tempra365 | 2012 | Nr. 4 | Juli & August

Das ManagementMagazin des Bundesverbandes Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb) für Office Professionals

Nr. 4 | Juli & August 2012 | Einzelpreis 5,50 €

Flexibler arbeiten

Teilzeit, Jobsharing, Selbst­ ständigkeit – wie Office Managerinnen mit ihren Unternehmen nach Lösungen suchen Work-Life-Balance

„Wir müssen uns fragen, was uns glücklich macht“ Coaching

Typgerecht kommunizieren

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Sandra Reihs, Sekretärin des Jahres, Seite 7

Ihre neue

Herausforderung

finden Sie bei uns.

www.secretary-plus.de

Editorial

Monika Gunkel, Herausgeberin und erste Vorsitzende des Bundesverbandes Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb)

Liebe Leserin, lieber Leser,

Foto: bSb

wir wissen, wie wichtig die Auswahl der richtigen Location und passender Referenten für eine Eventveranstaltung ist. Gerade im Veranstaltungsbereich ist das Angebot vielschichtig. Deshalb haben wir mit der Entscheidung, den 3. bSbErlebnistag in der Autostadt Wolfsburg stattfinden zu lassen, die richtige Wahl getroffen. Die große Teilnehmerzahl und die Reaktionen bestätigen dieses. Spannende Impulsvorträge, ein vielschichtiger Ausstellermarktplatz mit Produkt-News und interessanten Dienstleistungen sowie eine breite Netzwerkplattform ließen die Veranstaltung zu einem echten Erlebnis werden. Machen Sie sich am besten selbst ein Bild und lesen Sie den Bericht auf den Seiten 23 und 24. Das Abendprogramm mit der Besichtigung der VWArena und dem anschließenden stilvollen Get-together im The Ritz-Carlton Hotel rundeten den Tag ab. Teilnehmer und Aussteller freuen sich bereits heute auf den nächsten Erlebnistag am 26. Oktober 2012 in Dresden.

Längst sind die Zeiten vorbei, dass „Frau“ sich zwischen den drei „Fs“ – Familie, Firma, Freizeit – entscheiden musste. Sie haben bewiesen, dass mit einem guten Zeitmanagement, neuen Jobmodellen wie Teilzeitjobs und Jobsharing alles gut

­ nter einen Hut zu bringen ist – auch u wenn es nicht immer einfach ist. In unserem Report auf den Seiten 13 bis 15 berichten Kolleginnen, wie flexibel es sich in ­deutschen Chef-Vorzimmern arbeiten lässt. Eine von ihnen hat sogar das Glück, bei einem Arbeitgeber gelandet zu sein, der die Auszeichnung „Deutschlands familienfreundlichstes Unternehmen“ erhielt.

Tag für Tag schreiben wir Geschäftspost, Reports, Glückwunschschreiben usw.

Und wie oft stellen wir fest, dass die Tücke im Detail liegt. Als kleine Unterstützung berichten wir in einer neuen Serie mit Dr. Steffen Walter über die „korrekte Korrespondenz“ (siehe Seite 33).

Ich wünsche Ihnen einen erholsamen Urlaub und alles Gute für eine schöne Sommerzeit. Nutzen Sie sie für Muße und Gelassenheit. Denn „nur so gelingt Inspiration“, sagt die Philosophin Dr. Svenja Flaßpöhler, mit der wir über das Thema Work-Life-Balance gesprochen haben (Interview Seite 44).

Im Oktober sehen wir uns in Dresden.

Ich freue mich darauf.

Ihre

So erreichen Sie den bSb: www.bSb-office.de | info@bSb-office.de | www.facebook.com/bsb.office

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die neuen Klebepads von festen Untergründen spurlos ablösbar und lassen sich zudem wiederholt verwenden: Der tesa Tack haftet am Objekt und kann so flexibel an eine andere Stelle versetzt werden. ®

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Inhalt

12

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Mehr vom Leben: flexible Jobmodelle

Was ein gutes Team ausmacht

Flurfunk

6 Meine Meinung Brauchen wir eine Frauenquote?

Pro & Contra von Business-Damen 7

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Eine von uns Neues bSb-Mitglied mit PromiFaktor: Sandra Reihs, „Beste Sekretärin 2012“

8 Umstrittene Autorin Fragen an Petra Balzer alias Katharina Münk zu ihrem Enthüllungs­buch über Chefs und ihre Assistentinnen 8 News Wie Firmen Mitarbeiter halten; Emotion-Award „Frauen für die Zukunft“ 9 Günstiger lernen Warum die ASB Bildungsgruppe Heidelberg ihre Seminarpreise senkt 10 Kolumne „Wengis Kriterien“ aus Martin Suters „Geschichten aus der Businessclass“ 11 „Mein Chef & ich“ Ute Barten und Dietrich Turck von der ESCHA Bauelemente GmbH in Halver

Titelthema

12 Erfolgreich reduzieren: Report über Flexible Jobmodelle • Wie kooperativ sind Deutschlands Unternehmen?

• Was Experten Arbeitnehmern raten • Drei Frauen – drei Modelle • Rechtswissen auf einen Blick

Coaching

16 Weiterbildung Neue bSb-Akademie bietet Seminare am Puls der Zeit 17 Mein neuer Job Von Secretary Plus vermittelt: Susanne Brunner 18 Dr. Sven Sebastian Bloß nicht provozieren lassen!

19 tempra-Aktion: „Mentorin für Sie“ Ulrike Dalldorf stellt sich potenziellen Mentees vor 20 Business-English Die Regeln für Daten, Nummern und Adressen

Schutz gegen die schlechte Laune anderer

bSb intern 22 3. bSb Erlebnistag Top-Redner, Branchen-Neuheiten und Networking in Wolfsburg 24 Typgerecht kommunizieren Business-Coach Peter Kitzki zu Gast bei der Regionalgruppe Ruhrgebiet 25 Mein Office Mareike Bode aus der bSb-Ge- schäftsstelle über ihren Arbeitsplatz 25 Siggis Lieb-Links Interessante Websites, empfohlen von bSb-Vorstandsmitglied Siggi Weide 26 aus den Regionalgruppen Boys’ Day, Business-Hexen, neu im Amt und „Chemnitz geht online“ 28 Ralph Goldschmidt in Berlin After-Work-Event mit dem Experten für Leistung und Lebensqualität 29 neue Partner bSb-Kooperationen mit weiteren sieben Unternehmen

Was erfrischt und ist trotzdem gesund?

17

Gelungener Quereinstieg: von Secretary Plus vermittelt

45

19

22

24

Erlebnisreich: bSb-Tag in Wolfsburg

Karrierekick dank Mentoring

Welcher Typ braucht welchen Ton?

Work & Life

Organisation

30 Outlook-Profi Otmar Witzgall hilft, die Software effektiver zu nutzen

39 Moderne Postbearbeitung Frama bietet intelligente Frankier maschinen und mehr

33 Korrekte Korrespondenz Neue Serie mit dem Sprachwissen- schaftler Dr. Steffen Walter

41 Brauche ich eigentlich...

Cloud-Computing?

34 Edith Stork Die Aufräum-Expertin erklärt die „Clear Desk Methode“ 35 APP für Assistentinnen Secretary Plus stellt PIPA® vor

Specials

42 Sicher Mailen Andreas Heines über Dateianhänge und fragwürdige Disclaimer 43 Datenschutz Hubit-Inhaber Haye Hösel weiß, worauf es ankommt

36 Trendprodukte Neue Büro-Helfer mit verblüffenden Fähigkeiten 48

44 Gespräch mit einer Philosophin „Wir müssen uns fragen, was uns glücklich macht“ 45 Tempra-check Erfrischungen im Test 46 Lieblingsstücke Der Sommer ist bunt...

47 Wege zum Wohlbefinden Vitaltipps von Katja Sterzenbach 48 besser sehen Optiker helfen mit neuer Vermessungs-Technik 49 Buchtipps Drei Bücher, die sich lohnen

Einfach mal reinklicken: Siggi Weides aktuelle „Lieb-Links“

25

Standards

3 Editorial

G

49 Impressum 38 wir sind dabei Die bSb-Premium-Partner

50 Feierabend Im Porträt: „Zieglerfilm“-Sekretär Markus Olpp

P D

Fotos: privat, Thinkstock

C L D – Der bSb auf Facebook: www.facebook.com/bsb.office

Schärfer sehen – neue Hightech macht's möglich

E P

5

Meine Meinung

Brauchen wir eine Frauenquote, um endlich mehr weibliche Führungskräfte zu bekommen? Ein Thema, das nach wie vor heiß diskutiert wird. Auch die aktuelle tempra365-Umfrage ergab Pro & Contra Eva Baumann

Karin Dicke

Romana Meinhardt

Claudia Twelsiek

Eva Baumann, 48, ist Marketing Service Managerin bei tesa in Hamburg. Die kaufmännische Angestellte arbeitet seit zehn Jahren für den Technologiekonzern.

Karin Dicke, 63, Geschäftsführerin.

Sie gründete 1972 die Dicke & Partner GmbH in Dortmund. Die Firma mit 30 Mitarbeitern vertreibt Werbe- und Merchandising-Artikel.

Romana Meinhardt, 49, Dipl.-Kauffrau aus Essen, arbeitet seit 20 Jahren als Management-Coach: zuerst bei Siemens, seit 2005 selbstständig mit ihrer Firma „chance2change“.

Claudia Twelsiek, 46, macht seit fast 20 Jahren Medien- und Pressearbeit.

2003 stieg sie als PR-Beraterin bei der Hamburger Kommunikationsagentur Menyesch Public Relations ein.

Der Staat hat hoheitliche Aufgaben zu erfüllen – die Frauenquote gehört für mich nicht dazu. Sie wäre außerdem ein Eingriff in die Unternehmensautonomie. Richtig ist, ein Umdenken anzustoßen und unter anderem bewusst zu machen, dass gemischt besetzte Führungsteams erfolgreicher sind. Wenn wir über eine Quote sprechen, meinen wir allerdings in erster Linie Frauen in den DAX-Unternehmen oder Aufsichtsräten und damit eine winzige Gruppe. Schlimmer ist, dass es kaum möglich ist, Familie und Karriere in Einklang zu bringen. Solange hier die Rahmenbedingungen nicht stimmen, werden Frauen immer die Verlierer sein.

Wenn das Potenzial der Vielfalt erkannt wird, brauchen wir keine Quote. Sie macht sich gut in Hochglanzbroschüren, hilft aber weder bei der Umsetzung guter Ideen noch fördert sie die Wertschätzung der (Quoten-)Frauen. Ziel müssen Arbeitsbedingungen sein, die die Rollenvielfalt von „Multitasking-Frauen“ unterstützen.

Die Softskill-Schublade ist uns zu eng; wir können viel mehr.

Da uns aber die Sache wichtiger ist als Macht, wird das zu wenig sichtbar. Netzwerken ersetzt nicht die strategische Positionierung in einer von Seilschaften und stereotypen Frauenbildern geprägten Männerwelt. Nur Frauen können das ändern, nicht Quoten!

Auch wenn ich kein Freund von „Zwangsmaßnahmen“ bin – die Frauenquote halte ich für notwendig! Nur so haben Frauen eine echte Chance, in den Führungsetagen anzukommen. Die Medienbranche, in der ich tätig bin, bietet Frauen mittlerweile gute Aufstiegsmöglichkeiten. Engagierte Verlegerinnen und Chefredakteurinnen haben mutige neue Projekte auf den Weg gebracht. Auch bei der RTL Mediengruppe steht eine Frau an der Spitze. Und in etlichen Unternehmen leiten mittlerweile Frauen die Öffentlichkeitsarbeit. Mit Erfolg, denn die Wirtschaft profitiert von der weiblichen Dialog- und Kommunikationsstärke.

Fotos: privat

Ich bin eindeutig für die Frauenquote – Deutschland ist da im internationalen Vergleich etwas rückständig. Allerdings muss auch die Politik die nötigen Rahmenbedingungen schaffen und die Möglichkeiten zur Kinderbetreuung – Kitas, Schule, Hort! – verbessern. Denn letztendlich sind es ja immer noch überwiegend die Frauen, die den Spagat zwischen Familie und Karriere hinbekommen müssen. Das sollte ausgewogen gesetzlich geregelt sein und auch von Seiten der Arbeitgeber gestützt werden. Bei „tesa“ erlebe ich viel Flexibilität und eine hohe Bereitschaft, auch individuelle Lösungen zu finden, um Beruf und Familie zu verbinden.

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tempra365 Juli & August 2012

Flurfunk

Eine von uns

Der bSb hat ein neues, prominentes Mitglied: Sandra Reihs, „Beste Sekre­ tärin 2012“. tempra365 erzählte sie von den ersten Wochen nach dem Sieg und den Jahren ihres Aufstiegs ins Vorstandsbüro eines Konzerns Text: Nicole Ehlert

Schulterklopfen statt Neid: Sandra Reihs gönnt man den Erfolg, weil sie nicht abhebt

Foto: Holger Gross

E

s gab Blumen und Champagund fügt hinzu: „Ich bin gern Sekretärin!“ ner und sogar eine Einladung Mit ihrer Ausbildung, die sie nach dem zum Essen vom Chef. Doch Abitur wählt, hat sie also den richtigen das war nur ein Teil der Riecher: Kauffrau für Bürokommunikation Ehre, die Sandra Reihs nach mit Zusatzqualifikation Fremdsprachenasihrem Sieg beim Leitz-Wettbewerb „Beste sistentin. Den Ausbildungsplatz bekommt Sekretärin 2012“ zuteil wurde. An den sie bei der MTU Friedrichshafen, einem Tagen danach war vor lauter Mediender weltweit führenden Hersteller von rummel kaum an Arbeiten zu denken.

Großdieselmotoren – und dem Unter„So viele Fotos wurden nicht mal von mir nehmen, dem sie treu bleiben wird. Der gemacht, als ich Vorstand wurde“, staunte Grundstein dafür ist zunächst ein Glücksihr Chef augenzwinkernd. Sie selbst fühlte fall: Eine Sekretärin im Kundendienst geht sich „ziemlich überrannt“ von der großen in den Mutterschutz, als Sandra Reihs Aufmerksamkeit – und blieb trotzdem auf gerade mit der Ausbildung fertig ist. Sie dem Teppich. Selbst nach einem Fernsehbekommt die Stelle, die damals unter den interview, das sie mehr selbstkritisch als Azubis sehr begehrt ist. Doch ausgelernt stolz kommentierte: „Ich wusste gar nicht, hat sie noch lange nicht. Drei Jahre lang dass ich so einen starken drückt sie weiterhin die Schulschwäbischen Dialekt habe!“ „Selbst bank, um den Abschluss „staatFolgerichtig freute sie sich lich geprüfte Betriebswirtin“ zu über einen Glückwunsch aus kleinste machen. „Das war happig – nur dem Kollegenkreis besondie Hälfte schaffte es“, erinnert Fehler sind sie sich. Die Weiterbildung ders: „Endlich eine, der man es gönnt, weil sie nicht bewirkt nicht nur, dass Sandra nicht drin“ Reihs jetzt die Unternehmensabhebt.“ Froh war Sandra Reihs auch, als wieder Ruhe zusammenhänge besser veran ihrem Arbeitsplatz einkehrte. Denn so steht, sondern verhilft ihr auch zum Karsehr sie es genoss, für ihren beruflichen rieresprung. Sie wechselt als Assistentin in Erfolg gefeiert zu werden, zählte für Sandie Abteilung Montage, ist dort zuständig dra Reihs vor allem: „Dass ich durch den für Sonderaufgaben, vor allem KostenconSieg die Chance bekomme, meinen Beruf trolling. „Ohne BWL-Kenntnisse wäre das aufzuwerten“, sagt sie und spielt auf das undenkbar gewesen.“ Viele beglückwün„falsche Bild der Sekretärin“ an, das allzu schen sie zu dem Schritt. Doch für Sandra oft gezeichnet werde. „Warum sollen wir Reihs ist es nicht die Traumstelle. Sie veruns ,Personal Assistant‘ oder ,Backoffice misst das Kommunikative, die FremdspraManagerin‘ nennen, weil das nach mehr chen. Und bewirbt sich nach vier Jahren als Kaffeekochen klingt?“, ärgert sie sich 2009 firmenintern auf die freie Stelle als

„Sekretärin Global After Sales“. Dass der Wechsel zurück ins klassische Sekretariat von Kollegen oder Freunden verwundert als „Abstieg“ beurteilt wird, nimmt Sandra Reihs gelassen. Sie fühlt sich dort richtig und weiß, was sie will: „Irgendwann einen Job als Vorstandssekretärin.“ Das Warten lohnt sich – Anfang 2012 sucht der Finanz­vorstand eine neue Assistentin.

Sandra Reihs, die Auszubildende von damals, ist oben angekommen und stellt fest: „Der Druck ist viel größer, selbst kleinste Fehler sind hier nicht drin.“ Schließlich gehe es jetzt häufig um Korrespondenz mit hoch­karätigen Leuten. Kürzlich sei zum Beispiel eine Einladung vom Ministerpräsidenten gekommen. Die Herausforderung bringt ihr offenbar Spaß; sie ist sowieso eine, die „immer versucht, alles noch effizienter und besser zu machen“ – sogar das Kaffeeservieren, das nach wie vor zu ihren Aufgaben gehört. „Damit trage ich dazu bei, dass ein gutes Klima bei Verhandlungen herrscht. Ich betrachte mich auch als Gastgeberin.“ Der Job erfordert lange Arbeitszeiten, von wegen „Nine-to-five-Job“! Was an ­Freizeit bleibt, ist bisher ihrem Ehemann vorbehalten – und dem Musikverein ihres Heimatdorfes, in dem sie nicht nur Saxophon spielt, sondern auch 1. Vorstand ist. Bleibt für den bSb zu hoffen, dass noch ein bisschen Zeit für den Verband übrig bleibt. Denn Sandra Reihs hat für ihren Sieg beim Leitz-Wettbewerb eine Mit­gliedschaft gewonnen. Herzlich ­willkommen!

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Petra Balzer alias Katharina Münk schreibt auch aus eigener Erfahrung als Office Managerin www.kmesc.de

Meine Sekretärin – die große Unbekannte „Denn sie wissen nicht, was wir tun. Was Chefs über ihre Sekretärinnen erfahren sollten“ erschien jetzt auch als Taschenbuch: ein humor­volles und entlarvendes Werk voller couragierter Tipps. Wir sprachen mit der Autorin Petra Balzer alias Katharina Münk Interview: Sibylle Royal

tempra365: Für wen haben Sie ihr Buch geschrieben?

Petra Balzer: Eigentlich sollte es ein Managementbuch für Chefs werden – Sekretärinnen dürfen es nach der Lektüre also gerne an ihre Chefs weiterreichen. Vor allem, wenn sie sich so vorkommen wie die Frau auf dem Cover des Buches. ... auf dem die Sekretärin Wasser aus dem Boot schöpft, während der Vorgesetzte entspannt telefoniert?

Er denkt jedenfalls, man säße in einem Boot, rudere gemeinsam. Aber letztlich war ich in meinen 25 Berufsjahren als Sekretärin oft ordentlich am Wasser schöpfen, während die Chefs wie Einzeller agierten.

Was ist die schlimmste Eigenschaft von Chefs?

Unwissen! Werdegang und Nettogehalt der eigenen Assistentin nicht zu kennen, nicht ungefähr sagen zu können, was sie eigentlich gerade alles auf dem Schreibtisch liegen hat.

Was wünschen Sie sich?

Mehr Achtsamkeit! Führung heißt auch Mitarbeiterführung – und die Assistentin ist die engste Mitarbeiterin.

Sie spiegelt eins zu eins sein Führungsvermögen.

Was sagen eigentlich Ihre Ex-Chefs zu Ihren Büchern – das erste heißt „Und morgen bringe ich ihn um“?

Morddrohungen habe ich keine bekommen. Gerade Männer

1/3

haben die humorige Seite des Buches erkannt. Etwas zu wagen und damit erfolgreich zu sein, sind wohl eher männliche Werte, die auf Wohlwollen trafen. Manche Leser fühlten sich aber in ihrer Berufsehre angegriffen. Für die bin ich das schwarze Schaf der Branche.

Läuft es denn wirklich so schlimm in den Büros?

Es gibt viele gute Vorgesetzte, und Assistentinnen arbeiten heute viel selbstständiger und mehr sach- als personenorientiert. Trotzdem: Dass moderne Chefs mehr mailen und telefonieren als persönlich mit ihren Assistentinnen zu sprechen, macht die Chemie zwischen ihnen nicht besser. Gerade

junge Vorgesetzte emanzipieren sich vom Sekretariat, sind ichbezogener als ältere.

Kein Licht am Horizont?

Doch, ich arbeite inzwischen als Personal Coach und erlebe großartige Frauen, die sowohl die positiven Seiten dieses Jobs als auch dessen Missstände sehr wohl erkennen und sehr souverän damit umgehen!

Buch-Tipp: Katharina Münk: „Denn sie wissen nicht, was wir tun.

Was Chefs über ihre Sekretärinnen erfahren sollten“, 224 Seiten, dtv, 8,90 Euro

der Mitarbeiter in Deutschland, die einen Jobwechsel planen, lassen sich durch ein besseres Gegenangebot ihres Arbeitgebers zum Bleiben bewegen. Unternehmen nutzen das Instrument mittlerweile verstärkt zur Personalbindung, allen voran Arbeitgeber in Frankreich. Zu diesen Ergebnissen kam der aktuelle „Workplace Survey“ des Personaldienstleisters Robert Half, eine Studie, die unter 1870 Personalmanagern in 17 Ländern weltweit durchgeführt wurde.

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tempra365 Juli & August 2012

Frauen für die Zukunft Es war eine festliche Gala mit bewegenden Momenten. Über 300 Gäste applaudierten in Hamburg den Siegerinnen der Initiative „Frauen für die Zukunft“. Verliehen wird der Award vom Frauenmagazin Emotion, das im selben Verlag erscheint wie tempra365. Eine Jury hatte aus über 100 Kandidatinnen ausgewählt. Von links: Christina Claßen gewann in der Kategorie „Frauen in Führung“, weil sie mutig ein kleines Unternehmen gegründet hat, Yvonne Trübger („Family Business“) übernahm das Pianohaus ihres Vaters und Monika Schulte-Rentrop („Neue Werte“) rief das Integrationsprojekt mitSprache e.V. ins Leben. Zu den prominenten Laudatoren gehörten Starköchin Sarah Wiener und Modedesignerin Gabriele Strehle (strenesse).

