3.4 Gagasan Kreatif Penyelesaian CoreIsu

Untuk mencari gagasan kreatif yang dapat dilakukan, pertama perlu dicari alternatif penyelesaian dari akar penyebab yang terdapat dalam diagram fishbone. Kemudian dicari gagasan kreatif pemecahan isu yang dapat dilakukan.

No. Penyebab Upaya pemecahan / Gagasan Kreatif

1. Keterbatasan mesin scanner

Menggunakan perangkat scannerinstansi lain, atau menggunakan handphone sebagai mesin scannermenggunakan aplikasi "simplescan". Kaitannya dengan (SMART ASN) adalah kesenjangan digital

2. Belum optimalnya penggunaan mesin scanner

3. Jumlah arsip dokumen fisik yang sudah sangat banyak

4. Membutuhkan waktu lama dan sulit mencarinya

5. Terbiasa dengan metode konvensional atau manual

Mempelajari penggunaan alat scanner. Kaitannya dengan (Managemen ASN) yaitu kewajiban ASN untuk melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab.

Mendigitalisasi dokumen fisik supaya memiliki backup softfile ketika dibutuhkan. Kaitannya dengan (SMART ASN) adalah belajar digitalisasi

Mendigitalisasi dokumen fisik supaya lebih efisien saat mencari berkas. Penerapan etika bermedia digital (SMART ASN)

Melakukan transformasi dan inovasi arsip dokumen dari manual ke digital menggunakan scannerdan mengupload ke google driveagar bisa diakses dimana saja kapan saja dan bisa menggunakan laptop, tab, maupun handphone, Digitalisasi Pengarsipanlaporansamplinglaboratoriumkesehatan masyarakatdiluargedungBBLKJakarta. Kaitannya dengan penerapan etika bermedia digital, perubahan perilaku masyarakat yang berpindah dari madia konvensional ke media digital. Karakter media digital yang serba cepat dan serba instan, menyediakan kesempatan tak terbatas dan big data, telah mengubah perilaku masyarakat dalam segala hal, mulai dari belajar, bekerja, bertransaksi, hingga berkolaborasi (SMART ASN)

6. Pola Penyimpanan yang belum tertata

7. Belum adanya Instruksi kerja metode mengenai digitalisasi arsip

8. Kurangnya kesadaran SDM akan pentingnya digitalisasi

Mempelajari mengenai pola penyimpanan atau pengarsipan yang baik (Management ASN)

Membuat Instruksi Kerja digitalisasi arsip. Kaitannya dengan (managemen ASN) adalah kewajiban ASN yaitu menaati ketentuan peraturan perundang-undangan, sebelum melakukan prosedur, harus membuat instruksi kerja / sop.

Mempelajari dan memahami literasi digital (SMART ASN)

9. Kurangnya SDM yang terampil dalam pengarsipan

10. SDM belum paham pola penyimpanan

Sebagai ASN harus mau terus belajar sesuai dengan perkembangan zaman (SMART ASN)

Mempelajari mengenai pola penyimpanan atau pengarsipan yang baik (Management ASN)

Berdasarkan penentuan penyebab isu diatas, didapatkan penyebab isu dan gagasan alternatifnya, maka dipilihlah salah satu gagasan alternatif yang akan dilaksanakan selama proses aktualisasi. Gagasan yang alternatif yang dipilih adalah melakukan transformasi dan inovasi arsip dokumen dari manual ke digital menggunakan scanner dan mengupload ke google drive agar bisa diakses dimana saja kapan saja dan bisa menggunakan laptop, tab, maupun handphone, “Digitalisasi pengarsipan laporan sampling laboratorium kesehatanmasyarakatdiluargedungBBLKJakarta”.

Gagasan alternatif tersebut berkaitan dengan penerapan etika bermedia digital, perubahan perilaku masyarakat yang berpindah dari madia konvensional ke media digital. Karakter media digital yang serba cepat dan serba instan, menyediakan kesempatan tak terbatas dan big data, telah mengubah perilaku masyarakat dalam segala hal, mulai dari belajar, bekerja, bertransaksi, hingga berkolaborasi (SMART ASN).

