Tegenspraak als vriendendienst
Dwarskijksessie
Je bent planeigenaar van een groot project en staat vlak voor een besluit over een volgende fase. Het stads(deel)bestuur vertrouwt op jouw professionele voorbereiding van die beslissing. Maar weet je zeker dat je die verantwoordelijkheid volledig waar kunt maken? In het verleden gingen grote projecten soms alsnog onderuit omdat er achteraf bezien te weinig interne tegenspraak was geweest. In deze brochure laten we zien hoe wij die tegenspraak voor je kunnen organiseren: snel, hoogwaardig en door je eigen vakbroeders.
Waarom
Dwarskijken Het is een goed moment voor tegenspraak als een
Afgelopen decennia kregen tal van overheidsprojecten te maken met kostenoverschrijdingen, achteraf
“Blinde vlekken worden per definitie
plan, project of programma een volgende fase nadert,
verkeerde keuzes of ondermaatse resultaten. Daar-
niet in eigen huis ontdekt.
waar het bestuur een besluit over moet nemen. Een
voor zijn allerlei oorzaken aan te wijzen, maar een terugkerend euvel is het optreden van tunnelvisie.
Je hebt soms een frisse blik
Dwarskijksessie organiseert dat moment van tegenspraak. Dat gebeurt door gerespecteerde vakgenoten,
Goed bedoelde kritiek door collega’s wordt soms
van buiten nodig, van mensen
die zelf geen belang hebben bij dat besluit. Zij zullen
weggezet als ‘niet loyaal’ of ‘blijf bij je leest’, tegen-
met verstand van zaken,
met name kijken naar sporen van tunnelvisie of blinde
spraak kan ontaarden in negativiteit en gemopper, of men is al zover een richting ingeslagen dat niemand
maar met voldoende afstand….”
meer aan de uitgangspunten durft te tornen.
vlekken, zaken die over het hoofd zijn gezien of zwak gefundeerde onderdelen. Zijn risico’s transparant genoeg gemaakt voor het bestuur? Wat is de kracht van argumenten en tegenargumenten? Zitten we op de juiste weg?
Peer review
Wat is het niet?
In Groot-Brittannië liep de overheid daar ook tegenaan en zij besloot om interne tegenspraak systematischer
De Dwarskijksessie is geen zoveelste ambtelijke
te organiseren. Daarbij liet men zich inspireren door de ‘peer review’. Deze in de wetenschap gangbare me-
toets, maar een vrijwillige reflectie op een belangrijke
thode moet verhinderen dat onderzoekers zich door hun enthousiasme en ambitie mee laten slepen en niet
mijlpaal in je werk. Deze vorm van tegenspraak heeft
kritisch genoeg naar hun eigen werk kijken. Dat kan worden voorkomen door vakbroeders met frisse blik naar
niets van doen met dwarsliggen, negatieve inspraak
het werk te laten kijken. De Gemeente Amsterdam vindt zo’n peer review een veelbelovende aanpak, zeker
of zwartkijken. De geleverde kritiek is altijd bedoeld
ook waar het gaat om complexe, kostbare of maatschappelijk moeilijke besluiten. De burgemeester en de
om de aanvrager vooruit te helpen. En niet zelden le-
gemeentesecretaris gaven het Team LetOp daarom opdracht een Amsterdamse peer review te ontwikkelen.
vert het zelfs krachtige steun op voor onderdelen van
De Dwarskijksessie is het resultaat, waarmee we al veertien keer met succes hebben proefgedraaid.
het werk.
