CARTILLA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) EN EL SECTOR COOPERATIVO
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 2. JUSTIFICACIÓN 3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4. NORMATIVIDAD APLICABLE Y VIGENTE EN EL SECTOR COOPERATIVO 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 6. ¿QUE ES UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)? 7. ¿QUÉ VENTAJAS APORTA UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) EN EL SECTOR COOPERATIVO? 8. ¿CÓMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)? 9. ENTES QUE CERTIFICAN A LAS COOPERATIVAS 10. IMPORTANCIA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) Y SU APLICACIÓN A LAS COOPERATIVAS 11. CONCLUSIONES 12. WEB GRAFÍA
INTRODUCCIÓN En el entorno Cooperativo actual, las exigencias de los consumidores son cada vez mayores, los empresarios y/o gerentes de las empresas deben implementar mecanismos para ser eficientes en sus procesos de operación, producción y/o prestación de servicio. La principal clave es consolidar su “Sistema Integral de Gestión” (SIG), Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el trabajo, así se mantienen los costes generales bajos, se reduce la duplicidad de trabajo y se mejora continuamente. La base del funcionamiento de la una Cooperativa es que las decisiones, las responsabilidades y los beneficios se reparten de forma equitativa, frente a la toma de decisiones y poder que otorga una empresa a un grupo limitado de sus miembros.
JUSTIFICACIÓN Esta cartilla se elabora con el fin de dar a conocer la importancia y los beneficios de la implementación del Sistema Integral de Gestión (SIG), de esta forma se brindara al sector Cooperativo la información necesaria y exigencias de la normatividad aplicable y vigente, como lo son la NTC ISO 9001 - 2015, NTC ISO 1401 - 2015, NTC ISO 45001 - 2018, Decreto 1072 - 2015, entre otros.
También busca proteger y salvaguardar la vida de los trabajadores o colaboradores en su entorno laboral, que en la ejecución de sus actividades diarias logran satisfacer las necesidades de sus stakeholders y proteger el medio ambiente.
Contribuyendo así, a dar respuesta a las necesidades de un mercado competitivo, en forma rentable, manteniendo el bienestar laboral y social, controlando los impactos ambientales generados de la operación, retribuyendo al medio ambiente y a la comunidad.
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL • Implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión (SIG) en el sector Cooperativo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Dar cumplimiento a la normatividad aplicable y vigente en el sector Cooperativo. • Reducir las tasas de accidentabilidad, accidentes y enfermedades laborales mediante la identificación y control de los peligros que se puedan presentar, garantizando el bienestar físico y mental y la calidad de la vida laboral de los colaboradores y demás personal involucrado en las actividades propias del sector Cooperativo. • Gestionar acciones dirigidas hacia los colaboradores para prevenir los daños a la salud, provenientes de los riesgos presentados en su ámbito laboral. • Asegurar la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión (SIG). • Cumplir con las necesidades y expectativas de los stakeholders. • Identificar los aspectos ambientales y minimizar los impactos negativos que éstos puedan generar en el desarrollo de las funciones del sector Cooperativo para contribuir así a la prevención de la contaminación.
NORMATIVIDAD APLICABLE Y VIGENTE EN EL SECTOR COOPERATIVO NORMATIVIDAD
DESCRIPCION
DECRETO 1072- 2015
Por la cual se definen requisitos de obligatorio cumplimiento y que conlleven a que las empresas deben implementar un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Lo anterior implica que la empresa debe sustituir o reemplazar su Programa de Salud Ocupacional (PSO).
Decreto 3553 de 2008
Por medio del cual se da alcance al Decreto 1233 de 2008 al definir: Compensación ordinaria, Extraordinaria y la excepción al pago de contribuciones especiales. Regula el trabajo asociado Cooperativo, precisa su naturaleza y señala las reglas básicas de su organización y funcionamiento. Se modifica el Decreto 1068 de 2015, en lo relacionado con la gestión y administración de riesgo de liquidez de las Cooperativas de ahorro y crédito, las Cooperativas multiactivas y demás Cooperativas. La cual determina los elementos de las contribuciones a la seguridad social en la Cooperativas y se crean las contribuciones especiales a cargo de las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado.
