Paula Marcela Moreno Ministra de Cultura María Claudia López Viceministra Enzo Rafael Ariza Secretario General Germán Mejía Asesor Oficina Bicentenario para las Independencias Luisa Fernanda Acosta Adriana Molano Rojas Juanita Alford Alford Diego Jaramillo Mutis Douglas López Corcho Natalia Ramírez Lucía Otero Equipo Asesor Centros Municipales de Memoria Adriana Molano Rojas Luisa Fernanda Acosta Contenidos Rocío Parra Parra Diseño y Diagramación Helena Castaño Corrección de Estilo Luisa Fernanda Acosta Coordinación Editorial www.mincultura.gov.co ISBN 978-958-8250-84-7
Tabla de Contenido
Presentación
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Gestión Cultural
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Planeación Estratégica
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Panorama Cultural Municipal
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Formulación de Proyectos Culturales
26
Ejecución de Proyectos Culturales
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Evaluación de Proyectos Culturales
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Divulgación de Actividades Culturales
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Apoyo a la Gestión Cultural
72
Bibliografía
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Presentación Gestión Cultural
Los Centros Municipales de Memoria se constituyeron como uno de los proyectos del programa desarrollado por el Ministerio de Cultura para la celebración del Bicentenario de las Independencias. Los Centros Municipales de Memoria –CMM– son un ejercicio concertado entre los miembros de la comunidad y las instancias públicas y privadas, que a nivel local están involucradas en los procesos de recuperación de la memoria de la comunidad. El objetivo de los CMM es propiciar la articulación de los actores culturales en los municipios, en torno a proyectos concretos. El Programa contempla la formación de la comunidad en Gestión Cultural, como una clave para el desarrollo de dichos proyectos y de diversas actividades culturales que fortalezcan la identidad local a partir de la recuperación de la memoria.
Las jornadas de formación en Gestión Cultural desde los Centros Municipales de Memoria, buscan la consolidación de las propuestas locales, presentes y futuras, a partir de la apropiación de conceptos y herramientas adecuadas para transformar las ideas de una comunidad en proyectos culturales tangibles.
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El concepto de gestión suele asociarse a las áreas administrativas y financieras de una organización. El origen de los modelos de gestión radica justamente en la administración y, gracias a sus buenos resultados, dichos modelos se han enriquecido para luego adaptarse a diversos escenarios sociales. La Gestión Cultural propone una ruta para convertir ideas viables en propuestas que puedan ser ejecutadas, lo cual facilita la articulación de las diferentes instancias y fuentes de recursos en torno a un sueño individual o colectivo: un carnaval, una convocatoria de narrativas, una exposición, un archivo comunitario, un festival gastronómico, en fin.
Las manifestaciones culturales, tangibles o intangibles, requieren de gestión para el logro de mejores resultados.
e
Recuerd
Cuando hablamos de Gestión Cultural nos referimos a un conjunto de herramientas que facilitan el desarrollo de proyectos culturales para obtener los mejores resultados con los recursos disponibles.
El punto de partida para alcanzar óptimos resultados en la gestión, consiste en la organización de equipos de trabajo que reúnan saberes y experiencias. Los Centros Municipales de Memoria son los escenarios ideales, porque en ellos se conforman grupos que articulan los diferentes ámbitos de la cultura local y dinamizan recursos en torno a resultados concretos. En el marco de las actividades para los Centros Municipales de Memoria definiremos el concepto de Gestión Cultural, de acuerdo con unas características y unos componentes que desarrollaremos a lo largo de esta cartilla.
Características de la Gestión Cultural Integradora Dinámica Proyectiva
Flexible Efectiva Potenciadora
Componentes de la Gestión Cultural
Planeación Estratégica. Formulación de proyectos culturales. Ejecución de actividades culturales. Evaluación de proyectos culturales.
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Gestión Cultural
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G E S T I Ó N C U LT U R A L
Planeación Estratégica El concepto de planificación exige una reflexión juiciosa en torno a una idea, un sueño, una meta. La reflexión que parte de los equipos de trabajo, en el caso de la Planeación Estratégica para los CMM, debe ser muy cuidadosa, si se tienen en cuenta los impactos que puede generar tanto en sus dinámicas de ejecución como en su proyección a nivel local y nacional. Adicionalmente, esta noción de planeación debería circunscribirse a las necesidades y potencialidades de la comunidad.
La Planeación Estratégica permite que las organizaciones culturales identifiquen su situación actual, se propongan unas metas y proyecten las tareas que pretenden alcanzar. Cuando las actividades se organizan a partir de una planificación estratégica, el equipo de trabajo logra unidad, se fortalece y dirige sus esfuerzos hacia un mismo norte, facilitando así el logro de los objetivos.
Características de la Planeación Estratégica e
Recuerd
La Planeación Estratégica, a partir de la cual se proyectan estrategias y planes de acción que facilitan el logro de las metas propuestas, es uno de los componentes de mayor importancia dentro de la Gestión Cultural, por el reconocimiento de las condiciones internas y externas en las que se desarrollan las actividades.
Define objetivos Facilita el seguimiento y control de la gestión Optimiza recursos Propicia procesos Flexible de seguimiento continuo Dinámico y evaluación Fortalece los equipos de trabajo Componentes de la Planeación Estratégica Diseño estratégico CMM. Panorama Cultural Municipal. Formulación de estrategias y planes de acción.
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Diseño estratégico Es el primer instrumento que vamos a utilizar dentro de las actividades de la Planeación Estratégica; consiste en construir identidad en torno a la naturaleza del CMM y a los principios que sustentan sus actividades. Esta herramienta permite alinear y comprometer a todo el equipo, a través de la construcción de un lenguaje común en torno a principios rectores y metas comunes. Este lenguaje, que se construye de forma colectiva, supone la formulación de cuatro nociones de identidad para los CMM: Nombre, ¿Quiénes somos?, Misión, Visión y Principios y valores.
Programa Centros Municipales de Memoria
¿Cómo se llama el Centro? Centro Municipal de Memoria “
“
¿Qué carácter quiere proyectar?
Nombre: El nombre del CMM se convertirá en el referente de la actividad cultural en los municipios. El título que se le asigne, que debe ser claro y conciso para facilitar su recordación, dará una orientación acerca de la labor que desarrolla el Centro y reflejará su carácter organizacional.
Ejemplo:
Museo Arqueológico Guayupe (Inspección de Puerto Santander Municipio de Fuente de Oro. Departamento del Meta)
¿ Quiénes conforman el centro?
Quiénes somos? La respuesta a esta pregunta parte de la historia del Centro. Contiene una breve descripción de las actividades que se desarrollan y una referencia al tipo de organización.
Ejemplo: Red Nacional de Museos La Red Nacional de Museos es un programa del Museo Nacional de Colombia - Ministerio de Cultura, que adelanta acciones para el fomento, el desarrollo, la gestión y el apoyo a los museos del país y estimula e integra la configuración de espacios de reflexión, que den respuesta a las necesidades de los museos del territorio nacional, en lo que se relaciona con sus labores.
Misión: Para formular la misión, es necesario preguntarse por la razón que cumple el Centro, cuál es su objetivo y a qué se dedica. La misión describe las actividades que desarrolla el CMM y orienta al equipo de trabajo acerca del tipo de acciones que se adelantarán.
