Politique d'achat SBA by CINOR

MISE EN OEUVRE D’UNE POLITIQUE D’ACHAT VOLONTARISTE ET PLUS TRANSPARENTE A LA CINOR

Préambule : La politique d’achat consiste à définir des orientations et intentions générales, relatives aux achats et approvisionnements. Elle permet la définition des priorités d’achats en fonction des activités de l’établissement. La formalisation d’une politique d’achat traduit le passage d’une logique juridique, centrée sur la sécurisation des procédures, vers une logique globale de l’achat public intégrant des objectifs de performance économique, de qualité des relations avec les fournisseurs et de développement durable. Elle répond également aux préoccupations du monde économique : la CGPME a en effet édité fin 2014 un livre blanc sur le Small Business Act (ou stratégie du bon achat), dans lequel elle met en place une grille d’évaluation des bonnes pratiques des Collectivités en matière d’achat public au regard de 49 critères, évalués sur 150 points au total. Sont évalués notamment les efforts entrepris en faveur des TPE/PME, avec au final l’attribution de note allant du A- au triple A+ (Anticipation, Adaptation, Ancrage territorial). Cette matrice d’évaluation est jointe en ANNEXE 1. Pour obtenir le précieux AAA+, la Personne publique doit avoir plus de 128 points, le barème d’appréciation étant établi comme ceci : si nombre de points < 44 = Asi nombre de points < 49 = A si 49 <nombre de points < 98 = AA si nombre de points > 98 = AAA si nombre de points > 128 = AAA+ Aussi, dans

ce contexte, la politique Achats de la CINOR s’appuie

sur les

recommandations de ce livre blanc et s’articulera autour de trois axes :

- AXE 1 : allier sécurité juridique et performance économique par un processus d’achat clairement établi et organisé.

- AXE 2 : améliorer la qualité des relations avec les fournisseurs.

- AXE 3 : développer un achat innovant et responsable. 2

AXE 1 : allier sécurité juridique et performance économique des achats par un processus d’achat clairement établi et organisé Tout acte d’achat, et quel qu'en soit la phase du processus, est guidé par le respect de principes juridiques fondamentaux qui permettent d'assurer l'efficacité de la commande publique, la bonne utilisation des deniers publics, et ce afin de ne pas courir de risques sur un plan administratif et pénal (Point 1). Sur ce socle juridique, il convient de bâtir une culture de l’achat performant économiquement (Point 2), qui passe par un processus d’achat clairement établi et organisé (point 3).

Point 1 : règles juridiques régissant l’achat Elément 1 : Principes fondamentaux de la commande publique ■ Trois principes fondamentaux comme pierre angulaire de la commande publique : – Liberté d’accès à la commande publique – Égalité de traitement des candidats – Transparence des procédures d’achat ■ Pour faciliter l’accès à la commande publique, l’allotissement est la règle, le marché global, l’exception. Il convient de délimiter le périmètre des lots de manière appropriée. Un lot qui regroupe des prestations sans rapport les unes avec les autres conduit à évincer de fait les entreprises les plus spécialisées, souvent des PME et TPE Elément 2 : obligation de définir précisément le besoin La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d'un appel à la concurrence en prenant en compte des objectifs de développement durable. Le ou les marchés ou accords-cadres conclus par le pouvoir adjudicateur ont pour objet exclusif de répondre à ces besoins. Le pouvoir adjudicateur détermine le niveau auquel les besoins sont évalués. Ce choix ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables Le surdimensionnement de besoin est à proscrire Elément 3 : calcul des seuils Le code des marchés publics lie le choix de la procédure de passation au montant du marché envisagé.

