BAB II RANCANGAN AKTUALISASI

2.1 Identifikasi ISU

Sebagai salah satu cara untuk menguatkan potensi modal insani, kita sebagai calon PNS harus memiliki kemampuan berpikir kritis dengan mengidentifikasi dan menganalisis isu- isu kritikal melalui isu-isu yang terjadi di instansi yang dapat menjadi hambatan kinerja dalam melaksanakan tugas sebagai pelayan masyarakat.

Beberapa isu yang dapat menghambat kinerja dalam melaksanakan tugas di Loka Pengamanan Kesehatan Banjarbaru adalah:

1. Label “Laik/Tidak Laik” pakai pada alat kesehatan yang telah dikalibrasi belum terintegrasi dengan e-sertifikat.

Deskripsi ISU:

LokaPengamananFasilitasKesehatanBanjarbarusebagai Unit PelaksanaTeknis

Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan Kementerian Kesehatan yang bertugas melaksanakan pengamanan fasilitas kesehatan, merupakan salah satu institusi yang berfungsi melaksanakan, menjaga dan memantau jaminan mutu sarana, prasarana dan peralatan kesehatan melalui pengujian, kalibrasi dan proteksi radiasi di lingkungan pemerintah maupun swasta dengan membuat suatu perencanaan program yang telah ditetapkanuntukmenunjangprogrampembinaanupayakesehatanpadapembinaanupaya penunjang medik dan sarana kesehatan.

Dalam melaksanakan tugas Pelayanan Kesehatan diperlukan sistem yang saling berintergerasi untuk memudahkah proses pemantauan, pelaksanaan serta evaluasi yang efektifdanefisien,namun hingga saat ini Loka Pengaman FasilitasKesehatanBanjarbaru belum memiliki sertifikat elektronik yang bisa terintegrasi dengan label yang terpasang pada alat Kesehatan yang telah terkalibrasi dengan melalui scan atau kode barcode (QR), jika hal ini dilakukan maka akan bermanfaat sekali dan dapat menyelesaikan beberapa masalah sekaligus, seperti keterlambatan pembuatan laporan, penyimpanan data alat kesehatan yang tidak terintegrasi, penggunaan kertas yang berlebihan.

Dengan adanya scan barcode label pada alat kesehatan yang telah dikalibrasi dengan e-sertifikat maka seluruh akses pelayanan alat kesehatan dapat dipantau, yang pertamadari aspekpenerimaanalat datangmeliputi nomororder,daftarFasyankes,daftar alat, yang kedua dasi aspek konsumen meliputi mutu alat yang yang telah terkalibrasi, esertifikat, yang ketiga dari aspek petugas kalibrasi, aspek penyelia dan administrasi stok bahan

Deskripsi ISU:

Bahan Habis Pakai atau Disposable yang biasa disingkat BHP adalah bahan kesehatan atau medis yang hanya dapat digunakan sekali saja (single use) baikolehorang yang sama maupun oleh orang yang beda, setelah BHP tersebut digunakan harus segera dibuang atau diimusnakan. Oleh karena itu BHP ini hanya digunakan sekali pakai saja, maka seharusnya fasyankes harus menyetok BHP ini dalam jumlah yang banyak. BHP yang digunakan pada pelayanan kalibrasi LPFK Banjarbaru adalah masker medis, sarung tangan, Alat Pelindung Diri (APD), cairan infus, Extend infus, Infus Set, cairan desinfektan, alcohol, baju hazmat dll.

Dalam meningkatkan pelayanan fasilitas kesehatan, Loka Pengaman Fasilitas Kesehatan bukan hanya memerlukan instrument kalibrator saja melainkan adanya hal penunjang lain yaitu berbagai bahan habis pakai (BHP) namun dalam hal penyimpanan dan pengelolaan stok bahan-bahan tersebut masih kurangnya tingkat pengendalian dan tata kelola serta tata letak. Pada laboratorium pengujian/kalibrasi pengambilan BHP dari gudang penyimpanan sudah melalui proses identifikasi stok dari segi jumlah dan nama BHP dan stok BHP tersebut menjadi milik laboratorium pengujian/kalibrasi namun di lab. PK tidak ada pengendalian stok BHP sehingga BHP yang sudah diminta dari gudang tidak terindentifikasi dikarenakan beban kerja berlebih, dinas luar yang meningkat dan pengambilan BHP tidak melalui proses pencatatan.

