Servicekontoret
책rsredovisning 2009
innehållsförteckning
Ekonomiskt sammandrag Servicenämndens uppgift och resultat
2
4 4–9
Ledning och administration
10
Tryckeri
11
Anläggning/Park/Fritid
12–13
Bygg/Fastighetsservice
14–15
Verkstad/Förråd
15–16
Fordon
16–17
Investeringar i fordon och maskiner
18
Verksamheten i siffror
19
Förslag till resultatreglering
20
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
årsredovisning
Servicenämnden 2009
Servicenämnden i Borås Stad får härmed avge årsredovisning och verksamhetsberättelse för kalenderåret 2009. Borås den 19 februari 2010
Ingemar Persson Förvaltningschef
Årsredovisningen är behandlad och godkänd på Servicenämndens sammanträde den 18 februari 2010.
3
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
ekonomiskt sammandrag 1 000-tal kr och löpande priser
DRIFTREDOVISNING Intäkter Kostnader Resultat Kommunbidrag Resultat efter kommunbidrag Ackumulerat resultat INVESTERINGSREDOVISNING
2007
2008
Budget
2009 Redovisning
259 210,0 - 257 082,0 + 2 128,0 –
273 161,0 - 268 874,0 + 4 287,0 –
261 367,0 -261 367,0 0,0 –
271 793,0 - 269 019,0 + 2 774,0 –
+ 2 128,0 + 9 585,7
+ 4 287,0 + 13 872,7
0,0
+ 2 774,0 + 16 646,7
- 14 343,0
- 10 725,5
- 18 000,0
- 16 745,6
Samtliga belopp ovan är redovisade exklusive interna transaktioner i form av administrativa tjänster och intern försäljning mellan avdelningarna. Dessa transaktioner uppgår till ca 77 Mkr, vilket utgör skillnaden mellan ovanstående budgetbelopp och den av fullmäktige fastställda budgeten (338 Mkr).
Servicenämndens uppgift Servicenämndens förvaltning, Servicekontoret, utgör kommunens interna resurs för kommunalteknisk utförarverksamhet. Servicekontoret utför tjänster åt bl.a. andra förvaltningar, kommunala bolag m.fl. Genom organisationsformen beställare/utförare, som tillämpas i Borås, har de förvaltande nämnderna Gatunämnden, Lokalförsörjningsnämnden och Fritids- och turistnämnden genom sina respektive kontor varit Servicekontorets största beställare av tekniska tjänster.
Kostnadseffektivitet, kvalitet och hög servicegrad Kommuninvånarna och beställarna ställer krav på ständigt fungerande gator, VA-system, fritidsan-läggningar, byggnader och lokaler vilket tillgodoses genom drift- och skötselavtal och omfattande beredskapsåtagande.
4
Servicekontorets verksamhet finansieras helt genom försäljningsintäkter och bedrivs till stor del i konkurrens med privata företag. Detta borgar för en hög effektivitet i verksamheten. Målsättningen är att alltid kunna erbjuda kunderna hög servicegrad till konkurrensmässiga priser och rätt kvalitet. Genom en hög nivå på tekniskt kunnande, god lokalkännedom, väl utvecklade instrument för styrning av tider och kostnader i projekten samt starkt fokus på miljö, kvalitet och flexibla lösningar skapar Servicekontoret ett stort mervärde för Borås Stad.
Organisation Servicekontoret är sedan ett antal år tillbaka organiserat i fem operativa enheter bestående av tryckeri-, anläggnings-, fastighets-, verkstads- och fordonsavdelningen. Enheterna stöds i sin tur av
servicekontoret
stabsfunktioner för ekonomistyrning/IT, personalfrågor samt kvalitets- och miljösamordning. Den omorganisation inom avdelning Anl./Park/ Fritid med uppdelning i 3 arbetschefsgrupper som genomfördes inför år 2009 har inneburit tydliga förbättringar genom effektivare utförande, bättre fungerande rutiner, närmare kontakt med kunderna och deras representanter samt närmare kontakt för personalen inom arbetsgrupperna till sina chefer.
Produktivitetsförbättringar och Beställare/utföraremodellen Servicekontorets verksamhet enligt beställare/ utföraremodellen har under ett stort antal år successivt anpassats till de förutsättningar som Borås Stad erbjuder. Kontinuerligt arbete med effektivisering med färre antal anställda för varje år. Totalt har under Servicekontorets 18-åriga verksamhet ungefär 250 personer slutat och 260
|
årsredovisning
2009
påbörjat sina anställningar. Av de senare har ca hälften tillkommit via organisationsförändringar där personal tillförts Servicekontoret från andra kommunala enheter och resten som nyanställningar. Under dessa år har ca 110 personer försvunnit utan att ersättas. Under åren 2000–2009 har antalet anställda minskat med 24 % när produktionsvolymen samtidigt har fördubblats. Detta innebär en produktivitetsförbättring > 10 % / år. Servicekontorets prisnivåer har under senare år varit mycket konkurrenskraftiga i jämförelse med andra aktörer på marknaden, vilket framgår vid utvärderingar av genomförda upphandlingar inom Borås Stad. Rollen som prisdämpande faktor på den kommunaltekniska marknaden för Borås Stad har de senaste åren varit mycket värdefull under både högkonjunktur och lågkonjunktur.
Servicenämndens resultat Omsättning Servicenämndens omsättning i den operativa verksamheten, exklusive administration uppgår för år 2009 till 322,5 milj. kronor vilket är den högsta sedan förvaltningen bildades 1992.
