Pourquoi la communication entre les estimateurs et les chargés de projet est-elle importante?

Les projets qui commencent avec de faibles estimations sont voués à l’échec.

La communication entre l’estimateur et le chargé de projet de l’entreprise est essentielle au cours des différentes étapes du cycle de projet, notamment lorsqu’il s’agit de projets dont les caractéristiques dépassent le cadre habituel de l’entreprise :

Communication relative au choix des projets à soumissionner

L’équipe d’estimation fait souvent l’erreur de se tarir d’éloges à propos du nombre du nombre de soumissions qui ont été présentées et acceptées au cours de l’année, sans tenir compte des résultats finaux .

Lorsqu’il s’agit de sélectionner les projets à soumissionner, le chargé de projet est l’intervenant pivot . Par conséquent, il serait préférable que l’équipe ne s’engage dans le processus d’estimation d’un projet que si les dirigeants de l’entreprise témoignent un intérêt marqué à cet égard . Autrement dit, il est préférable que les efforts soient déployés sur les projets sélectionnés .

Communication pendant la période d’estimation des coûts

Il est essentiel que le chargé ou l’équipe de la construction contribue à l’estimation des coûts afin d’éviter que des coûts surévalués entraînent la perte du projet ou que des coûts sous-évalués entraînent la perte de l’entreprise . Voici quelques points clés à discuter :

a) Lecture des rapports et des devis

L’estimateur et le chargé de projet doivent étudier tous les documents d’appel d’offres afin de pouvoir échanger leurs points de vue . Les exemples de cas qui auront d’importantes répercussions sur les prix sont à discuter : • Le rapport géotechnique

La nature du sol à excaver : quelle est la classe du sol? Est-ce un terrain rippable qui pourrait être excavé au moyen d’une pelleteuse? Ou est-ce une roche solide qui nécessite un brise-roche ou un dynamitage? S’agit-il d’une excavation de type 2 nécessitant un soutènement? Quel type de soutènement sera nécessaire?

Palplanches? Ou un système moins coûteux suffira-t-il? Existe-t-il un moyen d’éviter les coûts de soutènement en considérant les pentes d’excavation? • Le rapport environnemental

Le projet est-il situé dans une zone où le bruit doit être contrôlé? L’estimateur doit-il tenir compte des coûts liés à certaines activités qui doivent être exécutées pendant les périodes hors disposition? Quelles sont les mesures que mettra en place le chargé de projet pour

réduire le bruit (démolition, travaux de bétonnage, compresseur, etc .) ou pour éliminer la poussière de construction? Le rapport environnemental identifie-t-il les spécimens à conserver sur le site du projet? – quels sont les coûts associés? Le rapport mentionne-t-il la présence d’amiante? Le sol est-il contaminé? • Les plans mécaniques et électriques

Le chargé de projet sera le mieux placé pour développer les coûts mécaniques et électriques, tels que : indiquer le tracé et la taille des conduits; aviser si ces systèmes nécessiteront des travaux supplémentaires de structure ou d’étanchéité; proposer des méthodes de manutention des équipements lourds, etc . • Proposer des alternatives

Un chargé de projet expérimenté avec l’aide de l’estimateur, pourra proposer des alternatives afin de réduire le coût global du projet sans compromettre la qualité . Ces alternatives pourraient permettre à l’offre de se démarquer en lui donnant une valeur ajoutée .

b) Échéancier préliminaire

L’estimateur et le chargé de projet devront joindre leurs efforts et leur expérience pour établir un calendrier

préliminaire réalisable du projet . L’estimateur seul, même étant expérimenté, pourrait sous-estimer ou surestimer la durée du projet .

