前言| i
-前言廣義的「職場商用英文寫作」除了包括一般常用的商用書信、文 件、單據之外，還包含各樣維繫人與人之間關係的社交信函、電子郵 件、簡訊等。職場商用英文書信係屬於講求功能與時效的應用性英文書 信，就傳統的寫作慣例而言，為了使緊張忙碌的現代讀者在有限的時間 內迅速有效地取得與利用資訊，書信中的用詞必須簡單扼要、清楚明 確，非必要的內容無須載入信中，書信中的主要與次要要素須放在一定 的位置上，並且要素前後排列順序需固定，這使得「職場商用英文書信 寫作」與「散文式英文寫作」兩者間形成涇渭分明的分野。 誠如雪莉．賴德女士在 Model Business Letters, E-mails & Other Business Documents（7th Edition, 2012）一 書中所言，現代商用英文書信 是以簡潔有力而非咬文嚼字的英語所寫成的，書信中最主要的正文部分 可透過介紹、細節、回應、結尾四個綱領將零星片段的內容組織起來， 使其條理分明，合乎邏輯且前後相呼應。 本書的內容共分為五大篇，從第一篇到第四篇，每一篇中的書信都 環繞在同一個產品且不同的主題上來發揮， 而書信內容不僅相關也相 連。 然在第五篇 -- 社交簡函及其他，當中的每一封書信的內容都由完 全不同的主題所衍生，除了書信主題各自獨立之外，信函內容也不完全 相關相連。 以下就本書五大篇名條列於後，供讀者參考： 第一篇：台灣蘭花 第二篇：可可熊玩具 第三篇：瑪格麗特頂級咖啡豆 第四篇：西班牙白酒 Albariño
○○○○
ii |職場 商 用 英 文 寫作
第五篇：社交簡函及其他 從筆者過去教授商用英文閱讀與寫作課程過程當中發現，無論在教 室內外，寫作教學活動往往須透過有目標、對學習者有意義與問題導向 的命題才較容易引發學生寫作的動機與興趣。若從社會語言學的角度來 看，語言的學習需要透過人與人的接觸互動，在工作坊（Workshop）架 構之下所營造的口說、閱讀與寫作教學情境氛圍裡，寫作老師在學生繳 交作業之前後若能經常給予每位學生相關其寫作建設性的回饋與充裕的 時間，使其琢磨信函中作者思維的轉折、語氣的銜接、用詞的選擇並且 從事更廣泛深入的閱讀（Reading）與複寫（Revision） ，再經寫作老師以 公文封（Portfolio）不斷彙集與評量學生作品並鼓勵其發表的話，假以 時日學生筆下累積的心血結晶其品質必定有所提升。 在終身學習、大學社區化、國際化的浪潮席捲台灣校園各角落的同 時，每一位進入學校的學習者都將是獨特的，具備不同的語言文化、知 識背景、學習動機，實則可讓寫作老師從旁聆聽他們筆下的聲音，協助 他們在職場上藉由英文寫作自信地表達自己，暢所欲言並充分發揮所 學。 本書集結了筆者過去課前與課後陸續所寫的職場商用英文書信與 文件，期盼與讀者分享這一透過教學與學生共同成長的心路歷程，書中 或有訛誤疏漏處，尚希見諒並不吝指正。
侯惠君 於崑山科技大學國貿系 西元 2016 年 2 月 20 日
目次| iii
-目次前言-------------------------------------------------------------------------------------
I
書信版面呈現------------------------------------------------------------------------
1
書信要素排序-------------------------------------------------------------------------
3
建立書信溝通模式------------------------------------------------------------------
6
第一篇
台灣蘭花----------------------------------------------------------------
7
詢問-------------------------------------------------------------------------
8
回覆詢問------------------------------------------------------------------
13
請求報價------------------------------------------------------------------
17
報價------------------------------------------------------------------------- 21 訂單------------------------------------------------------------------------- 27 包裝與出貨--------------------------------------------------------------- 31 抱怨------------------------------------------------------------------------- 37
第二篇
可可熊玩具------------------------------------------------------------ 43 詢問------------------------------------------------------------------------- 44 回覆詢問------------------------------------------------------------------
50
請求提供優惠------------------------------------------------------------ 55
第三篇
回覆請求提供優惠-----------------------------------------------------
59
訂單------------------------------------------------------------------------
65
報價------------------------------------------------------------------------
69
瑪格麗特頂級咖啡豆---------------------------------------------- 75 詢問------------------------------------------------------------------------- 76 回覆詢問------------------------------------------------------------------
