MANUAL DE FACTURACIÓN DE Profit BC
10 de febrero
2011
Manual de Funcionamiento del Módulo de Facturación PBC
V3.0
Contenido 1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 8 1.1. ACCESO ................................................................................................................................................ 8 1. CONFIGURACIÓN INICIAL ........................................................................................................................... 9 1.1. Datos del Emisor.................................................................................................................................. 9 1.2. Cuentas Ordenantes .......................................................................................................................... 10 2. GESTIÓN DE PRESUPUESTOS o FACTURAS PRO‐FORMA .......................................................................... 11 2.1. Crear Presupuestos (Facturas Proforma) .......................................................................................... 11 2.2. Facturar un Presupuesto (Paso a cobro una factura Proforma o presupuesto) ............................... 14 3. GESTIÓN DE FACTURAS A CLIENTES ......................................................................................................... 16 3.1. Crear Facturas ................................................................................................................................... 16 3.2. Gestión de Cobros ............................................................................................................................. 16 4. FACTURACIÓN PERIÓDICA ........................................................................................................................ 17 4.1. Crear Modelo de Factura Periódica .................................................................................................. 17 5. GENERACIÓN DE REMESAS Y FACTURACIÓN PERIÓDICA ......................................................................... 20 5.1. Generación Remesas o Cuaderno 19 ................................................................................................ 23 5.2. Modificación estado Remesa Bancario y envío Facturación a clientes ............................................. 25 6. GESTIÓN DE CLIENTES .............................................................................................................................. 26 6.1. Introducir nuevo Cliente ................................................................................................................... 26 6.2. Buscar un Cliente ............................................................................................................................... 27 6.3. Ventas realizadas a Cliente................................................................................................................ 28 7. INFORMES ................................................................................................................................................. 28 7.1. Estimaciones ...................................................................................................................................... 28 7.2. Guardar Informes .............................................................................................................................. 29 8. OTRAS CONFIGURACIONES ...................................................................................................................... 29 8.1. Añadir productos o Servicios ............................................................................................................. 29 8.2. Series ................................................................................................................................................. 30 9. Contacto Soporte ...................................................................................................................................... 31
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Ilustración 1 Primer Nivel de Acceso ................................................................................................................... 8 Ilustración 2 Segundo Nivel Seguridad ................................................................................................................ 8 Ilustración 3 Datos Acceso y Emisión Facturación .............................................................................................. 9 Ilustración 4 Datos del Emisor ........................................................................................................................... 10 Ilustración 5 Cuentas Ordenantes ..................................................................................................................... 10 Ilustración 6 Crear un Presupuesto. Administración ‐ Facturación ‐ Nueva Factura ....................................... 11 Ilustración 7 Crear un Presupuesto. Administración ‐ Facturación ‐ Facturas ‐ Datos de Factura ................... 12 Ilustración 8 Detalles del Presupuesto. Administración ‐ Facturación ‐ Facturas ‐ Detalle de Factura ............ 13 Ilustración 9 Detalle Facturas Pendientes de Cobro ......................................................................................... 14 Ilustración 10 Factura Numerada ...................................................................................................................... 15 Ilustración 11 Emisión Factura Numerada ........................................................................................................ 16 Ilustración 12 Listado de Facturas cobradas ..................................................................................................... 17 Ilustración 13 Estados de la Factura y Formas de Pago .................................................................................... 17 Ilustración 14 Pago Periódico ............................................................................................................................ 