Fotos: GEIGER Images, Gunter Glücklich

Studie

Flurfunk

ASB Bildungsgruppe senkt Preise für Sekretariats-Angebot Zu oft lehnen Arbeitgeber den Wunsch ihrer Assistentinnen nach Weiterbildung als „zu teuer“ ab. Darauf reagiert jetzt der Heidelberger Anbieter und reduziert die Teilnahmegebühr für seine Seminare um 15 Prozent

Fortbildung ist meist keine Frage der Motivation, sondern der Kosten

G

Foto: ASB

ute Nachricht für Sekretärinnen: Die ASB Bildungsgruppe Heidelberg hat die Preise für ihre Fortbildungsangebote gesenkt. Die Seminare für Sekretärinnen und Assistentinnen bietet der gemeinnützige Weiterbildungsverein ab sofort um 15 Prozent preiswerter an. Für Mitglieder gibt es zusätzliche Vergünstigungen. Grund für die reduzierten Seminargebühren ist das Feedback von Seminarteilnehmern und Vereinsmitgliedern: „Sekretärinnen berichteten uns, dass sie immer häufiger um ihre Fortbildungen kämpfen müssen“, sagt Prof. Dr. Jürgen Abendschein, Geschäftsführer der ASB Bildungsgruppe. Zu teuer, zu zeitaufwändig – so die Hauptargumente vieler Chefs, wenn sie Weiterbildungswünsche ihrer Assis„Fortbildung tentinnen ablehnen. „Dabei sind die Assistentinnen die engsten Mitstreiter ihrer Vorgesetzten, bringen mit ihrem sollte kein Wissen und ihrer Kompetenz ein Unternehmen voran“, so Abendschein. Privileg sein“ Ihre Weiterbildung sollte daher nicht an engen Budgets scheitern. „Berufliche Fortbildung darf nicht zu einem Privileg werden.“ Daher startet die ASB Bildungsgruppe Heidelberg e.V. die „Bildungsoffensive“ speziell für Assistentinnen und Sekretärinnen. Eine zweitägige Fortbildung, etwa zu dem Thema „Professionelle Assistenz in Abwesenheit des Chefs“, kostet nun 1.190 Euro statt bislang 1.390 Euro. Da die ASB Bildungsgruppe als gemeinnütziger Verein firmiert, fällt zudem keine Mehrwertsteuer an.

Mitglieder sparen zusätzlich Noch stärker profitieren die registrierten ASB-Mitglieder: Zahlten sie bislang schon den reduzierten Mitgliedspreis von 1.290 Euro für ein zweitägiges Sekretariatsseminar, fallen nun nur noch 950 Euro pro Veranstaltungsbesuch an. „Dieser Preis, der bis Ende 2012 gilt, ist einer der günstigsten für Sekretariatsseminare im ganzen Bundesgebiet“, versichert Geschäftsführer Prof. Dr. Jürgen Abendschein.

WAS DIE ASBBILDUNGSGRUPPE BIETET Rund 40 Sekretariatsfortbildungen veranstaltet das Heidelberger Unternehmen jährlich, jeweils an zwei oder drei unterschiedlichen Terminen und Orten, auf Wunsch auch innerbetrieblich. Zu den meistbesuchten gehören die Themen „Zwei Sekretärinnen – ein Chef“ sowie die Seminare „Professionelle Chefassistenz“ und „Fit fürs Sekretariat“.

Neu im Programm ist die Veranstaltung „Ein kühler Kopf“, in der Sekretärinnen lernen sollen, auch unter Zeitdruck gelassen und souverän zu handeln. Zudem bietet der Weiterbildungsanbieter die „Herbst Office“ und die „Heidelberger Office Tage“ an.

Veranstaltungsterminen jährlich – auch einer der größten Fortbildungsvereine Deutschlands.

Rund 100 Unternehmen und Personen sind in dem Verein als Mitglieder organisiert, darunter die Allianz SE, die Deutsche Telekom, Merck und die Stadtwerke Heidelberg.

Mitglieder registrieren sich einmalig bei der Bildungsgruppe, zahlen einen Jahresbeitrag von 130 Euro (Einzelpersonen) oder 200 Euro (Unternehmenspauschale) und können anschließend günstigere Buchungskonditionen in Anspruch nehmen. Dazu zählen vor allem niedrigere Seminargebühren und flexiblere Stornobe­ dingungen.

http://www.asb-hd.de/sekretaerinnen-seminare/

WARUM MITGLIEDER PROFITIEREN Die ASB Bildungsgruppe Heidelberg e.V. ist einer der ältesten und – mit 400

Kontakt: Oliver Herranz Marketingleiter ASB Bildungsgruppe Heidelberg e.V. Telefon: 06221-988-660, E-Mail: herranz@asb-hd.de Internet: www.asb-hd.de

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Flurfunk

Kolumne

Geschichten aus der Welt des Managements

K

ölbli ißt mit Roux in einem Gartenlokal einen Grillspieß mit Kartoffelsalat. Es ist ein schwüler Sommerabend, und statt zu zahlen nehmen sie noch einen halben Gespritzten. Ihre Familien sind in den Ferien, und im Büro geht es dieser Tage gemächlicher zu, als sie ihren Frauen gegenüber zugeben. Wenn es morgen etwas später wird, bricht der Laden nicht zusammen.

Sie sprechen über dieses und jenes und landen bald, wie immer, wenn zwei von Elpiag zusammensitzen, bei Wengi, ihrem und ihrer aller Chef.

Wer bei der Elpiag Karriere machen will, muß sich mit Wengi gutstellen. Die Frage, wie man das macht, ist Gegenstand der meisten informellen Kadergespräche. Einig ist man sich nur darin, daß es nichts mit der persönlichen Leistung zu tun haben kann. Die Liste derer, die es sonst nicht so weit gebracht hätten, ist zu lang.

Ein paar Kriterien gelten als gesichert.

Zum Beispiel das mit den Schuhen.

Wengi achtet auf die Schuhe. Nicht so sehr auf die Machart als auf den Zustand.

Abgelatschte Absätze beweisen, daß der Schuhträger Probleme nicht rechtzeitig in Angriff nimmt. Daß er einen kleinen Aufwand scheut und dafür einen größeren in Kauf nimmt. Diese Information stammt von einer inzwischen pensionierten Sekretärin von Wengi, die behauptet, sie aus seinem Mund gehört zu haben.

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tempra365 Juli & August 2012

Ob sie tatsächlich stimmt, wird wohl nie festzustellen sein. Dazu ist die Absatzbar gleich um die Ecke neben der Elpiag zu gut ausgelastet.

Ein anderes Kriterium, das als unbestritten gilt, ist die Ordnung im Wagen. Die gleiche Sekretärin im Ruhestand hat bei gleicher Gelegenheit (der Verlängerung ihres Abschiedsapéros in der ‚GloriaBar‘) enthüllt, daß Wengi manchmal in der Tiefgarage herumschleicht und durch die Scheiben der Autos seiner Mitarbeiter linst. Werbebeilagen der Tageszeitung auf dem Beifahrersitz, Kinderspielsachen und angebrochene Biskuitrollen auf dem Rücksitz, Kleenexboxen auf der Hutablage gelten ihm als Beweis für eine latente Schlampigkeit, die sich früher oder später auch im Geschäftlichen manifestieren würde.

Kölbi und Roux sind schon ein paar Jahre dabei und halten sich nicht mehr mit Wengis als gesichert geltenden Beurteilungskriterien auf. Ihre Spekulationen drehen sich um neue Erkenntnisse. Um den entscheidenden Wissensvorsprung vor ihren Mitbewerbern.

Roux behauptet an diesem Abend, über Hinweise zu verfügen, daß Wengi den doppelten Windsorknoten als Beweis für einen Hang zur Zeitverschwendung betrachtet. Sie lassen im Geiste ihre gefährlichsten Karrierekonkurrenten vorbeiziehen und versuchen sich deren Krawattenknoten in Erinnerung zu rufen.

Sie tun das, bis das Lokal schließt.

Vom Werbetexter zum Bestseller-Autor: Martin Suter

Die Nacht ist immer noch warm, die Familie immer noch in den Ferien, und beide können sich nicht erinnern, wann sie das letzte Mal in einem Nachtlokal gewesen sind. Sie nehmen ein allerletztes Glas im ‚Voodoo‘.

In der Plüschnische nahe bei ihrem Tisch sitzt ein Herr. Zwei mandeläugige Tänzerinnen flößen ihm Champagner ein, weil er keine Hand frei hat. Als er zu ihnen herübersieht, erkennen sie Wengi.

Erschrocken nicken sie ihm zu.

Seither gilt als absolut gesichert, daß Wengi eher einen mit abgelatschten Absätzen befördert als zwei, die ihm in Nachtlokalen zunicken.

Business Class. geschichten aus der Welt des Managements von Martin Suter, 240 Seiten, Diogenes (Taschenbuch), 9,90 Euro

Foto: Diogenes

Martin Suters „Business-Class“-Kolumnen spielen auf dem glatten Parkett der Chefetagen und entlarven Riten, Eitelkeiten, Intrigen und Ängste einer gestressten Zunft. Messerscharf und amüsant. Dritte Kostprobe: Wengis Kriterien

Und

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Mein Chef & ich

Jetzt mal ehrlich: Wie kommen Sie miteinander aus?

DURABLE EMPFIEHLT:

ÜBERSICHT BEHALTEN

Die Projektleiterin über Ihren Chef

Seine Stärken sind ...

... Kommunikation und Kreativität. Er vermittelt seine Ideen offen, detailliert – und damit immer verständlich. Für Fachhinweise ist er sehr dankbar. Er erkennt das Potenzial seiner Mitarbeiter und fördert es kreativ und sinnvoll.

Ute Barten, 44, Projektleitung Unternehmensorganisation bei der ESCHA Bauelemente GmbH in Halver, seit 1991 im Unternehmen

Seine Schwäche ist ...

... dass er viele Projekte gleichzeitig realisiert haben will. Das kann schon mal zu Verzögerungen oder Prioritätenänderungen führen. Durch die Vielzahl ist es für ihn schwierig, den Überblick zu bewahren und das ärgert ihn ab und zu schon sehr.

Der Chef über seine Projektleiterin

Ihre Stärken sind ...

...zuverlässig methodisch zu arbeiten. Ihre vielseitigen Berufserfahrungen in unserem Unternehmen bieten dafür die Grundlage.

Sie übernimmt Verantwortung, so dass sie alle Projekte ohne Detailangaben zu meiner vollen Zufriedenheit erledigt.

Ihre Schwäche ist ...

... dass es ihr manchmal schwer fällt, neue oder ausgefallene Wege zu finden, die von den bisher bekannten Methoden und Verfahren abweichen. An diesem Punkt sind unsere Gespräche sehr hilfreich, um ihr die Möglichkeiten aufzuzeigen.

„Wir im Einkauf halten viele Bälle gleichzeitig in der Luft:

Dietrich Turck, 51, seit Januar 2000 Geschäftsführer ESCHA Bauelemente GmbH in Halver

Deshalb nutze ich unseren Organisationshefter.

Worin sich beide einig sind

Fotos: privat

Wir sind ein gutes Team ...

Kommunikation und Respekt – zwei wesentliche Faktoren, die die gute Zusammenarbeit von Dietrich Turck und Ute Barten ausmachen

Die eine Bestellung ist noch nicht abgeschlossen, da werden schon die Infos für die nächste eingeholt.

Ich kann es mir nicht leisten, den Überblick zu verlieren.

... weil wir eine vertrauensvolle und sich gegenseitig unterstützende Zusammenarbeit aufgebaut haben. Das Ergebnis ist, dass wir gemeinsam unsere Stärken durch Offenheit und gegenseitigen Respekt entfalten. Die gemeinsamen Projekte sind eine große Herausforderung, da nur das Ziel vorgegeben ist und nicht der Weg im Detail. Eine regelmäßige Abstimmung ist notwendig, um ein ausgewogenes Maß an Kreativität bei gleichzeitiger Ordnung und Kontinuität beizubehalten.

Mit Hilfe der verschiedenen Fächer kann ich die einzelnen Stepps von der Anfrage über das Angebot bis hin zur Bestellung klar und übersichtlich beschriften und abheften.“ Jolanta Warzecha, Assistentin der Einkaufsleitung bei DURABLE, behält mit den Organisationsheftern immer die Übersicht.

Profitieren Sie vom Experten.

Wie Sie in Ihrem Unternehmen die Übersicht behalten, erfahren Sie unter www.durable.de DURABLE · HUNKE & JOCHHEIM GMBH & CO. KG · WWW.DURABLE.DE

Weniger Stunden – geht das? Mit Kreativität und Offenheit finden sich Lösungen, von denen alle profitieren

Titelthema

Erfolgreich reduzieren Text: Sibylle Royal

W

arum suchst du dir keinen Job in der Nähe?

Unzählige Male musste sich Monica Reinfeld schon diese Frage anhören. Denn die 34-­jährige Assistentin sitzt jeden Tag 70 Kilometer im Auto, um zwischen Arbeitgeber Ergo und ihrem Zuhause zu pendeln. Trotzdem ist sie dem Versicherungskonzern seit über zwölf Jahren treu. Ihre Antwort zeigt, dass es weitaus gewichtigere Argumente für eine Stelle gibt als kurze Wege: „Ich habe einen super Chef und einen Arbeitgeber, für den familienfreundliche Arbeitsbedingungen selbstverständlich sind. Dafür nehme ich gerne die aufwändigen Fahrten in Kauf.“ Seit drei Jahren konzentriert sich die Sekretärin bis 14 Uhr voll auf den Job. Die Zeit danach gehört ihrer kleinen Tochter Giulia (siehe Interview rechts). Damit zählt sie zu den über 9,3 Millionen Frauen in Deutschland, die in Teilzeit arbeiten.

Mehr als die Hälfte von ihnen wählen diesen Weg, um Job und Familie zu vereinbaren. Auch Marit Zenk, Deutschlands 1. Secretary Coach®, weiß aus ihrer Beratungspraxis, dass Teilzeit gerade für Wiedereinsteigerinnen „sehr attraktiv“ sei. Ihre Erfahrung: „Vorgesetzte, die sich ohnehin recht selbstständig organisieren, sind meist offen für den Wunsch ihrer Office Managerin nach Arbeitszeitreduzierung.“ Ein beliebtes Modell ist auch das Jobsharing, wie es Stefanie Hönig-Sarda bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PWC in Darmstadt praktiziert (siehe Interview Seite 15). Die erste Wochenhälfte managt die 37-Jährige den Alltag ihrer beiden Chefs, die zweite Wochenhälfte sitzt ihre ­Kollegin, ebenfalls Mutter, auf dem gleichen Vorzimmerstuhl. „Bei einem Doppelsekretariat erkennen Vorgesetzte ihren Vorteil: Sie haben jederzeit Zugriff auf eine Assistenz“, erklärt Marit Zenk. Doppelsekretariate und auch Assistentinnen-Pools sind wieder im Kommen. „Bei beiden Modellen wird oft in Schichten bzw. zeitversetzt gearbeitet. Dann sind die Chefs leichter von Teilzeitmodellen zu überzeugen, weil für sie dennoch von morgens bis abends gesorgt ist“, sagt der Coach. Eine weitere Möglichkeit, flexiblere Arbeitszeiten zu erreichen, ist die Selbstständigkeit.

Manche übernehmen Urlaubsvertretungen, andere eröffnen reine Schreibbüros oder bieten einen Telefonservice, meist für Kleinunternehmer. Die Expertin warnt, dass die Rechnung häufig nicht aufgeht, wenn man sich dadurch mehr Aufmerksamkeit für das Familienleben verspricht. „Ein Büroservice auf Selbstständigen­ basis bedeutet meist weniger Freizeit und mehr Verantwortung!

52,1 %

Fotos: Thinkstock, privat

der weiblichen Beschäftigten arbeiten in Teilzeit (1991: 30,7 %)

Teilzeit-Jobs sind angesagt wie nie, gerade in typischen Frauenberufen.

Doch wie flexibel lässt es sich eigentlich in deutschen Chef-Vorzimmern ­arbeiten? tempra365 hat nachgehakt Monica Reinfeld, 34, Sekretärin eines Bereichsleiters bei ITERGO in Düsseldorf, dem IT-Dienstleister der ERGO Versicherungsgruppe AG

genug gemeinsame Zeit für den Spielplatz. Das Gute ist: Bei Ergo kann man die Elternzeit auf bis zu sechs Jahre ausdehnen.

Ich dürfte etwa zur Einschulung von Giulia erneut eine Zeit lang zuhause bleiben, könnte das Modell zweimal verändern. Das „Der Arbeitstag ist zu wissen, gibt einem Sicherheit. durchgetaktet“ Was sind die HerausforderunIhr Jobmodell: im Rahmen der gen bei Ihrem Teilzeitmodell?

Elternzeit 25 Stunden/Woche Der Arbeitstag ist durchgetakvon Montag bis Donnerstag tet. Das kurze Schwätzchen in der Kaffeeküche gibt es nicht Ihre Tochter ist jetzt viereinhalb mehr. Und man muss sich häuJahre alt. Wann sind Sie wieder figer absprechen: Etwa mit der in den Beruf eingestiegen?

Kollegin, die nachmittags meine Die ersten Monate nach der Telefonate annimmt. Mein Chef Geburt habe ich mich nur um bekommt für die Stunden ohne sie gekümmert. Aber nach mich eine Mappe mit genaueinem Jahr hatte ich genug en Angaben, welche Termine davon, mit anderen Muttis über anstehen und wo die erforderliWindeln zu sprechen. Ich wollte chen Unterlagen dazu liegen. wieder in die Jobwelt! Vorher Ganz schön viel Organisation! war ich acht Jahre bei Ergo tätig Ja, aber es funktioniert. Ich gewesen, und mir fehlte die habe auch einen super Chef.

Bestätigung aus dem BerufsEr gibt mir die Freiheit, meine leben. Auch mein Chef wollte Zeiten selbst zu gestalten, weil mich unbedingt zurück, und so er weiß, dass er sich auf mich arbeite ich seit 2008 mit 80 verlassen kann. Auch wenn Prozent auf der alten Stelle. es mühsam ist, täglich 35 Wie glücklich sind Sie mit der ­Kilometer pro Strecke zur Arbeit Lösung? zu pendeln: Für diese Firma Sehr! Meiner Tochter geht es mache ich das gerne. Weil Ergo gut in der Kita, ich kann bis 14 familienbewusst ist und der GeUhr konzentriert arbeiten – und danke von Geben und Nehmen nachmittags bleibt trotzdem herrscht.

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Titelthema

Der Verwaltungsaufwand ist hoch, die Einkünfte unregelmäßig und obendrein muss man sich selbst für den Krankheitsfall und eine Berufsunfähigkeit absichern.“ Der Wunsch nach mehr Zeit für die Familie – immer häufiger wird der in Zukunft auch über Generationen hinweg gelten: Die Zahl der Pflegebedürftigen steigt! „Seit Jahresbeginn gibt es deshalb die Option, Familienpflegezeit für bis zu zwei Jahre zu nehmen“, sagt die Kölner Rechtsanwältin Bettina Gerber-Trojan (siehe Seite 15).

Je höher die Assistentin angesiedelt ist, desto schwerer sei der Wunsch nach Teilzeit allerdings zu realisieren, hat Coach Marit Zenk festgestellt: „Der Beruf einer Sekretärin hat eben einen starken Dienstleistungscharakter.“ Dabei bringen flexible Arbeitszeiten auch für die Firmen selbst Vorteile: „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital!“ sagt etwa Dr. Ulf Mainzer, Personalvorstand der Ergo Versicherungsgruppe. Um qualifizierte Kräfte zu gewinnen und langfristig zu binden, ermöglicht Ergo zum Beispiel eine betriebliche Elternzeit von bis zu sechs Jahren oder die Umwandlung von Weihnachts- und Urlaubsgeld in Freizeit. Auch Marius Möller, Personalvorstand der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC erklärt: „In einem Beratungsunternehmen wie PwC kommt es vor allem auf die Mitarbeiter an. Deshalb haben wir die Arbeitszeit und den Arbeitsort weitgehend flexibilisiert und bieten individuelle Teilzeitregelungen.“ Die in Mainz ansässige Aareon AG wurde im Mai als Deutschlands familienfreundlichstes Unternehmen ausgezeichnet.

Durch verschiedene Teilzeitmodelle, Eltern-Kind-Büros, Kindertagesstättenplätze, Ferienprogramme und auch einen externen Familienservice-Dienstleister unterstützt das Unternehmen seine Beschäftigten schon seit Jahren bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie. „Dadurch stärken wir die Bindung der Mitarbeiter an Aareon und erhöhen deren Motivation“, so Dr. Manfred Alflen, Vorstandsvorsitzender der Aareon AG. Coach Marit Zenk stellte obendrein fest, dass eine Aufhebung fester Arbeitszeiten auch ei-

ner Betriebsblindheit entgegen wirkt: „Die Assistentinnen müssen sich viel mehr abstimmen, das bringt frische Sichtweisen.“ Beste Argumente, um den Chef zu überzeugen!

Erster Ansprechpartner beim Wunsch nach einem veränderten Arbeitszeitmodell ist die Personalabteilung: Welche betrieblichen Vereinbarungen gibt es neben den gesetzlichen? Marit Zenk: „Im zweiten Schritt sollte man seine Wünsche mit dem Vorgesetzten besprechen – und dabei den Nutzen für die Firma formulieren.“ Wer eine längere Abwesenheit plant (z.B. Elternzeit, Sabbatical), sollte Kontakt halten. Zenk rät: „Versuchen Sie, an Weiterbildungsmaßnahmen der Firma teilzunehmen. So zeigen Sie Interesse und erleichtern sich den Wiedereinstieg.“ Manchmal birgt ein neues Jobmodell überraschende Nebenwirkungen: Die 56-jährige Petra Körver reduzierte vor vier Jahren ihre Vollzeitstelle auf 30 Wochenstunden, weil sie mehr Zeit für sich haben wollte (siehe Interview unten). Das erste selbst verfasste Buch ist jetzt gedruckt. Doch Neuland betrat die Dortmunderin auch im Job. Für das veränderte Arbeitszeitmodell musste sie die Abteilung wechseln: „Ich fand das großartig! Weil ich ohne das Risiko eines Firmenwechsels nochmals eine neue Herausforderung annehmen konnte!“

9,3

Über Millionen Frauen in Deutschland sind teilzeitbeschäftigt (Männer: 3,2 Millionen)

„Ich wollte endlich ein Buch schreiben“ Jobmodell: 30 Wochenstunden in Gleitzeit, Freitag frei

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tempra365 Juli & August 2012

Warum haben Sie reduziert?

Das Buch „Jetzt oder nie!“ von Karol A. Jackowski hat mich dazu angeregt, über meine Sehnsüchte nachzudenken. Ich wollte schon

„Teilzeit – alles, was Recht ist“ vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Kostenlos über www.bmas.de. „Teilzeit-Netto-Rechner 2012“ vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales: zur Orientierung, wie hoch das künftige Einkommen ausfallen wird, wenn man Arbeitszeit reduzieren möchte: www.bmas.de/DE/Themen/ Arbeitsrecht/Teilzeit-Netto-Rechner/teilzeit-netto-rechner.html.

