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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

LAURA JULIANA MEDINA LULIGO EDITH HINCAPIE ZAPATA KARINE LIZTEH ARENAS MORALES VIVIANA ARIZA VASQUEZ

SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO ARMENIA QUINDIO 16-03-2012 Carrera 17 # 16-00 Karine@hotmail.com


MANUAL DE CORRESPONDENCIA

LAURA JULIANA MEDINA LULIGO EDITH HINCAPIE ZAPATA KARINE LIZETH ARENAS MORALES VIVIANA ARIZA VASQUEZ TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

ANDREA CAROLINA BALBUENA INSTRUCTORA DE ARCHIVO

SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO ARMENIA QUINDIO Carrera 17 # 16-00 Karine@hotmail.com


Contenido Pagina Justificación………………………………………………………………………1 Objetivo general………………………………………………………………….2 Objetivo especifico……………………………………………………………...3 Misión………………………………………………………………………………4 Visión………………………………………………………………………………5 Alcance…………………………………………………………………………….6 Manual de correspondencia…………………………………………………...7 Responsabilidades……………………………………………………………...8 Correspondencia recibida……………………………………………………..9 Pasos para el tratamiento de la correspondencia recibida……………..10 Digitalización de correspondencia recibida……………………………….11 Correspondencia despachada……………………………………………….12 Comunicación interna………………………………………………………….13 Archivo……………………………………………………………………………14 Glosario…………………………………………………………………………...15 Definición de la tabla de retención documental…………………………...16 Definición de las transferencias……………………………………………...17 Importancia de las transferencias documentales………………………..18 Transferencias documentales………………………………………………..19 Segunda transferencia…………………………………………………………20 Tercera transferencia…………………………………………………………..21 Conservación de los documentos…………………………………………..22 Conclusiones……………………………………………………………………23 Definición de conservación documental…………………………………...24 Importancia de la conservación documental……………………………..25 Criterios para la intervención y conservación de los documentos……26 Condiciones de edificios y locales destinados a archivos……………...27 Conclusiones…………………………………………………………………….28

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INTRODUCCION

Para satisfacer una necesidad que todos tenemos de poseer de una vivienda cómoda y económica, ha surgido en el mercado de la construcción una alternativa que ofrece una excelente oportunidad encaminada a brindar una posibilidad real y concreta. Para la construcción de esta vivienda se utiliza un innovador sistema de tecnología avanzada. Además se debe tener en cuenta los siguientes procedimientos: La correspondencia documental es necesaria para recibir y despachar la documentación a las demás entes. La cual es la encargada de gestionar de forma centralizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestion documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que llevaran en los archivos de gestion, centrales e históricos. .

También nos habla de la importancia de las trasferencias ya que nos permite establecer las normas y plazo de permanencia fijado en una de las etapas del ciclo vital de los documentos. También nos ayuda asegurar y facilitar el manejo de la documentación, garantiza a los ciudadanos el acceso a la documentación.

Por último está la conservación documental, el cual nos permite tener un buen manejo sobre los documentos. Este consiste en realizar los procedimientos de intervención documental en los niveles de conservación preventiva, conservación y restauración. Además, en la conservación se debe tener en cuenta las condiciones de edificios y locales destinados a archivo que garanticen la adecuada conservación.

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JUSTIFICACION El presente proyecto “vega construcciones” tiene que ver con el desarrollo microempresarial en todo el país, enfocándola desde la doble perspectiva de su misma dinámica y potencialidad tanto a nivel comercial como productivo. Permanentemente observamos la diversidad de la empresa como un fenómeno complejo desde la perspectiva económica y social, lo cual hace digno de análisis y de ser tenido en cuenta en cualquier plan de desarrollo, vega construcciones vendría a ser el complemento ideal, es decir una vivienda como motor de desarrollo económico.

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OBJETIVO GENERAL

Comprender el sistema de control a través de la unidad de correspondencia, estableciendo las normas y procedimientos para el recibo, elaboración, distribución, despacho y conservación de la correspondencia tanto interna como externa. También tener en cuenta la importancia de las trasferencias documentales de nuestra empresa

e identificar los valores primarios y

secundarios de la documentación, para

así poder lograr una buena

clasificación, ordenación y conservación de los documentos. Además tener claro los criterios para ejecutar los procedimientos de conservación preventiva, conservación y restauración. Para así, documental.