18 Ilustración 15 Periodos de Pago ‐ Configuración .............................................................................................. 18 Ilustración 16 Duraciones Contrato .................................................................................................................. 19 Ilustración 17 Generación Factura Periódica .................................................................................................... 19 Ilustración 18 Nueva Proforma ......................................................................................................................... 19 Ilustración 19 Nueva Factura Numerada .......................................................................................................... 20 Ilustración 20 Recibos Domiciliados .................................................................................................................. 21 Ilustración 21 Generación Cuaderno 19 o Recibos Domiciliados ..................................................................... 21 Ilustración 22 Vista previa Remesa ................................................................................................................... 22 Ilustración 23 Detalle Facturas Remesa ............................................................................................................ 22 Ilustración 24 Generación Remesa ................................................................................................................... 23 Ilustración 25 Remesa Generada ...................................................................................................................... 23 Ilustración 26 Extraer a soporte Remesa .......................................................................................................... 24 Ilustración 27 Generación de archivo para envío pasarela banco .................................................................... 24 Ilustración 28 Modificación Estado ................................................................................................................... 25 Ilustración 29 Estado Remesa y Envío Fras. Clientes ........................................................................................ 25 Ilustración 30 Enviar Facturas ........................................................................................................................... 26 Ilustración 31 Nuevo Cliente ............................................................................................................................. 26 Ilustración 32 Datos Cliente Edición y Creación ................................................................................................ 27 Ilustración 33 Buscador Clientes ....................................................................................................................... 27 Ilustración 34 Informes ..................................................................................................................................... 28 Ilustración 35 Informe estimaciones en pdf ..................................................................................................... 28 Ilustración 36 Descarga Informes ...................................................................................................................... 29 Ilustración 37 Nuevos Productos – Servicios .................................................................................................... 29 Ilustración 38 Nuevo Producto .......................................................................................................................... 30 Ilustración 39 Generación Series Facturación ................................................................................................... 30
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1. INTRODUCCIÓN El Módulo de Facturación de ProfitBC es una herramienta eficaz para cualquier tipo de PYME y autónomo, la cual cubre las necesidades de un gran número de negocios. Es una aplicación sencilla y muy intuitiva, incluso para las personas que no están familiarizadas con la contabilidad.
1.1. ACCESO Se le facilitará un acceso tipo donde deberá introducir el usuario y contraseña facilitado por su administrador.
Ilustración 1 Primer Nivel de Acceso
A continuación accederá a un segundo nivel de seguridad tipo:
Ilustración 2 Segundo Nivel Seguridad
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1. CONFIGURACIÓN INICIAL 1.1.Datos del Emisor Con el usuario y contraseña facilitado por su administrador cuyos datos podrá personalizar nada más acceder al sistema:
Ilustración 3 Datos Acceso y Emisión Facturación
Estos datos serán los que configuren su cuenta como cliente y sus datos de facturación, configuraran los datos que posteriormente serán visibles en su factura:
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Ilustración 4 Datos del Emisor
1.2.Cuentas Ordenantes Antes de continuar, deberemos crear las cuentas Ordenantes a través de las cuales pasaremos a cobro las facturas abonadas mediante Forma de Pago Domiciliación Bancaria. Podremos crear cuantas cuentas deseemos pero en la generación de remesas deberemos predeterminar una por defecto.
Ilustración 5 Cuentas Ordenantes
Vista la configuración Básica vamos a proceder a ver el funcionamiento real de la aplicación.
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2. GESTIÓN DE PRESUPUESTOS o FACTURAS PRO‐FORMA
2.1. Crear Presupuestos (Facturas Proforma) Para crear un presupuesto es conveniente dar de alta al cliente si éste no existiese en nuestra base de datos, meter sus datos en la pestaña de Clientes (Ver Punto: Introducir nuevo Cliente página 26). Para crear el presupuesto realizaremos una Factura Proforma, crearemos una factura que estará pendiente de cobro para que cuando esta sea ceptada poder emitirla como definitiva cambiando solamente el estado de la factura a Emitida. Para crear la factura a Facturación, pinchamos en Nueva Facturas:
Ilustración 6 Crear un Presupuesto. Administración ‐ Facturación ‐ Nueva Factura
Nos aparece la pantalla para editar una nueva factura que convertiremos en un presupuesto.