Für Fragen: Kostenloses Bürgertelefon des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales: Mo bis Do von 8.00-20.00 Uhr unter 01805-67 67 14.

immer ein Buch schreiben, aber mir fehlte die Zeit. Als unsere Tochter 2008 ihr Studium abschloss, fiel eine finanzielle Belastung weg. Ich wusste, ich würde auch mit weniger Gehalt klarkommen.

So einfach war das?

Na ja, ich war schon gespannt, was mein Chef sagen würde. Aber bei Aareon möchte man das Knowhow guter Mitarbeiter halten. Hier gibt es zum Beispiel ein Spielzimmer für Kinder, wenn die Betreuung mal kurzfristig zusammenbricht.

Und was sagte nun Ihr Chef?

Er brauchte eine Vollzeit-Kraft.

Aber die Personalabteilung bot mir in einer anderen Abteilung meine heutige 30-Stunden-Stelle an.

Es störte Sie auch nicht, dass Sie für das neue Jobmodell in eine andere Abteilung wechseln mussten?

Nein, im Gegenteil: Ich empfand es als große Chance, nochmals eine neue Herausforderung annehmen zu können – ohne gleich die Firma wechseln zu müssen. Denn das hätte ja auch die Unsicherheit einer Probezeit mit sich gebracht.

Sie sind heute rundum zufrieden?

Ja! Mein erstes Buch* ist gerade erschienen! Der freie Freitag ist wie ein Festtag für mich und schenkt auch neue Kraft für den Job. Außerdem habe ich mehr Zeit, mein Enkelkind aufwachsen zu sehen. *„Purpurroter Cousinot: Eine außergewöhnliche Lebensgeschichte“, Kindle Edition

– Flexible Arbeitszeiten – erzählen Sie von Ihren Erfahrungen: www.facebook.com/bsb.office

Fotos: privat

Petra Körver, 56, Assistentin des Bereichsleiters Entwicklung und Support bei der Aareon Wodis GmbH in Dortmund

Broschüren & Beratung

Arbeitszeitmodelle: Das sind Ihre Rechte!

Die Rechtsanwältin Bettina Gerber-Trojan aus Köln hält Seminare zum Thema Elternbzw. Teilzeit und berät persönlich wie telefonisch (Infos: www.elternzeit-elterngeld.de; www.koelner-anwaltskanzlei. de). Für tempra365 erläutert sie die wichtigsten Fakten:

Stefanie Hönig-Sarda, 37, Assistentin zweier Chefs bei der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC in Frankfurt

„Jobsharing bietet perfekte Balance“ Jobmodell: 2,5 Tage/Woche im Jobsharing mit einer Kollegin Sie teilen sich die Stelle mit einer Kollegin. Das funktioniert?

Reibungslos! Wir sind beide gut organisiert, teamorientiert und haben einen ähnlichen Ordnungssinn – wichtige Voraussetzungen für ein Jobsharing-Modell. Montag und Dienstag bin ich in Vollzeit bei PwC, Mittwoch machen meine Kollegin und ich zur Mittagszeit die Übergabe, und den Rest der Woche bin ich Vollzeit-Mutti.

Wer betreut Ihre zwei Kinder nach der Schule?

Meine Mutter holt sie an meinen langen Arbeitstagen ab. Nach der Elternzeit war ich zunächst mit einer halben Stelle, verteilt auf fünf Tage, wieder eingestiegen. Dann ging mein Mann beruflich für ein halbes Jahr nach Brasilien – und die ganze Familie konnte mit: PwC

ermöglichte mir ein sechsmonatiges Sabbatical!

Warum sind Sie danach auf Jobsharing umgestiegen?

Die Personalabteilung kam auf die Idee, weil zum Zeitpunkt unserer Rückkehr aus Brasilien auch die Elternzeit meiner Kollegin endete.

Diese Lösung bietet die perfekte Balance: Die erste Wochenhälfte tauche ich voll ins Jobleben ein, die zweite Hälfte gehört der Familie.

Es bleibt nichts liegen in der Firma, deshalb bin ich gedanklich ab Mittwoch Nachmittag komplett raus.

Ein Modell zum Weiterempfehlen?

Auf jeden Fall! Unsere Vorgesetzten wissen, dass sie jederzeit eine Assistenz zur Seite haben. Und ich habe jetzt auch mal ein paar Stunden vormittags zu Hause nur für mich. Die Rennerei beim Arbeiten an fünf halben Tagen fand ich viel stressiger. Aber das Wichtigste ist: Mein Know-how bleibt nicht auf der Strecke, weil mir ein Weg geboten wurde, Beruf und Familie unter einen Hut zu bekommen.

Reduzierung. Mit dem Teilzeitbefristungsgesetz von 2001 hat jeder das Recht bekommen, die Arbeitsstunden zu verringern – egal aus welchem Grund. Voraussetzung ist allerdings, dass man mindestens seit sechs Monaten in der Firma angestellt ist und diese mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigt – Auszubildende nicht mitgezählt.

Fristen. Spätestens drei Monate vor Beginn der reduzierten Arbeitszeit muss man einen schriftlichen Antrag beim Arbeitgeber eingereicht haben. Innerhalb von vier ­Wochen muss die Firma darauf reagieren. Tut sie es nicht, gilt das rechtlich als Einverständnis. Falls betriebliche Gründe dagegen sprechen, kann die Firma auch Nein sagen, also etwa wenn die betrieblichen Abläufe mit einer Teilzeittätigkeit nicht zu vereinbaren sind.

Elternzeit. Wer nach der Geburt von Kindern weniger arbeiten möchte, sollte dies bereits innerhalb der Elternzeit tun – auch wenn man längerfristig reduzieren möchte! Denn in dieser Phase ist es rechtlich sehr viel schwieriger für den Arbeitgeber, den Antrag abzulehnen, und es gilt zudem ein Sonderkündigungsrecht.

Erlaubt sind übrigens bis zu 30 Wochenstunden während der Elternzeit. Damit der Arbeitgeber planen kann, sollte man den Wunsch am besten gleich mit der Elternzeit anmelden.

Falls Sie das nicht geschafft haben: Laut Gesetz hat man bis spätestens sieben Wochen vor Beginn der Teilzeittätigkeit dafür Zeit.

Vorbereitung. Es ist ratsam, sich vorher gut zu überlegen, wer einen Teil der früheren Aufgaben ­übernehmen könnte. Man sollte auch anmelden, wie man seine Stunden verteilen möchte.

Ablehnung. Falls tatsächlich dringende betriebliche Gründe dagegen sprechen, darf der Arbeitgeber den Antrag ablehnen. Zum Beispiel, wenn mehrere Kolleginnen nur vormittags arbeiten möchten.

Dann bleibt nur der Weg vors Arbeitsgericht – mit offenem Ausgang. aufstocken. Wer innerhalb der Elternzeit reduziert hatte, bei dem lebt der alte Vollzeitvertrag nach Ende der Elternzeit automatisch wieder auf. Ansonsten ist es nicht so einfach, wieder mehr Stunden zu bekommen. Zumal selten Stellen mit 70 oder 80 Prozent ausgeschrieben werden.

Und es besteht kein Recht auf Rückkehr in die Vollzeit!

Es gibt nur den Anspruch, dass der Arbeitgeber einen bei Stellenausschreibungen gegenüber Externen bevorzugen muss. Aber auch nur, solange die Qualifikationen identisch sind. Es ist deshalb ratsam, eine Arbeitszeitreduzierung von vornherein zeitlich zu befristen und den Vertrag mit anwaltlichem Rat auszuhandeln.

Pflege. Seit dem 1.1.2012 kann man seine Arbeitszeit für bis zu zwei Jahre auf bis zu 15 Wochenstunden reduzieren, wenn ein naher Angehöriger nachgewiesen Unterstützung braucht. Das Gehalt läuft dann beispielsweise halbiert weiter, bis das Gehaltskonto nach anschließender Vollzeit bei ebenfalls halbiertem Gehalt wieder ausgeglichen ist. Ein Anrecht auf diese Regelung hat man nicht. Der Arbeitgeber sollte es laut Gesetz jedoch ermöglichen.

Coaching

Noch mehr Weiterbildung Ab September bietet die neue bSb-Akademie ­karrierebewussten und engagierten Assistentinnen Seminare am Puls der Zeit. tempra365 sprach mit Andrea van Harten, die als bSb-Vorstandsmitglied das Projekt leitet Ins Gespräch vertieft: Andrea van Harten (rechts) und Nicole Ehlert

Interview: Nicole Ehlert

tempra365: Welche Gründungsidee steckt hinter der bSb-Akademie?

Andrea van Harten: Insbesondere unsere erste Vorsitzende Monika Gunkel hatte schon lange den Wunsch, das enorme Potenzial an Wissen, das durch Mitglieder und Partner im bSb steckt, optimal zu nutzen. Wir haben ja eine Reihe von hervorragenden Trainern, Beratern und Mentorinnen in den eigenen Reihen. Einige bilden unseren Referenten-Pool.

Braucht der Verband zusätzlich zu seinem großen Weiterbildungsangebot noch eine bSb-Akademie?

Oh ja! Denn die Akademie ist anders motiviert und aufgestellt als unsere Institute.

Diese bieten zertifizierte Aus- und Weiterbildungen – wir decken den ein- und zweitägigen Seminarbereich in Form von intensiven Workshops ab und verstehen uns auch als Brücke: Für die Assistentin, die genau spürt, dass es eine Lücke zwischen dem Anforderungsprofil ihres Vorgesetzten und ihrer Leistung gibt, die kurzfristig geschlossen werden muss, damit sie weiter motiviert ihren Arbeitsalltag bewältigt.

Was genau bietet die bSb-Akademie An welche Zielgruppe richtet sich die inhaltlich?

Akademie konkret?

Nicht nur reines Fachwissen wie ProJede engagierte Assistentin profitiert jekt- oder Veranstaltungsmanagement. davon. Wir denken besonders an die, die Der Schwerpunkt liegt sogar etwas aus der Teamassistenz heraus in die zweite stärker auf den „Soft Skills“, also auf den Führungsebene und von dort sogar in die Themen rund um Kommunikation und erste aufsteigen will.

Persönlichkeitsentwicklung. Je höher eine Tragen die Teilnehmerinnen die SeminarAssistentin im Management tätig ist, desto gebühren selbst? schärfer sollte ihr Profil sein. Das heißt, sie Es wäre natürlich wünschenswert, dass muss sich gut verkaufen können. sich die Arbeitgeber zumin„Wir helfen dest an den Kosten beteiliDie Akademie soll ein weiterer Baustein auf dem Weg sein, die gen oder – noch viel besser Karrierechancen der Assistentin zu Profile zu – sie als wertvolle Investition erhöhen und ihre Reputation im in ihre Mitarbeiterin sehen Markt zu stärken. Dabei haben wir schärfen“ und ganz übernehmen. den großen Vorteil der Flexibilität: Unser Ziel ist es, von den Wir können kurzfristig agieren und so auf Unternehmen als etablierte und renomTrends und aktuelle Bedürfnisse der Zielmierte Einrichtung zur permanenten gruppe reagieren. Das Seminarprogramm, Weiterqualifizierung ihrer Assisteninnen mit dem wir starten, entstand auf Basis anerkannt zu werden. Für diese sollte es einer Umfrage unter bSb-Mitgliedern. wiederum selbstverständlich sein, diese Sie hat uns zum Beispiel gezeigt, dass das Weiterbildungstage nicht als Bonbon, sonThema Konfliktmanagement sehr gut dern als notwendige Regelveranstaltung ankommt und viele sich auch Seminare aus buchen zu können.

Nähere Infos & Beratung beim bSb: www.bsb-office.de dem Bereich Arbeitsrecht wünschen.

Leiterin der Akademie Andrea van Harten: „Kompetenz und Persönlicheit als Karriereaktivator“ Die Personalberaterin setzt auf langjährige Erfahrung als Vorstandssekretärin und ihre Ausbildung zum European Business Coach. Sie ist Expertin für die Entwicklung individueller Erfolgsstrategien.

Rosemarie Rehbein: „Lassen Sie uns gemeinsam etwas bewegen“ Die Freude am „Traumjob Assistentin“ wiederentde­ cken – dazu möchte die Trainerin ihren Seminarteilnehmern verhelfen.

Mehr Effizienz und bessere Kommunikation sind zwei Mittel dazu.

Marc-Oliver Schlichtmann: „Aus der Praxis für die Praxis“ Der Hamburger arbeitet nicht nur als zertifizierter Trainer und Teamentwickler, sondern seit fast 15 Jahren als Managementassistent. Er vermittelt Strategien für den Umgang mit ständig neuen Anforderungen an den Beruf.

Sebastian Stockebrand: „Neue Aufgaben und Projekte meistern“ Aus langjähriger Erfahrung als Projektmanager und Führungskraft kennt der ­Berater und European Business Coach alle Herausfor­ derungen der Projekt­ arbeit. Sie ist Thema seiner Seminare.

Doris Strozny: ­„Gemeinsam Ihren Erfolg ­beflügeln“ Sicher durch Krisen und Konflikte führen – das ist ihre Hauptkompetenz. Die ausgebildete Mediatorin, Coach und psychotherapeutische Heilpraktikerin hilft, Potenziale zu fördern und neue Lösungen zu erarbeiten.

www.avh-consulting.de

www.rehbein-coaching.de

www.talentmanufaktur.com

www.stockebrand-bc.de

www.doris-strozny.de

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Fotos: privat, privat Thinkstock

Erfahrung & Know-how: Diese Referenten machen Sie fit

Vom Lehrerzimmer ins Büro Gelungener ­Quereinstieg: Der Job als Lehrerin gefiel Susanne Brunner nicht. Sie entschied sich für einen Neustart und wurde von dem Personaldienstleister „Secretary Plus“ erfolgreich vermittelt. Ihre Geschichte - und Profi-Tipps, damit es auch bei Ihnen klappt!

Fotos: privat

Text: Merle Knudsen

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Susanne Brunner, 30, arbeitet seit Juli 2011 bei der Gimv in München

„Termine planen, Reisen buchen und allgemeine Büroverwaltung – das ist nur ein Teil der Aufgaben in meinem jetzigen Job bei Gimv. Seit Juli 2011 bin ich bei dem belgischen Investor als Management Assistant angestellt und neben den klassischen Sekretariatsaufgaben für das Erfassen eingehender Businesspläne in unserem System zuständig.

Das ist sehr spannend, da ich neue Firmen immer aus erster Hand kennenlerne. Knappe vier Monate habe ich mir Zeit gelassen, um eine Firma zu finden, bei der alles stimmt. Am Ende kam es zu einem regelrechten Kopf-an-Kopf-Rennen zwischen Gimv und einem Consulting-Unternehmen.

Schließlich bin ich nach meinem Bauchgefühl gegangen und kann heute sagen: Es war die richtige Entscheidung! Von Anfang an habe ich mit der Hilfe von Personalvermittlungen gesucht, mit Secretary Plus hat es schließlich geklappt.

Mein damaliger Job in einem kleinen Softwareunternehmen hat mich nicht mehr erfüllt, da es kaum Entwicklungsmöglichkeiten gab. Zum Berufsstart war das Unternehmen für mich als Quereinsteiger dennoch ideal, denn dort wurde mir ein umfassender Einblick in alle Unternehmensprozesse vermittelt. Eigentlich komme ich nämlich aus einem ganz anderen Berufsfeld: Nach dem Studium der Fächer Musik und Italienisch auf Lehramt absolvierte ich ein zweijähriges Referendariat am Gymnasium. Doch mir wurde schnell klar, dass das nicht mein Traumjob ist. Ich hatte das Gefühl, dass in dem Beruf Leistung nicht honoriert wird. Bei Gimv ist das zum Glück anders. Ich bin sehr froh, ein Teil dieses fantastischen Teams zu sein.“

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Der erste Schritt ist getan. Die Bewerbung ist auf Interesse gestoßen und Sie sind Ihrem Traumjob ein ganzes Stück näher. Harriet Aans, Geschäftsführerin von „Secretary Plus“, gibt Tipps, wie Sie die nächste Hürde erfolgreich meistern: das VORSTELLUNGSGESPRÄCH. Eine optimale Vorbereitung ist das A & O. Dazu gehört, sich die Homepage der Firma anzusehen, um viele Details über den möglichen zukünftigen Arbeitgeber zu erfahren – zum Beispiel das Gründungsjahr und die Anzahl der Mitarbeiter. Recherchieren Sie außerdem im Internet nach aktuellen Pressemitteilungen des Unternehmens.

Neben der fachlichen Vorbereitung muss natürlich auch der Anfahrtsweg gut geplant sein. Denn zu spät zu kommen, ist ein absolutes No-Go. Behalten Sie die Ruhe und bleiben Sie authentisch. Nur so kommen Sie im Gespräch souverän rüber.

Hilfreich ist, Kleidung zu tragen, in der man sich wohlfühlt. Optimal sind eine klassische Stoffhose und Bluse. Je nach Branche kann auch ein Anzug angemessen sein.

Achten Sie im Gespräch auf Ihre Körperhaltung. Wer es sich zu bequem macht, hinterlässt bei seinem Gegenüber keinen guten Eindruck.

Klingelt das Handy plötzlich, muss man nicht in Panik geraten. Den Anruf aber auf keinen Fall annehmen, sondern wegdrücken.

Ein bis zwei Fragen zwischendurch zeigen Interesse. Mehr sollten es aber nicht sein. Wer im Gespräch ständig dazwischenredet und seinen Gesprächspartner nicht ausreden lässt, sammelt keine Pluspunkte.

Bleiben Sie bei unangenehmen Lücken im Lebenslauf bei der Wahrheit. Ansonsten geraten Sie schnell in Erklärungsnot und bringen sich selbst aus der Ruhe.

Wird das weitere Verfahren nicht erklärt, ist Nachfragen erlaubt. Der Bewerber zeigt Interesse am Job und das kommt bei den Personalchefs gut an.

Dr. Sven Sebastian nimmt regelmäßig in tempra365 zu einem speziellen Thema aus dem Büroalltag Stellung.

Dieses Mal erklärt er, wie man sich vor der schlechten Laune anderer schützen kann Vorsicht, Verbalattacke: da hilft nur Distanz – räumlich und innerlich

tempra365: Sind Launen wirklich ansteckend?

Dr. Sven Sebastian: Ja, im Team verbreiten sie sich wie ein Lauffeuer. Dafür gibt es sogar eine wissenschaftliche Erklärung: Schuld sind die Spiegelneuronen in uns. Sie ermöglichen, Handlungen und Stimmungen anderer wahrzunehmen und nachzuempfinden – eine grundlegende Voraussetzung für das Zusammenleben, im guten wie im schlechten Sinne. Von negativen Gefühlen lassen wir uns leider besonders leicht anstecken.

Warum?

Zum einen, weil sie wie ein Alarmsignal auf uns wirken. Ein anderer hat Angst – also kann auch für mich Gefahr drohen.

Abgesehen von diesem evolutionären Aspekt ,erzieht‘ uns auch die Gesellschaft zu einer Fokussierung aufs Negative, Fehlerhafte. Nach dem Motto: Wer Fehler vermeidet, hat im Büro-Überlebenskampf die Nase vorn.

Mit welcher Art von mieser Stimmung können sich Kollegen untereinander besonders schaden?

Zunächst schadet sich der schlecht Gelaunte selbst. Denn die entsprechenden Gefühle lösen organische Prozesse aus: Man fühlt sich unwohl, geradezu krank.

Parallel werden im Gehirn die positiven Botenstoffe blockiert. Unter diesem Einfluss nehmen Leistungsfähigkeit und Kreativität ab. Das Gehirn beginnt, nach Gründen für die schlechte Laune zu suchen und kommt leicht zu dem Schluss, der Job sei schuld oder gar ein Kollege.

Dann kann es passieren, dass der Betrof18

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Inteview: Nicole Ehlert

fene sich persönlich gegen Teamkollegen richtet und ihnen direkt die Stimmung vermiest.

Sollte man den Kollegen oder die Kollegin auf ihre schlechte Laune ansprechen?

Grundsätzlich rate ich, sich so wenig wie möglich mit der schlechten Laune anderer zu befassen. So vermeidet man, mit in den Sog zu geraten. Nur wenn ein freundschaftliches Verhältnis auf gleicher beruflicher Ebene besteht, kann es sinnvoll sein, die schlechte Stimmung zu thematisieren. Dann eine ruhige Minute unter vier Augen wählen und geschickt formulieren, das heißt: Nicht anklagend fragen, etwa „Hast du heute schlechte Laune?“, sondern lieber: „Ich merke, du bist nicht gut drauf – willst du darüber reden?“ In anderen Fällen ist innere Distanz der bessere Weg. Schützen kann man sich letztlich nur durch seine eigene Einstellung (siehe Tipps rechts).

Dr. Sven Sebastian, 45, studierte C ­ hemie und war danach international in Wissen­schaft und Pharmaindustrie tätig. Später spezialisierte er sich auf Hirnforschung und Kognitionswissenschaften. Seit 2009 arbeitet er als Coach und Trainer für Neurokognitives Stress-, Leistungs- und Gesundheits­management.

Mehr Info: www.dr-sven-sebastian.de; www.proventika.de

Schlechte Laune – na und?!

Besonders belastend ist es, wenn es sich bei demjenigen, der seine schlechte Laune an uns auslässt, um den Chef oder die Chefin handelt. So gehen Sie damit um: Machen Sie sich klar: Ok, er oder sie hat schlechte Laune, aber es hat nichts direkt mit mir zu tun und daher auch beruflich keine Folgen (Entlassung!) für mich.

Bleiben Sie bei sich und Ihren Fähigkeiten, konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit!

Nutzen Sie Möglichkeiten, räumliche Distanz zu schaffen (Botengänge, vorgezogene Mittagspause etc.).

Evtl. schaffen Sie es danach, den Chef indirekt von seiner schlechten Laune abzulenken – etwa durch einen Kaffee oder eine positive Nachricht.

Auf keinen Fall denjenigen auf seine Verfassung ansprechen. Er fühlt sich sonst ertappt und wird noch unangenehmer werden!

Er benutzt Sie im Gespräch als Blitzableiter? Versuchen Sie, nicht nervös zu werden, kommunizieren Sie positiv: „Ja, ich habe Sie verstanden, lassen Sie uns eine Lösung finden.“ Bringen Sie ihn immer wieder durch entsprechende Fragen und Feststellungen zurück auf eine rein sachliche Ebene. Fragen Sie konkret nach („Wie meinen Sie das?“), um ihn auf das Fachliche zu reduzieren.

Lassen Sie sich nicht provozieren!

Dabei hilft es, das Gegenüber nicht zu direkt anzuschauen, sonst überträgt sich die negative Stimmung auf Sie („Spiegelneuronen“-Effekt!). Fühlen Sie sich wiederholt provoziert, dürfen Sie intervenieren: „Entschuldigen Sie, aber das wird mir zu persönlich.“ Das kann den anderen wachrütteln.