Omsättningen fördelar sig enligt nedan
2006
2007
2008
2009
Servicekontoret internt Borås Stads förvaltningar och bolag Övrig offentlig verksamhet Övriga kunder
milj.kr % 48,7 17 230,8 78 3,8 1 11,7 4
milj.kr % 53,5 17 238,7 77 6,0 2 13,8 4
milj.kr % 55,8 18 239,5 75 6,6 2 16,4 5
milj.kr % 54,8 17 245,9 76 7,4 2 14,4 5
295,0 100
312,0 100
318,3 100
322,5 100
Nettoökningen, d.v.s. ökning av försäljningsvolym exkl. Servicekontorets interna fakturering mellan avdelningarna, uppgår till c:a 5 Mkr (1,9 %). Den externa kundandelen utgjorde under året c:a 8,1 % av försäljningsvolymen. 5
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
Produktionsförutsättningar Under året som gått har en betydligt sämre byggkonjunktur följt de goda åren dessförinnan. Servicekontoret har haft en något lägre beläggning av uppdrag vilket inverkat på ekonomin. Ett mindre utbud och en begränsad efterfrågan på entreprenadjobb, på både bygg- och anläggningssidan, har inneburit att personalresurserna tidvis inte haft kontinuerlig sysselsättning. En ökad priskonkurrens på de uppdrag som varit ute på anbudsräkning har även påverkat ekonomin. Servicekontorets roll som prisdämpande faktor på den kommunala marknaden är fortfarande mycket betydelsefull. Genom erbjudanden om hög servicegrad och med personal som har hög kompetens har efterfrågan av Servicekontorets tjänster på andra områden dock varit ganska bra och även under 2009 gett goda mervärden för de kommunala beställarförvaltningarna.
Uppdrag utanför kommungränsen och samarbete med aktörer utanför Borås Stad Sedan Servicenämndens reglemente ändrats under det gångna året är samarbete med närliggande kommuner en strategisk möjlighet för Borås Stad och Servicekontoret. Under året har inletts dis-kussioner med några av grannkommunerna till Borås inom några tänkbara samarbetsområden för stadstekniska tjänster, bl.a. fordonshantering. Servicekontoret har också under året deltagit i anbudsgivning inom ramen för partnerskap med andra aktörer där kompetenser inom andra organisationer eller företag kan komplettera egen kompetens.
Utveckling av personal Vi har även i år starkt fokuserat på effektivitetsutveckling och egen professionalism inom alla verksamhetsområden. Utbildningsinsatsen i form av en seminarieserie inom ledarutveckling har avslutats och gått in i en ny fas. De moduler som låg i grundkonceptet är nu genomförda och under året handlade det om bl.a. missbruksfrågor, konflikter och svåra samtal. 6
Vi arbetar efter devisen rätt kompetens på rätt plats vid rätt tillfälle. Det är en förutsättning för att vi ska klara av de uppdrag vi får. Det innebär att vi ständigt behöver hålla oss ajour med vilka lagstadgade utbildningar som krävs. Vi behöver också ha en beredskap för att utbilda mer specifikt. Under året har vi dessutom genomfört en stor utbildningsinsats. Det är ca 120 medarbetare som har genomgått en utbildning i Eco-driving.
Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron vid förvaltningen har fortsatt att minska även under 2009. Den uppgick då till 3,6 % av kontrakterad tid. Det är en minskning med 1,9 procentenheter. Detta är en kraftig nedgång sedan 2005 då sjukfrånvaron låg på 10,5 %. Det är dock viktigt att påpeka att på en relativt liten population (ca 250 anställda) får ett par långa sjukfall ett stort statistiskt genomslag. Under året som gick har flera långa sjukfall avslutats, men sjukfrånvaron har minskat inom alla intervall. Andelen medarbetare som inte har varit sjukskrivna alls uppgick under 2009 till 36,0 %. Det är en minskning jämfört med 2008. Här finns dock en osäkerhet i uppgifterna. Medarbetare kan i olika hög utsträckning ta ut semester eller kompensationsledigt vid korta sjukfall på en eller ett par dagar. För frågor som rör personal i övrigt hänvisas till Personalekonomiska redovisningen för 2009.
Kvalitet och miljö Under 2008 startade vi arbetet mot en miljöcertifiering och den 8 april 2009 blev Servicekontoret miljöcertifierade mot ISO 14001:2004. Miljöoch kvalitetsarbetet är integrerade i samma lednings-system och bedrivs på ett strukturerat sätt. Under året som gått har våra internrevisorer genomfört revisioner på våra kvalitets- och miljörutiner. Vid revisionerna blev 46 av rutinerna godkända, 27 rutiner fick en liten anmärkning, 2 rutiner fick en stor anmärkning och 9 rutiner fick en notering (förbättringsförslag) vid revisionen.
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
Övergripande verksamhets– och kvalitetsmål Miljö
Uppnått 2008
Mål 2009
Uppnått 2009
40
40
49
Uppnått 2008
Mål 2009
Uppnått 2009
5,48 6,2 24 1 086
minskas 6,0 minskas 965
3,6 5,4 15 814
6,08 512
minskas 460
3,3 471,1
Andel personfordon i Borås Stads verksamhet som är miljöfordon i %
Egen organisation Andel sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid i % KF:s beslut för hela kommunen Antalet sjukfall över 60 dagar KF:s beslut för hela kommunen Arbetad tid för timavlönade omräknat till årsarbetare KF:s beslut för hela kommunen
De interna revisionerna bidrar till ständiga förbättringar och hjälper oss att utveckla vår verksamhet. Under 2010 kommer vi att förändra arbetssättet på hur vi genomför de interna revisionerna. Idag reviderar man rutin för rutin men nu skall man revidera områden och följa flöden i verksamheten. På så sätt får man en bättre bild över hur verksamheten fungerar. Det blir också enklare att studera miljöpåverkan.
