Aptean Food & Beverage ERP Case Study: Melger's Dranken (NL)

Aptean Food & Beverage ERP

Melger’s Dranken krijgt volledig overzicht van hun drankenhandel met Aptean

Industrie

Food & Beverage

Uitdagingen

» Groeiende voorraad was niet correct onderhouden, of goed gecontroleerd

» Gebrek aan goede inzichten

Voordelen

» Volledige benodigde functionaliteit

» Meer controle en inzicht in voorraad, historie en marges

» Overzicht van alle bedrijfsprocessen in één geïntegreerd systeem

Melger’s Dranken is een drankengroothandel met één van de grootste assortimenten van Nederland. De oorsprong van het bedrijf ligt in de drankenwinkel die Veronica Melger in 1972 opende in Haarlem. De winkel en daaruit ontstane drankengroothandel is door de jaren heen zo hard gegroeid dat ze vijf jaar geleden opgesplitst zijn in Melger’s Wijn en Dranken (winkel) en Melger’s Dranken (drankengroothandel). Deze groei bracht tevens de behoefte aan nieuwe bedrijfssoftware met zich mee. Een pakket wat beter aansloot bij de dagelijkse activiteiten en waarmee ze vooral het logistieke proces konden optimaliseren. We spraken met directeur Dennis de Leeuw en Finance Manager Toby Raamsveld over hun ervaringen met de implementatie van hun nieuwe ERP systeem.

Groei door flexibiliteit, vertrouwen en assortiment

“Als drankengroothandel zijn we de afgelopen jaren flink gegroeid. Zo zijn we na onze verhuizing agent van Gulpener bier geworden en hebben we serieuze stappen genomen met Jopen en Uiltje bier. Ons sterkste punt, naast ons assortiment, is onze leverservice met eigen chauffeurs. De korte lijnen met ons wagenpark zorgen ervoor dat we flexibel kunnen opereren en iets meer kunnen inspelen op de individuele wensen van de klant. Doordat we zo dicht bij onze klanten staan bouwen we tevens aan een stukje vertrouwen, onze zogenaamde sleutelklanten.

Dit zijn horecazaken met bepaalde openingstijden, welke vaak gesloten zijn op de aangegeven levertijden. Op basis van vertrouwen kunnen we daar gewoon binnen afleveren en leeggoed ophalen. Klanten kiezen echt voor ons om die extra service. Wij gaan daarin net een stapje verder dan de grotere horecaleveranciers.” zegt Toby.

“De laatste paar jaar zijn we qua klantenbestand enorm gegroeid, mede dankzij ons assortiment, de service en flexibiliteit. Ons klantenbestand bestaat uit een mix van nieuwkomers en klanten die we al jaren beleveren. Zo is onlangs in Amsterdam een nieuwe bar open gegaan met 51 bierkranen, het Lagerhuis, een klant die ons kiest om zijn positieve ervaringen met ons. Wij leveren ook bij veel klanten naast een andere hoofdleverancier, bijvoorbeeld bij een specifieke vraag naar speciaalbieren. Daarvoor komen ze dan bij ons terecht.”

Nieuwe noodzaak aan actueel inzicht

“Inmiddels leveren we van Haarlem tot Rotterdam en Utrecht en alles wat ertussenin zit. De regionale groei zorgde wel voor een ander voorraadbeleid. We merkten algauw dat ons vorige systeem ons daarin belemmerde. We liepen bij de uitvoer van onze dagelijkse activiteiten constant vast. De voorraad werd niet goed bijgehouden en het was een enorme uitdaging om de marges goed te bewaken mede vanwege het gebrek aan goed inzicht. Doordat onze voorraadpositie steeds groter werd wisten de magazijnmedewerkers uiteindelijk niet meer hoe lang iets stond.”