Nach einer direkten Konfrontation: Machen Sie sich eine Notiz darüber, wie die Begegnung verlief, was Sie geärgert hat. Das hilft erstens, die Sache abzuschließen, und kann zweitens in einem Personalgespräch nützlich werden. Dann tun Sie alles, um wieder in einen Normalmodus zu kommen: Muskeln entkrampfen, die Sinne mit etwas Positivem ablenken (Foto, Kaffee, Schokolade). Und machen Sie sich während der Arbeit jeden noch so kleinen Erfolg bewusst!

– Schlecht gelaunter Chef – was tun Sie? Schreiben Sie uns auf www.facebook.com/bsb.office

Fotos: Thinkstock, privat

Bloß nicht provozieren lassen!

Coaching

bsb-Mentoring-Programm

Von Profis lernen

Lassen Sie sich von erfahrenen Kolleginnen auf Ihrem Berufsweg unterstützen: Seit Jahren vermittelt der bSb Mentorinnen tempra365 stellt regelmäßig eine vor. Dieses Mal: Ulrike Dalldorf, Assistentin der Geschäftsführung bei „Dodenhof“

Foto: privat

Text: Nicole Ehlert

Fristlos gekündigt? Ulrike Dalldorf schwieg – und blieb! Ihre Strategie, die cholerischen Anfälle ihres Chefs auszusitzen oder mit einem gefassten „können wir jetzt weitermachen?“ zu kommentieren, haben sich bewährt. „Ich bin mit unterschiedlichen Cheftypen klar gekommen, ohne mich unterbuttern zu lassen“, erzählt die 55-Jährige. Heute, mit mehr als drei Jahrzehnten Büro-Erfahrung, findet sie: „Choleriker haben durchaus Vorteile. Sie sind schnell aufbrausend, aber man weiß immer, woran man ist.“ Sie ist trotzdem froh, dass die Zeiten hitziger Chefs Vergangenheit sind. Beim Shoppingcenter „Dodenhof“ im niedersächsischen Posthausen – einem Familienbetrieb in vierter Generation – herrsche „Wohlfühlatmosphäre“. Da würden „Werte gelebt“, sagt sie. Deshalb hat Ulrike Dalldorf auch nach zehn Jahren im Dienste der Inhaberfamilie keinerlei Wechsel-Ambitionen.

Eine leidenschaftliche Job-Hopperin war sie ohnehin nie. Nach Abitur und kaufmännischer Ausbildung blieb sie ihrem ersten Arbeitsplatz bei einer Speditionsfirma neun Jahre lang als Sachbearbeiterin treu. Obwohl Speditionskauffrau nicht ihr Traumjob war. „Ich habe gern dort gearbeitet, aber die Bezahlung war auf jeden Fall zu schlecht.“ Eigentlich hätte Ulrike Dalldorf lieber Betriebswirtschaftslehre studiert, aber dieses Fach sei in den späteren 70ern total überlaufen gewesen. Als sie dann die Stellenanzeige einer Wirtschaftsprüfungs-Sozietät in der Zeitung sah, wusste sie: Das ist das Richtige! „Die Arbeit im Sekretariat hat mich schon als Schülerin gereizt“, sagt die Bremerin. Sie bekam den Job im Vorzimmer eines der Partner. Über den bSb erfuhr sie von der Möglichkeit, ein eineinhalbjähriges Fernstudium zur „Direktionsassistentin“ zu absolvieren – eine Fortbildung, die viel BWL enthält und sie mit wertvollem Hintergrundwissen ausstattete. Neun Jahre lang arbeitete Ulrike Dalldorf an der Seite des Wirtschaftsprüfers, mit dem sie sich

„auf einer Wellenlänge“ fühlte. „In alle Unternehmensabläufe involviert zu sein, hat mir sehr gefallen“, erinnert sie sich.

Der Job war perfekt für eine wie sie: gut ausgebildet, diszipliniert, organisiert und durchsetzungsstark – so beschreibt sie sich selbst. Und betont dabei, dass es in ihrem Beruf nicht nur aufs Fachliche, sondern auch auf Fingerspitzengefühl ankomme. „Man steht ja zwischen Chef und Mitarbeitern, muss loyal in beide Richtungen sein.“ Und man müsse damit klar kommen, dass aufgrund der Nähe zum Vorgesetzen „keine Verbrüderungen mit Kollegen möglich sind“.

Als Ulrike Dalldorf 40 war, zeichnete sich ab, dass sich ihr Chef bald aus der Sozietät zurückziehen würde. Das bedeutete für sie: Jobsuche wider Willen, denn es konnte eigentlich nur schlechter werden.

Ulrike Dalldorf nahm nacheinander zwei Sekretariatsstellen in Unternehmen der Automationsindustrie an, hielt aber stets Ausschau nach einem Weg zurück in die Dienstleistungsbranche. Der öffnete sich schließlich nach fünf Jahren mit dem Stellengesuch von „Dodenhof“. „Ich war nie arbeitslos“, stellt Ulrike Dalldorf zufrieden fest. Was nicht heißt, dass sie stets frei von Fragen und Zweifeln war: „In einer älteren bSb-Kollegin hatte ich eine Art Mentorin, die ich immer anrufen konnte“, erzählt sie. Um selbst beraten zu können, machte sie die bSb-MentorinnenAusbildung und freut sich, wenn die Mentee das gemeinsam definierte Ziel erreicht. „Dieses große Vertrauen, das sie mir entgegenbringen, empfinde ich als Geschenk.“

Ulrike Dalldorf trat 1989 in den bSb ein, engagierte sich in verschiedenen Projekten und leitete von 2010 bis 2011 die Regionalgruppe Bremen. Das MentoringProgramm unterstützte sie von Beginn an und ließ sich 2003 selbst ausbilden.

– Sie interessieren sich für Ulrike Dalldorf als Mentorin? In der Regel läuft die Begleitung ein halbes Jahr lang. Mentorin und Mentee tauschen sich in persönlichen Treffen und per Telefon aus.

Kosten: 450 Euro.

Kontakt: info@bSb-office.de

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Business English Sind Ihre Sprachkenntnisse noch up to date? tempra365 und die Würzburger Dolmetscherschule helfen beim Auffrischen.

Folge 3: Die Regeln für Daten, Nummern und Adressen Wer das Datum oder die Uhrzeit direkt aus dem Deutschen ins Englische übersetzt, wird zwar meist verstanden. Besser kommt allerdings die perfekte Formulierung an. Und beim Telefonieren führt garantiert nur die korrekte Ziffernfolge zum Ziel

Dates: Germany:

Britain:

USA

01.01.2012

01 January 2012

January 01, 2012

01. Januar 2012

1st January 2012

The two British ways of writing a date are both spoken the same way: “The first of January 2012.” The Americans do it differently: “January the first 2012.“ It depends on with whom you want to write, an American or a British person. Make sure you do some research before writing a business letter.

Phone numbers: Germany:

Britain:

USA

+49-89-1234567 (Germany – Munich)

+44-207-1234567 (Britain – London)

+1-212-1234567 (New York Brooklyn –USA)

The area code is the number for an individual city. In our examples 089 stands for Munich and 0207 for London. Keep in mind that when your foreign guests arrive in Germany that you remind them to add a zero to the area code. The same is true the other way around, if you dial the country code (e.g. 0049) then you do not add the 0 to the area code.

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tempra365 Juli & August 2012

Special circumstances: If you are staying in the US you have to dial 011- to dial out of the country (011 44 – to call Britain e.g.)

Furthermore, you should pay attention to how you dictate or repeat telephone numbers. In Germany it is normal to say fünf-und-vierzig for forty-five, in English speaking countries no one does this! It is important to say every single digit individually except when the same number appears twice (33) or three times (333), in this case it is possible to say double three or three threes or just three-three or three-three-three.

Addresses: The writing of addresses is not the same in America as it is in Germany. The street name is mentioned after the name of the recipient. Instead of writing the street name before the house number you do it vice-versa in America. There you write the house number and after this the name of your street. In the next line comes the city, the abbreviation of the state and the zip code in one line. The postal code (British) or zip code (American) consists of five to nine numbers. e.g. Mrs. Miller 465 Hollywood Blvd.

Beaver Dam, WI 53196 – 2206 United States of America

Fotos: Thinkstock, privat

As top-assistants have to correspond with other companies around the world it is very important to write letters as the rules require it. That is not as easy as it sounds because of the small but fine differences in writing dates, flight numbers, phone numbers etc. In the next two pages we will give you a short overview of the most important differences.

How to tell time Germany:

English-speaking countries

12:30

Halb eins; Zwölf Uhr dreißig

half-past twelve; twelve-thirty

12:15

Viertel eins; Viertel nach zwölf

quarter past twelve, twelve-fifteen

12:45

Dreiviertel eins; Viertel vor eins

quarter to one

12:00

Zwölf Uhr; Punkt zwölf

twelve o´clock, twelve

Vocabulary

area code = Ortsvorwahl country code = Landesvorwahl digit = Ziffer vice-versa = umgekehrt postal code (British) = PLZ zip code (American) = PLZ

Worksheet 1. How should you correctly write the date in a British/German letter? a) day, month, year b) month, day, year c) year, month, day 2. Which of these dates could be British? a) August 12, 2012 b) 12. August 2012 c) 12 August 2012 3. Rewrite this date as an American would: day: 4, month: 2, year: 1998 4. What is the British international code? a) +34 b) +43

c) +44

5. What is the American international code? a) +110 b) +1

c) +11

6. What do you have to dial when you are in the US and you want to call to Britain? + _____- _____ - 20 - 123456 7. How do you say “Halb Eins” in English? a) half-after one b) thirty-past twelve c) half-past twelve c) quarter one

9. How do you say “Zwölf Uhr” in English? a) twelve b) twelve o’clock 10. How many numbers does the American zip code consist of? a) 4-6 b) 5-9 c) 9-12 up.

Konzeption und Umsetzung: Lea Nuschler, Matthias Feyh und Meike Grösch

Answers: 1. a), 2. c), 3. month, day, year, 4. c), 5. b), 6. 011-44-20-123456, 7. c) , 8. b), 9. both, 10. b)

8. How do you say “Viertel vor Eins” in English? a) quarter past one b) quarter to one

Jennie Spiller, eine junge Texanerin, ist seit 2008 Dozentin an der Würzburger Dolmetscherschule (www.dolmetscher-schule. de). Sie bringt dort den Fremdsprachenkorrespondenten und Europa-Sekretärinnen englische Handelskorrespondenz bei, vermittelt allgemeine Sprachgrundlagen in den Klassen für Euro-Management-Assistenten und ist Dozentin für Landeskunde USA bei den Übersetzern/Dolmetschern.

Mark sollte seine neue MarketingStrategie vorstellen.

Mark schickte seine Assistentin.

Hinter jedem exzellenten Manager steht eine exzellente Assistenz. Und hinter jeder exzellenten Assistenz stehen wir, Secretary Plus. Wir wissen, dass ehrgeizige Manager mehr brauchen als bloß eine Assistenz. Und dass ehrgeizige Assistenten (m/w) mehr verlangen als bloß einen Job. Wenn Sie mehr erwarten. www.pipa-app.com www.secretary-plus.de Expect more.

(von links) Ute Doering (Kongresshotel Potsdam) und Thomas Mulack (Filmpark Babelsberg)

Friedrich Eisenhuth und Holger Schubert (Jakob Maul) mit Angelika Bartschat

Marlene Merget und Brigitte Bißmann

Blick in den Ausstellerraum

Glücklich, wer dabei war ...

Edgar Itt im Kreis des Vorstands: Christel Volk, Anne Hauck, Monika Gunkel

Schon die Location - ein Highlight! Der 3. bSb Erlebnistag fand im Werkforum / Pressezentrum und ConferencingCinema der Volkswagen AG Wolfsburg statt - mit einer Agenda der Superlative: Profi-Vorträge, Branchen-Neuheiten und ein erstklassiges Rahmenprogramm „Eine durchweg gelungene Veranstaltung mit hervorragenden Kontaktmöglichkeiten, inter- Vorstandskolleginnen Anne Hauck und Christel Volk s geht dem bSb-Team ein bisschen wie der deutschen Fußball- essanten Gästen und spannenden Panels, die Fachtagung. Nach der kurzen Vorstellung der alles bestens organisiert - Kompliment vom Aussteller überbringen Bärbel Weist, Bürgermeisterin Nationalmannschaft: Beide bereiten sich monatelang unter Kongresshotel Potsdam und dem Filmpark der Stadt Wolfsburg, Thomas Röttgermann und sein Babelsberg an das Team des bSb! Ein sehr Kollege Christian Seifert von der VfL Wolfsburg Hochdruck auf ein Großereigintensiver Tag - wir sehen uns sicherlich Fußball GmbH ihre Grüße an das Publikum. Annis vor. Und am 8. Juni ist es dann endlich bald in Potsdam wieder!“ soweit: Stunden bevor am Abend in Warschau schließend entführt Edgar Itt die Gäste in die spanText: Angelika Bartschat

E

Ute Doering, Kongresshotel das Eröffnungsspiel der „Euro 2012“ angepfiffen nende Olympia-Welt.

Potsdam & Thomas Mulack, „Der Erlebnis­ wird, öffnet der bSb um 08.30 Uhr im WerkfoIn seinem leidenschaftlichen Filmpark Babelsberg tag ist eine tolle Plattform rum/Pressezentrum und im ConferencingCinema des Vortrag „Olympia steckt in jedem – zum persönlichen Netzwerken.

Volkswagen-Werkes Wolfsburg seine Pforten. Der bSb-Vorstand über Hürden zum Erfolg“ lässt Edgar Dazu die erstklassigen Vorträge der und das engagierte Organisationsteam der bSb-Regionalgruppe Itt, der Mental Coach der deutschen Referenten und eine sehr interessante Gifhorn begrüßen an diesem Tag 150 Teilnehmer aus der ganLeichtathletik-Olympiaauswahl Fachausstellung mit einem guten Mix an zen Republik. 19 Aussteller präsentieren dem Publikum auf dem 2012 in London, die Zuhörer an Informationen und Neuigkeiten rund um das breit gefächerten Marktplatz ihre vielfältigen Dienstleistungen, seinen Erfahrungen aus zahlreiOffice: Das alles zusammen hat den Tag zu Angebote und neuesten Produkte. Es wird begeistert gefachsimchen Wettbewerben teilhaben. einem erfolg­reichen Ereignis gemacht, pelt, diskutiert, ausprobiert und Material in Empfang genommen.

Er motiviert die Teilnehmer, das das Impulse für neue Ideen gibt!“ Kaum zu glauben, dass direkt neben der Veranstaltung im angreneigene Olympia anzunehmen, die auf Christina Brenning, Leiterin der zenden Teil des Gebäudes Autos produziert werden! Die plötzder Laufbahn des Lebens stehenden bSb-Regionalgruppe liche Öffnung der Stahltüren im Empfangsbereich ermöglicht Hürden durch eine richtige Einstellung Hamburg einen schnellen Blick auf eine faszinierende Produktionsstraße und und engagiertes Training zu überwinden, um erinnert daran, auf welch’ einem hoch technisierten Gelände der 3. schließlich als Sieger ganz oben zu stehen. Als Finalist der OlymbSb-Erlebnistag stattfindet. pischen Spiele 1988 in Seoul und Gewinner der Bronze-Medaille In dem modernen und auf technisch höchstem Niveau ausmit der 4 x 400 Meter-Staffel weiß er, wovon er spricht. Edgar Itt gestatteten ConferencingCinema eröffnet Monika Gunkel, 1. lässt die Zuhörer an seiner persönlichen Entwicklung teilhaben Vorsitzende des bSb, gemeinsam mit ihren geschäftsführenden und zeigt, wie alle Ziele zu erreichen sind, wenn man es nur will.

Netzwerken wird großgeschrieben...

Hürden-Meister: Ex-Spitzensportler Edgar Itt

Ausstellermarktplatz und Mittagsimbiss

– Was hat Ihnen in Wolfsburg am besten gefallen? Berichten Sie auf www.facebook.com/bsb.office

Sophie Grund und Nina Becker (Just Book) im Gespräch

Reinhard Rübner präsentiert Avery Produkte

bSb intern

Brigitte Bißmann, Karin Brinkhöfer und Marlene Merget genießen Produkte von Lebkuchen Schmidt

„Neben Tagung, Referenten und Ausstellermarkt war es auch schön, viele bekannte Gesichter wieder zu sehen. Und die Stadtführung hat Wolfsburg von einer anderen Seite gezeigt, als ein kurzer Spaziergang durch die Fußgängerzone vermuten lässt.

Ihre Reize zeigt die Stadt erst auf den zweiten Blick.“

Finalistinnen des Leitz Wettbewerbs: Anita Heß und Susann Förster

Leo Martin mit weiblichen Fans: Karin Brinkhöfer, Leiterin RG Ruhr­ gebiet (links), und die 1. bSb-Vorsitzende Monika Gunkel

Birgit Weidmann, bSb Saarbrücken

Die Aussteller präsentieren sich

Teilnehmer Erlebnistag im Conferencing Cinema

Bitte vormerken: Diese erfolgreiche Veranstaltungsreihe setzt der bSb am 26. Oktober 2012 im MARITIM Hotel und Congress Centrum Dresden fort. Dort erwartet die Teilnehmer wieder ein spannendes Programm rund um die Bereiche Bildung, Netzwerk, Leben. Die Fachvorträge mit Sebastian Stockebrand und Matthias Hatzak behandeln die Themenfelder ­Projektmanagement und WEB 2.0. Torsten Will präsentiert sein Rubrik 91-Tage-Experiment „Freude trainieren“. Den detaillierten Ablauf finden Sie auf der bSb-Webseite www.bSb-office.de.

Premium Partner

Diese bSb-Partner stehen Ihnen mit ihrer Kompetenz zur Verfügung (eine Auswahl).

Voller Inspiration und Motivation entlässt er das Publikum zum Der Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V. (bSb) bedankt sich bei seinen Partnern und Sponsoren für die Unterstützung.

Netzwerken in die Mittagspause.

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Fotos: Edith Sänger

Assistance & Office Management

reger Besuch auch am Stand von Liane Hartstock, Gess+Partner

Christoph Stoiber (Lebkuchen Schmidt) übergibt ein Dankeschön an Katharina Peters (2. v. r.) und Christel Volk (rechts).

DURABLE Hunke & Jochheim GmbH & Co. KG Westfalenstraße 77–79 · 58636 Iserlohn Tel.: +49 2371 662-221 · Fax: +49 2371 662-355 durable@durable.de www.durable.de

Mitglieder im Gespräch mit Rybkowski C AKatharina TERING (QGD)

Katharina Peters mit

Kolleginnen von VW aveato Business Catering Office-, Messe- & Eventcatering bundesweit: Berlin – Düsseldorf – Hamburg – Köln – München – Potsdam & in vielen weiteren Städten Tel.:+ 49 180 34643–73 · Fax: + 49 180 3282283 info@aveato.de www.aveato.de

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tempra365 5 / 2011

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bSb intern

Typgerecht kommunizieren

Von welchem Emotionssystem ist Ihr Chef, Ihre Kollegin gesteuert? Wer’s weiß, kann Gespräche erfolgreicher führen, sagt Business-Coach Peter Kitzki.

Seine Kommunikationsmethode stellte er auf einer Veranstaltung in Essen vor, die Karin Brinkhöfer, Leiterin der bSb-Gruppe Ruhrgebiet, organisiert hatte

Wer unangenehme Anweisungen Weitergibt, sollte wissen, was den anderen motiviert Wenn die Office-Mitarbeiterin als Schaltzentrale zwischen Chef und Mitarbeitern – eine nicht immer angenehme Sandwichposition – auch einmal unangenehme Anweisungen aus der Führungsetage an die Kollegen kommunizieren muss, ist das Wissen von Vorteil, wie der einzelne Mensch am besten angesprochen und motiviert werden sollte. Konkretes Beispiel: Die gesamte EDV im Büro soll umgestellt werden, die Office-Mitarbeiterin begleitet den Veränderungsprozess federführend. Beim Dominanz-Typ unter den Mitarbeitern betont sie die Chancen, die in der Veränderung liegen. Das hat Auswirkungen bis in die Sprache hinein: „So bleibt unser Unternehmen konkurrenzfähig, und wenn Sie sich in das System einarbeiten, hilft Ihnen das vielleicht sogar auf Ihrem Karriereweg.“ Beim sogenannten Stimulanz-Typ, der das Neue, Unbekannte und Innovative liebt, verweist sie auf die fantastischen Möglichkeiten, die durch die Veränderung gewiss entstehen.

Und beim beziehungsorientierten Balance-Unterstützer-Typ betont sie, dass es doch eine tolle Gemeinschaftsaufgabe für das gesamte Team ist, das neue System einzuführen. Während sie den Zahlen-Daten-Fakten-Kollegen motiviert, indem sie ihm schwarz auf weiß die Vorteile und den Nutzen des erprobten und zuverlässigen EDV-Systems darlegt.

In der Hirnforschung werden Vier Emotionssysteme unterschieden Die typgerechte Kommunikation basiert auf Erkenntnissen der Hirnforschung. Demnach treffen Menschen zum Beispiel Entscheidungen so gut wie immer emotional, nämlich zu 80 ­Prozent.

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tempra365 Juli & August 2012

DominanzTyp

StimulanzTyp

BalanceUnterstützerTyp

BalanceBewahrerTyp

Diese Entscheidungen werden – so die Hirnforscher – im limbischen System unseres Denkapparates gefällt, und dort ist das jeweilige Emotionssystem beheimatet, das eine Person bevorzugt.

So gibt es das Dominanz-, das Stimulanz-, das Balance-Unter­ stützer- und das Balance-Bewahrer-Emotionssystem – natürlich nie in „Reinkultur“. Trotzdem: Meistens dominiert bei einem Menschen eines der Emotionssysteme.

Welche praktischen Konsequenzen hat dies für die Office-Mitarbeiterin? Muss sie nun limbische Literatur wälzen oder Chef und Kollegen in den Magnetresonanztomographen schieben, um deren Hirnströme zu messen? Nein – aber sie sollte auf jeden Fall feststellen, zu welchem Typus sie selbst gehört. Dann weiß sie, wie sie auf andere wirkt und kann einordnen, warum die Menschen auf sie so und nicht anders reagieren.

Hinzu kommt: Die Office-Mitarbeiterin spricht jeden Tag mit ihrer Führungskraft und ihren Kollegen. Da sollte die Einschätzung des jeweiligen dominanten Emotionssystems mit ein wenig Hintergrundwissen und Übung möglich sein. Und dann kann sie – wie im EDV-Beispiel oben dargelegt – ihre Kommunikation typgerecht und individuell ausrichten und ihre Gesprächsführung der jeweiligen Situation und Person anpassen.

Peter Kitzki ist als Business- und Management-Coach Experte für angewandte Vertriebsstrategien. Die von ihm entwickelte ValueMatch®-Methode kombiniert Vertriebs-Know-how mit den neuesten Erkenntnissen der Hirnforschung.

