Tobler HR Standardprozess Bewerber / Mitarbeitende
Workflow zum Prozess: Personalgewinnung
GL / Vorgesetzte der Linie
Linie
HR-Betreuung
HR-Payroll
Hilfsmittel
Bemerkungen
Personalantrag
Personalantrag an Vorgesetzten (Stufe GL) senden
Bedürfnis nach Stellenbesetzung
Personalantrag stellen Personalantrag überprüfen und visieren HR prüft auf Budget; Vorschlag an CEO
Personalantrag entscheiden
Visum CEO und Leiter HR benötigt Auch bei Temporär- und Ersatzanstellungen
Antrag genehmigt?
Nein Reorganisation der Aufgaben auf vorhandene Ressourcen
Ja
Prozessende Personalgewinnung
Personalantrag genehmigt
Prozess Nr. 1
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16.02.2011
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Linie
Workflow zum Prozess: Personalgewinnung
GL / Vorgesetzte der Linie
HR-Betreuung
HR-Payroll
Hilfsmittel
Bemerkungen
Formular Personalantrag muss ausgefüllt sein
Stelle genehmigt & wenn nötig Anforderungsprofil definieren
Rekrutierungsauftrag an HRManager weiterleiten
Stellenprofil mit Linie festlegen (falls nötig)
Stellenbeschreibung
Beratungsgespräch HR-Betreuung / Linie zur Erhebung des Bedarfs Vorgehen absprechen Auftrag finalisieren
Rekrutierungsauftrag auslösen
Inserate und andere Massnahmen entwerfen und definieren
Antrag Stelleninserat
Internet / Intranet Anschlagbretter
Abstimmung mit Linie, Verabschiedung und Publikation
Feedback zu Massnahmen geben
Monitoring der Massnahme
Prozess Nr. 1
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Linie
Workflow zum Prozess: Personalgewinnung
GL / Vorgesetzte der Linie
HR-Betreuung
HR-Payroll
Hilfsmittel
Bewerbung verfassen und via online tool an Tobler HR schicken
Bewerbung Post E-Mail Online tool
Innert 48h nach Eingang an Linie weiterleiten Feedback der Linie nach spätestens 5 Arbeitstagen
Bewerbung erhalten
Empfangsbestätigung an Bewerber senden (via online tool automatisch)
Empfangsbestätigung (siehe online tool)
Brief: Vervollständigung Unterlagen (siehe online tool)
Grobsichtung der Dossiers, ggf. Rückfragen
Triage der Dossiers
A
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B
Z.B. Fahrausweis Staplerausweis Etc.
Abgleichen mit Datenbank über Absagen, um MehrfachBewerbungen zu verhindern
Dossiers vorselektionieren
Prozess Nr. 1
Bemerkungen
Triage: A: Bewerber einladen B: Bewerber vertrösten C: Bewerber absagen C
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Linie
Workflow zum Prozess: Personalgewinnung
GL / Vorgesetzte der Linie
HR-Betreuung A
B
HR-Payroll
Hilfsmittel
Bemerkungen
C
Bewerber vertrösten und später über Absage entscheiden
Brief mit Bitte um Geduld (siehe online tool)
Entscheidung, wen einladen auf später verschieben B-Bewerber erst an Linie, wenn zu wenige A-Bewerber, oder A-Bewerber abgesagt Linie entscheidet auch hier (analog A-Bewerber)
Absage? Nein
Ja
Entscheidung, wen einladen Absagebrief und evt. Bewerbungsunterlagen an Bewerber schicken
Absagebrief (siehe online tool)
Prozessende Personalgewinnung
Bewerber wird eingeladen
Recruitingtag planen und Bewerber einladen
Einladung
Lageplan Je nach rekrutierter Stufe auch direkt durch die Linie Kader / Führungsfunktionen mit HR-Beteiligung Terminbestätigung
Prozess Nr. 1
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Linie
Workflow zum Prozess: Personalgewinnung
GL / Vorgesetzte der Linie
HR-Betreuung
Interview vorbereiten
Interview vorbereiten
Interview führen
Interview führen
HR-Payroll
Hilfsmittel
Interviewleitfaden
Interviewprotokoll
Interview auswerten und Entscheidung treffen
Bemerkungen
Dossiers detailliert studieren Fragen vorbereiten Absprache mit Linie Räume reservieren Handouts Gespräch führen Protokoll führen Lohnerwartungen klären
Absage Vertrösten oder Zum 2. Interview einladen
2. Runde?
Nein
Absage Telefon
Ja
Absagebrief und evt. Bewerbungsunterlagen an Bewerber schicken
Absagebrief nach 1. Runde (siehe online tool)
Prozessende Personalgewinnung
2. Runde vorbereiten
Prozess Nr. 1
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Interviewleitaden
Lohnvergleiche mit Team und Rolle Lohnbänder prüfen Angebotskonditionen vorbereiten
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Linie
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GL / Vorgesetzte der Linie
HR-Betreuung
Interview führen
Interview führen
Interview auswerten und Entscheidung über weiteres Vorgehen
Interview auswerten und Entscheidung über weiteres Vorgehen Referenzauskunft einholen und weitere Abklärungen
HR-Payroll
Hilfsmittel
Interviewprotokoll
Checkliste Referenzauskunft
Bemerkungen
Inhalt 2. Gespräch u.a.: Anstellungskonditionen Mündliches Angebot Zukunft, Arbeitsplatz Info über weitere Abklärungen wie z.B. Strafregisterauszug
Referenzen einholen Assessment-Center (funktionsabhänig) evt. Probe- / Schnuppertag Je nach Funktion sind andere Abklärungen zu tätigen
Definitive Entscheidung treffen Entscheidung?
