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STRUMENTO 1 – BUSINESS CASE Descrizione dello strumento: Lo scopo è di fornire una solida base commerciale per l'avvio di una particolare procedura d'appalto nonché di documentare le decisioni prese all'avvio dell'appalto. Errori comuni: Talvolta questa fase è del tutto omessa. Si identifica un'esigenza e si avvia la procedura senza mai documentare le ragioni alla base di scelte specifiche e l'ottenimento delle relative approvazioni. Procedure d'appalto complesse richiedono un notevole impegno di tempo e lavoro. È di fondamentale importanza che qualsiasi decisione di intraprendere un particolare progetto d'appalto sia basata su una valutazione attenta e dettagliata delle problematiche da affrontare e delle opzioni disponibili. I progetti d'appalto basati su studi inadeguati e su supposizioni non comprovate non potranno conseguire gli obiettivi prefissati. Buone prassi: L'AA dovrebbe redigere un business case (sempre proporzionale all'entità e alla complessità del progetto, nel caso di progetti minori non è necessario considerare ogni singolo aspetto) che fornisca chiare motivazioni per l'effettuazione della procedura d'appalto e che dimostri l'avvenuto esame degli aspetti chiave della pianificazione. Lo scopo del business case è di identificare motivazioni logiche chiare per la linea d'azione proposta, dimostrando che il progetto/l'appalto:
soddisferà i requisiti dell'ente appaltante; sceglierà le procedure di gara più idonee; sarà realizzabile; avrà costi sostenibili; si baserà su un accordo commerciale solido; e sarà sostenibile.
Il business case dovrebbe comprendere quanto segue:
i benefici attesi/i problemi che saranno risolti dal progetto; la definizione delle tempistiche; le motivazioni alla base del progetto; i costi stimati e le risorse finanziarie disponibili; il bilancio per quantità e materiali necessari; conseguenze per forza lavoro e clienti/utenti; e i principali rischi.
Il business case dovrebbe essere approvato dall'opportuno livello gerarchico all'interno dell'AA per quanto concerne la dotazione di bilancio necessaria già in fase di pianificazione dell'appalto e in ogni caso prima dell'effettivo avvio della procedura d'appalto.