Kontakt: 0211/22 970-820, peter.kitzki@kitzki.de, www.kitzki.de

Fotos: privat

J

eden Tag kommuniziert die Office-Mitarbeiterin mit den unterschiedlichsten Menschen. Da ist zunächst einmal die Chefin oder der Chef. Führungskräfte sind nicht immer, jedoch meistens dominant veranlagt: Wichtig sind ihnen Ergebnisse und Macht, sie wollen andere aktiv führen, selbst

an der Spitze stehen, andere hinter sich lassen. Klar ist, dass die Office-Mitarbeiterin mit einem dominanten Menschen anders kommunizieren sollte als mit dem Kollegen, für den die Beziehungen zu anderen Menschen sowie Werte wie Gebor­ genheit und menschliche Wärme bedeutsam sind. Und dann ist da noch der Kollege, dem Zahlen, Daten und belegbare Fakten über alles gehen und der sehr sicherheitsorientiert agiert.

Office

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Klic n Sie docihts-

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Wir schauen bSb-Mitgliedern auf den Schreibtisch! Dieses Mal schickte uns Mareike Bode aus der bSb-Bundesgeschäftsstelle in Bremen Fotos. Sie ist seit August 2011 dort angestellt und für Finanzen, Controlling und die Betreuung der Regionalgruppen zuständig Mein Schreibtisch verrät über mich …

…wenig Persönliches. Ich verstehe den Begriff „Arbeitsplatz“ wörtlich, denn zum Arbeiten benötige ich eine gewisse Menge an Platz auf dem Schreibtisch, um Computer, Telefon sowie Bürohilfsmittel wie Locher und Hefter griffbereit zu haben.

Rings um den PC herrscht Ordnung auf dem Schreibtisch von Mareike Bode im Bremer bSb-Büro

Die wichtigsten Utensilien sind …

Beim Blick aus dem Fenster …

Ordnung auf dem Schreibtisch …

Wenn ich etwas an meinem Büro ver­ ändern könnte …

… der PC, der Taschenrechner und Schreibutensilien. Da in der Finanzbuchhaltung die Erfassung der Geschäftsvorfälle ausschließlich unter Zuhilfenahme einer Software vorgenommen wird, ist der PC für mich das wichtigste Arbeitsmittel. …ist für mich sehr wichtig. Je weniger beim Arbeiten im eigenen Blickfeld liegt, desto weniger werde ich abgelenkt. Ich lege mir auch nur die Unterlagen zu den Aufgaben auf den Tisch, die ich vorhabe an dem Tag zu erledigen.

Siggis Lieb-Links Surfing für den bSb: Siggi Weide, Vorstandsmitglied und Leiterin des Online-Teams, hält regelmäßig für tempra365 Ausschau im Internet - nach Seiten, die Sie garantiert nicht mehr missen wollen Bildung Im Institut für Kommunikation in sozialen Medien (=ikosom) arbeiten Experten für digitale Kommunikation und beschäftigen sich mit Themen wie Community Management, Digitales Fundraising, Government 2.0, ePartizipation und Urheberrecht. ikosom berichtet über aktuelle Studien und führt eigene Studien durch, es berät und begleitet Unternehmen, Organisationen und Projekte bei der Analyse von Trends und Kommunikationsverhalten sowie der Entwicklung von Kommunikations- und Positionierungsstrategien. Es werden branchenübergreifend Schulungen angeboten, in denen Theorie und Praxis vermittelt wird. www.ikosom.de

Netzwerk Alle deutschen Theater auf einem Internetportal: Mit theaterverzeichnis.de – einem Angebot der Deutschland24. de GmbH – lassen sich Theaterbesuche bundesweit optimal planen. Die Datenbank umfasst mehr als 2.000 Einträge aus 713 Städten und bildet die deutsche Theaterlandschaft fast vollständig ab. Lexikon, Buchtipps, Ticketservice, Kulturnachrichten machen das aktuelle Angebot komplett. Wer gut informiert ist, kann gleich per eCard seine (Business-) Kontakte einladen oder überraschen: Bei jedem Eintrag sind die Einladungskarten hinterlegt. Und Sie können online ihre Sitzplatzkarten buchen. www.theaterverzeichnis.de

…sehe ich in einen Innenhof und auf ein Büro- und Geschäftsgebäude. Dahinter ragen die Spitzen des Doms hervor. Das erinnert mich immer daran, wie nah unser Büro am schönen Bremer Marktplatz liegt. …hätte ich gerne einen Beistelltisch mit zwei Stühlen, damit ich Gesprächspartnern einen angenehmen Platz bieten könnte. Momentan setzen sich diese an die Ecke meines Schreibtisches, was sich für alle Beteiligten nicht so gut anfühlt.

Mit Klick und Köpfchen: Siggi Weide weiß das Internet für alle Lebenslagen zu nutzen

Leben Genuss und Sinn als Einheit – das ist Teil der „Pomp“-Philosophie, die auch für Nachhaltigkeit steht. 1779 begannen die Vorfahren der Familie Höhl in Hochstadt bei Frankfurt, Wein aus Äpfeln zu keltern. Diesen genoss man in illustren Kreisen mit Sekt aus dem nahen Rheingau als „Herrschafts-Gespritzten“. „Apfel verführt Traube“ – ein Thema, das neu interpretiert werden wollte: 2002 komponierte Dr. Johanna Höhl ihre eigene Linie „Pomp“ – eine Mariage aus Champagner-Reinette und Rheingauer Rieslingsekt, charaktervoll und pompös.

Als exquisites Geschenk verpackt, kann es auch einfach online bestellt werden. www.pomp-hoehl.de 25

bSb intern

Dies & Das aus dem bSb Männliche Team-Verstärkung, neue Frau an der Spitze, Rituale der Geschlechter: Viel Spannendes haben die Regionalgruppen zu berichten Regionalgruppe München bSb-Geschäftsstelle

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tempra365 Juli & August 2012

Karin Gerstacker leitet jetzt die Münchener bSb-Gruppe

Reg ionalgr uppe Köln ERFOLGSRITUALE FÜR BUSINESS-HEXEN Was für ein Highlight! Die Buchautorin und ManagementBeraterin Silke Foth aus Bayern besuchte unsere Regionalgruppe. Thema des Abends war der Titel ihres Buches: „Erfolgsrituale für Business-Hexen“. Silke Foth behauptet zu Recht: „Frauen sind klug, schön und kompetent – doch über Erfolg in Business und Beruf entscheiden Rituale.“ Wie sehr sich diese unterscheiden, machte sie uns an unterhaltsamen Beispielen klar. Allein schon in der Art, wie Männer und Frauen sich begrüßen, liegt ein himmelweiter Unterschied. Wenn Männer sich die Hand geben, kommt diese fast immer von oben – Frauen achten dagegen darauf, dass die beiden Daumen parallel zueinander liegen.

Der Mann gibt zu verstehen: „Ich bin das Alpha-Tier!“ Die Frau dagegen signalisiert (unbewusst): „Wir sind gleichberechtigt!“ Fazit aus diesen und weiteren Beispielen: Nicht die bösen Männer bremsen Frauen aus. Es ist schlimmer: Berufstätige Frauen werden auf dem Altar uralter Business-Rituale geopfert und um verdiente Anerkennung oder gleiches Gehalt betrogen. Würden Frauen die Rituale durchschauen, hätten sie es einfacher, sich im Beruf zu behaupten. Sich sichtbar zu machen, erspart beispielsweise eine Menge harte Arbeit, um das gleiche Ziel zu erreichen.

Silke Foth riet: „Männer wissen, dass Frauen-Feedback ehrlich ist. Also haben Sie Mut und geben Sie auch Ihrem Chef einmal ein ehrliches Feedback. Zum Beispiel im nächsten Mitarbeitergespräch.“ Danke an sie, die uns auf neue Gedanken im Umgang mit männlichen Kollegen und Chefs gebracht hat!

Symbolträchtige Begrüßung: Sabine (Henrike Feltges) Hoff (links) und Silke Foth

Fotos: privat

Boys' Day beim bSb in Bremen Am 26. April 2012 fand in Niedersachsen wieder der „Geprüfter Office MaZukunftstag statt, nager bSb“: der jungen HeranJulius Lürig wachsenden einen mit Maggie kleinen Einblick in ­Riebe (links), Mareike Bode geschlechteruntypi(rechts) sche Berufe bringen soll. Die Bundesgeschäftsstelle des bSb war auch in diesem Jahr wieder dabei. Unsere Geschäftsstellenleiterin Angelika Bartschat wurde an diesem Tag von ihrem 12-jährigen Neffen Julius Lürig begleitet.

Julius bekam einen Eindruck von den vielfältigen Aufgaben und Dienstleistungen, die in der Geschäftsstelle täglich von den vier Mitarbeiterinnen gemeistert werden. Mit großer Begeisterung probierte er die zahlreichen technischen Arbeitsmittel wie das Multifunktionsgerät, den Aktenvernichter und den Visitenkartenscanner aus. Mit den modernen Labelgeräten erstellte er engagiert Etiketten für den Versand der umfangreichen Post und nahm weitere Beschriftungen damit vor. Fasziniert hat er an den höhenverstellbaren Schreibtischen verschiedene Sitz- und Stehpositionen probiert und außerdem versucht, mit dem Stifttablett den Cursor über den Bildschirm zu steuern. Das Konfektionieren von Interessenten-Paketen sowie auch die Erstellung der Bildungsflyer entfachte zwar nicht seine größte Begeisterung. Hier lernte er jedoch schnell, dass es Aufgaben im Office gibt, die nicht seinen Neigungen entsprechen, aber dennoch mit der gleichen Sorgfalt erledigt werden müssen. Das Team war an dieser Stelle unnachgiebig. Die Bedienung der Telefonanlage lernte er ebenfalls schnell und setzte sein Wissen direkt für die Bestellung eines gemeinsamen Mittagessens ein.

Am Ende des schnell vergangenen Tages erhielt Julius eine Auszeichnung als „Geprüfter Office-Manager bSb“ und ein Zeugnis für seine Leistungen im bSb. Das zum Abschied überreichte Materialpaket mit verschiedenen Office-Materialien und Zeitschriften rundete einen für alle Beteiligten eindrucksvollen Tag ab. Seine strahlenden Augen sprachen Bände. Und er hat schon angefragt, ob er im nächsten Jahr den Zukunftstag erneut im Kreis des bSb-Teams verbringen darf. Auch für uns, das Team, war der Tag lehrreich und hat viel Spaß gemacht. Wir sind sicher auch 2013 wieder mit dabei!

neu im amt Die bSb-Regionalgruppe München hat eine neue Leiterin: Karin Gerstacker. Die 54-Jährige ist seit 2009 Mitglied im Verband. Nach ihrer Ausbildung zur Industriekauffrau arbeitete sie als Sekretärin in verschiedenen Firmen, machte sich 1994 mit einem eigenen Büroservice selbstständig.

Karin Gerstacker ist verheiratet und hat einen 17-jährigen Sohn.

Die bSb-Reg ionalgr uppe Che mnitz

TEAMWOCHEN

geht online

„Nutzt das InternetPotenzial“, riet Technik-Lady Kristin Witosseck an ihrer Info-Veranstaltung

Ein Abend für Social MediaTechnik-Lady Kristin Witosseck berichtet In den Büros muss man täglich mit dem Internet umgehen, um seine Aufgaben zu bearbeiten und up to date zu bleiben. Durch diese rasante Entwicklung kommt man um die Nutzung der so genannten s­ ozialen Netzwerke wie Xing und Facebook nicht herum. Aus diesem Grund sind die Mitglieder der bSb-Regionalgruppe Chemnitz mit der Bitte auf mich als ­„Technik-Lady“ zugekommen, ob ich ihnen diese „Phänomene“ nicht näher bringen könnte.

Die Veranstaltung dafür fand am 18. April 2012 in unserem ständigen Tagungshotel Mercure Kongress im Herzen von Chemnitz statt. Den Einstieg in den Abend bot die bSb-Website (www.bSb-office.de), die ich vorstellte, um auf das Potenzial hinzuweisen, das dieses Portal mit sich bringt, um uns bei der täglichen Arbeit im Office zu unterstützen. Anschließend folgte ein Überblick über die zur Zeit beliebtesten sozialen Netzwerke. Ich erläuterte daraufhin Xing und Facebook näher, um den Damen ihre Berührungsängste zu nehmen und die wichtigsten Funktionen mit den damit verbundenen Vorteilen aufzuzeigen. Zum Abschluss der Veranstaltung stellte ich die Mitglieder und die Arbeit des bSb-Online-Teams einmal näher vor, um den Ladies der RG Chemnitz zu beschreiben, wer dahinter steckt und wie die Abläufe funktionieren, damit sich der Bundesverband online präsentieren kann.

Das Feedback der zahlreichen Teilnehmerinnen nach der Veranstaltung war ausschließlich positiv. Einige haben mir zugesichert, dass sie sich jetzt intensiver mit den Themen beschäftigen werden, da sie festgestellt haben, welchen enormen Nutzen man daraus ziehen kann. Sicherlich ist es schwierig, sich insbesondere mit den sozialen Netzwerken zu beschäftigen, wenn man Angst vor dem Ausmaß hat, das diese Nutzung annehmen kann. Jeder von Ihnen hat von den Partys gehört, zu denen Menschen aufgerufen haben - und die schließlich aufgrund der enormen Teilnehmerzahlen nur von der Polizei aufgelöst werden konnten. Doch wenn man sich gewissenhaft damit auseinandersetzt und weiß, dass jeder selbst dafür verantwortlich ist, welche Informationen er von sich preisgibt, bieten eben diese Netz­ werke ungeahnte Möglichkeiten, um beruflich weiterzukommen oder sich einfach privat mit Freunden in der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen.

Ich möchte hiermit auch gern die Chance nutzen, allen Regionalgruppen einmal den Tipp zu geben, das Potenzial zu nutzen, welches in ihren Mitgliedern steckt.

Finden Sie heraus, wer von Ihnen zu einem bestimmten Thema referieren kann, um die Mitglieder mit diesem Wissen weiterzubringen.

Bedanken möchte ich mich insbesondere noch beim bSb-Vorstandsmitglied ­Siggi Weide für die tolle Unterstützung in Vorbereitung dieser Veranstaltung und bei Gabriele Welsch, unserer Regionalleiterin, die mir die ‚Bühne‘ für diese ­Veranstaltung gegeben hat.

Unser Tagungs-Special im Sommer 2012

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Karriere, Liebe, Lebensart

Top-Redner Ralph Goldschmidt ist Experte für Leistung und Lebensqualität. Wie der Balanceakt gelingt, verriet er den Besuchern eines After-Work-Events, das die bSb-Regionalgruppe Berlin mit Unterstützung der Agentur „be five communications“ organisiert hatte Text: Siggi Weide / Ulrike Fiedler

uchautor, Coach und TopWWW-Zeitalter mag das etwas Inspiration Karriere, Liebe und Redner Ralph Goldschmidt moderner klingen, meint aber Lebensart“, die Bühne und frische betrat. kam am 7. Mai ins Mercure dasselbe: ‚Sharing is caring‘.“ Hotel Berlin Tempelhof AirDer Deal kam zustande und Mit freundlicher Cocktails port, um über die besten und sah so aus: Ralph Goldschmidt Unterstützung des wichtigsten Zutaten für den individuellen betrachtet seinen Auftritt in der Hoteldirektors, Münür Lebenscocktail zu sprechen. Goldschmidt Hauptstadt als „Sozialtag“ für den guten ­Sakaoglu, der seine Bar gern zur Ver­ ist Experte für Balanceakte: zwischen Zweck. Die hochkarätige Veranstaltung fügung stellte und den Begrüßungsdrink beruflicher Leistungsoptimierung und wird mit Hilfe digitaler Kommunikation sponserte, gelang es dem engagierten privater Lebensqualität, Höchstleistungen vermarktet, was für Goldschmidt den und kreativen Organisationsteam schon und Wohlbefinzusätzlichen von Beginn an, für Wohlfühlatmosphäden, Arbeitskraft Vorteil hat, re zu sorgen. Das ebenfalls gut gelaunte und Lebenspraktische und sehr freundliche Barkeeper-Team lust. Bei seinen Erfahrungen schüttelte und rührte ausgewählte CockAuftritten gibt im Umgang tails aus Goldschmidts Buch „Shake your er erste Antwormit den beiden life“ und schaffte so ein passendes und ten auf Fragen Onlinestilvolles Ambiente. wie: Arbeit oder Communities In ihrer Begrüßungsrede stellten die Leben, Karriere „facebook“ und beiden Leiterinnen Ulrike Fiedler und oder Familie? „XING“ zu Adrienne Manteufel gemeinsam mit dem Wie kann man sammeln (teilen Geschäftsführer von „be five communi­ den An- und und kommencations“, Andreas Winkler, dem Publikum Überforderungen tieren!). Und den Berufsverband und die Vorteile einer gerecht werden? Ein starkes Team (von links nach rechts): Siggi Weide, noch ein Grund bSb-Mitgliedschaft vor und berichteten Wie schafft man Adrienne Manteufel, Ulrike Fiedler und Ralph Goldschmidt zur Freude: Dr. detailliert über die regelmäßigen Treffen es, sich dabei den Johanna Höhl, und die gemeinsamen Aktivitäten. Dabei Spaß am Leben zu bewahren? hessische „Äppelwoi“-Ikone und Erfinmachten sie deutlich: Wer Mitglied im Bereits 2011, beim 7. bSb-Erlebnistag in derin des preisgekrönten „HerrschaftsbSb ist, ist Teil eines lebendigen NetzHamburg, hatten sich der Geschäftsführer Gespritzten“ namens „Pomp“ (Gewinner werks und einer starken Gemeinschaft. der Goldschmidt & Friends GmbH aus des „Innovation Awards“ 2010) ließ Ralph Nach dem unterhaltsam präsentierten ImKöln und Siggi Weide, bSb-VorstandsmitGoldschmidt ein Genuss-Paket aus eigepulsvortrag des diplomierten ­Volkswirtes glied und Leiterin des bSb-Online-Teams ner Kelterei überreichen. und Sportwissenschaftlers fand im eneraus Berlin, getroffen. Schon zu dieser So konnten schließlich über 70 Gäste eine giegeladenen Flair der Hotelbar noch Zeit wurden Ideen ausgetauscht, wie es hochprozentige Mischung aus wertvollen länger ein fachlich und persönlich inspigelingen könnte, mehr Menschen für Informationen und inspirierendem Ausrierender Austausch unter den Besuchern Europas größten Berufsverband für Office tausch erleben. statt. Ein toller Abend, der seinem Motto Professionals zu begeistern und sie zu Auf dem Programm stand zunächst das „Shake your life“ gänzlich gerecht wurde. motivieren, sich aktiver am Verbandsleben einstündige „Come together“, das es den zu beteiligen und eine bSb-Mitgliedschaft Teilnehmern ermöglichen sollte erst abzuschließen. einmal in Ruhe am Veranstaltungs„Hilfst Du mir, helfe ich Dir“, ein altbeort zu „landen“ und nach einem kannter und darum nicht weniger sinnanspruchsvollen Arbeitstag im Büro Vortrag in der Bar: Ralph hafter Spruch, der die beiden Netzwerker etwas runterzukommen, bevor zu Goldschmidt verbindet und der sie schnell einig werden fortgeschrittener Stunde der Topact beim Event ließ. Weide, die diese Lebensphilosophie mit seinem Impulsvortrag „Shake der Regionalgruppe Berlin beruflich und privat beherzigt, sagt: „Im your life - der richtige Mix aus

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Fotos: privat

B

Information,

bSb intern

Herzlich willkommen!

Sie sind jetzt auch dabei: Folgende sieben Unternehmen begrüßen wir als neue bSb-Partner. In einem Kurzportrait stellen sich die Neulinge vor

Baum Hotelbetriebe Bremen GmbH, Courtyard by Marriot Bremen Theodor-Heuss-Allee 2 28215 Bremen Tel.: 0421 - 69 64 0660 www.courtyardbremen.de

Baum Hotelbetriebe GmbH, Courtyard Marriot Maschsee Arthur-Menge-Ufer 3 30169 Hannover Tel.: 0511 - 36 60 0660 www.courtyardhannover.de

Staunen, entdecken und sich wohl fühlen! Das erwartet Sie im Courtyard by Marriott Bremen.

Erleben Sie Tradition und Moderne auf perfekte Weise vereint und freuen Sie sich auf das außergewöhnliche Ambiente im restaurierten historischen Gebäude des Norddeutschen Lloyd von 1913. In 152 Zimmern und 3 Suiten sowie den 7 Tagungsräumen können Sie nicht nur wunderbar schlafen oder tagen, sondern auch ein Stück Bremens Geschichte entdecken.

Das Courtyard by Marriott am Maschsee in Hannover ist wohl schon dank des wundervollen Blicks auf den See eines der schönsten Tagungshotels der Messestadt Hannover.Im Courtyard by Marriott Hannover Maschsee stehen Ihnen und Ihren Gästen 149 Zimmer und Suiten wahlweise mit Sicht auf die AWD Arena oder den Maschsee zur Verfügung. Das Restaurant „Julian’s bar and restaurant“ sorgt für das leibliche Wohl unserer Gäste.

Die BLACKSTAR Gruppe ist seit über fünf Jahren im Bereich des Chauffeur- & BLACKSTAR Limousinenservices tätig. Neben PrivatperChauffeur- & sonen zählen intern. Unternehmen aus allen Limousinenservice Bereichen der Industrie, Wirtschaft, Politik Am Heckenacker 5 85652 Pliening bei sowie Reiseunternehmen zu den Kunden.

München Angeboten werden europaweite Transfers zu Tel.: 089 - 125 036 550 www.blackstargruppe.com allen Destinationen Ihrer Wahl, wie z.B. zwischen Flughafen und der City, dem Bahnhof und Hotels für Sie und Ihrer Gäste.

HSM GmbH + Co. KG Austraße 1-9 88699 Frickingen Tel.: 07554 - 2100 421 www.hsm.eu

HSM GmbH + Co. KG, der Frickinger Hersteller von Aktenvernichtern, Schneidemaschinen und Ballenpressen, wurde 1971 von Hermann Schwelling als Ein-Mann-Unternehmen gegründet. Im Laufe der Jahre hat sich HSM Schritt für Schritt vergrößert und zu einem Unternehmen entwickelt, das weltweit agiert, sich aber nach wie vor klar zum Standort Deutschland bekennt.

Die HSM Bürotechnik bietet eine große Familie verschiedener Aktenvernichter.

Mercuri Urval GmbH, Unter den Eichen 5 65195 Wiesbaden, Tel.: 0611 - 23 84 514 www.mercuriurval.com

Stockebrand Business Coaching Rothschildallee 37 60389 Frankfurt Tel.: 069 - 87 87 26 66 www.stockebrand-bc.de

tesa SE Quickbornstraße 24 20253 Hamburg Tel.: 040 - 49 09 63 80 www.tesa.de

Das Unternehmen Mercuri Urval wurde vor über 40 Jahren in Schweden gegründet.Es zählt zu den global führenden Unternehmen in der Personalberatung - mit 700 Mitarbeitern und 75 Büros, davon 6 in Deutschland, in 25 Ländern berät Mercuri Urval jährlich über 3.000 Kunden. Mercuri bietet eine umfangreiche Bandbreite an Dienstleistungen, mit denen die Kunden die Leistungsfähigkeit ihres Unternehmens und der Mitarbeiter verbessern können.