Penerapan gagasan alternatif ini, sejalan dengan nilai-nilai dasar ASN dengan rincian kegiatan sebagai berikut:

Isu

Belum optimalnya pengelolaan arsip laporan sampling labkesmas diluar gedung

BBLK Jakarta

Penyebab Gagasan Kreatif Kegiatan Sumber

Terbiasa dengan metode konvensional / manual

Digitalisasi pengarsipan laporan sampling labkesmas diluar gedung BBLK

Jakarta

Melakukan persiapan rencana digitalisasi pengarsipan

Inovasi

Memproses digitalisasi pengarsipan Inovasi

Sosialisasi pengarsipan digital Inovasi

Melakukan evaluasi pengarsipan digital Inovasi

3.5 Matrik Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : Pranata Laboratorium Kesehatan Terampil, Instalasi Uji Kesehatan dan Sampling di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta

Identifikasi Isu :

1. Belum optimalnya pengelolaan arsip laporan kegiatan pengambilan sampel laboratorium kesehatan masyarakat diluar gedung

Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta.

2. Belum optimalnya penerimaan sampel laboratorium kesehatan masyarakat di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta.

3. Belum optimalnya pengambilan sampel darah dengan persyaratan khusus di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta. Isu yang Diangkat : Belum optimalnya pengelolaan arsip laporan kegiatan pengambilan sampel laboratorium kesehatan masyarakat diluar gedung Balai

Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta.

Pemecahan Isu : Digitalisasi Pengarsipan Laporan Kegiatan Sampling Laboratorium Kesehatan Masyarakat di Luar Gedung Balai

Gagasan

Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta.

1. Melakukan persiapan rencana digitalisasi pengarsipan laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung BBLK Jakarta

Kegiatan Output / Hasil Keterkaitan Substansi

Konsultasi menyampaikan kegiatan pada atasan

Mencari referensi dan informasi mengenai

Instruksi Kerja

Pengarsipan Laporan

Kegiatan Sampling

Laboratorium

Kesehatan Masyarakat diluar BBLK Jakarta

Membuat Instruksi

Kerja Metode

Digitalisasi

Pengarsipan Laporan

Instruksi kerja pelaksanaan kegiatan digitalisasi pengarsipan laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung BBLK

Jakarta

Saya mengawali kegiatan ini dengan menjelaskan maksud dan tujuan kegiatan pada mentor selaku kepala instalasi uji kesehatan dan sampling dengan ramah dan sopan santun MP. Berorientasi

Pelayanan, meminta izin kepada mentor bentuk menghargai mentor

MP. Harmonis, menjaga nama baik mentor selaku atasan saya MP.

Loyal, menjelaskan rancangan secara terbuka dan transparan MP.

Akuntabel berdiskusi agar tercipta kerjasama yang sinergis dalam mencari referensi dan informasi

Kontribusi melakukan persiapan rencana

Digitalisasi Pengarsipan

Laporan Kegiatan Sampling

Laboratorium Kesehatan

Masyarakat di luar gedung

BBLK Jakarta adalah sebagai perwujudan misi BBLK

Jakarta, yaitu Meningkatkan kemitraan dalam jejaring laboratorium

Kesehatan

Meningkatkan kompetensi

SDM dibidang teknis dan manajemen laboratorium kesehatan;

Kegiatan melakukan persiapan rencana

Digitalisasi

Pengarsipan Laporan

Kegiatan Sampling

Laboratorium

Kesehatan Masyarakat di luar gedung BBLK

Jakarta dapat mendukung nilai-nilai organisasi BBLK

Jakarta yaitu, Semangat

Melayani dengan hati

Akurat

2. Memproses

Digitalisasi

Pengarsipan Laporan

Kegiatan Sampling

Laboratorium

Kesehatan

Masyarakat di luar gedung BBLK Jakarta

Kegiatan Sampling

Laboratorium

Kesehatan Masyarakat di Luar Gedung BBLK

Jakarta

Mengirim draft

Instruksi Kerja kepada bagian mutu untuk di cek dan setujui

Instruksi kerja

MP.Kolaboratif.Mencari sumber referensi sesuai dengan perkembangan terknologi dan terus berinovasi MP. Adaptif. Membuat instruksi kerja metode digitalisasi arsip laporan labkesmas menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (baku) sesuai dengan bidang dan keahlian saya

MP. Kompeten setelah draft jadi saya mengecek kembali sebelum di kirim ke bagian mutu dengan teliti

MP. Akuntabel setelah yakin dengan draft instruksi kerja yang sudah saya ketik, saya mengirim kepada bagian mutu MP.