Pengendalian dan penyimpanan bahan habis pakai yang kurang efisien dan tata letak bahan yang kurang rapi sehingga proses pencarian bahan memerlukan waktu, kemudian dari segi kontrol jumlah kuantitas dan kualitas yang rendah sehingga menghambat terjadinya restock bahan serta belum adanya pencatatan bahan keluar dan bahan masuk, untuk mengatasi dan memperbaiki hal tersebut maka perlu adanya tempat penyimpanan dan penataan agar tata letak bahan habis pakai yang mudah dijangkau dan rapi sehingga meminimalisir waktu pencarian bahan, jumlah dan kualitas bahan mudah terdeteksi, mengatur bahan masuk dan keluar untuk mencegah keterlambatan restok bahan dan dapat merencanakan kebutuhan bahan habis dengan skala prioritas tertinggi sehingga kebutuhan dalam pelayanan fasilitas kesehatan dapat terpenuhi dengan baik.

3. Data MOU/kerjasama Fasyankes tidak update MOU / Kerjasama adalah bukti tertulis yang menunjukan adanya garis besar kesepakatan yang telah dicapai dua pihak atau lebih. Fasyankes yang memiliki MOU / Kerjasama yang dilakukan terkait layanan inspeksi, pengujian dan/atau kalibrasi, pemantauan dosis personal serta uji kesesuaian dan proteksi radiasi tidak segera mengupdate kembali data alat yang diuji dan dikalibrasi untuk periode berikutnya dikarenakanLPFK Banjarbarutidakmenjagadanmenjalinkomunikasi denganfasyankes yang sudah memiliki MOU / Kerjasama dan dengan yang belum terlaksananya layanan pengujian dan kalibrasi sehingga kesinambungan layanan tidak terjalin diperiode berikutnya.

2.2

Untuk menentukan prioritas isu dari beberapa isu tersebut maka dalam hal ini penulis melakukan penapisan isu menggunakan teknik USG

Urgency : Seberapa mendesak suatu isu, harus dibahas, dianalisis, dan ditindaklanjuti;

Seriousnes : Seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang ditimbulkan;

Growth : Seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani sebagaimana mestinya

Tabel

Jenis ISU

Label “Laik/Tidak Laik” pakai pada alat kesehatan yang telah dikalibrasi belum terintegerasi dengan e-sertifikat.

Bahan habis pakai pada laboratorium kalibrasi belum ada pemantuan jumlah dan kualitas stok bahan

Data MOU/kerjasama Fasyankes tidak update

U S G Total Score Prioritas

4 3 4 11 II

4 4 5 13 I

3

4 3 10 III

Keterangan:

Tabel 2.2 Bobot Nilai Kualitas Isu Teknik USG

Urgency (Mendesak) Seriousness (Kegawatan) Growth (Pertumbuhan)

5 = Sangat mendesak 5 = Sangat gawat 5 = Sangat cepat

4 = Mendesak 4 = Gawat 4 = Cepat

3 = Cukup mendesak 3 = Cukup gawat 3 = Cukup cepat

2 = Kurang mendesak 2 = Kurang gawat 2 = Kurang cepat

1 = Sangat kurang mendesak 1 = Sangat kurang gawat 1 = Sangat cepat

Berdasarkan analisis isu menggunakan metode USG dapat disimpulkan bahwa isu nomor dua “Bahan habis pakai (BHP) pada laboratorium kalibrasi belum ada pemantauan jumlah dan kualitas stok bahan” di Loka Pengamanan Fasilitas Kesehatan Banjarbaru mendapatkan terbesar sehingga menjadi prioritas utama yang akan dipecahkan permasalahannya. Hal ini dikarenakan belum adanya sistem untuk mengelola bahan habis pakai

