La calidad de los datos de la educación pública en Puerto Rico: hacia la eficaz aplicación de la tecnología y de los sistemas de información

I. Introducción

Situados en pleno siglo 21, hemos visto cómo el mundo gira cada vez más rápido al compás de la tecnología. La obtención y el uso de la información han evolucionado rápidamente y contamos con múltiples y variados recursos para utilizarla. Disponemos de computadoras personales, de la red o Internet y de los celulares. También, hemos adoptado el uso de mecanismos de búsqueda de información en Internet –Google y Yahoo, por ejemplo-- programas específicos para integrar la tecnología en las materias, programas para planificar la actividad docente y programas de las llamadas redes sociales, como son Facebook y Twitter. Con todos estos recursos obtenemos, buscamos, usamos, intercambiamos y compartimos información para algún propósito en nuestro manejo de la información y el conocimiento que se genera cada día con extraordinaria rapidez y mayor volumen. En este trabajo procuramos desarrollar una aproximación a los sistemas de información que se implantan en el Departamento de Educación, del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, así como identificar el tipo de información que se trabaja en estos sistemas. De igual forma, identificamos y describimos criterios para determinar calidad de los datos que conforman el corpus de información fundamental de una agencia gubernamental como es el Departamento de Educación y la importancia que esto representa para la toma de decisiones orientadas y fundamentadas para brindar el mejor servicio al país.

Sylma I. Sánchez- Rodríguez

Su carrera profesional consta de 25 años de experiencia en la implementación de proyectos estratégicos relacionados a la tecnología informática particularmente en la Universidad de Puerto Rico y el Departamento de Educación y sus sistemas de información estudiantil. También estableció el Proyecto Escuela Digital en 45 escuelas públicas y un Centro de Apoyo Digital para Maestros en la UPR en Cayey. Su preparación académica incluye una maestría en mercadeo (MBA) y un bachillerato en sistemas de información de la Universidad de Puerto Rico (UPR).

II . Sistem s de inform ción en el Dep rt mento de Educ ción

A tono con estos tiempos, en el Departamento de Educación se han establecido varios sistemas de información, entre ellos el Sistema de Información Estudiantil, conocido como SIE o School Max. El Sistema de Información Estudiantil (SIE) “tiene el propósito de crear una base de datos que organice y procese de manera confiable toda la información académica de nuestros estudiantes, así como de los servicios del personal docente y de apoyo”. 1 Motivados, en principio, por el mandato de rendir cuentas a nivel estatal y federal, el SIE, además, fue concebido con un alcance mucho mayor, “para servir como herramienta para apoyar la toma de decisiones de índole educativa”. 2 La implantación de sistemas de información en agencias gubernamentales de gran alcance como lo es el Departamento de Educación no es tarea fácil ya que, representa un complejo proceso de cambio de hábitos y de prácticas en cómo es el desarrollo de las tareas que rutinariamente se han estado haciendo de forma manual, que es sustituida por mecanismos tecnológicos que deben ser operados por personas con sofisticados equipos de comunicaciones, computadoras y programados para procesar grandes cantidades de información, lo cual representa el proceso evolutivo que toma años para establecerlo adecuadamente. Transcurridos cinco (5) años de los inicios del SIE en el Departamento de Educación, en la actualidad en este sistema hay registrados 452,803 estudiantes, que representan la matrícula oficial del año escolar 2011-12 --conocida como M1--, y distribuida en las 1,455 escuelas que integran el sistema educativo público del país. Además, hay 1,359, esto es, el 93.4% de escuelas públicas que han registrado su organización escolar y algunos datos de estudiantes en el SIE. 3 De ahí que sistemas de información institucionales, con las proporciones de nuestro Departamento de

