ChannelPlanet BUSINESS - Especial GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 002

Marzo de 2012 - Edición N° 002 w w w.c h a nnel p l a net .c om

Pág. 5

Más vale tinta leve que memoria prodigiosa Pág. 7

Almacenando los datos de su empresa en la Nube Pág. 15

e-Book: Lectura y tecnología Pág. 19

Competencias, valores y principios en la gestión documental ¡Los profesionales en gestión documental y administración de la información se preparan para asistir a la 9a versión de e-Document!

Editorial además de acceder de primera mano a contenidos que en el mundo físico nos llevaría mucho tiempo y dinero, estamos protegiendo el planeta.

Dos conferencistas de ChannelPlanet®, Diego Alejandro Gutiérrez, Jefe Nacional de Administración de Documentos del Grupo Éxito y Astrid Tobón, reconocida profesional en el ámbito documental, desde ópticas distintas escribieron para nuestros lectores.

Eliana Salgado A. Directora Revista ChannelPlanet BUSINESS®

Novedades, valores y responsabilidad En esta segunda edición de ChannelPlanet BUSINESS® damos un nuevo recorrido a diferentes tópicos relacionados con la gestión electrónica de documentos.

Siendo la gestión documental y la administración de información temas indispensables en las organizaciones, como una sola temática se han convertido en una de las cuatro verticales de ChannelPlanet®, que cada vez despierta mayor interés en el sector empresarial.

Se acerca e-Document 2012, la novena versión de un seminario que por años ha reunido a directivos, líderes de proyectos y diversidad de profesionales en torno al exigente mundo de la gestión documental, apoyándolos en su desafío de administrar documentos digitales llenos de información con diversos niveles de importancia para las empresas.

En esta edición daremos una mirada a lo que será este año la novena versión de este importante evento que trae útiles temas de vanguardia, casos y conceptos alrededor de cuatro segmentos: tendencias tecnológicas, mejores prácticas, normatividad, legal y experiencias, con un destacado grupo de conferencistas y empresas patrocinadoras de talla internacional.

En nuestra primera edición de ChannelPlanet BUSINESS® hablamos de la tendencia Cero Papel, sobre la que, a propósito, se presentará un caso en e-Document 2012; en esta segunda edición de alguna manera continuamos con el tema al hablar de los e-Books o libros electrónicos, gracias a los cuales

Diego Alejandro hace énfasis en la responsabilidad e importancia del área de administración documental, mientras que Astrid nos hace reflexionar sobre las competencias, valores y principios de los administradores documentales.

En ChannelPlanet® consideramos que tener la responsabilidad sobre la información es como tener las llaves de una bóveda bancaria en la que se cuida un activo relevante sin ser los dueños de su contenido. Se administra la información y se usa según las disposiciones de las empresas, mas no del interés particular.

La información, como uno de los activos más importantes de las organizaciones, cobra cada día más relevancia. Es el alimento de las empresas y por eso su integridad, seguridad, disponibilidad y veracidad, así como los formatos y medios donde se consigna, gestiona, procesa, almacena y conserva, son temas de profundo estudio que edición tras edición trataremos en estas páginas.

Pese a que cada día hay nuevas tecnologías, procesos, prácticas y tendencias para optimizar la administración de la información, asimismo el rol de administrador cobra más importancia. Se requieren profesionales con un alto nivel de conocimientos e ingenio que trabajen con responsabilidad, honestidad y ética pues terminan teniendo acceso a documentos confidenciales que en manos equivocadas pueden constituir un gran riesgo para las organizaciones.

Desde ChannelPlanet BUSINESS® felicitamos a quienes con valores y decisiones acertadas tienen, desde la óptica documental, el reto de apoyar a sus organizaciones en el camino hacia la excelencia y el progreso empresarial.

ChannelPlanet BUSINESS®

Índice

5

7

10

15

19

Más vale tinta leve que memoria prodigiosa

5

Almacenando los datos de su empresa en la Nube

7

Novedades en e-Document 2012: ¡Temas clave y conferencistas expertos!