Dilihat dari tingkat Urgency-nya isu nomor dua penting karena laboratorium pengujian dan kalibrasi sangat membutuhkan pengelolaan bahan habis pakai dari segi tata kelola tempat penyimpanan maupun dari segi kuantitas dan kualitas bahan. Kebutuhan bahan habis pakai yang harus selalu ready yang akan sangat berdampak bagi lancarnya proses pelayanan pengujian dan kalibrasi. Dari tingkat Seriousness-nya dengan menyesuaikan perkembangan teknologi dan inovasi terbaru dari segi pengambilan dan pengembalian bahan habis pakai yang dapat diakses sehingga memudahkan petugas kalibrasi untuk menginput bahan secara mandiri sedangkan dari tingkat Growth-nya, jika isu tersebut tidak ditangani maka tata kelola letak bahan habis pakai yang masih kurang efektif dan efisien, menghambat proses pencarian bahan, tidak adanya kelola bahan masuk dan bahan keluar, ketersediaan bahan habis pakai yang tidak terdeteksi sehingga memungkinkan terjadinya keterlambatan restock bahan, tidak bisa merencanakan skala prioritas bahan yang urgent dibutuhkan, tidak bisa menganggarkan kebutuhan bahan. Faktor-faktor tersebut yang akan menghambat proses pelayanan pengujian kalibrasi Fasyankes.

2.3 Penyebab Core ISU

People

Banyaknyapetugas DinasLuar

Tidakadanyaadmin pelaksana

Kurangnya KoordinasiPetugas

Tidakadapencatatan administrasiBHP

BebanKerjaberlebih (DL)

Equipment

Kurangnyatempat penyimpanganBHP

Tataletakkurang efektifefisien

Stoktidakterdeteksi

Pelayanan tertunda

WaktuPencarianlama

Keterlambatanrestock BHP

Tidakadapencatatan administrasiBHP

Surounding

System

Gambar 2.5 Diagram Fish Bone

Tidakadanya perangkatpendukung

Pada LaboratoriumPengujian dan Kalibrasi LPFK Banjarbaru tempat penyimpanan BHP masihkurangefektifdanefisiendikarenakankurangnya lemaripenyimpanansehinggaproses pencarian BHP menjadi lama dan jumlah stok yang tidak terdeteksi. Sistem pengelolaan BHP masih belum ada dikarenakan tidak adanya perangkat pendukung, tidak adanya pencatatan sehingga kemungkinan terjadi keterlambatakan restock BHP yang mengakibatkan proses pelayanan tertunda. Dari segi lingkungan sekitar dan personal adalah beban kerja yang berlebih dan tugas dinas luar (DL) sehingga tidak ada pelaksana dan pencatatan administrasi BHP sehingga stok actual tidak terdeteksi.

2.4 Gagasan Kreatif Pemecahan Core Isu

Gagasan kreatif untuk pemecahan core isu adalah dengan membuat “Sistem Pengelolaan BHP” pada Laboratorium Pengujian dan Kalibrasi LPFK Banjarbaru dikarenakan belum adanya sistem pengelolaan BHP agar memudahkan pemantauan administrasi jumlah BHP sehingga BHP ready stock dan mencegah terjadinya keterlambatan restock. Dengan merancang sistem pengelolaan BHP, membuat laporan excel, melakukan uji coba, sosialisasi kepada rekan kerja dan evaluasi pengunaan sistem pengelolaan BHP

Unit Kerja : Loka Pengamanan Fasilitas Kesehatan (LPFK) Banjarbaru

Identifikasi Isu : Label “Laik/Tidak Laik” pakai pada alat kesehatan yang telah dikalibrasi belum terintegrasi dengan e-sertifikat

Bahan habis pakai pada laboratorium kalibrasi belum ada pemantuan jumlah dan kualitas stok bahan

Data MOU/kerjasama Fasyankes tidak update

Isu yang Diangkat : Belum adanya pemantauan jumlah kualitas dan kuantitas stok Bahan Habis Pakai (BHP)