Pour permettre aux acheteurs publics de déterminer la procédure à adopter, l'article 27 du code des marchés publics détaille de manière précise les catégories d'achats à prendre en compte, et dont le montant doit être comparé aux seuils de procédure. - En ce qui concerne les travaux : sont prises en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages ainsi que la valeur des fournitures nécessaires à leur réalisation que le pouvoir adjudicateur met à disposition des opérateurs. Il y a opération de travaux lorsque le pouvoir adjudicateur prend la décision de mettre en oeuvre, dans une période de temps et un périmètre limités, un ensemble de travaux caractérisé par son unité fonctionnelle, technique ou économique. EX : L'arrêt du Conseil d'Etat du 26 septembre 1994 « Préfet d'Eure-et-Loir » a considéré que la passation de quatre marchés pour la réalisation de trottoirs en quatre endroits différents d'une même commune constituait une même opération. Egalement, le Conseil d'Etat a, dans son arrêt du 8 février 1999, « Syndicat intercommunal des eaux de la Gâtine » jugé que les travaux d'étanchéité et de peinture effectués par le syndicat relevaient d'une seule et même opération puisqu'ils portaient sur les mêmes ouvrages avec un objet identique : la réfection et le fonctionnement des deux châteaux d'eau. - En ce qui concerne les fournitures et les services, il est procédé à une estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu'ils constituent une unité fonctionnelle Pour les marchés d’une durée inférieure ou égale à un an, conclus pour répondre à un besoin régulier, la valeur totale mentionnée ci-dessus est celle qui correspond aux besoins d’une année. Pour la détermination des fournitures et services considérés comme homogènes en fonction de leurs caractéristiques propres, les services de la CINOR s’appuient sur la nomenclature des fournitures et services qui classe les achats en grandes catégories (cf. Annexe 1 du Règlement Intérieur de la Commande Publique) Sur la base d’un recensement annuel des besoins effectué chaque année par la direction des achats, les montants des besoins exprimés par les différents services sont agrégés par catégories homogènes afin d’établir la procédure de publicité et de mise en concurrence adéquate à mettre en œuvre pour chaque acte d’achat relevant d’une même catégorie. Elément 4 : Interdiction de principe de se référer à des marques Rappel : Les principes qui président à tout acte d’achat interdisent par principe (sauf cas d’exceptions restrictives) de spécifier des marques dans les cahiers des charges, en application de l’article 6 – IV du code des marchés publics et de la jurisprudence. Les spécifications techniques ne peuvent pas faire mention d'un mode ou procédé de fabrication particulier ou d'une provenance ou origine déterminée, ni faire référence à une marque, à un brevet ou à un type, dès lors qu'une telle mention ou référence 4

aurait pour effet de favoriser ou d'éliminer certains opérateurs économiques ou certains produits. Toutefois, une telle mention ou référence est possible si : - elle est justifiée par l'objet du marché - ou, à titre exceptionnel, dans le cas où une description suffisamment précise et intelligible de l'objet du marché n'est pas possible sans elle et à la condition qu'elle soit accompagnée des termes : " ou équivalent ". De même, le principe d’égalité entre les candidats n’est pas respecté lorsque le règlement de la consultation se réfère à une spécification technique relative à un produit d’une marque de produit déterminée et aux normes et aux caractéristiques techniques des produits de cette marque, et ce, même si la référence à ladite marque est cependant effacée des documents contractuels. Elément 5 : Risques juridiques Deux principaux risques juridiques : • Risques juridiques administratifs : Recours devant le tribunal administratif et risque de remise en cause de la procédure de mise en concurrence et/ou annulation du marché • Principaux risques juridiques pénaux : Manquements au devoir de probité par une personne dépositaire de l’autorité publique ou chargée d’une mission de service public : – le délit de corruption et trafic d’influence : art L 432-11 du CP : fait de solliciter ou d’agréer, sans droit, à tout moment, directement ou indirectement, des offres, des promesses, des dons, des présents ou des avantages soit pour accomplir ou s’abstenir d’accomplir un acte de sa fonction ou de sa mission, soit pour abuser de son influence en vue d’obtenir une décision de l’autorité en sa faveur (ex : un élu ou agent qui accepte des billets d’avion, des biens d’équipement…. de la part d’un candidat à un marché public, élu ou agent qui fait obstacle à une procédure d’attribution de marché pour des motifs non légitimes, en vue de favoriser par exemple lors de la relance de la procédure un prestataire qui était moins bien classé dans la procédure initiale) – la prise illégale d’intérêts : art L 432-12 du CP : fait de prendre, recevoir ou conserver directement ou indirectement un intérêt quelconque dans une entreprise ou dans une opération dont elle a la charge d’assurer la surveillance, l’administration ou le paiement (ex : un élu ou agent qui a des intérêts avec une entreprise, et qui participe à la procédure d’attribution d’un marché à cette entreprise) – le délit de favoritisme : art L 432-14 du code pénal : fait pour de procurer ou de tenter de procurer à autrui un avantage injustifié par un acte contraire aux dispositions législatives ou règlementaires ayant pour objet de garantir la liberté d’accès et l’égalité des candidats dans les marchés publics (ex : fractionnement artificiel d’un marché pour détourner une procédure obligatoire de publicité, information privilégiée donnée à un seul candidat, passation d’avenant qui bouleverse l’économie 5

du contrat sans justification de sujétions techniques imprévues, cahier des charges trop ciblé pour garantir l’attribution à une entreprise déterminée…) - Le détournement de fonds publics : art L 432-15 du CP : Le fait, par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, un comptable public, un dépositaire public ou l'un de ses subordonnés, de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre, ou des fonds publics (…) ou tout autre objet qui lui a été remis en raison de ses fonctions ou de sa mission (ex : attribution d’un marché ne correspondant pas à un réel besoin de la Personne publique, prise en charge par la collectivité de dépenses destinées non pas à la satisfaction de l’intérêt général mais à la satisfaction des besoins personnels de l’élu, de l’agent ou de leurs proches)

