Vragen en antwoorden uit de OR vraagbaak

geval in het reglement te worden vermeld. Daarnaast dient ook te worden vermeld hoe de lijstverbinding uitgelegd moet worden. Wie krijgt, op basis van de reststemmen, de restzetel toebedeeld? Denk bijvoorbeeld na of je voor of na de komma afrondt en of dat dan één of twee decimalen zijn. In de praktijk is door zoiets ‘kleins’ veel discussie ontstaan.

● Kan een kandidaat zich na de kandidaatstelling nog terugtrekken?

Een kandidaat mag zich na het definitief vaststellen van de kandidatenlijst niet meer terugtrekken uit de verkiezing, in die zin dat de or (ondanks zijn terugtrekking) hem toch nog meeneemt in de verkiezingen. Dit komt omdat het or-reglement dit meestal zo bepaalt. Hij of zij mag zich ná de verkiezing wel terugtrekken. Het is verstandig om dit tijdens een verkiezing aan de stemmers te melden.

● Hoe dien ik de vakbonden aan te schrijven wat betreft de kandidaatstelling?

Alleen de vakbonden die leden in de organisatie hebben mogen aangeschreven worden. Dit kun je bijvoorbeeld vinden in de toepasselijke CAO. Het is niet meer nodig om vakbonden eerder te informeren.

vragen en antwoorden uit de OR vraagbaak

Aandeelhouders als kandidaat In onze onderneming werken projectleiders die ook aandelen hebben in het bedrijf. Mogen zij zich ook kandidaat stellen voor de naderende or-verkiezingen? Als bedoelde projectleiders in dienst zijn van uw onderneming hebben zij dezelfde kiesrechten als de werknemers die niet tevens mede-eigenaar zijn. Voor een waardevolle deelname aan de ondernemingsraad lijkt het bezit van enkele aandelen ons ook niet bezwaarlijk. Het wordt wat anders als de betrokkene een aanzienlijk persoonlijk belang heeft in de eigendom van de onderneming. Via hun aandeelhouderschap kan immers al invloed worden uitgeoefend in de onderneming. Desbetreffende verkiesbare personen dienen echter in een dergelijk geval zelf hun kiesrecht af te staan.

Ambtelijk secretaris stelt zich kandidaat Onze ambtelijk secretaris is in dienst van de onderneming en kan zich dus ook kandidaat stellen bij de eerstvolgende or-verkiezingen. Is dat aan of af te raden? Het komt wel vaker voor dat een ambtelijk secretaris tevens een gekozen or-lid is. Dat gaat soms goed, soms niet. Het risico is gelegen in de dubbelrol van ‘gekozen’ or-lid en ‘toegevoegd’ secretaris. Wie dat goed kan scheiden en/of te maken heeft met een raad die daar weinig behoefte aan heeft, kan beide functies prima combineren. Voorkom in ieder geval dat de functionele aansturing van het ambtelijk secretariaat via het gelijk-

namige or-lid verloopt. Met ander woorden, laat een ander or-lid (voorzitter, secretaris) of het dagelijks bestuur bepalen wat de ambtelijk secretaris doet en beoordelen hoe dat is gebeurd.

Een nieuwe vakbond Tot onze verbazing heeft zich een derde vakbond bij de or gemeld in verband met uitgeschreven verkiezingen. Volgens ons heeft deze bond geen leden in de onderneming. Wat moeten we hiermee? Alleen een vakbond met leden onder uw achterban heeft het recht van kandidaatstelling. Maar zo’n bond kan ook niet-leden kandidaat stellen – al is dat bij ons weten nog niet gebeurd. U kunt deze mysterieuze vakbond formeel benaderen en weigeren totdat hij bewijst wel leden te hebben, maar u kun het er ook op aan laten komen. Kandidaten zijn meestal dun gezaaid en elke extra mogelijkheid lijkt ons welkom.

Geen animo Over enkele weken zijn er binnen onze organisatie or-verkiezingen. Niemand stelt zich echter kandidaat, ook de aftredende leden niet. Wat nu? U gaat een or-loos tijdperk tegemoet, waarin de bestuurder de voorgenomen besluiten die hij normaal moet voorleggen aan de raad, gewoon kan nemen. Dit ontslaat de ondernemer echter niet van zijn verplichting een ondernemingsraad in te stellen, als de onderneming minstens vijftig medewerkers heeft. Daarvoor is het voldoende dat hij van tijd tot tijd – bijvoorbeeld jaarlijks – verkiezingen uitschrijft. Wanneer er zo weinig animo voor kandidaatstelling bestaat, is het van belang de redenen daarvoor te onderzoeken. Bijvoorbeeld door middel van een enquête kan worden onderzocht waar de behoeften van medewerkers ten aanzien van medezeggenschap liggen. Is het bedrijf een arbeidersparadijs, waar werknemers geen behoefte hebben aan medezeggenschap of is het omgekeerde het geval? Als er zich te weinig kandidaten melden, dan kan het zijn dat de ondernemer hiermee moet instemmen voor een goede werking van de WOR. In ieder geval is het wel goed om te benadrukken dat een onderneming met meer dan vijftig werknemers maar zonder or niet meer van deze tijd is. Daarenboven is het wettelijk verplicht.

Kiesgroep heeft geen kandidaten Onze ondernemingsraad bestaat uit vijf leden die worden gekozen door en uit vier kiesgroepen. Nu is er één kiesgroep zonder kandidaten, terwijl er elders wel extra kandidaten zijn om deze vacature op te vullen. Mag dat? In beginsel mag dit niet. Kiesgroepen en de aan hen toegewezen zetels worden geregeld in het reglement en zijn daarmee bindend voor de eerstvolgende verkiezingen. Wel zou in het reglement opgenomen kunnen worden dat de zetel bij uitputting van de lijst over gaat naar een van de andere lijsten. En een eventuele reglementswijziging heeft alleen effect op nog niet uitgeschreven verkiezingen.

