Digitalisierung eines Handwerksbetriebs …

… inklusive der Wartung – Praxisbeispiel zeigt, wie es geht und was möglich ist

Wie gut eine erfolgreiche Digitalisierung des gesamten Handwerksbetriebs inklusive der Wartung und Instandhaltung gelingen kann, zeigt das Beispiel der Frigoclim Kälte-Klima GmbH aus Niedernhall-Waldzimmern. Seitdem das baden-württembergische Unternehmen die Handwerkersoftware Streit V.1 von Streit Datentechnik nutzt, hat sich vieles zum Positiven verändert.

Der Anbieter von Kältetechnik und individuellen Kältekonzepten für Gewerbe, Industrie und Privatpersonen Frigoclim nutzte schon vor der Einführung von Streit V.1 im Jahr 2019 eine Handwerkersoftware, stieß mit ihr aber an seine Grenzen. Denn gerade ein besonders wichtiger Bereich im Kälte-Klima-Sektor – die Wartung – konnte mit der alten Lösung nicht ausreichend aufgeschlüsselt werden.

Durch das neue Programm gelang es, diesen Bereich vollständig zu digitalisieren, wodurch eine umfassende Verwaltung der Wartungsobjekte im Büro und auf der Baustelle möglich wurde. Doch nicht nur hier profitieren die 25 Mitarbeitenden von übersichtlicheren und zeitsparenderen Prozessen, sondern in ihrem gesamten Geschäftsalltag – sei dieser im Büro oder direkt auf der Baustelle.

Sowohl das Büroteam, das aus sechs Personen besteht, als auch die Monteure sind an ihren Arbeitsplätzen nun mit der Handwerkersoftware ausgestattet. Dabei wird den Mitarbeitern freigestellt, welches Smartphone sie nutzen. So erfolgt zum Beispiel die Zeiterfassung per App sowohl über Android- als auch über Apple-Geräte.

Da sich der Kälte- und Klimabetrieb innerhalb der letzten fünf Jahre kontinuierlich weiterentwickelt hat, entstanden auch weitere Anforderungen an die Software. „Mittlerweile nutzen wir wesentlich mehr Funktionen und Module als noch vor fünf Jahren“, erklärt Daniela Lober, die kaufmännische Leiterin von Frigoclim Kälte-Klima, die die Software-Umstellung von Anfang an betreut hat.

Für Frigoclim hat sich die Software-Umstellung rückblickend vollends gelohnt.

Bild: Frigoclim

Ob digitales Archiv, Stammdatenverwaltung, Auftragsbearbeitung, Projektabwicklung, Lager oder Zeiterfassung – die Software wird in fast allen Bereichen eingesetzt. Auch der Einkauf, die Rechnungsprüfung und der Wareneingang erfolgen komplett über sie.

Zudem wird, wo es möglich ist, mit ZUGFeRD-Rechnungen gearbeitet, um den Papierverbrauch zu minimieren. Hintergrund: ZUGFeRD, das Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, ist eine Spezifikation für ein Format elektronischer Rechnungen. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit verschiedenen Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.

Ziel dieser Spezifikation ist es, ein standardisiertes und einheitliches Format für elektronische Rechnungen bereitzustellen, das den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Institutionen erleichtert. Einzig die Buchhaltung wird derzeit noch extern abgewickelt, dank der Datev-Schnittstelle können die Belege aber auch hier digital übergeben werden.

Gerade in der Archivierung der Dokumente, E-Mails und der Kundenhistorie sieht Daniela Lober große Vorteile. So könne man stets nachverfolgen, was, wann und wie stattgefunden, abgewickelt und besprochen wurde, welche Anlagen verbaut sind und welche Aufträge es gab. Sie wünsche sich zwar an der einen oder anderen Stelle noch ein paar Klicks weniger, bis ein Dokument abgelegt ist, aber die neu entstandene Transparenz und Übersicht sei eine deutliche Arbeitserleichterung und berge viel Potenzial.

Gerade bei der Objektverwaltung, der Abrechnung der Wartungsaufträge und dem Hinterlegen von Objektdaten und Messwerten unterstützt das Programm. Hier könnte Frigoclim sogar noch mehr Mitarbeiter beschäftigen, um der Auftragslage gerecht zu werden. Denn besonders Industrieunternehmen legen großen Wert auf eine fristgerechte und vollumfängliche Wartung.

Nicht nur die vertrauensvolle Arbeit zwischen Softwareanbieter und Anwenderfirma ist entscheidend, sondern auch der Wille aller beteiligter User, sich auf die Software einzulassen und sich mit ihr auseinanderzusetzen. Deshalb muss das gesamte Personal von Anfang an eingebunden werden, damit das Programm wie gewünscht genutzt wird und sein volles Potenzial entfalten kann. Es sollten Arbeitsabläufe genau definiert und die Bedienung des Programms intensiv geschult und besprochen werden. Denn nur wenn die Software und die Daten gut gepflegt sind, werden digitale Abläufe und Workflows reibungslos funktionieren und die gewünschte Zeitersparnis und Effizienz im gesamten Unternehmen erreicht.

Bild: Frigoclim

Deshalb hat das Unternehmen auch im Rahmen der Wartungsaufträge begonnen, die App „Monteur+“ zu nutzen. Da diese vollständig mit der Hauptanwendung kompatibel ist, sind alle Daten im Büro und gleichzeitig auch direkt vor Ort abrufbar. Wartungsprotokolle werden vor Ort erstellt und direkt in der Software hinterlegt. Einmal erstellte Dokumente werden archiviert und können bei Bedarf zu jeder Zeit erneut herangezogen und überarbeitet werden. Das spart Zeit und vereinfacht die Protokollerstellung für die Monteure.

„Gerade bei Industrieanlagen nimmt dieser Part enorm viel Zeit in Anspruch. Mit Streit V.1 sind wir deutlich schneller“, kommentiert Daniela Lober. Auch reguläre Projekte werden mit der App abgewickelt. „Wir sind sehr froh, dass die Zeiten von handgeschriebenen Rapportzetteln im Auto vorbei sind“, fügt sie hinzu.

Rapportzettel spielten bei Frigoclim aber neben der Wartungsabwicklung auch beim Festhalten gesonderter Werte in der Kältetechnik eine Rolle. Auch dies ist nun Geschichte. Mit der Handwerkersoftware erstellt der Kälte- und Klimabetrieb nun ganz individuelle, auf die Betriebsabläufe abgestimmte Checklisten, in die beispielsweise die gesonderten Werte eingetragen werden. So werden mit diesen Checklisten sowohl eine reibungslose Inbetriebnahme und Abnahme gewährleistet als auch das Erstellen von Protokollen beschleunigt.

Da die Software einen großen Funktionsumfang hat, sei es entscheidend, sich ausreichend damit zu befassen und dranzubleiben. „Es lohnt sich, stets am Ball zu bleiben“, meint Daniela Lober. „Jedes Modul hat viele Funktionen, die einem die Arbeit erleichtern, die man aber nicht unbedingt kennt.“

Deshalb ist die regelmäßige und individuelle Betreuung durch einen persönlichen Ansprechpartner besonders wichtig. „Gerade der zwölfwöchige Besuch der persönlichen Streit V.1 Beraterin ist Gold wert“, so Lober: denn dabei werden neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geschult, individuelle Themen besprochen und Verbesserungspotenziale aufzeigt. „Das Gesamtpaket aus Software und Support stimmt einfach. Auch der telefonische Support ist sehr gut geschult und hilft schnell“, ergänzt die Expertin.

Autorin: Nathalie Weirich, freie Journalistin

www.streit-software.de