“Met het systeem is het nu ontzettend duidelijk om in te zien wat we daadwerkelijk per klant verdienen, wat een klant afneemt en wat de uiteindelijke winstmarge is”

Toby Raamsveld, Finance Manager bij Melger’s Dranken

“Bovendien willen we in toekomst gaan werken met een AGP vergunning. Ook deze registratie konden we niet onderbrengen in ons huidige systeem. Daarom zijn we in de eerste helft van 2018 begonnen met ons te oriënteren op een nieuw pakket. We gingen gelijk op zoek naar de koploper in de branche en kwamen al snel uit bij DIN Solutions from Aptean, mede doordat onze drie grootste leveranciers Hansen Dranken, Beer & Selected Beverages en Bier&cO ook al klant waren. Zelf hebben we navraag gedaan bij referenties en daaruit bleek dat de mogelijkheden die we tot nu toe misten in onze software wel degelijk in Aptean Food & Beverage ERP DIN Edition geborgd zijn. De keuze was daarna dan ook snel gemaakt.“

Emballage en duurzaamheid

“We zien dat de markt flink in beweging is. Dé uitdaging voor drankengroothandels in het algemeen is de emballage. Waar iedereen twee jaar geleden nog de overstap maakte op plastic fusten, is men nu weer over op stalen fusten. Kleinere of startende brouwerijen beginnen meestal met plastic fusten vanwege de kosten. Nadeel van plastic is dat deze tussen de 10-15 euro per fust kost, voor eenmalig gebruikt zijn en je ze daarna weggooit. Brouwerijen die groeien investeren sneller in stalen fusten. Deze zijn duurzamer en door het hergebruik is de inkoopprijs uiteindelijk lager. Stalen fusten zijn duurder in productie, daarentegen hebben deze fusten een statiegeld waarde van 50 à 60 euro per fust. Dat overzicht in emballage en de waarde daarvan waren we helemaal kwijt. Nu hebben we dat weer inzichtelijk en weten we dat we momenteel 70.000 euro emballage hebben uitstaan! Een behoorlijke waarde waar we op de juiste manier mee om moeten gaan.”

Stilstaand geld - strategische keuzes maken

“Naast inzicht in de emballage ontbrak ook het inzicht in het aantal pallets en de waarde daarvan. We maakten voorheen veel gebruik van DPB pallets. Een duurzame pallet die echter ook een flinke inkoopprijs heeft à €22,50 per stuk. Bij de telling kwamen we erachter dat we meer dan 450 van dat soort pallets hadden! Dat is toch stilstaand geld. Dat extra inzicht geeft je wel reden om na te denken wat je hiermee in de toekomst wilt doen. Het helpt je om kritisch naar je onderneming te kijken en de juiste keuzes te maken.”

“De wereld verandert snel en Aptean gaat mee in de ontwikkelingen, net zoals wij dat doen op het gebied van speciaalbieren. We weten nu al hoe de roadmap eruit ziet en zijn dus ook in de toekomst verzekerd van up to date software”

Dennis de Leeuw, Directeur bij Melger’s Dranken

Implementatieproces

“Bij de start van de implementatie van Aptean Food & Beverage ERP hebben we samen met een business consultant goed in kaart gebracht wat we precies nodig hadden. Toby heeft het gehele implementatieproces vanuit Melgers gecoördineerd. Specifieke vereisten rondom ERP waren: meer grip en inzicht in o.a. voorraad, historie en marges, efficiënter werken, de mogelijkheid tot accijnsregistratie en een toekomstbestendig pakket. Over de begeleiding vanuit Aptean is Toby heel positief: “In onze aanpak hebben we ervoor gekozen dat ik samen met de consultant alles aan voorinrichting en test in orde zou maken. Toen dat klaar was hebben we de overdracht naar de rest van de medewerkers gedaan.”