Manager wil zich kandidaat stellen Een afdelingsmanager stelt zich kandidaat voor de or. Kan dat zomaar? Formeel kan en mag iedereen zich kandidaat stellen die voldoet aan de diensttijdvereisten van uw reglement. Alleen bestuurders zijn daarvan uitgezonderd. Uw afdelingsleiding heeft dus het recht zich kandidaat te stellen. Het zal van het managementniveau en van de betrokkene afhangen of dat problemen geeft. Voor bijvoorbeeld leden van het managementteam, het niveau juist onder de bestuurder, kan het lastig zijn om beide rollen te combineren. Deze managers zien er doorgaans vanaf zich kandidaat te stellen, omdat ze dan regelmatig worden geconfronteerd met het beoordelen van door henzelf tot stand gekomen voorgenomen besluiten.

Peildatum kiesrechten Binnenkort zijn er weer or-verkiezingen. Om te mogen stemmen moet een personeelslid een half jaar in dienst zijn. Vanaf wanneer? U moet de datum van de geplande verkiezingen aanhouden als peildatum. Dat geldt ook voor de berekening van de termijn waarop medewerkers die zich verkiesbaar stellen in dienst moeten zijn. In geval van meerdaagse verkiezingen betreft dit de laatste dag van de verkiezingen.

Reglementswijziging en verkiezing Wij zijn volop bezig met tussentijdse verkiezingen. Kunnen wij daarbij het or-reglement wijzigen? De or kan steeds weer zijn reglement wijzigen, mits hij daarbij de bestuurder in de gelegenheid stelt hierop zijn commentaar te geven. Wijzigingen ten aanzien van de spelregels van de verkiezingen, de zittingstermijn of het aantal leden treden pas in werking bij de eerstvolgende algemene verkiezingen. Voor verkiezingen die al zijn uitgeschreven gelden dus de bepalingen ten tijde van de opening van de kandidaatstelling!

Structurele vacatures Onze nieuwe ondernemingsraad gaat van start met vier vacatures. Moeten we nu steeds maar weer opnieuw tussentijdse verkiezingen uitschrijven of is er een andere manier om de zetels gevuld te krijgen? Er is geen andere manier om lege zetels te vullen dan door het uitschrijven van (tussentijdse) verkiezingen. U moet namelijk iedereen die aan de eisen van het reglement voldoet de gelegenheid geven zich ook kandidaat te (laten) stellen. En uw reglement vereist dat u dat met grote zorgvuldigheid doet De volgorde is dus: eerst (voldoende) kandidaten werven, dan verkiezingen uitschrijven en tot slot de lege zetels laten bezetten. Tot die tijd kunt u belangstellenden laten meedraaien in een commissie.

Verkiezing onderdeelcommissie Hoe verlopen de verkiezingen van een onderdeelcommissie (OC)? De wijze van samenstelling van een (onderdeel)commissie wordt geregeld in het instellingsbesluit van de betreffende commissie. De ondernemingsraad legt een voornemen ter instelling van een onderdeelcommissie voor aan de bestuurder in een concept instellingsbesluit. Om zetels in te vullen kunnen verkiezingen worden georganiseerd. Ook is het mogelijk dat de ondernemingsraad OC-leden benoemt. In een onderdeelcommissie kunnen naast een of meer leden van de ondernemingsraad uitsluitend in het betrokken onderdeel werkzame personen zitting hebben. Omdat OC-leden doorgaans op hetzelfde moment worden gekozen als de leden van de ondernemingsraad wordt er gewoonlijk verwezen naar de regels voor de or-verkiezing.

Verlengde kandidaatstelling Tot op heden hebben wij geen enkele reactie ontvangen op de mogelijkheid zich kandidaat te stellen voor de naderende or-verkiezingen. Mogen wij de periode van kandidaatstelling verlengen? Nee, dat kan niet. Als er werkelijk geen enkele kandidaat is gesteld – noch door de vakbonden, noch door de onafhankelijke werknemers – dan houdt de or op te bestaan totdat er nieuwe verkiezingen worden uitgeschreven. Dat is dan de verantwoordelijkheid van de bestuurder. Zijn er wel enkele kandidaten, bijvoorbeeld zittende leden die zich herkiesbaar hebben gesteld, dan gaat de raad met een aantal vacatures de nieuwe zittingsperiode in. De meeste reglementen bieden de mogelijkheid om daarvoor dan tussentijdse verkiezingen te organiseren.

Vervroegde verkiezingen Wij willen vervroegde verkiezingen uitschrijven, omdat twee van onze leden stoppen. Is dit mogelijk, en moeten wij dan de gebruikelijke procedure volgen? Het organiseren van vervroegde verkiezingen kan alleen als alle or-leden hun zetel ter beschikking stellen. De aftredende raad organiseert dan algemene verkiezingen, waarna een nieuwe zittingsperiode ingaat. Een andere oplossing is het organiseren van tussentijdse verkiezingen voor de beide vacatures. Mits u geen overgebleven kandidaten meer heeft van de vorige algemene verkiezingen. Deze hebben namelijk doorgaans het eerste recht op het opvullen van de opengevallen plaatsen.

Vrije lijsten en vakbonden Mogen kandidaten op de vrije lijst lid zijn van een aan de verkiezing deelnemende vakbond? En mogen leden van een aan de verkiezing deelnemende vakbond een lijst tekenen ter ondersteuning van de vrije lijst? Vraag 1: Ja, vakbondsleden mogen zich via een vrije lijst verkiesbaar stellen. Vraag 2: Nee, ondertekenaars van vrije lijsten mogen niet lid zijn van een vakbond die gebruik heeft gemaakt van zijn recht op kandidaatstelling. Steeds geldt dat ook aan de overige

voorwaarden voor actief (stemmen) en passief (kandidaat stellen) kiesrecht wordt voldaan.

Weigeren van kandidaat Voor de komende verkiezingen stelt zich iemand kandidaat die geen van de zittende or-leden geschikt acht. Mogen wij haar weigeren? Het is niet aan de leden van een ondernemingsraad om kandidaten te keuren en te weigeren. De enige reden om een kandidaat te weigeren is de omstandigheid dat desbetreffende persoon niet lang genoeg in de onderneming werkzaam is om zich verkiesbaar te stellen. De or wordt gekozen door en uit de werknemers en het getuigt van weinig democratisch besef om een oordeel te vellen over de geschiktheid van kandidaten. Het is de kiezer die bepaalt. De or dient zich verre te houden van het voeren van een negatieve campagne tegen de betreffende or-kandidaat, maar zich vooral te profileren op de eigen kwaliteiten, visie en eerder behaalde or-successen.

