GESTIÓN DOCUMENTAL I
CAREN BERMUDEZ
ACTIVIDAD UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR: CAREN ELIANA BERMUDEZ URREGO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA AÑO 2012
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ACTIVIDAD UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO A: LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ
PRESENTADO POR: CAREN ELIANA BERMUDEZ URREGO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA AÑO 2012
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CAREN BERMUDEZ INTRODUCCION
Los documentos son el registro de las actividades desarrolladas por una persona o entidad, son indispensables para los diferentes procesos o actividades que se desarrollan a diario ya que en ellos quedan plasmados hechos que pueden poseer valores primarios o secundarios. Para la adecuada utilización y preservación de la documentación se debe implementar un Plan de Gestión Documental, con este trabajo se busca resaltar la gestión documental y administración de archivos, llevar a cabo los objetivos y funciones que las organizaciónes se trazan para cumplir con un Programa de Gestión Documental.
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OBJETIVOS
Aprender y comprender que es Gestión Documental y la importancia de un Plan de Gestión Documental en una entidad. Identificar las características, componentes y normas legales que rigen a un Plan de Gestión Documental. Identificar y comprender el ciclo vital de los documentos, para así lograr una adecuada administración de estos en las entidades.
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TAREA UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente: 1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 10. ¿Cuántos y Documental?
cuáles
son
los
pasos
de
un
Programa
de
Gestión
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión
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Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. DESARROLLO TAREA UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1. ORIGEN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia. Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato
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electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. GESTIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental: bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental. Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales. En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se continua con la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para la organización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la
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importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación y preservación del patrimonio documental. 2. Concepto de Gestión Documental. GESTIÓN DOCUMENTAL: actividades tendientes a la administración, gestión y desarrollo de procesos o prácticas archivísticas, con el fin de controlar el manejo de la documentación en todo su ciclo vital, aplicando las normas y técnicas adecuadas y logrando así la adecuada conservación y posterior uso.
3. Concepto de Documento y Documento de Archivo DOCUMENTO: es todo lo que nos puede brindar información de algo sin importar el soporte en que se encuentre ya sea visual o auditivo, generado por una empresa o persona en el desarrollo de sus acciones. DOCUMENTO DE ARCHIVO: es toda información registrada por una persona o entidad en el desarrollo de sus funciones, que posee valores primarios y secundarios los cuales determinan su tiempo de conservación y puede servir como documento probatorio ante la ley.
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? El Archivo General de la Nación de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional y ponerlo al servicio de la comunidad. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos y está adscrita al Ministerio de Cultura. Alberga documentación histórica que data desde 1541 hasta 1991, como Constituciones políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales, cartas de grandes personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la Nueva Granada, etc. Reúne documentos de todos los períodos de la historia de América (desde la Conquista hasta el presente) procedentes no sólo de Colombia sino también de los territorios que conformaron la Nueva Granada o, posteriormente, la Gran Colombia como Venezuela, Ecuador y Panamá. También hay documentos provenientes de América Central, Perú y Chile. Su fondo "Negros y Esclavos" fue distinguido por la Unesco como parte del programa Memoria del Mundo.
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Fue creado bajo la LEY 80 DE 1989 la cual establece en su primer artículo lo siguiente: Artículo 1: Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E. 5. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza la comunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos, procura el mejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya la capacitación en general. Propende por alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para la recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos, a nivel nacional, regional y local.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos. En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá.
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6. Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos. LEY 594 DE 2000, Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 1: Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. 7. La Ley General de Archivos título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Ley 594 del 2000 (Ley general de archivos) Título V Artículo 21: Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 8. objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
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Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. Oorganización de la documentación desde su producción hasta su destino final, quiere decir, el manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. Integración de los elementos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total, promoviendo la evaluación y valoración de la documentación que evita la acumulación de información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental. Normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción total. A partir del estudio de la documentación el PGD normaliza todas las fases de gestión documental, producción o recepción, distribución, recuperación, preservación y disposición final de la información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones de la entidad. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
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Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. 9. Aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental. Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original. 10.
Pasos de un Programa de Gestión Documental.
Un programa de gestión documental esta compuesto por tres pasos, diagnostico, requisitos técnicos y requisitos administrativos. Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su implementación de manera efectiva; contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos; el análisis y la determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y la documentación del programa, así como planes de mejoramiento y de contingencia. Deben corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador que garantice su adecuado desarrollo, a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivos, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Para realizar el diagnóstico la entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar
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sobre las mismas y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos que hayan sido abordado dicho proceso. Requisitos técnicos: se refiere a la definición de las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con Manuales de procesos y procedimientos, con una complicación de formas o formatos regulados, Manual de funciones y tabla de retención documental, Tabla de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se deberá verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralización de la recepción y envío de los documentos. Definición de procedimientos para la distribución de los documentos internos y externos. Aprobación por el Archivo General de la Nación o por la instancia territorial correspondiente, de las Tablas de retención y/o las Tablas de valoración documental, según sea el caso. Existencia del Comité de Archivos respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y sus funciones. Disponer de un Reglamento de Archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garanticen el cumplimiento de, al menos, los siguientes aspectos:
Fases de formación del archivo, Control sobre la entrada y salida de los documentos, Acceso a los documentos, Ordenación y descripción de los fondos de archivo. Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, Coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000.