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Ejemplo: Fundación Nacional Batuta
Visión: La visión es una declaración de intenciones y
perspectivas hacia el futuro. Para construir la visión del Centro, hay que preguntarse por el lugar al que se quiere llegar, cómo se espera recibir reconocimiento y qué logros pretende alcanzar.
Ejemplo:
Principios y valores: Son los principios rectores de cada Centro que parten de su carácter; son los ideales y los valores que regirán su acción.
Ejemplo: Fundación Carnaval de Barranquilla
¿Cuál es la Misión del Centro?
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¿Cuál es la Visión del Centro?
Coldeportes
El Instituto Colombiano del Deporte será una entidad líder, altamente competitiva y reconocida internacionalmente como un modelo de organización orientado al desarrollo del deporte, recreación, la educación física, el aprovechamiento del tiempo libre y la actividad física.
• • • • •
Integridad
Proactividad Respeto
Responsabilidad Objetividad*
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La Fundación Nacional Batuta, consciente del poder transformador de la música y del estímulo que la educación musical en grupo significa para el desarrollo de las facultades del ser humano y de la sociedad, ejerce su liderazgo y responsabilidad como cabeza del Sistema Nacional de Orquestas Sinfónicas Juveniles e Infantiles de Colombia, a fin de fortalecer e incrementar la enseñanza, la práctica y el disfrute de la música en el país y de garantizar su positiva incidencia en el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.
¿Cuáles son los Principios y valores del Centro?
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El Panorama Cultural Municipal es el segundo componente de la Planeación Estratégica de la Gestión Cultural, que permite dinamizar procesos en escenarios concretos; en consecuencia, para alcanzar los objetivos es imprescindible identificar las características del entorno, las necesidades y las potencialidades locales.
Características del Panorama Cultural Municipal Construido Objetivo colectivamente Exhaustivo Integrador
Proyectivo
Componentes del Panorama Cultural Municipal Identificación de recursos. Identificación de aliados.
Contexto municipal Los CMM están adscritos a los municipios del territorio colombiano; cada uno se organiza y formula proyectos acordes con su experiencia y tradición local. El ejercicio de reconocer nuestros municipios permite identificar características que favorezcan o dificulten la ejecución de un proyecto. El contexto municipal hace una descripción profunda de los siguientes factores: territorio, contexto histórico, características sociales, dinámicas sectoriales e institucionales y experiencias culturales exitosas desarrolladas en el municipio.
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Panorama Cultural Municipal
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¿Cuál es el contexto del municipio?
Territorio
Dinámicas sectoriales e institucionales
Contexto histórico Características sociales
Experiencias culturales exitosas
Identificación de recursos La noción de recursos se refiere al conjunto de bienes materiales o inmateriales disponibles para el desarrollo de un proyecto cultural. La identificación de recursos está asociada al reconocimiento de todo aquello que agregue valor al proyecto y pueda constituirse en una de las claves para una gestión efectiva. Para la identificación de recursos, los datos se clasifican por categorías, de acuerdo con sus características:
Manifestaciones culturales
La Gestión Cultural parte de la identificación de las manifestaciones de la cultura en cada contexto. Cada comunidad ha construido históricamente sus formas culturales. La identificación de los bienes tangibles e intangibles del contexto, permite el reconocimiento y la elaboración de un inventario cultural útil para las fases posteriores de la gestión.
Ejemplo: Manifestaciones culturales tangibles
Manifestaciones culturales intangibles
Casa del prócer de la Independencia
Tradición oral
Pinturas rupestres
Mitos y leyendas entorno del río
Cestería
Celebración de la Semana Santa
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Manifestaciones culturales tangibles
Manifestaciones culturales intangibles
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Infraestructura Cultural La infraestructura cultural se refiere a los espacios públicos y privados que ofrecen condiciones favorables para desarrollar actividades culturales.
Ejemplo: Infraestructura cultural pública
Infraestructura cultural privada
Coliseo
Teatro de la fundación X
Auditorio Casa de la Cultura
Sala de cine de la empresa X
Plaza de mercado
Auditorio colegio privado
Infraestructura cultural pública
Infraestructura cultural privada
Agentes culturales
Son todas las personas, instituciones, organizaciones y entidades cuya actividad esté directamente relacionada con la cultura o que, en cumplimiento de sus objetivos, intervengan en procesos culturales.
En consecuencia, uno de los logros más representativos de los CMM es la articulación de estos agentes alrededor de los proyectos que beneficien el desarrollo cultural local.
Ejemplo:
Instituciones
Personas
Secretaría Departamental / Municipal de Cultura
Don Pedro, el artesano
Casa de la Cultura
El profesor Rodríguez, historiador
ONG para el desarrollo de las artes
Grupo de Vigías del Patrimonio
Instituciones
Personas
Identificación de aliados Un aliado es un agente que cuenta con recursos, saberes, experiencia, capacidad de convocatoria y redes de contactos que puedan beneficiar la gestión de los proyectos culturales. Adicionalmente, los aliados, en desarrollo de su actividad, generan un alto impacto en las comunidades. Es posible que el listado de agentes culturales sea extenso, pero el de los aliados generalmente se limita a aquellas instituciones y personas que pueden hacer aportes al de-
sarrollo de una propuesta concreta. Por lo general, los aliados se encuentran vinculados con sectores diferentes al cultural; sin embargo, el tipo de programas que desarrollan en áreas específicas los conducen a apoyar actividades culturales. La construcción de una base de datos que registre la información completa de los posibles aliados, es un valioso
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instrumento en la búsqueda de apoyo efectivo para la implementación de las propuestas. Es importante tener en cuenta que estas bases de datos deberán someterse a validación y actualización permanente, por parte del equipo de trabajo del CMM.
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Base de Datos Nombre:
Entidad: Cargo: Teléfono fijo: Teléfono celular: Correo electrónico: Dirección en el municipio:
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Formulación de proyectos culturales
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La formulación de proyectos culturales es una herramienta de trabajo que permite transformar las ideas viables en planes de acción. Consiste en plantear de forma ordenada, coherente y argumentada un proyecto de trabajo. Estos suponen el desarrollo de una serie de etapas estructuradas que involucran a todo el equipo de trabajo, dado que se requiere de un gran volumen de información, de diversa naturaleza, confiable y proveniente de múltiples fuentes.
Las distintas manifestaciones de la cultura implican actividades específicas; sin embargo, las etapas de formulación de proyectos culturales son aplicables a cualquier propuesta. Para lograr una adecuada estructuración de esta se requiere disciplina, claridad en el uso de las herramientas y conocimiento del campo en el que se quiere trabajar. El documento que contiene el proyecto será la carta de presentación de las actividades del CMM para gestionar apoyos, lograr vinculaciones y ejecutar las propuestas.
Etapas del Proyecto Cultural
Diagnóstico Cultural Formulación de objetivos Justificación Estrategias y actividades Escenarios Beneficiarios Plan de trabajo Cronograma Presupuesto
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Diagnóstico Cultural
A partir de ese conjunto de información local es conveniente identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, pues con la clasificación de los datos se obtiene una matriz de gran utilidad para el levantamiento del diagnóstico.
