Vejledning om rollen som bisiddder
Forord Som Tillidsrepræsentant kan du få til opgave at skulle være bisidder for en kollega under en tjenstlig samtale. Denne pjece indeholder nogle vejledende retningslinier for denne funktion. Det er i virkeligheden en meget vanskelig opgave at have denne rolle. For det første er det nødvendigt at afklare, hvad der i det hele taget forstås ved en tjenstlig samtale - herunder en afgrænsning af såvel det formelle som det materielle krav. Endvidere er det væsentligt at få afgrænset, hvem man er bisidder for under den tjenstlige samtale, og hvilken rolle du har som bisidder ved samtalen.
BUPL Sydjylland Gejlhavegård 14 B 6000 Kolding Tlf.: 3546 5400 sydjylland@bupl.dk www.bupl.dk/sydjyll and September 2010 Tryk:: eget
Opfølgningssamtale Man må aldrig forlade et møde med en aftale om, at lederen laver referat efter mødet og fremsender det til underskrift. I praksis opstår der som regel uenighed om, hvad der blev drøftet og eventuelt aftalt på mødet, og hvad gør man så, når man ikke efterfølgende kan blive enige? I forbindelse med tjenstlige samtaler er der en del institutioner/kommuner, som finder det utrolig vigtigt, at man fastsætter en "opfølgningssamtale" ca. 1 måned efter samtalen. Det er umiddelbart ganske unødvendigt, da man altid kan indkalde til en samtale på eventuelle forhold, som strider mod regler og aftaler i ansættelsesforholdet. Bliver der aftalt at fastsætte en ny dato, kan det skabe unødvendig utryghed hos den pågældende, det kan føles som om, man på forhånd mistænkes for ikke at ville anstrenge sig for at opfylde sine tjenstlige forpligtelser. Der er tavshedspligt omkring sager af denne art jf. Straffelovens § 152 og Forvaltningslovens § 27
Tavshedspligt Det er ligeledes vigtigt at være opmærksom på, at referatet fra en tjenstlig samtale skal opbevares forsvarligt. Det vil sige, at det hverken skal "hænges op på opslagstavlen i personalerummet" eller "rundsendes" til forældrebestyrelsen eller personalet i øvrigt. Det må hverken i trykt eller elektronisk form kunne læses af andre end ledelsen. Kollegaen skal naturligvis have udleveret et referat af den tjenstlige samtale. Det vil sige, at hverken lederen eller bisidderen må referere, at en kollega har været til tjenstlig samtale, og hvad denne samtale har indeholdt. Vedkommende der har været indkaldt, må derimod gerne udtale sig om egne forhold.
Notatpligt Der er en pligt til at nedfælde de oplysninger, der ligger til grund for beslutningen. Rygter og historier er sagen uvedkommende. Der må ikke indgå andre oplysninger i beslutningsgrundlaget, end hvad der skriftligt er forelagt den ansatte. Lederen har altid pligt til at lave et notat for sig selv om, at der den og den dato er givet en påtale om et specifikt forhold Jf. offentlighedslovens § 6. Hvis påtalen senere skal kunne anvendes i en "sag", skal der ske høring af notatet.
TR-rollen som bisidder Den "almindelige" TR-rolle er meget forskellig fra din rolle som bisidder under en tjenstlig samtale. Normalt fungerer TR'er som et bindeled mellem kollegaerne og ledelsen, herunder pligten til at fremme og vedligeholde rolige og gode arbejdsforhold, at være talsmand overfor ledelsen. Disse opgaver kan jo i sig selv indebære en vanskelig balancegang. Er du bisidder for en kollega, er det vigtigt at huske, at du er partsrepræsentant. Hvilket betyder at, den eneste du skal repræsentere under samtalen er din kollega og ikke ledelsen.