10

e-Book: Lectura y tecnología

15

Competencias, valores y principios en la gestión documental

19

Revista ChannelPlanet BUSINESS® Un producto editorial de ChannelPlanet® Creación y Desarrollo de Producto: ChannelPlanet SAS redaccion@channelplanet.com www.channelplanet.com Gerente General - Representante Legal: Juan Pablo Bárcenas M. barcenas@channelplanet.com Editora - Directora: Eliana Salgado A. salgado@channelplanet.com

Redacción: Jóse Martin jose.martin@channelplanet.com Diseño y Diagramación: Adrián Díaz E. diseno@channelplanet.com Comercialización de Publicidad: PBX (+57 1) 615 4444 Exts. 130, 112 y 117 Servicio al Cliente: PBX (+57 1) 615 4444 Exts. 115, 116, 117 y 112 Cels. (+57) 317 635 2552 - 310 696 2036 Todas las imágenes con derechos de publicación adquiridos Bogotá, D.C. - Colombia

www.channelplanet.com

Diego Alejandro Gutiérrez Montilla

Gestión Documental y Administración de la Información

Más vale tinta leve que memoria prodigiosa

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de una empresa, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, visión, funciones y actividades desarrolladas dentro y fuera de ella. En los archivos perdura la memoria del pasado que se constituye en el fundamento del presente y en el soporte del futuro.

La forma en que las personas almacenan, acceden, manipulan, administran la información y producen resultados, y las herramientas con que cuentan para realizar su trabajo, brinda a una empresa una ventaja competitiva, un aumento en la productividad y una disminución en los costos de su operación diaria.

Este es el propósito de utilizar las buenas prácticas en la metodología para el manejo de la información relacionadas con el manejo, guarda y custodia de documentos; con ellas, además de brindar todo el soporte técnico y humano, se busca conseguir soluciones integrales que conduzcan al manejo eficiente y eficaz de la INFORMACIÓN como uno de los activos con mayor relevancia a nivel corporativo.

Por ende, los recursos que las empresas invierten en la gestión de la información –soportada en documentos físicos o electrónicos– serán más óptimos siempre que se enfoquen en los documentos que realmente ameriten su conservación para la compañía y por el tiempo conveniente, según el valor legal, jurídico, administrativo, contable,

técnico, estratégico, transaccional o histórico que posean.

Por otra parte, a pesar de los esfuerzos que las empresas realizan para la estructuración de documentos, los expedientes naturales suelen fragmentarse ya que quienes los crean pueden pertenecer a diferentes áreas de las compañías y, además, algunos documentos están en soportes diferentes, dificultando obviamente su unificación.

En conclusión, para la empresa de hoy esto no debe ser extraño. Es una visión mundial de manejo óptimo de la información, donde todos los miembros de la organización debemos ayudar y considerar este recurso como estratégico y un activo empresarial para soportar el flujo del trabajo, el desarrollo del conocimiento y la toma de decisiones informadas y con mayor velocidad. Por eso, más vale tinta leve que memoria prodigiosa.

ChannelPlanet BUSINESS®

5

Por: Diego Alejandro Gutiérrez Montilla. Jefe Nacional Administración de Documentos Grupo Éxito (Envigado, Colombia).

Gestión Documental y Administración de la Información

Almacenando los datos de su empresa en la Nube

una tendencia que es utilizada cada vez más por las empresas: el almacenamiento en la Nube.

El Cloud Computing –computación en la Nube– es un modelo de prestación de servicios de negocio y tecnología que resume la posibilidad de utilizar herramientas, aplicaciones, servicios o sistemas de gestión de manera remota desde Internet. Uno de esos

La flexibilidad de los sistemas cloud computing ya se adapta a las necesidades específicas de las empresas y se convierte en un abanico de posibilidades disponibles ‘a la carta’ para las pymes.

ChannelPlanet BUSINESS®

7

Una de las preocupaciones fundamentales en los procesos de gestión documental frente a las actuales condiciones en las que la información está creciendo de forma exponencial es el almacenamiento. Las organizaciones han avanzado en virtualización, por ejemplo, pero muchas aún cuentan con back up de datos en su propia infraestructura y aquí es donde se está desarrollando

8

servicios es el Cloud Storage o almacenamiento en la Nube.

