ORGANIZACIÓN: Sertracen (Consorcio, STC, S.A.) Nº de Expediente: C-158-17
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Datos de la organización Quiénes somos Nuestras Acreditaciones Auditores profesionales y con amplia competencia Técnica Imparcialidad Confidencialidad Beneficios de la certificación Proceso de certificación Oferta Económica Condiciones del servicio de certificación Reglas para el Uso de la Marca de Certificación Aceptación de la Oferta, Condiciones del Servicio y Reglas de Uso de la Marca Forma de pago Agradecimiento y recepción de la Oferta Datos de contacto
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OFERTA DE SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTION (IGC-F-005.03) VERSIÓN 00. 03 DE MARZO DE 2017
1. Datos de la organización Organización
Sertracen (Consorcio, STC, S.A.)
Código de identificación fiscal:
988244-1-533647 D.V. 58
Número de Expediente
C-158-17
Persona de contacto:
Lorena Montenegro
Representante Legal:
Jorge Villamizar
Correo electrónico:
calidad@sertracen.com.pa
Dirección:
Avenida Jose Agustín Arango Parque Lefevre - Plaza Carolina
Teléfono:
315-6500
Norma de Referencia:
ISO 9001:2015
Códigos NACE:
70.22
Alcance de Certificación NOTA: Durante el proceso de auditoría (Etapa 1 y Etapa 2) se validará el alcance provisional propuesto. Centros a Auditar: Número de trabajadores: Otras razones sociales incluidas: (si aplica)
Servicios de emisión de licencias de conducir 11 123 N/A
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2. Quiénes somos IGC, un socio estratégico para su organización International Global Certification, S.A. (IGC), es una organización evaluadora de conformidad dedicada a la certificación de sistemas de gestión basados en normas internacionales, normas ISO y otros esquemas reconocidos internacionalmente. Contamos con oficinas propias (Técnica y Comercial) en la República de Panamá, desde el 2008, siendo la única empresa de certificación con acreditación internacional para emitir certificados en Panamá, como país de origen. La mayoría de nuestros clientes se encuentran ubicados en Panamá, España, Francia, Marruecos, Chile, Costa Rica, Guatemala y República de Dominicana entre otros. Nuestras acreditaciones multisectoriales nos permiten atender a clientes de distintos tipos de organizaciones tanto públicas como privadas o sin ánimos de lucro, cuyos productos y servicios comprenden una amplia gama de sectores de actividad tales como: alimentación, textiles, papel, artes gráficas, hidrocarburos, químicos, farmacéutico, plásticos, hormigón, cemento, metales, construcción, electricidad, reciclaje, energía eléctrica, banca, comercio, hostelería, transporte, comunicaciones, informática, I+D, educación, salud, asistencia social y de otros servicios para la provisión de servicios de certificación de sistemas de gestión. Nuestro primer objetivo es aportar al mercado (consumidores, clientes, usuarios, autoridades reguladoras, accionistas, trabajadores) y a la sociedad en general certificaciones de sistemas de gestión que sean competentes e imparciales, fundamentadas en criterios reconocidos internacionalmente y que aporten un valor añadido a nuestros clientes.