Sebastian Stockebrand ist mit seinem Unternehmen Stockebrand Business Coaching seit 2007 tätig. Das Unternehmen hilft besonders bei der Beantwortung einer wichtigen Frage: Wie können Führungskräfte, die eine neue Position antreten, einen erfolgreichen Start sicherstellen? Onboarding – die Begleitung einer Führungskraft in der Startphase durch einen Coach - ist die Kernkompetenz von Stockebrand Business Coaching.

Mit einer Bekanntheit von 98 Prozent und einem Sympathiewert von 76 Prozent ­(International Research) gehört tesa in seinem Heimatmarkt Deutschland zu den stärksten Marken. Sogar den Weg in den Duden hat der Name geschafft.

Doch tesa ist mehr als der berühmte klassische Klebefilm: Als europäische Aktiengesellschaft und 100-prozentige ­Tochtergesellschaft der Beiersdorf AG (u. a. NIVEA, Eucerin, la ­prairie) sorgen wir mit über 7.000 Produkt- und Systemlösungen beispielsweise dafür, dass moderne ­Elektronikgeräte immer kleiner, leichter und multifunktionaler werden. tesa beschleunigt den fliegenden Rollenwechsel im ­Zeitungsdruck, ist für diverse Anwendungen Partner der ­Automobilindustrie, optimiert die Energieeffizienz von privaten Haushalten, beugt ­Produktpiraterie mit ausgeklügelten Sicherheitskonzepten vor oder entwickelt arzneimittelhaltige Pflasterprodukte für die Pharmaindustrie.

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Besser arbeiten mit Outlook

Das Microsoft-Programm bietet unzählige Möglichkeiten, sich die Arbeit zu erleichtern. Otmar Witzgall kennt sie alle und erklärt im dritten Teil der tempra365-Serie, wie man mit dem digitalen „Knoten im Taschentuch“ seine Wiedervorlage optimal organisiert Sie erhalten eine E-Mail, die eine Aufgabe für die nächste Woche beinhaltet. Oder: Es fällt Ihnen ein, dass Sie einen Kunden übermorgen wegen einer Terminanfrage anrufen möchten. Wie gehen Sie jetzt vor?

Wenn Sie mit Aufgaben arbeiten, wandeln Sie per Drag & Drop den Kontakt oder die E-Mail in eine Aufgabe um. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Ihr Handy die Outlook-Aufgaben synchronisiert und Sie viel außer Haus sind.

Wenn Sie vorwiegend am Computer arbeiten, dann setzen Sie den digitalen „Knoten im Taschentuch“ ein. Das bedeutet: Sie wandeln eine E-Mail oder einen Kontakt nicht in eine Aufgabe um, sondern kennzeichnen diese direkt mit einer Nachverfolgung. Dies gilt für Kontakte und E-Mails. Da eine Aufgabe diese Kennzeichnung – sprich Erinnerungsfunktion – sowieso hat, können Sie sich alle „Aufgaben“ in Outlook 2007 und Outlook 2010 in der Aufgabenansicht unter Vorgangsliste anzeigen lassen. Die mit dem „Knoten im Taschentuch“ versehenen Kontakte und E-Mails werden zusammen mit Terminen und Aufgaben auch im Erinnerungsfenster angezeigt (Abbildung 1).

Abbildung 1: Digitaler „Knoten im Taschentuch“ im Erinnerungsfenster (Outlook 2003)

Wenn Sie eine E-Mail mit einer Wiedervorlage / Nachverfolgung versehen möchten, dann öffnen Sie mit der Tasten kombination Strg+Umsch+G das Fenster Zur Nachverfogung kennzeichnen.

Bei Kennzeichnung wählen Sie einen Text aus oder schreiben über den markierten Text Zur Nachfolge eine aussagefähige Notiz.

Die anderen Felder füllen Sie nach Belieben aus und bestätigen mit OK (Abbildung 2) Abbildung 2: Digitaler „Knoten im Taschentuch“ (Outlook 2003)

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C

L

Pr K

Organisation

mein

Arbeitsplatz

Sie können auch eine andere Vorgehensweise wählen, indem Sie mit der rechten Maus auf die Flagge in der äußerst rechten Spalte Ihres Posteingangs mit Namen Kennzeichnungsstatus klicken und im Kontextmenü Ihre Kennzeichnung vornehmen oder das Bearbeitungs fenster mit Erinnerung hinzufügen (Outlook 2003) oder Benutzerdefiniert (Outlook 2007 und 2010) aufrufen.

Haben Sie eine Standardkennzeichnung gesetzt (Outlook 2003) oder Schnellklicken festgelegt (Outlook 2007 und Outlook 2010), dann kennzeichnen Sie die markierte E-Mail mit einem Klick auf das Flaggensymbol.

Mit einem weiteren Klick markieren Sie die E-Mail als erledigt.

Sie legen das Standardkennzeichen bzw. das Schnellklicken über das Kontext menü fest (Abbildung 3).

organisiert & strukturiert

Office-Management mit Classei

genial und einfach

Abbildung 3: Digitaler „Knoten im Taschentuch“ durch Schnellklicken (Outlook 2010)

Fotos: privat

Vorteil für den digitalen „Knoten im Taschentuch“ 1. Sie brauchen Kontakte und E-Mails nicht in Aufgaben umzuwandeln – Sie sparen Zeit.

2. Sie sehen die Wiedervorlage zusammen mit Terminen und Aufgaben im Erinnerungsfenster – Sie gewinnen Übersicht.

Nachteil für den digitalen „Knoten im Taschentuch“ Die Wiedervorlage wird nicht in den Apps bei Handys wiedergegeben – das heißt: Wenn Sie viel unterwegs sind und Ihre Aufgaben mit Outlook synchronisieren, werden nur die Aufgaben angezeigt.

Mal ehrlich, türmen sich auf Ihrem Schreibtisch auch nette Papierstapel? Ein unaufgeräumter Schreibtisch nervt, frustriert und bremst die Produktivität. Organisieren sich neu, denn ein organisierter, strukturierter Arbeitsplatz motiviert und macht das Office-Leben einfach leichter.

No Problem - das Classei-System erleichtert Ihnen den Büro-Alltag jeden Tag. Im Nu haben Sie Ordnung und Übersicht am Arbeitsplatz.

Otmar Witzgall ist Diplomsoziologe, Geschäftsführungsassistent e-commerce und Outlook-Trainer 2.0. Er schöpft aus 30-jähriger Erfahrung als Schulungs- und Seminarleiter Kontakt: Tel. 0351 2527988; witzgall@outlookeinrichten.de.

Weitere Infos: www.outlookeinrichten.de, www.facebook.com/outlookeinrichten, www.xing.com/profile/Otmar_Witzgall Alle Rechte an diesem Beitrag liegen beim Autor!

Egal, ob Sie Kunden- und Lieferantenakten, Personal- oder Kreditakten, umfangreiche Projekte oder nur ein einzelnes Dokument verwalten – mit Classei kein Problem.

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Hamburg

emotion.vorträge 2012

NORD EVENT: Ehemaliges Hauptzollamt | Penthouse Elb-Panorama | Nord Event Panoramadeck | Hamburg

Inspiration. Weiterkommen. Netzwerken

Mehr über sich erfahren, sich inspirieren lassen, neue Impulse bekommen - erleben Sie mit EMOTION einen tollen Abend! Bei unseren EMOTION.Vorträgen begeistern Sie fünf hochkarätige ReferentInnen in Hamburg, Frankfurt, Stuttgart und München mit neuen, spannenden Themen in außergewöhnlichen Locations. Zum Ausklang des Abends laden wir Sie zum Netzwerken bei einem Glas Sekt ein. Seien Sie dabei, wir freuen uns auf Sie!

Frankfurt

5 Abende – jeweils 19.30 – 21.00 Uhr (Einlass: 19.00 Uhr) Anschließend Gespräche mit den ReferentInnen und Networking

Hessischer Rundfunk | Bertramstraße 8 | 60320 Frankfurt

Stuttgart BW-Bank | Kleiner Schlossplatz 11 | 70173 Stuttgart

Marion Knaths

Angelika Gulder

Astrid Posner

René Borbonus

Regina Först

FührungskräfteTrainerin und Bestseller-Autorin

Dipl.-Psych., Bestseller-Autorin und Expertin für Berufung und Lebensträume

Kommunikationswissenschaftlerin, Systemischer Coach, Filmschauspielerin

Vortragsredner und Kommunikationsexperte

Speaker und Coach

Erfolgreich kommunizieren.

Wie Sie in Führung gehen

Aufgewacht! Wie Sie das Leben Ihrer Träume finden

So bin ich! Wie Sie souverän jede Situation meistern

Respekt. Wie Sie Ansehen bei Freund und Feind gewinnen

Ausstrahlung. Wie Sie mit Ausdruck Eindruck machen

München Bankhaus DONNER & REUSCHEL | Friedrichstraße 18 | 80801 München

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Bei Buchung eines einzelnen Erlebnisvortrages in der jeweiligen WunschStadt (Bitte ein Kreuz oder Zahl der Teilnehmer für den jeweiligen Vortrag / Termin)

Name, Vorname

PLZ, Ort

Straße, Nr.

Telefon / E-Mail

Mit freundlicher Unterstützung von

Hamburg

Frankfurt

Stuttgart

München

1

Marion Knaths

16.04.12

24.05.12

23.04.12

09.05.12

2

Angelika Gulder

10.09.12

30.08.12

17.09.12

26.06.12

3

Astrid Posner

14.08.12

01.11.12

14.05.12

06.11.12

4

René Borbonus

16.10.12

03.05.12

25.06.12

12.07.12

5

Regina Först

11.06.12

14.06.12

29.10.12

09.10.12

Ich bin damit einverstanden, Informationen von EMOTION über interessante Angebote zu erhalten.

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Datum, Unterschrift

Organisation

Wie schreib' ich's richtig?

Groß oder klein? Mit oder ohne Komma? Bei der Korrespondenz liegen die Tücken im Detail. Dr. Steffen Walter erläutert ab jetzt die Entwicklungstrends. Folge 1: Akademische Zusätze zum Namen

„Bloß nicht ins Fettnäpfchen treten!“ – diesen Gedanken kennt jede Office Managerin, wenn es um die korrekten Schreibweisen von Namen und Titeln geht. Die Fragen sind: • Welche akademischen Zusätze gehören eigentlich zum Namen?

• Was muss man unbedingt angeben – was ist fakultativ?

• Wie formuliert man im Anschriftenfeld bzw. in der Anrede?

Notwendige Zusätze Zum Namen gehören der Doktor und der Professor. Der Doktortitel basiert auf einer erfolgreichen Verteidigung einer Doktorarbeit. Der Professortitel wird verliehen, wenn eine Person einen Lehrstuhl in der Lehre und in der Forschung leitet.

Darüber hinaus gibt es Doktortitel und Professorentitel, die ehrenhalber – für außergewöhnliche Leistungen – verliehen werden.

Die DIN 5008 macht daraus heute im Anschriftenfeld und in der Anrede keinen Unterschied mehr.

Beispiele für Doktor und Professor im Anschriftenfeld und in der Anrede

Herrn Dr. Max Muster Sehr geehrter Herr Dr. Muster, oder Guten Tag, Herr Dr. Muster, Der Doktortitel steht abgekürzt vor dem Nachnamen.

Frau Prof. Dr. Sabine Muster Sehr geehrte Frau Professorin Muster, oder Guten Tag, Frau Professorin Muster, Der Professorentitel wird als kleines Zeichen der Ehrerbietung in der Anrede ausgeschrieben. Der Doktortitel entfällt in diesen Fällen.

Foto: privat

Tipp: Diese Angaben sollten in Firmen korrekterweise in Adressdateien hinterlegt sein.

Fakultative Angaben Darüber hinaus gibt es weitere Angaben, die in der Adresse keine Pflicht und in der Anrede unüblich sind. Sie erfordern aber Fingerspitzengefühl. Gerade in Beschwerdesituationen ist es besser, die Angaben aufzuführen, die der andere uns mitgeteilt hat. Was würde passieren, wenn Sie einen Namenszusatz weglassen? Wahrscheinlich würde der Empfänger gereizt reagieren.

Beispiele für fakultative Angaben:

Herrn Prof. Dr. med. Max Muster Sehr geehrter Herr Professor Muster, Herrn Dipl.-Ing. Max Muster Guten Tag, Herr Muster, Frau Sabine Muster M. A. Guten Tag, Frau Muster,

Letztes Beispiel ist auch als Form in der aktuellen DIN 5008 aufgeführt. Immer mehr Menschen mit einem Bachelor-Abschluss bzw. einem Master-Abschluss sind in der betrieblichen Praxis angekommen.

Beobachten Sie die aktuelle Korrespondenz, ob sich diese Formen erfolgreich etablieren oder doch eher weggelassen werden. Im Zweifel entscheiden Sie sich für den Empfänger. Geben Sie im Anschriftenfeld eher mehr Zusätze an als notwendig.

Bei der Anrede ändert sich nichts. Akademische Namenszusätze (außer Doktor und Professor) spielen hier keine Rolle.

Zusammenfassung Auch wenn die akademischen Zusätze in letzter Zeit durch die Unehrlichkeit einiger Personen in Misskredit gekommen sind, stellt die Verwendung dieser Formen nach wie vor ein wichtiges Element der Etikette dar. Der Doktortitel und der Professorentitel gehören zum Namen und sollten nicht weggelassen werden. Darüber hinaus richten Sie Ihre Schreiben vor allem am Empfänger aus: Welche Zusätze sind für ihn wichtig?

– In der nächsten tempra365: Amts- und Berufsbezeichnungen

Dr. Steffen Walter ist Diplomlehrer für Deutsche Sprache und promovierter Sprachwissenschaftler. Er arbeitet seit 1993 als Trainer und Berater mit dem Schwerpunkt schriftsprachliche Kommunikation. In seinen Seminaren geht es rund ums zeitgemäße, korrekte Formulieren.

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Organisation

Schreibtisch ohne Stapel

Keine Aktenberge, keine Zettel, kein Krimskrams – ein Traum von einem Arbeitsplatz! Er lässt sich mit der „Clear Desk Methode“ verwirklichen, verspricht Aufräum-Profi Edith Stork. Lesen Sie, wie’s geht!

Text: Nicole Ehlert

„Der Sinn von ,Clear Desk‘ ist die Teamfähigkeit: Fehlt ein Kollege, soll sich jeder andere aus der Abteilung sofort an dessen Schreibtisch zurecht finden können“ (Edith Stork)

1. Der Pultordner „1-31“ ist ein klassischer Wiedervorlage-Ordner, unterteilt in die Tage eines Monats. Dort hinein gehören alle Dokumente, die zeitgebunden sind. Nachdem Sie den Termin in Ihren PC-Planer eingetragen haben, legen Sie alle dazugehörigen Schriftstücke in das Fach mit dem entsprechenden Datum. Macht natürlich nur Sinn, wenn täglich als erstes ein Blick hineingeworfen wird!

2. Der Pultordner „A-Z“ ordnet Papiere, die unerledigt, aber nicht termingebunden sind, und folgt Ihrem persönlichen Schlagwortsystem. Sie wollen demnächst etwas bestellen?

Das Infoblatt zum Produkt legen Sie zum Beispiel unter „B“ ab. Ein Artikel, den Sie noch lesen müssen, sortieren Sie unter „L“. Auch hier gilt: Regelmäßig durchschauen, Edith Stork empfiehlt jeden Freitag vor Feierabend. Dabei sollten immer wieder Schriftstücke, die zu lange im „A-Z“ liegen, auf Termin verlegt und erledigt werden.

3. Die A-P-Dok®-Ablage: Hier landen die täglichen Eingänge, die keine Bearbeitung Ihrerseits mehr erfordern. So legen Sie zum Beispiel eine

erledigte Reisekostenabrechnung Ihres Chefs in den A-Korb; einen Infobrief zum Internetprojekt der Firma in den P-Korb; den Artikel, den Sie gelesen haben, aber trotzdem aufheben wollen, in den Dok-Korb. Wichtig: einmal pro Woche sollte der Inhalt endgültig abgelegt werden – in die entsprechenden Ordner, Hängeregister oder in den Müll!

Extra-Tipp: Notiz-Zettel, etwa mit Telefonnummern, in einem KlarsichthüllenBuch (Vario-zipp) aufbewahren!

Edith Stork aus Oberursel erhielt für A-P-Dok® den Strategiepreis 2010

Buch-Tipp: „Logistik im Büro.

Unordnung kostet Geld“, 7. Auflage, Beltz, 132 S., 24,90 Euro

Illustration: Edith Stork; Foto: privat

Auf einem teamfähigen Schreibtisch à la Edith Stork findet sich neben dem PC nichts außer: Zwei Pultordner mit den Unterteilungen A-Z bzw. 1-31. Außerdem drei Ablagekörbe, jeweils beschriftet mit „A“ (für Administration), „P“ (für Projekt bzw. Produkt) und „Dok“ (für Dokumentation). Diese Hilfsmittel dienen dazu, den Posteingang täglich sinnvoll nach folgendem Prinzip wegzusortieren:

Advertorial

Secretary Plus stellt vor: PIPA®, der Assistent für Assistenten Mobile App macht die Arbeit einfacher und effizienter

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ie neue mobile Applikation „Professional International Personal Assistant“, kurz PIPA®, unterstützt Assistenz und Sekretariat im Beruf. Die App ist für Android-Smartphones, iPhones und iPads geeignet. Sie kann über www.pipa-app.com auf Google Play oder über den Apple Store kostenlos heruntergeladen werden. „Mit Hilfe der PIPA-App kann die ­Assistenz ihren Arbeitsaufwand verwalten, Prioritäten setzen und einzelne Aufgaben effizienter und einfacher erledigen“, ­erläutert Harriet Aans, Geschäftsführerin von Secretary Plus. PIPA hält Kontaktdaten auf dem neuesten Stand, unterstützt bei der Kalenderverwaltung und sendet Erinnerungen für laufende Projekte. Die App ermöglicht das Aufzeichnen von Notizen. Mittels einer integrierten Lokalisierungstechnologie werden Informationen an den aktuellen Aufenthaltsort des Nutzers angepasst. Auf diese Weise kann PIPA ein Taxi in Paris reservieren oder ein Restaurant in Barcelona buchen.

Spielerisch und strukturiert – PIPA ist ein

Service von Secretary Plus, dem Spezialisten für die Überlassung und Vermittlung aller Qualifikationen des Sekretariats und des Management Supports. „Die Erwartungshaltung unserer Kunden steigt – an uns als Personaldienstleister bei der Rekrutierung qualifizierter Bewerber und gegenüber unseren Mitarbeitern im Kundeneinsatz. PIPA passt zum ‚neuen Arbeiten‘.

Und PIPA schafft einen Mehrwert, nicht nur für die Assistenten, sondern auch für die Manager“, meint Aans selbstbewusst.

Damit die App möglichst praxisnahe Funktionen bietet, ließ sie Secretary Plus von Assistenten auf Facebook konfigu­ rieren. Sie durften angeben, welche Funktionalität seiner oder ihrer Meinung nach unentbehrlich ist. Die PIPA-App ist eine Art lebendes Gebilde und wird sukzessive erweitert. Beispielsweise wird auch eine Funktion zur Bewertung von Restaurants integriert. Mit dieser Funktion können Assistentinnen Restaurants bewerten, die sie besucht haben.

Da auch viele weitere interessante Ideen zusammengekommen sind, werden auch zukünftig neue Funktionen hinzukommen.

Datenschutz Wichtig für Sekretariat und Büromanagement

Wer kennt sich in Ihrer Firma mit Datenschutz aus? Keiner?

Wir beraten Sie gern!

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kompetent - schnell - zuverlässig

 0421 – 89 83 02 94 Fotos: privat

@ info@hubit.eu Eine Art lebendes Gebilde: Die PIPA-App weiß, was moderne Assistentinnen brauchen – und lernt ständig dazu

www.hubit.eu

Organisation

Kennen Sie die schon?

Praktisch allein reicht nicht – die neuen Trendprodukte fürs Office 2012 können viel mehr, manche sogar zaubern!

Papier mit Zukunft Papier ist das meistbenutzte Büro-Material. Gut, dass es umweltfreundliche Lösungen mit besten Druckergebnissen gibt wie die Green Range von MONDI, darunter NAUTILUS® SuperWhite: 100 Prozent recycelt und auf Wunsch CO2-neutral.

So bunt – so grün!

Deutschlands Büros werden grüner! Mit der Ecoline Serie setzt EDDING neue Standards. Denn die Marker bestehen hauptsächlich aus recyceltem Material, die Highlighter überwiegend aus nachwachsendem Rohstoff.

Bestens organisiert Jedes Projekt ist anders – deshalb gibt es Lösungen für die individuelle Organisation: den ELBA chic ULTIMATE Organisationshefter mit fünf Heftungen, farbigen Trennblättern und einer Tasche für lose Zettel.

Ausgezeichnet!

Hilfe, ein Fehler! Kein Problem für den ECOmfort Korrekturroller von PRITT. Er ist lösungsmittelfrei, besteht aus fast 90 Prozent pflanzenbasiertem Kunststoff und ist sogar ausgezeichnet mit dem dritten Platz beim Biowerkstoff Award 2010.

Designer-Steine Eine aufgeräumte Arbeitsumgebung fördert nachweislich die Motivation. Die Stone Spender für Post-it Haftnotizen und Scotch Klebeband – entwickelt von Star-Designer Karim Rashid – tragen zu einer guten Büroatmosphäre bei.

Schönschrift Slider sind die innovativen Kugelschreiber mit Viscoglide®Technologie. Sie sind äußerst ergiebig und zuverlässig, die Schrift trocknet schnell – auch bei glattem Papier – und bleibt wischfest.

Saubere Rolle Korrigieren, ohne die Umwelt zu belasten – der TESA Seitwärtsroller ecoLogo macht's möglich. Das reißfeste PETBand ist lösungsmittelfrei, das Gehäuse besteht komplett aus recyceltem Kunststoff.

Leicht laminieren Präsentationen aufmerksamkeitsstark gestalten, das Unternehmen individuell beschildern – dank moderner LaminierTechnik ein Kinderspiel. Die intelligenten und einfach zu bedienenden LEITZ iLAM Geräte stellen Temperatur, Folienstärke und Geschwindigkeit automatisch ein.

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tempra365 Juli & August 2012

Klare Linie Die neuen Notizio Schreibbücher von AVERY ZWECKFORM helfen, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Denn weiße Hilfslinien auf hellgrauem Papier lenken das Auge nicht ab und werden beim Kopieren sogar unsichtbar.