Los ataques a la seguridad y sus consecuencias, las débiles estrategias de recuperación de desastres y manejo de contingencias, además de la falta de estructuración en la administración de la información –se almacena pero no se posee un adecuado acceso, por ejemplo– han hecho que las organizaciones, y dentro de ellas muchas pymes, estén avanzando en el almacenamiento en la Nube.

La creencia de que esta tendencia tecnológica en

almacenamiento es de uso exclusivo de las grandes corporaciones y multinacionales con un gran músculo financiero está llegando a su fin. La flexibilidad de los sistemas cloud computing ya se adapta a las necesidades específicas de las empresas y se convierte en un abanico de posibilidades disponibles como un menú ‘a la carta’ para las pymes.

De hecho es un mercado muy atractivo, ya que en Colombia existen más de 23 mil pymes y sus principales necesidades tienden a centrarse en la seguridad de sus datos, el almacenamiento y la virtualización.

La preocupación por al almacenamiento es entendible. Según el informe Digital Universe, de la analista IDC y la empresa EMC, el volumen de datos en el mundo llegará a 35 billones de gigabytes en

www.channelplanet.com

2020. De allí la necesidad de que las empresas –grandes, multinacionales, pymes– se percaten de la necesidad de establecer rumbos para la ingente cantidad de datos que se producen diariamente, ya sea en back up físico alojado en la empresa –con todo lo que esto conlleva– o soluciones flexibles y adaptables en la Nube.

No todas las empresas están preparadas para adquirir servicios de almacenamiento en la Nube.

Cuando el tipo de información es muy sensible –como en compañías de seguros o bancos, por ejemplo– o los datos de personas pueden tener restricciones gubernamentales para alojarse en servidores internacionales, es posible que sean empresas que no están preparadas para adquirir esos servicios.

Hay que tener en cuenta que aunque el proveedor de servicios en la Nube ofrece una ga-

Gestión Documental y Administración de la Información

Las ventajas del cloud storage se pueden dar en la escalabilidad, ahorro de costos, ahorro de espacio, flexibilidad, seguridad, disponibilidad: benefician a los usuarios y a las empresas porque les permite mejorar su eficiencia y productividad.

Ahora bien, el almacenamiento en la Nube por sí solo no es garantía de calidad en el servicio. Los Data Centers, empresas especializadas en la custodia y salvaguarda de datos de diversas organizaciones empresariales, deben ser idóneos y sobre todo deben poder corresponder al ‘valor’ que la empresa da a sus datos.

En un entorno actual en el que la inmediatez y el acceso a la información son fundamentales en los negocios, esta tendencia del almacenamiento de datos es ideal para la gestión documental y la administración de la información.

Al fin y al cabo un activo fundamental de una organización empresarial lo constituye la información que a diario produce.

Top Ten REVIEWS destaca dentro de los tres primeros lugares de su Top de Cloud Storage las siguientes soluciones:

adaptar para las empresas de cualquier tamaño.

SugarSync: Ofrece un bajo coste por gigabyte y es excepcionalmente fácil de usar. No hay función de búsqueda de archivos, función no esencial, pero conveniente.

La flexibilidad junto con la sencillez lo hacen el mejor servicio global de almacenamiento en línea del mercado.

El servicio no tiene chat en vivo, pero sí proporciona soporte telefónico y 24/7 soporte de correo electrónico para los usuarios. Es una solución en línea de almacenamiento escalable, rentable y de gran alcance para usuarios de negocios.

Pocos servicios de almacenamiento en línea ofrecen un costo por gigabyte tan bajo. A partir de unos pocos dólares al mes, el servicio proporciona almacenamiento de varios planes para elegir, que van desde 30 GB hasta 250 GB.