Point 2 : performance économique des achats La performance économique nécessite le développement d’une culture de l’achat performant (selon plusieurs aspects), et ce afin d’optimiser l’acte d’achat à toutes les phases du processus (programmation des achats, bilan des besoins, connaissance des structures de coûts et des fournisseurs, utilisation des procédures en lien avec les stratégies d’achat retenues…). Elément 1 : il est nécessaire d’instaurer une culture de l’achat performant selon quatre aspects :  1er aspect : Le recours à des procédures d’achats adaptées Cela implique d’utiliser de manière privilégiée le recours aux MAPA :

- pour tous les marchés inférieurs aux seuils européens, - ainsi que pour les petits lots d’un appel d’offres (notamment les lots inférieurs à 80 000 Euros HT pour les fournitures et services et 1 000 000 pour les marchés de travaux, à condition que la valeur en cumulé de ces lots n’excède pas 20 % de la valeur totale des lots, cette dérogation ne pouvant, en revanche, pas s'appliquer aux accords-cadres et aux marchés à bons de commande qui ne comportent pas de montant minimum (article 27-III du CMP)). La négociation doit être privilégiée autant que possible dans les procédures adaptées, car permet d’assurer une meilleure adaptation de la demande à l’offre. De même, l’ouverture des marchés aux variantes contribue favoriser l’émergence

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2ème aspect : Une meilleure définition de l’estimation et des index de révision de prix Cela implique de connaître plus finement la structure et la formation des prix, afin de déterminer les enveloppes financière au plus juste. Participent à cet objectif l’analyse fine des index de révision (nature des indices, coefficient de pondération) qui ont une incidence non négligeable sur le coût total du marché.

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3ème aspect : L’acquisition de nouvelles compétences chez les acheteurs Cela implique d’identifier le % de budget annuel consacré à la formation des agents sur l’achat public (Critère d’évaluation n° 20 du livre blanc sur le SBA édité par la CGPME).

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4ème aspect : L’achat en équipe transversale et en mode projet 7

Cela implique une association toujours plus étroite entre services. Cet enrichissement des relations inter services ne peut avoir qu’un effet bénéfique sur le dynamisme du processus d’achat.

Elément 2 : le processus d’achat Le processus d’achat peut être défini selon neuf étapes :

 Etape 1 - Programmation des achats La programmation des achats permet d’anticiper la relance des contrats, de dérouler l’ensemble des étapes amont de l’acte d’achat, de donner de la visibilité aux marchés fournisseurs sur nos achats. Elle est garante de l’efficacité de l’achat et de sa sécurisation juridique. Sa diffusion aux entreprises lors d’une journée de rencontre entre la CINOR et le monde économique (dans le cadre du SBA) et sur le site internet de la personne publique est gage d’anticipation et de transparence (Critères d’évaluation n° 6 et 7 du livre blanc sur le SBA édité par la CGPME). Le programme d’achats prévisionnel indiquera les éléments suivants : 1/ Nature de la prestation et budget 2/ Procédure 3/ planning (date de lancement et durée 4/ nombre et nature des lots 5/ budget des lots prévus. Ce programme devra être établi au plus tard à la fin du 1er trimestre de l’année considérée.  Etape 2 - Expression des besoins Le travail sur l’expression des besoins définie dans le cahier des charges permet de mettre en regard les besoins quantitatifs et qualitatifs et les possibilités offertes par le marché fournisseurs.  Etape 3 - Analyse du marché fournisseurs (analyse économique du besoin) L’analyse du marché fournisseurs sur un portefeuille achat donne sa structure et l’offre disponible. Elle permet aussi de capter l’innovation. 8

 Etape 4 - Élaboration d'une stratégie achat Lorsque l’acheteur a défini le périmètre de l’opération d’achat qu’il envisage de lancer, la réglementation lui donne la possibilité de mettre en place une stratégie d’achat visant l’efficacité : l’allotissement, la constitution de groupements de commandes, l’approvisionnement auprès de centrales d’achat, le recours à des techniques de fractionnement de l’achat (marchés à bons de commande, accords-cadres, marchés à tranche). Etape 5 - Construction d'un marché La construction du marché se traduit par : ■ Le choix de la procédure et l’allotissement (sauf exceptions de l’article 10 du CMP) de la consultation. ■ La rédaction des éléments du dossier de consultation des entreprises.  Etape 6 - Lancement d'un marché Le marché est lancé dès la publication de l’avis de publicité. La publicité doit permettre la mise en concurrence la plus large possible. Les principes de libre accès à la commande, d’égalité de traitement entre les candidats et de transparence sont respectés tout au long de la procédure.  Etape 7 - Analyse des offres et choix du prestataire L’analyse des offres permet de choisir le fournisseur de façon objective en toute transparence et se prépare en amont du lancement du marché grâce à :  