3. Nuestras Acreditaciones Un sólo certificado con validez internacional Somos un organismo de certificación acreditado internacionalmente por la Entidad Nacional de Acreditación de España (ENAC), según los criterios de la norma ISO/IEC 17021-1:2015 (CERTIFICACION DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD) Acreditación N° 35/C-SC050 para la norma ISO 9001:2015, lo cual garantiza que nuestros servicios de certificación sean técnicamente Competentes, Independientes y Confiables. Todas las certificaciones, para los sistemas de gestión de calidad ISO 9001:2015, emitidas por International Global Certification, S.A. (IGC), están acreditadas tanto por Entidad Nacional de Acreditación de España (ENAC), como por la IAF (International Accreditation Forum), lo cual les permite a todos nuestros clientes disponer de un reconocimiento internacional de sus certificados en cualquier parte del mundo. La competencia técnica de nuestras certificaciones ISO 9001:2015 está referida en un Anexo Técnico al certificado de Acreditación, que puede consultarse en línea a través de nuestra página web: www.certificacionglobal.com o en la página web de ENAC: www.enac.es
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4. Auditores profesionales y con amplia Competencia Técnica Nuestras auditorías te aportarán valor En International Global Certification, S.A. (IGC), mantenemos como objetivo permanente la mejora de la competencia profesional de nuestros auditores tanto en la norma ISO 9001:2015 como en el Sector de Actividad (SC) que corresponde a las distintas actividades de una organización. Nuestros auditores son cuidadosamente seleccionados, calificados sectorialmente, supervisados y recalificados periódicamente. Contamos con Auditores Jefes (líderes de equipo auditor), Auditores y Expertos Técnicos, calificados, localizados tanto en el ámbito nacional como en el internacional, para cubrir a la totalidad nuestras actividades de certificación y para gestionar el volumen de trabajo en cada auditoría.
5. Imparcialidad Más que un requisito… Un compromiso En International Global Certification, S.A. (IGC), analizamos y revisamos todas y cada una de nuestras actividades, con el objetivo de tomar las medidas necesarias para asegurar nuestra independencia e imparcialidad tanto en el proceso como en nuestras decisiones de certificación. Además de las evaluaciones que sistemáticamente nos realizan las entidades internacionales de acreditación, ponemos en el conocimiento a nuestro Comité de Transparencia, toda la información relacionada con las actuaciones para los servicios de certificación, incluidos las medidas y la eficacia de las acciones tomadas sobre las cuestiones que pueden amenazar nuestra imparcialidad. Como parte de nuestro compromiso, suministramos de forma pública toda información relativa a nuestros procesos de certificación, auditorías, quejas y apelaciones; antes de emitir una oferta de certificación, le requerimos a los potenciales clientes, información sobre los posibles servicios de consultoría, que hayan recibido en la implantación de su sistema de gestión de calidad, para evaluar que prevalece la debida independencia e imparcialidad.
6. Confidencialidad En IGC nos comprometemos a tratar de manera confidencial toda la información, documentos y datos de su organización, a las que tengamos acceso durante todo el proceso de concesión, seguimiento o renovación de la certificación, por lo que todo nuestro personal, incluyendo al personal externo firman un Acuerdo de Confidencialidad con IGC; a su vez declaramos nuestro compromiso de confidencialidad con su organización mediante una Política de Confidencialidad publicada en la página web de IGC. En el caso de que seamos obligados por ley a la de divulgación de información de su organización a un tercero (si la ley lo permite), se lo comunicaremos previamente. Cualquier información relativa a su organización obtenida de fuentes distintas a usted, será tratada por IGC como confidencial. IGC podrá, no obstante, poner a disposición de las Entidades de Acreditación, información confidencial e incluir su presencia durante las auditorias de certificación, siempre que esto sea realizado previa notificación por escrito a su organización.