Op de vraag of er een omslag was in de processen reageert Toby: “Een omslag in de manier van werken was er zeker, maar wel in positieve zin. Je verandert sowieso een aantal processen, omdat het systeem anders werkt en je kritisch gaat kijken wat beter kan. Om een voorbeeld te noemen: voorheen printten we pakbonnen uit in tweevoud zodat we alles dubbel konden checken. We zochten altijd de gemakkelijkste weg en dan kon je weer even vooruit. Nu zijn we gestructureerd en meer digitaal gaan werken, maar alles stap voor stap. Een ander proces wat is veranderd is het maken van de transportorders. Voorheen gebeurde dat in Excel en hadden we steeds één pakbon voor elke order. Nu kunnen we dat in één batch doen.”

B2B bestelsite

Naast Aptean Food & Beverage ERP heeft Melger’s gekozen voor specifieke modules zoals Bonus Management en de B2B bestelsite. Toby: “Met de B2B bestelsite werken we vanaf dag 1 en daar zijn we heel tevreden over. Eerst was het even wennen, omdat we het iets anders hebben ingericht. Zo staat nu alles op de website, ook als artikelen niet voorradig zijn. Voorheen haalden we deze artikelen van de website af, nu staan deze er wel op. We hebben het namelijk zo geregeld dat we alles binnen één week kunnen leveren.

Zo kunnen we elk artikel van een klant wat niet op voorraad is, behandelen als een doorleverorder. We bestellen het dan direct bij de leverancier en het is binnen een paar dagen bij ons. Mijn gevoel zegt dat we daardoor veel meer verkoop hebben en minder nee-verkopen. Klanten die voorheen aangaven een niet voorradig artikel bij een andere leverancier te bestellen, doen dat nu alsnog bij ons. Onze klanten ontvangen daarvan netjes een manco melding. Deze zet ik in dezelfde orderbevestiging met de informatie erbij dat het ontbrekende artikel later komt. Of ik zet per artikel erbij hoe lang de levertijd is. Klanten zijn daar heel erg tevreden over, want voorheen zetten we wel eens op de bon ‘is er niet’ maar dan wist de klant uiteindelijk nog niets. Nu kunnen we orderinformatie meer in detail geven en transparanter communiceren.”

Bonus Management

“De bonus functionaliteit gebruiken we in samenwerking met Gulpener. Veel klanten krijgen hectoliter bonussen. Voorheen voerde ik die bonus berekeningen handmatig uit. Dat is ten eerste heel foutgevoelig en ten tweede ontzettend veel werk als je een flink klantenbestand hebt. Nu ga ik dat voor elke klant inrichten en dan is het met een druk op de knop automatisch berekend. Hier gaan we veel tijd mee winnen. Voor een aantal klanten hebben we dit maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Bovendien kunnen we de participatie van de brouwer mee afrekenen. Dat is twee vliegen in één klap!”

Wat was de grootste win-factor?

“Voor mijzelf als Finance Manager het overzicht. Met het systeem is het nu ontzettend duidelijk om in te zien wat we daadwerkelijk per klant verdienen, wat een klant afneemt en wat de uiteindelijke winstmarge is. Dat konden we voorheen niet in één oogopslag zien. Ook het inzicht per leverancier is veel beter. We krijgen antwoord op de vraag of we er wel goed aan doen om een heel groot assortiment te voeren met zoveel leveranciers. Daarnaast kunnen we nu kijken wat de omloopsnelheid is van artikelen: wat staat langer dan een maand en waarom stoppen we daar niet mee? Dat inzicht helpt om bepaalde strategische keuzes te maken. Dat is voor mij het allergrootste pluspunt.”

Toekomstperspectief

Directeur Dennis de Leeuw schuift bij het gesprek aan. We spreken over de ambitie van het bedrijf en de ontwikkelingen in de markt. “We hebben nog steeds groeiamibities en willen ons nog meer vestigen in speciaalbier land. Dat is momenteel zo hard aan het veranderen, dat biedt heel veel kansen voor ons op regionaal niveau. Daarbij willen we ons richten op de speciaalbieren cafés. Puur omdat die altijd op zoek zijn naar nieuwe bijzondere dingen en veel variëren. Daar zit ons grootste groeiperspectief in. Er is veel beweging in de markt, zoveel seizoenen, variatie, IPA, klanten komen juist bij ons omdat we variëren.”

