BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1.1 Isu Ke-1 : Jadwal rekalibrasi alat kalibrator tidak sesuai jadwal

Deskripsi ISU :

Loka Pengamanan Fasilitas Kesehatan Banjarbaru sebagai Unit Pelaksana Teknis

Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan Kementerian Kesehatan yang bertugas melaksanakan pengamanan fasilitas kesehatan, merupakan salah satu institusi yang berfungsi melaksanakan, menjaga dan memantau jaminan mutu sarana, prasarana dan peralatan kesehatan melalui pengujian, kalibrasi dan proteksi radiasi di lingkungan pemerintah maupun swasta dengan membuat suatu perencanaan program yang telah ditetapkan untuk menunjang program pembinaan upaya kesehatan pada pembinaan upaya penunjang medik dan sarana kesehatan.

Dalam melaksanakan pelayanan kalibrasi, dalam halnya kita sebagai organisasi yang melakukan uji kelaiakan hasil pada alat kesehatan yang dimiliki oleh pelanggan/ fasilitas pelayankesehatanuntuk memastikankelaikan alattersebut.Alatkalibratorjugaharusdilakukan pemantauan hasil yang serupa, yaitu dengan cara melakukan Rekalibrasi kepihak /penyedia jasa tersebut. Dengan adanya rekalibrasi ulang, hasil dari alat kalibrator kita juga terpantau dengan adanya kegiatan tersebut.

Dalam melaksanakan tugas Pelayanan Kesehatan diperlukan sistem yang saling berintergerasi untuk memudahkah proses pemantauan, pelaksanaan serta evaluasi yang efektif dan efisien, namun hingga saat ini Loka Pengaman Fasilitas Kesehatan Banjarbaru belum memiliki sistem pengingat jadwal rekalibrasi yang dimunculkan pada saat scan atau kode barcode (QR) terhadap alat kalibrator yang ingin digunakan sebelum dilakukannya dinas luar, jika hal ini dilakukan maka akan bermanfaat sekali dan dapat menyelesaikan masalah berupa keterlambatannya melakukan rekalibrasi.

Dengan adanya reminder tentang jadwal rekalibrasi ini diharapkan, kegiatan rekalibrasi alat kalibrator yang ada di setiap laboratorium dapat terealisasikan tepat waktu.

3.1.2 Isu Ke-2 : Belum optimalnya pemerataan tugas dan kompetensi yang dimiliki anggota teknis dalam melaksanakan dinas luar

Deskripsi isu :

Dalam melaksakan pelayanan, LPFK Banjarbaru menerima permintaan dari pelanggan untuk melakukan pengujian dan kalibrasi langsung di tempat pelanggan melalui prosedur yang ada. pada saat tim dari Yantek pengujian dan kalibrasi menerima permintaan , pelanggan memberi total alat yang akan dikalibrasi. Kemudia tim yantek memverifikasi dari permintaan pelanggan tersebut dengan cara dibandingkan dengan daftar kemampuan yang dimiliki oleh LPFK banjarbaru. Setelah tim yantek selesai melakukan semuanya. Lalu tim dari yantek meberikan permintaan kepada Kepala Instalasi untuk menentukan jumlah hari dan jumlah petugas yang akan berangkat untuk melakukan layanan tersebut.

Kepala instalasi akan memberikan tugas kepada anggotanya untuk melakukan layanan berdasarkan perhitungan jumlah alat, lalu memberikan nama anggota kepada yantek untuk diterbitkan surat tugas.

Alangkah baiknya, sebelum memberikan nama anggota untuk melakukan tugas, semua calon anggota harus mengisi form survei ketidakberpihakan untuk kelancaran pekerjaan pada saat melayani pelanggan.

Gambar 3.5 Surat tugas dinas luar

3.1.3 Isu Ke-3 : Belum optimalnya pemantauan suhu dan kelembaban laboratorium

Deskripsi Isu : salah satu upaya yang harus dilakukan dengan melakukan penempatan dan penyimpanan alat kalibrator pada ruangan dengan kondisi suhu dan kelembaban yang terkontrol sesuai dengan standar yang telah ditetapkan agar tidak terjadi penurunan peforma,tidakterjadipenggetasan,tidakditumbuhiolehjamur,korosi,dansebagainya yang dapat mempengaruhi hasil pembacaan pada saat melakukan kalibrasi. Untuk sekarang ini perekaman suhu masih dipantau secara manual dengan memantau dari website maupun sensor yang terpasang pada laboratorium.

Dalam sebuahinstansi yangmemilikilaboratorium,sudahsewajarnyasetiap hari ada pemantauan suhu rutin yang dilakukan oleh petugas laboratorium untuk memastikan suhu dan kelembaban pada laboratorium sudah sesuai yang di inginkan dalam menjaga kualitas dan kondisi pada alat-alat yang terdapat didalam laboratorium tersebut.

Untuk memudahkan hal tersebut, nantinya akan ada perekaman suhu otomatis yang langsung dapat diterjemahkan kedalam excel dalam tiap harinya untuk. Agar mempermudah dalam melakukan rekap hasil pembacaan tersebut.