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lograr una

buena preservación


OBJETIVO ESPECIFICO

1. construir e implantar los medios y mecanismos apropiados que permitan un acertado control para archivar, localizar y consultar en forma fácil, rápida y segura cualquier documento.

2. verificar en un momento dado la dependencia o empleo al cual se ha entregado correspondencia recibida o interna. 3. dar información oportuna a los directivos y dependencias en general sobre documentos trasmitidos. 4. asesorar al personal encargado de la tramitación y manejo de documentos en cada una de las dependencias o archivo de la corporación.

5. Asegurar

y

facilitar

el

control

efectivo

y

ordenado

de

la

documentación.

6. Dar a conocer la producción y evitar la acumulación irracional de los documentos. 7. Identificar los diferentes tipos de transferencias documentales. 8. identificar los criterios de intervención 9. tener en cuenta la conservación preventiva, conservación o restauración de los documentos. 10. Adoptar la conservación preventiva de los documentos.

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MISION

Somos una organizaci贸n estable y confiable enfocada en la realizaci贸n de viviendas, ser reconocidos regionalmente como la mejor cadena prestigiosa que nos diferencia de las dem谩s, y adicional a esto contamos con amplia experiencia en la realizaci贸n de construcciones.

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VISION

Ser la mejor constructora de viviendas a nivel nacional e internacional dentro de 5 a帽os y ser reconocidos por la calidad, superaci贸n, organizaci贸n de nuestros servicios en conjunto con la comunidad.

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ALCANCE

Constructora en el eje cafetero con personal encargado de recibir y digitalizar la correspondencia o comunicaciones internas.

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Responsabilidades:

La ingeniera, su secretaria y todo el personal de las constructoras del eje cafetero son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente instructivo, vinculando a las 谩reas de recepci贸n, despacho y archivo de correspondencia.

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Correspondencia recibida:

Para el manejo de la correspondencia recibida se ha establecido el uso del libro de control de correspondencia, en el cual se debe registrar toda la documentaci贸n recibida tanto del cliente interno como el externo.

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Pasos para el tratamiento de la correspondencia recibida:  Logotipo de la empresa con fecha y hora.  Numeración correlativa, se debe asignar un numero a cada documento y sellarlo dentro o al lado del logotipo.  Anotar los datos en el libro de control de correspondencia.  Digitalizar el documento en formato TIFF y almacenar el archivo en el servidor de documentos bajo el directorio que lleve el mismo nombre del código de lugar. Eje: documento con correlativo 5 recibidos en Armenia en fecha 27/02/2012  Si no existe un directorio es necesario crearlo.  Registrar en el sistema de control de correspondencia en la opción cartas.  Enlace en el sistema de correspondencia del registro con archivo digitalizado.  Registrar los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma, recabando su firma de constancia de entrega en el libro de control de correspondencia.  Cuando la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una copia a la persona que atiende la nota.  Para tener un mejor control de entrega el sistema cuenta con la opción cartas, donde se registran las fechas y personas a quienes se entregaron las notas.

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 El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es responsable de la devolución del documento al archivo una vez aprendida.  Los responsables de recepción deben registrar en el libro de control de correspondencia y el sistema de control de correspondencia, el lugar donde la nota se encuentra archivada.

Digitalización de correspondencia recibida: En la empresa la correspondencia considerando los siguientes criterios: 

debe

ser

digitalizada,

Digitalizar todo lo recibido.

Correspondencia despachada: La correspondencia despachada debe llevar un número, el cual lleva un correlativo diferente por oficina. Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlativo.

OFICINA: CODIGO: Armenia: Fundadores cerca al hotel FCHE estelar. Carrera 17 # 16-00 Karine@hotmail.com


Pereira: CR. 11-47ª cerca al CCVP centro comercial victoria. Manizales: Por la 23 MNZLS cerca al cable vía.  

La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo o por otra persona que esta autorizada a la respuesta. La empresa debe de contar con el logotipo de la entidad que recibe la correspondencia y debe ser archivada por la persona encargada de cada oficina.