Teknisk utförarverksamhet Servicenämnden har nu i snart två decennier arbetat med teknisk utförareverksamhet inom beställarutförarkonceptet där kostnaderna skall vara baserade på självkostnadsprincipen. Servicekontorets organisation är sedan ett antal år väl fungerande och rationell. Det är dock viktigt att det finns täckning av kostnaderna för garantiåtaganden, för kalkyluppdrag som ej leder till beställningar, för ekonomiska risker i pågående uppdrag som kan falla ut och eventuella personalkostnader för ej sysselsatta egna resurser i samband med t.ex. förlorade beställningar, lågkonjunktureffekter i uppdragsutbudet etc. Därför är även det gångna årets ”resultat” att betrakta
som mycket bra, även om resultatmarginalen ”bara” uppgår till ca 1 %.
Ackumulerat resultat Efter verksamhetsåret 2009 är det utgående samlade ackumulerade resultatet till + 16 646,7 Mkr.
Analys av konkurrensstruktur inom Servicekontorets verksamhet Absoluta merparten av de uppdrag Servicekontoret utför är utsatta för någon form av priskonkurrens. Vissa uppdrag har tillkommit under mycket hårda konkurrensmässiga villkor, andra med någon form av begränsning i priskonkurrensen. En analys har genomförts av Servicekontorets fakturerade intäkter under 2008 och 2009 (ca 260 mkr/år) genom uppdelning i 6 st. konkurrensnivåer. Nivå 5 = full priskonkurrens, nivå 0 = ingen priskonkurrens och däremellan 4 st. nivåer med varierande priskonkurrens. Genom att väga samman hela fakturerade årsvolymen med respektive konkurrensnivå gick ett medelvärde för konkurrensnivån på hela Servicekontorets verksamhet att räkna ut. Detta blev ca 3,6 i konkurrensnivå, dvs. mellan benämningarna Priskonkurrens, nivå 4, och Något begrän-
7
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
sad priskonkurrens, nivå 3, (som är benämningar i analysmodellen).
Tankar för verksamheten under år 2010 Det finns stora risker att Servicekontoret får vissa ekonomiska besvärligheter under kommande år genom lägre omsättning och lägre ersättning för de uppdrag som utförs. Detta gäller framförallt de avdelningar som säljer entreprenaduppdrag eftersom en stor osäkerhet råder om utbud och prisnivåer framöver. Effekter på kommunens ekonomi efter den världsomspännande finanskrisen har visserligen inte varit särskilt stora under år 2009 men kanske blir mer påtagliga under 2010. Därför är det viktigt att Servicekontoret kan täcka eventuella underskott i verksamheten med positiva resultat från tidigare års verksamheter.
Servicekontorets vision Under senare år har i Servicekontorets arbete fokuserats på innehållet i visionen:
Servicekontorets vision ”Alla medarbetare på Servicekontoret verkar alltid för Borås Stads Bästa i uppgiften att vara kommunens leverantör av stadsteknik”. Ledstjärnor Under det gångna året har det, liksom under senare år, gällt en strävan inom Servicekontoret att alltid, och i allt som utförs, låta innehållet i ledstjärnorna nedan styra sättet att tänka, beteenden och hur arbete utförs. Alla medarbetare låter varje dag ledstjärnorna vara rättesnöre i verksamheten.
Ledstjärnor för Servicekontoret Dessa skall alltid, liksom tidigare, prägla vårt beteende och vårt sätt att utföra arbetsuppgifterna: • • • • • • • •
8
Måluppfyllelse Rätt kvalitet Rätt miljö Effektivt resursutnyttjande Helhetssyn Omtanke Sund ekonomi Affärer
Vad är vår uppgift? Vad har vi betalt för? Ej för hög! Ej för låg! Vi bygger ett hållbart Borås! Använd krafterna rätt! Inte bara egen verksamhet utan även till kommunens bästa! Visa intresse, respekt och omtanke gentemot medarbetare, kollegor och arbetskamrater och deras arbetssituation. Bra ekonomisk kontroll på vår verksamhet! Vara omdömesgill och klok i beställare / utförandeprocessen
Ă…r
-3
-2
-1
0
1
2
3
4
5
92
-2,8
93
2,3
94
3,2
95
2,6
96
-2,7
97
-1,2
98
-1,3
99
-1,3
00
0,3
01
2,0
operativt ĂĽrsresultat
02
4,2
03
0,6
04
0,7
05
1,8
06
3,5
2,1
07
1992-2008 i Mkr
08
4,3
09
2,8
servicekontoret
| ĂĽrsredovisning
2009
9
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
ledning och administration Verksamhetsbeskrivning Under begreppet ”ledning och administration” samlas redovisningsmässigt kostnader för • Servicenämnden • förvaltningsledning • interna stabsfunktioner • lokaler (Pantängen-fastigheten) Interna stabsfunktioner utgör ett stöd till de operativa verksamheterna och innefattar • personaladministration • lönehantering • ekonomistyrning • nämndsekretariat • IT-samordning • personalservering • kvalitets- och miljösamordning
Verksamheten 2009 Administrationen uppvisar ett resultat på ± 0 kr. Kostnaderna för ovannämnda administrativa verksamheter är med andra ord i sin helhet utfördelade på de operativa verksamheter, som stöds av dessa administrativa funktioner. Personalenheten arbetar både strategiskt och operativt med personal- och lönefrågor, t.ex. rekrytering, lönerevisioner och lönesättning, arbetsmiljö, utbildningar, likabehandling, arbetsrätt och hälsofrågor som friskvård och rehabilitering. Stor kraft har under året gått åt för att försöka genomföra kommunfullmäktiges beslut om