1. Información obtenida de la página de Internet del Departamento de Educación. 2. Carta Circular 01-2006-007, sobre Normas y Procedimientos para la Evaluación del Aprovechamiento Académico y la Promoción de los Estudiantes del Sistema Escolar Puertorriqueño, Departamento de Educación. 3. Según reportado en el “Informe de Progreso de Datos en el SIE” al 9 de enero de 2012. Educación, requieran grandes conjuntos de datos de buena calidad. Esto no es tarea fácil; en SIE se puede registrar información que es sumamente voluminosa como la siguiente: • Información de la organización escolar con los cursos y las secciones para cada uno de los maestros en más de 1,400 escuelas. Cabe mencionar que el Catálogo de Cursos 2011-12 tiene más de 2,300 cursos, los cuales se ofrecen en las escuelas y deben estar asignados debidamente a cada estudiante según su nivel y programa. • Información demográfica, lo cual constituye información personal de cada estudiante que incluye, pero no se limita a, el nombre, número único de identificación, fecha de nacimiento, sexo, origen étnico, dirección física, dirección postal, nombre de los padres. • Información académica por estudiante, o sea los cursos a los que asiste y los instrumentos de evaluación por estudiante por sección.

Ahora bien, ¿qué se requiere para producir buenos datos en una agencia gubernamental como el Departamento de Educación? Para lograr producir el mejor corpus de datos, esto es, tener buenos datos para tomar decisiones informadas y fundamentadas en el Departamento de Educación debe darse la interacción sostenida entre las personas --en las Regiones Educativas, en los Distritos Escolares, en las escuelas y el Nivel Central--, los procesos --organización escolar, matrícula, evaluación académica y sus diversos mecanismos para recopilar los datos asociados--, y las tecnologías --el programado School Max, la conectividad en la red (Internet), las computadoras, impresoras, etc.--, de más de medio millón de puntos de contacto en más de cuatro niveles dentro de la Agencia. Es natural que desde el punto de vista de cada una de las personas involucradas haya una percepción individual de lo que la calidad de los datos significa. Por esto, sucede con frecuencia el que se sobrestime considerablemente la calidad de los datos y se subestime el impacto de una baja calidad.

Los beneficios que habrá de tener el Departamento de Educación al contar con la riqueza de información que ofrecen los sistemas electrónicos, representa

un valor de extraordinarias posibilidades, ya que los datos emanan fundamentalmente de los estudiantes, razón por la cual vale la pena continuar el gran esfuerzo de analizar dicha información a fin de contribuir a mejorar los servicios. Con datos de calidad, más allá de la rendición de cuentas, se puede apoyar la planificación para asignar recursos a las escuelas; apoyar la labor enseñanza-aprendizaje en la sala de clases; investigar nuestra realidad de la educación puertorriqueña; teorizar sobre nuestras prácticas de enseñanza y aprendizaje; establecer nuestros propios modelos a seguir; documentar las destrezas disponibles en nuestra matrícula; compartir información con otras instituciones educativas y sociales; y se podría hasta predecir y cambiar para el futuro la orientación que se sigue en la formación de nuestros estudiantes. Por esto, es de suma importancia mantener los datos actualizados. Podríamos insistir en que nos urge hacerlo, ya que las conclusiones a las que se lleguen serán tan buenas como la calidad de los datos que conforman la información que podamos extraer del SIE.

III . C lid d de d tos es igu inform ción v lios p r tom r decisiones l

¿Qué es calidad de datos? Al buscar una explicación del concepto que representa lo que es calidad de datos se podrán encontrar muchas definiciones, elaboraciones o descripciones. A continuación se presentan algunas de éstas:: Según la International Association for Information and Data Quality, la calidad de datos es el grado en que éstos, o la información, cumple con los requisitos y las expectativas de las personas que necesiten tener conocimiento sobre algo y que lo requieran para desarrollar procesos, a fin de alcanzar metas determinadas.. Por otro lado, el sitio de Internet www.whatis. com, nos indica que la calidad de los datos es una percepción o una evaluación de la aptitud que éstos puedan tener o evidenciar para servir a su propósito en un contexto dado. Finalmente, la organización CKAN de Inglaterra, www.ckan.org 4 , señala que la calidad de los datos constituye una medida compleja de las propiedades que éstos puedan tener en diversas dimensiones. Esto nos da una idea de la medida en que los datos son apropiados para sus objetivos y propósitos determinados. En lo que sí todos coinciden es en las características de lo que representa calidad de datos. A continuación se presentan las siete (7) características que en su conjunto, --según la definición que establece cada organización--, representa lo que es calidad de datos:

1.