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Debilidades (Condiciones que se pueden mejorar)
Fortalezas (Condiciones que fortalecen)
Recursos con que se cuenta
Antecedentes de dificultades
Experiencia previa, reconocimiento
Insuficiencia de recursos
Capacidad de gestión
Desorden organizacional
Oportunidades (Condiciones que benefician)
Amenazas (Condiciones que se prevén como una dificultad)
Planeación Estratégica
Ambiente social, político y económico
Vínculos con aliados
Ausencia de aliados
Políticas culturales
Desintegración CMM
Entorno global
Efectos perjudiciales
Consolidación CMM
Impactos benéficos
Formulación de Objetivos Ahora, a partir de este diagnóstico, se pueden ver en perspectiva los objetivos del CMM, las necesidades de la comunidad y los recursos disponibles para formular una propuesta cultural pertinente dentro de las dinámicas de desarrollo local.
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El punto de partida para elaborar el Diagnóstico Cultural es el Panorama Cultural Municipal; por lo tanto, es fundamental tener un contexto rico y validado, pues con un panorama detallado de los recursos con que cuenta el CMM es posible hacer un análisis que muestre las oportunidades con las que se cuenta y las amenazas que es necesario contrarrestar.
Objetivo General
El Objetivo General del proyecto cultural enuncia la meta que se propone alcanzar, identificando con claridad el tipo de actividad que desarrollará y los resultados esperados. Para el logro del Objetivo General se debe tener claridad acerca de la ruta, las actividades y los procesos.
El Objetivo General se puede concretar en un párrafo. El lenguaje adecuado y la claridad en la escritura constituyen una de las claves del éxito en la formulación del objetivo. Es determinante comenzar el enunciado con un verbo en infinitivo como construir, desarrollar, promover, incentivar, diseñar, formular o elaborar, para indicar con mayor claridad la ruta de acción en el desarrollo del proyecto cultural. Los criterios que se deben tener en cuenta para formular el enunciado son: a. b. c. d. e.
El Objetivo General deberá estar enmarcado dentro del Diseño Estratégico del CMM. El Objetivo General deberá estar dentro del contexto local y recursos con que se cuenta. Claridad en la identificación de la meta general: qué va a hacer y qué va a obtener como resultado. Uso adecuado del lenguaje: correcta escritura. Precisión en el enunciado: evitar al máximo el uso de términos que sean susceptibles de múltiples interpretaciones.
Ejemplo:
Desarrollar una muestra artística-cultural de jóvenes del municipio.
¿Cuál es el Objetivo General del proyecto?
Objetivos Específicos Los Objetivos Específicos describen el orden del proceso, las actividades y los resultados concretos que se espera obtener por actividad. El proceso de formulación del proyecto cultural se desarrolla en actividades ordenadas de acuerdo a la meta general. Por lo tanto, los Objetivos Específicos de una propuesta son las metas concretas derivadas de la meta propuesta en el Objetivo General. El número de metas concretas será determinado por la cantidad de acciones que se requieran para el logro del propósito final. En cada caso, hay que asegurarse de que el proceso no se extienda inútilmente con acciones innecesarias o de que en éstas, no se omitan actividades cruciales para el logro de la meta final. Los criterios que se tendrán en cuenta para la formulación del enunciado son: a. b. c. d.
Identificación adecuada del proceso que se requiere para el logro de la meta general. Coherencia en la identificación de las acciones que llevarán al logro de la meta general: acciones específicas a realizar y resultados de cada acción. Uso adecuado del lenguaje: correcta escritura. Precisión en el enunciado: evitar al máximo el uso de términos que sean susceptibles de múltiples interpretaciones.
Ejemplo: • Motivar las manifestaciones culturales de artistas municipales.
• Implementar talleres artísticos para que interesen a los jóvenes del municipio. • Formar y capacitar agrupaciones culturales de jóvenes del municipio.
• Realizar muestras artístico-culturales en el municipio.
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¿Cuáles son los Objetivos Específicos del proyecto?
Ejemplo: La propuesta de generar espacios para las manifestaciones artístico-culturales en el municipio, responde a la gran demanda por parte de los diversos grupos artísticos que en ella se desarrollan. Existen una serie de escuelas de teatro, danza y pintura, que no tienen un lugar donde poder llevar a cabo sus muestras. Además, la gran cantidad de grupos musicales de carácter....
Justficación La justificación parte de las necesidades identificadas en el diagnóstico y demuestra, con argumentos sólidos, las razones por las cuales alcanzar la meta genera aportes al mejoramiento de las condiciones sociales y culturales del municipio. El Centro Municipal de Memoria busca articular a los representantes de la cultura local y en función de ese ideal, formulará proyectos que beneficien y vinculen las instituciones y la comunidad. En consecuencia, una buena justificación despertará el interés de las instituciones y, a partir de este, se logrará una gestión efectiva de los recursos que cada uno de ellos le brinden a la propuesta.
¿Cuál es la justificación del proyecto?
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Esta argumentación, en lo posible, deberá aportar solidez al proyecto en cuanto a la pertinencia y la viabilidad de la propuesta. Es necesario que la argumentación sobre la pertinencia sea coherente en relación a la necesidad de las actividades propuestas en el contexto municipal; la argumentación sobre viabilidad demuestra que los recursos necesarios son proporcionales a las condiciones municipales, al público al que van dirigidos y serán gestionables dentro del contexto identificado.
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e
Recuerd
Viabilidad ¿Por qué es posible ejecutar la propuesta? ¿Con qué recursos se cuenta? Pertinencia ¿El proyecto se relaciona con el objetivo del CMM? ¿El proyecto brinda solución a alguna problemática?
Beneficiarios Los Centros Municipales de Memoria son el escenario perfecto para plantear distintos proyectos. Esto no significa nuestros proyectos, pero eso no significa que su alcance se limite a los miembros del CMM; más allá, el impacto en toda comunidad será decisivo para darle mayor proyección a la propuesta y consolidar progresivamente el Centro. En este componente de la propuesta se identifican los beneficiarios directos, es decir los agentes que se vinculan activamente en la ejecución de las actividades como los miembros del CMM y de otras instituciones vinculadas estratégicamente en el proyecto; y los beneficiarios indirectos, en donde se identifican todos los agentes sociales que resultan favorecidos con la implementación, es decir los públicos asistentes y las familias de los beneficiarios directos que reciben aportes simbólicos por la gestión.
Escenarios El lugar en que se planea desarrollar la actividad permitirá que se logre beneficiar el grupo al que hemos identificado como destinatario. Sin embargo, es definitivo determinar las características del espacio necesarias para el tipo de actividad que se propone, pues cada actividad requerirá de condiciones específicas como ventilación, temperatura, dimensiones, acústica, capacidad, etc. Si el escenario es abierto y de libre acceso, es posible que toda la población del municipio participe; pero si se propone un espacio cerrado con cobro de ingreso, es posible que los beneficiarios se limiten a los directamente interesados en participar y la comunidad no se sienta integrada en la propuesta.
Ejemplo: El taller artístico se realizará con jóvenes entre los 12 y los 25 años, residentes en el municipio. Se utilizará el auditorio de la Casa de la Cultura para realizar las sesiones de formación.
¿Quiénes serán los beneficiarios de este proyecto?
e Recuerd
¿En qué lugar se desarrollarán las actividades?
¿Cuál es el lugar más conveniente para desarrollar las actividades? ¿A cuántas personas se espera impactar?