Las empresas probablemente encontrarán que una de las cosas más atractivas es su escalabilidad. El servicio se puede adaptar para una empresa de cualquier tamaño y fácilmente acomodar el crecimiento futuro. Ofrece un plan de base económica para los profesionales individuales y pequeñas empresas (hasta 25 usuarios), que proporciona 150GB de almacenamiento en línea total.

Egnyte Hybrid Cloud: Sincroniza los archivos locales con las copias en línea en la Nube y se pueden

MyPC Backup: Ofrece varios niveles de seguridad para sus datos durante la transferencia y durante el almace-

Las ventajas del almacenamiento en la Nube se dan en la escalabilidad, ahorro de costos, ahorro de espacio, flexibilidad, seguridad y disponibilidad.

namiento. Para mantener los archivos locales se sincronizan con tu cuenta en línea, el servicio se ejecuta constantemente en el fondo de su computadora. A pesar de que carece de algunas características, el servicio de almacenamiento ilimitado que ofrece hace que sea muy atractivo.

Un área donde, sin duda, este proveedor supera a la mayoría de la competencia es el espacio de almacenamiento. Aunque la mayoría de los servicios de almacenamiento en línea le dan una asignación predeterminada de espacio en función del plan de copia de seguridad que seleccione, este ofrece espacio de almacenamiento totalmente ilimitado.

Consulte la lista completa en: http://online-storage-service-review. toptenreviews.com/

ChannelPlanet BUSINESS®

9

rantía y cláusulas de protección de los datos, las empresas deben tener un protocolo de almacenamiento de información y políticas claras en las que no todos los empleados tengan acceso abierto a la nube privada.

10

Seminario: e-Documet 2012 - 8 y 9 de marzo en Bogotá D.C.

Novedades en e-Document 2012: ¡Temas clave y conferencistas expertos!

Se acerca la novena versión de e-Document, el encuentro anual de líderes en temas de gestión documental y administración de información. En esta versión 2012 nos concentramos en cuatro ejes temáticos: Tendencias Tecnológicas, Mejores Prácticas, Normatividad y Legal, y Experiencias. Cada uno incluye los temas de vanguardia de mayor interés para el gremio según un sondeo hecho por ChannelPlanet®.

Este año estamos tratando temas que de diversas formas nos permiten darle un mejor manejo al documento tanto físico como electrónico, al reto medio ambiental y, además, nos apoyan para minimizar riesgos ante nuevas normas en vísperas de entrar en vigencia.

Los conferencistas, con una sólida formación académica y experiencias en los diversos ejes temáticos a tratar, cuentan con una exigente trayectoria laboral en empresas como Ecopetrol, Grupo Éxito, Ministerio de Minas y Energía, IBM, 3M, Publicaciones Semana, entre otras, así como desde la consultoría empresarial, que se convierten en grandes aportes para compartir en e-Document 2012.

Demos un breve vistazo al contenido temático:

www.channelplanet.com

* En Tendencias Tecnológicas conoceremos lo que está pasando en memoria corporativa 2.0; la portabilidad documental a través de dispositivos móviles como las cada día más usadas ‘tabletas’ y daremos una mirada más profunda al tema de almacenamiento en la Nube. * En Mejores Prácticas conoceremos los retos para cumplir con los lineamientos de la norma ISO 30300 de ‘Sistemas de Gestión para los Documentos’ que tanto interés ha despertado en el gremio y, por otra parte, cómo lograr un proceso documental eficaz para atender los requerimientos de entidades reguladoras a las que las empresas deben presentarles información bajo parámetros especiales. * El eje temático de Normatividad y temas legales nos permitirá analizar de la mano de los expertos cómo impactan

8 y 9 de marzo en Bogotá, novena versión de e-Document, el encuentro anual de líderes en temas de gestión documental y administración de información. ¡Cupos limitados!

a las áreas documentales nuevas leyes como: la Ley Antitrámites, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la nueva Ley del Consumidor, además de darle una mirada profunda al tema del documento físico y electrónico como prueba legal, tema que cada día cobra mayor importancia. * Experiencias, es un eje en el que los protagonistas de proyectos exitosos le contarán sus necesidades, ajustes y soluciones en procesos de índole documental, y todos los detalles que hacen de estos proyectos casos con grandes enseñanzas para imitar.