Wijzigen kandidatenlijst Kan een kandidatenlijst vlak voor de verkiezingen nog gewijzigd worden? Eén van de kandidaten is inmiddels in een andere kiesgroep gaan werken. Het reglement van de ondernemingsraad legt de sluitingstermijn van de kandidatenlijsten vast. Als de situatie van een medewerker daarna nog wijzigt, kan dit niet meer worden verwerkt. In uw geval van een medewerker die daarna van kiesgroep verandert, betekent dit dus dat hij/zij kandidaat blijft staan in de oude kiesgroep. Let op dat er onder de WOR voor de kandidaatstelling door de bonden andere sluitingstermijnen gelden dan voor de zogenaamde vrije lijsten!

or Kandidaten na sluitingstijd Voor onze tussentijdse verkiezingen, drie vacatures, meldde zich tot de sluitingstermijn van de kandidaatstelling slechts één kandidaat. Daarop hebben we de verkiezingen afgelast. Nu komen er alsnog twee extra kandidaten naar voren. Mogen we die nog aannemen? Wettelijk gezien is dit niet mogelijk. Formeel is degene die zich binnen de termijn kandidaat gesteld heeft het enige nieuwe or-lid. Jammer! Wat de ondernemingsraad wel kan doen is opnieuw tussentijdse verkiezingen uitschrijven voor openstaande vacatures. Daarnaast kan de ondernemingsraad de beide laatkomers opnemen in een vaste commissie die de or ondersteunt bij bepaalde werkzaamheden. De meerderheid van zo’n commissie moet bestaan uit (echte) or-leden.

Geheime stemming, geheime uitslag Mag je na de verkiezingen het aantal stemmen per kandidaat bekend maken of is dit geheim? Sterker nog, u móet het aantal stemmen per kandidaat bekend maken! Het zijn inderdaad geheime stemmingen, maar dat strekt zich niet uit tot de uitslag. Bovendien

moeten kiezers en kandidaten enigermate kunnen beoordelen of de telling van uitgebrachte stemmen juist kan zijn.

Stemrecht zittende or-leden Onze ondernemingsraad heeft een vierjarige zittingsperiode, waarbij er elke twee jaar voor de helft van de zetels verkiezingen worden gehouden. Mogen de or-leden die nog twee jaar in de or blijven ook hun stem uitbrengen bij deze verkiezingen? Als in uw reglement geregeld is, dat de helft van het aantal leden om de twee jaar aftreedt, dan kunnen de zittenblijvende or-leden gewoon hun stem uitbrengen. Dat geldt ook in het geval een ondernemingsraad tussentijdse verkiezingen organiseert voor een of meer vacatures.

Kiesrechten van medewerkers voor bepaalde tijd Kunnen medewerkers die weliswaar al een jaar in dienst zijn, maar van wie het arbeidscontract binnen 1 á 2 jaar afloopt, toch kiezen en gekozen worden? Inderdaad, medewerkers die korter in dienst zullen zijn dan de zittingsperiode van de nieuwe or hebben dezelfde kiesrechten als andere werknemers. Ze mogen dus kiezen en gekozen worden. Soms stellen deze mensen zich kandidaat omdat ze menen dat hun contract niet afloopt als ze or-lid zijn. Ze denken dan een beroep te kunnen doen op de ontslagbescherming voor or-leden. Maar dat werkt niet omdat er bij hen geen sprake is van ontslag; hun arbeidscontract loopt gewoon af. Helpt u ze zo nodig van dit misverstand af.

Tussentijdse vacatures Uit onze ondernemingsraad, vorig jaar gekozen, vallen binnenkort twee mensen weg. Welke weg kunnen we het beste volgen om deze vacatures op te vullen? De te volgen weg vindt u, als het goed is, in uw reglement: Eerst moet u de mensen benaderen die bij de vorige algemene verkiezingen volgens de uitslag als volgende in aanmerking komen. Zij mogen zonder meer instromen in volgorde van het destijds behaalde aantal stemmen. Zijn er geen kandidaten meer over van die verkiezingen dan organiseert u tussentijdse verkiezingen voor de bestaande vacatures. Tussentijds gekozen kandidaten treden af op het zelfde moment als de rest van de or.

Bestuurder wijst kandidaat af Welke rechten heeft een bestuurder om de kandidatuur van een belangstellende voor het orlidmaatschap af te wijzen? Uw vraag verlangt een kernachtig antwoord: geen enkele! Natuurlijk bevat het or-reglement eisen waar een kandidaat aan moet voldoen: hij moet in de onderneming werkzaam zijn gedurende een in het reglement bepaalde periode. Elke extra eis, al dan niet reglementair, is in strijd met de wet. Uw bestuurder handelt met zijn bezwaren tegen een bepaalde kandidaat sowieso al tegen de wet: Iedere verkiesbare werknemer moet in de gelegenheid worden gesteld van zijn (passie-

ve) kiesrecht gebruik te maken. Zijn bezwaar belemmert de bedoelde persoon daarin in ernstige mate.

Draaiboek Kunt u ons een beknopt overzicht geven van de verkiezingsprocedure met de bijpassende termijnen? Het probleem is dat stappen en termijnen – binnen de grenzen van de wet – worden bepaald door uw reglement. En er zijn veel verschillende reglementen in gebruik. Het beste is dat u er even voor gaat zitten en zelf een draaiboek opstelt op basis van uw eigen reglement. Het is extra werk, maar u heeft er meteen plezier van. En velen na u zullen u er dankbaar voor zijn.

Uitstel van verkiezingen We willen de or-verkiezingen met een half jaar uitstellen. Kan dat eigenlijk wel? In gevallen van hoge uitzondering kan het noodzakelijk zijn om het aan de or voor de duur van de zittingsperiode gegeven mandaat te overschrijden. De WOR kent echter de mogelijkheid van de verlenging van een zittingsduur niet. De ondernemingsraad kan er niet zelf voor kiezen de eigen zittingsperiode te verlengen. Het is van belang dat de achterban goed wordt geraadpleegd en dat er gegronde redenen zijn voor het uitstel. De achterban moet een mandaat geven voor het uitstel. Dit proces moet zorgvuldig gebeuren. Als voorzorg geldt dat u alle belanghebbenden – achterban, vakbonden en bestuurder – vraagt of zij bezwaren hebben tegen zo’n verlenging. Al deze belanghebbenden moeten het eens zijn met de tijdelijke verlening van de zittingsperiode. Een half jaar is daarbij wel het maximum. Er zijn overigens nog geen rechtelijke uitspraken over deze – democratisch gezien – discutabele praktijk.