Wie zien jullie als de challenger in de markt waarmee jullie wel eens zouden sparren?

Hansen Dranken, zij hebben het wel goed voor mekaar! In de grootte wat wij nu zijn, daar zijn er nu niet zo veel van. Of ze zijn vele malen groter of juist kleiner. En dat heeft alle twee zijn charmes. We merken dat we groter aan het worden zijn. We komen van een kleinere omvang af en dat betekent dat we een aantal dingen niet meer zo kunnen doen als we voorheen deden. Je ziet dat naarmate je groeit processen complexer worden en dat we meer lijnen moeten uitzetten om dezelfde service te kunnen bieden. Ik denk dat de komende jaren wel wat moeilijker gaat worden door de veranderende biermarkt, maar ik ben niet bang voor de toekomst. We zien dat veel klanten hun vrijheid willen en zelf investeren in tapinstallaties zodat ze niet afhankelijk zijn van de grote aanbieders.”

Ervaring met Aptean als partner

Over de samenwerking tot nu toe waren beiden zeer positief. Toby: “Er was veel communicatie en de mensen van Aptean gingen zeer professioneel te werk. Zo was er elke maand contact met de project manager over de voortgang. Op die manier was er bewaking in de tijd en een stukje veiligheid. De inrichting van een ERP moet zeker niet onderschat worden. Daar zit zeker wel verschil in tussen aanbieders. Het is fijn als iemand meekijkt en monitort of we alles binnen de tijd halen. Dat toont ook aan hoe diepgaand het pakket is.”

“Er was veel communicatie en de mensen van Aptean gingen zeer professioneel te werk”

Toby Raamsveld, Finance Manager bij Melger’s Dranken

“De grootste uitdaging was de tijdsdruk en de hoeveelheid data. Met 5.600 artikelen aan het begin was dat ontzettend veel werk. Bovendien zaten er bij sommige artikelen nog haken en ogen aan zoals prijsafspraken. Die invoer nam veel tijd in beslag. Het systeem daarentegen sprak eigenlijk voor zich. Ik heb zelf ook veel uitgezocht. Dan merk je wel dat je er nog veel meer uit kunt halen als je er maar voor gaat zitten en je erin verdiept. Ik heb daarnaast ook veel getest. Vanaf februari zijn we live en werken we daadwerkelijk met de oplossing. In het begin heb ik nog wat mensen wegwijs moeten maken, maar nu loopt het langzaam los.”

Melger’s Dranken heeft niet alleen gekozen voor Aptean omdat ze de juiste fit bieden. Dennis kijkt verder vooruit en merkt op: “De wereld verandert snel en Aptean gaat mee in de ontwikkelingen, net zoals wij dat doen op het gebied van speciaalbieren. We weten nu al hoe de roadmap eruit ziet en zijn dus ook in de toekomst verzekerd van up to date software. Aangezien wij bovenal met de markt willen meebewegen is de actualiteit van ons pakket cruciaal.

Tegelijk met Aptean Food & Beverage ERP hebben ze gekozen voor Office 365 met e-mail in de Cloud. Daarmee hebben ze hun automatisering volledig op het Microsoft platform gebaseerd.

Are You Ready to Learn More?

Wil je meer weten over Aptean Food & Beverage ERP? Neem

Over Aptean

Aptean is een van ‘s werelds toonaangevende leveranciers van branchespecifieke software. Onze enterprise resource planning en supply chain-oplossingen zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften van gespecialiseerde producenten en distributeurs in meer dan 20 industrieën, terwijl onze compliance-oplossingen specifieke markten bedienen, zoals financiën en biotech. Met zowel cloud- als on-premise implementatieopties helpen de producten, services en expertise van Aptean bedrijven van elke omvang om te schalen en succesvol te zijn.

Voor meer informatie, bezoek www.aptean.com.