Ecopetrol, la empresa más grande de Colombia, creó un programa orientado a minimizar el uso del papel. Este programa, sus procesos y resultados serán presentados como una de las experiencias ejemplo para el sector empresarial.

La experiencia de ChannelPlanet®, la trayectoria del seminario e-Document –consolidada en esta novena versión–, cuatro ejes temáticos, valiosos contenidos y conferencistas expertos constituyen este escenario único donde se darán cita los responsables de la gestión documental y de información de todo el país, los próximos 8 y 9 de marzo en Bogotá.

Gestión Documental y Administración de la Información

Contenido Temático MEMORIA CORPORATIVA y GESTIÓN del CONOCIMIENTO 2.0.

PORTABILIDAD y ACCESIBILIDAD del documento digital.

CLOUD COMPUTING: Almacenamiento y seguridad de los documentos en la Nube. CONSERVACIÓN del documento electrónico. Novedades en estampado cronológico.

EVOLUCIÓN de la norma ISO 15489 a la ISO 30300 sistema de administración de registros.

UNIFICANDO procesos, información y documentación en Sistemas Integrados de Información para atender regulaciones y normas.

Expectativa ante la LEY ANTITRÁMITES y el nuevo Código Contencioso Administrativo, por su impacto en los procesos de gestión documental en los sectores público y privado.

El Documento físico o electrónico como PRUEBA LEGAL. Retos de la gestión documental frente a la NUEVA LEY DEL CONSUMIDOR (Ley 1480 de 2011 vigente desde abril de 2012).

CERO PAPEL. Compromiso con la eficiencia, la rentabilidad y el medio ambiente.

Gestión Documental Cuentas Medicas SOAT SURA.

ChannelPlanet BUSINESS®

11

Gestión Documental en el diario El Colombiano: Consolidando 100 años de historia.

12

Seminario: e-Documet 2012 - 8 y 9 de marzo en Bogotá D.C.

Conferencistas: Ecuentre la ampliación de sus perfiles en el folleto del evento en: http://bit.ly/xmHyQs

Sandra Becerra

Coordinadora de Gestión Documental de ECOPETROL y del Proyecto Menos papel más vida

Diego Alejandro Gutiérrez Montilla

Jefe Nacional de Administración de Documentos – Grupo Éxito

Dimas Salamanca Palencia

Abogado Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos

Dorys Liliana Henao Henao

Coordinadora del Centro de Información Periodística y del Centro de Administración Documental. Periódico EL COLOMBIANO.

www.channelplanet.com

Gestión Documental y Administración de la Información

Jaime Alberto Ospina

Consultor en temas empresariales 2.0

Mario Álvarez Chavarro

Director Creativo Donar Cortes Agencia, Inhouse Colpatria. Consultor en Planeación Estratégica de TIC y en Web Mining

Ricardo Bernate Cuervo

Consultor Senior en TIC y seguridad informática

Carlos Miguel Alvarez Vengoechea

ChannelPlanet BUSINESS®

13

Abogado Especializado en Derecho Comercial y Telecomunicaciones

Gestión Documental y Administración de la Información

e-Book: Lectura y tecnología Aceptémoslo, la tecnología va más rápido que el hombre. No se acaba de salir del almacén con la última versión de un producto novedoso y en algún lugar del planeta alguien ya disfruta de uno mejor.

Adoramos la tecnología y aunque existe una infinidad de productos que nos hacen la vida más fácil –¿o difícil?– lo cierto es que nos cambia los hábitos y las formas de hacer lo que solemos hacer.

La lectura, esa actividad humana milenaria y fundamental, ha dado un gran salto al encontrarse inmersa en las bondades de la tecnología.