Even aantal zetels De bestuurder heeft ons gevraag om per reglement een extra zetel toe te voegen aan de or voor de vertegenwoordiging van een overgenomen klein bedrijf. Maar dan krijgen we een even aantal zetels. Inderdaad gaat de wet steeds uit van een oneven aantal or-zetels. Ongetwijfeld om de kans op stakende stemmen te verminderen. Tegelijkertijd staat dezelfde wet u toe om af te wijken van het daar genoemde aantal zetels.

Doodbloeden or Van lieverlee is het ledental van de or geslonken van 7 naar 3 leden. Herhaalde oproepen tot kandidaatstelling hebben geen resultaat. Kunnen we ons niet beter opheffen? Ook een or met nog maar drie zittende leden is een rechtsgeldige or. Maar we kunnen ons wel voorstellen dat de animo van de resterende leden zo is geslonken dat er gedacht wordt over opheffing. Normaal is de aftredende or verantwoordelijk voor de verkiezing van zijn opvolger. Dat heeft alleen maar zin als u de or op de kaart weet te zetten! Best mogelijk dat u wel succes heeft als u nog één oproep doet met de medede-

ling dat de resterende leden er bij onvoldoende kandidaten mee stoppen. Dat was nu ook weer niet de bedoeling van uw achterban! Een andere weg is een buitenstaander eens te laten onderzoeken hoe het komt dat er bij u zo weinig belangstelling is. Op basis van diens analyse kunt u dan gericht aan de oorzaken werken. Het commitment van de bestuurder zal daarbij een belangrijke rol spelen.

or-lidmaatschap en pensioen Ik wil me wel weer kandidaat stellen voor de or, maar tijdens de zittingsperiode ga ik met vroegpensioen. Kan ik daarna nog wel in de raad blijven zitten? Beëindiging van het arbeidscontract – om welke reden dan ook – betekent het einde van het lidmaatschap van een or. Is er sprake van een deeltijdpensioen, dan blijft de persoon voor een deel van zijn tijd in dienst en kan hij zijn medezeggenschapswerk wel voortzetten.

or opgestapt Naar aanleiding van een conflict tussen de directie en de or is de voltallige ondernemingsraad opgestapt. Wat nu? Hoe begrijpelijk het ook moge zijn, opstappen is geen slimme actie. De directie is nu verantwoordelijk voor de verkiezing van een nieuwe ondernemingsraad volgens het bestaande reglement. En dat betekent dat zij tot het moment waarop de nieuwe raad tot stand is gekomen, vrij spel heeft. Het minste wat de oude raad had kunnen doen is zorgdragen voor een goede opvolging en tot die tijd de belangen van de werknemers blijven behartigen.

Tekenen voor kandidatenlijst Op één van de kandidatenlijsten heeft een medewerker getekend die toen nog wel in dienst was, maar op het moment van de verkiezingen niet meer in ons bedrijf werkt. Is die handtekening wel geldig? Bepalend voor de rechtsgeldigheid van de kandidatenlijst is of de persoon die een lijst heeft ondertekend in dienst is op het moment van indiening van de kandidatenlijst. Of hij straks nog tijdens de verkiezingen in dienst is, is hiervoor niet relevant. Uiteraard mag hij straks niet meer meedoen met de verkiezingen. Maar dat maakt zijn ondersteuning van de kandidatuur niet minder rechtsgeldig.

Pensionado in de or Onze or heeft altijd lege zetels. Mag zo’n zetel ook opgevuld worden met een werknemer die al in de VUT zit? Het betreft iemand met veel or-ervaring, vandaar. De Wet op de ondernemingsraden geeft uitsluitend medewerkers die in de onderneming werkzaam zijn het recht te kiezen en gekozen te worden. Iemand die in de VUT zit of met prepensioen is, is niet meer in de onderneming werkzaam en kan dus niet in de or worden verkozen.

Waarom ik in de or? Ik ben gevraagd om me kandidaat te stellen voor de or, maar waarom zou ik dat eigenlijk doen? Mensen worden vanuit heel verschillende overwegingen lid van de ondernemingsraad. Een belangrijke groep heeft de behoefte om langs die weg bij te dragen aan de kwaliteit van de besluitvorming in de eigen onderneming. Sommigen zien zichzelf vooral als behartiger van personeelsbelangen. De meeste leden doen het or-werk vooral omdat het ze boeit. Je krijgt een andere blik op je onderneming, je leert heel veel en je krijgt veel bredere contacten dan vanuit de eigen werkplek. Overigens blijken lang niet alle kandidaten na verkiezing ook werkelijk gemotiveerd om or-lid te blijven. Soms valt het tegen en sluit de werkelijkheid niet aan bij de eigen verwachtingen. Uit het feit dat u gevraagd bent mag u afleiden dat anderen u zien als een geschikt lid. Praat daar eens over door. Waarom denken zij dat u geschikt bent? Klopt dat, kunt u zich daarin vinden? Verdiep u wat meer in het medezeggenschapswerk. Wat houdt dat eigenlijk in, wat zijn de mogelijkheden en beperkingen? Kortom, ga niet over één nacht ijs. Stap dan pas binnen in die boeiende wereld van de medezeggenschap!

Zittingsduur verlengen met een jaar De zittingstermijn van de or loopt af, maar de raad wil die nog graag met één jaar verlengen vanwege een reeks actuele veranderingen in het bedrijf. We denken dat een nieuwe or dit niet allemaal zo maar kan overnemen. Kan en mag zo’n verlenging? Nee, dat kan en mag niet! U bent gekozen voor de zittingstermijn die vastligt in uw reglement: 2, 3 of 4 jaar. De wet bepaalt dat tussentijds toegetreden leden ook aftreden bij het aflopen van die zittingsperiode. Door verlenging ontneemt u de or en zijn leden zijn rechtszekerheid. Ook al stemt iedereen daar nu mee in, u weet niet of de rechter dat ook zal doen als de raad of een van zijn leden daarop een beroep moet doen. Er is ook geen enkele noodzaak toe. De huidige leden kunnen zich zonder meer herkiesbaar stellen. Als zij voldoende vertrouwen van de achterban genieten gaan ze na de verkiezing gewoon door... De bedrijfscommissie geeft overigens aan dat onder bijzondere situaties voor een korte periode een zittingsduur kan worden verlengd (enige maanden).

