ASUNTOS TÉCNICOS Por CPA MarÍa E. Morales, Asesora de Asuntos Técnicos del CCPA
CÓMO MANTENER UNA CONTABILIDAD PRÁCTICA EN MIRAS A LA NUEVA REFORMA CONTRIBUTIVA La Ley 257 del 10 de diciembre de 2018 (La Ley) introduce una Reforma Contributiva que cambia sustancialmente la forma de tributar de individuos y corporaciones y la forma de reclamar ingresos y gastos. Los CPA que mantienen contabilidades para sus clientes, así como las compañías que procesan internamente su contabilidad deben hacer unos cambios en la manera en que históricamente se registraban las transacciones para facilitar el proceso de preparación de planillas y reconciliación de partidas comenzando en el año 2019. También, el llevar una contabilidad práctica facilita el proceso de obtener evidencias en casos de investigaciones contributivas por parte del Departamento de Hacienda (Hacienda). Métodos Contributivos La nueva Ley provee para varios métodos de tributación, el método de contribución opcional que se basa en una tasa fija dependiendo del ingreso bruto o alternativa mínima, este último requiriendo que se radique conjuntamente con la planilla un “Agreed Upon Procedures” (AUP). Este debe ser preparado por un CPA con licencia vigente en Puerto Rico que de alguna forma certifique los gastos reclamados para propósitos de la Contribución Básica Alterna en individuos y corporaciones de servicios y Contribución Alternativa Mínima para corporaciones. Esto aplica para compañías o individuos que no se auditan, o sea con ingresos brutos de menos de $3,000,000 y que reclaman gastos que no están evidenciados mediante informativas. Gastos La Ley provee para que los gastos reclamados por individuos que trabajan por cuenta propia o corporaciones de servicios que no se acojan a la contribución opcional o para propósitos de computar la contribución alternativa mínima en corporaciones regulares, sean informados en informativas 480.6A y 480.6B para ser aceptados por Hacienda como una deducción, como por ejemplo salarios notificados en una W-2 (Se permite 125% de deducción), gastos de nómina como Seguro Social, desempleo e incapacidad y choferil, servicios profesionales, comisiones, renta, seguros, publicidad, impuestos sobre ventas, patentes, contribución
sobre propiedad mueble e inmueble, y cualquier otro gasto que se incluya en una informativa. Sin embargo, solo se preparan informativas para pagos en exceso de $500.00, lo que crea la disyuntiva que aquellos pagos menores a $500.00 no informados, los cuales no serían deducibles a menos que se incluyan en un AUP. Se recomienda entonces preparar informativas para el 100% de los pagos por servicios profesionales si es costo/beneficioso para la empresa por la multitud de pagos pequeños y la cantidad envuelta. Ciertos gastos como seguros de salud, aportaciones a planes de pensiones, intereses notificados en informativas, depreciación y utilidades continúan siendo deducibles para la Contribución Básica Alterna y la Contribución Alternativa Mínima. Esto deja una gama enorme de posibles gastos incurridos que habría que evidenciarle a Hacienda. Históricamente en el mantenimiento de la contabilidad los gastos no se detallaban tanto en cuentas separadas, sino que se usaban cuentas como gastos de oficina, materiales y suministros, gastos misceláneos, donativos, etc. Se sugiere que se use un método más detallado de registrar las transacciones en las cartas de cuentas, por ejemplo: servicios profesionales informados en 480.6A y 480.6B y otros servicios profesionales no informados, materiales de oficina, materiales de limpieza, mantenimiento, cargos bancarios, gasto de internet, seminarios, uniformes, lavandería, fletes y correo, suscripciones, membresías, cuotas profesionales, programas de computadoras, seguros de propiedad y responsabilidad profesional, licencias y otros. Deben estar en cuentas separadas que facilite su identificación para certificar en un AUP o proveer evidencia adicional a Hacienda. También se debe mantener una cuenta de donativos separada para aquellos donativos a entidades sin fines de lucro que rinden servicios en Puerto Rico y otro tipo de donativos. Cabe señalar que las cuentas de viajes y entretenimiento deben estar separadas ya que los viajes son deducibles 50% y el entretenimiento solo 25%. Los gastos pagados a
19