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ELABORAÇÃO Maria Elizabeth Horn Pepulim - Bibliotecária Daniela Stubert – Estagiária de Biblioteconomia/UFSC Capa - Moysés Lavagnoli SUMÁRIO 1 FUNDAÇÃO CATARINENSE DE CULTURA....................................................02 2 UNIDADE DE INFORMAÇÃO..............................................................................03 2.1 A Classificação Decimal Universal – CDU...........................................................04 2.2 AACR2.....................................................................................................................05 2.3 Cutter........................................................................................................................05 2.4 Serviços.....................................................................................................................06 2.4.1 Consulta ao acervo................................................................................................07 2.4.2 Empréstimo...........................................................................................................08 2.5 Processamento Técnico...........................................................................................08 2.6 Política de Seleção...................................................................................................09 NOTA À RESPEITO DO MANUAL DE ORGANIZAÇÃO...................................10 APÊNDICE A – Orientações para organização e uso do acervo das Unidades de Informação da FCC......................................................................................................11 APÊNDICE B – Orientações para organização e uso das Xerotecas das Unidades de Informação da FCC................................................................................................. 19 APÊNDICE C – Modelo de etiquetas de livros...........................................................24 APÊNDICE D – Modelo de placas identificadoras para estantes e prateleiras...... 25 APÊNDICE E – Modelo de planilha............................................................................26
1 FUNDAÇÃO CATARINENSE DE CULTURA A Fundação Catarinense de Cultura (FCC), pessoa jurídica de direito público, foi criada oficialmente em 24 de abril de 1979 através do Decreto Estadual nº 7439. Sua missão é valorizar a cultura, por meio de ações que viabilizem, estimulem, promovam, democratizem e, ao mesmo tempo, preservem, a memória e a produção artística catarinense. Seu compromisso é conquistar a excelência em suas ações, que consistem em executar políticas de apoio à cultura; formular, coordenar e executar programas de incentivo às manifestações artístico-culturais; estimular a pesquisa relativa a arte e a cultura; apoiar instituições culturais públicas e privadas; incentivar a produção e a divulgação de eventos culturais; e integrar a comunidade às atividades culturais. Além disso, a FCC, também, abrange em seu escopo de responsabilidades, o patrimônio cultural de Santa Catarina, nesse sentido, realiza ações efetivas na área museal, é responsável por tombamentos de edificações e objetos com valor históricocultural, pela restauração e conservação de bens culturais, além do registro e valorização de bens culturais de natureza imaterial. No início dessa segunda década, do século XXI, a FCC tem sob sua responsabilidade o Teatro Álvaro de Carvalho (TAC); o complexo cultural do Centro Integrado de Cultura (CIC) , que compreende o Teatro Ademir Rosa, o Museu de Arte de Santa Catarina (MASC), o Museu de Imagem e Som (MIS/SC), as Oficinas de Arte, a Escolinha de Artes e o Espaço Cultural Lindolf Bell. Ela administra, também, a Casa da Alfândega; a Biblioteca Pública de Santa Catarina; o Museu Histórico de Santa Catarina; o Museu Etnográfico Casa dos Açores (em Biguaçu); o Museu Casa de Campo Governador Hercílio Luz (em Rancho Queimado) e o Museu Nacional do Mar Embarcações Brasileiras (em São Francisco do Sul).