Super-Stempel Der TRODAT Multi Color Stempel kann nicht nur vielfarbig stempeln, sondern Firmenlogo und Symbole farbig integrieren. So lässt sich zum Beispiel die ausgehende Post aufmerksamkeitsstark bedrucken.

Zauberstift Wer kennt es nicht? In der Hektik schnell etwas aufschreiben und schon schleicht sich ein Fehler ein. Das Lieblingsprodukt der „Office Gold Club Roadshow“Besucher schafft Abhilfe: Der Frixion Ball von PILOT schreibt mit metamorpher Tinte. Diese lässt sich einfach ausradieren, und die kleinen Fehler sind problemlos korrigiert.

Fotos: PR-Bilder

Lesbares label Wer Arbeitsmaterialien individuell und gut lesbar beschriften möchte, kann dies mit dem DYMO Label-Manager 500TS. Einfache Handhabung dank Touchscreen, Vorlagen online zum Download.

Advertorial

Ergiebig Schon wieder leer?

Mit dem GRIP MARKER von FABER-CASTELL passiert das nicht so schnell. Dieser ist bis zu achtmal nachfüllbar, hat eine NoppenGriffzone und liegt durch die ergonomische Dreikantform gut in der Hand. So wird das Markieren nicht nur angenehm, sondern auch ökologisch.

Hell(er) Der eine liebt strahlende Helligkeit am Arbeitsplatz, der andere ein gemütliches Wohlfühllicht.

Mit der stufenlos dimmbaren Arbeitsplatzleuchte MAULcentauri ist beides möglich.

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Öko-Etiketten Hightech und Nachhaltigkeit schließen sich nicht aus.

Bestes Beispiel dafür sind die PREMIUM Etiketten von HERMA. Die Universal- und Adressetiketten sind nicht nur weißer und blickdichter, sondern auch CO2-neutral und PEFC zertifiziert.

Für immer notiert Schnell hingeschrieben Notizen sollen fürs nächste Meeting verwendet werden?

Der STAEDTLER Digitalstift schafft das Unmögliche: Ein externer Empfänger speichert alle Notizen und lädt sie auf den PC. So sind sie immer digital abrufbar.

schlaue mappe Die OFFICE COACH Reihe von DURABLE hilft, stets den Durchblick zu behalten.

Die aufeinander abgestimmte Mappenserie deckt alle Phasen der Arbeitsorganisation ab – von der Projektplanung über die Durchführung bis hin zur Dokumentation.

Two in one Weniger ist mehr – vor allem auf Reisen! Der PELIKAN Kolbenfüllhalter M205 Duo ist ein idealer Begleiter. Er vereint die Funktionen von Füllhalter und Textmarker in einem Produkt. Die speziell entwickelte gelb-fluoreszierende Tinte ermöglicht das Markieren von Texten – aber ebenso das Notieren wichtiger Aufzeichnungen.

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Special Postbearbeitung & Datenschutz | Advertorial

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Special Postbearbeitung & Datenschutz

Brauche ich eigentlich ... ... Cloud Computing?

Neu, praktisch - und unentbehrlich? tempra365 stellt regelmäßig moderne, vielversprechende Produkte vor und lässt deren tatsächlichen Sinn und Nutzen von einem unabhängigen Experten beurteilen Text: Merle Knudsen

Der Begriff „Cloud Computing“ bezeichnet ein Modell für die Nutzung von IT-Infrastruktur über das Internet.

Dabei werden entweder virtuelle Server, Speicherplatz, Datenbanken, Applikationsplattformen oder Anwendungen wie Office-Programme oder Business-Anwendungen als Service bereitgestellt. Vorteile: Investitionskosten in Hardware und Softwarelizenzen entfallen, Projekt-Realisierungszeiten verkürzen sich und die Verknüpfung (Integration) mit anderen Online-Anwendungen wie Social Media oder E-Business wird vereinfacht.

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das sagt der experte: Andreas von Gunten ist Verleger bei buchundnetz.com und Cloud-Anwender der ersten Stunde. Er hat vor der Gründung von buch & netz selbst in unzähligen Cloud-Projekten mitgewirkt, Vorträge zum Thema gehalten und Fachartikel geschrieben (http://andreasvongunten.com).

„Jedes Unternehmen, das Software und IT einsetzen will, aber auch Privatleute können Cloud Computing zum Verwalten von E-Mails oder Speichern von Fotos sinnvoll nutzen. So kann man heute grundsätzlich jede Anwendung und jeden IT-Service wie Server, Back-up und Datenbanken aus der Cloud beziehen. Wichtig ist, dass die Cloud-Infrastruktur eine echte MultiTenant-Architektur aufweist. Das bedeutet, dass es sich nicht um ein klassisches Hosting handelt, bei dem jeder Kunde seinen eigenen abgeschlossenen Bereich

oder Server nutzt. Die Daten können jederzeit ohne Eingriff durch den Anbieter exportiert werden. Ebenso ist eine API, eine Schnittstelle für Computer, verfügbar, welche die Verbindung zu anderen Systemen und das Austauschen von Daten ermöglicht. Auch in der Cloud bleibt man für seine eigenen Daten verantwortlich.

Es ist wichtig, sich zu informieren, wie der Cloud-Anbieter mit dem Thema Sicherheit umgeht und man muss sich wie bei der klassischen IT um Backup und Fallback Szenarien kümmern.“

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22.06.12 11

Von Anhang bis Abspann: E-Mail-Wissen für Profis

E-Mails: leicht verschickt – aber bitte nicht leichtsinnig!

„Mit der Bitte um Ergänzungen“: Viele Empfänger – viele Versionen Häufig kommt es vor, dass Dokumente (Verträge, Briefe, Tabellen, Präsentationen) als Anhänge zu E-Mails an Kunden, Geschäftspartner oder gar an ganze Teams versandt werden. Grundsätzlich sollten Sie mit dem Empfänger der E-Mail abklären, welche Dateiformate dort verarbeitet werden können, um technische Probleme auszuschließen. So ist z. B. nicht jeder mit der neuesten Version von MS Word oder Excel 2010 ausgestattet und kann daher keine docx-Dateien öffnen. PDF-Dateien lassen sich plattformunabhängig nutzen; daher ist dieses Format für Dokumente ideal, wenn diese nur gelesen werden sollen. Den Versand von offenen Dateiformaten, wie z.B. Word- oder Exceldokumenten, sollten Sie aber auch aus einem anderen Grund vermeiden. Eine normale E-Mail (und deren Anhänge) ist – wenn sie nicht verschlüsselt wird – auf dem Transportweg so ungeschützt wie eine Postkarte aus dem Urlaub und kann unterwegs und vom Empfänger beliebig verändert werden. So können Zahlen in einem Angebot oder Vertragsentwurf abgeändert oder der praktischerweise gleich mit übersandte Briefkopf zu anderen Zwecken missbraucht werden.

Wenn Sie die Dokumente dann auch noch vor Fertigstellung zur Durchsicht und mit der Bitte um Ergänzungen versenden, diese von den Empfängern entsprechend 42

tempra365 Juli & August 2012

50 bis 100 eingehende Mails pro Tag sind keine Seltenheit. Ohne bestimmte organisatorische Vorkehrungen bei der Verarbeitung kann da schnell Frust aufkommen. Internet-Experte Andreas Heines sagt in Folge 9 unserer Serie, was Office Managerinnen über Dateianhänge, Verschlüsselung und rechtlich erforderliche Absenderangaben wissen sollten

ergänzt und dann erneut rundgesendet werden, kommt es schnell vor, dass viele unterschiedliche Versionen entstehen und niemand mehr weiß, welches eigentlich nun die aktuell gültige Version ist.

Auf die GröSSe kommt es an!

Beim Versand von Anhängen sollten Sie auch auf deren Größe achten. Viele Unternehmen haben von ihren E-MailAnbietern eine begrenzte Speichermenge zur Verfügung, so dass viele große Anhänge (oder schon ein einziger zu großer Anhang) das Postfach verstopfen können.

Daten in der Cloud – Freigeben statt anhängen Statt große Anhänge per E-Mail zu versenden, können Sie diese Dateien auch auf einen (sicheren) Server legen und für den Empfänger „freigeben“. Hierzu versenden Sie dann nur einen Link per E-Mail. Der Empfänger kann die Datei dann entweder selbstständig herunterladen oder, noch besser, gleich online daran arbeiten.

So werden unterschiedliche Versionen vermieden. Dienste, die das Speichern von Dateien im Rahmen von „Cloud Services“ im Web anbieten, sind z. B. Cloudsafe, Cloudgermany, Visionapp oder Boster (siehe auch S. 41). Diese betreiben ihre Dienste in Deutschland und richten sämtliche Verträge nach dem deutschen Recht aus. Daneben sind kostenlose Anbieter bekannt, wie z. B. Dropbox, SkyDrive, Wua-

la, Google Drive oder Box, die allerdings keine Server in Deutschland betreiben und daher datenschutzrechtlichen Bedenken begegnen. Diese sollten ausschließlich verschlüsselt, z.B. mit verschlüsselten Containern von TrueCrypt genutzt werden.

Verschlüsseln – aber sicher Vertrauliche E-Mails sollten Sie verschlüsseln, um den Inhalt möglichst sicher zu übermitteln. Dies ist mit wenigen technischen Handgriffen, etwa mit dem Programm GPG4win, möglich, das vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfohlen wird. Damit können E-Mails und Dateien einfach und kostenlos ver- und entschlüsselt, sowie ihre Integrität (Unverändertheit) und Herkunft (Authentizität) mittels digitaler Signaturen abgesichert und überprüft werden.

Der Footer – Absenderangaben für jede Business-Mail Bei der geschäftlichen Nutzung von EMails ist zu beachten, dass diese Nachrichten – wie ihre Pendants aus Papier – vom Gesetzgeber mit der Einführung des § 37a HGB am 1.1.2007 als Geschäftsbriefe im Sinne eines Kaufmanns angesehen werden und mit einer Signatur versehen sein müssen. Hier sind alle Angaben zu machen, die auch auf einem Geschäftsbriefkopf enthalten sein müssen, z.B. Angaben über die Rechtsform, gesetzliche Vertreter, Anschrift, Registereinträge etc.

Special Postbearbeitung & Datenschutz

Disclaimer in E-Mails – eine höchst einseitige Bindung Bei Banken und vielen Unternehmern, liest man am Ende von E-Mails oft umfangreiche Haftungsausschlüsse dieser Art: „Diese E-Mail ist vertraulich und nur für den Empfänger bestimmt. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System.“ Das Ganze gern auch noch in mehreren Sprachen, was dazu führt, dass der Ausdruck einer kurzen E-Mail mehrseitig werden kann.

Wirklich wirksam?

Juristisch gesehen stellen Disclaimer höchstens ein Vertragsangebot dar, das der Empfänger annehmen und sich dann wie vertraglich vereinbart verhalten soll, nämlich die E-Mail löschen, an den Absender

zurücksenden oder gleich wieder vergessen.

Der falsche Empfänger müsste das „Haftungsausschlussangebot“ also vor Empfang oder Lesen der E-Mail angenommen haben, denn nur dann hätte eine vertragliche Einigung darüber erzielt werden können, wie mit falsch zugestellten E-Mails zu verfahren wäre. Der Disclaimer innerhalb der falsch übermittelten E-Mail kommt für diese EMail jedenfalls zu spät. Und jedem möglichen falschen Empfänger auf der Welt ein Haftungsausschlussangebot zu senden, wäre wohl kaum möglich! So befinden sich in solchen Disclaimern nur einseitige Regelungen.

Die Aufforderung, die Mail zu löschen oder den Absender zu benachrichtigen, kann der Empfänger daher getrost ignorieren.

Auf Disclaimer verzichten und verschlüsseln Wer E-Mails mit vertraulichem Inhalt versendet, sollte genau darauf achten, die

korrekte Empfängeradresse einzugeben.

Noch besser wäre es allerdings, geheim zu haltende Informationen vor dem Zugriff nicht autorisierter Dritter zu bewahren und sie elektronisch zu verschlüsseln. Wer sich nur auf Disclaimer verlässt, ist keinesfalls auf der sicheren Seite.

Andreas Heines, 43, war als Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Internetrecht tätig, bevor er 2007 Leiter Unternehmenskooperation im EC-M Beratungszentrum Elektronischer Geschäftsverkehr Mittelhessen in Gießen wurde. Er berät kleine und mittlere Unternehmen in allen Fragen der kommerziellen Internetnutzung. Die Beratung wird vom Bund gefördert und ist daher für die Unternehmen kostenlos und herstellerneutral.

Weiterführende Informationen: http://www.kmu-sicherheit.de http://www.ratgeber.it-sicherheit.de

Die magische Zahl Zehn

Fotos: privat

Datenschutz gilt immer - das hat Haye Hösel bereits in tempra365 verdeutlicht. Dieses Mal klärt der Experte darüber auf, welche Rolle die Betriebsgröße dabei spielt was das gesetz sagt „Wir sind weniger als zehn Mitarbeiter im Betrieb - gilt für uns auch das Datenschutzgesetz?“ So lautet eine häufig gestellte Frage. Es gibt im Bundesdatenschutzgesetz tatsächlich die magische Zahl von zehn Mitarbeitern. Sie bezieht sich allerdings nicht darauf, ob das Gesetz Anwendung findet, sondern ob ein Beauftragter für Datenschutz bestellt werden muss.

Konkret: Das Gesetz legt zunächst fest, dass man einen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen muss. Im selben Paragraphen wird diese Aussage etwas relativiert.

Dort ist zu lesen, dass Unternehmen, die weniger als zehn Personen beschäftigen, keinen DSB benötigen. Es handelt sich bei der Anzahl der Mitarbeiter auch nicht um die Gesamtzahl der Mitarbeiter, sondern lediglich um die Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten.

Hier ein kleines Beispiel zur Verdeutlichung: Ein Unternehmen hat 20 Mitarbeiter. Wenn davon aber nur die zwei Personalsachbearbeiter, ein Teamleiter und der Geschäftsführer mit personenbezoge-

nen Daten in Kontakt kommen, muss kein Datenschutzbeauftragter bestellt werden.

Nun überlegen Sie mal, wie viele Personen in Ihrem Unternehmen mit personenbezogenen Daten arbeiten? Chefs, Teamleiter, Personalstelle, Sekretärinnen und Assistentinnen, Verkauf – wer noch? Wer führt bei Ihnen Listen zu Betriebsjubiläen? Gibt es Geburtstagslisten? Auch das sind personenbezogene Daten, die dem Datenschutz unterliegen. Sind es mehr als zehn? Oder doch weniger? Nun haben Sie weniger als zehn Mitarbeiter. Jeder atmet durch und sagt: „Puh, wir brauchen keinen Datenschutzbeauftragten.“ Wirklich nicht? was empfehlenswert ist Nun gibt es immer noch die Pflicht, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Unabhängig davon, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen oder nicht.

Wenn es keinen gibt, dann muss die Unternehmensleitung für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sorgen.

Ich ziehe hier gern einen Vergleich zum Steuerberater. Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Steuerberater zu beauf-

tragen. Aber Sie bzw. Ihr Unternehmen ist verpflichtet, die Steuerbestimmungen einzuhalten. Da sich keiner mit den Gesetzen auskennt, eine fachliche Ausbildung arbeitsreich und zeitintensiv ist und ständige Fortbildungen nötig wären, greift man auf den Steuerberater zurück. Genauso ist es mit dem Datenschutz. Beauftragen Sie einen externen Datenschutzbeauftragten, damit Sie von der Last befreit werden und sich weiter unbesorgt um Ihre Aufgaben kümmern können!

HUBIT Haye Hösel, Inhaber HUBIT Hösel Der gelernte Kommunikationselektroniker machte sich vor zehn Jahren mit einem Computer-Service selbstständig. Über die datenbankgestützte Programmierung von Webportalen kam er erstmals mit Datenschutz in Berührung.

Heute berät er als externer Datenschutzbeauftragter Unternehmen.

Kontakt: Telefon 0421 36490577, info@hubit.eu, www.hubit.eu

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„Wir müssen uns fragen, was uns glücklich macht“ Längst sind die Zeiten vorbei, in denen der Job nur Geld bringen musste. Für viele ist der Beruf heute Erfüllung, macht glücklich, wird zur obersten Lebenspriorität, der sich Familie, Freizeit, Gesundheit unterordnen. Wie kommt es zu dieser Schieflage? Gespräch mit einer Philosophin Interview: Inken Fügmann

S

venja Flaßpöhler ist promovierte Philosophin, Journalistin und Autorin. In ihrem Buch „Wir Genussarbeiter“* geht die Berlinerin dem Phänomen auf den Grund, dass sich immer mehr Menschen voller Lust in ihre Arbeit stürzen. Oder ist es eine Sucht? So wie es in unserer Gesellschaft gerade läuft, kann es jedenfalls nicht weitergehen, sagt die 36-Jährige.

Es reicht ganz sicher nicht, einfach mal das Smartphone auszuschalten, um für den Chef nicht erreichbar zu sein. es muss einen gesellschaftlichen Wandel geben.

Und? Wird der kommen?

Auf jeden Fall. Die Prioritäten werden sich verschieben. Noch erscheint uns der Kapitalismus zwar als eine Art Naturgesetz.

Aber ich bin sicher, dass es ein Umdenken geben wird. Wir werden uns die Frage stellen müssen, ob es Menschen tatsächlich glücklich macht, immer mehr zu arbeiten, um immer mehr konsumieren zu können.

Und was kann jeder Einzelne tun?

Jeder Wandel beginnt erst einmal mit dem Verstehen. Ich muss mir die Zusammenhänge klar machen. Warum arbeite ich so viel? Welchen Mangel will ich durch die Anerkennung, die ich im Beruf bekomme, beheben? Was kommt in meinem Leben zu kurz? Und: Was bleibt, wenn das Arbeitsleben vorbei ist?

Solange aber die Devise gilt: „Wer viel arbeitet, ist viel wert“, ist es nicht leicht, gegen den Strom zu schwimmen Stimmt, das ist unbequem. Gut wäre aber schon, bewusst umzudenken und diejenigen als Vorbilder zu sehen, die eben nicht in diesen Leistungswettkampf einsteigen.

Die pünktlich Feierabend machen, um bei der Familie zu sein. Die nicht aus dem Urlaub im Büro anrufen oder ihre Mails checken. Die Glück und Motivation aus dem Beruf ziehen – und aus allen anderen Lebensbereichen.

tempra365: Frau Flaßpöhler, wie steht es um Ihre persönliche Work-Life-Balance?

Svenja Flaßpöhler: Ich finde diesen Begriff schwierig. Er suggeriert, dass hier Gegensätze miteinander vereinbart werden müssen. Aber ist das so? Arbeit ist doch ein ganz wesentlicher Teil des Lebens.

Der Beruf ist heute meist frei gewählt, entspricht den eigenen Neigungen. Wir können uns dort entfalten. Und das ist doch zunächst einmal etwas Gutes.

Anders gefragt: Sie haben einen verantwortungsvollen Job, sind Mutter, Ehefrau, schreiben Bücher. Kommt nichts zu kurz?

Doch, natürlich! Der Gedanke, man könne ständig alles harmonisch miteinander vereinbaren, ist absurd. „Work-Life-Balance“ hört sich für mich zu sehr nach Yoga an.

Liegt das Glück denn immer im Gleichgewicht? Wer sich von diesem BalanceDogma verabschiedet, nimmt eine Menge Druck aus dem Alltag. Wenn mich gerade etwas brennend interessiert, arbeite ich auch abends und träume nachts davon. Für mich ist das ekstatisches Arbeiten – eine Lust! Ich muss nur aufpassen, dass aus der Ekstase kein Exzess wird. Wenn ich gar nicht mehr loslassen kann, wird es zwanghaft. Und das nehmen mir meine Tochter und mein Mann dann auch zu Recht übel.

Für Viele steht der Job unangefochten an erster Stelle. In Ihrem neuen Buch sprechen Sie von „Genussarbeitern“. Was steckt dahinter?

Die Bedeutung der Arbeit hat sich gewandelt. Seitdem der Beruf neigungsorientiert gewählt werden kann und Maschinen uns körperlich ruinöse Arbeit abnehmen, ist Arbeit nicht mehr nur Mühsal. Heute sitzen wir an schicken Computern auf ergonomischen Stühlen und verwirklichen unsere Ideen – oder versuchen es zumindest. So wird die Arbeit zum Genuss und der Genuss umgekehrt zur Arbeit: Wir arbeiten lieber, anstatt müßig zu gehen!

Häufig gibt es das in den Kreativberufen.

Aber auch eine Ärztin oder ein Lehrer, die sich stark mit ihrer Arbeit identifizieren, können dazu zählen. Meistens sind es gebildete Menschen aus der Mittelschicht.

Aber in seinem Job aufzugehen, ist ja nichts Schlechtes Natürlich nicht. Aber jede Lust ist gefährlich, weil sie zur Sucht werden kann – warum aufhören, wenn etwas Spaß macht?

Die Menschen arbeiten 70 Stunden, im Urlaub, am Wochenende. Viele fühlen ihren Selbstwert nur noch, wenn sie leisten, andere halten durch exzessive Dauerbeschäftigung eine drohende Depression unten. Das geht an die Substanz.

Solche Workaholics haben aber ein gutes Standing Das kommt erschwerend hinzu. Arbeitssucht, anders als Alkoholsucht, ist gesellschaftlich anerkannt, ja gefordert.

Workaholics lenken Firmen und Staatsgeschicke, werden für ihre Augenringe wie Helden verehrt. Inmitten dieser Hyperaktivität vergessen wir, dass der Mensch auch ein passives Wesen ist.

Wir brauchen mehr Muße?

Ja! Wir brauchen die Passivität, die Gelassenheit, das Loslassen. Nur so gelingt Inspiration. Dann wird uns „Geist eingehaucht“, eine Idee geschenkt.

Wie soll ich mich denn abgrenzen, wenn Internet und Homeoffices Beruf und Privatleben zusehends verschmelzen lassen?

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– Wie viel Raum darf der Job einnehmen? Diskutieren Sie auf www.facebook.com/bsb.office

tempra365 Juli & August 2012

* Buchtipp: „Wir Genussarbeiter. Über Freiheit und Zwang in der Leistungsgesellschaft“ von Svenja Flaßpöhler.

DVA, 204 Seiten, 17,99 Euro.

Work & Life

Diesen Monat im Tempra-check: Erfrischungen

Ganz cool bleiben Nicht alles, was an heißen Tagen ­Abkühlung verspricht, ist zu empfehlen

Melone

Eiskaffee Natürlich spricht nichts dagegen, mit den Kollegen in der Mittagspause einen Eiskaffee zu genießen. Das kühle Gemisch aus Kaffee und Eis schmeckt vor allem bei Wärme besonders gut. Eine effektive Erfrischung ist es allerdings nicht, denn der enthaltene Zucker macht zwar kurzfristig fit, langfristig aber müde – und das schon nach ungefähr 30 Minuten.

