4ta Jornada del Profesional Administrativo APEC
Producción de Documentos en MS Publisher 2013 usando Mail Merge
Dra. Ericka Rodríguez-Quiñones ericka.rodriguez@upr.edu
Objetivos • Al finalizar el taller, los participantes: – crearán una tarjeta postal (post card) para APEC. • Reemplazarán el texto existente por información de APEC. • Cambiarán el logo por el de APEC. • Brindarán formato (sencillo) a la publicación.
– unirán (merge) esta publicación a una lista de direcciones (mailing list) de la Directiva de APEC. • Crearán el banco de datos. • Conectarán el banco de datos a la publicación.
Creación de una tarjeta postal • Pasos: – Acceder a Publisher – En el buscador (search for online templates) escribir postcards – Del menú de categorías, seleccionar business
Creación de una tarjeta postal • Pasos: – De las opciones que se presentan, seleccionar la siguiente:
Creación de una tarjeta postal • Debe tener al momento esta pantalla:
Creaciรณn de una tarjeta postal โ ข Reemplazar la informaciรณn por:
Creaciรณn de una tarjeta postal โ ข Reemplazar la informaciรณn por:
Creación de una tarjeta postal • Cambiar el logo por el de APEC – Save – Update publication:
Creaciรณn de una tarjeta postal โ ข Producto:
Creaciรณn de una tarjeta postal โ ข Producto:
Creación de una tarjeta postal • Formato (Menú de Page Design):
Creación de una tarjeta postal • Formato (Menú de Format):
Creación de una tarjeta postal • Formato (Menú de Insert):
Mail Merge: Definiciones • Mail Merge: Se refiere al proceso de combinar una fuente de datos (data source) con una publicación para imprimir individualmente un grupo de publicaciones. • Data Source (Fuente de datos): Se refiere a un archivo electrónico donde se guardan los nombres, direcciones y otra información sobre los individuos que han de recibir copia de la publicación.
Mail Merge: Definiciones • Record (archivo): Se refiere a la información de cada persona, la cual está contenida en la fuente de datos. • Field (campo): Se refiere a cada pieza de información contenida en un record individual; por ejemplo: nombre, dirección residencial, nombre de la ciudad, entre otra.
Mail Merge: Definiciones • Un grupo de campos relacionados componen un archivo y un grupo de archivos, componen una fuente de datos (data source). • Una de las funciones principales del proceso de mail merge, es crear correos en masa, donde se puede enviar la misma publicación a varias personas.
Mail Merge • Los pasos básicos para el proceso de mail merge son: – crear la publicación. – crear u obtener la fuente de los datos (data source). – unir (merge) la publicación con la fuente de datos (data source). – imprimir y distribuir la publicación.
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos • Usted puede distribuir su tarjeta postal de APEC al utilizar este proceso. • Una vez usted crea la publicación, el próximo paso es crear la fuente de datos o utilizar una ya existente.
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos • En el Tab de Mailings, del grupo de Start, de un click en Select Recipients. • Del sub menú que sale, de un click en Type New List.
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos โ ข Sale una caja de diรกlogo de nombre New Address List.
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos โ ข Esta caja de diรกlogo, trae columnas ya definidas, las cuales pueden ser editadas al utilizar la opciรณn de Customize Columns.
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos (eliminar un campo)
Eliminar estos campos
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos • Para hacer las entradas de las direcciones, debe utilizar Tab para moverse de un campo a otro campo y Shift + Tab para volver hacia atrás. • Cuando desee dejar un campo en blanco, muévase con Tab hacia el próximo campo. • Una vez termine el último campo de la primera fila, presione New Entry para hacer una nueva entrada.
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos (Hacer entradas)
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos (Hacer entradas)
Directiva APEC
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos (Hacer entradas)
Mail Merge: Crear una Fuente de Datos (Hacer entradas)
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicación • Una vez se crea el Data Source, usted está listo para conectar esta fuente con la publicación. • Teniendo la publicación en pantalla, en el Tab de Mailings, en el grupo de Start, dar un click en Select Recipients. • De la lista, seleccionar lo que dice Use Existing List (se utilizará el Data Source creado con algunos de los miembros de la Directiva APEC).
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicación • Al seleccionar Use Existing List saldrá una ventana de diálogo como la que se muestra. • Dar un click en NO, ya que usted desea utilizar la lista que creó previamente. Si da un click en YES, usted se puede conectar con otro Data Source.
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicaciรณn โ ข En el grupo de Start, dar un click en el botรณn de Mail Merge, y de la lista seleccionar Step by Step Mail Merge Wizard.
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicaciรณn โ ข Aparecerรก una ventana de diรกlogo de nombre Mail Merge.
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicaciรณn โ ข En el post card de APEC, dar un click en donde dice Mailing Address Line 1.
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicaciรณn โ ข En la parte inferior de la ventana de diรกgolo de Mail Merge, donde dice More Items, dar un click en Address Block. Sale la ventana de diรกlogo de Insert Address Block.
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicación • En la ventana de diálogo de Insert Address Block, a la izquierda, asegúrese que los cuatro encasillados estén seleccionados y que esté escogido el formato de nombre Mr. Joshua Randall Jr.
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicación • En el área de Preview, mediante las flechas direccionales, puede observar cada dirección entrada mediante la creación del data source. • De un click en OK para insertar el bloque de dirección en la publicación.
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicaciรณn โ ข Aparecerรก en la pantalla lo que se muestra a continuaciรณn:
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicaciรณn โ ข En la parte inferior del panel de diรกlogo de Mail Merge, en los pasos 2 y 3, dar un click en Next: Create Merged Publications:
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicación • Ahora, usted decidirá cómo producirá su publicación: usted puede unir el archivo a una nueva publicación, imprimir las páginas unidas o añadir las páginas unidas al final de la publicación existente, lo cual también crea un nuevo archivo. • Seleccione lo que dice Merge to a new publication.
Mail Merge: Conectar el Data Source con la Publicación • Note que se creó una nueva publicación. • Puede grabar el documento como Post Card APEC.
Gracias… Compromiso Cuando hemos hecho nuestro máximo esfuerzo, podemos esperar el resultado en paz.
Confianza Si piensas que puedes, o piensas que no puedes, siempre tendrás la razón. Henry Ford
J. Lubbock
Pasión No puedes lograr el éxito verdadero a menos que ames lo que haces. Dale Carnegie
Perfección Cuando consideres que aquello que has realizado está bien hecho, haz algo más: Mejóralo. Thomas A. Edison