos específicos.

Para la fiscalización de su propio patrimonio, la Federación cuenta con una Revisoría Fiscal, ejercida por una firma o empresa privada especializada en la materia.

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La elección del Revisor Fiscal la hace el Congreso Nacional de Cafeteros con base en una preselección objetiva y transparente adelantada por el Comité Directivo. Éste no puede desempeñar en la Federación y/o en sus filiales y subsidiarias, directamente o a través de terceros, servicios distintos de los de Revisoría Fiscal o auditorías relacionadas.

Contraloría General de la República: Es quien ejerce vigilancia de la gestión de la Federación en el manejo de los recursos que administra del Fondo Nacional del Café.

Auditorías Especializadas: El Comité Directivo y/o los Comités Departamentales pueden solicitar al Gerente General la realización de auditorías especializadas, que en todo caso 22

Consolidación de informes: La Federación dentro de su arquitectura de control debe contar con un mecanismo de consolidación de los informes provenientes de las revisorías, auditorías, Contraloría General de la República.


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Capítulo 6

Cumplimiento y Seguimiento Comité de Ética


Cumplimiento: La Federación y quienes la componen están comprometidos para cumplir y hacer cumplir todos los preceptos consagrados en el presente Código de Ética y Buen Gobierno. Cada uno es responsable de cualquier acción u omisión que pueda contrariar los principios y valores adoptados en este Código, y de comunicar prontamente cualquier acción que constituya violación a este Código y a los principios en que está inspirado.

Comité de Ética. Funciones del Comité de Ética: El seguimiento, control y vigilancia del cumplimiento de este código y de los principios inspiradores del mismo estará a cargo de un Comité de Ética. Este comité estará conformado por 6 miembros así: • 1 representante del Comité Directivo, • 1 representante de los Comités Departamentales de Cafeteros. • 1 representante de los Comités Municipales . • 1 representante de los trabajadores de la Federación. • El Gerente General o su delegado. • 1 Miembro externo e independiente.

• Propender por la difusión e implementación del Código. • Propender por la divulgación e interiorización de los valores, principios y directrices. • Propiciar conductas y comportamientos éticos, transparentes y eficientes en todos los niveles de la Federación. • Establecer las estrategias de seguimiento y control

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Capítulo 7

Vigencia El presente Código de Ética y Buen Gobierno rige a partir de su aprobación por parte del Congreso Nacional de Cafeteros. Cualquier aprobación en materia de ética y buen gobierno por el Congreso o Comité Directivo se incorporará y modificará de manera automática el presente Código. Este Código fue aprobado por el 83 Congreso Nacional de Cafeteros realizado en Bogotá del 30 de noviembre al 2 de diciembre de 2016.


Cartilla pedagógica Código Ética y Buen Gobierno  
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