2
Voor wie is het bedoeld
Wie zijn de Dwarskijkers
De Dwarskijksessie is bedoeld voor de senior responsible owner (SRO) van een programma, een grote gemeen-
Een Dwarskijkteam bestaat uit 4 á 5 professionals die
telijke investering, een ruimtelijk plan of anderszins ingrijpend besluit. Het is niet altijd meteen evident wie de
op persoonlijke titel worden gevraagd en uit het hele
SRO is, maar meestal komt het overeen met wat we de planeigenaar of ambtelijk opdrachtgever noemen. Hij of
land afkomstig kunnen zijn. De senioriteit, leidingge-
zij moet ervoor zorgen dat het stadsbestuur realistische en rijpe besluiten krijgt voorgelegd, dat van alle kanten
vende positie en ervaring van de Dwarskijker is verge-
is belicht en waarin afwegingen, risico’s en bijstuurmogelijkheden zichtbaar zijn gemaakt.
lijkbaar met dat van de aanvrager. Bij het samenstellen wordt erop gelet dat alle belangrijke invalshoeken in
Wat een Dwarskijksessie feitelijk doet is het organiseren van een kwalitatief goede peer review voor senior
het team vertegenwoordigd zijn. De Dwarskijksessie
responsible owners, in een strikt vertrouwelijke en veilige setting. Wat daar uitkomt kunnen we niet op voorhand
wordt ondersteund door facilitators van het gemeen-
voorspellen, maar het is hoe dan ook iets om als SRO te omarmen. Want Dwarskijksessies bevorderen het lerend
telijk Team LetOp. Zij zorgen voor een onafhankelijk
vermogen van de organisatie en zij kunnen je helpen om je verantwoordelijkheid jegens het stadsbestuur te
voorzitter en verslaglegger, en regelen het hele proces
kunnen nemen. Je ‘peers’ kunnen je behoeden voor missers en vergroten je kans van slagen. Mocht er later
van begin tot eind.
alsnog tegenwind opsteken, dan sta je sterker dan voorheen.
Alternatieven voor een Dwarskijksessie Als een Dwarskijksessie een te lichte vorm van tegenspraak blijkt, dan is de Gateway Review een uitkomst. Dit is een internationaal gecertificeerde peer review voor zware projecten of programma’s. Het kan worden aangevraagd bij Bureau Gateway in Den Haag. De kosten bedragen ruim 22.000 euro en het traject duurt 8 weken. Soms is een Dwarskijksessie juist onnodig zwaar, of het past om andere redenen niet. In dat geval zijn er voldoende alternatieve vormen voorhanden, zoals een audit, expert meeting, second opinion, intervisie, brainstorm of een snelle ronde van collegiale consultatie.
3
Voorbeelden van Dwarskijkvragen: • Blijft het plan of programma in de huidige
Hoe gaat het in zijn werk Stap 1: Intake
tijdgeest overeind? Na de aanvraag vindt eerst een intakegesprek plaats tussen de aanvrager (eventueel met programma- of
• Is er genoeg zicht op succes- en faalfactoren?
projectmanager) en Team LetOp. In een open gedachtewisseling wordt nagegaan of een Dwarskijksessie het
• Begrijpt het bestuur straks welke ‘werkelijke’
juiste antwoord is. Zo nee, dan draagt LetOp passende alternatieven aan.
keuzes worden gemaakt?
Tijdens de intake blijkt meestal snel of Dwarskijken de aangewezen weg is. In dat geval wordt het gesprek meteen benut om de setting en randvoorwaarden te verkennen, met vragen als:
• Hoe verhouden de doelen zich tot de middelen? • Lijkt de gekozen aanpak de juiste? • Heeft een eventueel kritieke factor genoeg aandacht gekregen?
• Zijn alle belanghebbenden in beeld, en zijn er
• • • • • •
Is de aanvrager de wezenlijke SRO of zit deze op een andere plek binnen de gemeente? Wat zijn de (on)uitgesproken motieven om tegen spraak te zoeken? Met welke hoofdvragen zit de SRO, waar ligt men zelf wakker van? Welke mijlpaal vraagt om tegenspraak (nieuwe projectfase, programma, voorstel of plan)? Is de timing optimaal en is er genoeg tijd voor de 8 weken die een Dwarskijksessie vergt? Ligt er voldoende informatie, zijn er al(risico)analyses of second opinions uitgevoerd?
goede afspraken mee gemaakt? Kort na de intake ontvangt de SRO een intakeverslag met een advies. De opdrachtgevers van LetOp (burgemeester en gemeentesecretaris) en de bestuursadviseur 1 krijgen veelal een afschrift.