Y los que promulgan esta nueva forma de la lectura se adhieren a ideas en las que sobresalen los daños que sufre el medio ambiente con la tala indiscriminada de bosques que suplen las necesidades de papel.

no conoce ninguno, es porque disfruta del placer de leer en la tradicional hoja de papel. Un libro electrónico, libro digital o ciberlibro (eBook o eBook) es dos cosas a la vez: una versión electrónica o digital de un libro o un texto publicado en Internet o en otros formatos electrónicos y también suele llamársele así al dispositivo usado para leer estos libros, conocido también como lector de libros electrónicos o e-reader. Nos ocupamos en este artículo del dispositivo electrónico utilizado para leer libros en formato digital.

Existen diversos dispositivos que

pueden ser usados como un libro electrónico: el computador personal, el portátil, y en general cualquier dispositivo que tenga una memoria y una pantalla.

Allí podemos acceder a diversas obras en formatos digitales y leerlas a través de estos medios. Y entonces, ¿cuál es la característica principal de un libro electrónico o e-Book? A finales de la década pasada empezaron a desarrollarse dispositivos electrónicos que tenían como única y exclusiva función la de ser libros electrónicos.

Sus características se dieron alrededor del diseño –emulando la versatilidad del tradicional libro de papel–, la movilidad y autonomía –dispositivo móvil, bajo consumo de energía

ChannelPlanet BUSINESS®

15

Si usted aún no ha oído hablar del e-Book y, por consiguiente,

16

para lecturas prolongadas–, las dimensiones –pantallas con dimensiones suficientes para visualizar diferentes tipos de documentos– y el contraste –alto nivel para soportar la luz de día–.

Kindle® – Imagen cortesía de Amazon®

PRS – T1® – Imagen cortesía de SONY®

NOOK® – Imagen cortesía de Barnes & Noble®

iPAD2® – Imagen cortesía de Apple®

www.channelplanet.com

Las ventajas de un libro electrónico saltan a la vista: acceso universal, menor gasto de papel y tinta, disponibilidad inmediata, comodidad en la portabilidad, precio de venta más bajo, protección de los derechos de autor, además de la posibilidad de que su contenido pueda imprimirse y/o copiarse, con autorización por parte del editor; también se debe mencionar la posibilidad de enriquecimiento del texto a través de enlaces multimedia y la posibilidad de hacer anotaciones y comentarios al margen.

Una de las ventajas mencionadas y casi lógica es la del precio de venta más bajo. Aunque en el libro tradicional los costos de papel, impresión y portadas terminan encareciendo el producto final y con el desarrollo de una oferta más variada de e-Books y su consecuente competencia los precios deberían bajar, otros factores como los derechos de autor y la premisa de que el contenido es el mismo hacen que los precios en los dos formatos tiendan a nivelarse. Pero, en todo caso, hay que tener en cuenta los costos que significan la compra de software, hardware, el mantenimiento de redes y el control de virus, entre otros, que se requieren para hacer un e-reader.

Amazon o Barnes & Noble se cuentan entre los sitios más populares donde se pueden adquirir libros

digitales en línea. De hecho, estos sitios han creado sus propios e-readers como el Kindle de Amazon, uno de los más vendidos en el mercado, que se puede adquirir desde 79 dólares o el iPad de Apple, que aunque no es propiamente un e-reader sino un dispositivo tipo tablet la experiencia de lectura puede ser muy agradable.

El Nook de Barnes & Noble está disponible desde 99 dólares mientras que otro referente importante es la serie PRS (Portable Reader System) de Sony, grandes competidores del Kindle y con precios superiores a este.

Según un informe de Juniper Research, los ingresos anuales de los libros digitales serán de 9.700 millones de dólares para 2016, más del triple de los 3.200 millones que se previeron para el 2011. Para un sitio de comercio electrónico como Amazon, las ventas digitales superan significativamente al libro tradicional. Dicho sitio declara que por cada 100 libros de papel vende 143 en formato digital.

A diferencia de otros dispositivos como las ‘tabletas’, los computadores o los teléfonos móviles, los e-readers utilizan la tecnología de tinta electrónica que hace que su lectura sea similar a la del tradicional libro de papel. Esto no solo redunda en que su pantalla no genera cansancio para la vista, pues no tiene retroiluminación, sino que además permite una duración alta de la batería.