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2 UNIDADE DE INFORMAÇÃO As unidades de informação1 da Fundação Catarinense de Cultura, bem como as das suas casas, tem como missão disponibilizar documentos2 relativos ao escopo do seu universo de atuação, que inclui seus subsistemas, ao público interessado. Entre seus documentos podem constar obras de natureza diversa como: livros; catálogos; revistas; folhetos; fotografias; teses e dissertações; DVDs; CDs; discos de vinil; gravuras; telas; esculturas; instalações; relatórios; editais; entre outros. Os usuários dessas unidades são, principalmente, os próprios servidores das instituições ao qual elas pertencem, pesquisadores, professores, estudantes e, eventualmente, cidadãos comuns3. O sistema de classificação utilizado no acervo dessas unidades de informação, é a Classificação Decimal Universal (CDU), por ser um sistema que permite uma boa descrição do conteúdo da obra, em função de abarcar princípios de classificação facetada, e a catalogação toma como base a segunda edição do Código de Catalogação Anglo Americano, conhecido pela sigla AACR2. Todas as unidades de informação da FCC, e das suas casas, foram, e/ou devem ser, organizadas, e seus documentos classificados, seguindo um padrão único de catalogação. Todos os documentos já catalogados, ou que ainda serão catalogados, devem ter um número de chamada4, este é composto pelo código fornecido através da Tabela de Cutter, mais o código correspondente ao seu assunto obtido através de consulta no sistema Classificação Decimal Universal (CDU).
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Unidade de Informação é um termo criado pela escola francesa de biblioteconomia para designar a infra estrutura de atuação dos profissionais da informação, em ambientes corporativos. Entre as unidades de informação mais reconhecidas estão arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus. Fonte: http://doraexlibris.wordpress.com/2010/12/02/o-que-diferencia-uma-unidade-de-informacao-de-umservico-de-informacao/ 2 Documento, no âmbito desse Manual,é qualquer informação registrada, independente do suporte usado. 3 No âmbito desse Manual, cidadão comum, é entendido como todo o tipo de público não citado na frase onde foi utilizado esse termo composto. 4 O número de chamada de um documento, em um acervo, é o equivalente ao número de identidade de um indivíduo, e, também, ao seu endereço, ele é único e serve para identificá-lo.
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2.1 A Classificação Decimal Universal – CDU Os códigos que representam assuntos, no âmbito da organização da informação, são retirados de sistemas de classificação, que consistem em listas estruturadas de assuntos representados por notações numéricas ou alfanuméricas. Os dois grandes sistemas de classificação, internacionalmente empregados, são a Classificação Decimal de Dewey (CDD), e a Classificação Decimal Universal (CDU), que foi baseada na CDD. Em vista da CDU ter sido adotada para as unidades de informação da FCC, segue uma pequena explicação sobre a mesma. A CDU é composta por 10 classes principais enumeradas de 0 a 9 (zero a nove). A primeira classe é a 0, ela engloba os assuntos: Ciência e Conhecimento; Organização; Informática; Informação; Documentação; Biblioteconomia; Instituições; Publicações. A classe 0, também, é conhecida por “Generalidades”, nome que visa representar o conjunto de assuntos que ela abarca. A classe 1 engloba os assuntos: Filosofia e Psicologia. A classe 2, Religião e Teologia, a 3 , Ciências Sociais, a classe 4 se encontra vaga provisoriamente. A classe 5 abriga Matemática e Ciências Naturais, a 6, Ciências Aplicadas, no caso,
Medicina e Tecnologia. A classe 7 abriga, Arte, Recreação,
Entretenimento e Desporto, a 8 Língua, Linguística e Literatura, e a classe 9, Geografia, Biografia e História. Para apreciação, entendimento e exemplificação de suas subdivisões são apresentados aqui, dentro de sua escala de classes, algumas de suas subclasses, que por sua vez, também se subdividem permitindo a classificação necessária do assunto. Note: 7.01/.09 - Subdivisões auxiliares especiais para teoria, técnicas, períodos, estilos e apresentação da arte; 71 -Planejamento territorial, físico. Planejamento regional, urbano e rural. Paisagens, parques, jardins; 72 – Arquitetura; 73 - Artes plásticas; 74 - Desenho. Design. Artes e ofícios aplicados; 75 –Pintura; 76 - Artes gráficas. Gravura; 77 Fotografia e processos similares; 77.01/.09 - Subdivisões auxiliares especiais para fotografia; 78 –Música; 791 - Cinema. Filmes. A descrição do acervo das unidades de informação da FCC, bem como nas suas casas, deve ser realizada primariamente em planilhas do Excel 5, nessa descrição devem 5