“Het was spannend, maar nooit ongemakkelijk.
Stap 2: Voorbereiding In week 1 komen de projectmanager van de aanvrager en de facilitators van de Dwarskijksessie bij elkaar om de vraagstelling te verfijnen en een shortlist van Dwarskijkers op te stellen. Bij die verfijningsslag worden
Want de grondhouding
verschillende invalshoeken voor tegenspraak bedacht – bijvoorbeeld één per Dwarskijker. De shortlist van
van de tegendenkers
Dwarskijkers bestaat uit 4 á 5 namen van eerste voorkeur en een achtervang.
was hoe we het project
In de voorbereidingsfase worden ook een aantal praktische zaken geregeld, zoals een datum en locatie voor de Dwarskijksessie en een passende gespreksleider. Daarna heeft de aanvrager nog enkele weken om een uit-
samen voor elkaar
gebalanceerd informatiepakket samen te stellen, dat uiterlijk 12 dagen voor de sessie naar de Dwarskijkers
konden boksen….”
wordt gestuurd. In deze stap wordt overigens ook de mate van vertrouwelijkheid vastgesteld. Openbaar of niet, de gemeentesecretaris en diens bestuursadviseur zijn altijd geïnformeerd.
1 ) Of een vergelijkbare functie als het om een stadsdeelproject gaat.
4
“Tijdens de sessie werden we echt op een hoger plan getild;
Wat kost het In 2014 bedraagt de vergoeding voor het complete
het verzandde nooit in geneuzel over details.
traject 5.000 euro. Daarnaast vraagt de Dwarskijk-
We zouden dit op belangrijke momenten altijd moeten doen...”
sessie een beperkte tijdinvestering van de aanvrager: ongeveer vijf uur van de senior responsible owner en een aantal uren van diens organisatie om een informatiepakket samen te stellen.
Stap 3: Dwarskijksessie
Dwarskijksessie aanvragen
De eigenlijke Dwarskijksessie vindt plaats op een middag in week 8. Tijdens hun voorbereiding hebben de
Neem contact op met Shalini Poiesz of Terry van Dijk
Dwarskijkers elk drie stellingen geformuleerd - vanuit verschillende invalshoeken - maar altijd rond de hoofd-
van het Team LetOp:
vraag ‘waar zou de SRO wakker van moeten liggen.’ Deze stellingen worden door facilitators gepresenteerd en zijn het startpunt voor een discussie tussen de SRO en de Dwarskijkers. De discussie wordt geleid door een
E-mail:
onafhankelijk voorzitter. Uiteraard kan de SRO zijn programma- of projectmanager meenemen. Daarnaast is de
tegenspraak@amsterdam.nl
betrokken bestuursadviseur in de regel ook aanwezig.
Mobiel: 06 1373 4492
Intranet:
Stap 4: Verslag
amsterdam.nl/letop
De Dwarskijksessie wordt binnen een week door een onafhankelijk verslaglegger samengevat, met het Dwarskijkteam als afzender. De SRO ontvangt het verslag nadat de aanvrager de tekst op feitelijke juistheid heeft gecontroleerd en de Dwarskijkers akkoord zijn met de strekking. Afhankelijk van afspraken over de vertrouwelijkheid in stap 2, gaat er ook een afschrift naar de gemeentesecretaris en bestuursadviseur.