Kolaboratif untuk di cek dan disetujui, dengan sikap ramah dan sopan MP. Berorientasi

Pelayanan. Jika sudah selesai bagian mutu akan mengabari dan akan di tanda tangani oleh kepala instalasi uji kesehatan dan sampling

MP. Loyal

Membuat akun google khusus untuk

Digitalisasi

Pengarsipan Laporan

Kegiatan Laboratorium

Kesehatan Masyarakat di luar gedung BBLK

Jakarta

Kompilasi / mengelompokkan arsip laporan

Transformasi pengarsipan metode manual ke digitalisai

Saya membuat akun google khusus untuk proses digitalisasi, memanfatkan literasi digital sebagai bentuk inovasi MP. Adaptif sebagai bentuk suatu responsibilitas terhadap pelayanan MP.

Berorientasi pelayanan melakukan kompilasi atau mengelompokkan arsip laporan dengan bertanggung jawab, cermat dan disiplin MP. Akuntabel sesuai

Kontribusi kegiatan memproses digitalisasi arsip laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung

BBLK Jakarta adalah sebagai perwujudan misi BBLK

Jakarta, yaitu Meningkatkan sarana dan prasarana sesuai

Kegiatan memproses digitalisasi arsip laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung BBLK

Jakarta dapat mendukung nilai-nilai organisasi BBLK

Jakarta yaitu, Semangat

3. Sosialisasi digitalisasi

pengarsipan laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung BBLK Jakarta laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung BBLK

Jakarta sesuai dengan tempat sampling, hari tanggal bulan

Melakukan scanning arsip bentuk dokumen fisik (hardfile) menjadi dokumen PDF

(softfile)

Menamai file PDF sesuai dengan tempat sampling, hari tanggal bulan

Mengunggah file PDF yang sudah di namai, ke google drive dengan tempat sampling, hari tanggal bulan dan tahun dengan melakukan kinerja terbaik

MP.Kompeten. Setelah memastikan bahwa data sesuai, selanjutnya melakukan scanning arsip laporan kegiatan sampling luar gedung BBLK Jakarta dengan cekatan, solutif MP. Berorientasi

Pelayanan dan penuh semangat, menggunakan mesin scanner dengan penuh komitmen dan dedikasi MP. Loyal. Menamai file

PDF sesuai dengan tempat samping, hari tanggal bulan agar mudah di telusur oleh rekan uji kesehatan dan sampling MP.

Kolaboratif ketika penelusuran, supaya tercipta lingkungan kerja yang kondusif MP. Harmonis. Lalu mengunggah file yang sudah dinamai ke google drive guna mempermudah akses jika diperlukan rekan uji kesehatan dan sampling MP. Kolaboratif

Meminta izin kepada kepala instalasi uji kesehatan dan sampling untuk melakukan sosialisasi

Mengundang rekan instalasi uji kesehatan dan sampling

Meminta alamat email rekan instalasi uji kesehatan dan

Persetujuan dari kepala instalasi untuk kegiatan sosialisasi oleh rekan uji kesehatan dan sampling

Saya meminta izin kepada kepala instalasi uji kesehatan dan sampling dengan sopan dan santun

MP. Berorientasi Pelayanan

Kepala instalasi memberi saya kepercayaan untuk mensosialisasikan kegiatan ini MP.

Akuntabel saya mulai menjelaskan tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk membangun lingkungan kerja yang kondusif MP. dengan perkembangan teknologi terkini; Melayani dengan hati Akurat Responsif Transparan

Kontribusi Sosialisasi digitalisasi pengarsipan laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung

BBLK Jakarta adalah sebagai perwujudan misi BBLK

Jakarta, yaitu Meningkatkan kemitraan dalam jejaring laboratorium Kesehatan; Meningkatkan kompetensi

Sosialisasi digitalisasi pengarsipan laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung BBLK

Jakarta dapat mendukung nilai-nilai organisasi BBLK

Jakarta yaitu, Semangat sampling untuk menghubungkan dengan googledrive agar bisa diakses dengan mudah dan efisien

Harmonis

Kegiatan sosialisasi penggunaan arsip digitalisasi merupakan bentuk meningkatkan kompetensi diri untuk menjawab tantangan yang selalu berubah MP. Kompeten

Saya mengundang rekan instalasi uji kesehatan dan sampling menggunakan aplikasi Whatsapp

MP. Adaptif lalu meminta alamat email rekan instalasi uji kesehatan dan sampling menjaga nama baik sesama ASN MP. Loyal untuk menghubungkan dengan google driveagar bisa diakses dengan mudah dan efisien MP.