Comunicación interna Las comunicaciones internas son documentos que se generan y se envían entre miembros de la misma empresa.  Las comunicaciones internas digitalizadas con la firma del emisor, deben ser enviadas mediante un correo electrónico a su destinatario, ya que cualquier funcionario de vega construcciones es poseedor de una cuenta de correo electrónico.  Estructura y forma:  Toda comunicación enviada debe escribirse en hoja tamaño carta y ser redactada con letra Arial tamaño 1,4 en cursiva. Carrera 17 # 16-00 Karine@hotmail.com


ARCHIVO  Es importante mantener conservando y organizado un archivo que es responsabilidad

de

la

persona

encargada

del

control

de

la

correspondencia de la oficina.  Toda documentación enviada o recibida debe estar archivada y tener un orden correlativo.  Usar archivadores apropiados para cada documento.  La copia sellada puede mantenerse por carpetas u oficinas.

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GLOSARIO 

implantar: establecer algo nuevo en un lugar.

Dependencia: es la capacidad funcional para el desarrollo de actividades de la vida diaria y por requerir ayuda para su realización.

Tramitación: conjunto de trámites necesarios para llevar a adelante un asunto o negocio.

Corporación: asociación que agrupa a personas que desempeñan la misma actividad o profesión.

Factibilidad: se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados.

Perspectiva: circunstancia que puede preverse en un asunto o negocio, en especial si es beneficiosa

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Definición de la tabla de retención documental

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en la primera etapa del ciclo vital de los documentos. Facilita el manejo de la información, contribuye a la racionalización de la documentación. Garantiza la conservación y selección de los documentos que tienen carácter permanente. Permite a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente. Facilita el control y el acceso a los documentos. Regula las trasferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

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Definici贸n de las transferencias

Es un proceso habitual en las instituciones p煤blicas y privadas sujeto a una planeaci贸n ordenada y exacta que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro una vez que estos, hayan cumplido las normas establecidas y el plazo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

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Importancia de las trasferencias documentales

1. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. 2. Evitar la producción y acumulación irracional de los documentos. 3. Asegura y facilita el control y orden de los documentos 4. Da solución física y funcional a la acumulación de documentos en las diferentes dependencias o instituciones productoras. 5. Recopila la información más importante ya sea de decisiones administrativas o sean de valor histórico. 6. Guarda la documentación temporal o permanente, en una adecuada conservación.

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Primeras transferencias:

Todos los documentos que hayan cumplido su tiempo determinado en la tabla de retención documental y en el archivo de gestión serán enviados al archivo central. Deberán transferirse documentos previamente depurados extrayendo copias, circulares, memorandos informativos que no impliquen valores secundarios.

Segunda transferencia: Los documentos recibidos en el archivo central deberán ser verificados por el administrador para darse cuenta si concuerda con la serie y subseries que están registradas en el inventario, para así poder organizar las agrupaciones documentales de acuerdo a su clasificación.

Tercera transferencia: Esta documentación se conservara permanentemente de acuerdo a su valor de la ciencia la investigación y la cultura, para así poder incorporarla al fondo documental correspondiente.

Conservación de los documentos

La documentación se tendrá en un espacio adecuado con buena iluminación e higiene para la conservación de los documentos, el personal dedicado a esta labor debe permanecer con los elementos apropiados. Este proceso no se debe realizar aisladamente y no se debe intercalar documentos que sean afectados por la foliación. Todo documento que este afectado por agentes biológicos deberá separarse del no contaminado, dicho material deberá mantenerse aislado de la fuente de alta humedad y temperatura.

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Utilizar las cajas que cumplan con las especificaciones sugeridas por el archivo general de la nación. Las carpetas serán en cartulina neutra o cartulina blanca, el diseño será adecuado al tamaño de la documentación. Este proceso de amarre es importante para reforzar y facilitar su traslado.

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Conclusiones 

Nosotras hicimos este mini manual de trasferencias con el fin de dar a conocer la importancia de los trámites de documento.

Este mini manual de trasferencia es importante ya que nos permite asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

Los traslados de la documentación nos permiten solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de acumulación de documentos

en las

unidades administrativas e instituciones productoras. 

La tabla de retención en la transferencia documental es la que nos permite concretar los resultados de los procesos de valoración y selección.

El inventario de las series documentales es la que refleja la clasificación, ordenación y descripción de la documentación administrativa.

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Definici贸n de conservaci贸n documental

Es el conjunto de operaciones que tiene por objeto prolongar la vida de un ente material, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevenci贸n y restauraci贸n.

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Importancia de la conservación documental

La conservación documental nos da la facilidad de tener un documento en buen estado y nos permite tener

acceso a los documentos sin ningún

problema. También nos enseña que para tener una buena conservación de los documentos es necesario tener criterios para la intervención, conservación de ellos y las condiciones ambientales para así, tener un archivo con todos los requisitos requeridos.

