UNIVERSIDAD TÉCNICA FEDERICO SANTA MARÍA SEDE JOSÉ MIGUEL CARRERA – VIÑA DEL MAR INGENIERIA DE EJECUCION DE SISTEMAS COMPUTACIONALES
SISTEMA DE GESTIÓN TRANSPORTE ESCOLAR
Problema de comunicación con clientes, elección de mejor ruta a seguir y posicionamiento geográfico del vehiculo de transporte escolar.
Alumno: Carlos Enrique Ayala Calvo. c.ayala.calvo@gmail.com +56 9 91500463
1. PROBLEMA Y NECESIDAD ENCONTRADA A continuación, se presenta el problema que aqueja al sector del transporte escolar, describiendo la situación actual y la situación esperada.
1.1. Situación Actual La gran demanda de matrículas escolares que existe hoy y que crece cada año, ha ocasionado una alta competitividad en los establecimientos educacionales. El anhelo de un mejor futuro para los hijos ha generado que los padres busquen colegios que creen pueden entregar mejores herramientas a sus hijos, para que estos logren tener una mejor educación. Estos colegios, la mayoría de las veces, quedan ubicados lejos del lugar de residencia de los alumnos. Los padres para mayor comodidad y seguridad de sus hijos han comenzado a requerir el servicio de transporte escolar cada vez con más frecuencia, lo que ha traído como consecuencia el rápido crecimiento del sector del transporte escolar particular. El transporte escolar, es una necesidad que ha sido cubierta por pequeñas Pymes, en general constituidas de una sola persona. Cada Pyme, tiene como clientes a los padres de estudiantes que viven en un sector acotado de una ciudad y que asisten a los mismos colegios con casi los mismos horarios de entrada y salida. El proceso de traslado de escolares se efectúa de la siguiente manera: El chofer, revisando la lista de escolares que asisten un determinado día y los horarios de cada colegio, traza la mejor ruta entre el hogar de los escolares y el recinto educacional, ruta que le permita ahorrar combustible y llegar a tiempo.
El chofer comienza su ruta, recogiendo a cada niño desde su hogar. El tiempo es muy importante, por lo que el chofer necesita que los alumnos estén preparados para salir en cuanto el transporte llegue a retirarlo de su hogar. Se entrega cada niño a su respectivo colegio.
El traslado es repetido en el orden inverso, en el horario de salida de los recintos educacionales.
1.2.
Identificación del problema
Los problemas detectados en el proceso de traslado y en otras actividades propias del sector son varios y se explican en los siguientes puntos. Olvidos: el chofer en algunas ocasiones olvida pasar a buscar a un alumno a su hogar o al colegio. Ruta no adecuada: el chofer pierde tiempo cuando elige una ruta existiendo otra ruta mejor. Alumnos no listos: los alumnos no están listos para salir cuando llega el transporte escolar y se pierde tiempo esperándolos.
Alumnos ausentes: cuando se llega al hogar de un alumno, este a veces no requiere el servicio de transporte escolar lo que ocasiona pérdida de tiempo al ir a retirarlo. Dificultad para recibir los pagos: el chofer es quien recibe los pagos y la mayoría de las veces tiene dificultades para encontrarse con los padres y realizar el cobro del servicio. Dificultad para conocer horarios de entrada y salida de los establecimientos educacionales: los horarios de los establecimientos varían de acuerdo a decisiones administrativas.
1.2. Contexto del problema La gran mayoría de los transportistas escolares son personas que después de jubilar y obtener el dinero correspondiente a sus años de trabajo, adquieren un bus o microbús para dedicarse al transporte escolar. Esto da como resultado que sea vista por los mismos transportistas como una actividad tranquila, que no necesita de una inversión o innovación mayor que la de comprar el microbús. En general el transportista posee poco poder económico y pocas ganas de innovar, lo que ha llevado a que no generen ellos mismos las herramientas que les permitan tener una mejor administración del negocio, ya que todos sus procesos son realizados de forma manual. Además, el mercado no ha encontrado que sea un sector atractivo para ofrecer soluciones, debido principalmente al poco poder económico y las dificultades propias del sector, por ejemplo, cualquier solución a sus problemas deben ser soluciones móviles.