Decreto 4588 de 2006
Decreto 704 de 2019
Ley 1233 de 2008
Ley 1391 de 2010
Modifica la normatividad de los Fondos de Empleados para adecuarla a las condiciones sociales, económicas, políticas y culturales que determinan el quehacer de estas empresas.
Ley 1955 de 2019
Primer plan de desarrollo Nacional que contempla el modelo Cooperativo con énfasis en el fortalecimiento empresarial de las organizaciones de economía solidaria. Art 164.
Ley 454 de 1998
La cual determina el marco conceptual que regula la economía solidaria, se crea la Superintendencia de la Economía Solidaria, el Fondo de Garantías para las Cooperativas, se dictan normas sobre la actividad financiera de las entidades de naturaleza Cooperativa y se expiden otras disposiciones.
Ley 79 de 1988
La cual proporciona una normativa propia para el sector Cooperativo, resaltando su importancia para el desarrollo de la Economía Nacional.
NTC ISO 14001-2015
Marca los factores tales como las políticas ambientales específicas de las Cooperativas, los tipos de productos y servicios que proporciona, y su ubicación y condiciones de operación.
NTC ISO 45001-2018
Proporciona un marco para reducir los riesgos laborales, mejorar la seguridad de los empleados y crear mejores condiciones de trabajo para los empleados en todo el mundo.
NTC ISO 9001-2015
Cumple los estrictos requisitos del sistema de gestión de la calidad en las siguientes áreas: instalaciones, personas, formación, servicios y equipos.
RESOLUCION 0312 2019
Por la cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad.
Competencias: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Autoridad: Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación.
Cooperativa: Una cooperativa es una asociación autónoma de personas unidas voluntariamente para formar una organización democrática cuya administración y gestión debe llevarse a cabo de la forma que acuerden.
Calidad: Capacidad de un conjunto de características inherentes de un producto sistema o proceso para cumplir los requisitos de los clientes o de otras partes interesadas.
Documentación: Definir, diseñar e identificar los documentos del Sistema Integrado de Gestión, para así relacionar y ubicar la función de la administración de documentos.
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. El cliente puede ser interno o externo a la entidad.
Documento: Información y su medio de soporte, ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.
Certificación: Es el reconocimiento formal que otros hacen de su Sistema Integrado de Gestión. La certificación no es un requisito obligatorio para implementar las Norma NTC ISO 9001,14001 y 45001 pero pueden exigirlo algunos de los clientes.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Estructura Organizacional: Definición y documentación de responsabilidades. Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Guía: Guía puede ser una persona, un manual, un modelo o una lista.
Manual: Es un libro o folleto que describe el SIG, el cual recoge los aspectos básicos, esenciales de una materia. Estos nos permiten comprender mejor el funcionamiento de los procesos y procedimientos, acceder a ellos de manera ordenada y conocer los contenidos. Medio ambiente: Es un sistema formado por elementos naturales y artificiales que están interrelacionados y que son modificados por la acción humana. Se trata del entorno que condiciona la forma de vida de la sociedad y que incluye valores naturales, sociales y culturales que existen en un lugar y momento determinado. Mejora Continua: Es la actividad de analizar los procesos que se usan dentro de una organización o administración, revisarlos y realizar adecuaciones para minimizar los errores de forma permanente.
Misión: Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad.
Objetivo: Es una mezcla cuantificada relativa a la calidad que se busca lograr o a la que se dirige la organización. Se puede establecer en aspectos como conformidad del producto o servicio, oportunidad, costo, seguridad y motivación.
Procedimientos: Manera específica de realizar una actividad. Establece el que, cuando, donde y quien en el sistema proporciona los vínculos de los procesos. Los procesos operativos deben reflejar los principios y métodos definidos en el manual de calidad. Su objetivo es definir la forma en que dichos principios y métodos se transforman en actividades administrativas y como es que se vinculan con las demás actividades de la compañía.