Ahora bien, las posibilidades de accesibilidad que tiene el libro electrónico es otro de sus puntos

Comunidad ChannelPlanet® en las redes sociales

fuertes. Algunos e-readers avanzados que se encuentran en el mercado pueden acceder a los portales más importantes de venta de libros electrónicos a través de Internet. Usted no solo encontrará un mundo literario por descubrir sino que también puede tener acceso a las ediciones electrónicas de periódicos, revistas o publicaciones editoriales.

Nuestras sociedades tienden a ir acomodándose gradualmente con cada nueva tecnología que creamos según sus beneficios para mejorar la calidad de vida. En Corea del Sur, por ejemplo, el año 2015 será el límite para que el Gobierno sustituya todos los contenidos de papel en las escuelas y sean remplazados por e-

books y ‘tabletas’. Esto no solo es un indicador de para qué se está utilizando este tipo de tecnología sino que también indica el camino y los usos que en Colombia se le puede dar a la educación, y al aprovechamiento de la cultura y el entretenimiento.

Si le parece incomodo cargar con pesados libros en una maleta o está a favor de la disminución de gasto de papel en ejemplares de mil hojas que por mucho se leerán una vez, los libros electrónicos pueden ser una buena opción para la lectura, esa que nos ha permitido conocer el mundo desde muy niños y que ahora se soporta en formatos diferentes a esa palabra sencilla, valiosa y mágica: el libro.

@channelplanetco

ChannelPlanet Formación

ChannelPlanet

Gestión Documental y Administración de la Información

Por: Astrid Helena Tobón Mesa.

Administradora Documental, Administradora de Empresas, Especialista en Sistemas de Información, Coach de vida.

Con el impacto de las tecnologías de la información y las comunicaciones en los sistemas empresariales, donde la información y el conocimiento son recursos estratégicos para el logro de los objetivos esenciales de la empresa, no se explica cómo el tema de competencias, valores y principios no asume igual o más importancia en el momento del ejercicio de dicha disciplina.

Las competencias son “las actuaciones integrales para identificar, interpretar, argumentar y resolver problemas del contexto con idoneidad y ética, integrando el saber ser, el saber hacer y el sa-

ber conocer” (Tobón, Pimienta y García Fraile, 2010); es decir, que son aquellos comportamientos formados por habilidades cognitivas, actividades de valores, destrezas motoras y diversas informaciones que hacen posible llevar a cabo, de manera eficaz, cualquier actividad.

de hacia dónde y cómo nos dirigimos en nuestra vida, son creencias fundamentales que nos ayudan a preferir, apreciar y elegir unas cosas en lugar de otras. Infortunadamente solemos confundir los valores con principios, los cuales son verdaderos e independientes de las situaciones.

A eso le debemos agregar que las competencias son la oportunidad de establecer un lenguaje común para describir la efectividad de la organización.

Los principios son actitudes, convicciones y compromisos no negociables, por eso se convierten en tu brújula. Al llegar a una organización no es suficiente con ser bueno y tener competencias para gestionar la documentación:

Los valores son culturales, son la percepción

ChannelPlanet BUSINESS®

19

Competencias, valores y principios en la gestión documental

20

Las competencias son la oportunidad de establecer un lenguaje común para describir la efectividad de la organización.

es necesario que en el ejercicio de gestionar, administrar o manejar información se tenga claro cómo veo la vida en esencia, que mi estilo de vida esté basado en el carácter y en un propósito que me lleve al equilibrio y la integración del ser humano, sólo así tendré claridad en el límite con la doble moral en un mundo laboral como el de hoy.

Gestionamos información y eso no nos da poder. Lo que nos otorga poder es el profesionalismo con el cual la administramos en sus diferentes etapas dentro del Programa de Gestión Documental – PGD. No es posible que andemos en las organizaciones aceptando y asumiendo prácticas inadecuadas en el manejo de la información por miedo a ser calificados, aislados o estereotipados o, en el peor de los casos, despedidos. Aquí es donde entra a jugar la perspectiva de la balanza: ¿procedo con toda mi formación y aprendizaje técnico a evadir la realidad documental? o

www.channelplanet.com

¿argumento y hago valer mi posición documental basada en principios de equilibrio e integridad?