10
scannade leverantörsfakturor och e-handel. Alla kostnader (leverantörsfakturor) måste passera genom försystemet KomMa där samtliga intäkter genereras via kundfakturering då ingen anslagsfinansiering förekommer. Scanning/e-handel har inneburit nya rutiner. Etablering på Pantängen under 2007 öppnade möjligheter till goda synergivinster genom samarbete med Borås Elnät AB. Den innebar också bättre intern miljö och en naturlig start för att stärka lagandan inom organisationen, vilket också successivt också märkts mer påtagligt under år 2009. Många av våra medarbetare drivs av engagemang och framåtanda. Tillsammans med nya hjälpmedel och utrustningar, bättre logistik och ökad intern samverkan mellan avdelningarna i den nya anläggningen har positiva effekter uppnåtts under de två senaste åren. Det finns fortfarande ett stort intresse inom Borås Stad för Servicekontorets nya anläggning på Pantängen. Även under det gångna året har ett flertal besök genomförts från andra förvaltningar, kommunala enheter eller politiska partigrupper för arbetsplatsträffar, planeringsträffar, ledningsmöten etc. i Servicekontorets lokaler. Ofta i kombination med guidade turer på anläggningen. Detta är enligt vår uppfattning ett mycket viktigt led i att marknadsföra och informera om Servicekontorets tjänster inom Borås Stad.
servicekontoret
tryckeri
|
årsredovisning
2009
minst lika mycket pengar att spara på en samordning inom detta område.
Verksamhetsbeskrivning
Det finns många personer inom Borås Stads organisation som hanterar trycksaker, och vi är övertygade om att en samordning av trycksaksbeställningar med utnyttjande av den kompetens som finns på tryckeriet skulle effektivisera verksamheten. Vi ser detta som steg två i vår målsättning att effektivisera hela flödet av dokumenthanteringen inom Borås Stad. Det kommer även säkerställa att den grafiska profil som blir antagen följes.
Kommuntryckeriet erbjuder helhetslösningar för kopierings- och tryckeritjänster innefattande såväl paketering som distribution samt samordningsansvar för inköp av kopieringsutrustning för Borås Stad. I verksamheten ingår även layoutoch originaltjänster för trycksaker. Dessutom ingår i enheten också kommunens interna budtransporter och vaktmästeritjänster för stadshuskvarteret.
Verksamheten 2009 För tryckeriet har 2009 inneburit ett fortsatt arbete med att samordna tjänster inom Borås Stad. Samordningsansvaret för inköp av kopieringsmaskiner har inneburit en stor besparing för förvalt-ningarna. Vi har ca 300 maskiner vilket innebär att vi i princip äger alla maskiner. Besparingen för Borås Stad med detta koncept är ca. 3 mkr / år.
På bud/vaktmästeri har den positiva trenden med samordning av olika typer av transporter fortsatt. Man borde ur miljösynpunkt se över andra typer av transporter som finns inom kommundelarna och samordna även dessa inom budorganisationen. Avdelning Tryckeri har även hand om skötseln av bilarna i bilpoolen i stadshuskvarteret och i kv. Saturnus sedan ett drygt år tillbaka.
Ambitionen i vårt arbete med den kompetens som finns inom tryckeriverksamhet har varit, och kommer framgent att vara, en liknande samordning för trycksaksproduktion. Vi vet att det finns
Investeringar har under 2009 gjorts för samordnande av kopieringsutrustning till kommunens olika förvaltningar för ca 2,7 Mkr.
Omsättning Tryckeri Kund
Tkr
Borås Stad Borås sjukhus Föreningar
2007 %
11 305 91 248 2 870 7 12 423 100
2008 Tkr 13 270 288 866 14 424
%
92 2 6 100
2009 Tkr % 14 680 319 960 15 959
92 2 6 100
Resultat och resultatmarginal tryckeri Resultat (tkr) Resultatmarginal (%)
2007 + 193 1,5
2008 + 251 1,7
2009 + 298 1,8
11
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
anläggning /park /fritid Verksamhetsbeskrivning Avdelningen verkar inom fyra olika huvudområden; gatu-, va-, park- och fritidsanläggningar samt arbetar med både nyanläggning, drift och underhåll. För Gatukontorets räkning sköts merparten av kommunens gator, broar, torg och parkeringsplatser vad avser vinterväghållning, barmarksunderhåll, underhåll av trafikanordningar m.m. Även kommunens VA-ledningar och vissa av de centrala parkerna sköts på uppdrag av Gatukontoret. Arbetena på VA-sidan omfattar underhåll, saneringar, vattenmätarservice samt rensning av vattendrag och skötsel av fontäner m.m. Utöver park- och trädgårdsskötsel även markrenhållning såsom halkbekämpning, sopning och ogräsbekämpning på gator, gångbanor och övriga hårdgjorda ytor. Avdel-ningen utför också delar av Gatukontorets nybyggnader gällande park-, gatu- och VA-anläggningar, oftast efter upphandlingar i konkurrens med andra entreprenörer. För Fritids- och turistkontorets räkning sköts drift och underhåll av 30 st. idrottsanläggningar i centralorten bl. a. Borås Arena, Ryahallen, Boråshallen, Ryavallen och Ishallen. Vidare motionsan-läggningarna vid Kypesjön och Kransmossen samt bollplanerna vid Ryda och Ramnavallen.