2.

3. Precisión - Los datos deben ser suficientemente precisos para el uso que se les pretende dar y deben ser capturados solo una vez, aunque puedan tener múltiples usos. Los datos deben ser recogidos en el punto de actividad, esto es, donde se originan o producen,. Validez - Los datos deben ser registrados y utilizados de conformidad con los requisitos pertinentes, incluyendo la correcta aplicación de las normas o definiciones. Esto asegurará la coherencia entre los períodos y entre organizaciones similares, de tal forma que se pueda medir lo que se pretende medir. Confiabilidad - Los datos deben reflejar que se lleva a cabo un proceso de recopilación de información que ha sido formalmente establecido y que se mantiene consistentemente a través de los distintos períodos de recopilación a través del tiempo. El progreso hacia los objetivos de desempeño deben reflejar los cambios reales en lugar de las variacio

4. Según www.ckan.org, esta es una organización que promueve un software de código abierto para manejar datos.

4.

5.

6.

7. nes en los enfoques de la recopilación de datos o de sus respectivos métodos. Oportunidad (o sea que sean oportunos) - Los datos deben ser capturados lo más pronto posible después del evento o actividad y deben estar disponibles para el uso previsto dentro de un plazo razonable. Los datos deben estar disponibles de forma rápida y con la frecuencia suficiente para satisfacer las necesidades de información; así también, para que puedan ser utilizados en la toma de decisiones. 5 Pertinencia – Los datos registrados deben ser pertinentes a los fines para los que se van a utilizar. Esto requerirá una revisión periódica de los requisitos de información y de los datos de modo que puedan reflejar las necesidades cambiantes de toda organización. Completos – Los datos que son requeridos se deben especificar claramente a partir de las necesidades de información de la organización. Los procesos de recolección de estos datos deben responder y coincidir, esto es, proponerse objetivos que satisfagan estos requisitos. Accesibilidad – Los datos deben estar disponibles y deben poderse obtener cuando son necesario s.

Los datos son un recurso crítico en toda organización pública o privada, de hecho son considerados un activo 6 , esto es representan parte de la inversión

5. Está documentado que mensualmente caduca el 2% de los datos 6. La Asociación para la Auditoría y Control de Sistemas de Información, ISACA por sus siglas en inglés así lo reconoce, para

o capital de la organización. En nuestro contexto, se trata de la información de nuestros estudiantes y el potencial para ofrecerles a éstos las oportunidades que les corresponden, al aprovechar para su beneficio las capacidades de análisis que la tecnología del siglo XXI nos brinda. Hay que reconocer que se han realizado grandes pasos si tomamos en cuenta que, al menos, existe la instrumentación para comenzar a mejorar nuestras metodologías para obtener, cada vez más mayores y mejores datos. Actualmente en el SIE, aquellas escuelas que hayan registrado en el sistema todos los cursos por los pasados tres años podrán producir la transcripción de créditos; y esto de por sí es un extraordinario adelanto. De igual forma, se podrán participar en un proceso paralelo entre los sistemas electrónicos de la Universidad de Puerto Rico y e del Departamento de Educación para realizar pruebas de la transferencia electrónica datos, como es el índice académico o promedio general de notas de los estudiantes que soliciten admisión al sistema de la Universidad de Puerto Rico. Se ha iniciado comunicación directa con los estudiantes para ofrecer oportunidades educativas, motivarles a continuar estudios universitarios y a presentarles información pertinente para sus planes de estudio y de su desarrollo y formación académica, en conformidad con sus necesidades y sus metas y preferencias profesionales. Esto requiere que se mejore la calidad de las direcciones en el SIE ya que en esta experiencia de inicio nos encontramos, por ejemplo, que el 50% de las cartas enviadas a los estudiantes