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Ejemplo:
Una estrategia propone el direccionamiento de todas las actividades identificadas para el logro de una meta. En el caso de un proyecto cultural, la estrategia se relaciona directamente con el objetivo general y con el conjunto de decisiones que se toman para su óptimo desarrollo y cumplimiento. En un plan cultural, que incluye varios proyectos planeados desde una institución en un período de tiempo determinado, la estrategia servirá como orientación general de las propuestas y estará ligada a la planeación estratégica del CMM.
Estrategia Realizar muestras artístico-culturales con jóvenes del municipio dándole prioridad a quienes no hayan expuesto su obra al público.
En cada caso, la estrategia se construye a partir de los Objetivos Generales y las actividades corresponderán con los Objetivos Específicos. Se construirán de forma progresiva en términos de complejidad y se dará prioridad de acuerdo a las características de las acciones en coherencia con la ejecución, teniendo en cuenta que la articulación responde a un proceso. Las actividades se refieren a las acciones que se deben desarrollar de forma progresiva para alcanzar la meta. Están contenidas en los Objetivos Específicos pero deben presentarse como la ruta que se va a seguir para llegar a la implementación y evaluación del proyecto. Las actividades se organizarán según su prioridad en relación con la estrategia definida. Es decir, no se comenzará el desarrollo por actividades generales y de resultados cuando se requiera comenzar por actividades concretas y direccionadas. Cada actividad cumple una función dentro de todo el proceso, razón por la cual se debe identificar racionalmente su orden y coherencia en torno a la estrategia y al resultado esperado.
Actividades a. Determinar áreas de interés de las muestras. b. Proponer actividades de las muestras. c. Definir lugares y fecha. d. Conseguir auspiciadores. e. Realizar un inventario de posibles artistas. f. Convocar artistas. g. Confirmar participación. h. Difundir la muestra. i. Implementar el evento. j. Realización de la muestra. k. Evaluar sus resultados. l. Envío de agradecimientos.
¿Cuál será la estrategia del proyecto?
¿Para ejecutar el proyecto, en qué orden y qué actividades son necesarias ?
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Estrategia y Actividades
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Responsables y Cronograma
La estrategia servirá como orientación general de la propuesta; las actividades serán la ruta de acción, se organizarán de acuerdo a su prioridad y estarán enmarcadas en la estrategia definida.
e
Recuerd
Plan de Trabajo El plan de trabajo es la herramienta que permite organizar el proyecto para asignarle a las actividades tiempos y responsables; así mismo, garantiza el seguimiento efectivo de todo el proceso, facilitando la toma oportuna de decisiones de acuerdo al cumplimiento de los objetivos y a los resultados obtenidos en cada etapa. Adicionalmente, nos permite identificar a tiempo los contextos problemáticos, para mejorar así la capacidad de reacción del equipo, interviniendo y aplicando correctivos en el momento adecuado.
Los Centros Municipales de Memoria propician la articulación de instituciones y recursos a nivel local. Los proyectos que desde allí se formulan proponen una serie de actividades que requieren de la participación de agentes capaces de llevar a cabo estas tareas por lo cual es necesario asignar líderes de la comunidad para que asuman la responsabilidad de estas actividades y garanticen su ejecución. Es necesario administrar con mucha atención el tiempo, pues este es uno de los recursos más importantes para un adecuado desarrollo de los proyectos. La elaboración de un cronograma permite organizar las actividades que hemos planteado y hacer un seguimiento de la ejecución de cada una respecto al tiempo total y al resultado final.
e Recuerd
El plan de trabajo permite visualizar las actividades, los tiempos y los responsables. Al formular el plan se debe asignar un tiempo prudente para el desarrollo de cada tarea y un responsable capaz de ejecutarla de la mejor manera.
Plan de Trabajo Actividad
Responsable
Mes 1 Sem. 1
Sem. 2
Sem. 3
Mes 2 Sem. 4
Sem. 1
Sem. 2
Sem. 3
Sem. 4
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Presupuesto El presupuesto proyectará el estado financiero de las actividades. El detalle en los costos de cada actividad y la claridad de la asignación del capital permitirá una gestión adecuada de los recursos, que generará confianza entre los miembros del equipo y en los aliados.
e Recuerd
En el presupuesto se deben considerar los ingresos y los gastos que generará la ejecución del proyecto. La cuantificación de las necesidades y las posibles fuentes de financiación, internas o externas, facilita la gestión del proyecto porque se pueden ubicar posibles aliados que no aporten en dinero sino en materiales o equipos requeridos para la ejecución.
Presupuesto Rubro
Cantidad
Tiempo
Valor Unitario
Valor Total
INGRESOS
TOTAL INGRESOS GASTOS Honorarios Gastos de Operación Inversión Imprevistos 10% TOTAL GASTOS
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En esta fase ya se ha formulado el proyecto cultural en cuanto a estrategias, objetivos, actividades, responsables y tiempos; sin embargo, aún no se han presupuestado los recursos necesarios y sus costos de ejecución. El presupuesto es una proyección financiera de las actividades a desarrollar; por lo tanto, los costos serán identificados en cada actividad: costos operativos, desplazamientos, escenarios, alimentación, servicios técnicos y profesionales.
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Ejecución de proyectos culturales
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La ejecución de las propuestas que se han proyectado corresponde a una de las etapas dentro del proceso de Gestión Cultural. En ella se materializan las actividades propuestas y los beneficiarios del proyecto participan directamente. La ejecución es una etapa planificada y requiere del trabajo en equipo para lograr los resultados esperados.
Características Planificada Coordinada Evaluación continua por actividades Retroalimentación permanente Experiencia Componentes del Proyecto Cultural Pre-producción. Producción y Montaje. Post-producción.
Pre-producción
Ejemplo:
Para seguir con el plan de trabajo que se ha propuesto en la formulación del proyecto cultural, la etapa de Pre-producción se concentra en el desarrollo de las gestiones previas a la actividad, necesarias para el logro de la meta.
Actividad: Inventario de artistas jóvenes del municipio que participarán en la muestra cultural. Tarea: Construcción de base de datos de los artistas. Pre-producción:
La identificación de actividades, tareas, asignación de funciones y coordinación, a partir de la estrategia planteada, es el objetivo fundamental de la Pre-producción. El trabajo en equipo y la articulación de las tareas serán la base para el éxito de la propuesta. La Pre-producción responde al plan de trabajo según el tipo de proyecto diseñado y se plantea por tareas derivadas de cada actividad. Aunque cada actividad tiene un desarrollo particular, la Pre-producción, por lo general, incluye los siguientes componentes:
Coordinación y asignación de funciones y tareas según el plan de trabajo. Gestión de aliados. Gestión de permisos. Gestión de Convocatorias. Descripción de las actividades por realizar.
• Coordinación general: Comisión de emprendimiento CMM.
• Funciones asignadas: Las organizaciones participantes cons
truyen la base de datos de sus artistas y la consolidan.
• Aliados: Comité directivo CMM inicia contactos con la
Alcaldía Municipal y la Gobernación Departamental, para gestionar apoyos e invitar a artistas locales residentes fuera del municipio.
• Difusión: Cuñas radiales con la presentación de la actividad,
así como la convocatoria para que los artistas se registren en la base de datos.