Verksamheten 2009 Omsättningen har under året har varit nära nog identisk med år 2008. Gatukontoret har i stort sett kvar sin tidigare beställningsvolym på drygt 100 Mkr bl.a. genom omfattande arbeten med utbyggnad av öppna ytor, gång- och cykelbanor (GC-banor), busshållplatser samt ett flertal större VA-arbeten. Vidare ett stort åtagande genom driftavtalen Gata, VA och Park.
12
Beställningsvolymen från Lokalförsörjningskontoret är också snarlik nivån för 2008. Samma gäller såväl för verksamheterna för Fritids- och turistkontoret samt övriga offentliga och externa kunder. Under året har totalt 175 anbud avlämnats, varav 139 st. (79 %) avser konkurrensutsatta upphandlingar. Av de upphandlingar som avgjorts har 77 st. (49 %) medfört beställningar. Våra tidigare planer med en ökad dialog med politiker och tjänstemän inom Borås Stads beställarförvaltningar har inte utvecklats på önskvärt sätt. Denna dialog syftade bl.a. till ett fungerande framtida planeringsarbete (tid och resurser) tillsammans med beställande förvaltningar gällande förhandlingsupphandlade och konkurrensupphandlade objekt. Samarbetet med Lastbilscentralen om hantering och försäljning av återvinnings- och kompostmaterial på Ramnaslätt har pågått liksom tidigare. Från anläggningen har omkring 37 000 ton material transporterats ut för att återanvändas i samband med beläggnings- och nyanläggningsarbeten. Under det gångna året har även en fortsatt förädling av markområdet skett som har utmynnat i att ytterligare några nya hyresgäster disponerar delar av området genom avtal med Servicekontoret.
Större projekt under året - - - - -
8 st. markarbeten för totalt ca 7,7 mkr, varav Söderbrogatan och Viskastrand kan nämnas. 2 st. exploateringsområden för tot. ca 7,2 mkr med Kärra Brämhult som det största. Busshållsplatser och GC-banor för ca 9,4 mkr med bl.a. Almenäsvägen och 4:e Villagatan. Utökning av Lusharpans återvinningsanläggning för ca 1,8 mkr. Cirkulationsplats på Alingsåsvägen vid
servicekontoret
- -
Centralbron för ca 4,1 mkr Renovering av bollplaner och lekplatser för ca 4 mkr VA-entreprenader, totalt 7 st. för ca 13 mkr varav Aplared och Karlsbergsgatan de största.
|
årsredovisning
2009
och parkanläggningar, VA-nät och gator har fortgått i normal omfattning.
Arbeten avseende drift och underhåll av fritids-
Omsättning Anläggning/Park/Fritid Kund
Tkr
Gatukontoret Fritids- och turistkontoret Lokalförsörjningskontoret Övriga förvaltningar och kommunala bolag Övrig offentlig verksamhet Övriga externa kunder Internt
2007 %
2008 Tkr
%
2009 Tkr %
99 330 58,7 19 494 11,5 11 850 7,0
97 513 58,0 20 989 12,4 5 901 3,6
102 219 60,3 20 640 12,2 5 850 3,4
21 913 13,0 3 617 2,2 12 888 7,6 169 092 100
23 877 14,2 4 691 2,8 15 399 9,0 168 370 100
21 713 12,8 5 818 3,4 13 476 7,9 169 716 100
16 446
18 963
*20 775
185 538
187 333
190 491
*Interna omsättningen har ökat p.g.a. ändrad hantering av interna arbetsordrar i samband med införandet av fakturaskanning. Jämförelse över tiden blir därför inte relevant.
Resultat och resultatmarginal Anläggning/Park/Fritid Resultat (tkr) Resultatmarginal (%)
2007 + 3 250 1,8
2008 + 3 285 1,8
2009* + 1 775 0,9
*I resultatet för år 2009 ingår nedlagda kostnader på total 411 tkr gällande del i projekt ”Högersväng från Getängsvägen till Alingsåsvägen” enligt överenskommelse mellan Gatukontoret och Servicekontoret. Utan denna överenskommelse hade avdelningens årsresultat således varit 2 186 tkr (1,1%).
13
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
bygg /fastighetsservice Verksamhetsbeskrivning Avdelningen är en kommunintern utförare med Lokalförsörjningskontoret, LFK, som huvudsaklig beställare och omfattar delarna bygg, fastighetsskötsel och lokalvård, där bygg- och fastighetsskötsel utgör ca 75 % av omsättningen. Bygghantverkarna utför underhållsarbeten och smärre om- och tillbyggnader inom kommunens fastigheter. I verksamheten ingår också fastighetsskötsel och beredskapsåtagande avseende fastigheternas drift. Fastighetsjouren omfattar även de ca 200 personhissar, som installerats i privata bostäder i kommunen med hjälp av bostadsanpassningsbidrag. Kompetens för utförande av bostadsanpassningar finns, och förhoppningen är att denna typ av uppdrag kommer att öka framöver. Lokalvård utförs i huvudsak i förvaltningsbyggnader i centralorten. Dessutom ingår driften av cafe´- och restaurangverksamheterna i stadshuskvarteret och på Pantängen. Dessa två verksamheter sysselsätter totalt ca 29 av avdelningens totalt ca 60 anställda.
Verksamheten 2009 Omsättningen inom avdelningen har under 2009 uppgått till 41 Mkr och det operativa resutatet uppgår till ca 10 tkr. Intäkterna härör från löpande uppdrag och från entreprenader upphandlade i konkurrens. Under året har 43 an-
bud på ombyggnadsarbeten m.m. avlämnats i konkurrensutsatta upphandlingar, varav ca 50 % medfört beställningar. Utifrån anbudsutfallet bedöms prisnivån på avdelningens byggtjänster vara konkurrenskraftigt. Bland de byggprojekt som utförts under året kan nämnas arbeten med reparationer och ombyggnader av bl a fastigheten SMU-gården i Sandared (ca 4 Mkr) och Vinrankan (ca 2,7 Mkr). Vissa mindre lokalvårdsuppdrag i konkurrens ingår också i uppdragen (t.ex. regelbunden städning av rastplatser). I övrigt är uppdragen koncentrerade till drift-, underhålls- och smärre byggnadsarbeten. Inom fastighetstekniksidan har kompetensen breddats med fler tekniker med bredare inriktning speciellt mot energi- och miljöteknik. Ett samarbete mellan LFK och Servicekontoret har inletts inom energispar – och miljöområdet för Borås Stads fastigheter. Detta har inneburit kompletterande utbildningar av den tekniska personalen. Inom lokalvårdssidan utgör städning av byggnaderna i stadshuskvarteret knappt hälften av uppdragsvolymen. Vidare utförs kontinuerligt asbestsanering på det kommunala fastighetsbeståndet.
Omsättning Bygg/Fastighetsservice Kund Interna beställningar Lokalförsörjningskontoret Fritids- och turistkontoret Övriga förvaltningar Kommunala bolag
14
2007 Tkr % 4 896 13 22 006 60 1 972 5 6 809 18 1 278 4 36 961 100
2008 Tkr % 3 660 26 610 1 170 8 275 1 589 41 304
9 64 3 20 4 100
2009 Tkr % 3 983 29 739 954 5 202 1 183 41 061
10 72 2 13 3 100
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
Resultat och resultatmarginal Bygg/Fastighetsservice
Resultat (tkr) Resultatmarginal (%)
2007 + 22 -
2008 + 208 0,5
2009 + 10 -
verkstad /förråd Verksamhetsbeskrivning Verkstaden arbetar med underhåll och ”akuta” reparationer av fordon, maskiner och väghållningsutrustning. I första hand är arbetet inriktat mot Servicekontorets egen maskinpark, men arbeten utföres även åt andra förvaltningar. Dessutom tillhandahålls konstruktion, tillverkning och reparationer av allehanda kommunaltekniska installationer till Gatukontoret, Lokalförsörjningskontoret samt Fritids- och turistkontoret som stora kunder. Avdelningens förråd svarar för lagerhållning av frekventa reservdelar och förbrukningsmaterial, men utgör också beredskapsförråd med reservdelar för kommunens ledningsnät, snöröjnings- och sandningsutrustning m.m. Förrådet inrymmer även en drivmedelsstation som servar kommunens fordon och maskinpark samt en tvätthall för maskiner, redskap och fordon. Genom förrådet hanteras även uthyrningsmaterial såsom generatorer, pumpar, kompressorer, elmaterial samt trafikskyltar och trafikavstängningsmaterial för både Servicekontorets egen verksamhet och för andra förvaltningar och kommunala bolag. Dessutom hanteras idrottsmaterial som toalettdusch- sekretariatsvagnar samt evenemangstält m.m. som via IP-skogen hyrs ut till föreningar verksamma i kommunen.
Verksamheten 2009 Enhetens omsättning uppgick under 2009 till 26,2 Mkr med ett negativt resultat på 150,0 tkr. Underskottet är bland annat att härleda till lägre
beläggning på fordonsverkstaden p.g.a. en nyare fordonspark med därtill hörande service och reparationsavtal med märkesverkstäder. Verksamheten i mekanisk verkstad har under året delvis saknat fast arbetsledning, vilket orsakat vissa planeringsstörningar. Dessa störningar har ytterligare påverkat avdelningens ekonomi. Verkstaden har under året utfört reparationer av snöplogar, sandspridare, sopmaskiner, gräsklippare, kommunaltekniska påbyggnader samt andra maskiner där ”märkesverkstäder” inte finns tillgängliga. Verkstaden har även ingått i vinterberedskapen som en integrerad del i snöröjningsfunktionen och tidvis varit bemannad dygnet runt i samband med snöväder. Vidare har verkstaden utbildat och tagit till sig montering och kalibrering av alkolås i och med kommunfullmäktigebeslut om att alla Borås Stads fordon inte skall vara körbara innan föraren avlagt ett godkänt alkoprov. Under 2009 har 78 st anbud lämnats, varav 30 st resulterat i beställningar. Bland de arbeten som verkstaden utfört under 2009 kan nämnas sättning av 3150 m pronetstaket runt 40 st fotbollsplaner, tillverkning/montering av grindar till Sankt Sigfrids kyrkogård, tillverkning/montering av 70 m trappräcke till Torgilsgatan, konstruktion/tillverkning/montering av balkkonstruktion till gång- och cykelväg vid Viskastrandskolan, framtagning av prototyp till informationstavla för Borås kyrkogårdar samt byggnation av kabelrum vid Brodalsmotet.
15
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
Omsättning Verkstad/Förråd Kund Interna beställningar Gatukontoret Lokalförsörjningkontoret Fritids- och turistkontoret Övriga förvaltningar Kommunala bolag Övriga kunder
2007 Tkr % 16 997 1 091 3 453 1 156 390 2 656 1 672 27 415
62,0 4,0 12,6 4,2 1,4 9,7 6,1 100
2008 Tkr %
2009 Tkr %
17 307 66,1 2 225 8,5 1 257 4,8 1 073 4,1 628 2,4 2 016 7,7 1 676 6,4 26 182 100
20 332 77,6 812 3,1 760 2,9 1 315 5,0 262 1,0 1 467 5,6 1 258 4,8 26 206 100
Resultat och resultatmarginal Verkstad/Förråd Resultat (tkr) Resultatmarginal (%)
2007 - 1 947 -
2008
- 157 -
2009 - 150 -
fordon Verksamhetsbeskrivning Avdelningen äger och administrerar huvudparten av kommunens ägda eller leasade fordon och maskiner. Genom Servicekontorets investeringsbudget svarar fordonsenheten även för nyanskaffning av fordon och maskiner till kommunens övriga förvaltningar, som påföres kostnader för räntor, avskrivningar, reparationer m.m. genom interna hyresdebiteringar. Personbilar leasas och förnyas fortlöpande medan tyngre fordon och entreprenadmaskiner köps. Enheten administrerar även drift och underhåll av kommunikationsradioutrustning för kommunens tekniska verksamheter. Därtill kommer ett centralt register över fordon, t. ex. lätta släpkärror m.m. som ägs av andra förvaltningar, och för vilka enheten samordnar inbetalning av fordonsskatter och försäkringar. Servicekontoret arbetar mot kommunens antagna miljömål och antalet miljöfordon ökar kontinuerligt. 16
Verksamheten 2009 Fordonsenheten fortsätter en positiv utveckling som kännetecknas av professionalism och kundkänsla och omsättningen är under verksamhetsåret den näst högsta sedan bildandet av enheten. Omsättningen, som baseras på en hyressättning grundad på verkliga fordons- och maskinkostnader, uppgår till 49 Mkr och verksamhetsresultatet uppgår till +841 tkr. Fordonsenheten administrerar för närvarande ca 533 fordons- och maskinenheter inom kommunen och dess bolag. Av dessa är 522 finansierade genom leasingavtal vilket ger bra möjligheter att successivt förnya fordonsparkens tekniska, säkerhets-, komfort- och miljömässiga standard. Borås Stads krav på miljöanpassade fordon gör också att fortsatta investeringar för att byta ut äldre fordon och maskiner är nödvändiga. Anskaffningen av nya fordon sker i ett nära samarbete med Administrativa kontorets upphandlingsenhet. Regelbundet tecknas också serviceavtal för skötseln av de flesta fordonen.
servicekontoret
Av Servicekontorets egna 114 person- och servicebilar drivs 24 st. med etanol och 9 st. med biogas. En del av Servicekontorets fordon körs på syntetisk diesel som är framställd ur naturgas. Detta ger en positiv miljöeffekt, men bränslet är också något dyrare än vanlig diesel.
|
årsredovisning
2009
inom Borås Stad. Inom ramen för Servicenämndens nyligen ändrade reglemente arbetar Servicekontoret vidare för att nå fram till samarbetsavtal med några av dessa närliggande kommuner.
Då de av Administrativa kontorets upphandlingsenhet gjorda ramavtalen för bilupphandling skett i samarbete med flera av Borås Stads närliggande kommuner har Servicekontoret fått frågor från några av dessa kommuner. Det finns ett stort intresse att låta Servicekontorets fordonsavdelning hantera fordonen efter liknande modell som
Omsättning Fordon Kund Internt SK Gatukontoret Kommundelskontor Lokalförsörjningskontoret Borås Energi & Miljö AB Övriga förvaltningar Kommunala bolag
2007 Tkr % 15 107 3 209 12 686 924 13 373 1 690 2 175 49 164
30,7 6,5 25,8 1,9 27,3 3,4 4,4 100
2008 Tkr % 15 901 3 889 13 613 879 10 578 1 593 2 603 49 056
32 8 28 2 22 3 5 100
2009 Tkr % *9 656 4 356 16 255 420 12 807 1 560 3 715 48 769
20 9 33 1 26 3 8 100
*Sedan år 2008 har Servicekontorets modell för kostnadsfördelade fordon ändrats. Kapitalkostnader, kostnader för reparationer m.m. redovisas fortsättningsvis, för förvaltningens egna fordon, direkt på användarnas avdelningar. Det är en följd av vårt arbete att förenkla våra rutiner inom förvaltningen. Detta innebär lägre ”intern” omsättning inom Servicekontoret och att försäljningssiffrorna över åren ej blir jämförbara.
Resultat och resultatmarginal Fordon Resultat (tkr) Resultatmarginal (%)
2007 + 610 1,2
2008 + 700 1,4
2009 + 841 1,7
17
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
investeringar i fordon och maskiner Investeringsbudgeten för året uppgick till 15 Mkr. Årets faktiska investeringar i fordon och maski-ner uppgår till 14 Mkr. Bland de större investeringarna återfinns för Borås Energi & Miljö AB:s räkning 1 st. sopbil för 1,8 Mkr och containrar för 1,4 Mkr . För Fritids- och turistkontorets, Lokalförsörj-
ningskontorets och Gatukontorets räkning har under året inga inköp gjorts. För Lokalförsörjningskontorets räkning har 1 st. skotare för 2,0 Mkr och 1 st. traktor för 0,7 Mkr anskaffats. Servicekontorets större egna investeringar omfattar 2 st. lastbilar för 3,8 Mkr, 4 st. traktorer för 1,8 Mkr samt 3 st. gräsklippare med utrustningar för 0,9 Mkr.
Sammanställning över 2009 års investeringar
18
Borås Energi & Miljö AB
Mercedes, sopbil (gas) Rullflakvagn Utrustning alkolås Lastväxlar – Containrar
TNX 426 TAZ 424
Fritids- och turistkontoret Gatukontoret samt Borås Elnät AB
Lokalförsörjningskontoret
Skotare, Rottne Traktor Valtra
BPJ 744
Servicekontoret Totalt kronor
Tipp- och kranbil BNG 071 Påbyggnad och utrustning till BNG 071 Lastväxlare Scania EEH 933 Traktor MF 3645 BRW 290 Traktor MF 3645 EFC 330 Traktor MF 3645 EFB 950 Traktor MF 3645 BRK 894 Beg. gaffeltruck, el Gräsklippare John Deere Gräsklippare Ventrac Utrustning till gräsklippare Ventrac Gräsklippare Walker Verkstadsmaskiner Avstängningsmaterial Vinterväghållningsutrustning, GPS Småmaskiner
1 818 700 505 000 278 000 1 446 200 4 048 400
0 2 092 300 739 300 2 831 600 2 090 000 76 560 1 650 000 437 000 437 000 437 000 437 000 59 600 610 000 110 000 25 823 129 000 188 936 156 874 190 000 62 372 7 155 164 14 035 464
servicekontoret
verksamheten i siffror för 1 000-tal kr och löpande priser
2007
|
årsredovisning
2009
2008
2009
Ledning och administration Intäkter Kostnader Resultat
Budget
Redovisning
18 014,0 - 18 014,0 0,0
20 673,0 - 20 673,0 0,0
20 377,0 - 20 377,0 0,0
21 401,0 - 21 401,0 0,0
Inkomster Utgifter Nettoinvesteringar
– - 2 645,0 - 2 645,0
– – –
– –
– – –
Tryckeri Intäkter Kostnader Resultat
12 423,0 - 12 230,0 + 193,0
14 424,0 - 14 173,0 + 251,0
13 500,0 - 13 500,0 0,0
15 959,0 - 15 661,0 + 298,0
– - 3 006,8 - 3 006,8
– - 3 015,0 - 3 015,0
– - 3 000,0 - 3 000,0
– - 2 710,1 - 2 710,1
Anläggning/Park/Fritid Intäkter Kostnader Resultat
185 538,0 - 182 288,0 + 3 250,0
187 333,0 - 184 048,0 + 3 285,0
191 000,0 - 191 000,0 0,0
190 491,0 - 188 716,0 + 1 775,0
Bygg/Fastighetsservice Intäkter Kostnader Resultat
36 961,0 - 36 939,0 + 22,0
41 304,0 - 41 096,0 + 208,0
37 983,0 - 37 983,0 0,0
41 061,0 - 41 051,0 + 10,0
Verkstad/Förråd Intäkter Kostnader Resultat
27 415,0 - 29 362,0 - 1 947,0
26 182,0 - 26 339,0 - 157,0
30 000,0 - 30 000,0 0,0
26 206,0 - 26 356,0 - 150,0
Fordon Intäkter Kostnader Resultat
49 164,0 -48 554,0 + 610,0
49 056,0 -48 356,0 + 700,0
45 884,0 -45 884,0 0,0
48 769,0 -47 928,0 + 841,0
Inkomster Utgifter
- 8 691,2
- 7 710,5
– -15 000,0
- 14 035,5
Nettoinvesteringar
- 8 691,2
- 7 710,5
- 15 000,0
- 14 035,5
Inkomster Utgifter Nettoinvesteringar
2009
19
servicekontoret
|
årsredovisning
2009
förslag till resultatreglering
2009
Kommunstyrelsen föreslås besluta att tillföra Servicenämnden utgående ackumulerat resultat enligt följande:
Ingående ackumulerat resultat Årets resultat*
+ 13 872 700 + 2 774 000
+ 16 646 700
* I resultatet för år 2009 ingår nedlagda kostnader på total 411 tkr gällande del i projekt ”Högersväng från Getängsvägen till Alingsåsvägen” enligt överenskommelse mellan Gatukontoret och Servicekontoret. Utan denna överenskommelse hade Servicekontorets årsresultat således varit 3 185 tkr.
20
servicekontoret
|
책rsredovisning
2009
21
servicekontoret
22
|
책rsredovisning
2009
servicekontoret
|
책rsredovisning
2009
23
Omslagsfoton: Jan Kansanen
servicekontoret postadress Servicekontoret, Borås Stad, 501 80 Borås besöksadress Västerängsgatan 6, Pantängen tel 033-35 70 00 (växel) webbplats boras.se/servicekontoret