82
○○○○
iv | 職場 商 用 英 文 寫作
請求報價------------------------------------------------------------------ 88 報價------------------------------------------------------------------------- 94 訂單------------------------------------------------------------------------- 100 確認訂貨------------------------------------------------------------------ 103
第四篇
西班牙白酒 Albariño----------------------------------------------- 107 詢問------------------------------------------------------------------------ 108 回覆詢問------------------------------------------------------------------ 114 請求報價與優惠--------------------------------------------------------- 120 報價------------------------------------------------------------------------ 124 訂購訂單------------------------------------------------------------------ 129
第五篇
社交簡函及其他----------------------------------------------------- 135 感謝函--------------------------------------------------------------------- 136 道歉函--------------------------------------------------------------------- 140 邀請函--------------------------------------------------------------------- 144 婉拒邀請------------------------------------------------------------------ 148 抱怨函--------------------------------------------------------------------- 152 悼謁函--------------------------------------------------------------------- 156 請求尋找遺失手機----------------------------------------------------- 160 請求更正威士卡帳目記錄-------------------------------------------- 164
附錄------------------------------------------------------------------------------------ 169 詞組的學習-------------------------------------------------------------- 169 詞組的延伸學習-------------------------------------------------------- 170 英文句子的種類-------------------------------------------------------- 172
參考書目----------------------------------------------------------------------------- 175
書信版面呈現| 1
書信版面呈現 使用整潔、美觀大方、品質良好的信封與信紙 公司專用信紙上方附上信頭，信頭內容包括： 公司商標（即 logo） 公司名稱 公司郵寄地址 公司電話、傳真、電子郵件地址、公司網址（聯絡方式） 公司註冊地址（與公司辦公地點不同時，經常列印在信紙下方） 商業書信組成的要素（4,11,12,13 為次要要素）
1.信頭 2.日期 3.信封內地址 4.特殊標記（例如：CONFIDENTIAL 機密文件） 5.稱呼 6.標題（又稱主旨） 7.正文（又稱內文） 8.信末結尾語（又稱信末謙詞） 9.簽名 10.寄件人姓名及頭銜 11.附件 12.副本 13.備註（即 postscript 或 p.s.）
○○○○
2 |職場 商 用 英 文 寫作
完全齊頭格式（full-block style）對打字員而言是最方便的一種書信要 素排列格式，然而，半齊頭式與縮格式也使用的相當普遍。 續頁的處理 通常書信的內容在超過兩張信紙的時候，必須在第二頁和其後的信紙 上方標示以下辨識細節： 頁碼 日期 收件人姓名 【註】有經驗的書信打字員通常不會把書信上一頁最後一段文字的內 容放到次頁，他們會以新的段落開始新的頁面。
書信要素排序 書信版面呈現| 3
書信要素排序（完全齊頭式） 1.信頭 （包括商標、公司名稱、地址、電話、傳 真、電郵帳號、網址） 2.日期 3.特殊標記 4.信封內收件人 姓名&地址 5.稱謂 6.標題 （主旨） 7.正文 （內文） . . . 8.信末結尾語 （信末謙詞） 9.寄件人親筆簽名 10.寄件人姓名、頭銜與公司名稱 11.附件 12.附本 13.備註
○○○○
4 |職場 商 用 英 文 寫作
書信要素排序（半齊頭式） 1.信頭 （包括商標、公司名稱、地址、電話、傳 真、電郵帳號、網址） 2.日期 3.特殊標記 4.信封內收件人 姓名&地址 5. 稱謂 6. 標題 （主旨） 7.正文 （內文） . . . 8.信末結尾語 （信末謙詞） 9.寄件人親筆簽名 10.寄件人姓名、頭銜與公司名稱 11.附件 12.附本 13.備註
書信要素排序 書信版面呈現| 5
書信要素排序（縮格式） 1.信頭 （包括商標、公司名稱、地址、電話、傳 真、電郵帳號、網址） 2.日期 3.特殊標記 4.信封內收件人 姓名&地址 5.稱謂 6.標題 （主旨） 7.正文 （內文） . . 8.信末結尾語 （信末謙詞） 9.寄件人親筆簽名 10.寄件人姓名、頭銜與公司名稱 11.附件 12.附本 13.備註
