TAREA No.1
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CHRISTIAN EDUARDO ARGUELLO PARRA GRUPO 1 BLOQUE B
Presentado a: Prof. Luz Marina Arias G.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN-CIDBA ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL I CALI 2012
TAREA Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo investigado en otras fuentes, realizar lo siguiente:
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf El origen de la Gestión Documental se remonta a la década de los años 50 cuando Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, luego de la II Guerra Mundial, buscando la necesidad de surgir tecnológicamente, generan una explosión macro de información que se manifiesta con la gran cantidad de papeles y documentos que se van produciendo en las organizaciones. Por ésta razón, se introduce el concepto del ciclo vital de los documentos, demostrando una articulación entre los diversos procedimientos que se aplican a los archivos institucionales y revolucionando toda ésta práctica, siendo reconocida oficialmente a mediados del Siglo XX. La Gestión Documental permitió reducir, y organizar toda la documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia. Por ésta y muchas otras razones que representaban ventajas para las organizaciones, Estados Unidos, en una perspectiva visionaria, la adoptó como un sistema integral que favoreció los procesos empresariales, generando desarrollo y progreso. Este modelo permitió la expansión de la Gestión Documental hacia otras organizaciones de Latinoamérica y del mundo hasta lograr consolidarse con las ventajas e importancia que le son reconocidas actualmente en las instituciones.
2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.
En mi concepto, la Gestión Documental es una actividad ligada a los archivos que sugiere la coordinación de las tareas administrativas y técnicas relacionadas con la planificación, manejo y organización de los documentos generados y recibidos por las instituciones, desde su origen hasta su destino final, utilizando mecanismos de conservación, con el fin de facilitar su recuperación por parte del usuario que lo requiera. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.
DOCUMENTO:
Son los datos generados o recibidos por una entidad o individuo, conservados bajo cualquier soporte como información de evidencias en el desarrollo de sus actividades de acuerdo a sus obligaciones legales. DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Es la información registrada que produce o recibe una persona o institución en razón a sus actividades o funciones y que es objeto de conservación por el valor administrativo, legal, científico, económico, histórico ó cultural con el fin de recuperarse para los propósitos que se requieran.
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Fue creado mediante la Ley 80 de Diciembre 22 de 1989.
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? Es el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Ley 594 de Julio 14 de 2000.
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. * Estandarizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación. * Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. * Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución. *Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental. * Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta. *Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?
Antecedentes Justificación Objetivos Producción Flujo documental en la organización Comunicación de la información. 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Son Ocho (8) pasos. a) Producción. b) Recepción. c) Distribución. d) Trámite. e) Organización. f) Consulta. g) Conservación. h) Disposición final. 11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos. Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. ETAPAS Etapa I: Investigación preliminar sobre la institución. Etapa II: Análisis e interpretación de la información recolectada. Etapa III: Elaboración y presentación de las tablas de retención documental. Etapa IV: Aplicación.
12. Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. Permite una mayor satisfacción del cliente. Si se tiene mejor y más
rápido acceso a la información, las empresas pueden enfocarse en las necesidades del cliente y resolver sus problemas más rápido. Ahorrar tiempo para las tareas que agregan valor. En vez de pasar
horas a la semana en busca de información, se puede usar todo ese tiempo en tareas que realmente adicionen valor a las empresas. VENTAJAS: - Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. - Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. - Reducción de los costos de archivo. - Reducción de la recuperación de un documento. - Acceso concurrente a un documento. - Mejora de atención a los clientes. - Reducción de costos legales. - Reducción de costos de acceso a la documentación. - Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos. - Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. Acuerdo 002 de 2010 Acuerdo 017 de 27 de febrero de 2001 Ley 80 de Diciembre 22 de 1989 Código de procedimiento civil Código de procedimiento penal
Se adopta el reglamento interno del Consejo Directivo del AGN Se adopta el estatuto interno del AGN. Se crea el AGN. Art.175 Art. 463
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. La persona humana tiene en razón de su ser y de su esencia cosas suyas que reflejan la intimidad, singularidad e irrepetibilidad de su ser personal. Estos derechos naturales, son cosas suyas adquiridas en razón de su naturaleza humana y deben ser respetadas por todos los demás. Cualquier lesión de su derecho es una lesión u ofensa a su propia realidad personal. El Estado debe garantizar el derecho a la vida privada, "el derecho a que lo dejen a uno tranquilo". El derecho del individuo a impedir la intromisión no autorizada de los funcionarios públicos o de otros individuos en su propia casa, en su correspondencia o en sus pensamientos, su derecho a proteger el hogar, sus comunicaciones, incluso su tiempo libre, es un elemento esencial de la libertad personal. Los periodistas al tener acceso a la información deben estar guiados por principios éticos que tengan el fin de informar con veracidad, buscando el bien común. Los ciudadanos tienen el derecho a la información pero existen
términos que deben ser respetados como lo es la vida privada tanto personal como familiar. El Estado violará el derecho a la intimidad en casos específicos en los cuales los individuos involucrados atenten contra la seguridad del mismo y el bien común. Tal es el caso del terrorismo que afecta a la sociedad global.