Ocupacional: De la ocupación laboral o relacionado con ella.
Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición ordenada de responsabilidades y relaciones.
Política: Intención global y orientaciones relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.
Proceso: Conjunto de actividades y recursos relacionados entre sí que transforman elementos entrantes en elementos salientes.
Registro: Documentos que proporciona evidencia del cumplimiento del sistema; son permanentes, una vez elaborado permanece para siempre.
Salud: Es un estado de completo bienestar físico, mental y social, no solamente la ausencia de enfermedad o dolencia, según la definición presentada por la Organización Mundial de la Salud (OMS). Seguridad: Se puede referir a la ausencia de riesgo o a la confianza en algo o en alguien.
SIG: Sistema Gestión.
Integrado
de
Trabajo: En economía se refiere a las horas que dedican las personas a la producción de bienes o servicios.
¿QUÉ ES UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)? Es una herramienta que permite a la empresa establecer la metodología y procesos a seguir en el día a día de su actividad.
¿QUÉ VENTAJAS APORTA UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) EN EL SECTOR COOPERATIVO? Estas son algunas de ellas: Reducir los costes en la implantación y en la certificación de las normas respecto a hacerlo de manera individual. Llevar a cabo una estrategia que tenga en cuenta los requisitos de todas las normas y que permita planificar los objetivos desde un enfoque común. Mejorar la eficacia de los distintos procesos, ya que se desarrollarán bajo las perspectivas de las tres disciplinas calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Realizar las auditorías de manera integrada, por lo que se reducirán costes y tiempos. Evitar duplicidad documental. Contar con planes de emergencia que integren los aspectos ambientales y los de seguridad y salud en el trabajo. Lograr concienciar a todas las partes interesadas del sector Cooperativo, tanto internas como externas, sobre la preservación del medio ambiente y la importancia de mantener un ambiente de trabajo más seguro. Conseguir la mejora continua de la organización. Mejorar la imagen corporativa ante los clientes y la sociedad. Lograr una mejor posición en el mercado frente a la competencia.
¿CÓMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)? Siga los siguientes pasos:
1.- Contar con la aprobación de la Alta Dirección para proceder a la implementación del Sistema Integrado de Gestión Empresarial, puesto que se trata de un proyecto que necesitará de una importante dotación de recurso tanto humanos, financieros y técnicos. 2.- Realizar una investigación en profundidad de los sistemas de gestión que ya tiene implantados y hacer una comparativa con aquellos que va a implantar de manera integrada con el fin de analizar la brecha existente entre el punto de partida en el que se encuentra la organización y el objetivo que quiere conseguir. Esto requiere de un experto en la materia. 3.- Efectuar el diagnóstico oportuno que permita comprobar si el sistema actual es capaz de soportar la implementación del SIG. En este paso, también, definiremos las estrategias a seguir en el proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión y que tengan el menor impacto posible en el seno de nuestra organización, ayudando al mismo tiempo a que la integración de los sistemas de gestión sea más exitosa. Esta fase de diagnóstico será realizado por expertos en estas tareas en colaboración con aquellos miembros de la organización que tengan un profundo conocimiento de ésta. Es una de las etapas de las que depende el éxito de la implementación y tiene como mínimo una duración de un mes.
4.- Elaborar un plan para la implementación: lo elabora el mismo equipo encargado del diagnóstico, con una mayor implicación de la Alta Dirección. Este plan debe incluir detalle del programa a seguir, así como los recursos a asignar. 5.- Aprobación del plan de implementación por la Alta Dirección: una vez elaborado el plan, debe superar la fase de aprobación por la Alta Dirección. El plan debe ser a nivel tanto estratégico como táctico y también operativo. 6.- Divulgar el contenido del plan de implementación: es competencia de la Alta Dirección, así como de los mandos intermedios, difundir al resto de miembros sus responsabilidades, actividades, tareas y procedimientos a seguir, para llevar a cabo la implementación del SIG. 7.- Proceder a la implementación del plan: el último de los pasos para integrar Sistemas de Gestión Empresarial, consiste en proceder a la definitiva implantación del SIG, llevando a la práctica todo lo detallado en el plan elaborado. Esta fase también requiere del oportuno seguimiento a fin de controlar las posibles actividades que se desvíen del programa establecido y poder tomar las acciones oportunas.
