M-Files rješenje

UZ NIZ RAZLIČITIH STROJEVA U PROIZVODNI PROCES DANAS SU UKLJUČENI I BROJNI ODJELI UNUTAR KOMPANIJE, OSOBE, ČAK I CIJELI SISTEMI. ZBOG TOGA JE BITNO POSTIĆI KONTROLU NAD CJELOKUPNIM TIJEKOM PROIZVODNJE

n Piše: Zvonimir Tokić, konsultant za ITS rješenja, Konica Minolta zvonimir.tokic@konicaminolta.hr

Upravo je iz ovih razloga u grafičkoj branši važna automatizacija radnih aktivnosti. Svaki radni proces dostupan danas na tržištu osmišljen je s ciljem pojednostavljivanja i smanjenja ručnih procesa, ali i da kompanijama omogući da učine više za manje vremena. Ovo je ponajviše iz razloga što pritisak tržišta konstantno raste, pa će, naprimjer, tiskari morati pozornost sve više usmjeravati na interne procese, odnosno njihovu automatizaciju, kako bi ostali konkurentni i profitabilni. Šta je to automatizacija radnih procesa, koje promjene i uštede donosi te zašto bi o njoj trebali razmisliti baš svi u grafičkoj industriji?

Znatne uštede i poboljšanja, osim spomenute automatizacije, svakom poduzeću, pa tako i tiskari, može donijeti i upravljanje dokumentima. Naime, svako moderno poslovanje danas uključuje ulaz i upravljanje nizom različitih dokumenata. Svi oni spremljeni su na različitim lokacijama, a namijenjeni su različitim odjelima i ljudima unutar tih odjela. Nesumnjivo je teško snaći se u toj šumi dokumenata te brzo i efikasno pronaći potreban dokument. Istraživanje je pokazalo da većina kompanija koristi četiri ili više lokacija za pohranu i upravljanje sadržajem u složenim hijerarhijama mapa. U njima se ne snalazi čak 46% zaposlenika, a problem je postao još veći otkada se kombinira rad u uredu i rad od kuće. Jednostavno rješenje za taj problem ima Konica Minolta. Riječ je o MFiles rješenju za automatizaciju poslovanja. Ovo rješenje za upravljanje dokumentima i povezanim poslovnim procesima za zadani dokument znatno skraćuje vrijeme potrebno za administraciju. Korisnici ne moraju razmišljati gdje je nešto pohranjeno jer M-Files upravlja sadržajem umjesto njih. Neovisno o lokaciji pohranjenog dokumenta, čak i ako je sadržaj pohranjen u sustavu trećih strana, poput SharePointa, Dropboxa, mrežnih mapa ili drugih sistema, može mu se jednostavno pristupiti. Dovoljno je upisati ključne riječi kako bi se pronašao pravi sadržaj.

Sistem također omogućuje jednostavno i sigurno dijeljenje dokumenata s kolegama i poslovnim partnerima, a napredna autorizacija uklanja probleme s više verzija dokumenata. Uz M-Files kompanije će povećati transparentnost poslovanja. Naime, u svakom je trenutku moguće vidjeti što se događa s dokumentom, u kojem je statusu, tko ga je odobrio, potpisao i sl. Uz automatizaciju radnih procesa i rješenje kao što je M-Files moguće je imati potpuni nadzor nad svim svojim poslovnim procesima i aktivnostima zaposlenika, što otvara prostor za fokusiranje na neke važnije stvari. t