Figuren viser at det brukes noe ulike betegnelser i de to fylkeskommunene (for eksempel driftsutviklingssamtale/styringsdialog og årskontrakt/oppdragsbrev). Tenkningen rundt prosesser og innhold, og vektleggingen av gode kvalitetssikringsrutiner er imidlertid tilnærmet lik. Styringssystemets form er en syklisk prosess med drøfting og evaluering av hva man skal oppnå, hvordan man skal oppnå det, og om målene er nådd. For utdanningssektoren i Aust-Agder innebærer det utsendelse av oppdragsbrev til skolene i slutten av mai med spesifiserte mål for kommende skoleår og krav om utarbeidelse av virksomhetsplan etter felles mal. Etter innføring av det elektroniske styrings- og kvalitetsutviklingssystemet PULS blir virksomhetsplanen gradvis erstattet av at prioriterte utviklingstiltak registreres i PULS og måles ved hjelp av dette verktøyet. I september gjennomføres det dialogmøter med alle skolene. Dialogmøtene har en fast agenda med oppfølging av de styringsmål som til enhver tid er satt for ulike områder innen sektoren. Fra skoleeier deltar fylkesrådmann/ass. fylkesrådmann, personal- og organisasjonssjef og utdanningssjef. Fra skolen deltar ledergruppen. I etterkant av dialogmøtet skal utdanningssjefen ha medarbeidersamtale med rektor. Videre utarbeides det hvert år en plan for jevnlige møter mellom skoleeier/skoler. Denne årsplanen innbefatter fylkesrådmannens utvidete ledergruppe (fylkesrådmannen, ledere i sentraladministrasjonen, tjeneste- og virksomhetsledere), med ca. 6 møtedager pr. år, og rektorsamlinger (utdanningssjef, ass. utdanningssjef og rektorene), med ca. 10 møter pr. år. Videre er det samlinger for ulike grupper (for eksempel rådgivere), temabaserte samlinger og ulike kompetansetiltak. Sikring av kravene til kvalitet på opplæringen i bedrift skjer gjennom godkjenningsordningen og ved årlige samtaler mellom fylkerådmannen v/ utdanningsavdelingens seksjon for fagopplæring og representanter for opplæringskontor/lærebedrifter. Det er utarbeidet et sett kvalitetsdokumenter for fag- og yrkesopplæringen. Disse blir nå gjennomgått med sikte på modernisering og forenkling. Videre har samarbeidet med partene i arbeidslivet og med yrkesopplæringsnemnda stor betydning. Yrkesopplæringsnemnda er oppnevnt av fylkestinget, som et rådgivende organ for fylkeskommunen. I tillegg til det overordnede styrings- og oppfølgingssystemet er det utarbeidet en rekke rutiner, reglementer og kvalitetsdokumenter som skal bidra til å sikre at kravene i opplæringsloven og forskriftene til loven blir oppfylt. Dette utgjør et meget omfattende internkontrollsystem, som er – og må være – under kontinuerlig videreutvikling. Dette er nå gjort tilgjengelig gjennom Kvalitetshåndbok for utdanningssektoren på fylkeskommunens ansattportal. Organiseringen av kvalitetshåndboken følger fylkesutvalgets vedtak i FU-sak nr. 37/2009 Forsvarlig system for utdanningssektoren i henhold til opplæringsloven § 13-10. Det innholdet i internkontrollsystemet som antas å ha interesse for elever, foresatte og andre brukere, skal også være tilgjengelig på fylkeskommunens innbyggerportal. På den enkelte skole finnes informasjon og lokale internkontrollrutiner på skolenes hjemmesider, på læringsplattformen Fronter og/eller i form av lokalt utarbeidet informasjonsmateriell. Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte i 2011 tilsyn ved to videregående skoler. Tema for det felles nasjonale tilsynet i 2011 var elevenes rett til et godt psykososialt miljø, jf. opplæringsloven kapittel 9a, Elevane sitt skolemiljø. Tilsynet viste at skolene har på plass gode rutiner. Det eneste avviket som ble påvist i tilsynsrapportene, gjaldt rutiner for bruk av enkeltvedtak i henhold til opplæringsloven § 9a-3. Dette ble tatt opp som tema på en kompetansedag med representanter for samtlige skoler i august 2011.
62