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7. Beneficios de la certificación La certificación ISO 9001:2015 es una herramienta contrastada de mejora, comprobada por más de un millón y medio de organizaciones certificadas en todo el mundo. Los principales beneficios que obtienen nuestros clientes son los siguientes:
Los certificados emitidos por IGC, acreditados por ENAC e IAF, son reconocidos, en todas partes del mundo, gracias a los Acuerdos Multilaterales de Reconocimiento (MLA), lo cual facilita la apertura de nuevos mercados en el exterior. Cada certificado de IGC, dispone de una identificación única con trazabilidad electrónica (QR) que permite conocer en línea el estado del certificado. La independencia e imparcialidad de IGC, así como la competencia técnica de nuestros auditores es evaluada sistemáticamente durante las auditorías que realiza ENAC a nuestra oficina técnica localizada en la República de Panamá que incluyen visitas de acompañamiento a nuestros auditores en cualquier sitio en donde se encuentren. A través de sus auditorías de certificación IGC, promueve y estimula los procesos de mejora en todos los niveles de la organización que le aportan siempre un valor añadido a su negocio. En cada auditoría verificamos que los productos y servicios de su organización, cumplen con los requisitos solicitados por sus clientes y partes interesadas, de forma regular y consistente. Ofrecemos un servicio técnico de consultas rápido y eficiente, que se adapta a las necesidades específicas de su organización y al sector en el que operan. Nuestros servicios de certificación son accesibles para todo tipo de organizaciones sin ningún tipo de discriminación, por el tamaño o localización. Le apoyamos en los procesos de crecimiento de su organización, ofreciéndole la oportunidad de ampliar productos y servicios, sitios de actividad o localizaciones en sus alcances de certificación, cuando usted lo requiera. Revisamos de forma conjunta el alcance más adecuado para su certificación, de tal manera que describan de forma correcta los productos y servicios, en cumplimiento de las especificaciones sectoriales establecidas en los Códigos internacionales de Actividad Empresarial, evitando así posibles obstáculos técnicos en el comercio de sus productos y servicios. Establecemos canales eficaces de comunicación permanente con nuestros clientes para mantenerlos informados, oportunamente, sobre los cambios y adecuaciones a las normas que aplican a la certificación ISO 9001:2015.
La certificación de IGC, un apoyo local para sus clientes Cuando usted nos elija como entidad de certificación no sólo habrá elegido confianza y competencia técnica demostrada, sino que contará con nuestro respaldo comercial y técnico. La presencia de la marca IGC en su certificado es garantía de contar con ese respaldo permanente y en su idioma, a través de un servicio personalizado para cada caso en particular.
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8. Proceso de certificación La certificación de un sistema de gestión de calidad, es una de las formas de asegurar que la organización ha implementado un sistema para la gestión de los aspectos pertinentes de sus actividades, productos y servicios, en línea con las políticas de la organización y con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2015. A continuación se describe el proceso de certificación inicial:
Solicitud de Certificación Inicial
Revisión de la Solicitud
Programación Trianual
Aceptación de la Oferta
ETAPA 1 Corrección de las Observaciones
Realización de Auditoría
Plan de Auditoría
Selección y Designación del Equipo Auditor
ETAPA 2 Selección y Designación del Equipo Auditor
Plan de Auditoría
Realización de Auditoría
Plan de Acciones Correctivas
Emisión del Contrato y del Certificado de Uso de Marca
Decisión y Notificación sobre la Certificación Inicial
Evaluación por la Comisión de Certificación
Revisión del Plan de Acciones Correctivas
Renovación de la Certificación
En la sección número 10 de condiciones del servicio de certificación, punto 2 se describe los requisitos de las Auditorias de Seguimiento.
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9. Oferta Económica Con base en la información proporcionada por usted: En el Cuestionario de datos del Cliente IGC-F-005.01, hemos desarrollado la siguiente propuesta de trabajo: as auditor Inversión
Jornadas Auditor
Inversión
0.5
B/. 425.00
3
B/. 2,550.00
Auditoria de Certificación Auditoria de Pre-transferencia Auditoría de Primer Seguimiento y Conversión ISO 9001:2015
Total:
B/. 2,975.00 +ITBMS
Segundo Año: (Máximo 24 meses posterior a la fecha de emisión del certificado)
Auditoría de Segundo Seguimiento
3
B/. 2,550.00 Total:
Renovación
6
B/. 2,550.00 + ITBMS B/. 5,100.00
Total:
B/. 5,100.00 + ITBMS
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10. Condiciones del servicio de certificación PUNTO 1.- Luego de haber revisar previamente los datos de su solicitud, hemos confirmado que disponemos de la competencia técnica necesaria para la prestación de los servicios de certificación solicitados. Esto quiere decir lo siguiente: Disponemos de la acreditación en la norma y el sector correspondiente, disponemos de auditores calificados en las fechas solicitadas, disponemos de capacidad técnica y administrativa para gestionar su expediente y podemos adaptarnos a sus necesidades en el marco del respeto a la imparcialidad, confidencialidad e independencia. PUNTO 2.- En la oferta económica le hemos incluido los costos de administración y documentación interna generada para la programación, planificación y realización de la auditoría, la toma decisión y la emisión del certificado, así como la cuota de mantenimiento del registro por los tres años de vigencia de la certificación. En cada ciclo de certificación se deben realizar auditorías anuales de seguimiento, siendo la primera en un plazo no mayor a 12 meses de la fecha de la emisión del certificado. PUNTO 3.- En la oferta económica no le hemos incluido los costos de auditorías especiales que pudiesen ser necesarias en los siguientes casos que, a continuación, le explicamos: Podríamos tener que realizar auditorías especiales, en los siguientes casos:
a) Investigación de quejas de sus clientes o partes interesadas cuando su organización este certificada.