Cet échéancier préliminaire permettra de réaliser ce qui suit : • Calculer les frais généraux du projet . • Calculer les coûts liés aux conditions hivernales . • Déterminer la durée des tâches, et de ce fait estimer la main d’œuvre et les équipements nécessaires . • Établir un plan de financement périodique du projet; discuter les marges de crédit avec les institutions financières, etc . • Établir les histogrammes de la maind’œuvre et des équipements, ce qui permettra de calculer des coûts plus précis . • Dessiner la courbe S .

c) Méthode d’exécution

Le chargé de projet recommandera les méthodes d’exécution les plus fiables; notamment : • Déterminer l’angle de l’excavation . • Définir la méthode de soutènement de l’excavation, si nécessaire . • Établir la méthode à utiliser dans le cadre d’un forage pour une conduite sans tranchée, selon la nature du sol . • Déterminer la méthode de décontamination du sol .

d) Productivité des équipes

Le chargé de projet pourrait déterminer, en s’appuyant sur son expérience pratique des projets similaires, la productivité des équipes pour chaque tâche, et l’estimateur pourrait ensuite calculer les coûts en conséquence .

e) Type des équipements

De la même manière, le chargé de projet pourrait indiquer le type des équipements requis pour chaque tâche et leur productivité pour permettre ensuite à l’estimateur de calculer les coûts en conséquence .

f) Sous-traitance

Le chargé de projet indiquera la portée des travaux qui seront exécutés par les équipes de l’entreprise, selon leur disponibilité, et la portée des travaux qui seront exécutés en sous-traitance .

g) Risques

L’équipe du chargé de projet analysera les travaux qui pourraient être considérés à haut risque ou hors du commun, et recommandera des mesures supplémentaires dont l’estimateur évaluera les coûts .

h) Visite du site de projet

Il serait idéal que l’estimateur et le chargé de projet procèdent conjointement à la visite du site pour discuter sur place les éléments à considérer dans l’estimation .

Exemple 1

Travaux de construction à l’intérieur d’une station de métro :

Une discussion doit être menée pour définir la portée des travaux qui seront effectués pendant les périodes hors service du métro et pour indiquer le moyen de transport des matériaux volumineux, etc . Toutes ces méthodes ont des répercussions sur les estimations des coûts directs et indirects .

Exemple 2

Construction de tunnels pour une nouvelle station de métro :

Il est impossible de commencer à calculer l’estimation tant que la méthode d’excavation du tunnel n’a pas été élaborée par l’équipe d’exécution .

L’estimateur et le chargé de projet devront étudier attentivement les rapports géotechniques du projet pour ensuite : • Déterminer la méthode utilisée pour procéder à l’excavation du tunnel – travail dynamitage, tunnelier, haveuse, brise-roche, etc . • Comparer les avantages et les inconvénients de chaque méthode . • L’estimateur effectuera une comparaison des coûts pour chaque méthode d’excavation afin de parvenir à une conclusion . Il serait impensable que l’estimateur fonde ses prix sur une seule méthode d’excavation et que le chargé de projet opte par la suite pour une méthode différente et plus coûteuse .

À propos de l’auteur

Mansour Shami, ÉCA, ECC . Estimateur principal et chargé de projet chez MACOGEP . Il compte 41 ans d’expérience dans la construction, l’estimation et la gestion de programmes . Diplômé en génie civil en Syrie en 1979, il a obtenu la certification PMP en 2008, puis a obtenu un DEC en estimation à Montréal en 2018 .

Communication lors de la mise en œuvre du projet

Après l’obtention du contrat, l’estimateur doit fournir à l’équipe d’exécution des dossiers complets contenant toutes les hypothèses formulées lors de l’estimation .

Communication pendant la période de clôture du projet (enseignements tirés)

La communication pendant la période de clôture du projet est extrêmement utile pour les estimations futures (enseignements tirés) .

L’estimateur doit tirer les enseignements de chaque projet . Il doit vérifier les points suivants : • Les relevés de quantité étaient-ils exacts? • Les coûts et les productivités étaientils corrects? • L’échéancier préliminaire était-il réaliste? • Le profit projeté a-t-il été atteint? • Toute la portée complète des travaux a-t-elle été prise en compte dans l’estimation?

Conclusion

Compte tenu de ce qui précède, il existe deux éléments essentiels à la réussite de l’entreprise : • La communication (horizontale et verticale) entre les équipes d’estimation et d’exécution est un facteur de réussite déterminant . • L’esprit d’équipe : une personne ne peut pas mener seule une entreprise à la prospérité . En revanche, l’esprit d’équipe est garant de son succès .