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Participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de proceso y procedimientos, gestión de calidad, y Comités de información, entre otros.
Requisitos administrativos: Se refieren a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con las aplicativas y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos deben inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Definir el sistema de administración de archivos de la entidad (Centralizado, o descentralizado). Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además de la formación en el área de la auditoría de información y manejo de procesos. Las instalaciones de los archivos deben reunir condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medio ambientales, entre otras, de espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del Archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.
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11. Importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y etapas que comprenden. La importancia de adoptar las tablas de retención documental, radica en que estas son un elemento indispensable en la Gestión documental y por ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas deberán ser elaboradas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las siguientes etapas contempladas en el Acuerdo 039 de 2002: Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales, comprende: Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada, comprende: Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformación de documentales.
las
series
y
subseries
con
sus
respectivos
tipos
Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
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Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. Tercera etapa: Elaboración y presentación incluye los siguientes pasos: El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. Cuarta etapa: Aplicación. Comprende los siguientes pasos: Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material
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afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia respectiva. Quinta etapa: Seguimiento y actualización comprende: La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán se evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. 12. Importancia y ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. La importancia de implementar un programa de gestión documental es que permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Las ventajas que proporciona la implementación de un Programa de Gestión Documental en una entidad son: Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra (aseguradoras, banca, administración...) Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar éstos perfectamente categorizados e indizados, mediante atributos o descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda.
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Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción costes en varios sentidos: 1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que el archivado y acceso al documento es mucho más rápido. 2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente. 3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse. Reducción de la recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es óptima. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del documento físico original. Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también). Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente. Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros procesos legales. Reducción de costes de acceso a la documentación (ej: sistemas de identificación por tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos. Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la organización)por agilizar sus procesos de trabajo.
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13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. EXPLICACIÓN
NORMA
Ley 594 del 2000 (Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones).
Esta ley instaura las normas y principios de las funciones archivísticas del estado colombiano, estableciendo así una serie de normas que permiten a las entidades publicas o privadas guiarse o regirse bajo estas para llevar una adecuada tarea con los archivos. LEY 951 DE 2005 (Por El objeto de esta ley se fundamenta en establecer la la cual se crea el acta de obligatoriedad a los funcionarios públicos a nivel informe de gestión). nacional, departamental y municipal, que tengan a su cargo fondos o bienes que pertenezcan al estado, que al entregar su cargo dejen un informe de sus funciones y actividades que se encontraban desarrollando; y el manejo de recursos económicos, administrativos y humanos para el desarrollo de sus funciones LEY 962 DE 2005 (por Conocida también como la ley antitrámites, ya que la cual se dictan racionalizo diversos procesos administrativos que disposiciones sobre exigían las entidades publicas. racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos).
CIRCULAR
No.
2
DE Por medio de esta circular el Archivo General de
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1997 (Parámetros tener en cuenta para implementación nuevas Tecnologías los archivos públicos)
a Colombia, permite la implementación de la herramientas tecnológicas en los archivos públicos, de promoviendo así el uso de tecnologías que faciliten el en la conservación, reproducción, recuperación y almacenamiento de la información en todo el ciclo vital del documento. CIRCULAR No. 01 DE Esta circular hace relevancia a la diversa legislación 1997 (Exhortación al que se debe aplicar en la organización y conservación cumplimiento de la de los archivos departamentales y municipales, a su legislación básica sobre vez recordar que el Archivo General brinda asesoría y archivos en Colombia) apoyo que facilitan la aplicación de dichas normas.
14. Derechos documentos.
de
los
ciudadanos
sobre
la
privacidad
de
los
Los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos se encuentran estipulados en el artículo 15 de la Constitución política colombiana, el cual dice así: Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. - En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la constitución. - La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar
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cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
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CAREN BERMUDEZ CONCLUSIONES
Para finalizar, comprendí que un Programa de Gestión documental abarca todos los procesos por los cuales pasan los documentos, estableciendo pasos adecuados que hacen una correcta Administración Documental. A modo de conclusión, la normatividad existente en Colombia para el manejo o uso de documentos y a su vez para los Planes de Gestión Documental, permite la adecuada implementación de procesos técnicos que deben ir de acuerdo a las normas vigentes. El desarrollo de esta actividad permite enriquecer conocimientos sobre conceptos y normas básicas de archivo, logrando así aclarar ideas que ya se poseían sobre los temas vistos en la unidad y adquiriendo nuevos conceptos que son la base para el desarrollo de nuestra carrera.
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CAREN BERMUDEZ BIBLIOGRAFÍA
Enciclopedia libre, información sobre el Archivo General de la Nación – Colombia. http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_General_de_la_Naci%C3%B3n_%2 8Colombia%29 Pagina Archivo General de la Nación Colombia- sistema Nacional de Archivos. http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180
Pagina Alcaldía de Bogotá – Ley 80 de 1989 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998 Presentación programa de Gestión Documental – elaborado por Sergio Utrera. http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestindocumental Presentación programa de Gestión Documental – elaborado por Yadira Otero y Zeledith Sánchez. http://www.slideshare.net/Zeledith/programa-de-gestion-documental
Guía de Implementación de un Plan de Gestión Documental. http://www.ufps.edu.co/ufpsnuevo/pcontenido/gestion_documental/gd/ GUIA_IMPLEMENTACION_PGD.pdf
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CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA