Page 1

Bojan Jovanović

AGILEWORDS WEB SERVIS ZA RECENZIJU I PREGLED DOKUMENATA

SEMINARSKI RAD

Sveučilište u Zagrebu Ekonomski fakultet – Zagreb

Kolegij: Upravljanje poslovnim dokumentima Mentor: Božidar Jaković Broj indeksa : 0067429869

Zagreb, lipanj 2013.


Contents 1. Uvod .................................................................................................................................................... 3 1.1. Predmet i cilj seminarskog rada ................................................................................................... 3 1.2. Izvori podataka ............................................................................................................................. 3 1.3. Sadržaj i struktura rada ................................................................................................................ 3 2. Kratki opis web servisa .................................................................................................................... 4 2.1. Što je Agilewords .......................................................................................................................... 4 2.2. Link na web servis......................................................................................................................... 4 2.3. Izgled početne stranice web servisa ............................................................................................. 4 3. Tehnološki okvir................................................................................................................................... 5 4. Povijesni razvoj .................................................................................................................................... 6 5. Opis problema ................................................................................................................................. 6 6. Detaljna razrada teme ......................................................................................................................... 6 6.1. Mogudnosti web servisa ............................................................................................................... 7 6.2.Funkcionalnosti web servisa........................................................................................................ 10 6.3.Primjeri „desktop“ aplikacija ....................................................................................................... 13 7. Kreiranje profila ................................................................................................................................. 14 8. Poslovna primjena ............................................................................................................................. 16 9. Konkurencija ...................................................................................................................................... 16 9.1 Google drive s aplikacijom Google Docs ..................................................................................... 16 9.2.SharePoint Online........................................................................................................................ 17 9.3.OpenDocMan http://www.opendocman.com/ ............................................................................. 18 9.4.Zoho Docs .................................................................................................................................... 19 9.5.Image relay .................................................................................................................................. 20 10. Pozitivne vs negativnih strana ......................................................................................................... 21 11.SWOT analiza .................................................................................................................................... 21 12.Troškovi, pokazatelji poslovanja, uspješnost ................................................................................... 22 13. Mogudnost nadogradnje funkcionalnosti u bududnosti.................................................................. 22 14. Zaključak .......................................................................................................................................... 23 Literatura ............................................................................................................................................... 24 Životopis ................................................................................................................................................ 26 Sažetak................................................................................................................................................... 27


1. Uvod 1.1. Predmet i cilj seminarskog rada Cilj ovog rada je upoznati se web servisom koji omogućava jednostavan pregled, recenziju i odobravanje dokumenata u poslovnom procesu. Pokušat će se pokazati koje su prednosti takvog web servisa, koje funkcionalnosti posjeduje i koje mu nedostaju.

1.2. Izvori podataka S obzirom da je riječ o web servisu glavni izvor će biti stranica servisa koji se obrađuje u seminaru, a dodatni izvori će biti stranice koje opisuju konkurente ovog web servisa. Prikupljanje podataka će se izvršiti pretraživanjem preko tražilice Google.

1.3. Sadržaj i struktura rada U poglavlju kratak opis web servisa, biti će opisane značajke servisa i objasniti će o čemu je riječ, kako bi čitatelj dobio osnovni uvid. Kod tehnološkog okvira biti će navedene tehnologije koje su autori servisa odlučili koristiti pri njegovom nastajanju. Putem povijesnog razvoja biti će navedene nadogradnje servisa te kada je servis počeo s radom. Nakon toga biti će detaljnije opisan web servis te će biti prikazane sve njegove mogućnosti odnosno funkcionalnosti. Putem poglavlja kreiranje profila biti će prikazano kako napraviti korisnički profil na web adresi webservis-a. S obzirom da je riječ o web servisu koji inicijalnu namjenu ima za poslovanje, u istoimenom poglavlju biti će prikazani poslovi za koje se servis može primijeniti. Sljedeće poglavlje prikazati će konkurenciju s kojom se servis susreće na tržištu te će svaki od konkurenata biti u kratko predstavljen. U poglavljima pozitivne nasuprot negativnih strana te SWOT analiza, upoznati ćemo se s jednostavnom analizom web servisa. U troškovima biti će opisane cijene za svaku pojedinu opciju koju ovaj web servis nudi, a zatim će se u sljedećem poglavlju pokušati gledati u budućnost i pokušati prognozrirati u kojem će smjeru razvoj servisa kretati. U zaključku će autor teksta iznijeti stavove i razmišljanja do kojih je došao upoznajući se sa servisom. U poglavlju literatura biti će prikazani svi izvori iz kojeg je napisan ovaj tekst. U životopisu će biti izneseni podaci o autoru ovog seminara, a zatim će se u sažetku kratko osvrnuti na iznesen sadržaj.


2. Kratki opis web servisa 2.1. Što je Agilewords Agilewords je web servis koji na vrlo jednostavan i pristupačan način omogućuje pregled i recenziju, pretežito poslovnih dokumenata. Servis koristi „cloud“ tehnologiju te predstavlja zamjenu za MS-word tracking change, odnosno za već zastarjeli način dijeljenja dokumenata putem privitaka u e-mail porukama. Autori servisa su za ciljanju grupu korisnika imali u vidu sektor pravnih službi, konzultante te marketinške stručnjake, ali i korisnike regularnog poslovanja.

2.2. Link na web servis Na početnu stranicu možete doći klikom na sljedeći link http://www.agilewords.com/

2.3. Izgled početne stranice web servisa

Slika 1. Prikaz početne stranice Agilewords


3. Tehnološki okvir Web stranica agilewords pisana je XHTML programskim jezikom uz pomoć stilskog jezika CSS. Kratica XHTML stoji iza Extensible HyperText Markup Language 1 , dok CSS 2 predstavlja Cascading Style Sheets. S obzirom da je ovaj web servis namijenjen poduzećima, odnosno kako se putem njega vrši revizija dokumenata, velika je važnost zaštite.

Slika 2. Prikaz razine zaštite dokumenata

Na ovoj je slici prikazano kako su dokumenti zaštićeni od moguće zlouporabe. Agilewords koristi 256-bit AES SSL enkripciju. Kratica AES odnosno Advanced Encryption Standard predstavlja sadašnji američki državni standard za šifriranje3. SSL odnosno Secure Sockets Layer je kriptografski protokol dizajniran za pružanje sigurne komunikacije putem interneta. Na posljetku dokumenti se spremaju na tako zvani „oblak“, odnosno u današnje sveprisutni „oblak“.

1

http://en.wikipedia.org/wiki/XHTML http://hr.wikipedia.org/wiki/CSS 3 http://hr.wikipedia.org/wiki/Advanced_Encryption_Standard 2


4. Povijesni razvoj Agilewords jer relativno nov web servis te s radom počinje 19.5.2010. godine kada ulazi u otvoreno testiranje. Istoimenu kompaniju danas vode Fabrice Talbot, Gerard Szatvayi te Jeff Boudier. Od samog početka 2010. godine, agilewords je doživio nekoliko nadogradnji, tako je odmah u lipnju iste godine pojednostavljeno korisničko sučelje, te dodan tutorial koji je olakšao korištenje samog servisa. U sljedeća dva mjeseca također su donesene promijene u vidu korisničkog sučelja te su dodane neke nove mogućnosti poput : revizori sada lakše mogu uočiti promijene na dokumentima, mogu se usporediti verzije dokumenata (gledajući kroz vremensku dimenziju) te automatsko slanje e-mail poruka nakon donesenih promjena na dokumentima. 2011.godina je bila relativno tiha u vidu nekih promjena, autori su unijeli čarobnjaka koji još dodatno lakše omogućuje korištenje servisa,a u 2012. godini, u agilewords je integriran DocuSign. DocuSign omogućuje elektronsko potpisivanje dokumenata, što je proširilo obujam mogućih korisnika na odvjetnike, odnosno korisnike pravnih dokumenata.

5. Opis problema Važno je za početak razgraničiti vrstu korisnika ovog servisa. Autor je osoba koja ima administratorski status i može ga se usporediti s glavnim menadžerom ili odvjetnikom koji će se poslove recenzije delegirati drugim, običnim korisnicima. Korištenje servisa započinje kada autor kreira radnu grupu te odabrani dokument učitava na web servis. Nakon toga poziva ostale korisnike, recenzore da pristupe dokumentu te vrše njegovu obradu, ostavljajući komentare i vrše promjene koje se lagano mogu pratiti putem servisa. Uz sve to autor postavlja određeni rok do kojeg se te promjene na dokumentu mogu događati. Ovaj je servis u srži vrlo jednostavan i nema puno opcija, ali zato uvelike omogućava i pojednostavljuje suradnju između više korisnika u vidu recenzije dokumenata i njihovo odobrenje.

6. Detaljna razrada teme


6.1. Mogućnosti web servisa Učitavanje dokumenata na „oblak“ Rad sa servisom započinje učitavanjem dokumenta kojeg potrebno recenzirati i na posljetku odobriti za korištenje u poslovanju. Ovu akciju započinje Autor klikom na kraticu „upload“ nakon koje se otvara novi prozor u kojem odabiremo dokument s našeg računala i nad kojim želimo pokrenuti proces recenzije. Nakon što je odabran dokument moguće je promijeniti ime zbog lakšeg prepoznavanja verzije dokumenta o kojoj je riječ, dodajući na primjer kraticu v1 (verzija 1) i slično. Za kraj odabire se mapa u koji će se dokument smjestiti i kojem će zatim ostali korisnici moći pristupiti. Limitacija servisa je u vrsti dokumenata koji se mogu učitati. Agilewords dopušta samo MS word i MS excel dokumente i to ograničavajuće veličine od samo pet megabajta.

Slika 3. Učitavanje dokumenata na „oblak“


Podešavanje postavki pristupa i određenje roka recenzije Sljedeći korak je određenje roka recenzije do kojeg se poslovi nad dokumentom mogu izvršiti. Ovo je važno s poslovne strane, kako bi se povećala efikasnost i brzina obrade dokumenta. Dokument se također može skinuti na računalo za „offline“ obradu u koliko to autor dopusti, a opcije skidanja konačne verzije dokumenta isto su prepuštene autoru na odlučivanje. Tri su opcije, prva je da samo prvotni autor može skinuti konačnu verziju, druga predstavlja mogućnost i ostalim autorima za skidanje (Ova opcija je korisna kad postoji više autora, ali nije primjenjiva za besplatnu opciju jer postoji samo jedan autor), te svim sudionicima recenzije.

Slika 4. Prikaz podešavanja postavki pristupa dokumentu i određenje roka recenzije


Poziv suradnika na pregled dokumenta Treći korak je pozivanje suradnika ili klijenta na pregled i recenziju dokumenta. U prvi prozor se upisuju e-mail adrese suradnika te se dodaju u projekt. Također postoji i mogućnost dodavanja poruke u kojoj se može dodatno pojasniti opis posla i tako olakšati proces. Agilewords ima automatsku poruku u kojoj je objašnjeno korištenje servisa.

Slika 5. Prikaz poziva suradnika na pregled dokumenata


6.2.Funkcionalnosti web servisa Najvažniji dio servisa je kontrolna ploča. Vrlo je jednostavnog dizajna i lagano je pronaći potrebne informacije poput roka recenzije za određeni dokument, popis suradnika odnosno korisnika koji sudjeluju u procesu te popis svih promjena na dokumentu.

Slika 6. Prikaz kontrolne ploče


Dodavanje komentara Nakon odabira dokumenta može se pristupiti njegovoj obradi, jedna od funkcionalnosti servisa je dodavanje komentara vezane uz sadržaj. Selektiranjem pojedinog dijela teksta s desne strane dokumenta otvara se mali prozorčić u kojem upisujemo željeni komentar. Nakon završetka pisanja komentara pritiskom na „post“ komentar je sada prikazan svim suradnicima u vidu zasivljenog teksta te dodatne ikone u onom redu u kojem se nalazi komentar. Na svaki se pojedini komentar može odgovoriti komentarom i tako raspravljati o željenim promjenama. Na sučelju je pored samog dokumenta moguće vidjeti sve komentare i klikom na njih doći na željeni komentar. Ova opcija uvelike ubrzava pregled komentara i praćenje rasprave.

Slika 7. Prikaz komentara na tekst


Stvaranje promjena Mogućnost stvaranja promjena je moguće klikom na gumb „edit page“, tada će biti moguće vršiti promjene teksta na prikazanoj stranici. Sadržaj se može ispravljati ili dodavati te shodno tome će promjene biti prikazane drugom bojom radi lakšeg prepoznavanja. Slično dodavanju komentara pritiskom na određeni red, otvara se opcija mijenjanja. Ako se želi ispraviti neki dio sadržaja, onda se taj dio treba označiti i napisati željenu promjenu. Promjene se mogu prikazati ili sakriti ovisno o želji korisnika. U koliko postoji promjena na sadržaju, u redu u kojem je nastala promjena biti će prikazana ikona za promjenu. Pritiskom na ikonu otvara se prozor sa svim promjenama te se pritiskom na „show diff“ one mogu prikazati, odnosno pritiskom na „hide diff“ sakriti. Dodani tekst će biti označen zelenom, a promijenjeni crvenom te će onaj dio kojeg se željelo ispraviti biti precrtan. Treba spomenuti kako je moguće mijenjati sadržaj, ali ne i njegov format.

Slika 8. Prikaz stvaranja promjena na tekstu


6.3.Primjeri „desktop“ aplikacija M-Files DMS Ovaj software pripada kategoriji software za upravljanjem dokumenata i pritom se od agilewords-a razlikuje po obujmu mogućnosti koje pruža. Njegova misija je pretvoriti poslovanje u ured bez papira. Za potpunu integraciju zahtijeva postojanje dobre umreženosti kako bi se mogli dodijeliti prava pristupa dokumentima, odnosno prava za mijenjanje sadržaja. Glavna karakteristika koja razlikuje ova dva rješenja je u kreiranju pdf dokumenta nakon svih odabranih operacija nad dokumentom4. MS Word

Uvelike popularni software također omugućuje dodavanje komentara i prikazivanje promjena, i vršenje samih promjena sadržaja (i njegovog formata). Najvažnija razlika je u tome što ne omogućava kolaboraciju između zainteresiranih strana, već se dokument nakon njegove obrade putem nekog drugog rješenja treba poslati dalje kako bi mu drugi mogli pristupiti. Može se reći da se ovaj nedostatak može ublažiti instalacijom dodatne Microsoft usluge Skydrive5 putem koje se također mogu pratiti promjene unazad zadnjih dvadeset pet verzija dokumenta te je isto tako ova tehnologija bazirana na cloud-u.

4 5

http://document-management-software-review.toptenreviews.com/m-files-review.html http://windows.microsoft.com/hr-hr/skydrive/work-together-office


7. Kreiranje profila Na početnoj stranici u gornjem desnom kutu nalazi se opcija „sign in“ putem koje se postojeći korisnik može prijaviti na web servis. Nakon što korisnik klikne na spomenuti link, otvaraju se opcije prijave, a ispod se nalazi opcija kreiranja korisničkog računa. Klikom na „sign up“ otvara se nova stranica na kojoj se unose podaci poput ime tvrtke, potrebna e-mail adresa koja služi kao korisničko ime. Nakon toga potrebno je izabrati lozinku koja će se koristiti prilikom prijave, a zatim je potrebno unijeti i ime i prezime. Dodatna opcija je odabir slike koja će biti prikazana uz ime korisnika, a na samom kraju registracije potrebno je složiti se s pravilima korištenja ovog servisa.

Slika 9. Prikaz kreacije profila


Kod registracije postoji i komentar koji govori kako se prvom registracijom dobije 14 dana testnog perioda, te u koliko se ne nadoplati za neku od opcija, automatski se korisnički račun prebacuje u besplatnu opciju, koja se kod ovog servisa naziva „Free plan“. Kod ovog servisa postoje tri vrste pretplate, opcija free, opcija individual te opcija SMB. Potrebno je naglasiti da kod svake opcije nema ograničenja u broju korisnika koja mogu pristupiti servisu i obaviti posao recenzije.

Opcija free

Karakteristika ove opcije je naravno u tome što je besplatna, ali s time ona donosi limitiranost. Samo jedna osoba može učitati dokumente na web servis kako bi ih ostali sudionici mogli pregledati tj. recenzirati. Količina dokumenata koja istovremeno može biti podložna akcijama recenzije i pregleda je isto tako ograničena na tri. Ovo može izgledati kao velika limitacija, ali za male poslove, kao i mogućnost brisanja dokumenata nakon recenzija, je ova opcija sasvim dovoljna.

Opcija individiual

Cijena ove opcije je devetnaest dolara mjesečno te donosi neke pomake u odnosu na besplatnu opciju. Kod ove opcije broj osoba koja može učitati dokumente na servis ista je kao prethodna opcija, ali ovdje je broj dokumenata neograničen, pa se stari dokumenti ne trebaju odmah brisati kako bi se napravilo mjesta za nove. Isto tako kod ove opcije korisnik dobije personaliziranu pod domenu za lakši pristup servisu. (imekompanije.agilewords.com)

Opcija SMB

Ova je opcija najskuplja i plaća se četrdeset devet dolara mjesečno. Jedina razlika nasuprot opcije individual je u broju autora koji mogu unijeti dokumente na servis. Također moguće je kod ove opcije za svakih dodatnih petnaest dolara mjesečno dodati autora dokumenata.


8. Poslovna primjena Generalno gledajući ovaj servis mogu koristiti sva poduzeća koja su se do sada koristila email privicima, odnosno MS Word-om za dodavanje komentara, stvaranje promjena nad dokumentima. Najočitija poslovna primjena se nalazi u odvjetničkoj praksi, s obzirom da se u njoj promeće velika količina dokumenta koje treba pregledati i u suradnji s drugima izmijeniti. Agilewords garantira odličnu zaštitu dokumenata stoga se reducira rizik zloupotrebe, a s obzirom na osjetljivost pravnih poslova taj segment donosi dodatnu prevagu ka korištenju ovog servisa. Karakteristike servisa su jednake bez obzira na opciju, njegove funkcionalnosti su jednake za sve tri opcije, a razlika je u obujmu dokumenata i broju autora koji mogu koristi ovaj servis. Agilewords pomaže u pisanju, pregledu i objavljivanju poslovnih dokumenata (ugovora, prijedloga). Interno se poboljšava suradnja među odijelima i poslovnih jedinica, a gledajući eksterno suradnja s klijentima, partnerima i konzultantima.

9. Konkurencija 9.1 Google drive s aplikacijom Google Docs http://www.google.com/drive/apps.html Google Docs je u principu zamjena za MS office, dopušta kreaciju i razmjenu dokumenata s drugima putem interneta. Također ovaj skup aplikacija je potpuno besplatan, što je dodatna prednost Google Docs-a, ali baš bi ta pristupačnost, odnosno besplatnost mogla suradnicima prenijeti krivu poruku kako vaše poduzeće nije ozbiljno. S druge strane agilewords nudi veći stupanj zaštite dokumenata.

Slika 10. Početna stranica Google Drive


9.2.SharePoint Online http://office.microsoft.com/hr-hr/sharepoint/sharepoint-online-mrezni-softver-za-suradnjuFX103789366.aspx Ova se aplikacija nadovezuje na postojeće Microsoft-ovo rješenje Office te nudi iste značajke kao i Agilewords. Postoji mogućnost kupnje kao dijela paketa Office 365 ili kao samostalni servis u cloud-u. Kao i agilewords dostupan je na svim uređajima i ima slične karakteristike. Postoje dva plana, Plan 1 za tri dolara po korisniku i Plan 2 za sedam dolara po korisniku. Još jedna karakteristika je integriranost društvenih mreža, koje već niz godina predstavljaju rastući trend u svijetu.

Slika 11. Početna stranica Sharepoint


9.3.OpenDocMan http://www.opendocman.com/

Ovaj se web servis ponajviše razlikuje od agilewords-a u robusnom izgledu i po tome što je potpuno besplatan. Još jedna zanimljivost je mogućnost odabira hrvatskog jezika za ekranski prikaz. Slično prethodnim servisima i ovaj dopušta učitavanje bilo koje ekstenzije dokumenta za razliku od agilewords-a koji je limitiran na MS word i MS excel datoteke. Krucijalna razlika je u mjestu spremanja dokumenta, jer ovaj servis ne nudi „oblak“ tehnologiju te se dokumenti spremaju centralizirano na računalo.

Slika 12. Početna stranica OpenDocMan


9.4.Zoho Docs http://www.zoho.com/docs/ Ova aplikacija podržava sinkronizaciju svih potrebnih dokumenata na „oblak“, tako da se ti dokumenti jednostavno i lako mogu dijeliti sa zainteresiranim stranama. Uz to sama aplikacija sadrži svoj vlastiti program za obradu teksta te podržava izradu prezentacija. Nakon što su dokumenti učitani na „oblak“ može se pozvati članove tima za uređivanje, pregled i komentiranje u realnom vremenu i shodno tome dodijeliti zadatke. Kod besplatne opcije ne postoji limitacija u broju korisnika što je dodatna prednost u odnosu na agilewords.

Slika 13. Početna stranica Zoho Docs


9.5.Image relay http://imagerelay.com/ Ovaj web servis posluje na način da ne omogućava broj korisnika sustava, ali naplaćuje prostor na „oblaku“ na kojeg se mogu učitavati dokumenti. Postoji mala ograničenost vrste dokumenta te ovaj servis dopušta MS Word, MS excel i MS Powerpoint te PDF datoteke. Početna cijena od čak sto dolara mjesečno bez besplatne opcije možda će odbiti manja poduzeća te će ona potražiti gore navedene alternative.

Shodno neograničenom broju

korisnika, servis omogućava dodjeljivanje dopuštenja pristupa datotekama kako bi radna grupa lakše mogla organizirati.

Slika 14. Početna stranica Image relay


10. Pozitivne vs negativnih strana Pozitivne strane Mogućnost besplatnog korištenja Jednostavnost upotrebe Jednostavan i privlačan dizajn Smanjenje dana potrebno za recenziju dokumenata Sukladno gornjoj točci, štedi novac za poduzeća Odbacivanje e-mail priložaka kao način komunikacije među korisnicima koji imaju zadatak obrade poslovnih dokumenata Sigurnost dokumenta Jedno mjesto za pohranu svih dokumenata važnih u poslovanju Mogućnost integracije iPhone i iPad uređajima Mogućnost praćenja promjena nad dokumentima

Negativne strane Kod besplatne opcije samo jedna osoba može učitavati dokumente na „oblak“ Ne može se mijenjati format i stil teksta Podržava samo mali broj ekstenzija dokumenata (Word i Excel) Podložan samo za mala poduzeća Nemogućnost izrada prezentacija na osnovi dostupnih dokumenata Kod opcija koje se plaćaju cijena ne donosi ništa više nego besplatna opcija (pod domena te veći broj autora) Ograničenost veličine datoteke na pet megabajta Web servis nije integriran s društvenim mrežama Nedostupnost za android i windows phone uređaje Kompliciran način odabira plana koji se plaća

Tablica 1. Pozitivne vs negativnih strana Agilewords-a

11.SWOT analiza Snage - Sigurnost dokumenata - Jednostavnost upotrebe - Praćenje promjena nad dokumentima - Besplatna opcija korištenja - Štedi novac poduzećima koja ga koriste

Slabosti - Mali broj ekstenzija dokumenata - Nemogućnost izmjene formata i stila teksta - Ograničenost veličine datoteke - Mali broj autora (korisnika koji mogu učitati dokument na „oblak“) - Nesklad u cijeni nasuprot onome što se nudi

Prilike - Proširenje integriranosti na druge uređaje

Prijetnje - Zastupljenost velikih igrača poput Google-a i Microsoft-a - Prijetnje manje konkurencije zbog premalo opcija - Zbog sporog razvoja, mogućnost napuštanja od strane kupaca - Tehnološke promjene

- Povećanje broja mogućih korisnika putem prevladavanja nekih slabosti - Unaprijeđenije sustava integracijom sa socijalnim mrežama - Ulaganje u izradu vlastitog programa za obradu teksta - Promjena cjenovnog plana kako bi se privukli novi korisnici Tablica 2. SWOT analiza

- Laka imitacija novih rješenja


12.Troškovi, pokazatelji poslovanja, uspješnost Postoje tri opcije korištenja ovog servisa, dvije koje se plaćaju i jedna besplatna. Free opcija je ograničena brojem autora i brojem dokumenata. Individual opcija se plaća 19 dolara mjesečno i za razliku od Free opcije ne ograničava broj dokumenata te dodaje mogućnost korištenja posebne pod domene, kao lakšu indetifikaciju te indetifikaciju za korisnike sustava. Smatram da cijena nije prevelika i da je dostatna za mala poduzeća koja trebaju ovakav web servis. SMB opcija dodaje mogućnost dodavanja 2 dodatna autora (administratora, korisnika koji učitava dokumente na „oblak“) te se plaća 49 dolara mjesečno. Ova cijena je prevelika iz razloga, što porastom cijene ne donosi ništa novo te je broj autora premali. Smatram da je cjenovni plan trebao biti napravljen prema ukupnom mjestu skladištenja dokumenata, jer ovakva limitacija vezana cijenom, nije veliki poticaj za odabir.

13. Mogućnost nadogradnje funkcionalnosti u budućnosti Ovaj web servis definitivno ima mjesta za napredak, njegova jednostavnost i pristupačnost jesu dobre strane, ali iza njih se skriva i mali broj funkcionalnih opcija koje servis pruža. Kroz razvoj servisa, autori se krenuli u smjeru digitalnog potpisivanja dokumenata te integracijom s drugim uređajima poput iPhone-a i iPad-a. Jedina zabrinjavajuća stvar je u tome što se na servisu promjene i nadogradnje događaju sporo, te je od zadnje promjene prošlo godinu dana, kada je dodana mogućnost elektronskog potpisa s DocuSign-om. Razvoj servisa bi mogao teći u povećanju infrastrukture i brisanju trenutnih ograničenja vezanih za vrstu datoteka i njihovu veličinu. Mislim da je u današnje vrijeme nedopustivo se oslanjati samo na svima poznate word i excel dokumente. Takva promjena mogla bi privući neka druga manja poduzeća na korištenje servisa, a korak da veći igrači krenu s korištenjem ovog servisa, ogleda se u dodavanju nekih novih funkcionalnosti, ali i većim izdacima za marketing kako bi se podigla svijest o servisu. Autori bi trebali razmisliti o uvođenju nekih drugih opcija (one koje se plaćaju) jer trenutno, opcije koje su ponuđene ne nude dovoljno kako bi opravdala sredstva. Možda bi plan trebao biti u micanju ograničenja broja autora, a stavljanje ograničenja na ukupan prostor za skladištenje dokumenta, koji je trenutno vrlo izdašan i iznosi čak deset gigabajta. Prvo što bi se trebalo napraviti je maknuti granice po pitanju vrsta datoteka koju sustav može koristiti te maknuti ograničenje veličine pojedine datoteke ili ga povećati u neke normalne okvire. Iako vjerojatno autorima proširenje ovakve funkcionalnosti nije trenutno


isplativo,

u

budućnosti

bi

mogla

donijeti

bolje

poslovne

šanse.

Najveća moguća promjena koju ovaj servis može ostvariti je u dodavanju vlastitog programa za uređivanje teksta ili integraciju s nekim drugim rješenjima. Time bi se agilewords približio Google Docs-u i možda privukao veći broj ljudi jer ipak nudi veću sigurnost dokumenata te je lakše

rukovođenje

procesom

recenzije

putem

zaista

odlične

radne

ploče.

Trenutno svaki korisnik registracijom upisuje svoje ime i prezime, te može dodati vlastitu sliku za lakše prepoznavanje. Mislim da bi bilo odlično kad bi se registracija mogla integrirati s Facebook računom ili nešto manje popularnim Google+. (Linkedin bi možda bila najbolja opcija

s

obzirom

naglaska

na

poslovnu

stranu)

Sve ove opcije vjerojatno s razlogom nisu dio trenutne ponude jer iziskuju velika sredstva i rezervirana su za velike software-ske kompanije.

14. Zaključak Nisam nikada prije bio upoznat s ovakvim tipom web servisa, ali vidim kako sam ga za vrijeme studiranja mogao koristiti kada sam s kolegama imao zajedničke seminare. Iako glavni problem koji odmah vidim da bi ti seminari morali biti pred samim završetkom, odnosno konačnog formata jer ovakav servis ne nudi mogućnost standardnih programa za obradu teksta. U koliko se stavim na mjesto nekog poslovnog subjekta kojem treba brz, jednostavan alat za reviziju dokumenata kako bi se takvi dokumenti odobrili za poslovnu upotrebu, agilewords bi bila prava stvar. Posebno je dobro naglasiti kako postoji besplatna opcija koja uvelike onda smanjuje troškove poslovanja. Ako je klasični put ovakvog procesa revizije dokumenta utkan preko slanja e-mail poruka s privicima, nad takvim procesom kao menadžer ili vođa tima imate malu kontrolu. Putem agilewords-a i njegove odlično izvedene kontrolne ploče može se vidjeti tko, kada i što radi s dokumentima. Dodajte tome zadani rok i stvari postaju jednostavnije i pregledne. S druge strane, ovaj web servis nije za svakog te je vrlo limitiran po pitanju već navedenih stavki. U današnjem svijetu baratati samo excelom i wordom je nezamislivo i predstavlja prepreku u normalnom poslovanju. Dobra stvar što su autori prepoznali trend prebacivanja s računala na pametne telefone i dlanovnike, te omogućili integraciju s iPhone-om i iPad-om, ali i tu se može osjetiti određena limitiranost ovog servisa. Zaključno, ovaj će servis koristiti primarno mali odvjetnički uredi koji barataju dokumentima koje treba provjeriti i odobriti i za koje im je potrebna određena sigurnost koju agilewords nudi putem više slojeva zaštite. Njima će ovaj servis uvelike olakšati i ubrzati poslovanje te tako uštediti vrijeme i novac.


Literatura http://www.agilewords.com/ (14.9.2013) http://document-management-software-review.toptenreviews.com/m-filesreview.html14.9.2013) http://windows.microsoft.com/hr-hr/skydrive/work-together-office14.9.2013) http://en.wikipedia.org/wiki/XHTML14.9.2013) http://hr.wikipedia.org/wiki/CSS14.9.2013) http://hr.wikipedia.org/wiki/Advanced_Encryption_Standard14.9.2013)


Popis slika Slika 1. Prikaz početne stranice Agilewords Slika 2. Prikaz razine zaštite dokumenata Slika 3. Učitavanje dokumenata na „oblak“ Slika 4. Prikaz podešavanja postavki pristupa dokumentu i određenje roka recenzije Slika 5. Prikaz poziva suradnika na pregled dokumenata Slika 6. Prikaz kontrolne ploče Slika 7. Prikaz komentara na tekst Slika 8. Prikaz stvaranja promjena na tekstu Slika 9. Prikaz kreacije profila Slika 10. Početna stranica Google Drive Slika 11. Početna stranica Sharepoint Slika 12. Početna stranica OpenDocMan Slika 13. Početna stranica Zoho Docs Slika 14. Početna stranica Imagerelay

Popis tablica Tablica 1. Pozitivne vs negativnih strana Agilewords-a Tablica 2. SWOT analiza


Životopis


Sažetak Predmet ovog seminarskog rada je predstavljanje i opis mogućnosti web servisa Agilewords te predstavljanje njegove konkurencije kako bi se uočile razlike između njih te odabrale

najbolje

karakteristike

koje

ovakvi

servisi

mogu

pružati.

Agilewords je web servis koji na vrlo jednostavan i pristupačan način omogućuje pregled i recenziju, pretežito poslovnih dokumenata. Servis koristi „cloud“ tehnologiju te predstavlja zamjenu za MS-word tracking change, odnosno za već zastarjeli način dijeljenja dokumenata putem privitaka u e-mail porukama. Funkcionalnosti i mogućnosti Agilewords servisa su sljedeće: 

Učitavanje dokumenata na „oblak“

Stvaranje komentara

Stvaranje promjena i nadopunjavanja sadržaja dokumenata

Učitavanje dokumenata na „oblak“ predstavlja središnji dio ovog servisa jer se time smanjuje zastarjeli proces razmjene dokumenata. Na „oblaku“ se nalaze svi dokumenti koje autori žele podijeliti sa svojim suradnicima i potrebno se samo prijaviti na servis kako bi se dokumentima pristupilo. Time se uvelike pojednostavljuje i ubrzava proces razmjene dokumenata. Stvaranje komentara korisnicima i autorima omogućava asinkronu komunikaciju putem koje onda mogu vršiti daljnje korekcije sadržaja. Uz same komentare korisnicima je omogućeno donositi i ispravke koje će biti moguće prikazati ili sakriti ovisno o samim željama. Tim se poslom uvelike olakšava proces recenzije dokumenta. Registracija na ovaj web servis je besplatna te je potrebno samo posjedovati e-mail adresu koja će služiti za prijavu. Postoje tri vrste cjenovna plana tj. opcije koje korisnik može odabrati. Prva je opcija potpuno besplatna, sljedeća opcija košta 19 dolara mjesečno i omogućuje neograničen broj dokumenata, te najskuplja opcija od 49 dolara mjesečno koja povećava broj autora na tri.


Poslovna primjena ovog servisa svodi se na sve poslove koji zahtijevaju veliku upotrebu dokumenata nad kojima se mora izvršiti pregled i revizija kako bi se odobrili za poslovanje. Najbolji primjer su odvjetničke tvrtke. Konkurencija je poprilična, ali najveći konkurenti su giganti Google i Microsoft sa svojim rješenjima, Google Docs te Sharepoint. Pozitivne odlike su jednostavnost upotrebne te oku ugodan dizajn same kontrolne ploče. Uz opcije koje se plaćaju dobra je odlika što postoji besplatna opcija, te se putem nje servis može lagano isprobati te pritom donijeti sud o daljnjem korištenju. Ovaj servis uvelike smanjuje vrijeme potrebno za već navedene poslove nad dokumentima, time se efektivno štedi novac. Jedna od najvažnijih pozitivnih odlika je u tome što su dokumenti vrlo dobro zaštićeni u čak nekoliko zona. Ovaj servis predstavlja centralno mjesto pohrane važnih dokumenata kojem će onda zainteresirani korisnici moći pristupiti, bilo da je riječ o parterima ili osoblju poduzeća koje koristi servis. Negativne odlike su sadržane u nekoliko stvari. Unatoč tome što postoji besplatna opcija, kod te iste opcije samo jedna osoba može učitavati dokumente. Iako je riječ o servisu za reviziju dokumenata, ponekad je potrebno donijeti neke promjene koje su vezane uz format teksta. Ovaj servis nema tu opciju i to predstavlja veliki manjak. S druge strane dopušta samo excel i word dokumente ograničavajućih veličina.


U svrhu SWOT analize Agilewords-a nastala je sljedeća tablica Snage - Sigurnost dokumenata - Jednostavnost upotrebe - Praćenje promjena nad dokumentima - Besplatna opcija korištenja - Štedi novac poduzećima koja ga koriste

Slabosti - Mali broj ekstenzija dokumenata - Nemogućnost izmjene formata i stila teksta - Ograničenost veličine datoteke - Mali broj autora (korisnika koji mogu učitati dokument na „oblak“) - Nesklad u cijeni nasuprot onome što se nudi

Prilike - Proširenje integriranosti na druge uređaje

Prijetnje - Zastupljenost velikih igrača poput Google-a i Microsoft-a - Prijetnje manje konkurencije zbog premalo opcija - Zbog sporog razvoja, mogućnost napuštanja od strane kupaca - Tehnološke promjene

- Povećanje broja mogućih korisnika putem prevladavanja nekih slabosti - Unaprijeđenije sustava integracijom sa socijalnim mrežama - Ulaganje u izradu vlastitog programa za obradu teksta - Promjena cjenovnog plana kako bi se privukli novi korisnici

- Laka imitacija novih rješenja

Tablica 2. SWOT analiza

Može se reći da ovaj servis ima veliki potencijal, ali za dostizanje tog potencijala potrebno je uložiti poveća novčana sredstva. Od jeftinijih rješenja za veću prepoznatljivost, autori servisa bi mogli integrirati svoj servis sa socijalnim mrežama. Posebice se ističe Linkedin, s obzirom da je riječ o najvećoj poslovnoj mreži.


http://www.agilewords.com/

Bojan Jovanović

      

Životopis Link na Agilewords Kratki opis servisa Proces registracije Funkcionalnosti Konkurencija ZaključakDobre vs loše strane

Web servis za recenziju, pregled i odobravanje dokumenata  Svi dokumenti se učitavaju na “oblak”  2 vrste korisnika, autori (osobe koje imaju administratorsko pravo učitavanja dokumenata) i obični korisnici

Rođen 20.4.1989.

Završio V. gimnaziju 2008.godine

Iste godine upisao Ekonomski fakultet u Zagrebu

Prilikom izrade stranice korišten XHTML uz CSS  Servis je počeo s radom 2010. godine


Na početnoj stranici u gornjem desnom kutu se klikne na “sign in”  Za registraciju je potrebno popuniti sljedeće informacije: 

    

 

Kontrolna ploča predstavlja glavni dio servisa U njoj se mogu pratiti sve potrebne informacije : suradnici, dnevnik promjena i koji su dokumenti pod revizijom

Dodavanje komentara služi za komunikaciju između korisnika, oni su prikazani u balončićima pored samo teksta koji se obrađuje

Servis omogućava i donošenje promjena nad sadržajem, ovisno da li je tekst dodan ili ispravljen, biti će obojan zelenom odnosno crvenom bojom

E-mail adresa Lozinka Ime poduzeća Ime prezime

Nakon popunjenih informacija potrebno je kliknuti na “create my agilewords account” te će time završiti proces registracije


    

Google Docs MS Sharepoint Online Zoho Docs OpenDocMan Image relay

Pozitivne strane Mogućnost besplatnog korištenja Jednostavnost upotrebe Jednostavan i privlačan dizajn Smanjenje dana potrebno za recenziju dokumenata  Sukladno gornjoj točci, štedi novac za poduzeća     

   

Odbacivanje e-mail priložaka kao način komunikacije među korisnicima koji imaju zadatak obrade poslovnih dokumenata Sigurnost dokumenta Jedno mjesto za pohranu svih dokumenata važnih u poslovanju Mogućnost integracije iPhone i iPad uređajima Mogućnost praćenja promjena nad dokumentima

Kod besplatne opcije samo jedna osoba može učitavati dokumente na „oblak“  Ne može se mijenjati format i stil teksta  Podržava samo mali broj ekstenzija dokumenata (Word i Excel)  Podložan samo za mala poduzeća 

Nemogućnost izrada prezentacija na osnovi dostupnih dokumenata Kod opcija koje se plaćaju cijena ne donosi ništa više nego besplatna opcija (pod domena te veći broj autora)  Ograničenost veličine datoteke na pet megabajta  Web servis nije integriran s društvenim mrežama  Nedostupnost za android i windows phone uređaje  Kompliciran način odabira plana koji se plaća  


124_jovanovic_www.agilewords.com  

Seminar upravljanje poslovnim dokumentima

Advertisement
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you