Stap 5: Evaluatie Vier weken na de Dwarskijksessie komen de voorzitter van de sessie en de SRO kort bijeen om terug te blikken. Daarin komt ondermeer aan de orde wat het proces heeft opgeleverd en wat de SRO met de adviezen heeft kunnen doen. 5
Dwarskijken in het programma Om Het Kind Marc van Gemert en Rutger Hageraats zijn managers van Om Het Kind, een gemeentelijk programma van DMO waarin ruim 75 mensen werken aan een ingrijpende hervorming van de Jeugdzorg. Hun eerste mijlpaal was de Visie Om Het Kind uit 2011. Die werd in 2012 gevolgd door een Functioneel Ontwerp van de nieuwe jeugdzorg, als opmaat voor concrete uitwerkingsbesluiten in 2013-2014. Rond deze mijlpalen liet het programmabureau twee keer een Dwarskijksessie doen.
Noord/Zuidlijn van sociale sector In 2012 meldde Marc van Gemert Om Het Kind formeel aan als risicovol project: ‘We realiseerden ons dat het programma qua maatschappelijke impact weleens de Noord/Zuidlijn van de sociale sector kon worden. We gooiden daarom de ramen open en lieten weten dat alle kennis en hulp welkom was.’ In goed overleg met LetOp/10 Lessen werden daarop twee Dwarskijksessies georganiseerd. ‘Dat was toen nog een experimenteel instrument, maar de aanpak beviel ons direct,’ zegt Rutger Hageraats. ’In aanwezigheid van onze directeur kwam een indrukwekkend gezelschap aan tafel, zoals de CEO van Lost Boys, de directeur van de Triodosbank, een bekende hoogleraar, een expert in gemeentelijke financiën en een bestuursadviseur uit Rotterdam. Het waren perfect geleide sessies, die kritisch onze pijnpunten wisten te vinden, maar ons ook tot grote hoogten wisten te inspireren!’
Colofon Het programmateam LetOp/10Lessen is ontstaan uit een evaluatie van het Noord/Zuidlijn project in Amsterdam. Het is de missie van het team om de lessen uit grote stedelijke projecten te verinnerlijken binnen de gemeentelijke organisatie. Het waarborgen van een goede interne tegenspraak is één van die lessen, waar ook de Burgemeester en gemeentesecretaris uitdrukkelijk belang aan hechten. Zij volgen daarom
Bewustwording
met belangstelling de verdere ontwikkeling en toe-
De Dwarskijksessies leverden Om Het Kind een aantal nuttige suggesties op, bijvoorbeeld over valkuilen bij ICT aanbestedingen, maar soms was er ook sprake van echte eye openers. Rutger: ‘we zagen opeens dat er naast het ambtelijk-technische programmamanagement een onderstroom gaande was; een onderstroom van angst voor veranderingen, hoop en kansen, twijfel en scepsis in het veld. Dat vroeg om een apart stuk procesmanagement, waarin we die gevoelens erkennen, ermee dealen en op zoek gaan naar het verbinden van mensen.’ Ook Marc herinnert zich zo’n verhelderend moment: ‘De Dwarskijkers wezen erop dat onze collega’s en wijzelf grotendeels uit één bepaalde generatie komen. Onze aanpak is dus misschien wel erg gekleurd door de tijd waarin wij zijn opgegroeid. In dat opzicht moeten we onze blik dus ook verruimen.…’
passing van Dwarskijksessies binnen het concern Amsterdam; zowel binnen de vier clusters als bij de stadsdelen.
Uitgave: Gemeente Amsterdam | Team LetOp/10 lessen
Tekst: Endre Timár
Buitenstaanders met niveau Als een Dwarskijksessie zo’n hoog rendement geeft, waarom kunnen we dat dan niet collegiaal binnen de gemeente doen? Volgens Marc ligt dat niet erg voor de hand: ‘De vraagstukken zijn soms zo complex dat je daar landelijke ervaring en inzicht voor moet mobiliseren.’ Rutger knikt instemmend: ‘En uiteraard geldt hier ook de ongeschreven wet dat vreemde ogen dwingen, vooral als het gezaghebbende mensen zijn van niveau die in staat zijn om met helicopterview naar de hoofdzaken van je werk te kijken. Dwarskijksessies kunnen die omstandigheden voor ons creëren.’
Vormgeving: Wisselwerking | Vanessa Rutgers
Januari 2014
6