3. Организуйте это сразу же!
97
Совет. Поначалу вам, скорее всего, будет трудно ориентироваться в новой системе. Ведь вы еще не привыкли к новому расположению папок с документами или к новым категориям, на которые их разделили. Поскольку большинство бумаг отражают то, что вам предстоит сделать в будущем, необходимо записывать в списке задач, куда вы положили тот или иной документ, чтобы было легко найти его, когда придет время.
Организация электронных документов Не так давно нам приходилось беспокоиться только по поводу бумаг (как будто этого мало!). Сейчас работа многих из нас зависит от документов, которые хранятся в компьютере, даже в большей степени, чем от бумаг, лежащих на рабочих столах. К числу цифровых документов относятся письма, веб-страницы, электронные таблицы и т.д. Создавать и хранить их гораздо легче, поэтому они «размножаются» в куда большем количестве, чем бумаги. Поскольку стоимость электронных запоминающих устройств относительно низкая, хранение документов в цифровом формате не вызывает никаких трудностей. Проблема состоит не в их хранении, а в их поиске. К счастью, развитие технологий существенно облегчает поиск нужных файлов. Но так было не всегда. Те, кто начинал пользоваться компьютерами еще в то время, когда они работали на базе операционной системы MS-DOS, помнят сложности с организацией документов на жестком диске. Возможно, самая большая трудность заключалась в том, что, согласно принятому в DOS соглашению о наименовании файлов, имя файла не должно было превышать 8 символов. Из-за такого ограничения приходилось присваивать файлам имена, которые было трудно расшифровать и еще труднее запомнить. Скажем, можно было встретить файл с названием 4Q99cshf.wk3 — что означало «электронная таблица движения денежных средств за четвертый квартал».