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des critères lisibles pour les candidats. des cadres de réponses pour les offres des candidats, adaptés et en cohérence avec les critères choisis, facilitant la comparaison et la notation des offres. Une pondération objective basée sur la complexité de l’achat

 Etape 8 - Suivi de l'exécution des prestations La performance du fournisseur est évaluée : la qualité des prestations et la capacité d’exécution du fournisseur dans le temps sont mesurées par des indicateurs (cf. point 2 de l’axe 2)  Etape 9 - Évaluation de la performance économique de l'achat La performance économique de l’achat (notamment la satisfaction des besoins liés à des dépenses de fonctionnement) doit être évaluée annuellement, dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue et de maîtrise des dépenses.

Des indicateurs d’évaluation de ces achats en termes de volume, montant et économies réalisées sont fixés conformément au modèle joint en ANNEXE 2, et ce afin de mesurer l’évolution année après année des dépenses de fonctionnement (ANNEXE 2 bis) Mesure d’application : Un rapport annuel sur l’évolution des dépenses de fonctionnement (achat de carburant, de fournitures de bureaux, de vêtements et équipements de sécurité, équipements informatiques, consommations téléphoniques, achats de billets d’avions, formations, services traiteurs, achats liés à la communication et au protocole, prestations juridiques, etc…) sera communiqué aux élus communautaires ainsi que les pistes d’optimisation possibles.

Point 3 : La mise en place d’une centralisation des achats La mise en place d’une centralisation des achats s’avère nécessaire pour : -

d’une part, sécuriser les procédures d’achats (recensement des besoins, application des mêmes niveaux de mise en concurrence et de publicité pour les achats relevant d’une même catégorie homogène en application des codes de nomenclature interne…..)

et d’autre part, optimiser les achats publics : Comment acheter de la qualité au juste prix ? Quelles économies sont possibles pour disposer de plus d’argent pour les projets importants ? Quelle mutualisation possible avec d’autres entités publiques pour satisfaire au moindre coût les mêmes besoins ? La mise en place d’une centrale d’achats permettra de répondre à ces problématiques essentielles en ces temps de raréfaction des ressources.

AXE 2 : Améliorer la qualité des relations avec les fournisseurs Grâce à un processus achat clairement défini, les différentes étapes de l’achat sont mieux appréhendées. Toutefois, comme une stratégie d’achat efficace doit permettre de faciliter l’accès des marchés au tissu économique local et à de nouveaux opérateurs économiques, et d’avoir la meilleure adéquation possible entre les besoins de la CINOR (la demande) et l’offre, il est nécessaire de moderniser la pratique l’achat public afin d’améliorer la qualité des relations avec les fournisseurs. Cela passe par la création d’espaces de rencontres entre les fournisseurs et les services de la CINOR, selon la technique du sourcing (Point 1) , ainsi qu’une évaluation régulière des titulaires de marchés publics, selon des indicateurs, afin de s’assurer du niveau de qualité des prestations et d’améliorer de façon continue le niveau de performance attendu (Point 2). Bien entendu, il conviendra d’accentuer les bonnes pratiques dans le cadre de la convention de partenariat SBA (Point 3). Enfin, en vue de simplifier les procédures de paiement pour certains achats standardisés, la carte d’achat pourra être mise en œuvre (Point 4).

Point 1 : le Sourcing Cette expression (recherche d’une source) est utilisée pour désigner l’action pour l’acheteur public « de rechercher les fournisseurs susceptibles de répondre à ses consultations, à sonder l’état de la concurrence ». La technique du « sourcing » intervient dans le cadre de la définition des besoins (article 5 du code des marchés publics) 11

En amont d’une consultation, il est tout-à-fait possible de rencontrer plusieurs prestataires pour mieux appréhender le domaine concurrentiel et les capacités des opérateurs à répondre sans surcoûts aux exigences de la collectivité, et pour mieux connaître l’offre de technologies et de produits existants. Cela sous réserve de respecter quelques principes déontologiques et de bon sens, et notamment lorsque la procédure est lancée, de respecter le « cône de silence » : aucun contact informel ne doit être pris avec les entreprises candidates lorsque la consultation est lancée. Avantage pour l’acheteur : recueillir les renseignements qui pourront servir à la préparation d’un futur achat et qui aideront l’acheteur à bien rédiger son DCE Avantage pour les entreprises : être informées des projets futurs de la collectivité et répondre à ses besoins dans de meilleures conditions Mesure d’application : Il devra être organisé, en amont des procédures, des rencontres périodiques avec les fournisseurs, en lien avec les organismes professionnels (1 à 2 fois par an), organisées par les directions acheteuses comme la Direction Culturelle, la Direction Informatique, la direction Logistique (…), avec à chaque fois invitation d'un agent marché du service Achats-Marchés à participer aux débats et travaux)

