Els autors seran responsables de les imatges preses, sobretot en allò que es refereix als drets d'imatge i altres drets referents a les persones, animals o objectes fotografiats i en particular als reconeguts en la Llei Orgànica 1/1982, de 5 de maig, i en l'article 18.1 de la CE. Les persones participants poden delegar el lliurament de les obres, així com la recollida de la documentació i les obres no seleccionades, a una altra persona sempre que aquesta actuï en representació seva, s’hagi acreditat degudament i presenti l'autorització pertinent signada pel participant. Totes les obres s’han de presentar de forma anònima als membres del jurat. Les dades de l'autor només han de figurar en els documents indicats en aquestes bases per a la gestió del personal de l’Organització. La identitat dels guanyadors i seleccionats es farà coneixedora als membres del jurat una vegada aquest hagi decidit els premis. És per això que s'haurà de lliurar l'obra indicant-ne només el títol en el revers. En compliment de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, es fa coneixedor que les dades recollides en aquest procediment seran incloses en un fitxer denominat «Activitats Culturals», per ser tractades. La finalitat d’aquest tractament és el registre de dades referides a persones que mantenen un relació de caràcter cultural amb l'Ajuntament de Calvià. Aquest tractarà les dades amb la màxima confidencialitat i en serà el destinatari únic i exclusiu, i no en farà cessions o comunicacions a tercers al marge de les que assenyala la normativa vigent. En cas d’existir cessió no derivada d’una norma legal o necessària en funció de la relació existent, s’haurà d'incloure el destinatari i la finalitat de la cessió. Respecte del fitxer «Activitats Culturals», els participants hi poden exercir els drets d’accés, rectificació i cancel·lació, d’acord amb la LOPD 15/1999, en les dependències de l'Ajuntament de Calvià, situat al c/Julià Bujosa Sans, batle, 1, 07184, de Calvià. Presentació de la documentació L’obra, acompanyada de la documentació (full d'inscripció i còpia de l'obra en suport informàtic), pot presentar-se: Presencialment, en el Departament de Cultura, fins al 28 de setembre, de dilluns a divendres, de 9 a 14 h. També es podrà enviar per correu certificat o per agència de transports. En aquest cas, la data del mata-segells no podrà ser posterior al 28 de setembre i s'haurà d'avisar per correu electrònic (cultura@calvia.com) i adjuntar la imatge del rebut o justificant d'enviament en el cas d'agència de transports.
També serà vàlida la presentació de la documentació per correu electrònic a l'adreça cultura@calvia.com. En aquest cas, la data de l'enviament no podrà ser posterior a les 14 h del 28 de setembre. S'ha d'especificar en l'assumpte: «DOCUMENTACIÓ PREMIS REI EN JAUME 2018». Només serà vàlida la participació un cop rebut un correu electrònic de confirmació de recepció enviat per l'Organització. Si el participant no rep correu de resposta, haurà de contactar telefònicament amb l'Organització al 971 139 181, abans de les 15 h del 28 de setembre. El participant pot adjuntar fins a un màxim de 25 MB en cada correu. Si necessita adjuntar arxius més grans, també pot enviar la documentació totalment o parcialment per WeTransfer o plataformes similars, sempre avisant l'Organització de l'enviament per correu electrònic a l'adreça abans especificada. En aquest cas, l'obra o les obres impreses en paper fotogràfic es lliuraran directament al Departament de Cultura o s'hauran d'enviar per correu certificat o per agència de transports en les mateixes condicions especificades en els dos apartats anteriors.
La direcció de lliurament de la documentació és: DEPARTAMENT DE CULTURA - PREMIS REI EN JAUME 2018 Ajuntament de Calvià C/ Julià Bujosa Sans, batle, 1. 07184 Calvià, Illes Balears Si s'observen defectes o omissions subsanables en la documentació presentada, l'Organització ho notificarà al participant concedint-li un termini no superior a 10 dies naturals perquè ho corregeixi. Si aquest terme és insuficient podrà, justificadament, sol·licitar 2 dies més de termini. La falta d'esmena en el termini dels defectes o omissions advertides pot donar lloc a l'exclusió de la participació del candidat. Si la documentació d'un participant conté defectes substancials o deficiències materials no subsanables podrà no ser admès.