Trabajo final conceptualización pgd ges doc ii by clara cortes

CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CLARA INÉS CORTÉS FORERO DABEIVA LÓPEZ FRANCO LUZ MARINA SARMIENTO TORRES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL II FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013

CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CLARA INÉS CORTÉS FORERO DABEIVA LÓPEZ FRANCO LUZ MARINA SARMIENTO TORRES

Docente LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL II FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013

CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1 ¿QUÉ ES UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CUÁLES OBJETIVOS PRETENDE ALCANZAR? 2.2 ENTE RECTOR DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA 2.3 LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN SU TÍTULO V, ARTÍCULO 21 Y ARTÍCULO 19 2.4 INSTITUCIONES DE CARÁCTER INTERNACIONAL QUE HAN CONTRIBUIDO A QUE PROFESIONALES Y ORGANISMOS AFRONTEN DECIDIDAMENTE LOS PROBLEMAS QUE CONLLEVA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 2.5 ¿EN QUÉ PAÍS Y EN QUÉ AÑO FUE CONCEBIDA Y RECONOCIDA OFICIALMENTE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS? 2.6 CUAL ES LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS 2.7 ¿QUÉ DEBE HACER UNA ENTIDAD PARA QUE EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PUEDA SER GESTIONADO DE MANERA APROPIADA? 2.8 ASPECTOS O CONSIDERACIONES BÁSICAS PARAL ELABORAR UN PGD 2.9 ASPECTOS DE PLANEACIÓN PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO DE UN PGD. 2.10 CONCEPTUALIZACIÓN 2.11 EXPLICACIÓN DE SELECCIÓN, DEPURACIÓN Y EXPURGO 2.12 ¿QUÉ ES UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Y PARA QUÉ SIRVE? 2.13 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA 2.14 ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN Y ADOPCIÓN DE LAS TRD PARA UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 2.15 INDAGUEN EN UNA ENTIDAD PEQUEÑA SU ESTRUCTURA ORGÁNICA (ORGANIGRAMA) Y CODIFÍQUENLA. APLIQUEN LAS ENCUESTAS SUGERIDAS POR EL AGN A DOS FUNCIONARIOS. IDENTIFIQUE LAS SECCIONES Y SUBSECCIONES DE LA ENTIDAD, IDENTIFIQUE LAS SERIES Y SUBSERIES, HAGA UN PEQUEÑO CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y SU TABLA DE RETENCIÓN 2.15.1 Encuesta Estudio Documental – Oficina De Gerencia 3

7 8 8 8 9 9 10 11

12 12 13

13 13 14 15 17 18 18 19

22 23

2.15.2 Encuesta Estudio Documental – Oficina Operativo 2.15.3 Cuadro De Clasificación Documental 2.15.4 Tablas De Retención Documental CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS

26 29 30 32 33 35

LISTA DE FIGURAS P谩g. Figura 1. Archivo General de la Naci贸n. Figura 2. Eliminaci贸n Documental. Figura 3. Fondo Documental Figura 4. Organigrama y Codificaci贸n de Safety Maxima

10 15 16 23

LISTA DE ANEXOS P谩g. Anexo A. Encuesta Estudio Unidad Documental Anexo B. Formato Tablas de Retenci贸n Documental

35 36

INTRODUCCIÓN

El programa de Gestión Documental como conjunto organizador de la gestión documental, abarca diferentes procesos para la implementación de este en las entidades públicas específicamente, pero también debe implementarse en las instituciones que son de carácter privado.

Dentro de los procesos del PGD, está la implementación y estructuración de las Tablas de Retención Documental, las cuales sirven de gran ayuda a las entidades privadas y públicas, para la organización de la información que producen y reciben, las TRD generan unos listados en donde se demuestran: la organización de la entidad dividiéndose por fondo , series, subseries y las diferentes tipologías documentales que lo conforman; esta información condensada de esta manera ayuda a en gran medida a minimizar el tiempo de la búsqueda y recuperación de la información y al mismo tiempo.

En el presente trabajo se detalla cómo está conformado el PDG, cuáles son sus niveles y como se debe implementar en una organización, de igual manera se documenta el proceso para la implementación de las tablas de TRD, y la conceptualización de términos relacionados con la temática vista.