información adicional refiérase a www.isaca.org

fue devuelta 7 . Pero no hay por qué desanimarse, todo lo contrario, “el vaso está medio lleno”. Esto es solo el comienzo. La realidad es que los que han alcanzado otros peldaños en esta dirección nos comprueban que el sendero por recorrer hay que transitarlos. En otros escenarios ha sido eficaz y productivo. Lo que nos prueba que hay que seguir mejorando hasta lograr que nos pueda dar iguales resultados. Hoy día son muchas las escuelas que publican las notas de los estudiantes en el portal de padres; también, hay distritos que han creado sus propias herramientas virtuales de vínculo con la comunidad, como el Distrito Escolar de Barranquitas, www.barranquitaspr.net, y la Escuela Rafael Rivera Otero (ver sites. google.com/site/riveraotero/home). Solo hay que hacer la prueba el Google y preguntar “¿qué es el SIE?” Podrá confirmar cuántas otras personas en las distintas instancias del Departamento de Educación se han apropiado del Sistema y le han sacado el provecho y el beneficio necesario para los objetivos de su núcleo escolar o respectiva unidad de trabajo. Hay que continuar los esfuerzos, pero queda mucho por recorrer. Concluimos con algunas recomendaciones para mantener la calidad de los datos.

IV . Conclusiones y recomend ciones

Las organizaciones de cara al siglo XXI y en armonía con el fecundo desarrollo tecnológico de nuestro tiempo deberán situarse con el equipaje que les haga competitivas y les ubique en niveles óptimos de operación que, a su vez, les permita alcanzar metas de producción y de servicios de la más alta excelencia. Esto deberá ocurrir tanto en el sector privado como en el servicio público. La tecnología de lainformación se ha desarrollado a tal nivel que produce productos y servicios de acuerdo a las necesidades y peculiaridades de la organización. En este trabajo nos hemos centrado en los servicios de información y el manejo de datos en el Departamento de Educación de Puerto Rico. Esta agencia pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico trabaja, día a día, con información

7. Como parte de la iniciativa Acceso al Éxito se envió una carta a 5,775 estudiantes (cuyos datos están registrados en el SIE) de grado 12 con más de 2.5 de promedio general. y datos de la población escolar del país. La calidad que se imponga al manejo de esa información con los sistemas de información y recogida de datos que se adopten contribuye de manera decisiva a simplificar tareas, asegurar la conservación, actualización y transferencia de datos que garantice la toma de decisiones informada, documentada y sustentada. Esto, a su vez, permite que la organización, en este caso el Departamento de Educación, pueda ofrecer mejores servicios que respondan con mayor eficacia al cuadro de datos y de información que con mayor precisión y calidad se recupere, se organice, se analice y se pueda disponer para el beneficio de todos en la organización.

A continuación se incluyen algunas recomendaciones a ser consideradas cuando trabajamos con datos en una organización educativa, como es el Departamento de Educación: 1. Considere los datos de sus estudiantes como un recurso valioso para desarrollar sus estrategias educativas. 2. Colabore en los procesos de calidad de datos que lleva a cabo la agencia. 3. Busque información sobre las tendencias en calidad de datos relacionadas a la gestión educativa. 4. Monitoree el progreso de los estudiantes y actualice los datos rutinariamente, el Departamento de Educación provee un Calendario de Actualización de Datos en el sistema de Información Estudiantil (SIE). 5. Mantenga la calidad de datos, una vez alcanzado un nivel aceptable de calidad, según definido por la propia agencia.

Mejorar cada día los medios y las formas de recoger datos precisos y confiables en el Departamento de Educación es un reto y utilizar los datos recopilados para mejorar los servicios educativos y elevar la calidad de la educación en Puerto Rico es un compromiso que el pueblo de Puerto Rico confía que se asuma con la mayor responsabilidad. Y ese sí es el verdadero reto.