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Ilustración 7 Crear un Presupuesto. Administración ‐ Facturación ‐ Facturas ‐ Datos de Factura
En la pantalla de Edición de Factura tenemos dos pestañas, la pestaña de Datos de Factura que es en la que estamos y la pestaña de Detalles de Factura que veremos después. El número de factura (Detalle 1) se genera automáticamente al poner en el Estado de Factura: Proforma (Detalle 2). El número de presupuesto llevará la misma numeración que las Factura Pro forma. El número de presupuesto será: PRO‐Num.XXX, si queremos modificar dicho número lo podremos realizar manualmente siempre que no exista otra referencia igual. Rellenamos los otros campos que aparecen siendo obligatorio poner valores a los Datos de Cliente. Antes de guardar, pinchamos la opción de Vista previa (Detalle 3) generando un archivo “.pdf” donde verificamos nuestros datos junto a los datos del cliente, este paso es opcional. Ya podemos Guardar los datos de factura y pasar a pinchar en la pestaña Detalle de Factura. (Detalle 5). Tenemos dos en Fechas en la configuración de nuestra Factura: ‐ Fecha Factura: Dato que aparecerá en la emisión de nuestra factura numerada ‐ Fecha Vencimiento: Dato interno para saber la fecha prevista de cobro o en este caso la fecha prevista de aprobación de presupuesto. Antártida Soluciones S.L. Avda. Tenerife nº 2, Bloque 2, Planta 3 28703 San Sebastián de los Reyes ‐ Madrid T: (+34) 91 490 59 66 • F: (+34) 916 622 835 • @: info@asoid.com Página 12 de 27
Aparecemos en la pantalla de Detalle de la Factura. Cumplimentamos los datos del presupuesto añadiendo los productos o servicios solicitados.
Ilustración 8 Detalles del Presupuesto. Administración ‐ Facturación ‐ Facturas ‐ Detalle de Factura
Para comprobar que seguimos realizando el presupuesto, nos vamos al campo Estado de la factura que debe estar marcado Proforma. (Detalle 1). Para introducir las líneas del presupuesto, podemos utilizar los productos o servicios registrados en nuestra base de datos de Productos / Servicios, pinchando en la lupa (Detalle 2), en el listado de productos pulsaremos ( + ) para añadir el producto a nuestro presupuesto. Luego en el listado de productos de nuestro presupuesto podremos realizar las modificaciones que sean necesarias así como descuentos ó actualizaciones. Si el producto no está disponible en nuestro inventario podemos introducir una nueva referencia y el concepto de producto / servicio y pulsar Lápiz, automáticamente se añadirá al presupuesto que estamos elaborando. Para terminar y antes de grabar el presupuesto, pinchamos la opción de Guardar y Vista previa que nos abre un documento en “.pdf” donde verificamos nuestros datos junto a los datos del cliente y el listado de productos y servicios del presupuesto que hemos elaborado. Este es el documento que podemos imprimir o remitir al cliente, mandárselo por correo electrónico y guardarlo en nuestros documentos, con un nombre que lo identifique en nuestra carpeta de presupuestos. Ya podemos Guardar (Detalle 4) para grabar los datos del presupuesto o factura Proforma. Para salir de la pantalla y ver el listado de facturas sin cobrar o presupuestos realizados pulsamos Volver.
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Ilustración 9 Detalle Facturas Pendientes de Cobro
2.2.Facturar un Presupuesto (Paso a cobro una factura Proforma o presupuesto) Crear una factura a partir de un presupuesto es muy sencillo Extraemos el presupuesto del listado de Facturas Pendientes de Cobro marcamos la nuestra PRO‐NUM XXX, y automáticamente nos cambia a la pantalla que nos permite editarla. Actualizamos los datos del cliente y fecha y modificamos el Estado de la Factura: a Numerada. Automáticamente cambia el número de la factura a NUM XXXXX. Ponemos la forma de pago y guardamos los cambios. Pulsando en Vista previa, generamos nuestro documento “.pdf“ que imprimimos para dárselo al cliente, se lo enviamos por correo electrónico, y lo guardamos asignándole un nombre de identificación en nuestra carpeta de Facturas. Podemos buscar un presupuesto ya elaborado y guardado en nuestro disco y simplemente pulsando Duplicar, nos genera un nuevo número de factura donde simplemente cambiando los datos de cliente elaboraremos el nuevo presupuesto y lo guardaremos modificado.