ENTES QUE CERTIFICAN A LAS COOPERATIVAS APPLUS: Es una de las empresas líderes mundiales en el sector de la inspección, los ensayos y la certificación. BUREAU VERITAS: Es una compañía global de servicios de ensayo, inspección y certificación.
Icontec: Es el Organismo Nacional de Normalización de Colombia. Entre sus labores se destaca la reproducción de normas técnicas y la certificación de normas de calidad para empresas y actividades profesionales.
OCA CERT: Es una empresa líder en el sector de la certificación, que cuenta con un equipo joven y experimentado, y acreditada por ENAC para los diferentes productos y servicios. SGS: Es líder mundial en inspección, verificación, análisis y certificación. Desde el 1 de marzo de 2012, las cámaras de comercio son las entidades facultadas por ley para la expedición de los certificados de existencia y representación legal de las precooperativas y cooperativas de trabajo asociado, así como de las de educación. Esto con fundamento en el Decreto Ley 19 de 2012.
CONCLUSIONES 1. Aunque las Cooperativas opten por el crecimiento y la internacionalización, para adaptarse a los imperativos del mercado, no pueden olvidarse de otros aspectos de su propia naturaleza, como son la democracia y la transformación del modelo de empresa y de sociedad. 2. Un Sistema de Gestión Integral (SGI) constituye el éxito de una empresa de Economía Solidaria, ya que a través de su implementación, formulación y evaluación las organizaciones pueden lograr sus objetivos establecidos y alcanzar ventajas competitivas. 3. El Sistema de Gestión Integral facilita que las organizaciones sean eficientes, pero sobre todo permite que sean efectivas y el proceso de la dirección estratégica permite la toma de decisiones activas, en lugar de reactivas.
4. La implementación de Sistema de Gestión Integral requiere compromiso de todos los niveles de la organización incluyendo allí políticas y toma de decisiones, para que este funcione y garantice un mejoramiento continuo de la organización. 5. Implementar y trabajar en un Sistema de Gestión Integral influye sobre la metodología de trabajo y en general en la forma de transformar la información en la mente; un Sistema de Gestión Integral exige mantener una visión global y sistémica, desarrollar un trabajo organizado, ejercer seguimientos, controles y mantener la perspectiva enfocada hacia las políticas y los objetivos que enmarcan el trabajo. 6. El aumento de la competencia ha conducido al surgimiento de expectativas cada vez más exigentes en el mercado con respecto a la gestión de las empresas de Economía Solidaria.
7. Para ser competentes y mantener un buen desempeño económico, las organizaciones necesitan emplear sistemas eficientes y eficaces que garanticen la obtención de productos y/o servicios de calidad consistentes, mejorando y cuidando el medio ambiente, la salud y la seguridad en el trabajo; logrando con ello la confianza de los clientes, las partes interesadas y, una comercialización más efectiva.
8. El enfoque a través de un Sistema de Gestión Integral (SGI) anima a las organizaciones a analizar los requisitos del cliente, definir los procesos que contribuyen al logro de productos aceptables y a mantener estos procesos bajo control. Además de proporcionar el marco de referencia para la mejora continua con el objeto de incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción del cliente.
9. Integrar los Sistemas de Gestión es un proceso que requiere de esfuerzo y dedicación, pero que permite a las organizaciones que lo implantan mejorar altamente su competitividad, al aumentar el rendimiento y la imagen organizativa, gracias al mayor control que aporta sobre tu organización.
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Elaborada por: Johana Marcela Ariza Aza Katerin Yohana Mayorga Calderon Nancy Elizabeth Mora Ochoa Yuber Fernando Cruz Espitia Aprendices SENA: Tecnólogo Gestión Integrada de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. Ficha: 2068285 Fecha: 05/04/2021
