Offishall - Case Study

#joinMaestroOffishall Aude Giudicelli Cécile Faivre Cédric Boutellier Christelle Priso Didier Bourdenet

Contexte La mission d’Offishall Rendre la gestion des lieux de travail et des effectifs simple & transparente

Constat 60 % des utilisateurs actifs remplissent leur planning

La problématique Comment faire pour générer une adoption maximale d’Offishall Planning par les utilisateurs ?

Objectif Atteindre 92% de taux de remplissage du planning

1. Identifier les problèmes.

Étude de la concurrence

Recherche utilisateur

Constats

Etude de la concurrence

ÉTUDIER LE MARCHÉ

Etude de la concurrence

ÉTUDIER LE MARCHÉ Une opportunité “Océan bleu ?”

Un outil pour la gestion des espaces de travail et le lien social ?

Analyser la Data

ANALYSER LA DATA

● 40% ne remplissent pas le planning ● 10% consultent l’app chaque jour ● Pattern sur les jours de connexion lundi & vendredi (12% des users)

Recherche utilisateur Buts de la recherche Motivations principales

Problèmes majeurs

Points de frictions

Profil des Participants 3 personnes utilisatrices d’Offishall

Recherche exploratoire

3 personnes non utilisatrices d’Offishall

Tests d’utilisabilité

Persona

Jobs to be done Souhaite organiser son travail entre des temps de collaboration sur site afin de garder un lien social et des temps en télétravail dédiés aux tâches personnelles.

Intégration

“Je dois jongler entre deux outils Calendar & Offishall”

Points de douleur

“Je dois aller sur un nouvel outil pour le savoir en plus de mes outils quotidiens”

Pertinence / lisibilité des informations “Je ne vois pas simplement si l’espace de travail est libre”

“Je n’ai pas de visibilité sur la présence de mes collègues et les disponibilités de salles”

Rappel & encouragement

“Je n’ai pas de rappel systématique”

“Je ne vois pas simplement qui est sur site ou pas “

“J’oublie de le mettre à jour”

“J’oublie de le faire”

Constats “La prise en main a été hyper facile”

“Je n’ai pas eu besoin de demander à quelqu’un.”

“Ça prend 5 minutes”

MOTIVATION

Elevée

“C’est très intuitif” Ça prend 5 min

“Tout le monde n’y voit pas forcément un intérêt”

“Ca sert plus à la boîte qu’à moi ”

Faible

“Tout le monde ne remplit pas.

On n’est pas très rigoureux”

Difficile

CAPACITÉ

Modèle de Fogg

Facile

Constats

Growth loop Un collaborateur cherche à organiser sa semaine de travail 1

Plus le taux de remplissage est élevé, plus la pertinence des informations disponibles est élevée pour tout le monde

2

4

Il obtient des informations sur Offishall : - présence vs. télétravail collègues - taux d’affluence espace de travail - disponibilité des salles

3

Il remplit son planning

2. Trouver la solution.

Idéation

Priorisation

Hypothèses

Idéation

How might we ?

Intégration

Comment peut-on centraliser l’information (salles et HMW collaborateurs) afin que le collaborateur n’ait pas à jongler entre différentes applications?

Idéation

Saisie de planning via extension Chrome

Intégration

avec Agenda

Pertinence / lisibilité des informations

Rappel & encouragement

Comment peut-on améliorer l’affichage des disponibilités de salles et des présences pour un collaborateur afin de rendre l’information plus lisible ?

Comment peut-on encourager le remplissage du planning par les collaborateurs sans qu’ils s’y sentent contraints ?

Résumé de la semaine par mail

Réserver une salle Saisie de planning via widget

Mise en avant favoris Visualiser plan d’implant ation

Relance hebdo via slack

Envoyer message depuis Offishall

Relance via Teams

Relance par e-mail hebdo

Paramétrer

les relances

Priorisation OBJECTIF : AUGMENTER LE TAUX DE REMPLISSAGE

Relance hebdo par Slack Relance hebdo par mail Mise en avant de favoris

Résumé de la semaine par mail

Relance hebdo par MS teams Réserver une salle

VALEUR

Envoyer message depuis Offishall

EFFORT

Intégration avec agenda

Saisie de planning via Extension Chrome

Saisie de planning via Widget

Visualiser plan d’implantation

Hypothèses SOLUTIONS

Rappel hebdomadaire via e-mail le vendredi + Ajout d’informations planning favoris ⇒ Redirection vers saisie planning WebApp

HYPOTHESES

Diminue la sensation de contrainte

Rappel hebdomadaire via Slack/Teams le vendredi Améliore l’intégration + Ajout d’informations planning favoris ⇒ Redirection vers saisie planning ds Slack

Résumé hebdomadaire de la semaine le lundi + Informations planning favoris + Informations planning équipe + Informations Tips, nouvelles fonctionnalités

Augmente le taux de remplissage Augmente la Growth Loop

Augmente la lisibilité/pertinence de l’info.

Hypothèses SOLUTIONS

Optimiser l’ajout d’espaces de travail favoris

HYPOTHESES

Augmente le taux de remplissage Augmente la Growth Loop

Envoyer un message depuis Offishall à ses collaborateurs ⇒ via le canal de leur choix

Augmente la collaboration

3. Tester et Itérer.

Prototypage & Itération

Démo

Focus Timeline

Success Metrics Prototypage & Itération Itération

Entretiens orientés

Prototypage

Prototypage

solution

V2.0

V3.0

Validation des hypothèses

Prototypage

Guerilla tests

Maze

V1.0

Tester l’expérience utilisateur

Validation des hypothèses Tester l’expérience utilisateur

Démo

Prototype Figma

4. Livrer et Monitorer.

Roadmap

Success Metrics

Roadmap NOW

NEXT

LATER

Success Metrics Mission Offishall

North Star Metric

Rendre la gestion des effectifs et des lieux de travail simple et transparente

CA récurrent/mois

Objectif Comment faire pour générer une adoption maximale d’Offishall planning par les utilisateurs ?

Problème à résoudre Comment pourrions-nous encourager le remplissage du planning par les collaborateurs sans qu’ils s’y sentent contraints ?

Solutions à mettre en place - Rappel du vendredi via mail et/ou Slack - Optimiser l’ajout des espaces favoris - Résumé du lundi par mail

One Metric That Matters 92% de taux de remplissage du planning hebdomadaire par les utilisateurs actifs

Success Metrics SOLUTIONS

SUCCESS METRICS Nombre de rappels envoyés/semaine

Rappel du vendredi via mail et/ou Slack Taux de clics sur le CTA remplissage Clics sur Planning collègues favoris

Taux d’ouverture du mail

Résumé du lundi par mail Taux de clics sur le CTA remplissage

Optimiser l’ajout d’espaces favoris

Nombre moyen d’espaces favoris par utilisateur actif

Clics sur infos Planning Equipe Clics sur affluence lieux de travail

Conclusion En priorité Apporter de la valeur à l’utilisateur grâce à la motivation collective Pour atteindre l’objectif du taux de remplissage

Merci ! à toute l’équipe Offishall à Maria School (Flavie, Héloïse, Juliette, Mathilde, Zoé) à Cyril Leroux aux utilisateurs interviewés

Bonus Pour aller plus loin : Les tutos de Didier d’Offishall