Los valores organizacionales se deben reflejar especialmente en los detalles de lo que hace diariamente la mayoría de los integrantes de la organización, y bajo ninguna circunstancia deben reñir con los principios de vida que tenemos como individuos.

Actuar con tolerancia ante la diversidad y la diferencia no puede primar sobre la capacidad de decidir y actuar con juicio crítico, con base en principios y no en la generalidad del resto del mundo.

Me apena día a día leer artículos que evidencian la falta de valores y principios en el mundo empresarial y propiamente en el área documental: alteración de documentos, fraudes, falsificaciones, hurtos de información, por mencionar sólo algunos. Me indigna ver la importancia y exceso de artícu-

los para socializar normas, procedimientos, hablar de la evolución, de la inteligencia para hacer lo incorrecto y las diversas formas de sancionar, cuando lo que deberíamos hacer es combatir desde el ser y la cotidianidad la falta de profesionalismo por la ausencia de principios, invitando a hacer lo correcto.

No te invito a que cambies el sistema o a que vayas contra la corriente, tampoco a que luches con tus fuerzas; mi invitación es a que impactes tu entorno inmediato y eso marcará la diferencia: si tienes gente que te siga con seguridad formarás parte del comienzo, del primer paso en la construcción de una gestión documental digna y valorada. La vida es de decisiones, te invito a formar parte de los protagonistas y no de los espectadores.

Para ir finalizando me gustaría compartirles, desde mi perspectiva, las competencias (Universidad Carlos III de Madrid – Biblioteconomía y documentación) y princi-

Gestión Documental y Administración de la Información

pios (Cómo alcanzar el éxito auténtico – Jenson) claves en el personal que ejerce la gestión documental.

• Competencias de conocimiento: destaco la que está asociada al conocimiento de la naturaleza de la información y de los documentos, de sus diversos modos de producción y de su ciclo de gestión, de los aspectos legales y éticos de su uso y transferencia, y de las fuentes principales de información en cualquier soporte.

• Competencias profesionales: doy real importancia a la capacidad de aplicar y valorar las técnicas de planificación, organización y evaluación de sistemas, unidades y servicios de información, con habilidades propias en el manejo de la tecnología como medio indispensable en los procesos de tratamiento y transferencia de la información.

• Competencias académicas: destaco la de comprender y aplicar las técnicas de gestión y marketing de sistemas, unidades y servicios de información.

hábitos que nos orienten a un significado personal que nos lleve a ser exitosos: el equilibrio continuo en las prioridades (personal y profesional), en las actitudes (estructura y espontaneidad) y en las metas (resultados y relaciones).

Por otro lado, comprendiendo la integración como la unidad para ceder tus propios planes y crear uno mejor, combinar tu individualidad con otros para crear algo nuevo, alegrarte por el éxito del equipo más que por el propio, es tener un espíritu de integración que busque desarrollar a otros.

Los valores organizacionales se deben reflejar en los detalles de lo que hace diariamente la mayoría de los integrantes de la organización, y bajo ninguna circunstancia deben reñir con los principios de vida que tenemos como individuos.

• Competencias instrumentales: aquí me inclino por la capacidad de análisis y síntesis aplicada a la gestión y organización de la información.

• Competencias personales: asumo como clave el razonamiento crítico en el análisis y la valoración de alternativas, al tiempo que exista el compromiso ético en las relaciones con los usuarios y en la gestión de la información.

• Competencias sistémicas: doy relevancia a la capacidad de dirección y liderazgo junto con la capacidad de adaptación a cambios en el entorno y la capacidad para emprender mejoras y proponer innovaciones.

Lo que me apasiona y considero más clave y determinante en un profesional de la información, sin desconocer que las competencias son importantes, son los principios, que resumo en EQUILIBRIO E INTEGRACIÓN.

ChannelPlanet BUSINESS®

21

Entendido el equilibrio como la habilidad real de mantener las prioridades en su debido orden, reajustando