O Excel é um software um programa de planilha eletrônica, escrito e produzido pela Microsoft para computadores que utilizam o sistema operacional Microsoft Windows e também computadores Macintosh da Apple Inc. Seus recursos incluem uma interface intuitiva e capacitadas ferramentas de cálculo e de construção de gráficos que, juntamente com marketing agressivo, tornaram o Excel um dos mais populares aplicativos de computador até hoje. É, com grande vantagem, o aplicativo de planilha
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ser observadas as classes e suas subdivisões de acordo com o assunto correspondente de cada documento. 2.2 AACR2 O Código de Catalogação Anglo-Americano - 2ª edição (CCAA2, ou AACR2 a partir da sigla em inglês) é um compêndio de regras para a criação de descrições bibliográficas e para a escolha, a construção e a atribuição dos pontos de acesso (cabeçalhos) representando pessoas, localizações geográficas e entidades coletivas, além de títulos uniformes representando obras e expressões. 2.3 Cutter A Tabela de Cutter, criada por Charles Ammi Cutter em 1880, é uma tabela de notação de autores6 (números correspondentes ao sobrenome dos autores) utilizada por bibliotecários na catalogação de livros. Em geral, a notação de autor se faz pela inicial do sobrenome do autor , no caso de autor pessoal, seguida dos três algarismos correspondentes encontrados na tabela. Considera-se as iniciais da entidade no caso de autor corporativo, e do título, dependendo do ponto de acesso principal. As regras básicas de estabelecimento do Cutter para um nome de autor/título são as seguintes: Se as primeiras letras do nome não ocorrerem na tabela, tomem-se as próximas anteriores na ordem alfabética. O objetivo da Tabela de Cutter é diferenciar livros do mesmo assunto, pelo autor e pelo título. Exemplo: 720 - número de assunto: arquitetura, conforme tabela de classificação Decimal de Dewey. F 733 a, onde: F é a letra inicial do sobrenome do autor: Fonseca. 733- número de autor: Fonseca, conforme tabela especial para autores. a- letra inicial do título do livro. Arquitetura. eletrônica dominante, disponível para essas plataformas e o tem sido desde a versão 5 em 1993 e sua inclusão como parte do Microsoft Office. Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel 6 A notação de autor é o código que representa a indicação de autoria ou o título, segundo aquele determinado como ponto de acesso principal na catalogação do documento.
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O número de assunto mais a tabela de Cutter é a identidade de um documento no acervo, bem como seu endereço nele. O endereço de um livro,por exemplo, possibilita sua localização na estante. Na organização dos acervos das unidades de informação da FCC, bem como nos acervos das unidades das suas casas, deve ser utilizado o sofware denominado Dewey Cutter Program (OCLC)7, ele contém um campo onde é digitado o sobrenome do autor do documento que será incluído no acervo, feito isso, automaticamente ele gera um código formado pela primeira letra do nome digitado e por uma sequência numérica. Esses dados são inseridos junto com a informações relativas à obra na planilha do Excel. Ressaltando, nesse código, o sobrenome é simbolizado pela letra inicial do sobrenome maiúscula, e pelos números que correspondem a ele. 2.4 Serviços Os serviços prestados, nas, e pelas unidades de informação da FCC, assim como nas das suas casas, são determinados pelo profissional da informação responsável pela unidade, mediante consenso da equipe, disponibilidade de pessoal para atendimento, espaço físico destinado a consulta, e política da instituição que abriga a referida unidade. Esses serviços podem abranger: consulta ao acervo, com a possibilidade, ou não, de empréstimo ao público interno (servidores) e externo, e consulta local tanto para público interno quando externo de acordo com o observado. A FCC8, particularmente, possui uma rede informática interna que possibilita a conexão entre os computadores locais permitindo a interligação e comunicação do seu corpo técnico por meio de máquinas. Esta tecnologia possibilitou o estabelecimento de um espaço destinado ao compartilhamento de informação, a preservação da memória institucional da instituição e consequentemente a criação de conhecimento, que funciona por meio de bibliotecas virtuais, e atua como uma ferramenta de gestão da informação. Nesse espaço, denominado fcc-bibliovirtual, foram criadas bibliotecas9, uma para cada setor da referida instituição. Cada uma dessas bibliotecas, tem uma característica própria, de 7
É um software que oferece automaticamente números de Cutter das Tabelas Cutter de quatro casas da OCLC (Tabela Cutter de quatro casas e Tabela Cutter-Sanborn de quatro casas) no momento da inserção do texto. O software funciona com Windows Millennium, 2000 e XP e está disponível para download sem nenhum custo. Fonte: http://www.oclc.org/pt-americalatina/dewey/versions/webdewey.html 8 Que inclui as casas que operam no Centro Integrado de Cultura. 9 Biblioteca, enquanto ambiente destinado à guardar, preservar e disseminar informações registradas.