• Consideraciones técnicas: Inclusión de datos técnicos
de las obras de cada artista en el inventario (tamaño, materiales, consideraciones especiales de manejo de la obra).
¿Cuál es la Pre-producción de una de las actividades del proyecto?
Identificación de participantes. Presupuesto. Difusión y visibilidad de la actividad desde el CMM. Consideraciones técnicas para tomar decisiones logísticas. El trabajo de Pre-producción requiere de atención especial para evitar que el esfuerzo realizado durante la Producción o Montaje se desvirtúe por no haber considerado todas las actividades y tareas.
e Recuerd
La Pre-producción desarrolla las actividades propuestas en el plan de trabajo y parte de la coordinación y asignación de tareas para alcanzar la meta propuesta.
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Formulación de convocatorias
Además de la convocatoria a los participantes, se debe realizar una a los jurados que evaluarán las propuestas, para lo cual es necesario que tengan criterio e imparcialidad, para que generen la confianza necesaria que le dé transparencia a la elección. Así mismo, es ideal contar con una veeduría externa a los organizadores y a los miembros del jurado, que certifique la claridad del proceso de elección. El documento de convocatoria está constituido por tres partes básicas que le permitirán cumplir con su meta: Encabezado: • Título de la convocatoria. • Fecha de apertura y cierre. • Organizadores. Objetivo: • Propósito de la convocatoria. • Requisitos de entrega de las propuestas. Participantes: • Requisitos de participación. • Criterios de elección.
Ejemplo:
Artes jóvenes en un municipio de tradición El Centro Municipal de Memoria convoca a “Presenta tu obra y hazla visible”
Entre el 15 de enero y el 14 de febrero presenta a la coordinación del Centro una ficha técnica con material multimedia de tus obras plásticas y escénicas y participa de la muestra artística y cultural que celebraremos.
Mayores informes: CMM – Sede Academia de Historia, Tel. 222 222
¿Cuáles son las condiciones de convocatoria para participar en la actividad propuesta?
Producción y Montaje La etapa de Producción consiste en la materialización de la actividad propuesta. En ella, el carnaval, la exposición, la ruta histórica o los talleres se celebran de acuerdo a lo proyectado. La coordinación es fundamental y la claridad en las responsabilidades y el cumplimiento de cada miembro del equipo, garantiza el desarrollo exitoso de las metas y evita interpretaciones equivocas y protagonismos personales o institucionales. Los tres factores básicos para un buen Montaje son: • • •
Coordinación del equipo de trabajo. Coordinación del tiempo. Atención a requerimientos técnicos para el desarrollo de la actividad.
Además de las tareas propias de la actividad y de las derivadas de la planeación general, es importante considerar los siguientes aspectos durante el Montaje:
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Para el desarrollo de las actividades propuestas es necesario convocar a ciertos miembros de la comunidad a participar con sus manifestaciones artísticas y culturales. En estos casos es necesario formular convocatorias incluyentes, articuladoras y objetivas, que permitan la integración del mayor número de representantes culturales.
Para participar sólo es necesario que tengas entre 18 y 25 años y hayas nacido o residas en el municipio. La selección se hará atendiendo a la disponibilidad de espacios de exposición y al orden de presentación de las propuestas.
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Escenarios Además de la selección realizada en la formulación del proyecto durante el Montaje, se deben considerar las dimensiones y las instalaciones técnicas necesarias para la utilización de los espacios durante el tiempo que dure la actividad. Así mismo, en la Pre-producción debió gestionarse oportunamente la solicitud de autorizaciones requeridas para la ejecución, de tal forma que durante el Montaje no haya imprevistos relativos a restricciones locativas.
Energía eléctrica En la Pre-producción se identifican las necesidades para que durante el Montaje no se presenten problemas con la compatibilidad de los equipos técnicos y el voltaje del escenario, por lo cual es importante contar con plantas eléctricas y estabilizadores.
Iluminación La iluminación del escenario puede hacer más brillante u opacar la puesta en escena y su planeación en la etapa de Pre-producción es clave para el logro de los objetivos. Sin embargo, para mejorar el desarrollo de la actividad se debe considerar qué tipo de iluminación se requiere: Iluminación escénica: Corresponde a la iluminación del escenario y busca potenciar la puesta en escena. Se ejecuta según el plan técnico del grupo que se presenta. Diseño de iluminación: Corresponde a una propuesta de iluminación específicamente diseñada para la actividad y puede incluir juegos y espectáculos lumínicos montados según el escenario.
Amplificación de sonido Responderá a los requerimientos técnicos gestionados en la Pre-producción y se considerarán las condiciones del espacio y las necesidades de amplificación, de acuerdo con el tipo de actividad y según lo determine la legislación
respectiva. Hay que tener en cuenta que un sonido fuerte no necesariamente es un buen sonido; por ello se requiere de asesoría técnica para contar con una excelente amplificación.
Seguridad Considerando el impacto que tendrán las actividades, es importante contar con el apoyo de los organismos de seguridad locales, con los que se debe hacer un plan previo al desarrollo del evento, en la etapa de Pre-producción. Así mismo, hay que considerar y poner en conocimiento de los asistentes, el plan de evacuación y de emergencias.
Control ambiental De acuerdo con la cobertura de la actividad, será necesario incluir, desde la Pre-producción, un plan de control ambiental y sanitario que incluya la recolección de basuras, el servicio de baños públicos y otros, acordes con nuestro proyecto.
Ejemplo: Actividad: Muestra artística cultural de los jóvenes del municipio.
Montaje: • Escenarios: Sala de exposición de la Casa de la Cultura con 120 mts2 disponibles para montaje. • Energía eléctrica: Sala de exposiciones con iluminación propia. Cuatro tomacorrientes disponibles, dos con co- nexión de polo a tierra. • Iluminación: La sala de exposiciones, cuenta con spots que permiten iluminar adecuadamente las obras expuestas. • Sonido: La sala de exposiciones no cuenta con amplifi cación de sonido. Se requiere equipo con reproductor de CD para reproducir sonidos de naturaleza que hacen parte de la obra del artista X. • Seguridad: La policía municipal prestará vigilancia perma nente para asegurar la protección de las obras expuestas. • Control ambiental: Se alquilarán baños móviles.
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¿Cuáles son las consideraciones técnicas generales que se deben tener en cuenta en el proyecto?
Ejemplo: Actividad: Muestra artística cultural de los jóvenes del municipio. Post-producción:
• Impacto: Asistieron 250 personas a la exposición, durante
los 20 días que estuvo abierta al público.
muestra el próximo año, que incluirá artistas infantiles.
nales y civiles que apoyaron el evento.
Total recursos recibidos = $10.000.000
• Proyección de actividades: Se espera desarrollar una nueva e
Recuerd
En la etapa de Producción y Montaje se ejecuta la actividad propuesta y todos los recursos invertidos permitirán alcanzar la meta.
Post - producción La etapa de Post-producción corresponde al cierre de la actividad, pero esto no significa que sea el fin de las tareas por realizar. En esta etapa se incluyen actividades de evaluación, retroalimentación y proyección, y se ejecutan los pagos finales. Los componentes generales de la etapa de Post-producción son: Evaluación de impactos en relación con lo planificado. Proyección de actividades futuras de acuerdo con los resultados obtenidos. Elaboración y envío de cartas de agradecimiento.