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Ilustración 10 Factura Numerada
Una vez convirtamos nuestra factura en Numerada esta no podrá modificarse, el borrado de una factura numerada conllevará la generación de una contra‐factura (factura con los mismos datos en valor negativo para su anulación contable.
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Ilustración 11 Emisión Factura Numerada
3. GESTIÓN DE FACTURAS A CLIENTES 3.1.Crear Facturas Para crear una factura a un cliente revisar punto 2.2 Facturar un Presupuesto (Paso a cobro una factura Proforma o presupuesto).
3.2.Gestión de Cobros Podemos realizar la visualización de las facturas que hemos realizado para este cliente, diferenciando las facturas cobradas de las que están pendientes de cobro o devueltas. Para ello, desde la pestaña de Facturas, pinchamos en el campo Cobradas. Nos aparecen todas las facturas cobradas con los detalles de Nombre de cliente, Importe, Fecha y Concepto. Podemos ver los datos de la factura seleccionando en ver en el check box. Antártida Soluciones S.L. Avda. Tenerife nº 2, Bloque 2, Planta 3 28703 San Sebastián de los Reyes ‐ Madrid T: (+34) 91 490 59 66 • F: (+34) 916 622 835 • @: info@asoid.com Página 16 de 27
Ilustración 12 Listado de Facturas cobradas Nuestras facturas tendrán dos estados posibles Abonadas o No abonadas, estos datos nos servirán para poder llevar un control de la facturación. El Estado y la Forma de Pago son dos cuestiones que deberemos controlar con nuestra gestión a excepción de todas aquellas facturas cuya forma de pago sea por Domiciliación Bancaria, las cuales se cogerán directamente en la generación de nuestra Remesa Bancaria en el periodo que establezcamos y marcadas como abonadas. Ver página 20 GENERACIÓN DE REMESAS Y FACTURACIÓN PERIÓDICA En el listado de facturas pendientes de Cobro veremos la clasificación en función de los siguientes valores:
Ilustración 13 Estados de la Factura y Formas de Pago
4. FACTURACIÓN PERIÓDICA Nuestra Facturación puede ser periódica es decir cobros repetitivos como cuotas de socios, suscripciones a servicios o simplemente servicios facturados periódicamente pueden automatizarse siendo posteriormente revisados y ajustados los importes antes de pasar a cobro o factura numerada nuestra factura si así se requiriere.
4.1.Crear Modelo de Factura Periódica Para crear un modelo de factura periódica nos situamos en Nueva Factura, desde esta pantalla vamos a introducir todos los datos de la factura con los datos del cliente. Antártida Soluciones S.L. Avda. Tenerife nº 2, Bloque 2, Planta 3 28703 San Sebastián de los Reyes ‐ Madrid T: (+34) 91 490 59 66 • F: (+34) 916 622 835 • @: info@asoid.com Página 17 de 27
En el campo de Estado de la factura seleccionamos Proforma, y en Forma de pago seleccionamos Domiciliación Bancaria si se va a cobrar por remesa bancaria o cualquier otra Forma de Pago. Si queremos periodificarla deberemos marcar PAGO PERIÓDICO SI
Ilustración 14 Pago Periódico
Donde nos aparecerá el detalle de nuestro periodo de pago, estos periodos se gestionan en Configuración ver Ilustración 15 Periodos de Pago ‐ Configuración, en nuestro ejemplo Mensual.