1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Conocer y analizar todo el conjunto de pasos, niveles y procedimientos que conforman

integran

Programa

Gestión

Documental,

para

implementación y ejecución.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Definir y diferenciar parte de la terminología relacionada con el PGD.  Conocer cuáles son los entes reguladores de la política archivística en Colombia.  Investigar las consideraciones básicas para la implementación P.G.D.  Conocer las TRD y etapas que la conforman para su respectiva implementación y desarrollo.  Detallar la importancia que tiene la implementación del P.G.D, en la organización de los archivos de entidades públicas y privadas  Conocer los aspectos generales del PGD.  Analizar la normativa vigente sobre el P.G.D  Aplicar las Encuestas de Unidad Documental a la empresa Safety Maxima.  Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental de la empresa Safety Maxima.  Elaborar las TRD a la empresa Safety Maxima.

2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL1234

2.1

¿QUÉ ES UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CUÁLES

OBJETIVOS PRETENDE ALCANZAR?

R:/Se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como: Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación y Disposición final de los documentos.

Objetivos:  Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.  Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía de Implementación de un Programa de Gestión Documental Fase II. [En Línea] Bogotá: AGN, 2005. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4368&download=Y (Consultado 16 de agosto de 2013) 2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini/Manual N°4 Tabla de Retención Documental y transferencias Documentales [En línea] Bogotá: AGN. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2333# (Consultado 16 de agosto de 2013) 3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley 594 de 2000. [En Línea] Bogotá: AGN, 2000. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 (Consultado 16 de agosto de 2013) 4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Ordenación Documental. [En Línea] Bogotá: AGN, 2003. Disponible en: www.archivogeneral.gov.co%2F%3Fidcategoria%3D2329%26download%3DY&ei=uRAQUtrKOejo2gXNm4CwAg&usg=AFQ jCNHqtGr_UvTGds1gnSlHmZFaL7vM4Q&bvm=bv.50768961,d.aWc (Consultado 16 de agosto de 2013)

 Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.  Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.  Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.  Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la TRD, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.  facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.  Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para cultura.

2.2 ENTE RECTOR DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA El organismo que controla la política y legislación archivística en Colombia es el Archivo General de Nación (AGN) Figura 1. Archivo General de la Nación.

Fuente:

GOOGLE

IMÁGENES.

AGN.

[En

Línea]

Disponible

en:

http://www.archivogeneral.gov.co/tools/microsThumb.php?src=recursos_user/imagenes//AGN_Ni__os/Fachada.jpg&w=470 (Consultado 16 de agosto de 2013)

2.3 LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN SU TÍTULO V, ARTÍCULO 21 Y ARTÍCULO 19  TÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos. Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos

corno

conservación

física,

las

condiciones

ambientales

operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

 TÍTULO V: GESTIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el

uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales

2.4

INSTITUCIONES

CARÁCTER

INTERNACIONAL

QUE

HAN

CONTRIBUIDO A QUE PROFESIONALES Y ORGANISMOS AFRONTEN DECIDIDAMENTE LOS PROBLEMAS QUE CONLLEVA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Las dos instituciones son:  La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, La Ciencia y la Cultura (UNESCO)  El Consejo Internacional de Archivos (CIA)

2.5 ¿EN QUÉ PAÍS Y EN QUÉ AÑO FUE CONCEBIDA Y RECONOCIDA OFICIALMENTE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS? La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 y fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX.

2.6 CUAL ES LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS

La Ley 594 del 14 de julio de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004.

2.7 ¿QUÉ DEBE HACER UNA ENTIDAD PARA QUE EL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

PUEDA

SER

GESTIONADO

MANERA

APROPIADA?

Es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.

2.8 ASPECTOS O CONSIDERACIONES BÁSICAS PARAL ELABORAR UN PGD  ADMINISTRATIVOS: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. En pocas palabras menciona que con el PGD, se busca que las tareas administrativas de la gestión de documentos, sean cortas, agiles y sobre todo con transparencia.  ECONÓMICOS: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

En pocas palabras menciona que con el PGD, se busca que los costos del mantenimiento de los archivos sean mínimos, y que los recursos sean muy bien administrados.  ARCHIVÍSTICOS: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. En pocas palabras menciona que con el PGD, se busca organizar el archivo tal cual como lo estipula el AGN, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original.

2.9 ASPECTOS DE PLANEACIÓN PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO DE UN PGD.  Diagnóstico: Es realizar un análisis detallado de la viabilidad del PGD, en donde se identifiquen los problemas, oportunidades y objetivos, y a su hacer un análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, entre otros. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización  Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia.

 Requisitos administrativos: Es integrar en un solo conjunto, el PGD con las funciones administrativas de la institución o entidad, el cual sea llevado y gestionado desde un software o sistema de información.