Eistee Der Eistee ist ein beliebtes Getränk im Sommer. Leider enthält der Durstlöscher aus dem Handel meist reichlich Zucker. Tipp: Wer dennoch nicht verzichten will, macht den Eistee selbst und verzichtet dabei auf den Zucker. Einfach den Lieblingstee etwas höher dosieren als gewöhnlich, mit Wasser aufbrühen und in eine mit Eiswürfeln gefüllte Glaskaraffe geben.

Handgelenke kühlen

HeiSSgetränk

Fotos: Thinkstock, privat

Im Sommer warme Getränke meiden?

Stimmt nicht ganz, es muss nicht immer eiskalt sein. Der Beweis: Viele Völker in wärmeren Regionen wissen das längst und trinken bei Hitze warme Getränke. In Marokko zum Beispiel, wo fast das ganze Jahr über hohe Temperaturen herrschen, schwören die Menschen auf Minztee.

Greifen Sie bei Hitze lieber zu Obst anstatt zu fettigem Essen. Es ist leicht, sättigt und versorgt uns mit Vitaminen. Eine saftige ­Melone enthält außerdem jede Menge Wasser – ein idealer Flüssigkeitsspender an heißen Tagen also. Allerdings ist der Zuckeranteil im Obst, die Glucose, nicht zu unterschätzen. Was viele nicht wissen: Zum Abnehmen ist Obst eher ungeeignet.

Erfrischungsstäbchen Kein Zweifel, lecker sind sie. Mit einer Erfrischung hat die Süßigkeit allerdings nicht viel zu tun, auch wenn der Name es verspricht.

In der Schokolade ist viel Zucker, der für einen raschen Leistungsabfall sorgt und somit ein „Müdemacher“ ist. Leider sind auch noch gehärtete Fette (Transfette) enthalten, die sich negativ auf den Stoffwechsel auswirken.

Wissenschaftlich belegt ist es zwar nicht, doch die Handgelenke immer mal wieder unter kaltes Wasser zu halten, scheint ­tatsächlich nicht nur Abkühlung zu verschaffen, sondern auch den Kreislauf anzuregen.

Ganz frei von Nebenwirkungen!

Dr. Burkhard Jahn ist Facharzt für Allgemeinmedizin mit den Zusatzqualifikationen Diabetologie und Ernährungsmedizin. Der 44-Jährige betreibt eine Praxis in Schortens und ist häufiger Studiogast in Gesundheitssendungen in Hörfunk und Fernsehen.

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Lieblingsstücke Der Sommer ist bunt...

Gut geschützt Bis zu 25 Karten finden Platz in den bunten Etuis, ab 5,99 €, www.sigel.de

Pazifikgrün Kugelschreiber mit Drehmechanismus von FaberCastell, 49 €, www.fabercastell.de

Punktlandung Tasse mit passender Untertasse von Kahla, verschiedene Größen, Set um 25 €, www.kahlaporzellan.com

Farbenfroher Start in den Tag Wer ist als erster im Büro? Gazelle, um 400 €, www.gazelle.de

Moderner Klassiker Laptoptasche mit gepolstertem Innenfach, 39,90 €, wwww.pat-saysnow.com

Eigene Bienenzucht Honig vom Dach des NHHotels, 250 g Glas 5 €, www. nh-hotels.com Fotos: PR

Energiekick Mate-Tee mit Orangenschalen und Schokolade, 14,50 €, www. kusmitea.com

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Work & Life

Wege zum Wohlbefinden „Körper und Geist sind unzertrennlich“, sagt die Personal Trainerin Katja Sterzenbach*. Wer dies erkennt, kann zu einem erfüllteren und gesunden Leben finden. Das Werkzeug: Fünf Vitalelemente. Die Expertin stellt sie vor

Vitalelement Entspannung „Kümmere Dich um das Jetzt, das Später kommt so oder so.“ Achtsamkeit ist der Schlüssel zum Wohlbefinden und somit die Basis für ein erfülltes Leben im Einklang mit den eigenen Wünschen. Doch wie lerne ich Achtsamkeit? Indem ich mich aktiv entspanne.

Entspannungstechniken senken Stresshormone, welche der Intuition und Kreativität im Weg stehen. Stress kitzelt den Nerv der Erregung, den Sympathikus. Entspannung trainiert den Vagus, den Nerv der Entspannung. Zwei Techniken für Anfänger: Bauchatmung Legen Sie Ihre Hände auf den Bauch, so dass die Daumen und Zeigefinger den Nabel umschließen. Atmen Sie tief durch die Nase ein, so dass Sie spüren, wie sich die Bauchdecke nach vorn gegen Ihre Hände wölbt. Atmen Sie so tief und lang ein wie es nur geht. Halten Sie dann für einen kurzen Moment inne und beginnen den Bauch aktiv nach innen in Richtung Wirbelsäule zu ziehen. Gleichzeitig beginnt dabei die Ausatmung. Atmen Sie so lange und vor allem langsam aus, wie Sie können. Wenn Sie das Gefühl haben, alle Luft ist draußen, dann halten Sie auch hier wieder für einen Moment inne, um dann wieder mit der Einatmung zu beginnen.

Wiederholen Sie die Atemübung fünfmal.

Vierer-Atmung Stellen Sie sich einen Kurzzeitwecker auf eine Minute. Atmen Sie mit dem Blick auf den Sekundenzeiger viermal ein und aus.

Herausfordernder wird es mit geschlossenen Augen oder wenn Sie die Zeit auf zwei Minuten verlängern, also achtmal innerhalb von zwei Minuten atmen.

Integrieren Sie diese Übung in Ihren Tagesablauf, zum Beispiel immer während der Computer hochfährt.

Für jeden das passende Geschenk!

Vitalelement Motivation „Du möchtest die Welt ändern und achten?

Dann achte zuerst Dich selbst.

Du willst Dich selbst ändern? Dann ändere Deine Gedanken und Gewohnheiten.“ Warum ist Ihre Situation so wie sie ist?

95 Prozent unserer Gedanken sind unbewusst. Nur über Reflexion und Meditation haben wir Zugang zu den Überzeugungen und Glaubenssätzen, die uns fördern oder limitieren, und zu den Träumen, Werten und Wünschen, die vielleicht „verschütt gegangen“ sind. Die Voraussetzung für eine nachhaltige und von innen kommende Motivation ist ein Leben im Einklang mit den eigenen Werten.

Folgende Fragen sind Diamanten auf dem Weg zu sich selbst: • Was waren/sind meine Schlüssel situationen in meinem Leben?

• Wann habe ich den Weg in eine bestimmte Richtung eingeschlagen und welches Motiv, also welcher Wert, steckte dahinter?

• Kann ich ein Muster in meinen Entscheidungen erkennen, und wenn ja welches?

• Wovor habe ich Angst, was reduziert mein Energielevel?

• Was ist mir besonders wichtig und welche Situationen geben mir Energie?

• Wann lebe ich mein Leben und nicht das, mit dem ich die Erwartungen anderer erfülle?

• Welche Gewohnheiten geben mir Energie, bringen mich meinen Wünschen näher – und welche nicht?

Tipp: Eröffnen Sie jeden Tag mit einer dieser Fragen und Sie werden die Antworten automatisch erhalten. * www.lebenskraft.com

– In der nächsten tempra365: Die Vitalelemente Ernährung, Bewegung und mentale Kraft

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Augenblick mal!

Trotz Brille schmerzen nach einem Tag am PC die Augen und der Kopf brummt?

Dann stimmt was nicht. Ab zum Optiker!

Text: Inken Fügmann

Wann waren Sie das letzte Mal beim Sehtest?

63 Prozent aller Erwachsenen sind fehlsichtig, ermittelte jüngst der Berufsverband der Augenärzte. „Und bis zu 80 Prozent der Brillenträger haben Gläser, die nicht optimal auskorrigiert sind“, schätzt Augenoptikermeister Mike Barthel aus Stadthagen bei Hannover. Der häufigste Grund: Nachlässigkeit. Zum jährlichen Check geht nicht mal jeder Dritte, zeigt eine aktuelle Studie*. Und das, obwohl jeder Vierte Probleme beim Lesen hat und das eigene Sehvermögen maximal als befriedigend einschätzt.

Test ist nicht gleich Test Die regelmäßige Überprüfung der Sehkraft ist enorm wichtig, da sie sich bereits innerhalb von zwei Jahren derart verändern kann, dass neue Gläser fällig wären. Allerdings sind herkömmliche Schnelltests oft nicht aussagekräftig. Sie ermitteln zwar, wie scharf das Auge in der Nähe und Ferne sieht. Ob aber die Netzhaut in Ordnung ist, ob räumliches Sehen funktioniert oder eine Hornhautverkrümmung vorliegt, bleibt meist unklar.

Mit fatalen Folgen – 90 Prozent unserer Wahrnehmung gehen über das Auge, daher ist das Gehirn immer bemüht, eine Fehlsichtigkeit auszugleichen. Dafür braucht es Energie, die an anderer Stelle fehlt. Kopf- und Nackenschmerzen, Müdigkeit, Konzentrationsstörungen sind die 48

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häufigsten Symptome einer unentdeckten Fehlsichtigkeit.

Genau hinschauen Was also tun, wenn trotz Brille Beschwerden auftreten? „Die Augen genau vermessen lassen“, rät Fachmann Mike Barthel.

Das allerdings geht nicht in ein paar Minuten, sondern dauert rund anderthalb Stunden. Und es kostet ab ca. 80 Euro.

Bei der so genannten „exakten Augenglasbestimmung“ prüft der Optikermeister die Sehkraft anhand von rund hundert Kriterien. Dabei werden neben den Werten für die Nähe und Ferne auch das Nacht- und Dämmerungssehen geprüft sowie das Zusammenspiel beider Augen. Ganz neu sind Messgeräte, die alle Daten auch in der Dynamik erfassen. Barthel: „Wenn wir unsere Brille tragen, bewegen wir schließlich auch unseren Kopf und schauen nicht starr geradeaus.“ Auch eine „Winkelfehlsichtigkeit“ kann bei der exakten Augenglasbestimmung gemessen werden. Bei diesem oft unerkannten Sehfehler liegt der Fokus beider Augen nicht zentral, sondern versetzt. Ein Auge „rückt“ immer leicht nach, um die Störung auszugleichen. Das erschwert vor allem das Lesen und ist auf Dauer so anstrengend, dass die Konzentrationsfähigkeit – übrigens auch bei Kindern – enorm leidet. So genannte Prismengläser gleichen den Fehler aus.

G P D C L D E P E

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Wie finde ich einen guten Optiker?

Bei über 10.000 Optikern in Deutschland ist man auf Empfehlung angewiesen.

Zufriedene Brillenträger im Freundes- und Kollegenkreis sind oft verlässliche Ratgeber. Gut ist außerdem, wenn der Optiker ausreichend Zeit einplant und Termine vergibt.

Vor dem Test sollte eine genaue Anamnese stehen: Welche Beschwerden gibt es beim Sehen?

Liegen Erkrankungen vor (z. B. an der Schilddrüse; Diabetes)? Bei welchen Tätigkeiten wird die Brille getragen?

Kommt es trotz Brille immer wieder zu Sehproblemen, am besten gezielt nach einem Optiker oder Augenarzt suchen, der die exakte Augenglasbestimmung vornimmt, um z.B. eine Winkelfehlsichtigkeit korrigieren zu können.

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Mike Barthel, Augenoptikermeister in Stadthagen bei Hannover, hat sich auf die „exakte Augenglasbestimmung“ spezialisiert

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*Studie im Auftrag von Carl Zeiss Vision unter 5.046 Menschen weltweit, in Deutschland unter 1.022 Befragte über 18 Jahre.

Illustration: Thinkstock, Foto: privat

Na klar, der Bildschirm ist schuld, wenn man am Abend kaum noch geradeaus schauen kann und komplett erschöpft ist.

Kennen ja die meisten. Häufig kommen noch Verspannungen und Konzentrationsstörungen dazu. „Böser“ Monitor also?

Eher nicht. Viel häufiger sind es unsere Augen, die nicht den perfekten Durchblick haben. Und zwar oft trotz Brille.

Work & Life

Lesen lohnt sich

HERMA PREMIUM Etiketten

Besser verhandeln, erfolgreich bewerben, Konflikte lösen – was braucht man mehr? Drei neue Bücher, mit denen Sie garantiert weiterkommen

Das neue Verhandeln Vom Schlachtfeld zum Verhandlungstisch Von Christoph Krüger, Peter Kensok, Business Village Verlag, 228 S., 24,80 €

Das erfolgreiche Bewerbungsgespräch Die härtesten Fragen – die besten Antworten Von Martin John Yate, Campus Verlag, 261 S., 15 €

Verhandeln ist ein hoch emotionales Thema: Es geht um Sieg und Niederlage. Doch ein Sieger muss nicht zwingend auch ein Gewinner sein – oft hinterlassen diese martialisch geführten Verhandlungen kaum mehr als verbrannte Erde. Der neue Verhandler hingegen ist selbstbewusst genug, um auf die „harte Tour“ zu verzichten.

Anstatt sich aufzureiben, nutzt er genussvoll die Alternative: gemeinsam gewinnen.

Die beiden Autoren zeigen, wie mit Stil und Diplomatie die Rückkehr an den Verhandlungstisch gelingt.

Ob man sich um den ersten Job bewirbt, wieder ins Berufsleben einsteigen oder eine weitere Stufe auf der Karriereleiter erklimmen will – wer seinen potenziellen Arbeitgeber von sich überzeugen möchte, muss auf das Bewerbungsgespräch vorbereitet sein. Bestsellerautor Martin John Yate zeigt in der Neuausgabe seines Erfolgstitels, wie man sich optimal auf alle kniffligen Fragen im Bewerbungsgespräch vorbereitet, souverän auf Stressfragen reagiert und selbst in heiklen Situationen die richtige Antwort parat hat.

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www.bSb-office.de IMPRESSUM Herausgeber: Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb) Martinistraße 31, 28195 Bremen Telefon: +49 421 69896-3 Telefax: +49 421 69896-40 info@bSb-office.de, www.bSb-office.de Redaktionsleitung: Nicole Ehlert Beratung und Konzeption: Andreas Möller Projektleitung: Merle Knudsen Redaktionelle Mitarbeit: Sibylle Royal, Inken Fügmann, Anna Brüning Redaktionelle Beratung und Mitarbeit (bSb): Monika Gunkel, Andrea van Harten, Siggi Weide,

Angelika Bartschat Artdirektion und Gestaltung: Ileana Soana Verlag: Ringdrei Media Network GmbH Geschäftsführer: Olaf Köhnke Hoheluftchaussee 95, 20253 Hamburg Telefon: +49 40 429352-83 und Emotion Verlag GmbH Geschäftsführerinnen: Dr. Katarzyna Mol-Wolf, Anke Rippert, Vermarktungsberaterin: Katarzyna Mamrot Hoheluftchaussee 95, 20253 Hamburg Telefon: +49 40 209330-850 Anzeigen und Vermarktung: Emotion Verlag GmbH Geschäftsführerinnen:

Dr. Katarzyna Mol-Wolf, Anke Rippert, Vermarktungsberaterin: Katarzyna Mamrot Hoheluftchaussee 95, 20253 Hamburg Telefon: +49 40 209330-850 Litho: Otterbach Medien KG GmbH & Co, Hamburg Druck: Nehr & Co. GmbH, Hamburg Erscheinungsweise, Einzelverkaufsund Abonnementpreis: tempra365 erscheint sechsmal jährlich.

Der Einzelverkaufspreis beträgt 5,50 €.

Der Abonnementpreis beträgt 30 € zzgl. Versandkosten.

Bankverbindung: Bremer Landesbank, Bremen BLZ 290 500 00, Konto 10 16 22 90 05 ISSN 1614-7634

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Feierabend

Die Kreative und der Organisierte Hinter jeder starken Frau steht ein Mann, der einen Platz in ihrem Lieblingsrestaurant reserviert. Markus Olpp ist der persönliche Assistent von Regina Ziegler und schafft der Filmproduzentin die Freiräume, die sie braucht. Sie gewinnt Grimme- und Fernsehpreis, er liebt seinen Job

E

s ist trotz Emanzipation und Frauenquote immer noch ein ungewohntes Bild: Die Chefin eine Frau, der Sekretär ein Mann. Verkehrte Welt, oder? „Nein“, findet Markus Olpp. „Wieso denn?“ Der persönliche Assistent von Regina Ziegler, einer der einfluss­ reichsten Filmproduzentinnen Deutschlands, findet es überhaupt nicht merkwürdig, im Vorzimmer einer Frau zu sitzen. Blöde Sprüche musste er sich noch nie anhören. Im Gegenteil: „Ich erfahre oft große Wertschätzung, schon so lange und immer noch so gut mit der Filmproduzentin zusammenzuarbeiten. Es spielt doch keine Rolle, ob ein Mann für eine Frau arbeitet oder umgekehrt.“ Dabei wollte der 44-Jährige bei Ziegler Film eigentlich ein Produktionspraktikum machen. Er hatte Filmwissenschaften und Publizistik studiert, frisch von der Uni sollte es nun endlich losgehen. Da zögerte er auch nicht lange, als man ihn fragte, ob er das Praktikum auch im Büro von Regina Ziegler absolvieren würde. Wieso auch nicht? Damals hätte Olpp wohl nie erwartet, dass er eine so enge Beziehung zu der berühmten Filmproduzentin aufbauen und so viele Jahre in diesem Büro bleiben würde.

Regina Ziegler und Markus Olpp sehen sich oft häufiger als ihre eigenen Partner. „Bei einer solch intensiven und vertrauensvollen Zusammenarbeit halte ich das für normal“, meint Olpp. Wer sich die beiden wie ein altes Ehepaar vorstellt, irrt allerdings. „Auch wenn mir das keiner glaubt: Es gab noch nie Stress zwischen ­Regina Ziegler und mir“, erzählt Olpp. Klingt fast zu schön, um wahr zu sein.

Er steht in der zweiten Reihe, rückt seine Chefin ins Rampenlicht und hält sich selbst stets zurück. Dennoch keine Spur von einem verletzten Männer-Ego. Natürlich genießt der Berliner auch die 50

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Hält ihr den Rücken frei – und sich stets dezent zurück: Markus Olpp, Office Manager der berühmten Filmemacherin Regina Ziegler

glamourösen Momente, beispielsweise die umjubelte Vorführung des Kinofilms „Henri 4“ im Museum of Modern Art in New York.

Sein absolutes Highlight jedoch ist viel banaler: Er geht jeden Tag mit Freude zur Arbeit. Was also macht ihn zum perfekten Assistenten? „Nobody’s perfect“, wiegelt er ab. „Unsere Persönlichkeiten harmonieren einfach gut.“ Seine Chefin weiß genau, was sie will, ist stets professionell und gut gelaunt. Das macht es für ihn leichter. Olpp entlastet Regina Ziegler, organisiert, telefoniert, terminiert. So schafft er ihr den kreativen Freiraum, den sie braucht, um so gute Arbeit zu leisten. Die beiden bilden eine Einheit, in der sie sich gegenseitig entlasten und inspirieren.

Seinen schlimmsten Moment erlebte Olpp noch während des Praktikums. „Wir erwarteten Frau Ziegler mit der Concorde aus New York. Dann kam die Meldung von einem Absturz in Paris.

Es stellte sich erst später heraus, dass es die startende und nicht die landende Maschine war. Das waren fürchterliche Momente der Ungewissheit“, erzählt er.

Das Geheimnis der Harmonie zwischen Regina Ziegler und Markus Olpp scheint ganz einfach zu sein: Die beiden mögen sich. Sie, die Kreative mit dem großen Herz, und er, der Organisierte mit der guten Laune. Das passt. Dass ihr Assistent kein Steno kann, ist der Filmproduzentin herzlich egal. Viel wichtiger ist es, dass sie ihm vertrauen kann. Denn trotz all ihrem Erfolg, ihrer Power und ihrer Stärke hat auch Regina Zieglers Tag nur 24 Stunden. Dank Markus Olpp und dem Rest ihres Teams bekommen diese Stunden Struktur und sie kann sich ganz ihren vielfach ausgezeichneten Projekten widmen. Fernsehpreis, Bambi, Grimme-Preis, Bundesverdienstkreuz – und Regina Ziegler ist noch lange nicht am Ende. Viel zu tun für Markus Olpp. „Ein Geschenk“, sagt er.

Foto: privat

Text: Anna Brüning

Wellness mit Flair Abano Terme, das älteste Thermalzentrum Europas

Hotel Terme Helvetia

In zentraler Lage befindet sich das Hotel Terme Helvetia. Ein Team von Spitzenköchen, verwöhnt mit Köstlichkeiten auch Gäste mit anspruchsvollem Gaumen. Im geräumigen und gemütlichen Restaurant, raffiniert bis ins kleinste Detail, erfüllt das Personal unter der Leitung des Maître mit viel Liebenswürdigkeit und Professionalität jeden Wunsch. Zusätzlich zu den Thermalkuren bietet das Hotel Helvetia verschiedenste Spezialmassagen an, beispielsweise Antistress-Massagen, Reaktionsmassagen, straffende Massagen, Shiatsu, Reiki und die spezielle indische Ayurveda-Massage. Das Thermalschwimmbad mit einem Außen- und einem Innenbereich zeigt sich in all seiner Pracht. Der Stolz des Hotels sind die verschiedenen Hydromassagen in den Schwimmbädern: die Nackenschwalldusche, die berühmten Hydromassagebetten im Thermalwasser, die prächtigen Hydromassagesitzbänke und die Kneipp-Strecke. Die Zimmer und Suiten verfügen alle über Balkon, Bad/Dusche, WC, Telefon, Satelliten-TV, Minibar, Safe und Klimaanlage.

Halbpension ab € 61,00

Hotel Terme Helvetia

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Via Marzia, 49

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35031 – Abano Terme

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www.termehelvetia.it

•

info@termehelvetia.it

Hotel Terme Roma

Das Hotel Terme Roma befindet sich am Anfang der Fußgängerzone mit Blick auf den Platz der Republik. Die liebevoll eingerichteten Zimmer verfügen alle über Bad/Dusche, Telefon, Satelliten-TV, Kühlschrank mit Bar und Tresor. Im Speisesaal erwartet die Gäste eine fröhliche Atmosphäre in einem eleganten Rahmen. Das eigentliche Zentrum des Hotels ist die Kurabteilung, wo die Thermalkuren durchgeführt werden. Fangopackungen haben einen therapeutischen Effekt und wirken entzündungshemmend, entgiftend und revitalisierend. Drei wunderschöne Thermalschwimmbäder stehen ausschließlich den Hotelgästen zur Verfügung: das Hallenbad „Romulus und Remus” ist mit dem im Freien liegenden „Juno”-Bad verbunden, während das „Minerva”-Bad auf dem Dach des vierten Stockwerks ein wunderbares Panorama eröffnet.

Halbpension ab € 61,00

Hotel Terme Roma

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Via Mazzini, 1

•

35031 – Abano Terme

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www.termeroma.it

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roma@termeroma.it

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