Point 2 : Evaluation des prestataires La CINOR met en place un processus permanent pour mieux connaître le secteur économique, passant par une évaluation constante des prestataires. Mesure d’application : Les services devront mettre en place des fiches d’évaluation des fournisseurs pour tous les marchés précédés d’une mesure de publicité et de mise en concurrence, basées sur des indicateurs conformément à la fiche d’évaluation jointe en ANNEXE 3) Ces fiches d’évaluation permettront de juger de la qualité de la prestation rendue et seront notifiées au prestataire concerné, dans une démarche d’amélioration continue des pratiques observées. Chaque titulaire de marché sera informé de cette démarche d’évaluation dès la notification de la commande ou marché.

Point 3 : Accentuer les bonnes pratiques dans le cadre du SBA (Stratégie du Bon Achat) La convention SBA signée par la CINOR contient de nombreuses dispositions permettant de favoriser le développement économique du territoire. 12

La Journée Annuel du Territoire qui permet entre autres un référencement des fournisseurs est le point d’orgue en termes d’échanges avec les organismes signataires de la convention. Dans le cadre de la convention SBA, les organisations professionnelles et interprofessionnelles ont rédigé un Livre Blanc à l’attention des acheteurs. L’enjeu de ce Livre Blanc est de continuer la dynamique mise en place, avec des notations finales des acheteurs (allant du A - au triple A +) par le biais d’une matrice d’évaluation des bonnes pratiques de l’achat public. Cette matrice (jointe en ANNEXE 1) est bâtie sur 49 critères d’évaluation se décline en 3 volets : Anticipation - Adaptation – Ancrage Territorial. Le fait de s’appuyer sur cette matrice d’évaluation permet d’améliorer de nombreux aspects tels que : - Aspect financier : amélioration du système des avances, des délais de paiement, de la retenue de garantie … - Autres aspects : mise en place et diffusion de la politique d’achats, mise en ligne du programme annuel d’activités de la CINOR, développement des comités d’experts … Mesure d’application : Chaque année, les mesures concrètes mises en place par la CINOR pour atteindre le triple A+ (via la grille d’évaluation) seront transmises aux partenaires économiques signataires de la convention SBA.

Point 4 : La carte d’achat La carte d'achats pourra être mise en œuvre pour les achats standardisés. La carte d’achat est une carte nominative d’approvisionnement et de paiement détenue par un agent. Elle permet à l’agent détenteur de la carte, de commander directement auprès d’un fournisseur titulaire d’un marché public exécuté par carte d’achat. La Carte d'achats permet de passer des commandes de fournitures et de services de petit montant (montant maximum préfixé) auprès de fournisseurs préalablement référencés (agréés) par l’ordonnateur dans le cadre d'un règlement automatique par l'établissement bancaire habilité, lui-même préalablement désigné dans le cadre d'un marché d'émission de carte d'achat. Intérêt de la carte achats : - Diminuer les coûts de gestion du processus d’achat 13

- Réduction substantielle des délais de paiement induisant une diminution du besoin en "fonds de roulement" - Suppression du coût de traitement des commandes par le fournisseur lorsque la carte d'achat est couplée à un dispositif de commandes en ligne ; - Diminution du nombre de litiges et des coûts associés, car la carte d’achat favorise la gestion amiable des incidents (demandes d’avoirs, ...) Pour les petits achats non stratégiques, tels que des fournitures de bureau, des produits d’entretien, petits matériels, la fourniture de carburant etc…, la carte Achats est l'une des alternatives possibles aux côtés de l'instauration d'une régie d'avance. Elle permet d’envisager des gains d’efficacité sur les dépenses de faible enjeu représentant un nombre important de mandats et de paiements. Le recours à une "carte d’achat" a pour objectif de simplifier la chaîne de dépense, depuis la commande jusqu’au paiement, par la dématérialisation des données de facturation et l’intégration de dispositifs de contrôle et de paiement. ATTENTION : le décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat précise q u e « ne peuvent faire l'objet d'une exécution par carte d'achat : - les marchés de travaux, sauf décision de l'entité publique motivée par des besoins d'entretien et de réparation courants n'ayant pas fait l'objet d'un programme ; - les marchés faisant l'objet d'une avance»

AXE 3 : Développer un achat innovant et responsable Il convient de recherche systématiquement la possibilité d’intégrer dans ses achats une dimension durable, sur la base d’indicateurs permettant d’évaluer l’acte d’achat au regard des trois piliers du développement durable (point 1), et en s’appuyant sur des outils et procédures du code des marchés publics permettant l’innovation et l’achat responsable (point 2). Enfin, l’accent sera mis sur les modalités de développement de l’achat « durable » (point 3).