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acordo com a expertise do setor a que atende. Embora haja tenha sido estabelecida uma política de respeito aos tipos de conteúdo de cada setor, a parte que diz respeito ao processamento técnico de documentos, independente do seu suporte, em todos os ambientes/bibliotecas da FCC, é padronizada, e deve continuar mantendo esse padrão. Todas as referidas bibliotecas, seguem as mesmas regras de tratamento técnico descritas neste Manual. Embora cada setor tenha autonomia para gerenciar a sua biblioteca, deve ser levado em conta um padrão. Este pede, principalmente, e sobretudo, que toda e qualquer informação relativa a um setor, seja organizada em pastas dentro da pasta daquele setor.No ambiente primário só constam pastas de bibliotecas de setores, não de ações, não de projetos, nem de informações gerais. Os nomes das bibliotecas são escritos apenas com a primeira letra de cada palavra maiúscula, o restante das letras, são minúsculas. As bibliotecas são para serem visitadas, o material que está disposto ali, é para consulta, pode até ser copiado, mas jamais recortado. Só quem tem autonomia para realizar qualquer alteração em uma biblioteca específica, é quem pertence ao setor da mesma, se for o responsável por alimentá-la, e/ou estiver em consonância com seus colegas sobre a alteração. O objetivo dessa padronização é oferecer uma identidade à documentação, e aos processos de gestão da informação da FCC, e das suas casas, que esteja em consonância com as modernas formas de organização do conhecimento, e consequentemente, facilitar a recuperação dos conteúdos pertinentes aos setores da FCC e das suas casas. 2.4.1 Consulta ao acervo A consulta, pelo público interno das instituições, ao acervo é liberada, no local, com orientação e acompanhamento do técnico responsável pelo setor. Documentos retirados do seu local de guarda, devem ser devolvidos, em mãos, ao responsável pela unidade. No âmbito da FCC, no CIC, a consulta para público externo é permitida somente mediante agendamento prévio, e deve ser acompanhada pelo técnico responsável pelo setor. 2.4.2 Empréstimo 7
As regras para empréstimos devem ser construídas por cada unidade em consonância com seus colegas de instituição, e com a dinâmica da instituição a qual pertence, porém está disponibilizada no apêndice E a tabela de anotação de obras emprestadas. 2.5 Processamento Técnico O processamento técnico é composto pelas etapas de preparação de cada um dos documentos, até estarem disponíveis para consulta. Para executá-lo são utilizadas as orientações do AACR2 para catalogação, a CDU para classificação, e a Tabela de Cutter, para notação de autor, como complemento. As duas últimas ferramentas, a CDU e a Tabela de Cutter, são utilizadas para a obtenção do número de chamada de um documento, que é composto pelos códigos gerados por elas. As obras são catalogadas em uma planilha do Excel de acordo com o assunto pertinente. Sendo que, cada assunto possui uma tabela para inserção da obra. Ex.: 069 Museologia, todas as obras sobre Museologia vão estar nesta tabela e obras de outros assuntos, vão se encontrar em outra tabela do Excel, e assim sucessivamente. A cada planilha finalizada (temporariamente) é gerado um arquivo em PDF, que será substituído sempre que novas obras forem catalogadas. A proposta é manter o arquivo em PDF no ambiente fcc-bibliovirtual para que o arquivo não corra o risco de ser alterado. Dessa forma também é possível utilizar um “buscador” de PDF o que facilita a recuperação das informações. Assim sendo, pode-se utilizar a notação de Cutter, assim como o nome do autor,o título ou parte do título etc. que a busca será efetuada no mesmo instante. As planilhas em Excel deverão ser mantidas, para quando for necessário incluir novos documentos no acervo, quando isso acontecer, se utilize a planilha antiga, depois de atualizada a versão é salva em formato de arquivo PDF , que é utilizado para substituir a planilha convertida anteriormente. O processamento técnico é composto pelas etapas de preparação de cada um dos documentos, até estarem disponíveis para consulta. Leva-se em consideração desde sua entrada na unidade, até sua organização fisica, facilitando assim, à recuperação da informação.
