de conducta pueden ser conceptuales y basados en valores, o ser basados en reglas y específicos. Es importante la capacitación en ética para asegurar que los empleados tienen claras las expectativas. La capacitación deberá ser parte del proceso de orientación de un nuevo empleado y deberá también ser reforzada regularmente junto con el código de conducta de la empresa en las reuniones. Los códigos de conducta se implementan con una guía sobre lo que se debe hacer en caso de que un empleado presencie una violación al código. Aquí es donde una línea de información de la empresa brinda apoyo. El diseño o la contratación de una línea de información requiere una planeación inteligente y la consideración de las operaciones de la empresa. Las características siguientes son consideraciones clave en la implementación, monitoreo y control de una línea de información: Insumo de información. El proceso de insumos debe servir a las necesidades de los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas. Las líneas de información pueden aceptar insumos por correo, correo electrónico, sistemas basados en línea de internet y fax; en persona y vía operadoras de llamadas sin cobro. Anonimato. El anonimato y la confidencialidad permanente son características críticas de una línea de información. Casi 50% de los informes proviene de los empleados. Cualquier riesgo de revelar la identidad podría afectar negativamente la disposición de los empleados a denunciar.
empresa rastree un reporte desde su En ausencia de estos departamentos el inicio hasta su resolución. La falta de seárea de recursos humanos deberá opeguimiento puede aumentar la vulnerarar la línea de información. Responsabilidad del seguimiento. bilidad en caso de una prosecución. Los Rastrear el ingreso de la información, sistemas de manejo de casos permiten el la asignación de la responsabilidad, el acceso en línea a los archivos, la asignaestado de las investigaciones y los reción del caso a la persona adecuada para sultados es una tarea crítica y a menudo el seguimiento, la asignación del nivel costosa. Los informes que no se atiende prioridad, las acciones tomadas y la den pueden indicar falta de un comproresolución, la generación del informe, los miso de buena fe hacia la ética por parte anexos del archivo y el diálogo anónimo de la empresa. La información sobre un de seguimiento con el demandante para incidente deberá incluir al miembro del obtener información adicional. Monitoreo de cumplimiento. Una consejo de administración encargado política de gobierno corporativo rede la tarea de monitorear la seguridad quiere que el monitoreo sea efectivo. y los controles. Los roles y las responUn sistema de línea de sabilidades de presentar información es efectivo informes y hacer el sesolamente si la informaguimiento de los temas ción es correctamente de control interno debecapturada, reportada a rán ser parte de los inforde información las personas apropiadas mes estándar del consejo. refuerzan las y se hace el seguimienLas informaciones sobre políticas de la to. Algunos proveedores asu ntos impor ta ntes empresa, dejando de líneas de información deberán recibir una resclaro que la ofrecen el monitoreo de puesta esca lada que conducta no ética cumplimiento en conjunalerte inmediatamente es inaceptable to con los requerimientos al presidente el consejo. y establecen un de información y privacitono de control. Rastreo de audidad internacionales. toría. Un rastreo bien Revisión de control interno. Como documentado de auditoría es clave para parte de una revisión periódica de prouna defensa exitosa en la corte y para cedimientos de control interno, se debemantener la obligación de rendición de rá preguntar directamente al personal cuentas. Las empresas necesitan dode finanzas si tienen conocimiento de cumentar la secuencia de eventos tocualquier irregularidad. La presión de mados en respuesta a una denuncia, “ponerlo en el récord” al nivel personal, incluyendo la documentación fechada, tal vez aludiendo a la ética profesional, la responsabilidad asignada, las acciones con frecuencia produce respuestas tomadas y la resolución final. honestas.
Disponibilidad. Las líneas de información generalmente están disponibles los 365 días del año, siete días a la semana y 24 horas al día. Si una empresa opera globalmente, el acceso durante 24 horas es una necesidad. Multilingüe. Se requiere la capacidad multilingüe, tanto para los empleados como para los clientes, proveedores y otros. Manejo de los casos. Las funciones de manejo de casos permiten que la
Concientización del empleado. La implementación de una línea de información requiere capacitación periódica a los empleados para introducir y promover su uso. Posicionamiento organizacional. Es crítico que la línea de información sea operada por un área independiente de finanzas. Las empresas que cotizan en bolsa tienen un oficial de cumplimiento o un departamento de auditoria interna.
Las líneas
SOLUCIONES
Los autores examinaron las características, funciones y el precio de una muestra de proveedores de líneas de información. Las soluciones están basadas tanto en la nube como en la red de internet. Todas las empresas de líneas de información proporcionan el anonimato, acceso 365/24/7 y una variedad de medios de acceso a la línea de denuncia. FEBRERO 2014
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