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Criterios para la intervención y conservación de los documentos

Para ejecutar la intervención documental es necesaria la conservación física y funcional como función archivística el cual cuenta con los siguientes criterios . Unidad del Objeto documental La originalidad del objeto y los diversos valores que poseen los documentos deben ser respetados teniendo en cuenta el documento producido y el valor documental. . Unidad del soporte y de la imagen gráfica No importa sea cual sea su material de elaboración, el hecho es que este conformado por un soporte y por una serie de documentos gráficos que transmite la información consignada. Integridad física del documento Hacer un análisis cuidadoso para garantizar la permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y tener una buena manipulación de los documentos. Criterios de intervención Es implementar una serie de principios que impliquen un buen manejo de los documentos y deben ser estables en el tiempo y en las condiciones ambientales. Valor de uso de los documentos. Los documentos de valores primarios y secundarios no deben tratarse como un objeto cualquiera, pues son de gran importancia para todos. además nos sirve para llevar un control de la empresa. Los materiales de intervención, y los procedimientos metodológicos que se aplican en cualquiera de las fases de conservación-preventiva, conservación y restauración documental son abalados por el laboratorio de restauración del archivo general de la nación, ya sea por acuerdos o normas técnicas.

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Edificios de archivo.

Nuestro archivo cumplirá con las condiciones de edificación, medio ambiental, almacenamiento, seguridad y un buen mantenimiento para una adecuada conservación.

Ubicación.

El terreno donde se va construir no tendrá riesgo de humedad ni de inundaciones.

Se hará en un lugar lejano de la contaminación de las fábricas o de las fuerzas armadas.

Tantear que tanto de espacio se necesita para instalar la documentación a cumulada.

Aspectos estructurales

Se utilizara estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos son dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2.

Los pisos, muros, techos y puertas estarán construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la fricción.

Las pinturas tendrán propiedades ignifugas, estas las protege de incendios, y se dejara el tiempo necesario para que se seque la pintura sustancias nocivas que afecte la documentación.

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y no haya


Capacidad de almacenamiento.

En el depósito de almacenamiento se tendrá cuidado con la seguridad y la manipulación de los documentos.

Se cumplirá con las normas de temperatura para tener una adecuada la conservación de los documentos.

El lugar destinado para el cuidado de la documentación cuenta con todos los elemento necesarios y estará aislado para asegurar la permanencia de los documentos.

Los lugares de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán alejados de los depósitos para una mejor seguridad.

El diseño de la estantería estará acorde con la dimensiones para evitar bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

Los estantes se construyen

en láminas metálicas solidas, resistentes y

estables con anticorrosivos.

La estantería se ubicara a 20cm de la pared.

Mobiliario para documentos en otros formatos. La documentación que sea microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía, disquetes y CD tendremos sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes acordes con las dimensiones y recubrimientos antioxidantes e antiestáticos.

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Los documentos estarán

sueltos o encuadernados con los sistemas de

protección. Los disquetes y C.D tendrán una unidad de conservación plástica en polipropileno Condiciones ambientales El soporte papel tendrá una temperatura de 15 a 20 grados centígrados Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%. La fotografía estará en blanco y negro y su temperatura será la misma del soporte papel y humedad relativa de 40% a 50%. La microfilmación su temperatura 17

a 20 grados centígrados y humedad

relativa de 30% a 40%. Ventilación: El caudal garantiza la renovación continua y ´permanente del aire dos veces por hora.los estantes tendrán una adecuada ventilación. Filtrado de aire: Nosotras contaremos con medios de filtración de aire de ingreso como partículas solidas y contaminantes atmosféricos.

Iluminación en depósitos.se tendrá una radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux, radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen y se tendrá iluminación artificial. Se tendrá en cuenta la señalización para ubicar con rapidez para la atención de desastres y las de evacuación y rescate de las unidades documentales. Mantenimiento: la limpieza de las instalaciones y estanterías se hará con un producto que no incremente la humedad ambiental

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Conclusiones

Los criterios para la intervenci贸n y conservaci贸n de los documentos son muy necesarios para tener en buen estado los documentos. Es importante que los archivos cumplan condiciones de edificaci贸n, medio ambiental, seguridad y un conservaci贸n.

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buen mantenimiento para

una adecuada

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL  

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