b) Cuando identifiquemos cambios sustanciales en su sistema de
gestión con respecto a los datos que previamente fueron proporcionados por usted, para la emisión de esta oferta. c) Cuando tengamos que hacer un seguimiento luego de una certificación suspendida. d) Para investigar o darles seguimiento a informes de auditoría negativos o a no conformidades (iniciales, seguimientos, renovaciones, ampliaciones) y por solicitud del Auditor Jefe. e) Por decisiones negativas por parte de la Comisión de Certificación. f) Por petición de la Comisión de Apelación a la vista de un recurso y la apelación. g) Para adecuar el proceso seguido a la conversión de certificaciones no acreditadas a acreditadas. PUNTO 4.- Los desplazamientos internos entre los distintos Centros/agencias/proyectos/sucursales, así como los almuerzos del equipo auditor deben ser proporcionados por organización. PUNTO 5.- Si su organización desea un certificado en un idioma distinto al castellano habrá de proporcionarnos la traducción del mismo, con el conocimiento que ésta será revisada por un traductor calificado por IGC. PUNTO 6.- Esta oferta tiene una validez de seis (6) meses contados a partir de la fecha de realización de la misma. PUNTO 7.- Cualquier cambio sustancial en los datos aportados por su organización (en base a los cuales se ha elaborado esta oferta) puede originar la revisión y la emisión de una nueva oferta al haber cambiado los requisitos de la auditoría. PUNTO 8.- Si su organización dispone de un sistema de gestión combinado, la duración de la auditoría combinada presentada en esta oferta la hemos estimado con base en el nivel de integración del sistema de gestión que usted nos ha declarado, por lo tanto, en el caso de que a posteriori tal nivel de integración resulte no ser real, la duración de la auditoria estará sujeta a los ajustes de tiempo revisados por nuestra Dirección de Certificación. PUNTO 9.- Si su organización desea modificar el alcance de una certificación (tanto técnico como geográfico) previamente concedida, será preciso que valoremos si las nuevas condiciones (aumento de
centros, de trabajadores, de productos, servicios o actividades, etc.) nos permiten mantener la actual oferta o si hemos de requerir la elaboración de una nueva. PUNTO 10.-Las ampliaciones de alcance (tanto técnico como geográfico) deben ser solicitadas por usted y por escrito, a nuestra Secretara Técnica, a través de una solicitud de ampliación de alcance. PUNTO 11.-Si su organización desea hacer coincidir la ampliación de alcance junto con una auditoría planificada (seguimiento o renovación) nos deberá solicitar esta condición, con anterioridad a la tramitación de su auditoría a efectos de su correcta planificación (jornadas, equipo auditor, ubicaciones a evaluar). Por regla general, no aceptaremos una ampliación de alcance durante el transcurso de una auditoría. PUNTO 12.-La concesión de la ampliación de una certificación supondrá la emisión de un nuevo certificado que tendrá la misma fecha de caducidad que la especificada en el certificado que sustituye (a no ser que se coincida con una auditoría de renovación ya que en este caso emitiríamos un nuevo certificado válido durante 3 años). PUNTO 13.- La transferencia de un certificado acreditado (emitido por otra entidad de certificación acreditada por un firmante del MLA de IAF) está sujeta a los resultados de una visita de pre- transferencia “in situ” llevada a cabo por un auditor de IGC y a la toma de decisión por parte de la Comisión de Certificación de IGC. Como resultado de la visita pre-transferencia el alcance a certificar por IGC puede ser distinto al que figura en el certificado de la otra entidad de certificación, esto con el fin de adecuarnos a los criterios definidos en las guías y recomendaciones de la IAF. PUNTO 14.- Todo incumplimiento, por parte de un cliente certificado, en contra de las Condiciones del Servicio y del Proceso de Certificación, así como en contra de las Reglas de Uso de la Marca de certificación, podrá ser objeto de sanciones. Las sanciones pueden suponer una reducción del alcance de la certificación o la suspensión o retirada de su certificado. PUNTO 15.- La Comisión de Certificación suspenderá la certificación cuando:
a) El sistema de gestión que hemos certificado ha dejado de cumplir
de forma persistente o grave con los requisitos de la certificación, incluidos los requisitos relativos a su eficacia; b) Su organización, como cliente certificado, no nos permita la realización de las auditorías de seguimiento o de renovación de su certificación de acuerdo con la periodicidad requerida. c) Su organización, como cliente certificado, no nos permita la realización auditorías especiales que se determinen como necesarias para los casos determinados en el punto No. 3. d) Su organización, nos haya pedido voluntariamente una suspensión. PUNTO 16.- En el caso de una suspensión, la certificación de su sistema de gestión se invalida temporalmente. Por lo tanto, podremos restaurarle la certificación suspendida si la cuestión que dio origen a su suspensión ya se resolvió. Cuando no podamos resolver los problemas que dieron lugar a la suspensión en un plazo de 06 meses, reduciremos el alcance de su certificación (para excluir las partes que no cumplen con los requisitos) o le retiraremos la certificación. PUNTO 17.- Las condiciones de servicio y del proceso de certificación pueden ser modificadas por iniciativa de IGC o por requerimiento de las normas internacionales de acreditación. Por lo tanto, cualquier modificación se la informaremos por escrito, a través de la Secretaria Técnica de International Global Certification, S.A., indicando la fecha de entrada en vigor de las nuevas reglas y condiciones.
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11. Reglas para el Uso de la Marca de Certificación De acuerdo a la norma ISO/IEC 170211: 2015 debemos tener reglas que rijan el uso de la marca de certificación de sistema de gestión que nuestros clientes certificados están autorizados a utilizar. Estas reglas deben, entre otras cosas, asegurar la trazabilidad al organismo de certificación. Una vez certificado, le concederemos el derecho de uso de la marca de certificación de IGC, que se describe a continuación y que tienen a todos los efectos carácter contractual. Una vez que su organización haya obtenido la certificación de su sistema de gestión, su organización obtendrá todos los derechos que de dicha certificación se deriven y se compromete a cumplir, respetar y aplicar las disposiciones establecidas tanto en el Proceso de certificación como en las Condiciones del Servicio de certificación, descrito los Punto 7 y 8 de la presente oferta, respectivamente. Asimismo, al aceptar esta oferta, su organización también aceptará y cumplirá, las condiciones establecidas para el Uso de la Marca de certificación. PRIMERO. No debe haber ambigüedad en la marca o el texto que la acompaña, con respecto a qué ha sido certificado y qué IGC ha otorgado la certificación. SEGUNDO. Esta marca no debe ser utilizada sobre un producto o un embalaje de producto ni de ninguna otra manera que se pueda interpretar como una indicación de la conformidad de dicho producto. Se considera embalaje del producto aquel que se puede retirar sin que se desintegre ni dañe el producto. La información que acompaña el producto se considera disponible de forma separada, o separable fácilmente. Las etiquetas o placas de identificación se consideran como partes del producto. La declaración de ninguna manera debe dar a entender que el producto, proceso o servicio está certificado por este medio. TERCERO. No está permitido que la marca de certificación sea utilizada en informes ni certificados de ensayo de laboratorio, de calibración ni de inspección.