Zittingstermijn inkorten Door vacatures moeten nu tussentijdse verkiezingen gehouden worden, maar vlot daarop loopt ook de zittingstermijn af. Kan dat niet in één keer, zodat we de zittingstermijn wat inkorten? De or wordt gekozen voor de zittingsperiode die in uw or-reglement is opgenomen. Verkorten of verlengen is wettelijk niet toegestaan. Wel bepalen de meeste reglementen dat tussentijdse verkiezingen geen doorgang vinden als er binnen een half jaar algemene verkiezingen plaatsvinden. Kunt u niet wachten omdat de onderbezetting te groot is, dan zou u door het instellen van commissies met niet-or-leden de capaciteit

van de raad kunnen uitbreiden. Een andere mogelijkheid is met de gehele raad vervroegd aftreden. U forceert dan als het ware algemene verkiezingen. Pas wel op dat u de data zo kiest dat er geen ‘medezeggenschapsloos’ tijdperk ontstaat. De aftredende raad is te allen tijde verantwoordelijk voor zijn opvolging.

Verkiezingscommissie Moet er bij or-verkiezingen een onafhankelijke kiescommissie zijn die bijvoorbeeld de uitgebrachte stemmen telt of kunnen dat ook leden van de or doen? De zittende ondernemingsraad is zelf verantwoordelijk voor de organisatie en een goed verloop van de verkiezingen. Elke belanghebbende kan bezwaar maken tegen de gang van zaken en dat aanhangig maken bij de bedrijfscommissie en kantonrechter. Er is geen wettelijke verplichting tot het instellen van een verkiezingscommissie. Wel zijn er veel or-reglementen die daartoe verplichten. Vaak is daarbij ook de samenstelling van de commissie geregeld, meestal een of enkele zittende leden aangevuld met niet-leden.

Beperken zittingsperioden in de or De ondernemingsraad wil om de doorstroom te bevorderen het maximaal aantal zittingstermijnen in het reglement vaststellen op twee. Kunnen we dan wel voor de tussentijdse verkiezingen deze beperking opheffen? De WOR staat toe dat de or in zijn reglement beperkingen opneemt ten aanzien van de herkiesbaarheid van zijn leden. Maar als u dat doet, dan geldt dat natuurlijk ook voor eventuele tussentijdse verkiezingen. Wij begrijpen dat u op deze manier het goede van twee regelingen probeert te verenigen: mensen dwingen tot plaats maken voor nieuwe kandidaten én voorkomen dat de raad daardoor met vacatures komt te zitten. Dat kan ook anders. Steek vooral energie in het werven van kandidaten en wacht daar niet mee tot vlak voor de verkiezingen. Het zorgt ervoor dat er wat te kiezen valt en levert daarmee ook de zo gewenste doorstroming op. Door het beschikken over (net) niet-gekozen kandidaten kunt u bovendien tussentijds verloop opvangen vanaf de or-reservebank.

or wil zich opheffen Na de fusie met een ander bedrijf willen we gaan werken met één ondernemingsraad voor het geheel. De andere or bereikt deze maand het einde van zijn zittingsperiode, maar voor ons duurt dat nog twee jaar. Hoe moeten we ons opheffen? Dat is eenvoudig: alle leden stappen met ingang van dezelfde datum vrijwillig op. Het is voldoende om dat – ieder voor zich – schriftelijk te bevestigen aan de huidige voorzitter en de bestuurder. Pas wel op dat u die datum kiest op een moment dat de nieuwe or in functie is. Er moet eerst een voorlopig reglement komen op basis waarvan de nieuwe raad wordt gekozen. Zoals u wellicht weet duurt een verkiezingsperiode gewoonlijk drie maanden en het opstellen van het reglement niet veel korter. Voorkom een medezeggenschapsloos tijdperk.

Wie? Ik? Ik heb wel interesse om me kandidaat te stellen voor de ondernemingsraad, maar wat wordt er eigenlijk van een or-lid verwacht? Niet meer dan de bereidheid om u in te zetten voor de ondernemingsraad. Gezamenlijk heeft u tot taak de werknemers te vertegenwoordigen in het overleg met de ondernemer over allerlei besluiten en ontwikkelingen die van belang zijn voor de organisatie en allen die daar werken. Welke doelen de or zich daarbij stelt, hoe hij dat aanpakt en wie daarin welke bijdrage levert, dat maakt u met elkaar uit. Denk niet ‘dat kan ik niet’, want de ondernemingsraad is ook een plek waar u zich kunt ontwikkelen. Wilt u meer weten over wat het or-werk inhoudt ga dan eens praten met een huidig lid en vraag of u eens een vergadering mag bijwonen.

Er zit de klad in de or; wat nu? Sinds kort heeft ons bedrijf geen ondernemingsraad meer; niemand stelde zich verkiesbaar. Hoe kan ik mijn collega’s het beste duidelijk maken wat de gevolgen zijn nu er geen or meer is? Uw vraag laat zien dat u het wegvallen van de or betreurt, toch heeft ook u zich niet kandidaat gesteld. Waarschijnlijk bent u daarom degene die het best kan beoordelen hoe het zover heeft kunnen komen. Wat weerhoudt mensen? Er kunnen verschillende oorzaken zijn, variërend van een ontbrekende urenvrijstelling voor het or-werk tot regelrechte tegenwerking van de leiding. Vindt de directie het ook jammer dat er nu geen or meer is? In dat geval is het misschien mogelijk de voorwaarden voor het or-werk aantrekkelijker te maken. Als de directie het zonder or wel zo makkelijk vindt, kunt u maar beter medestanders zoeken of de vakbond inschakelen vóór u de kat de bel aan bindt. Door het ontbreken van een ondernemingsraad heeft de directie vrij spel bij het nemen van allerlei besluiten, ook als die voor het personeel vervelende gevolgen hebben.