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As etapas do processamento técnico das unidades de informação da FCC e das suas casas consistem em10: a) Catalogar os documentos; b) Classificar os documentos, que compõem o acervo, por meio do código da Classificação Decimal Universal (CDU); b) Registrar os documentos nas planilhas (Excel) de acordo com o assunto pertinente à CDU, apenas após a classificação e inserção na tabela, é que os documentos entram para o acervo da unidade de informação. c) Etiquetagem: as obras são etiquetadas para a organização e visualização nas estantes, indicando sua localização. A etiqueta (apêndice A) é colocada na parte inferior da lombada, onde estão identificados: o assunto de acordo com a CDU, o número de classificação, o Cutter relativo à obra e nº de exemplares. Esses dados compõem o número de chamada, ou seja, o endereço da (s) obra(s) mesmo na estante. d) A ordem de inserção da (s) obra (s) na Unidade Informação, segue primeiramente o número do assunto a que pertence de acordo com a CDU, depois se observa ordem alfabética e numérica de acordo com a Tabela de Cutter. 2.6 Aquisição e Seleção O processo de aquisição de acervo, em uma unidade de informação, envolve as atividades de doação, compra e permuta, e é responsabilidade do bibliotecário responsável pela unidade. No âmbito da FCC, a aquisição de obras de diferentes suportes se dá basicamente, por motivos diversos, através de doações. Quando ocorre a aquisição por compra, geralmente é através de um projeto específico, e os produtos a serem adquiridos são determinados pelos responsáveis pelo referido projeto. Cada setor deve, necessariamente, ter uma política de seleção de acervo, sua elaboração deve ser capitaneada por um bibliotecário, em consonância com o grupo do setor. Essa política, objetiva guiar o bibliotecário no trabalho periódico da seleção, que visa, entre outros, manter um direcionamento racional para a coleção, por possuir, por conceito, regras claras que habilitam o responsável pelo acervo a escolher determinados materiais, ao invés de outros. Ela garante imparcialidade no momento da tomada de 10
Exceção à Biblioteca Pública do Estado de Santa Catarina, que possui uma dinâmica de organização do acervo, e funcionamento, próprias.
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decisão sobre a seleção do acervo, por ser construída com base nos objetivos do setor a que se destina, e orienta o responsável quanto às obras a serem incorporadas ou excluídas do acervo. Uma política de seleção, também objetiva estabelecer prioridades de aquisição do material, traçar diretrizes para avaliação da coleção, determinar os critérios para duplicação de títulos de publicações, incrementar os programas cooperativos 11 e traçar diretrizes para o descarte do material. NOTA À RESPEITO DO MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Esse Manual foi elaborado para servir de instrumento de consulta, no que tange a organização e uso da informação, gerenciada pelas unidades de informação da Fundação Catarinense de Cultura, bem como das suas casas. Nele são descritas as ferramentas, e os procedimentos que devem ser realizados, para organizar a informação registrada nas unidades de informação da FCC, e nas das suas casas, evitando assim, que haja um direcionamento diferenciado para uma mesma situação ou rotina de trabalho, e consequentemente uma quebra da identidade da linha de gestão da informação adotada. Seus objetivos, além de orientar, para a construção de uma identidade de gestão da informação, são contribuir para a continuidade do trabalho de organização da informação, auxiliar no treinamento de novos funcionários e estagiários, e orientar para o uso da ferramenta de gestão da informação, fcc-biblivirtual.