1.3. Actores involucrados Los actores involucrados en el transporte escolar son 4: Chofer del transporte escolar: sus preocupaciones son elegir la mejor ruta, no olvidar trasladar a ningún niño, cumplir con los horarios, crear las tarifas para el servicio y además efectuar el cobro del servicio. Para efectuar el cobro, debe tratar agendar una reunión con los padres ya que estos la mayoría de las veces no se encuentran en el horario en que se entregan o retiran los hijos. Al momento de incluir a un nuevo alumno al servicio de transporte, es muy importante para el transportista conocer si con la integración del nuevo alumno se lograra cumplir con los tiempos de llegada a cada establecimiento educacional. Padres y/o Apoderados: debido a factores sociales, para los padres es muy compleja la elección de un transporte escolar para los hijos. El principal factor que influye en esto es la confianza que estos puedan tener con el chofer del transporte escolar. Debido a que la confianza se adquiere con el tiempo, es muy importante para ellos tener una buena información del estado en que están sus hijos, donde se encuentran y también de la seguridad del transporte escolar y de las capacidades de conducción del chofer. Una de las preocupaciones mayores de los padres, es tener un servicio de transporte escolar confiable y económico. Alumnos: desean tener un viaje tranquilo y cumplir con el horario de llegada al establecimiento
educacional. De mucha preocupación para ellos es no ser olvidados por el transporte escolar. Establecimiento Educacional: la preocupación de los colegios es informar oportunamente a los transportes escolares los cambios de horario con anticipación. Esto lo efectúan entregando una circular o informando oralmente mediante un inspector que vigila en la puerta la salida o entrada de alumnos.
1.4. Causas Los problemas encontrados tienen varias causas. Confección de la ruta diaria: todos los días, ya sea por cambios de horario en los colegios, la inasistencia de un alumno o la incorporación de un nuevo alumno, la ruta debe cambiar. El proceso de elegir la mejor ruta se efectúa generalmente de forma mental, solo algunas Pymes confeccionan un documento donde se listan los escolares por orden de retiro desde sus hogares. Esto ocasiona problemas graves, como el olvido por parte del chofer de pasar a buscar a un alumno a su hogar o al establecimiento educacional, o la mala elección de una ruta. La mala elección de la ruta puede deberse a diversos factores, como el clima que en día de lluvia hace intransitables algunos caminos, accidentes en la ruta, congestión o simplemente la elección de la ruta más larga por desconocimiento del chofer de las distancias de cada calle. Falta de comunicación: el tiempo que demora el recorrido es una variable fundamental, ya que los alumnos deben ser entregados en sus colegios en un horario fijo. El chofer del transporte escolar, no tiene como avisar a los padres de un alumno que ya esta pronto a llegar a su hogar. Esto ocasiona que muchas veces los niños no estén listos para salir cuando el transporte escolar llega. También sucede que los alumnos pueden no requerir un día el servicio de transporte escolar, esto puede suceder por diversas razones, como enfermedad o si los padres deciden llevarlos al colegio. Si los padres olvidaron avisar el día anterior de que su hijo no iba a asistir al colegio, o si esa decisión fue tomada minutos antes de que pasara a buscarlo, ocurre que el transporte escolar solo se entera de esta situación cuando llega al hogar del niño a recogerlo. Inseguridad de los padres: Para los padres, es fundamental saber donde están sus hijos. Ellos asumen que a la hora de ingreso a los establecimientos ellos ya deberían estar allí, pero a veces, por diversas razones el transporte escolar se atrasa o puede sufrir problemas mecánicos, dependiendo de la cantidad de alumnos que están siendo transportados, es muy difícil para el transportista llamar por teléfono a cada padre avisando de la situación.
2. PROPUESTA DE SOLUCIÓN A continuación se describe la solución que se plantea para el problema.
2.1.
Urgencia, comprensión y limitaciones que existen para resolver el problema.
En Chile hay más de 16 mil vehículos destinados a la labor de transporte escolar, cifra que crece todos los años, esto hace que sea más urgente para los padres el tomar resguardos a la hora de contratar un servicio de transporte escolar. Debido al aumento de la competencia en el sector, los transportistas necesitan herramientas que permitan mejorar el servicio así también fidelidad al cliente y dar seguridad. Esto se logra haciendo más transparente al servicio, proveyendo de información actualizada sobre el servicio y manteniendo un flujo constante de comunicación con el cliente. Una de las limitaciones que puede complicar el desarrollo de una solución, es que ésta sea muy cara de implementar lo que acotaría el alcance de la solución solo a sectores de ingreso elevado. Uno de los factores claves es el tipo de monitor o dispositivo con el que contará el vehículo. Además, el servicio de selección de rutas depende de la tecnología GPS y de los servicios de terceros que proveen la cartografía de caminos. Estos servicios de cartografía pueden tener limitaciones técnicas o legales que limiten el alcance de la solución.