Reservekandidaat voor de or Vorig jaar ben ik net niet gekozen voor een nieuwe zittingstermijn in de or. Nu gaat een or-lid weg en kom ik in de ondernemingsraad. Wanneer loopt mijn zittingstermijn af? Tussentijds toetredende leden treden af tegelijk met de overige leden, dus aan het eind van de zittingsperiode. Als er een rooster van aftreden is – alleen toegestaan bij een zittingsperiode van vier jaar – neemt u daarop de plaats van uw voorganger in. U kunt zich overigens altijd opnieuw verkiesbaar stellen, tenzij in het or-reglement een bepaling is opgenomen die de herkiesbaarheid van aftredende leden beperkt.

Ingeleende werknemers in de or or en de bestuurder willen voor de komende or-verkiezingen de groep ‘in de onderneming werkzame personen’ uitbreiden met een groep ingeleende werknemers. Maar hoe moeten we dat vastleggen? En moeten we dat bij elke verkiezingsprocedure opnieuw doen? Mensen die op basis van een uitzendcontract bij u werkzaam zijn, krijgen zonder meer

na twee jaar medezeggenschapsrechten. Maar als u dat wilt vervroegen of anderen tot uw achterban wilt rekenen, is het inderdaad zaak daar met de bestuurder overeenstemming over te bereiken. U kunt dat niet eenzijdig afdwingen. Als de bestuurder het met u eens is, moet u dit vastleggen. Bij voorkeur in een ondernemingsovereenkomst die door beide partijen wordt ondertekend. Daarin kunt u ook regelen of deze afspraak van tijdelijke aard is. Worden daar geen regels over opgenomen dan is de uitbreiding in principe van onbeperkte duur. Beide partijen kunnen alleen in gezamenlijkheid de overeenkomst opzeggen. Daarnaast kunnen de omstandigheden zo ingrijpend wijzigen dat vasthouden aan de uitbreiding onredelijk zou zijn.

Verkiezingen in vakantieperiode Als we ons reglement volgen valt de kandidaatstellingsperiode voor de volgende or-verkiezingen precies in de zomervakantiemaanden. Dat vinden we minder gelukkig. Mogen we schuiven met die periode? Met die periode kunt u niet schuiven want deze wordt bepaald door de vastgestelde verkiezingsdatum in relatie tot de regels daarover in uw reglement. U moet dus eerst eens kijken naar die datum. In het voorbeeldreglement van de SER wordt ervan uitgegaan dat deze in overleg met de ondernemer ergens tussen vier en twee weken vóór het aflopen van de huidige zittingsperiode wordt geprikt. Als u daarmee niet voldoende bent geholpen kunt u zelf de verkiezingsdatum vervroegen door met elkaar af te spreken dat u met zijn allen vervroegd aftreedt. Wilt u de zittingsperiode juist verlengen dan moet u daarover eerst overeenstemming bereiken met de bestuurder, de vakbonden en uw achterban.

Kan het ook zonder or? In ons bedrijf werken ongeveer 120 mensen in veelal kleine contracten. Het management wil graag een or, maar er blijkt steeds te weinig belangstelling onder het personeel. Hoe kunnen we zonder or de werknemers toch voldoende betrekken bij ingrijpende beslissingen? Formeel is er voor een bedrijf met meer dan vijftig werknemers geen alternatief voor een or. Zolang het niet lukt om kandidaten voor de or te vinden, is in ieder geval een personeelsvergadering gewenst waarin de belangrijke besluiten voor advies aan het voltallige personeel worden voorgelegd. Dat is weinig efficiënt; de or is een werknemersvertegenwoordiging op wettelijke basis die sneller werkt en meer deskundigheid opbouwt. Om tot een or te komen moet er allereerst een or-reglement zijn. Ofschoon de wet bepaalt dat bij 120 werknemers een raad van zeven zetels hoort, kunt u ervoor kiezen om eerst eens met vijf leden te beginnen. Zorg vervolgens voor een goede regeling voor urenvrijstelling voor toekomstige leden zodat mogelijke kandidaten weten dat ze het or-werk niet in hun vrije tijd hoeven te doen. Drie uur per lid per week, exclusief scholing, is ongeveer de vuistregel in ondernemingen met deze omvang. Benader dan gericht werknemers van wie u verwacht dat ze voldoende bij uw bedrijf en hun colle-

ga's betrokken zijn om or-werk boeiend te zullen vinden. Schrijf daarna algemene verkiezingen uit waarin iedereen de kan krijgt zich kandidaat te stellen.

Vier kandidaten voor zeven zetels Zelfs na verlenging van de periode van kandidaatstelling komen we niet verder dan vier kandidaten voor onze or van zeven zetels. Kunnen we nu toch gewoon aan de slag of moeten we door blijven zoeken naar voldoende kandidaten? Beide. U kunt inderdaad aan de slag want u heeft meer dan de helft van het aantal zetels bezet en in de meeste or-reglementen is dat voldoende om rechtsgeldig te vergaderen en besluiten te nemen. Daarbij zal een van de eerste taken zijn het organiseren van tussentijdse verkiezingen en dat heeft pas zin als u weet dat er voldoende kandidaten zijn. Neem daar een half jaar de tijd voor. Bepaal eerst welke factoren verantwoordelijk zijn voor het uitblijven van voldoende kandidaten en probeer die in overleg met de bestuurder weg te nemen. Het is ook in zijn belang dat hij te maken heeft met een overlegpartner die een goede vertegenwoordiging is van het personeel.

Moeten we de vakbonden betrekken bij de oprichting van de or? Ons bedrijf is sinds kort verplicht een ondernemingsraad te hebben. We hebben geen flauw idee of er werknemers zijn die lid zijn van een vakbond en welke dat dan wel is/zijn. Zijn we nu toch verplicht vakbonden bij de voorbereidingen te betrekken? De eerste stap in het oprichten van een or is het opstellen van een voorlopig reglement op basis waarvan de eerste verkiezingen kunnen worden georganiseerd. U bent wettelijk verplicht dat voorlopig reglement in concept voor te leggen aan de vakbonden die leden (kunnen) hebben in uw onderneming. Daarnaast kunt u een oproep doen onder uw werknemers om te achterhalen of er nog leden zijn van andere vakbonden.

