No obstante, se debe aclarar que cuando se crean series documentales simples12 (actas, órdenes de pago, resoluciones, decretos, etc.) estas responden igualmente al cumplimiento de una función, más no necesariamente a un trámite, lo cual facilita su identificación. NOTA: Lo más adecuado es que las agrupaciones de documentos respondan a la identificación de un documento vital que soporte la información del desarrollo o cumplimiento del trámite y función.
12 La serie documental simple se define cuando está constituida por el mismo tipo documental, los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros.
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