Point 1 : les indicateurs pour la mise en œuvre du développement durable dans la commande publique 14

Le développement durable repose sur 3 piliers : Pilier 1 : Efficacité économique Pilier 2 : Equité sociale Pilier 3 : Protection de l’Environnement Au total, 17 indicateurs sont fixés, avec des objectifs quantifiables à atteindre (cf. ANNEXE 4) Dans le volet « efficacité économique » : 1. Mesurer le % de marchés allotis par catégorie de marchés 2. Mesurer le nombre de comités d'expert institués et animés par an 3. Mesurer la part de commande publique attribuée aux TPE/PME 4. Mesurer l'évolution annuelle du taux de participation des TPE/PME 5. Mesurer la part de commande publique sous-traitée aux TPE/PME 6. Mesurer le nombre de marchés ou lots ouverts à variantes 7. Mesurer la part des procédures favorisant l'innovation (dialogue compétitif, concours, partenariat d'innovation) mises en œuvre par rapport au nombre total d'actes d'achat 8. Mesurer le délai de paiement moyen pratique 9. Mesurer le % de factures qui sont réglées dans un délai de 30 jours maximum Dans le volet « Equité sociale » 10. Mesurer le % de contrats disposant d'une clause d'insertion sociale 11. Mesurer le nombre d'heures d'insertion minimum exigées dans les marchés 12. Mesurer le nombre de personnes insérées Dans le volet « protection de l’environnement » : 13. Mesurer le % de contrats disposant d'une clause d’exécution relative au développement durable (responsabilité sociétale de l'Entreprise) ou aux développements des circuits courts de proximité 14. Mesurer le % de procédures disposant d'un critère de jugement des offres relatif à la "Performance en matière de protection de l'environnement" 15. Mesurer le % de contrats pour lesquels le coût global ou coût de cycle de vie d'un produit est pris en compte 16. Mesurer le % d’Achat de Fournitures écologiques 17. Supprimer le rendu papier dans l'exécution de certaines catégories de marchés Les objectifs fixés par indicateur font l’objet d’une évaluation annuelle par le service Achats-Marchés.

Point 2 : le contexte règlementaire spécifique au développement d’un achat innovant et responsable Le Code des marchés publics prévoit plusieurs possibilités de prise en compte des enjeux sociaux et environnementaux, aux différentes étapes de la procédure, ainsi que des outils permettant de faire émerger les solutions innovantes : • Critères de sélection des candidatures (Article 45) - Volet environnemental 15

Article 45.2 : l’acheteur public peut demander aux candidats, au stade de la candidature, de produire des certificats de qualité dans le domaine environnemental • Critères d’attribution des offres (Article 53) - Performances environnementales En vertu de l’article 53 du CMP introduit en 2006, l’acheteur a le droit d’intégrer comme critère d’attribution des offres le critère de « performances en matière de protection de l’environnement ». • Les clauses contractuelles sociales ou environnementales (Article 14) Au stade de l’exécution du marché, l’acheteur peut également intégrer des exigences liées au développement durable. Ces exigences, qui font partie intégrante de l’exécution du marché, constituent une obligation contractuelle pour le titulaire du marché. L’acheteur insère ces clauses dans le cahier des charges du marché. Il doit toujours veiller à ce que de telles clauses ne produisent pas un effet discriminatoire. • L’ouverture à variantes Autoriser les variantes permet de faire émerger des solutions innovantes. L’innovation constitue un levier pour dynamiser l’activité et créer de la croissance à moyen terme. La prise en compte de l’innovation dans les marchés publics est une démarche qui bénéfice autant aux acheteurs qu’aux entreprises. • Le recours à des procédures favorisant l’innovation Les entreprises reprochent souvent au secteur public de ne pas pouvoir accepter des solutions innovantes pourtant créatrices d’un meilleur service public Or, le CMP instaure des procédures favorisant l’innovation comme le dialogue compétitif, le concours et surtout le partenariat d’innovation (introduite par décret du 26 septembre 2015) Initiée sous forme de procédure négociée, le partenariat d’innovation a pour objet la recherche et développement, ainsi que l’acquisition de la solution innovante qui en résulte. Sont innovants les fournitures, services ou travaux nouveaux ou sensiblement améliorés qui répondent à un besoin qui ne peut être satisfait par des fournitures, services ou travaux déjà disponibles sur le marché. L’acquisition de solutions innovantes joue un rôle essentiel dans l’amélioration de l’efficacité et de la qualité des services publics tout en permettant de faire face aux enjeux de la société.