Ilustración 15 Periodos de Pago ‐ Configuración
Duración del Contrato: es decir, durante cuánto tiempo vamos a generar facturas periódicas con el mismo importe o la misma cadencia de facturación, estas duraciones también son gestionables en Configuración:
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Ilustración 16 Duraciones Contrato
Si esta factura Proforma la cambiamos a numerada como hemos visto en el paso Facturar un Presupuesto (Paso a cobro una factura Proforma o presupuesto) página 14 automáticamente nos saltará una pantalla tipo:
Ilustración 17 Generación Factura Periódica
Ilustración 18 Nueva Proforma
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NOTA: HABILITAR LOS POP UPS DE WWW.PROFITBC.COM PARA VISUALIZAR ESTA ALERTAS Si visualizamos ahora mismo nuestro listado de facturas cobradas veremos nuestra factura numerada y en facturas pendientes de cobro la nueva factura generada:
Ilustración 19 Nueva Factura Numerada
5. GENERACIÓN DE REMESAS Y FACTURACIÓN PERIÓDICA La aplicación cuando cambiamos el estado de última factura y la ponemos en Cobrada nos pregunta si queremos generar la siguiente factura pulsamos en Aceptar y automáticamente se genera la próxima Factura Proforma pendiente de cobro con los datos del cliente apareciendo esta en nuestro registro de Facturas Pendientes de Cobro. Revisar Crear Modelo de Factura Periódica página 17. Generadas nuestras facturas Pro‐formas, en el ejemplo: ‐ 6 facturas ‐ 5 pago por domiciliación bancaria ‐ Con fecha vencimiento julio 2011 Vamos a generar nuestro Cuaderno 19 de nuestros recibos Domiciliados
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Ilustración 20 Recibos Domiciliados
Accedemos a Remesas:
Ilustración 21 Generación Cuaderno 19 o Recibos Domiciliados
Configuramos nuestros datos: ‐ Ordenante o Datos del Presentador ‐ Fecha de Cargo: día / mes / año en que se le cobrará al cliente Antártida Soluciones S.L. Avda. Tenerife nº 2, Bloque 2, Planta 3 28703 San Sebastián de los Reyes ‐ Madrid T: (+34) 91 490 59 66 • F: (+34) 916 622 835 • @: info@asoid.com Página 21 de 27
‐
Seleccionamos el periodo de facturación, es decir facturas con fecha factura entre 1 julio 2011 y 31 de julio 2011 y 1) Vemos Selección
De este modo comprobaremos que el importe es correcto y nuestra remesa recoge aquellas facturas que verdaderamente queremos cobrar:
Ilustración 22 Vista previa Remesa
2) Ver detalle: En este listado veremos concretamente que facturas pro‐forma van a pasarse al cobro, en caso de tener algún dato incorrecto deberemos acceder a Facturas y modificar el detalle de esta véase Crear Presupuestos (Facturas Proforma)página 11
Ilustración 23 Detalle Facturas Remesa
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5.1. Generación Remesas o Cuaderno 19
Ilustración 24 Generación Remesa
En el sistema hemos generado una remesa en estado No Enviada con fecha de cargo el 1 de agosto que incluye 4 facturas y que ha sido generada el 15/02/2010:
Ilustración 25 Remesa Generada
Generada nuestra Remesa debemos extraer el archivo generado en el sistema para poder enviarlo al banco y que el cobro se haga efectivo, este proceso se realiza mediante Extraer Soporte: Antártida Soluciones S.L. Avda. Tenerife nº 2, Bloque 2, Planta 3 28703 San Sebastián de los Reyes ‐ Madrid T: (+34) 91 490 59 66 • F: (+34) 916 622 835 • @: info@asoid.com Página 23 de 27
Ilustración 26 Extraer a soporte Remesa
Cuyo almacenamiento estará predeterminado en nuestro ordenador y cuyo archivo deberemos recoger y remitir a Nuestro Banco:
Ilustración 27 Generación de archivo para envío pasarela banco
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5.2. Modificación estado Remesa Bancario y envío Facturación a clientes
Ilustración 28 Modificación Estado
Viendo el detalle de nuestra Remesa podemos: ‐ Modificar el estado de nuestra Remesa: ‐ Enviar las facturas
Ilustración 29 Estado Remesa y Envío Fras. Clientes
Si clicamos sobre cualquiera de las opciones de envío de facturas veremos el detalle siguiente: Antártida Soluciones S.L. Avda. Tenerife nº 2, Bloque 2, Planta 3 28703 San Sebastián de los Reyes ‐ Madrid T: (+34) 91 490 59 66 • F: (+34) 916 622 835 • @: info@asoid.com Página 25 de 27
Ilustración 30 Enviar Facturas
Si nuestras facturas hubieran sido periódicas hubiéramos visto la generación de las nuevas facturas proforma vistas en la página 17 Crear Modelo de Factura Periódica.