Gagasan Pemecahan Isu : Sistem Pengelolaan BHP Laboratorium Pengujian Kalibrasi

Merancang sistem pengelolaan

BHP

Mencari referensi data mengenai

Sistem Pengelolaan

BHP

Referensi data terkait sistem pengelolaan BHP

Mencari data-data referensi terkait sistem pengelolaan BHP dengan teliti (Akuntabel, Kompeten)

Mengumpulkan referensi data-data terkait sistem pengelolaan BHP, berkontribusi terhadap misi organisasi yaitu Pengembangan usaha dengan tolok ukur pada peningkatan mutu layanan melalui optimalisasi SDM, sarana, prasarana, peralatan, dan pengembangan teknologi yang tepat guna untuk mencapai kepuasan pelanggan, masyarakat dan mitra kerja.

Kegiatan merancang sistem pengelolaan BHP akan memperkuat nilai organisasi yaitu Responsif, Aktual, Akurat, Komitmen dan Tanggung Jawab

Membuat rancangan awal (flow chart) dalam proses penggunaan Sistem

Pengelolaan BHP

Flow chart awal sistem pengelolaan BHP

Membuat rancangan awal (flow chart) dengan mengurutkan tahapan-tahapan dalam membuat sistem pengelolaan BHP

(Akuntabel, Kompeten)

Membuat rancangan awal (flow chart) sistem pengelolaan BHP dengan mengurutkan tahapan- tahapan dalam proses sistem pengelolaan BHP, berkontribusi terhadap misi organisasi yaitu

Pengembangan usaha dengan tolok ukur pada peningkatan mutu layanan melalui optimalisasi SDM, sarana, prasarana, peralatan, dan pengembangan teknologi yang tepat guna untuk mencapai kepuasan pelanggan, masyarakat dan mitra kerja.

Berkonsultasi dengan mentor terkait rancangan awal sistem pengelolaan

BHP

Persetujuan rancangan awal sistem pengelolaan

BHP

Menjelaskan dan berdiskusi

(Harmonis) rancangan awal (flow chart) dengan mentor dan menerima berbagai kritikan dan saran

(Berorientasi Pelayanan) untuk perbaikan sistem pengelolaan BHP

Menjelaskan dan berdiskusi rancangan awal (flow chart) sistem pengelolaan BHP dengan menerima berbagai kritikan dan saran berkontribusi terhadap misi organisasi yaitu Pengembangan usaha dengan tolok ukur pada peningkatan mutu layanan melalui optimalisasi SDM, sarana, prasarana, peralatan, dan pengembangan teknologi yang tepat guna untuk mencapai kepuasan pelanggan, masyarakat dan mitra kerja.

Membuat sistem pengelolaan

BHP berbasis excel

Memperbaiki rancangan awal (flow chart) sistem pengelolaan BHP dengaan saran dari mentor

Kritik dan saran Memperbaiki rancangan awal (flow chart) sistem pengelolaan BHP dengan saran dari mentor secara detail dan teliti (Akuntabel, Kompeten)

Memperbaiki rancangan awal (flow chart) sistem pengelolaan BHP dengan saran dari mentor berkontribusi terhadap misi organisasi yaitu

Pengembangan usaha dengan tolok ukur pada peningkatan mutu layanan melalui optimalisasi SDM, sarana, prasarana, peralatan, dan pengembangan teknologi yang tepat guna untuk mencapai kepuasan pelanggan, masyarakat dan mitra kerja.

Mengumpulkan datadata BHP yang akan ditampilkan pada interface excel

Daftar BHP

Membuat tampilan (interface) daftar-daftar BHP pada excel sistem pengelolaan BHP (Akuntabel, Kompeten, Adaptif)

Membuat sistem pengelolaan BHP berbasis excel, berkontribusi terhadap misi organisasi yaitu

Pengembangan usaha dengan tolok ukur pada peningkatan mutu layanan melalui optimalisasi

SDM, sarana, prasarana, peralatan, dan pengembangan teknologi yang tepat guna untuk

Mengumpukan datadata petugas kalibrasi

Daftar nama-nama petugas kalibrasi

Membuat tampilan (interface) daftar-daftar nama petugas kalibrasi pada excel sistem pengelolaan BHP (Akuntabel, Kompeten, Adaptif) mencapai kepuasan pelanggan, masyarakat dan mitra kerja.