Point 3 : les modalités de développement de l’achat durable Le développement de l’achat durable passe par une généralisation des prescriptions environnementales à introduire dans les marchés publics (élément 1), le raisonnement en coût global (élément 2) ainsi que l’intégration de la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) dans les marchés (élément 3). 16

Elément 1 : Type de prescriptions environnementales à introduire dans les marchés Des fiches techniques permettant d’intégrer le développement durable dans les grandes catégories d’achats de fournitures, de services ou de travaux, sont jointes en ANNEXE 5 au présent document, et concernent par exemple :

- Marchés de travaux : utilisation de produits respectueux de l’environnement ; -

utilisation de matériaux provenant de produits recyclés ; s’assurer de la collecte et du traitement des déchets sur le chantier…. Acquisition de produits d’entretien répondant à un écolabel européen ou équivalent Acquisition de papier provenant de forêts gérées durablement….. Etc…..

Elément 2 : Il conviendra de rechercher systématiquement la possibilité de prendre en compte dans ses achats la dimension durable et responsable en raisonnant en coût global, c’est-à-dire en intégrant tout ce que va coûter réellement l’acquisition d’un ouvrage, équipement ou produit (prix d’acquisition, coût de maintenance, d’usage, réutilisation, recyclage, fin de vie….). Dans de nombreuses circonstances en effet, le prix d'acquisition d'une prestation ne constitue pas un critère suffisant d'appréciation du prix. En particulier, lorsqu'il s'agit d'un ouvrage, d'un équipement ou d'un matériel, des frais d'utilisation viendront s'ajouter au prix initial pendant leur durée de vie : entretien, pièces de rechange, consommation d'énergie, etc…. La métaphore de l’iceberg illustre bien la contribution du prix d’achat (partie immergée de l’iceberg) au coût global (volume total). La fraction immergée (les coûts cachés) constitue en réalité la majeure partie de ce coût. Il est indispensable de les prendre en compte dans les marchés publics, par l’intermédiaire du raisonnement en coût global.

RAISONNEMENT EN COÛT GLOBAL ET METAPHORE DE L’ICEBERG

L’approche « coût global » est dans ce sens une intégration des principes du développement durable dans les choix d’investissement : l’ensemble des coûts associés à un projet sur toute sa durée de vie, qu’ils soient financiers ou extrafinanciers (pollution de l’environnement par exemple) seront pris en compte lors du choix d’investissement.

Ainsi, 75 % du coût global d’un bâtiment tertiaire sur l’ensemble de son cycle de vie seraient liés à l’exploitation et à la maintenance et donc postérieurs à l’investissement initial (conception et construction) selon la Mission interministérielle pour la qualité de la construction publique (MIQCP, 2006). Par ailleurs, la phase de conception est cruciale. Les choix faits dans les premiers 20 % du processus de conception déterminent 80 % des coûts d’exploitation, de maintenance et de remplacement d’un bâtiment, selon la norme ISO/DIS 15686-5. L’approche en coût global présente donc l’intérêt : 

d’anticiper des coûts différés pour le maître d’ouvrage comme pour des tiers ; 18

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 

d’anticiper les conséquences d’un choix d’investissement, y compris les externalités extra-financières telles que des consommations d’énergie ou des émissions de CO2 ; d e comparer des variantes présentant des coûts à l’investissement et des coûts différés différents ; d e compléter les autres processus d’évaluation (risque, qualité d’usage…) pour faire les choix d’investissement les plus judicieux et diminuer les coûts présents et futurs.

L’approche en coût global peut s’appliquer à tout projet d’investissement, quel que soit le contexte (construction, réhabilitation, rénovation) et à plusieurs échelles (patrimoine, ouvrage ou partie d’ouvrage). Pour un exemple de raisonnement en coût global, voir ANNEXE 6. Ainsi, par exemple, un investissement dans des équipements conçus avec le souci de la maîtrise d’énergie ou utilisant une énergie renouvelable, s’il coûte plus cher à l’achat, est susceptible de se révéler à l’usage plus rentable qu’un équipement standard. Le Coût du cycle de vie d’un produit, ou le coût global, peuvent être intégrés dans les règlements de consultation comme critères de jugement des offres (L’article 53 du CMP permet ainsi de prendre en compte, au-delà du coût à l’achat ou à l’investissement, les coûts d’utilisation, de maintenance et de traitement en fin de vie).