2.10 CONCEPTUALIZACIÓN

 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.  DISPOSICIÓN FINAL: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección.  ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, físico o contable y no tiene valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Figura 2. Eliminación Documental.

Fuente:

GOOGLE

IMÁGENES.

Eliminación

Documental.

[En

Línea]

Disponible

http://www.abcdesevilla.es/Media/201305/08/destruccion-documentos-judiciales1.jpg (Consultado 17 de agosto de 2013)

en:

 EXPEDIENTE: Es aquella unidad documental conformada por un conjunto de documentos organizados generados por el productor con un mismo asunto.  FONDO: Es la agrupación de documentos producidos o recibidos por una empresa o persona jurídica o natural durante el ejercicio de sus actividades o funciones, los cuales conforman un testimonio para la misma empresa o la comunidad en general. Figura 3. Fondo Documental.

Fuente:

GOOGLE

IMÁGENES.

Fondo

Documental.

[En

Línea]

Disponible

en:

http://www.archivosdeasturias.info/files/Ingresos9164515369605545329.jpg (Consultado 17 de agosto de 2013)

 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Hace referencia a que los documentos se producen en un orden secuencial de acuerdo a sus actividades y este permite la evidencia de los diferentes trámites o actividades de una organización, por lo general este principio lo determina el orden cronológico; ya que los documentos nacen uno de tras de otro evidenciando la evolución de un trámite o problema de la organización y este se debe respetar, pues es pieza clave para la organización y conservación de los documentos en los diferentes secciones o subsecciones.  PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Hace referencia a que los documentos recibidos o producidos por una dependencia o área de una organización no deben mezclarse con otra, permitiendo cohesión y coherencia en los documentos y los respectivos fondos documentales y su estructura orgánica; es decir que los

documentos deben permanecer con el dueño o responsable de cada unidad que los produce.  SELECCIÓN: Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de eliminarse o conservarse en un archivo teniendo en cuenta sus valores primarios y secundarios.  SERIE DOCUMENTAL: Es el conjunto de tipos documentales homogéneos que proceden de un mismo asunto, como consecuencia de sus funciones.  SUBSERIE

DOCUMENTAL:

conjunto

tipos

documentales

homogéneos que hacen parte una serie documental y se identifican en forma separada de la serie documental por los tipos documentales que varían de acuerdo al trámite de cada asunto.  UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: En pocas palabras es el llamado expediente, que está integrada por tipos documentales de diversa índole y que responden a una secuencia dentro del trámite respectivo.  UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Son todas aquellas están constituidas por el mismo tipo documental.

2.11 EXPLICACIÓN DE SELECCIÓN, DEPURACIÓN Y EXPURGO

Los tres términos tienen diferentes conceptos  SELECCIÓN: Es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial o total de la documentación por medio del muestreo.

 DEPURACIÓN: Es el proceso de la fase de organización de los documentos en la cual se retiran aquellos documentos que carecen de los principios primarios y secundarios para su posterior eliminación.  EXPURGO: Consiste en una operación técnica de evaluación crítica de un archivo con vista a la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, físico o contable y no tiene valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

2.12 ¿QUÉ ES UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Y PARA QUÉ SIRVE?5

El cuadro de clasificación es una estructura jerárquica y lógica, la cual se refleja las funciones y actividades de una organización. El cuadro de clasificación sirve de guía para el archivista, al momento de identificar correctamente los documentos, siguiendo la jerarquía y relación entre estos, según la identidad, la oficina que los produce y la serie documental a la cual pertenecen y sirven a los usuarios porque les da una visión amplia y global de todos los documentos que almacena el archivo.

2.13 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. [En Línea] Bogotá: AGN, 2011. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=4395 (Consultado 16 de agosto de 2013)

Las TRD son importantes ya que son un elemento indispensable en la gestión documental y ser un

instrumento

archivístico

esencial que

permite

racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental

2.14 ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN Y ADOPCIÓN DE LAS TRD PARA UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.  PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.  SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.  TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos,

remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.  CUARTA ETAPA: Aplicación Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.  QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las

dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios

en los procedimientos, reformas

organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

2.15 INDAGUEN EN UNA ENTIDAD PEQUEÑA SU ESTRUCTURA ORGÁNICA (ORGANIGRAMA)

CODIFÍQUENLA.