○○○○
6 |職場 商 用 英 文 寫作
建立書信溝通模式 四點計畫 前述書信的主要內容――正文，其結構包含以下要件： ․引言：提及先前往來的信件、聯繫事項或文件 ․細節：以段落、漸進與合邏輯的方式提供資訊或指示，詢問相關 資訊 ․回應或行動： 陳述希望收信人採取的行動，或自己可能採取的 行動 ․結尾：往往只需一句簡單的結尾語 【註】架構良好的商業文件是有效溝通的核心要素
語言與語氣 無論你用書信、傳真、備忘錄或電子郵件溝通，設身處地的想像當 對方收到使用此語氣信件時的感受，切記遵守以下事項 ․慎選溝通方式 ․用心書寫 ․用心編排，給人有效率和可靠的印象 ․使用整齊好讀並且富邏輯架構的格式 ․考量外在環境、收件人身分以及狀況，運用合適、恰當的語氣 ․確保文法、拼字和標點符號正確無誤 （摘自 Model Business Letters, E-mails & Other Business Documents, 7th Edition, 2012）
第一篇
台灣蘭花
○○○○
8 |職場 商 用 英 文 寫作
Inquiry Orchid Plantation Cooperation 301 Itabashi, 32-2 Ooyaguchi Kitamachi, Itabashi-ku, Tokyo, Japan Tel: 81-3-2734-6553, Fax: 81-3-2730-3942, E-mail: 20971945@yahoo.co.jp
December 5, 2013 Mr. Chong-Ying Wang, Manager Taiwan Orchid Plantation Company No. 535, Sec. 2, Datong Road Tainan 70152, Taiwan Tel: 886-6-2355661; Fax: 886-6-2357556 E-mail: cywang@ms21.hinet.net Dear Manager Wang, Inquiry: Taiwan Orchid Flowers I am Mitsuco Hashi, Sales Manager of the Orchid Plantation Company in Tokyo, Japan. Mr. Toshi, my assistant, and I met you at your post on the Taiwan International Orchid Show held on March 8, 2013 at the Tainan Orchid Plantation in Tainan County. We were very impressed by the new breeds of the orchid flowers you displayed on the Show. The colors of the orchid flowers appeared very
第一篇 台灣蘭花| 9
rich, elegant and unique. We hope that you will send us the latest illustrated catalogue and the price list of your new breeds of orchid flowers which have been released in the past three years. Therefore, we may make the best choice of a new batch of orchid flowers before the purchase It is our pleasure to get acquainted with you. We are looking forward to your prompt reply. Yours faithfully, Mitsuco Hashi Mitsuco Hashi (Sales Manager) Orchid Plantation Cooperation, Tokyo, Japan
重要單字、詞組與句型 1.post
（名詞）攤位，駐點 （名詞）助手
2.assistant
（名詞）品種
3.breed 4.rich
（形容詞）豐富的
5.elegant
（形容詞）高雅的
6.unique
（形容詞）獨一無二的
7.illustrated 8.orchid show
（過去分詞當形容詞）畫有插圖的 蘭花展
9.orchid plantation
蘭花種植
10.were impressed by …
對（某物或某人）留下美好印象
○○○○
10 |職場 商 用 英 文 寫作
造句練習 1.我與助理托溪先生曾在台南蘭花種植區舉辦的國際蘭展拜訪了您的攤 位。 2.我們希望您能寄給我們畫有插圖的最近三年培育新種蘭花的目錄與價 目表。
第一篇 台灣蘭花| 11
詢問函 蘭花種植企業公司 日本東京都板橋區大谷口北町 32-2 板橋 301 號 電話：81-3-2734-6553，傳真：81-3-2730-3942，電郵：20971945@yahoo.co.jp
西元 2013 年 12 月 5 日 王中英先生，經理 台灣蘭花種植公司 70152 台南市大同路二段 535 號 電話：886-6-2355661；傳真：886-6-2357556 電郵：cywang@ms21.hinet.net 親愛的王經理： 詢問：台灣蘭花 我叫 Mitsuco 哈溪，是日本東京蘭花種植企業公司的銷售經理。我與 助理托溪先生曾於西元 2013 年 3 月 8 日在台南縣台南蘭花種植區舉行 的台灣國際蘭花展拜訪您的攤位。 我們對您展出的新品種蘭花感到印象深刻，它們的顏色很豐富、高雅 且獨特。 我們希望您能寄給我們畫有插圖的最近三年培育新種蘭花的目錄與價 目表來協助我們在購買新一批蘭花之前做最好選擇。
○○○○
12 |職場 商 用 英 文 寫作
很高興認識您， 期待您立即的回覆。 忠實地 Mitsuco 哈溪 Mitsuco 哈溪 銷售經理 日本東京蘭花種植企業公司
重要單字、詞組與句型 1.post
（名詞）攤位，駐點 （名詞）助手
2.assistant
（名詞）品種
3.breed 4.rich
（形容詞）豐富的
5.elegant
（形容詞）高雅的
6.unique
（形容詞）獨一無二的
7.illustrated 8.orchid show
（過去分詞當形容詞）畫有插圖的 蘭花展
9.orchid plantation
蘭花種植
10.were impressed by …
對（某物或某人）留下美好印象
造句練習 1.我與助理托溪先生曾在台南蘭花種植區舉辦的國際蘭展拜訪了您的攤 位。 2.我們希望您能寄給我們畫有插圖的最近三年培育新種蘭花的目錄與價 目表。