Mogen we slechts de helft van de leden laten aftreden? Aan het eind van een turbulente eerste zittingsperiode van drie jaar moeten we verkiezingen organiseren. Terwille van de continuïteit wil de bestuurder dan we niet meer dan de helft van de zetels vacant stellen. Mag dat? De zittende leden zijn door de werknemers destijds gekozen voor een periode van drie jaar en dat betekent dat allen hun zetel nu vrij moeten geven. Natuurlijk kunnen ze zich ook allemaal weer verkiesbaar stellen voor een nieuwe termijn en dan moet het al gek lopen als de helft niet terugkeert. Als u voortaan wil werken met een rooster van aftreden dan moet u de zittingsperiode in het reglement aanpassen van drie naar vier jaar met de toevoeging dat om de twee jaar de helft van de leden aftredend is. Die wijziging gaat dan bij de eerstvolgende verkiezingen in.

Kunnen we de herkiesbaarheid van or-leden beperken? Sommige van onze leden stellen een maximale herkiesbaarheid voor van twee zittingsperioden. Mag dat en zo ja, is het aan of af te raden? Ofschoon de WOR zelf geen beperking oplegt aan de herkiesbaarheid, bevat artikel 12 in de laatste volzin van lid 2 wel de mogelijkheid dat de zittende or dit in zijn reglement toevoegt. In de praktijk wordt daar inderdaad wel gebruik van gemaakt, doorgaans in die vorm dat een lid dat aansluitend twee volledige zittingsperiodes in de raad heeft gezeten zich voor de daarop volgende zittingsperiode niet herkiesbaar mag stellen. Daarna weer wel. Er zitten zowel voor- als nadelen aan deze beperking. Goede leden kunt u er onbedoeld mee kwijt raken, maar van tijd tot tijd wat vers bloed doet ook wonderen.

Zijn we verplicht een or-vacature op te vullen? Binnen het eerste zittingsjaar heeft onze ondernemingsraad een vacature. Zijn we nu verplicht om deze te geven aan de enige nog overgebleven kandidaat van de verkiezingen of mogen we de uren van het vertrokken lid ook verdelen over de overblijvende leden? De WOR verplicht de or om in zijn reglement een regeling te treffen voor het opvullen van tussentijdse vacatures. Doorgaans is dat de bepaling dat de or eerst de eerstvolgende op de vorige kandidatenlijst vraagt en – als die 'op' zijn – tussentijdse verkiezingen organiseert. Als dat bij u ook zo is, dan heeft u geen andere keus dan de destijds niet-gekozen kandidaat uit te nodigen zijn zetel in te nemen. Als u gedwongen wordt tussentijdse verkiezingen te organiseren dan gaan daar vaak enkele maanden overheen en kunt u overwegen om in die tussenliggende periode de urenbesparing door de vacature te verdelen over de resterende leden. Daarvoor heeft u wel de medewerking van uw bestuurder nodig.

Kan het oude dagelijks bestuur (DB) nog een tijdje meedraaien? Ons complete DB stelt zich niet herkiesbaar bij de komende or-verkiezingen. Kunnen zij nu toch nog wat langer functioneren om zo de nieuwe or te helpen bij de start en tegelijkertijd de overdracht van lopende dossiers te verzorgen? De wet staat een verlenging van de zittingstermijn niet toe. Aangezien het DB bestaat uit or-leden houdt dus ook het oude dagelijks bestuur op te bestaan. Dat wil overigens niet zeggen dat de nieuwe or niet van hun diensten gebruik kan maken. Maar dat is dan hun keus. Om te beginnen kan het huidige DB een overdrachtsdocument maken waarin werkwijze, taken en de status van actuele onderwerpen beschreven staan. Dat geeft de nieuwe or en zijn DB al veel houvast. Daarnaast kunnen de oud DB-ers hun diensten op afroep ter beschikking stellen voor zo ver de nieuwe ondernemingsraad daar behoefte aan heeft. Dat kan informeel geregeld worden of formeel via het instellen van een tijdelijke or-commissie waarvan oude en nieuwe leden deel uitmaken.

Zittingstermijn bekorten Is het ook mogelijk om de zittingstermijn van de or te bekorten? Op die manier kunnen we tegelijk met andere ondernemingsraden in het concern or- en Cor-verkiezingen houden. Elke ondernemingsraad kan te allen tijde zijn zittingstermijn beëindigen door collectief als or-lid af te treden (artikel 12 lid 4 WOR). Het opheffen van de or is dan niet het besluit maar het gevolg van het collectief opstappen. Het is wel noodzakelijk dat zo'n besluit door elk lid wordt genomen. Geen enkel lid kan ertoe worden gedwongen, ook niet door een meerderheidsbesluit. Let er wel op dat u het tijdstip van opstappen zo kiest dat er nog gezorgd kan worden voor de volgende verkiezingen.

OR met twee leden Onze vrijwillig ingestelde or bestaat uit drie leden. Door vertrek uit de organisatie blijven er nu nog twee over. Kan de or nu voortbestaan totdat we een nieuwe kandidaat vinden voor de vacante zetel? Zeker wel, te meer daar u nog steeds de meerderheid van de reglementaire zetels (3) bezet heeft. Dat neemt niet weg dat het vinden van versterking uw eerste prioriteit behoort te zijn. Met slechts twee leden bent uw wel erg kwetsbaar. Benader persoonlijk collega's die u daarvoor geschikt lijken en organiseer daarna tussentijdse verkiezingen zodat iedereen alsnog de gelegenheid krijgt zich kandidaat te stellen.

Tussentijdse aanpassing van zetelaantal Onlangs zijn we een complete kiesgroep door verkoop van het betreffende onderdeel verloren. De bestuurder wil nu dat we het zetelaantal van de or aanpassen. Zijn we daartoe verplicht. Wijzigingen in het aantal zetels gaan pas in bij de (verkiezingen voor de) volgende periode. U kunt dus wel alvast het reglement aanpassen, maar u houdt formeel recht op het oude zetelaantal tot het aflopen van de huidige periode. U heeft daar overigens niets aan, omdat u door het wegvallen van de kiesgroep ook or-leden bent kwijtgeraakt. Indien uw reglement bepaalt dat die lege zetels alleen vanuit die kiesgroep vervuld mogen worden, kunt u daarvoor geen tussentijdse verkiezingen uitschrijven.