Elément 3 : L’intégration de la démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises) dans les marchés publics La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) est un « concept dans lequel les entreprises intègrent les préoccupations sociales, environnementales, et économiques dans leurs activités et dans leurs interactions avec leurs parties prenantes sur une base volontaire ». Énoncé plus clairement et simplement, c’est « la contribution des entreprises aux enjeux du développement durable ». Il est nécessaire pour l’acheteur public engagé dans une politique d’achat durable d’exiger de son titulaire de marchés publics qu’il soit un acteur RSE et que cette démarche soit intégrée autant que possible dans les marchés publics. En effet, la politique d’achat durable intègre les 3 dimensions du développement durable, à savoir l’environnement, le social et l’économique et il importe que les achats soient conformes à l’objectif de protection de l’environnement (écoproduits, achat « vert »… ) à l’éthique (respect des conventions, aspects sociaux tels que la diversité , l’égalité homme-femme), à l’objectif de solidarité (insertion professionnelle des personnes éloignées de l’emploi…) et d’équité (respect des 19

principes du commerce équitable assurant notamment aux producteurs une juste rémunération…) La démarche de progrès à initier pour répondre à ces objectifs aura pour but d’assurer au profit de l’acheteur public une traçabilité et transparence les plus complètes possibles de toutes les étapes et composantes qu’implique l’exécution d’un marché confié à un titulaire, afin que ces objectifs soient pris en compte à chacune d’elles ou pour chacune de ses composantes. L’intégration du RSE dans les marchés publics correspond in fine à mesurer la performance globale de l’entreprise appréciée au regard des 3 dimensions du développement durable, qui doit conduire l’opérateur économique à diffuser également ce concept vis-à-vis de ses propres fournisseurs et partenaires. L’application de la RSE au sein de l’entreprise présente un intérêt certain : - gain en visibilité et en image auprès de ses clients, fournisseurs et partenaires, car le RSE implique une gestion à la fois prudentielle et prospective sur le long terme - gain en loyauté et motivation de la part des salariés mieux qui, associés aux destinées et résultats de l’entreprise, s’y investiront plus (gains de productivité, attractivité de l’entreprise…) - gain en création et en innovation - gain en termes de performance économique de l’entreprise ….. Par voie de conséquence, ces gains sont susceptibles de bénéficier au pouvoir adjudicateur par l’exécution du marché.

La démarche RSE peut être intégrée dans les marchés publics de deux manières :

- Soit uniquement comme condition d’exécution d’un marché : une clause

contractuelle oblige le titulaire à engager à l’occasion de l’exécution du marché une démarche de progrès en matière de RSE, que ce soit au sein de son entreprise et/ou vis-à-vis de ses fournisseurs ou partenaires. Cette démarche de progrès fait l’objet concrètement d’un plan d’actions avec détail de leur misse en œuvre (durée, gains escomptés, modalités d’évaluation…) pour répondre aux critères RSE imposés dans le cahier des charges (ex : aspects sociaux, protection de l’environnement, performance de la politique d’achats durables de l’entreprise…). La bonne réalisation de ce plan d’action et l’obtention d’un progrès significatif est contrôlé par l’acheteur public. Soit comme critère d’attribution des marchés publics et condition d’exécution: l’article 38 et 52 du CMP de l’ordonnance du 23 juillet 2015 portant réforme du code des marchés publics offrent la faculté d’examiner les offres sur la base de critères pouvant prendre en compte des considérations relatives à l'économie, à l'innovation, à l'environnement, au domaine social ou à l'emploi à condition qu'elles soient liées à l'objet du marché public.

Sont réputées liées à l'objet du marché public les conditions d'exécution qui se rapportent aux travaux, fournitures ou services à fournir en application du marché public, à quelque égard que ce soit et à n'importe quel stade de leur cycle de vie, y compris les facteurs intervenant dans le processus spécifique de production, de fourniture ou de commercialisation de ces travaux, fournitures ou services ou un processus spécifique lié à un autre stade de leur cycle de vie, même lorsque ces facteurs ne ressortent pas des qualités intrinsèques de ces travaux, fournitures ou services.

Ainsi, dans ce contexte juridique et sur la base de conditions d’exécution définie ci-avant, il est possible d’utiliser des critères en lien avec la RSE pour l’attribution de marché, qui auront pour objet d’évaluer, dès la remise des offres, les engagements des opérateurs en termes sociaux , économiques et environnementaux.

ANNEXES ANNEXE 1 : matrice d’évaluation des bonnes pratiques de l’achat public, élaborée par la CGPME dans le cadre de son livret blanc sur le SBA ANNEXE 2 : Indicateurs d’évaluation de la performance économique (pour les achats liés à des dépenses de fonctionnement) ANNEXE 3 : Fiches d’évaluation des fournisseurs ANNEXE 4 : Objectifs de développement durable dans la commande publique et indicateurs de suivi ANNEXE 5 : Fiches techniques de développement durable pour diverses catégories d’achats

ANNEXE 6 : Exemple de raisonnement en coût global pour un bâtiment (fiche technique DDT)