2.2. Otros intentos de abordar el problema Existen diversos sistemas informáticos relacionados con el transporte, pero no se ha encontrado ninguno que aborde la problemática del transporte escolar. Una solución parcial para los problemas que se presentan desde la perceptiva de los padres es la del sistema “Llévame al Colegio” que usa tecnología GPS para seguir el trayecto de un bus escolar así como su velocidad, enviando un mensaje vía email o SMS a los padres cuando sus hijos llegan al colegio. Este sistema no aborda el problema de la elección de rutas, tiempos de llegada, manejo financiero, ni la comunicación con el chofer sobre horarios de llegada o inasistencia de un alumno.
2.3. Impactos y prioridad de la solución La solución generaría una mejora del servicio, así también una ventaja competitiva. Conocer las mejores rutas y los tiempos de demora, así también la mejor comunicación entre el transportista y los padres, puede generar un ahorro de combustible y una mayor fidelizacion de los clientes. Además, esto puede generar también una disminución de las tarifas por transporte escolar. El transportista conocería mejor cuales son los costos de transportar un pasajero hasta una ubicación determinada, permitiendo así la posibilidad de acotar mayormente el valor del servicio prestado.
2.4. Propuesta de solución La solución propuesta es un sistema informático, que disponga de un dispositivo o monitor en el vehículo de transporte escolar que sea visible por el conductor. Este dispositivo mostrara la ruta a seguir, donde está ubicado actualmente el furgón, el tiempo estimado de llegada a cada ubicación, el costo en gasto de combustible estimado y la lista de alumnos que debe pasar a buscar. La confección de la ruta se efectuará
de forma automática por el sistema, el conductor solo debe seleccionar los alumnos que no asistan a clases y el día que no lo harán. Cuando el sistema detecta que el transporte escolar esta a 10 minutos de llegar a recoger a algún alumno a su hogar, envía un SMS al dispositivo móvil de sus padres u otro previamente configurado, avisando que quedan 10 minutos para que llegue el transporte. El sistema se alimentará con la información histórica obtenida sobre cada camino y ruta, por lo que la predicción de los tiempos aumentara con el tiempo de uso. A su vez, si los padres no enviaran a su hijo a clases por cualquier motivo, pueden enviar un SMS a un número previamente informado. Este SMS aparecerá en el monitor del furgón escolar avisando de la situación. Este SMS puede ser un código predefinido para informar de que no se asistirá, que quitara de forma automática al alumno de la lista y reformulara la ruta a seguir. Cuando el transporte escolar deje a un alumno en un establecimiento escolar, seleccionará en el monitor al alumno como “entregado en destino” lo que enviará un SMS al dispositivo móvil de los padres. En caso de desperfecto, atraso o accidente, el sistema contempla el envío de un SMS a todos los padres de alumnos presentes en el bus informando la situación. El sistema contempla la posible instalación de una cámara web en el furgón, desde la cual los padres podrán ver a sus hijos durante el trayecto.
3.
INNOVACIÓN Y PROYECTO.
3.1 Descripción de la innovación La solución propuesta utiliza para su funcionamiento varias tecnologías e ideas, como la geolocalización, las que se han usado en otras áreas, como transporte de pasajeros y de carga y las utiliza en un sector al que estas innovaciones no han llegado con suficiente fuerza. La información cartográfica de caminos, presente tanto en internet como por empresas propietarias, es una información que solo hace algunos anos a comenzado a estar disponible para el común de las personas. Esta es una información valiosa que permite optimizar mucho los tiempos de traslado, pero aun no se está haciendo un uso masivo de ella.
3.2. Fundamentación de la innovación Las tecnologías utilizadas son Internet, localización por GPS, transmisión de video por streaming, mensajería SMS y las utiliza para mejorar el servicio prestado por el transporte escolar logrando automatizar procesos que se efectúan de forma manual y mejorar la experiencia de conducción.
3.3. Características diferenciadoras
La solución, contará con la posibilidad de que los mismos usuarios de la solución generen información sobre el estado de los caminos, logrando mejorar la información entregada por la cartografía de caminos al entregar información complementaria. Además, la información sobre caminos mejorará con el tiempo al tener una completa estadística del tiempo requerido para transitar por una calle. El uso de la geolocalización y la información cartográfica en conjunto con los históricos obtenidos sobre los caminos, mas la información generada por los mismos usuarios sobre el estado del camino son ideas que no han sido utilizadas en el sector del transporte escolar.
3.4. Alcance de la innovación La solución ha sido pensada para la realidad de Chile, utilizando para ello la experiencia de 2 transportistas escolares y sus necesidades, pero no hay ningún impedimento para aplicar la solución en otros países que utilicen un sistema parecido de transporte escolar.