APLIQUEN

LAS

ENCUESTAS

SUGERIDAS POR EL AGN A DOS FUNCIONARIOS. IDENTIFIQUE LAS SECCIONES Y SUBSECCIONES DE LA ENTIDAD, IDENTIFIQUE LAS SERIES Y SUBSERIES, HAGA UN PEQUEÑO CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y SU TABLA DE RETENCIÓN.67 8

 Nombre De La Entidad: Safety Maxima.  Razón Social: Esta entidad presta servicios de salud ocupacional, seguridad industrial, y atención de emergencias y desastres.  Lugar de Ubicación: Bucaramanga (Santander).  Fecha de Creación: año 2006.

Entrevista. Humberto Cortés Forero. Información Empresa Safety Maxima. Bucaramanga, 16 de Agosto de 2013. Ibid. 8 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Formato de Tablas de Retención Documental [En Línea] Bogotá: AGN. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2337# (Consultado 16 de agosto de 2013) 7

Figura 4. Organigrama y Codificación de Safety Maxima

GERENTE 1000

ADMINISTRADORA 1100 CONTADOR 3000

SECRETARIA GENERAL 2000

OPERATIVO 1200

DEPARTAMENTO DE GESTIÒN INTEGRAL 1300

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CARTERA

ASESOR COMERCIAL 1500

1400 INSTRUCTORES ASESORES 1210

SERVICIOS VARIOS 1310

Fuente: SAFETY MAXIMA. Organigrama. Bucaramanga, 2011.

2.15.1 Encuesta Estudio Documental – Oficina De Gerencia I. NOMBRE DE LA OFICINA 1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Gerencia__________________________________ _______________________________________________________________________________ 2. Fecha de última asignación de funciones: Enero 2011__________________________________ _______________________________________________________________________________ 3. Acto administrativo: Si, por resolución______________________________________________ _______________________________________________________________________________ 4. Funciones: Elaborar planes de acción que permitan mantener la rentabilidad de la empresa, Formular las políticas, planes y programas para el funcionamiento adecuado de la empresa, Analizar las alternativas potenciales de financiación para los proyectos de inversión que son requeridos para el mejoramiento y ampliación de los servicios ofrecidos por la organización.

Planear las medidas necesarias para corregir los problemas que afecten seriamente la estabilidad de la empresa, Analizar el presupuesto anual de gastos e inversiones presentados por los jefes de áreas, Realizar contratos con entidades y personal. 5. Unidades documentales que tramita: Informes, Planes, ________________________________ _______________________________________________________________________________ 6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI

7. Sistema de organización de los archivos de gestión: La organización del archivo de gestión, esta de forma numérica y cronológica______________________________________________ 8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? La cantidad es mínima metros lineales.

II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) 1. Oficina productora: Gerencia_____________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 2. Nombre de la Unidad Documental: Informes; PLANES, Subserie Planes de Emergencia._____ ____________________________________________________________________________ 3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Formular las políticas, planes y programas para el funcionamiento adecuado de la empresa_____________________________________ 4. Caracteres externos: 4.1 SOPORTE Papel

4.2 FORMATO

Expediente

Cinta Magnética

Libro

Microfilme

Documento simple

Otro

X¿Cuál? Medio Magnético______________________________

4.3 Ordenación: Cronológica 4.4 Estado de conservación: Buen Estado, NO presentan deterioro_________________________ ______________________________________________________________________________ 5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación: Ninguno__________________ _______________________________________________________________________________ 6. Trámite

Original: 1_______________________________________ Número de copias ______________________________________

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI

¿En cuál o cuáles?________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los planes de emergencia de cada empresa________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental? Ninguna_______ _______________________________________________________________________________ 10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental? 10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.4 Otra

10.3 Mensual

¿Cuál? Anual___________________________________________

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece? No se tiene establecido el tiempo de conservación_____________________________________________ 12. En el Archivo de gestión, la consultan: 12.1 La misma oficina

12.2 Otras Oficinas 12.3 Otras Entidades

¿Cuáles? _________________________________

12.4 Personas Naturales

¿Cuáles? _________________________________

12.5 ¿Por qué la consultan? Información_______________________________________________ 13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos? Central

Histórico

Otros

¿Cuáles? NO____

13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan? Nunca se han realizado transferencias, Solo tiene creado el archivo de gestión.______________________________________________________________

16 OBSERVACIONES: ___________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Funcionarios entrevistados: Nombre y cargo: Humberto Cortés Forero; cargo: Gerente de la empresa Safety Maxima_________________________________________________________________________ Funcionario que diligencia la encuesta Nombre y cargo: Clara Inés Cortés Forero_____________________________________________ Nombre responsable del archivo: Merly Bonilla__________________________________________ Ciudad y Fecha: 16 de Agosto de 2013________________________________________________