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Principalmente a disseminação seletiva de informação.
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APÊNDICE A – Orientações para organização e uso do acervo das Unidades de Informação da FCC
Clique no menu iniciar e escolha a opção computador
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Clique em fcc-biblivirtual (\\servidor-scte) (H:)
Clique em Biblioteca PatrimĂ´nio
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Clique em livros_patrimĂ´nio
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Note que há várias planilhas do Excel separadas por assunto. Bibliografias, Documentação, Biblioteconomia, etc.
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Clique sobre a planilha com o nome do assunto que vocĂŞ deseja pesquisar
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Note a indicação da planilha que foi aberta
A planilha contém o número de Cutter, nome do(s) autor(es), título, edição, editora, ano, número de página, série e empréstimo
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Nas planilhas das casas que contém documentos com alguma característica especial, ou multimeios, como no caso do Museu da Imagem e do Som (MIS), Museu de Arte de Santa Catarina (MASC), entre outras, podem ser anexados outros campos na matriz.
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Exemplo: Escolhendo o Guia de título “1º Censo Cultural de Minas Gerais: Guia da Região Sul”
Guarde as informações indicadas
1° Assunto 2° Cutter
3° Título
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Coloque seu nome e departamento no campo “Empréstimo”
Vá até a estante e procure as informações indicadas 3° O título do livro 2° Número de Cutter na etiqueta dos livros
1° Placa indicando os Guias
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APÊNDICE B – Orientações para organização e uso das Xerotecas das Unidades de Informação da FCC
Clique no menu iniciar e escolha a opção computador
19
Clique em fcc-biblivirtual (\\servidor-scte) (H:)
Clique em Biblioteca PatrimĂ´nio
20
Clique em xeroteca
Abra a planilha xeroteca
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Caixa
Note que a planilha aponta o número da caixa de arquivo e o, conteúdo que ela contém. Guarde essas duas informações
Conteúdo Exemplo: Título – Nome do (s) autor (es) – Ano de publicação
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Coloque seu nome e departamento para realizar o empréstimo
Vá até a estante e procure as informações indicadas 1° Número da caixa de arquivo
2° O título da cópia
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APÊNDICE C – Modelo de etiquetas de livros Use esses modelos para as etiquetas dos livros de todas as casas da FCC. Arte 7 G7216
MASC
1,9cm
Preservação. Conservação. Restauro 72.02 M9866 MASC
5,5cm Arte 7 G7216
7,95cm
MIS
Teoria e filosofia da arte. Princípios do desenho, proporção e efeitos ópticos 7.01 M9866 Museu Cruz e Souza
Preservação. Conservação. Restauro 72.02 M9866 MIS
Nome da casa ao qual pertence o documento
Teoria e filosofia da arte. Princípios do desenho, proporção e efeitos ópticos 7.01 M9866 TAC
2,25cm
7,95cm
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Modelo de etiqueta das caixas de arquivo da Xeroteca
XEROTECA Caixa 1
Título – Nome dos autor (es) – Ano de publicação
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APÊNDICE D – Modelo de placas identificadoras para estantes e prateleiras Modelo de placa identificadora de estantes
01 Bibliografias 02 Biblioteconomia 017.019 Anais ... Modelo de placa identificadora de prateleiras
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APÊNDICE E – Modelo de planilha Modelo de planilha para cadastro de livros
Modelo de planilha para cadastro de DVD
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