Absage
Angaben zum Arbeitsvertrag Bewerten Vergleichen Entscheiden
Absage Telefon Formular Angaben zum Arbeitsvertrag aufüllen Angebot
Absagebrief und evt. Bewerbungsunterlagen an Bewerber schicken
Absagebrief nach 2. Runde (siehe online tool)
Prozessende Personalgewinnung
Verträge
Je nach Stufe trifft die Linie die Entscheidung alleine HR checkt IMMER die Referenzen KEINE Zusage der Linie VOR Freigabe durch HR
Vertrag vorbereiten Checkliste Eintritt
Prozess Nr. 1
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HR-Betreuung
HR-Payroll
Hilfsmittel
Bemerkungen
Vertrag im Doppel an Linie zur Unterschrift
Vertrag unterschreiben und an HR retournieren. GL über Eintritt informieren
Angebot per A-Post Bewerber telefonisch informieren
Information über Neueintritt erhalten
Vertrag an Bewerber zustellen
Vertrag erhalten
Vertrag zugestellt
Unterschreiben und zurücksenden
Eingang Vertrag tracken
Anschreiben
Vertrag inkl. Vertragsbeilagen und Reglemente
Nachfassen, wenn Vertrag nicht retourniert wird Wenn Vertrag nicht unterschrieben wird, Vertragsdokument zurückverlangen
Vertrag unterschrieben zurück
Prozess Nr. 1
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HR-Betreuung
HR-Payroll
Hilfsmittel
Eintrittsformalitäten vor Stellenantritt
Eintrittsformalitäten erledigen
Arbeitsplatz bereitstellen
Vakanz schliessen
Payroll-Aufgaben: Eintritt in SAP erfassen Planstelle, Org. Einheit, Stelle und Kostenstelle ins SAP eingeben PK anmelden AHV anmelden Kinderzulage anmelden Quellensteuer anmelden Aufgaben Payroll
Aufgaben Vakanz schliessen: Letzte Absagen Inserate zurückziehen
Aufgaben Arbeitsplatz bereitstellen: IT beantragen Arbeitskleidung bereitstellen Batch evt. Schlüssel beantragen
Verantwortung für Publikation im Intranet
Einführungsprogramm erstellen; 1. Arbeitstag organisieren
Bemerkungen
Einführungsprogramm
Publikation im Intranet: Monatliche Publikation über Eintritte, Austritte, Lehrabschlüsse, Jubiläen etc.
Feedback: Eintritt ist vorbereitet
Check: Aufgaben in Linie und Payroll erledigt? Personaleinstellung abgeschlossen
Prozess Nr. 1
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Blumen für 1. Arbeitstag bestellen
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Linie
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HR-Betreuung
HR-Payroll
Hilfsmittel
Vorstellungsrunde Einführung Mit Götti in Kontakt Blumen bereitstellen Schlüssel und Badge übergeben
Begrüssung 1. Arbeitstag und Vorstellung im Team
Arbeitsaufnahme
Bemerkungen
Arbeitsaufnahme
Bereichsziele, Zielvereinbarung
Ziele vereinbaren
Probleme während d. Probezeit?
Mitarbeitergespräch führen
HR-Betreuer möglichst früh informieren Gespräch MA/Linie/HR Massnahmen schriftlich vereinbaren
Nein
Ja
HR-Betreuung beiziehen und Mitarbeitergespräch führen
Pulsmesser
Spätestens 1 Monat vor Ablauf der Probezeit
Prozess Nr. 1
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Probezeitgespräch
Linie
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HR-Betreuung
HR-Payroll
Formular Probezeitgespräch
Probezeitgespräch führen
Ausgefülltes Probezeitformular an HR-Betreuung senden
Bemerkungen
Planung, Durchführung und Auswertung des Probezeitgespräches Massnahmen vereinbaren Probezeitformular ausfüllen Probezeitgespräch 1 Monat vor Ablauf der Probezeit führen
14 Tage vor Ablauf der Probezeit HR trackt den Eingang des Probezeitformulars
Feedback Gespräch
Fragebogen ausgefüllt Gefühlslage des neuen Mitarbeiters abgeholt Tel. oder persönlich
Feedback Gespräch
Linie informiert, ob sich Situation verbessert hat Gemeinsamer Entscheid, ob Arbeitsverhältnis aufgelöst wird HR prüft dabei die arbeitsrechtliche Situation Falls Kündigung, ausführliche, schriftliche Begründung mitliefern
Gemeinsame Entscheidung über Weiterführung oder Auflösung
Arbeitsverhältnis wird weitergeführt?
Nein
Prozess Nr. 1
Hilfsmittel
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Ja
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HR-Betreuung
HR-Payroll
Hilfsmittel
Bemerkungen
Ja
Nein
Kündigungsantrag
Antrag zur Kündigung mit HR besprechen
Schriftliche Begründung der Linie muss vorliegen
Unterlagen im Dossier ablegen. Auf Vollständigkeit prüfen!
Alle Unterlagen aus der Linie müssen im Dossier abgelegt werden
Mitarbeiter in Festanstellung
Kündigungsschreiben
Kündigungsunterlagen vorbereiten
Kündigungsgespräch
Aufgaben HR-Betreuung Austrittsgespräch mit Mitarbeiter Dossier vervollständigen und abschliessen Rückgabe Firmeneigentum
Kündigungsgespräch führen
Austrittsadmin
Austrittsadmin
Aufgaben HR-Payroll Austritt in SAP eingeben
Austritt Mitarbeitende
Prozess Nr. 1
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