Gambar 3.6 form pemantauan suhu

3.2

Untuk menentukan prioritas isu dari beberapa isu tersebut maka dalam hal ini penulis melakukan penapisan isu menggunakan teknik USG

Urgency : Seberapa mendesak suatu isu, harus dibahas, dianalisis, dan ditindaklanjuti;

Seriousness : Seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang ditimbulkan

Growth : Seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani sebagaimana mestinya.

Tabel 3.2 Tingkat penilaian berdasarkan USG

Urgency (Mendesak) Seriousness (Kegawatan) Growth (Pertumbuhan)

5 = Sangat mendesak 5 = Sangat gawat 5 = Sangat cepat

4 = Mendesak 4 = Gawat 4 = Cepat

3 = Cukup mendesak 3 = Cukup gawat 3 = Cukup cepat

2 = Kurang mendesak 2 = Kurang gawat 2 = Kurang cepat

1 = Sangat kurang mendesak 1 = Sangat kurang gawat 1 = Sangat cepat

Berdasarkan analisis isu menggunakan metode USG, isu nomor satu menduduki peringkat ke dua dengan nilai urgency 3, seriousness 4, growth 3. Karena isu ini masih bisa diselesaikan dengan adanya kegiatan cek antara yang dilakukan 3kali setiap tahunnya, oleh karena itu tidak menimbulkan bahaya dan dampak yang cukup parah. Kemudian isu yang nomor dua menduduki peringkat ke tiga dengan nilai urgency 3, seriousness 3, growth 3. Dari isu ini masih bisa belum diterapkan karena keterbatasan petugas yang dimiliki oleh anggota dari teknisi elektromedis yang ada. Apabila harus diterapkan maka pekerjaan yang ada tidak dapat selesai tepat waktu. dapat disimpulkan bahwa isu nomer tiga yaitu Belum optimalnya pemantauan suhu laboratorium belum terekam pada saat jam pagi dan sore, mendapatkan jumlah terbesar sehingga menjadi prioritas utama yang akan dipecahkan permasalahannya. Hal ini dikarenakan belum adanya pengembangan form pencatatan pemantauan suhu dan kelembaban yang ada saat ini. Dilihat dari tingkat (Urgency) nya, isu nomer tiga penting karena petugas pemantauan membutuhkan perangkat pemantauan suhu dan kelembaban yang dapat merekam hasil pembacaan secara otomatis dan langsung tercatat atau terekam pada excel serta dapat melakukan pencatatan langsung pada jam pagi dan sore yang bisa dilakukan pada saat kapanpun, kemudian tidak adanya petugas pada hari minggu memudahkan kita untuk melakukan perekaman suhu laboratorium, maka dengan adanya perangkat ini dapat mempermudah petugas karena dapat melakukan pemantauan dari manapun dan merekam hasil pemantauan secara otomatis pada waktu-waktu yang diinginkan dengan memanfaatkan teknologi berbasis Internet of Things. Isu ini juga berdampak (Seriousness) Karena menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan inovasi terbaru agar petugas dapat merasakan manafaat dari penggunaan perangkat ini. Dari tingkat (Growth),jikaisutersebuttidakditangani waktupetugasuntukmelakukanpekerjaanyang lain akan terhambat, dan ketika hari libur akan ada hari dimana suhu dan kelembaban tidak terpantau, ini akan menjadi temuan saat audit internal, dan jika masalah ini terus berlanjut maka suhu dan kelembaban yang melebihi batas yang ditetapkan dapat mengakibatkan permasalahan pada alat kalibrator seperti tumbuhnya jamur, terjadi reaksi korosi, alat menjadi getas, penurunan peforma pada kalibrator dan lain sebagainya yang dapat mempengaruhi hasil pembacaan kalibrasi alat kesehatan yang digunakan masyarakat untuk pelayanan kesehatan.

3.3 Analisis Faktor Penyebab Core Isu

Beban kerja mengharuskan petugas meluangkan sedikit waktu untuk melakukan pencatatan

Jadwal yang padat membuat tidak ada pencatatan

Petugas harus saling berkordinasi

MAN METHOD MONEY MACHINE

3.4 Gagasan Kreatif Penyelesaian Core Isu

Pencatatan masih dilakukan pada saat pagi dan sore

Sistem perekaman suhu dan kelembaban laboratorium belum optimal

Belum adanya perekaman data secara otomatis

Gagasan kreatif untuk penyelesaian isu tersebut di atas, dengan merujuk pada penyebabnya adalah membuat perekaman data dari suhu pagi dan sore secara otomatis yang langsung menghasilkan output berupa excel. Dengan adanya sistem ini, memangkas waktu petugas pada saat di pagi hari dan di sore hari untuk melakukan pencatatan suhu laboratorium.

Petugas hanya perlu meluangkan waktunya satu kali dalam seminggu ataupun satu kali dalam sebulan untuk melakukan perekapan suhu tersebut.

Dalam keterkaitannya dengan smart ASN tentu kita disini dilatih untuk memiliki jiwa yang berwawasan global. Bisa diliat kita membuat sistem yang memudahkan dalam hal pencatatan suhu ruang dilaboratorium. Kemudian dalam perilaku menguasai IT, kita disini berusaha membuat sistem berbasis IT yang berfungsi untuk memudahkan kegiatan dalam hal perekaman suhu ruang pada laboratorium di LPFK Banjarbaru.