Kolaboratif Sosialisasi dilakukan dengan metode daring melalui zoommeetingsebagai bentuk penyesuaian diri terhadap perubahan digital MP. Adaptif namun tetap melihat kondisi jika tidak memungkinkan tetap dilakukan tatap muka.

Menyampaikan informasi mengenai pengarsipan digital dengan santun dan ramah MP. Berorientasi

Pelayanan dan secara lengkap berikut dengan stepnya supaya semua rekan uji kesehatan dan sampling memahami maksud dan tujuan sosialisasi sebagai bentuk membantu orang lain belajar digitalisasi MP. Kompeten tak lupa juga memberi kesempatan rekan uji kesehatan dan sampling untuk

SDM dibidang teknis dan manajemen laboratorium kesehatan; Meningkatkan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan teknologi terkini;

Melayani dengan hati

Akurat Responsif Transparan

4. Evaluasi digitalisasi pengarsipan laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung BBLK Jakarta

Meminta izin kepada kepala instalasi uji kesehatan dan sampling untuk melakukan evaluasi

Membuat kuisioner evaluasi kegiatan aktualisasi penggunaan arsip digital dan mengakumulasi data kuisioner

Melaporkan hasil evaluasi ke atasan dan membuat laporan

Hasil kuisioner dan laporan kegiatan tersampaikan ke atasan atau mentor berkontribusi memberikan masukan dan komentar mengenai inovasi ini MP. Kolaboratif saya mencatat dan menghargai setiap masukan

MP. Harmonis selama sosialisasi berlangsung saya senantiasa bersikap proaktif agar sosialisasi dapat berjalan dengan lancar MP.

Adaptif

Meminta izin kepada atasan dengan sopan santun dan ramah MP.

Berorientasi Pelayanan menghargai atasan MP. Harmonis serta menjaga nama baik sesama

ASN MP. Loyal. Saya membuat kuisioner menggunakan teknologi yang sedang berkembang saat ini yaitu menggunakan google form

MP. Adaptif membagikan link kepada rekan uji kesehatan dan sampling , lalu mengakumulasi kuisioner yang telah didapat dengan jujur, dan bertanggung jawab MP.

Akuntabel, membuat kesimpulan dengan merangkum semua hasil kuisioner, melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik MP.

Kompeten menggerakan pemanfaatan google form untuk mencapai tujuan bersama MP.

Kolaboratif yaitu mempermudah penelusuran saat dibutuhkan , dan semua staff uji kesehatan dan sampling memahami teknik pengarsipan digital MP. Adaptif.

Membuat laporan kegiatan dengan

Kontribusi kegiatan Evaluasi digitalisasi pengarsipan laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung

BBLK Jakarta adalah sebagai perwujudan misi BBLK

Jakarta, yaitu Meningkatkan kemitraan dalam jejaring laboratorium Kesehatan;

Meningkatkan kompetensi

SDM dibidang teknis dan manajemen laboratorium kesehatan; Meningkatkan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan teknologi terkini;

Kegiatan evaluasi digitalisasi pengarsipan laporan kegiatan sampling laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung BBLK

Jakarta dapat mendukung nilai-nilai organisasi BBLK

Jakarta yaitu, Semangat

Melayani dengan hati Akurat

Responsif

Transparan rasa tanggung jawab, jujur, cermat, disiplin dan berintegritas tinggi MP.

Akuntabel mengoreksi dan memeriksa kembali laporan yang telah dibuat sebelum diserahkan kepada mentor, melakukan perbaikan tiada henti MP.

Berorientasi Pelayanan pembuatan laporan, melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik MP.

Kompeten jika ada revisi, cepat menyesuaikan diri menghadapi perubahan MP. Adaptif agar selaras MP. Harmonis dengan persepsi mentor

3.7