CUARTO. Usted se compromete legalmente a cumplir las condiciones de uso de la marca de certificación: a) A l referirse al estado de su certificación en los medios de comunicación, tales como internet, folletos o publicidad, u otros documentos; b) Al no hacer ni permitir que se haga ninguna declaración engañosa concerniente a su certificación; c) A no utilizar ni permita la utilización de manera engañosa de ningún documento de certificación, en su totalidad o en parte; d) A cesar, en caso de retirar su certificación, toda publicidad que se refiera a la certificación, A modificar toda su publicidad en caso de reducción del alcance de la certificación; e) A no permitir que se haga referencia a la certificación de su sistema de gestión para dar a entender que el IGC ha certificado un producto (incluyendo un servicio) o un proceso; f) A no implicar que la certificación se aplica a actividades y sitios por fuera del alcance de la certificación; y g) A no utilizar su certificación de forma que desprestigie IGC y/o que el sistema de certificación y pierda la confianza del público. QUINTO. Uso abusivo de la marca de certificación Se considera uso abusivo de la Marca de Certificación su utilización en relación con: a) Organizaciones o centros no certificados. b) Organizaciones o centros no certificados que mencionen un alcance diferente al establecido en el certificado. c) Organizaciones cuyo certificado haya sido suspendido temporalmente. d) Organizaciones cuyo certificado haya sido retirado definitivamente. e) El uso de cualquier diseño que no sea aceptable por IGC y cualquier forma de enunciado que pueda ser engañosa. f) Hacer uso de la Marca de Certificación dando a entender que es el producto/servicio el que está certificado. g) En estos casos se aplicarán las sanciones previstas en los Sistemas de Certificación de Organizaciones. Además de las sanciones previstas de las condiciones de servicio de certificación, todo uso abusivo de la Marca de Certificación dará derecho a que IGC o un tercero inicie dentro del marco de la legislación vigente, toda acción administrativa o judicial que estime oportuna.
12. Aceptación de la Oferta, Condiciones de Servicio y Reglas de Uso de la Marca En caso de hacernos merecedores de la aceptación de la presente oferta, le agradecemos completar los datos abajo señalados y remitir la oferta firmada a nuestras oficinas: Por medio de la presente le comunicamos la aceptación de la oferta No. C-158-17con fecha de 20/04/17; en los términos expresados en la misma, así como lo establecido en las Condiciones del Servicio de Certificación y Reglas para el Uso de la Marca de Certificación. A efectos de facturación, le confirmamos los siguientes datos: Persona que acepta la oferta: Jorge Villamizar Cargo: Gerente General Firma: Fecha:
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13. Forma de pago Agradeceremos efectuar su pago mediante cheque o depósito a la cuenta bancaria de: International Global Certification, S.A. RUC: 1345154-1-615949 Entidad bancaria: Banco General Número de cuenta: 03-01-01-051709-1 En caso de optar por la opción de depósito, se ruega enviar copia del depósito a nuestro correo electrónico con todos sus datos.
14. Agradecimiento y recepción de la Oferta Desde International Global Certification, S.A., le agradecemos la oportunidad de servirle y el habernos considerado como su organismo de certificación y quedamos de usted, Atentamente, Antonio Martin Frutos Director General Firma: Fecha: 30/08/2017
Nombre de la empresa: Sertracen (Consorcio, STC, S.A.) Persona que recibe la oferta: Jorge Villamizar Cargo: Gerente General Firma: Fecha:
15. Datos de contacto Si su organización requiere de una presentación especial, mayor explicación o detalles adicionales o desea hacernos alguna consulta sobre los servicios y sus condiciones, por favor no dudes en contactarnos. Estaremos complacidos de poder atenderle en:
PANAMÁ: Calle 51 de Bella Vista, Edificio PH Habitat Plaza, Piso 06, Oficina 02. Panamá, República de Panamá. Teléfonos: +507 226-0163/64 ó 203-2196/97. Email: info@iglobalcert.com Página 11 de 11