Aptean Food & Beverage ERP
De voortgang en bloei van Fruitful-Berries Voor, tijdens en na de ERP implementatie
Industrie
Food & Beverage
Uitdagingen
» Groeiambities realiseren » Consistentie in processen en documenten
» Voldoen aan wetgeving en financial controlling standaarden
Voordelen
» Alles op gelijke manier
rapporteren dankzij een uniform ERP-systeem
» Met hetzelfde team de
groeiambities realiseren
Over Fruitful-Berries Fruitful-Berries is een relatief jong maar ervaren en dynamisch bedrijf, gevestigd in het Fresh Park in Venlo. Fruitful-Berries is een gespecialiseerde handelspartner in het telen, aankopen, verpakken en leveren van zacht fruit. Het bedrijf heeft wereldwijd binnen korte tijd een sterke reputatie bij producenten en klanten weten op te bouwen.
Inconsistentie en limieten vroegen om andere aanpak Deze sterke reputatie gaat gepaard met de nodige groei. Maar om deze groei te kunnen blijven realiseren, was er een shift nodig. ‘In 2019 zijn we met 2 medewerkers begonnen en werkten we nog veel in Excel. Door onze groei volstond dat niet langer. Je kunt er veel mee, maar het is ook foutgevoelig. Grotere volumes en meer klanten betekenden bovendien dat het steeds lastiger werd om het overzicht te houden’, aldus Maxim de Roeck, co-founder en eigenaar van Fruitful-Berries. Maar er lagen meer uitdagingen op de loer voor de start-up. Maxim: ‘Er was sprake van inconsistentie in onze manier van werken, bijvoorbeeld bij de uitdraai van rapportages. Door de groei liepen we dus steeds meer tegen onze grenzen aan. Dat is lastig bij het goed naleven van regelgeving en voor de financial controlling. We moeten beter nadenken over de registratie. Dat betekent dus meer en betere automatisering.’
De zoektocht naar het juiste ERP-systeem De zoektocht naar een passende automatiseringsoplossing leidde uiteindelijk tot de overstap naar een ERP-systeem. Maxim over de zoektocht: ‘We zijn doelgericht op zoek gegaan. Het gaat om verse handel, waarin er vandaag en niet pas over twee weken gehandeld moet worden. Dat vraagt om een aantal specifieke eigenschappen van een ERP-systeem. Om een weloverwogen keuze te maken, hebben we advies gevraagd bij sectorgenoten. We zijn in gesprek gegaan op beurzen en hebben ons online georiënteerd. Op basis daarvan stelden we een shortlist op, waarbij we van iedere partij een demo kregen en ook de look & feel konden beoordelen.’
Alle wegen leiden naar... Aptean! Uiteindelijk is er op basis van deze shortlist voor de branchespecifieke software van Aptean gekozen. Waarom? ‘Een goede feeling met de sector was voor ons het belangrijkste criterium. Aptean is gespecialiseerd in branchespecifieke software en heeft al jarenlange ervaring binnen de Food & Beverage. Andere belangrijke punten voor ons waren de prettige look & feel en de snelle implementatie. Dat we er bij wijze van spreken morgen mee kunnen starten. Verder was het onze wens om in de public cloud te werken. In dit geval met Aptean is dat automatisch de keuze voor Microsoft Dynamics 365 Business Central. We waren bovendien op zoek naar een speler voor de lange termijn. En dat is Aptean in onze ogen zeker’, zo legt Maxim uit.
Case Study | Fruitful-Berries
2
Ook na implementatie wendbaar Hij vertelt over hoe de implementatie is verlopen: ‘De implementatie startte met een volledige bedrijfsscan. Op basis hiervan richtte Aptean de software in. Tijdens deze scan kwam al naar voren dat onze processen redelijk in lijn liepen met hoe dat standaard in een ERP-systeem is ingericht. De klik was er dus al. Hierdoor paste alles vrij snel in het platform, waardoor de implementatieperiode kort was. Veel maatwerk was bij ons niet nodig. Alle medewerkers van Fruitful-Berries volgden een opleiding van A tot Z. Die werd als intensief maar leerzaam ervaren. Kort na implementatie merkten we dat het plan net iets te uitgebreid was. In overleg binnen het projectteam is toen besloten om de productieclausule terug naar 0 te brengen. Deze hebben we vervolgens vanaf stap 1 weer opgebouwd, ditmaal met een eenvoudigere flow. Die wendbaarheid is er dus ook bij Aptean.’
“We waren op zoek naar een speler voor de lange termijn. En dat is Aptean in onze ogen zeker. Ik kan nu op een gestructureerde manier meer volume aan met dezelfde bezetting. Dat is een grote win!” Maxim de Roeck, Co-founder en Eigenaar, Fruitful-Berries
Uniform en gestructureerd groei realiseren En wat heeft de implementatie van Aptean Food & Beverage ERP dan gebracht voor deze succesvolle start-up? Maxim is daar enthousiast over: ‘Een stuk professionalisering. Voorheen werkten we enkel en alleen met Excel, nu hebben we veel uitgebreidere rapportages met lagere foutmarges. Ook grafisch ziet het er allemaal beter uit, dankzij een professionelere look & feel. Wat voor ons ook heel belangrijk is, is dat we qua rapportage nu écht op één lijn zitten. Oftewel, ieder resultaat wordt op dezelfde manier gerapporteerd richting de klant. Dat is wat we op voorhand wilden en daarin zijn we dus zeker geslaagd.’
Efficiënter met zelfde aantal mensen Tot slot stipt Maxim nog een ander voordeel aan: ‘We werken nu nog met hetzelfde aantal personen als voorheen, terwijl ik er 100% van overtuigd ben dat we met de oude manier van werken en met deze groei meerdere personen hadden moeten aannemen. Dus er is ook een financieel voordeel. Ik kan nu op een gestructureerde manier meer volume aan met dezelfde bezetting. Dat is een grote win!’
Case Study | Fruitful-Berries
3
Wilt u meer weten? Ontdek nu hoe Aptean Food & Beverage ERP ook uw bedrijf toekomstbestendig kan maken. Neem contact op via info@aptean.com of bezoek www.aptean.com.
Over Aptean Aptean is een van ‘s werelds toonaangevende leveranciers van branchespecifieke software. Onze enterprise resource planning en supply chainoplossingen zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften van gespecialiseerde producenten en distributeurs in meer dan 20 industrieën, terwijl onze compliance-oplossingen specifieke markten bedienen, zoals financiën en biotech. Met zowel cloud- als on-premise implementatieopties helpen de producten, services en expertise van Aptean bedrijven van elke omvang om te schalen en succesvol te zijn. Voor meer informatie, bezoek www.aptean.com
Copyright © Aptean 2023. All rights reserved.