Kegiatan membuat sistem pengelolaan

BHP berbasis excel, tahapan pengerjaan akan memperkuat nilai organisasi yaitu Responsif, Aktual, Akurat, Komitmen dan Tanggung Jawab

3.

Melakukan penginputan atau pencatatan BHP yang masih tersedia di lemari penyimpanan lab. PK

Data-data BHP

Melakukan penginputan atau pencatatan BHP yang masih tersedia di lemari penyimpanan lab.

PK dengan teliti (Akuntabel, Kompeten, Adaptif)

Melakukan uji coba sistem pengelolaan stok BHP

Membuat format dan formula untuk mengelola stok agar terbaca dari segi jumlah BHP pada laporan excel

Melakukan kunci atau lock pada formula pengelolaan stok BHP

Melakukan uji coba sistem pengelolaan stok BHP

Laporan stok excel BHP Membuat format dan formula untuk mengelola stok agar terbaca dari segi jumlah BHP pada laporan excel dengan teliti (Akuntabel, Kompeten, Adaptif)

Laporan jumlah stok excel sama dengan jumlah stok aktual

Mengevaluasi hasil laporan excel, apakah jumlah stok BHP sesuai dengan jumlah stok actual dengan

Melakukan uji coba sistem pengelolaan stok BHP, berkontribusi terhadap misi organisasi yaitu

Mewujudkan tata kelola institusi yang transparan dan akuntabel.

Kegiatan uji coba sistem pengelolaan stok

BHP, tahapan pengerjaan akan

Melakukan sosialisasi penggunaan sistem pengelolaan

BHP

Mengevaluasi hasil laporan excel, apakah jumlah stok BHP excel sesuai dengan jumlah stok aktual teliti (Akuntabel, Kompeten, Adaptif)

Persiapkan dalam sosialisasi kepada petugas kalibrasi

Mensosialisasikan penggunaan sistem pengelolaan BHP

Arahan dari pimpinan untuk menerapkan sistem ini untuk pengelolaan

BHP

Undangan

Menjelaskan kepada petugas kalibrasi dengan jelas (Akuntabel,

Kompeten) dan disampaikan dengan sopan (Berorientasi

Melakukan sosialisasi penggunaan sistem pengelolaan BHP berkontribusi terhadap misi organisasi yaitu Mewujudkan tata kelola institusi yang transparan dan akuntabel. memperkuat nilai organisasi yaitu

Responsif, Aktual, Akurat, Komitmen dan Tanggung Jawab

Daftar Hadir

Pelayanan) terkait penggunaan sistem pengelolaan BHP

Dokumentasi Arahan

Pimpinan

Menerima arahan pimpinan terkait penerapan sistm pengelolan BHP untuk menunjang pelayanan kalibrasi (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis)

Kegiatan sosialisasi penggunaan sistem pengelolaan BHP, tahapan pengerjaan akan memperkuat nilai organisasi yaitu

Responsif, Aktual, Akurat, Komitmen dan Tanggung Jawab

Mengevaluasi penerapan sistem pengelolaan

BHP

Mengevaluasi penerapan sistem pengelolaan BHP, apakah sistem tersebut mudah digunakan (user friendly)

Kritik dan saran Mengevaluasi penerapan sistem pengelolaan BHP, apakah sistem tersebut mudah digunakan (user friendly) (Akuntabel, Kompeten, Berorientasi Pelayanan, Harmonis, Loyal)

Mengevaluasi penerapan sistem pengelolaan BHP, berkontribusi terhadap misi organisasi yaitu

Mewujudkan tata kelola institusi yang transparan dan akuntabel.

Kegiatan evaluasi penerapan sistem pengelolaan BHP akan memperkuat nilai organisasi yaitu Responsif, Aktual, Akurat, Komitmen dan Tanggung Jawab