Dagsorden, indkaldelse m.v. Der skal være en skriftlig indkaldelse med mindst 1 uges varsel. Dette hænger sammen med, at kollegaen skal have mulighed for at finde en bisidder og kunne forberede sig til mødet. Kollegaen vælger selv, hvem der skal være bisidder jf. Forvaltningslovens § 8. Dagsordenen skal være præcis på, hvilke forhold der ønskes drøftet. Det er ikke nok, der kun står "Samarbejdsproblemer" el. "Drøftelse af din ansættelse i De grønne prikker" Er dagsordenen upræcis, bør du som bisidder for din kollega kræve, at dagsordenen bliver mere præcis og om nødvendigt anmode om en ny tidsfrist, så I sammen kan gennemgå punkterne.
Relevante og eksakte forhold Det er ikke sagligt, hvis kritikpunkterne går på lederens følelser og fornemmelser. F.eks. : • "Jeg føler ikke, at du passer så godt ind i dette hus. • "Jeg kan fornemme, at du har mange problemer på hjemmefronten, og jeg synes, du bør henvende dig til din læge og få nogle "Lykkepiller" Samtalen og eventuel kritik skal rette sig mod eksakte forhold. F.eks.: • "Den 24/11 og den 15/2 skulle du åbne og kom 1 time for sent, hvorfor børn og forældre måtte vente udenfor." • "Den 2/5 gik du midt på dagen i 2 timer uden at informere hverken ledelsen eller din stuekollega, yderligere havde du ikke forsøgt at aftale frihed med ledelsen"
Skriv referat Referatet skal indeholde oplysninger om hvad der er talt om på mødet. Kollegaens eventuelle kommentarer skal fremgå af referatet. Det er en god ide, hvis det fremgår, hvad man henholdsvis er enige og uenige om. Kollegaen har altid ret til at skrive under med følgende: "Er uenig i indholdet, men kvitterer for modtagelsen" Referatet bør underskrives af alle deltagere i mødet. Referatet udleveres til alle deltagere.
Under samtalen Det er vigtigt, at kollegaen får mulighed for at komme med sine kommentarer til de fremsatte kritikpunkter. Som bisidder skal du hjælpe med at sikre dette. Der kan ofte være divergerende opfattelser af det faktiske hændelsesforløb, og lederen kan ikke vurdere, hvorvidt der bør gives en påtale eller en advarsel, hvis han/hun ikke har hørt kollegaens fremstilling. Du har ret til at ytre dig under samtalen og har pligt til at gribe ind, hvis grænserne for, hvad man som arbejdsgiver kan sige under en tjenstlig samtale, bliver overtrådt. Det er en vis skønsmæssig vurdering, hvornår grænserne overskrides, men man kan sige, at rent private forhold ikke er relevante under en tjenstlig samtale, ligesom subjektive vurderinger (udenfor ens eget fagområde) såsom "Jeg synes du trænger til psykologhjælp" eller " Du har en negativ kropsholdning" heller ikke er relevante..
Høringspligten Bliver der tale om en påtale/advarsel, som lederen ønsker,at der skal nedskrives i et referat med underskrift af den ansatte, skal der skulle afholdes en tjenstlig samtale under de gældende reg-ler. En advarsel kan kun være skriftlig, og her skal reglerne for tjenstlig samtale altid overholdes. Den ansatte skal jf. Forvaltningslovens § 19 høres i forbindelse med afgørelsen om en tjenstlig sanktion. Konsekvensen af, at reglerne ikke bliver overholdt, vil såfremt det senere bliver nødvendigt at afskedige medarbejderen, bety-
de, at man ikke bevismæssigt kan tillægge forholdet nogen særlig vægt. Grundlaget for en afskedigelse skal jo kunne dokumenteres skriftligt.
Kontakt BUPL Sydjylland BUPL Sydjylland har mulighed for at stille en sagsbehandler til rådighed, hvis du får brug for en bisidder til en tjenstlig samtale på din arbejdsplads, hvor du er indkaldt på grund af, at arbejdsgiveren mener, du ikke opfylder dine tjenstlige forpligtelser. Du har samme muligheder ved sociale sager, hvor du bliver indkaldt til en samtale på f.eks. Jobcentret i forbindelse med modtagelse af sygedagpenge, fleksjob eller revalideringssag.
BUPL Sydjylland Gejlhavegård 14 B 6000 Kolding Telefon 3546 5400 Fax 3546 5401 E-mail sydjylland@bupl.dk