Twee or-leden van één locatie Onze or streeft naar zoveel mogelijk spreiding van zijn zeven zetels over de tien locaties, maar heeft niet kunnen voorkomen dat er nu twee kandidaten zijn van dezelfde locatie. De leiding maakt daar bezwaar tegen. Wat nu? De or heeft de wijze waarop werknemers en werkneemsters zich kandidaat stellen geregeld in zijn reglement. Als daarin geen beperkingen staan ten aanzien van kandidaatstelling per locatie, kunnen er inderdaad meerdere kandidaten vanuit één locatie komen. Een manager kan daar persoonlijk wel iets van vinden, maar heeft daar niets over te zeggen. Denkbaar is dat de organisatie dit oplost door voor de duur van de zittingsperiode de betreffende locatie te compenseren ten koste van de locaties die geen

or-leden leveren. In geen geval mag het leiden tot het onder druk zetten van kandidaten of het benadelen van individuele leden. In de toekomst kan in het reglement worden opgenomen dat de verkiezingen zullen plaatsvinden op basis van een lijstenstelsel. Er kunnen dan lijsten per locatie worden gehanteerd. Een dergelijke wijziging zal echter pas bij de volgende verkiezingen in werking treden en niet gedurende de huidige zittingsperiode.

Invulling tussentijdse vacatures Voor een tussentijdse vacature hebben zich twee kandidaten gemeld. Wat moeten we nu doen? Volg uw reglement. Dat zal bepalen dat bij meer kandidaten dan er zetels te bezetten zijn, verkiezingen de doorslag moeten geven. Het is in geen geval toegestaan dat de zittende leden zelf bepalen wie zij erbij willen hebben. Alle werknemers die daarvoor in aanmerking komen moeten de kans krijgen zich verkiesbaar te stellen en vervolgens in een geheime stemming te bepalen welke kandidaat hun voorkeur heeft.

Niets te kiezen in de kiesgroep Voor de kiesgroep waarin ik werkzaam ben heeft niemand zich kandidaat gesteld. Heb ik nu nog andere mogelijkheden om invloed te hebben op de samenstelling van de nieuwe or? Als er geen kandidaten voor de betreffende kiesgroep zijn, dan valt er helaas niets te kiezen en is er voor de medewerkers uit uw kiesgroep geen enkele invloed mogelijk op de samenstelling van de nieuwe ondernemingsraad. Sterker nog, de voor uw kiesgroep gereserveerde zetels blijven leeg en de or begint dus al met een onderbezetting. Waarschijnlijk zullen zij snel tussentijdse verkiezingen organiseren voor uw kiesgroep. Grijp die kans en zorg ervoor dat er die keer wel kandidaten komen!

Wie stelt de volgorde van de kieslijst vast? Onze or werkt met een lijstenstelsel. We vragen ons nu af of de volgorde op de vakbondslijst bepaald wordt door de bond (bedrijfsledengroep) of door de or. De volgorde van de kandidatenlijst wordt door de indienende vakorganisatie bepaald. Afhankelijk van de werkwijze van de bond kan dit tijdens een ledenvergadering worden vastgesteld of aan de kandidaten of de bedrijfsledengroep worden overgelaten. Soms wordt volstaan met een alfabetische volgorde, maar ook dat moet door de kandidaatstellende vakbond worden bepaald.

Ingehuurde medewerkers in de or In onze organisatie werkt een grote groep medewerkers die via een detacheringsbedrijf zijn ingehuurd. Hebben deze medewerkers ook het recht om te stemmen en zich kandidaat te stellen voor de ondernemingsraad van onze onderneming? De Wet op de ondernemingsraden (WOR – Artikel 1, 3e lid) bepaalt dat ingeleende werknemers tot de in de onderneming werkzame personen gerekend moeten worden als zij op basis van een uitzendovereenkomst langer dan 24 maanden in de onderne-

ming werkzaam zijn. Het werk dat ze doen moet dan wel bijdragen aan de ondernemingsactiviteiten. In het or-reglement mag worden afgeweken van deze termijn van twee jaar door die te bekorten als daardoor een goede toepassing van de wet wordt bevorderd. Met medewerking van de bestuurder kunt u zelfs groepen ingeleende krachten die niet aan bovenstaande voldoen, kiesrechten geven.

Getrapte verkiezingen Onze medezeggenschap bestaat uit een or en drie onderdeelcommissies (OC’s). Er gaan stemmen op om de or voortaan samen te stellen door en uit OC-leden. Daarmee zou de kwaliteit van de or-leden beter gewaarborgd zijn. Maar kan dat wel? Nee, dat kan niet. Een ondernemingsraad wordt wettelijk rechtstreeks gekozen door en uit de werknemers van de organisatie waarvoor hij is ingesteld. De ondernemingsraad op zijn beurt stelt de OC’s in, waarbij hij ervoor kan kiezen om deze – geheel of deels – te laten verkiezen door de mensen uit die onderdelen. De getrapte verkiezingen waar sommigen bij u voor pleiten, past wel bij een centrale or (Cor) die wettelijk bezien wordt samengesteld door en uit bestaande ondernemingsraden. Maar daarvoor moeten dan de bestaande OC’s worden omgevormd tot or's en de or tot Cor.

Wat is voor het aantal zetels van een or leidend, de formatie of de bezetting? In artikel 6 van de Wet op de ondernemingsraden staat aangegeven hoeveel leden een ondernemingsraad omvat. Het aantal leden hangt af van het aantal in de onderneming werkzame personen. Het gaat in de eerste plaats om degenen die feitelijk in de onderneming werkzaam zijn op grond van een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling. Ook ingeleende medewerkers die feitelijk in uw organisatie werken op basis van een uitzendovereenkomst, tellen mee voor de bepaling van het aantal or-leden. De voorwaarde is echter wel dat zij minimaal 24 maanden voor uw organisatie werken en dat hun werk bijdraagt aan de ondernemingsactiviteiten. Ook van belang is dat het moet gaan om het aantal medewerkers dat doorgaans werkzaam is in de organisatie. Als er bijvoorbeeld doorgaans 100 personen in de organisatie werkzaam zijn, maar – doordat er een vacature is – tijdelijk maar 99. dan moet toch het aantal van 100 in de organisatie werkzame personen worden aangehouden en heeft de or recht op 7 leden.