2.15.2 Encuesta Estudio Documental – Oficina Operativo III. NOMBRE DE LA OFICINA 1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Operativo__________________________________ _______________________________________________________________________________ 2. Fecha de última asignación de funciones: Enero 2011_________________________________ _______________________________________________________________________________ 3. Acto administrativo: Si, por resolución______________________________________________ _______________________________________________________________________________ 4. Funciones: Formación de brigadas de emergencia, Capacitación en salud ocupacional, Capacitación en seguridad industrial, Desarrollo y evaluación de planes de emergencias, Desarrollo de inspecciones de seguridad, Desarrollo de simulacros, Asesoría en planes integrales de salud ocupacional, Manejar contenidos claros sobre las áreas validadas en salud ocupacional, seguridad industrial, primeros auxilios, prevención y control del fuego, evacuación y rescate, Cumplir con lo estrictamente programado por la auxiliar administrativa, Cumplir con los informes solicitados de acuerdo con la programación, Entregar los formatos de entrega de servicio a la secretaria para su validación________________________________________________________ 5. 6. Unidades documentales que tramita: Informes, Planes, Formatos_________________________ _______________________________________________________________________________ 6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI

7. Sistema de organización de los archivos de gestión: La organización del archivo de gestión, esta de forma numérica y cronológica______________________________________________

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? La cantidad es mínima metros lineales.

IV. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) 6. Oficina productora: Instructores / Asesores_________________________________________ ____________________________________________________________________________ 7. Nombre de la Unidad Documental: Informes; INFORMES, Subserie Informe de planeación de Simulacros______________________________________________________________________ 8. Función de la oficina que la genera o la tramita: Formular las políticas, planes y programas para el funcionamiento adecuado de la empresa_____________________________________ 9. Caracteres externos: 9.1 SOPORTE Papel

4.2 FORMATO

Expediente

Cinta Magnética

Libro

Microfilme

Documento simple

Otro

X¿Cuál? Medio Magnético______________________________

4.5 Ordenación: Cronológica 4.6 Estado de conservación: Buen Estado, NO presentan deterioro_________________________ ______________________________________________________________________________ 10. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación: Ninguno__________________ _______________________________________________________________________________ 6. Trámite

Original: 1_______________________________________ Número de copias ______________________________________

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI

¿En cuál o cuáles?________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Los informes de planeación de simulacro de cada empresa_________________________________________________________________ 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental? Operativo_______ _______________________________________________________________________________ 10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental? 10.1 Diaria

10.2 Semanal

10.3 Mensual

10.4 Otra

¿Cuál? __________________________________________

12.2 Otras Oficinas

12.3 Otras Entidades

a. Personas Naturales

¿Cuáles? ARL SURA_______________________ ¿Cuáles? _________________________________

b. ¿Por qué la consultan? Información_______________________________________________ 13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos? Central

Histórico

Otros

¿Cuáles? NO____

13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan? Nunca se han realizado transferencias, Solo tiene creado el archivo de gestión.______________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? No existe archivo central__________________________________________________________________________ 14.1 ¿Con qué frecuencia? Ninguna _________________________________________________ 14.2 ¿Qué años? Ningunos_________________________________________________________ 15 ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental? Ninguno._______________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 17 OBSERVACIONES: ___________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Funcionarios entrevistados: Nombre y cargo: Arelys Yazmín Cuesta Buitrago; cargo: Operativo (Instructor/Asesor) empresa Safety Maxima___________________________________________________________________ Funcionario que diligencia la encuesta Nombre y cargo: Clara Inés Cortés Forero_____________________________________________ Nombre responsable del archivo: Merly Bonilla__________________________________________ Ciudad y Fecha: 16 de Agosto de 2013________________________________________________

2.15.3 Cuadro De Clasificación Documental

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL FONDO: SAFETY MAXIMA COD.

