Tableau 3.1 : Questions clés dans les protocoles d’accord de financement exigeant une revue par le gestionnaire de projet avant la planification détaillée de la mise en œuvre Flexibilité du budget
Le bailleur de fonds peut restreindre la quantité de fonds qui peut être passée d’une ligne budgétaire à l’autre. Vérifiez le protocole d’accord de financement pour savoir quel est le processus pour faire approuver ces changements.
Approbation de coûts spécifiques
Le protocole d’accord de financement peut demander une approbation du bailleur de fonds avant la signature d’un contrat extérieur pour certains services comme un audit, avant d’embaucher les employés principaux, ou avant de faire des dépenses telles que des achats de matériel ou des voyages internationaux. Par exemple, les accords de financements du GEU ont une provision « Fly America » (utiliser des lignes aériennes américaines) qui peut augmenter de façon significative les coûts du projet si des vols moins chers ne sont pas autorisés.
Calendrier des dépenses
Contribution financière
Calendrier des rapports
Sous-accords
El gobierno de EE.UU. aprueba con frecuencia la cantidad total de la concesión para un Le GEU approuve souvent la somme totale du financement pour une période de plusieurs années mais ne débloque qu’une somme beaucoup moins importante qui doit être dépensée avant une certaine date ou au cours de la première année. Ne confondez pas ces deux montants. N’oubliez pas non plus que les fonds débloqués et non dépensés ne peuvent pas forcément être reportés d’une année sur l’autre. Il faut vérifier ! Les fonds doivent être utilisés pendant la période de l’accord de subvention. On ne peut PAS fournir de biens ni de services avant ou après les dates de l’accord et les imputer à la subvention. En étudiant attentivement cette partie de l’accord, vous pourrez planifier attentivement la budgétisation et le suivi des dépenses du projet. La contrepartie financière de CRS pour les accords de financements du GEU est généralement définie comme un pourcentage du coût total des activités (par ex. « le destinataire accepte de dépenser pas moins de 25% du coût total des activités »). Si la contribution financière apparaît dans le protocole d’accord de financement, CRS est légalement obligé de fournir ce financement pour le projet. Quand le GEU débloque des fonds annuellement, il est recommandé de dépenser la contribution financière de CRS au même rythme. Ceci évite que CRS n’ait à dépenser des sommes trop importantes la dernière année de l’accord s’il a dépensé trop peu durant les premières années. Pour de plus amples informations, cf. la Politique de CRS sur les contributions financières (CRS Cost Share Policy) dans le manuel des opérations internationales (OverOps). Le calendrier des rapports préparé pour le DIP doit tenir compte des dates butoirs du bailleur de fonds pour les rapports et préciser qui a la responsabilité de préparer le rapport. Pour des accords de financements du GEU, vérifier avec le spécialiste des ressources publiques de CRS si le rapport doit être revu par le siège avant d’être soumis. Si c’est le cas, tenez-en compte dans votre DIP pour dates butoirs au niveau du pays. Pour les accords de financements du GEU, encore une fois, le Département des finances internationales, au siège, prépare les rapports financiers trimestriels, appelés Formulaire Standard (SF) 269. Gardez-en surtout des copies. Les rapports financiers pour les bailleurs de fonds autres que le GEU sont généralement préparés par le bureau CRS. Les protocoles d’accord de financement du GEU peuvent préciser que les sous-accords sont établis sur la base de soumissions compétitives et que le personnel local du GEU doit participer à la sélection des partenaires et revoir tous les sous-accords pris entre CRS et les organisations partenaires. Identifiez bien les principales clauses, régulations et autres exigences qui doivent être incluses dans tous les sous-accords que CRS établira avec ses partenaires.
PROPACK II
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CHAPITRE III
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SECTION 2
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