6. GESTIÓN DE CLIENTES
6.1.Introducir nuevo Cliente Para introducir un nuevo cliente en nuestra base de datos basta con pinchar en la pestaña de Configuración – Clientes
Ilustración 31 Nuevo Cliente
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Nos aparece el listado de nuestros clientes registrados, pinchamos en Nuevo Cliente y automáticamente nos aparece una pantalla donde nos pide los datos personales del cliente así como los datos bancarios para facturar. Pinchamos en Guardar y quedaran registrados en nuestra base de batos. o también desde cualquier pantalla de facturación pinchar en la lupa:
Ilustración 32 Datos Cliente Edición y Creación
6.2. Buscar un Cliente Para realizar la búsqueda de un cliente guardado en nuestra base de datos podemos utilizar nuestro buscador. La búsqueda se puede realizar conociendo el Nombre del la Empresa o Cliente, podemos realizarla también introduciendo el nombre del Contacto o por el número Id con la que le tenemos registrado.
Ilustración 33 Buscador Clientes
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6.3.Ventas realizadas a Cliente Ver las ventas que se ha realizado a un cliente es tan sencillo como ir a la pestaña de Facturación Cobradas Ilustración 12 Listado de Facturas cobradas página 17 y a través del buscador Lupa buscar a nuestro cliente y listar.
7. INFORMES A través de nuestra herramienta de Informes veremos rápidamente una situación general de nuetsra facturación tanto emitida como prevista:
Ilustración 34 Informes
7.1. Estimaciones Las estimaciones nos mostraran una visión general por periodos en descargando un documento en pdf para nuestra contabilidad y seguimiento:
Ilustración 35 Informe estimaciones en pdf
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7.2. Guardar Informes Con esta Opción generaremos un documento en Excel para pdoer filtrar y realizar nuestros informes como deseemos:
Ilustración 36 Descarga Informes
8. OTRAS CONFIGURACIONES 8.1.Añadir productos o Servicios Para la generación de nuestras Facturas deberemos intentar automatizar nuestros servicios a cobrar, de este modo simplemente recuperando los conceptos y modificando los importes generaremos nuestras facturas.
Ilustración 37 Nuevos Productos – Servicios
NOTA: los descuentos aplicados a productos serán automáticamente calculados en la emisión de la factura. Antártida Soluciones S.L. Avda. Tenerife nº 2, Bloque 2, Planta 3 28703 San Sebastián de los Reyes ‐ Madrid T: (+34) 91 490 59 66 • F: (+34) 916 622 835 • @: info@asoid.com Página 29 de 27
Ilustración 38 Nuevo Producto
8.2.Series Podemos generar diferentes series para la clasificación de nuestra Facturación. Está vendrá determinada por:
Ilustración 39 Generación Series Facturación
Por defecto la serie pre‐determinada será la serie con la que facturemos. Antártida Soluciones S.L. Avda. Tenerife nº 2, Bloque 2, Planta 3 28703 San Sebastián de los Reyes ‐ Madrid T: (+34) 91 490 59 66 • F: (+34) 916 622 835 • @: info@asoid.com Página 30 de 27
9. Contacto Soporte Antártida Soluciones S.L. Avda. Tenerife nº 2, Bloque 2, Planta 3 28703 San Sebastián de los Reyes ‐ Madrid T: (+34) 91 490 59 66 F: (+34) 916 622 835 @: soporte@profitbc.com Skype: profitbc2009
Gracias por su Atención
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