• Agradecimientos: Autoridades administrativas, institucio• Informe financiero:
Total recursos invertidos = $10.000.000
e Recuerd
La Post-producción permite evaluar y retroalimentar el proyecto para formular nuevas y mejores propuestas.
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Elaboración del informe financiero. Presentación del informe de gestión a los miembros del CMM y los aliados. Retroalimentación.
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Evaluación de proyectos culturales
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La evaluación es una de las herramientas más importantes del proceso de gestión del proyecto cultural con la cual se mide su ejecución y resultados. Gracias a los datos que arroja la evaluación, se puede saber en qué medida se lograron los objetivos y con ello tomar decisiones que beneficien el desarrollo de nuevas propuestas.
Características Sistemática Planificada Proyectiva
Funciones de la Evaluación Al igual que las otras etapas del proceso la evaluación cumple unas funciones específicas dentro de la Gestión Cultural que buscan mejorar de forma continua la ejecución de las propuestas: Reorientar la formulación del proyecto cultural para mejorar la ejecución y alcanzar los objetivos propuestos.
Actualizar el proyecto de acuerdo a los cambios en el contexto, equipo de trabajo o aliados.
Justificar la continuidad en el mediano y largo plazo o la cancelación definitiva de la actividad propuesta.
Tomar decisiones frente al equipo de trabajo para mejorar las condiciones de ejecución.
Criterios a evaluar
Tipos de evaluación
Al plantear una evaluación se deben considerar algunos criterios que cubren una amplia gama de conceptos medibles:
Los resultados y los procesos pueden medirse desde dos perspectivas: cualitativas o cuantitativas. En el ámbito de la cultura se produce información expresada en cifras y en percepciones; por ello es necesario combinar los dos tipos de evaluación para hacer una medición completa del proyecto.
Pertinencia y viabilidad Se evalúa el diagnóstico y la información que justificó el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta su pertinencia y viabilidad en la ejecución de la actividad. Validez Se evalúa la validez de los objetivos propuestos en el marco del alcance de cada uno de ellos durante la ejecución del proyecto y su correspondencia dentro del diagnóstico de necesidades y oportunidades locales.
Evaluación cuantitativa Expresa los resultados en cifras e indica niveles del logro de los objetivos. Las preguntas se formulan cerradas para arrojar datos concretos.
Ejemplo:
Cantidad de personas asistentes a la actividad: 1.204 Cantidad de beneficiarios indirectos de la actividad: 4.816
Proceso En cada uno de los procesos se evalúan el cumplimiento de las actividades propuestas y la administración de los recursos. Impacto Se evalúa el impacto y los beneficiarios del proyecto en el municipio. Se plantean mediciones a mediano y largo plazo, a partir del momento en el que se termina la actividad.
¿Qué tipo de componentes se pueden evaluar cuantitativamente dentro del proyecto?
Satisfacción Los beneficiarios del proyecto evalúan si con su implementación sienten satisfecha la necesidad planteada desde la formulación y el contexto local. Sostenibilidad Se evalúa si los resultados obtenidos son sostenibles en el tiempo. Se plantean mediciones a mediano y largo plazo.
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La evaluación no sólo se focaliza en el alcance de objetivos sino que considera otros factores que ilustran y enriquecen la comprensión y visión de todo el proceso.
Evaluación cualitativa
Se concentra en percepciones, opiniones y expresiones derivadas de la implementación de la propuesta. Las preguntas formuladas son abiertas y permiten la explicación de las respuestas. Pueden traducirse a datos comparables.
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Ejemplo:
¿Qué tipo de componentes se pueden evaluar cualitativamente dentro del proyecto?
Evaluación de procesos
Se realiza durante la ejecución del proyecto, desde su formulación hasta la producción de la actividad. Se evalúa la forma en que se desarrollan las tareas propuestas, el trabajo del equipo, la asignación de recursos y todas aquellas actividades que se están ejecutando. Permite tomar medidas preventivas y correctivas para alcanzar las metas propuestas.
Evaluación de productos
Se realiza durante y después de la ejecución del proyecto y mide los resultados de los productos propuestos desde su formulación. En ella se calcula el impacto de piezas de comunicación, convocatorias y demás trabajos realizados en la ejecución.
Evaluación de resultados
Corresponde a una evaluación posterior a la ejecución y se concentra en los impactos generados con la implementación de la propuesta. Plantea una evaluación comparativa entre los resultados esperados en la formulación del proyecto y los que se alcanzaron efectivamente. e
Recuerd
La información cualitativa y cuantitativa en la evaluación permite comparar los resultados para reorientar la gestión y mejorar la ejecución del proceso.
Objeto de la evaluación La evaluación es un proceso permanente que se ejecuta en paralelo al desarrollo de la propuesta. Esto significa que no sólo se realiza después de finalizada la actividad sino que todas las etapas del proyecto están sujetas a evaluación y retroalimentación, por eso se consideran los siguientes objetos de evaluación:
e Recuerd
La evaluación no sólo se ejecuta al finalizar el proyecto; debe hacerse de forma continua desde su inicio y en cada etapa, para realizar los ajustes necesarios oportunamente.
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¿La actividad desarrollada cumplió con las expectativas de la comunidad? De 1 a 5, evalúe el grado de satisfacción con la actividad desempeñada, siendo 1 ninguna satisfacción y 5 satisfacción total.
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Fases de la evaluación Al ser un proceso, la evaluación está compuesta de fases progresivas que permiten obtener resultados válidos sobre la ejecución del proyecto.
Objetivo:
Fase de diseño
¿Cuál podría ser un indicador cuantitativo del proyecto?
Comprende la selección de la etapa a evaluar y el tipo de evaluación que se seguirá. Así mismo, se formularán los indicadores necesarios para llevarla a cabo. Indicadores Los indicadores son instrumentos que permiten hacer una medición completa de un aspecto específico dentro de la ejecución y que pueden arrojar datos de tipo cualitativo o cuantitativo, atendiendo unas características básicas:
• • • • •
• • • •
Confiabilidad. Claridad. Comparables en el tiempo y el espacio. Sujetos a actualización periódica. Accesibles y relevantes para la medición del proyecto. Construidos antes de la ejecución. Ligados a los objetivos. Neutros, no interpretables. Ligados a un instrumento de medición (encuestas, censos, sondeos de opinión, observación, etc.).
Ejemplo Indicador Cuantitativo: • Objetivo: Lograr que el 30% de la población municipal
asista a la muestra artística juvenil.
• Indicador: Número de asistentes a la muestra artística
juvenil.
• Instrumento de medición: Censo de población vs.
conteo de ingresos a la sala de exposición.
Indicador:
Instrumento de medición:
Ejemplo Indicador Cualitativo: • Objetivo: Visibilizar la producción artística de los
jóvenes del municipio.
• Indicador: Los jóvenes artistas del municipio son
identificados por la comunidad.
• Instrumento de medición: Sondeo de opinión a gru
pos de la comunidad para conocer si identifican o no a los artistas jóvenes.
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¿Cuál podría ser un indicador cualitativo del proyecto?
Objetivo:
Indicador:
Instrumento de medición:
Fase de descripción
Incluye la aplicación del instrumento de medición para así recolectar, ordenar y sistematizar la información recopilada.