SECCIÓN

COD. SUBSECCIÓN

SERIE

SUBSERIE Planes de Gestión

PLANES

Planes de Presupuesto Planes de Acción Informes de Gestión

1000

INFORMES

GERENCIA

ACTAS

Informes de Presupuesto Actas de Reuniones Contratos Empresariales

CONTRATOS

Contratos de Prestación de Servicios Planes de Emergencia Planes de Evacuación y Rescate

PLANES

Planes de Inspección de Señalización Planes de Inspección de Seguridad

1200

OPERATIVO

1210

INSTRUCTORES / ASESORES

Informes de Planeación INFORMES

Informes de Ejecución de Simulacros Formatos de Control de Asistencia

FORMATOS

Formatos de Evaluación de Capacitación Formatos de Inspección

2.15.4 Tablas De Retención Documental Archivo General de la Nación

FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODCUTORA: Safety Maxima_______________________________________________________________ OFICINA PRODUCTORA: Gerencia_____________________________________________________________________

CODIGO

SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

1 1.1

ACTAS Actas de Reuniones

2 2.1 2.2

CONTRATOS Contratos de Prestación de Servicios Contratos Empresariales

Indefinido

3 3.1 3.2

INFORMES Informes de Gestión Informes de Presupuesto

Indefinido

4 4.1 4.2 4.3

PLANES Planes de Acción Planes de Gestión Planes de Presupuesto

Convenciones:

Indefinido

CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección

DE: 1

DISPOSICIÓN FINAL

Indefinido

HOJA: 1

PROCEDIMIENTOS Por no poseer Archivo Central, toda los documentos lo guardan en el Archivo Central, el tiempo que considere necesario la Gerencia Por no poseer Archivo Central, toda los documentos lo guardan en el Archivo Central, el tiempo que considere necesario la Gerencia Por no poseer Archivo Central, toda los documentos lo guardan en el Archivo Central, el tiempo que considere necesario la Gerencia Por no poseer Archivo Central, toda los documentos lo guardan en el Archivo Central, el tiempo que considere necesario la Gerencia

Firma Responsable: Clara Inés Cortés Forero Fecha: 16 de Agosto de 2013

Archivo General de la Nación

FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODCUTORA: Safety Maxima_______________________________________________________________ OFICINA PRODUCTORA: Instructores / Asesores_________________________________________________________

CODIGO 1

SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

DE: 1

DISPOSICIÓN FINAL CT

PROCEDIMIENTOS

FORMATOS

1.1

Formatos de Control de Asistencia

1.2

Formatos de Evaluación de Capacitación

1.3

Formatos de Inspección

2 2.1

INFORMES

2.2

Informes de Planeación

RETENCIÓN ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

HOJA: 1

Informes de Ejecución de Simulacros

Indefinido

Indefinido X

Por no poseer Archivo Central, toda los documentos lo guardan en el Archivo Central, el tiempo que considere necesario la Gerencia Por no poseer Archivo Central, toda los documentos lo guardan en el Archivo Central, el tiempo que considere necesario la Gerencia

PLANES

3.1

Planes de Emergencia

3.2

Planes de Evacuación y Rescate

3.3 3.4

Planes de Inspección de Seguridad Planes de Inspección de Señalización

Convenciones:

Indefinido

CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección

Por no poseer Archivo Central, toda los documentos lo guardan en el Archivo Central, el tiempo que considere necesario la Gerencia Firma Responsable: Clara Inés Cortés Forero Fecha: 16 de Agosto de 2013

CONCLUSIONES

El Programa de Gestión Documental es una herramienta, de vital importancia dentro de las entidades públicas y privadas, ya que ayuda en gran medida a la agilización de las operaciones, disminución de costos y demás procedimientos.

Con la codificación del organigrama, aplicación de las encuestas y desarrollo del cuadro de clasificación documental y de las TRD, se observó la importancia que las entidades privadas y públicas tengan en cuenta, estipulado y organizado los manuales de procedimientos o manual de funciones, para la fácil identificación de las series y subseries documentales. La aplicación de un programa de Gestión Documental permite ver a los archivos como las valiosas fuentes de información que son para toda institución que los genera, da más de claridad sobre los cuidados y las herramientas que deben implementar para un mejor manejo y control de la documentación que se genera y recibe, además con el PGD, se pueden extraer algunas ideas para implementarlas en la organización de nuestros archivos personales. La Gestión Documental es un proceso vital para la organización, debido a la magnitud que alcanzan los documentos, los cuales reflejan un contenido, tienen una estructura y un significado, en función del contexto, en el que se generen, transmitan y conserven.

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Humberto.

Entrevista

Empresa

Safety

Maxima.

Bucaramanga, 16 Agosto de2013. SLIDESHARE. Programa de Gestión Documental. [En Línea] Disponible en: http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental el 16 de agosto de 2013)

(Consultado

ANEXOS ANEXO A. ENCUESTA ESTUDIO UNIDA DOCUMENTAL

ANEXO B. FORMATO TRD