4.
BENEFICIOS
4.1. Descripción del valor La solución generaría una mejora del servicio de transporte escolar así también una ventaja competitiva. Conocer las mejores rutas y los tiempos de traslado, así también la mejor comunicación entre el transportista y los padres, puede generar un ahorro de combustible y un mayor compromiso de los clientes. Además, el sistema puede ser utilizado por otros tipos de servicios de transporte, como por ejemplo por servicios de taxis o colectivos para el transporte de pasajeros. La característica de agregar información sobre los caminos, como congestión vial u otros, puede ser un aporte social si este se libera como una plataforma gratuita.
4.2. Estimación de beneficios Los beneficios, para el transportista que utilice esta solución, son el ahorro en tiempo y menores costos asociados al combustible y gasto del vehículo. Esto puede generar también una disminución de las tarifas por transporte escolar. El transportista conocería mejor cuales son los costos de transportar un pasajero hasta una ubicación determinada, permitiendo así la posibilidad de acotar mayormente el valor del servicio prestado. Los beneficios que traería el sistema son monetarios.
4.3. Tecnologías utilizadas
La propuesta de solución hace uso de varias tecnologías las que son Internet, localización por GPS, transmisión de video por streaming, mensajería SMS y las utiliza para mejorar el servicio prestado por el transporte escolar logrando automatizar procesos que se efectúan de forma manual y mejorar la experiencia de conducción.
4.4. Modelo de negocios El modelo de negocio consistirá en una plataforma web donde cualquier persona puede registrarse y contratar el servicio. Debido a que el sistema estará montado sobre una plataforma Web con una versión para dispositivos móviles, el servicio podrá ser adquirido por cualquier persona que lo desee alrededor del mundo, lo que aumenta el mercado enormemente. El patrón de vehículos escolares en Chile, es de alrededor de 16 mil vehículos que tendrán la posibilidad de instalar un monitor en el vehículo especialmente adaptado para soportar las características del sistema informático, además de un dispositivo GPS y cámara Web. Dependiendo del éxito del sistema en determinados países se puede expandir esta característica a futuro. El uso de la solución será cobrado mediante una tarifa mensual de uso, usando una estrategia de bajo costo lo que facilitaría el ingreso de nuevos clientes. La función de conocer el estado vial de los caminos, será entregada como una solución gratuita que pude ser usada por cualquier persona. Esta plataforma se usara con fines de marketing para hacer conocido el servicio.
5. PREFACTIBILIDAD 5.1. Dificultades En el desarrollo del proyecto podrían existir dificultades para encontrar un buen servicio de cartografía de caminos lo que podría limitar las capacidades del sistema. Además la funcionalidad para elegir la mejor ruta podría ser difícil de confeccionar. La dificultad para seleccionar una mejor ruta viene dada en sectores rurales o en la periferia de las ciudades, donde el servicio cartográfico de caminos no está del todo completo. En el caso de información sobre las rutas sobre congestión, problemas viales u otros, en Chile aún no se cuenta con un servicio que de esa información y menos en zonas rurales o periféricas de la cuidad.
5.2. Cómo resolver dificultades Debido a que en Chile no se cuenta con información en tiempo real sobre el estado de los caminos, el sistema contempla también la inclusión de una red social en la que los mismos choferes puedan informar de congestiones, accidentes en la vía u otros problemas viales. Para eso seleccionarán el camino y el tipo de problema en él, pudiendo dejar comentarios que aparecerán en la pantalla de otro furgón escolar cuando este tenga contemplado transitar por el mismo camino según la ruta predefinida. Este sistema social pueden ocuparlo solo los transportistas escolares o también puede ser un sistema libre
que pueda usar cualquier persona, lo que mejorara la información que este entrega.
5.3. Trabajo adelantado Se cuenta con 2 transportistas interesados en tener esta solución operando en su transporte escolar. El recibimiento de esta innovación ha sido bien recibido también por otras personas pertenecientes al ámbito del transporte escolar los que han sido contactados a través de la Federación de Transporte Escolar FENTETUCH (http://www.fentetuch.cl/).
5.4. Información disponible Para abordar el tema se cuenta con la experiencia en el ámbito del transporte escolar de 2 transportistas con más de 10 años transportando alumnos. Además es posible presentar la propuesta en FENTETUCH, la Federación Nacional de Transporte Escolar y Turismo de Chile en donde podrían recibirse datos, ideas y sugerencias acerca del proyecto.