Fase comparativa
En esta fase se hace el análisis cuantitativo y cualitativo de los datos obtenidos, consolidando la información y permitiendo que se haga una valoración de los aspectos positivos y negativos presentes a lo largo del proceso.
e Recuerd
La evaluación es un proceso que, a través de datos consolidados, permite la identificación oportuna de problemas y la comprensión de cada etapa de avance en la ejecución del proyecto, facilitando la toma de decisiones.
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Divulgación de actividades culturales
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La divulgación de las actividades culturales es uno de los componentes de la Gestión Cultural; esta se desarrolla de forma simultánea a la ejecución del proyecto y los recursos que requiere deben estar considerados desde la formulación de la propuesta.
e Recuerd
La divulgación permite hacer visible nuestro proyecto y ampliar la participación en las actividades planteadas, lo cual permite aumentar el impacto.
Divulgar es visibilizar, dar a conocer la propuesta. Para ello es necesario desarrollar un plan que tenga las siguientes características:
Organizado Estratégico Ajustado al contexto Concentrado en el proyecto
Plan de divulgación
El plan de divulgación da la posibilidad de coordinar los recursos en comunicación y de orientarlos hacia la puesta en circulación de los mensajes que beneficien el desarrollo de la actividad y que la comunidad debe conocer. El plan contempla tres grandes componentes que deben actuar en conjunto y ser conocidos por todos los miembros del CMM, en especial por el comité encargado de la presentación pública del proyecto, a fin de transmitir información clara y lograr vinculaciones positivas para la propuesta.
El público está compuesto por todas aquellas personas e instituciones a las que están dirigidas las actividades y a quienes se quiere convocar para su participación directa o indirecta. Además de los beneficiarios directos e indirectos, es necesario incluir a los posibles aliados, a las autoridades civiles y administrativas a nivel local, departamental y nacional, a los turistas y visitantes del municipio.
Mensaje
El mensaje se refiere a las características o componentes que se quieren dar a conocer del proyecto y su objetivo principal es informar y persuadir a quienes lo reciban para que se vinculen a la actividad. Debe ser claro y conciso para evitar interpretaciones equivocadas. Un plan de medios pude incluir un mensaje principal y otros secundarios, orientados a alcanzar objetivos específicos.
Ejemplo: Actividad: Muestras artístico-culturales con jóvenes del municipio. Públicos: Convocatoria beneficiarios directos: Artistas jóvenes del municipio Aliados: Instituciones y organizaciones municipales Beneficiarios indirectos: Comunidad municipal y regional
Ejemplo:
Actividad: Muestras artístico-culturales con jóvenes del municipio. Mensaje general: Artes jóvenes en un municipio de tradición. Mensaje específico de Convocatoria para los artistas: Artes jóvenes en un municipio de tradición. Presenta tu obra y hazla visible.
¿Cuál sería el mensaje general del plan de divulgación de la actividad propuesta?
Públicos
¿Cuál podría ser el público del plan de divulgación de la actividad programada?
Medios
El panorama cultural incluye la identificación de medios de comunicación activos en cada municipio, con los cuales se debe establecer una relación positiva en beneficio de la actividad propuesta. Al determinar los medios que se incluirán en el plan de divulgación, se deben considerar los siguientes tipos:
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Personales Contactos directos, interacción personal, voz a voz. Impresos Periódicos, revisas, boletines, volantes, etc. Audiovisuales Radio, televisión, cine, perifoneo. Multimedia Medios digitales. Alternativos Espacios al servicio de organizaciones sociales, puestas en escena, representaciones públicas, etc.
Ejemplo: Actividad: Muestras artístico-culturales con jóvenes del municipio. Medios por utilizar: Voz a voz, contactos directos, emisora comunitaria, periódico regional.
Piezas de comunicación Considerando el plan de divulgación se deben diseñar unas piezas de comunicación que informarán al público sobre la actividad. Las piezas se diseñarán según el tipo de medios identificados y seleccionados; así, para una emisora se grabarán cuñas radiales y para una cartelera institucional se diseñará un aviso. En cualquier caso, las piezas de comunicación deberán contener la siguiente información básica sobre la actividad: • • • • • • • •
Nombre de la actividad. Organizador: CMM. Breve descripción de la actividad. Programación participantes. Lugar – fecha – hora. Costo de ingreso. Datos de contacto. Instituciones que apoyan la actividad.
Ejemplo:
e Recuerd
¿Cuáles son los medios incluidos en el plan de divulgación de la actividad propuesta?
El plan de divulgación coordina y orienta los recursos en comunicación para transmitir un mensaje claro y persuasivo sobre la actividad, a un público específico, a través de los medios disponibles.
Artes jóvenes en un municipio de tradición El Centro Municipal de Memoria invita a toda la comunidad a participar de las muestras artísticas y culturales de los jóvenes del municipio, con la participación especial del Maestro Pérez, las cuales se celebrarán entre el 14 y el 21 de Marzo de 2010 en el Salón de Exposiciones de la Casa de la Cultura. La muestra estará abierta entre las 9:00 AM. y las 5:00 PM. Entrada libre
Apoyan: Casa de la Cultura Alcaldía Municipal Empresa XXX
Mayor información: CMM Sede Academia de Historia - Tel.: 222 222
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• • • • •
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Presentaciones para medios
¿Cuál podría ser la información básica de la actividad programada?
Son reuniones acordadas, como ruedas de prensa con varios medios de comunicación, en las cuales se hace una presentación general del CMM y del proyecto cultural en desarrollo. Requieren de una organización especial y deben ser pactadas con anterioridad para contar con la asistencia de los periodistas. En estas se entregan documentos de presentación de la actividad, una carpeta muy completa y organizada y material multimedia publicable en sus medios. Cubrimiento de actividades
Relaciones con los medios de comunicación Los medios de comunicación permiten que los mensajes lleguen a un público amplio y diverso. Su labor es comunicar mensajes de forma oportuna y veraz a las comunidades, por lo cual es importante que las relaciones que se establezcan con ellos sean co-responsables, positivas y de solidaridad. En cumplimiento de su labor, los medios de comunicación tienen la capacidad de dinamizar la información proveniente de los CMM como institución articuladora de la cultura municipal. En consecuencia, es muy importante que el Centro genere información clara y precisa en el marco de sus funciones dentro de la comunidad a la que pertenece, para facilitar las tareas de los comunicadores.
Comunicados de prensa
Son documentos escritos de carácter informativo que se desarrollan; estos documentos se entregan a los distintos medios y deben contener una breve descripción de contexto local y responderán a preguntas básicas como qué, quién, cómo, cuándo, dónde, por qué y para qué de la actividad que se desarrollará. Teniendo en cuenta de que se trata de un proyecto cultural, es conveniente que el comunicado contenga información fotográfica y multimedia relacionada con el municipio, el CMM y la actividad programada.
Durante el desarrollo de la actividad es recomendable contar con la presencia de representantes de distintos medios de comunicación que hagan el cubrimiento y recojan información de primera mano sobre el desarrollo e impacto del evento. El acompañamiento permanente a los periodistas será una labor del equipo designado para este propósito y facilitará la divulgación de información que beneficie el proyecto. Visita a medios de comunicación Como parte del plan de divulgación hay que considerar la visita de los representantes del CMM a los medios de comunicación locales y regionales, con el fin de ofrecer información oficial sobre la actividad que se desarrollará y fortalecer los vínculos con los comunicadores. Las visitas deben ser pactadas previamente y se entregará material informativo sobre el Centro y la actividad que el medio pueda difundir.
e Recuerd
Los medios de comunicación facilitan la comunicación de las actividades programadas por el CMM, por ello es necesario establecer y fortalecer de forma permanente vínculos de cooperación con sus representantes.
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Seguimiento de la información
El seguimiento permite al CMM:
• Verificar el cubrimiento efectivo de la actividad y la
publicación de información coherente con los resultados obtenidos.
• Medir el impacto de la actividad a través de los testi-
monios de los participantes y asistentes que han sido recopilados y publicados por los medios.
• Fortalecer los vínculos con los medios de comunicación y
facilitar futuros contactos.
• Constituir un dossier de prensa que luego será parte de
la presentación del CMM.
e Recuerd
El seguimiento de la información permitirá conocer la información que circula sobre la actividad y el CMM, y suministrará datos para la medición de los impactos.
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Las herramientas de seguimiento y evaluación son aplicables al plan de divulgación. El seguimiento incluye la invitación a los medios, la recopilación de información publicada y el agradecimiento a los periodistas por el trabajo desarrollado.
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Apoyo a la gestión cultural Una de las herramientas más importantes en la gestión de proyectos culturales es la búsqueda de apoyos y fuentes de financiación que aporten con diversos recursos a la ejecución de las propuestas. Los apoyos que se gestionen pueden encontrarse en el ámbito público o privado así como en el nacional o internacional.
e Recuerd
La gestión de apoyos para el desarrollo de proyectos culturales es una herramienta de la gestión y debe responder a los principios de transparencia y reinversión.
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Los apoyos ofrecidos por las distintas organizaciones están representados en aportes en dinero o en especie y todos ellos deben ser registrados en el presupuesto oficial e invertidos completamente en el desarrollo de la actividad. Las futuras financiaciones dependerán de la buena gestión que se le dé a los recursos.
Para gestionar apoyos a los proyectos culturales es necesario adelantar tres procesos:
Identificar el tipo de apoyo buscado. Identificación de posibles fuentes
de financiación.
Presentación formal del proyecto.
Tipos de apoyo a la gestión cultural Existen distintos tipos de apoyo a la gestión de proyectos culturales. Antes de presentar las propuestas ante una organización, es necesario identificar el tipo de apoyo que se solicitará y estudiar con mucho cuidado qué suele ofrecer la organización. Patrocinio Hace referencia al aval que una institución ofrece al CMM o al proyecto en particular. No implica aportes en dinero o especie pero brinda el respaldo necesario para gestionar otros apoyos. El patrocinio debe estar formalizado con un documento que establezca el tipo de vinculación entre las instituciones. Auspicio Hace referencia al aporte en recursos que una institución realice al proyecto. Suele canjearse por publicidad y la organización aportante adquirirá algunos derechos de uso del nombre de la actividad y presencia en los eventos. Requiere de un documento que aclare la vinculación y las limitaciones de uso de espacios publicitarios y de participación.
Colaboración
Hace referencia a los aportes entregados por una organización a manera de canje con el CMM. A través de la colaboración se reciben recursos en dinero o especie y se entrega a la organización una obra de arte, una exposición o una muestra escénica, entre otros. Pueden pactarse espacios en la publicidad y durante el evento, pero deben quedar estipulados en un documento escrito formal.
e Recuerd
Es posible gestionar distintos tipos de apoyo provenientes de diversas organizaciones pero hay que tener claridad sobre quiénes son, qué ofrecen y las contraprestaciones que solicitan a cambio.
Identificación de posibles fuentes de financiación A nivel local y nacional existen distintas instituciones y organismos que apoyan la ejecución de actividades culturales que propician el desarrollo de las comunidades locales. El panorama cultural municipal y los contactos previos son el punto de partida para acercarse a las fuentes de financiación. Existen tres tipos de fuentes básicas a considerar en la gestión de proyectos culturales, y cada una ofrece apoyos especiales dependiendo del campo de acción de la propuesta. Para aprovecharlos de la mejor manera es necesario conocer las políticas y legislación que ampara cada tipo de apoyo.
Fuentes consideradas por la legislación nacional
Atendiendo las políticas culturales nacionales, la legislación colombiana establece apoyos directos a la cultura, derivados de los presupuestos nacionales y departamentales. Para ampliar la información sobre estas fuentes es necesario consultar directamente la legislación y acercarse a las instituciones que intervienen para recibir orientación específica sobre los tipos de apoyo y los procedimientos requeridos: • •
Sistema general de participaciones, Ley 715 de 2001. IVA de la telefonía móvil. Estatuto Tributario, Numeral 468-3, Parágrafo 2.
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Estampilla Procultura. Actos Administrativos Territoriales. Presupuesto municipal. Plan de Desarrollo Territorial.
Fuentes de la empresa privada
La empresa privada, en el marco de su actividad y en consideración a los impactos que genera en sus áreas de influencia, desarrolla programas de Responsabilidad Social Empresarial desde los cuales es posible gestionar apoyos a los proyectos culturales. Para acceder a los recursos disponibles, es necesario tener claridad sobre las políticas organizacionales y programas globales que desarrolla y así presentar las propuestas del CMM de forma atractiva y benéfica para las dos organizaciones, estableciendo vínculos de solidaridad y co-responsabilidad.
Agencias de Cooperación Internacional
Los gobiernos de distintos países cuentan con dependencias creadas para apoyar el desarrollo internacional, haciendo énfasis en determinadas áreas que se pactan entre las dos naciones. De ella se derivan líneas de acción y programas que distribuyen recursos para organizaciones y programas específicos. Para acceder a los recursos de estas agencias, es necesario conocer sus líneas de acción y presentar proyectos en los términos de sus convocatorias, demostrando la consolidación del CMM, experiencia en gestión de proyectos culturales y capacidad de ejecución de las actividades con énfasis en el desarrollo municipal.
Presentación del Proyecto Cultural Luego de la identificación del tipo de apoyo que se gestionará y de la organización ante quien se adelantará el proceso, es necesaria una presentación formal del Proyecto Cultural. La presentación describirá puntualmente las metas y proyecciones de la actividad y se organizará en una carpeta con la siguiente información:
Carta de presentación: Presentación del CMM. Objetivos del proyecto. Apoyo solicitado. Ofrecimientos desde el CMM. Proyecto cultural: Proyecto cultural en los términos desarrollados previamente: Diagnóstico. Justificación. Formulación de Objetivos. Identificación de beneficiarios. Identificación de escenarios. Plan de trabajo. Actividades a realizar. Cronograma. Presupuesto. Plan de divulgación Descripción de ofrecimientos desde el CMM Curriculum del CMM: Diseño estratégico. Experiencias exitosas. Patrocinios con que se cuenta. Proyección del CMM. Dossier Publicaciones en medios de comunicación. Archivos multimedia con información del CMM y la actividad propuesta.
e Recuerd
La carpeta de presentación del proyecto cultural es la puerta de entrada hacia la gestión de recursos. La imagen, claridad, coherencia y organización de la información es decisiva para propiciar vínculos efectivos con las organizaciones y lograr así los apoyos requeridos.
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• •
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