DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE PARA UNA UNIDAD PRODUCTORA DE CAFE
ANDRES FELIPE VERGARA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA ARMENIA SEPTIEMBRE 5 DE 2013
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE PARA UNA UNIDAD PRODUCTORA DE CAFE
TRABAJO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO
ANDRES FELIPE VERGARA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA ARMENIA SEPTIEMBRE 5 DE 2013
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TABLA DE CONTENIDO Contenido
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TABLA DE ILUSTRACIONES
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DEDICATORIA
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AGRADECIMIENTO
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JURADOS
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ARMENIA, SEPTIEMBRE 2013
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RESUMEN
PALABRAS CLAVE:
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ABSTRACT
KEY WORDS:
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INTRODUCCION
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1. DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE PARA UNA UNIDAD PRODUCTORA DE CAFE
Ilustración café de Colombia
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Se da origen a la agricultura en el Oriente durante la Prehistoria, en el período llamado Neolítico, hace unos 11.000 años, cuando los hombres aprendieron a cultivar la tierra, para obtener así productos alimenticios sin tener que trasladarse de unos lugares a otros. Posteriormente las civilizaciones iban en crecimiento y las personas podían tener mayores técnicas de cultivo para el sector agrícola, dando paso a los conocimientos de feudos como aportación así un avance agrícola. También se reflejó la necesidad del capital para poder tener mayores opciones de financiamiento y trabajo. Ya en nuestros días la agricultura se ha enfocado como parte esencial en el conocimiento que se tenga del negocio, donde la clave del éxito está en la utilización adecuada de métodos para el desarrollo del mismo, ya que la agricultura es una actividad competitiva donde el empresario debe estar al margen de disposición de información oportuna de cómo han de combinarse y utilizarse en el proceso productivo los recursos: tierra, trabajo y capital, donde aquellos agricultores que no sean capaces de aplicar métodos de trabajo y de dirección eficientes no tendrán éxito en el futuro y así ser poco competitivos en el mercado.
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En Colombia la producción y comercialización de café sigue siendo la más importante de la economía nacional, por la contribución al producto interno bruto, como generador de divisas y como principal fuente de trabajo en las regiones donde se da su producción, como es el caso del eje cafetero especialmente en el Departamento del Quindío. Lo que implica que se debe tener una mayor concentración en conocer e interpretar de forma clara sus falencias para contribuir a un mejor desarrollo de este sector productivo. La contabilidad agrícola tiene por objeto el registro de todas las operaciones que se relacionan con el cultivo de la tierra, la recolección de los frutos y su comercialización, donde es de gran necesidad la aplicación de esta a los unidades (fincas) encargadas de la producción de café, para permitir conocer y entender a fondo los diferentes factores o causas que intervienen en el éxito de la cosecha, tales como: la naturaleza, un cambio inesperado en los precios, nuevos métodos agrícolas, cambios en la actitud de los trabajadores, compradores y en las instituciones de crédito, cooperativas o asociaciones agrícolas con las que el agricultor tiene que tratar. Si la contabilidad es realizada adecuadamente se obtendrán resultados razonables y precisos de la empresa, en el caso de la explotación agrícola existen dificultades que son de gran importancia como lo es dificultad para identificar los gastos e ingresos familiares de los gastos e ingresos de la empresa, la valuación y exposición del capital invertido en la actividad y de los resultados generados por los mismos, dependencia de ciertos factores difícilmente controlados por el hombre, entre ellos los climáticos, la falta de preparación de informes adecuados que faciliten la toma de decisiones tanto del agricultor como de los usuarios de la contabilidad. Donde es evidente que no existe una clasificación uniforme, a pesar de que estas empresas, como cualquiera de las otras dos actividades (comerciales e industriales), buscan obtener los mayores beneficios posibles por la inversión que han realizado. Lo cual se hace de vital importancia y necesidad la implementación de un sistema de información contable agrícola que permita al agricultor ordenar su contabilidad y sus registros de manera que obtenga de ello los mayores beneficios posibles como la información suficiente para el control, tanto de costos y gastos como de los ingresos. Ya que si se cuenta con información confiable y oportuna nos proporcionara una información que es clave de las actividades del agricultor de un periodo a otro, por ejemplo: rendimiento de cada cosecha, cantidad vendida de cada uno de los productos agrícolas, total de ingresos brutos, permitiendo lograr hacer comparaciones entre estos lapsos de tiempo, ganancias netas obtenidas, gastos efectuados en la compra de abonos, fertilizantes, insecticidas, fungicidas, semillas y otros, así como la situación financiera, tanto al inicio como al final de cada año. Con la información anterior se hace esencial mantener una contabilidad correcta y precisa que ayudará al agricultor a cuidar su negocio permitiéndole tener un mayor acceso a fuentes de financiamiento y a contribuir como base para elaborar informes pertinentes como el Balance General, Estado de resultados, Inventario y Balances, Flujo de efectivo etc. 13
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Cómo contribuye la aplicabilidad de un sistema de información contable a la preparación de informes adecuados que faciliten el mejoramiento productivo y la toma de decisiones en una unidad productora de café?
1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA •
¿por medio de qué forma se le da apertura al diseño del sistema de información contable?
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¿de qué manera se obtendrán las bases para conocer de forma especifica el proceso de producción cafetero?
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¿a través de qué forma se le da un ordenamiento especifico a la información producida en la unidad productora de café?
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2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL Diseño y aplicación de un sistema de información contable en una unidad productora de café, que contribuya a poner a disposición del propietario, en el momento oportuno la información necesaria para la toma de decisiones.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS •
Definir un marco de referencia constituido por guías teóricas y conceptuales para el diseño del sistema de información contable.
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Comprender toda la información acerca de la administración de la unidad productiva en forma específica del proceso de producción.
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Construir los criterios y las variables que puedan ordenar de manera clara la información producida en la unidad productora de café.
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3. JUSTIFICACIÓN La administración es importante en el funcionamiento de cualquier organización, este instrumento en conjunto con la contabilidad brinda información necesaria para la toma de decisiones formulando conclusiones de tipo financiero que también permiten tener una mejor planeación y control del futuro de la empresa. El manejo adecuado de los procesos contables, puede garantizar las probabilidades de éxito en una organización, comprendiendo que la finalidad del sector agropecuario es concurrir en el mercado nacional, donde es cada vez mayor la necesidad de conocer las investigaciones agropecuarias en el área de producción y el aumento de la productividad por la implementación de tecnología y técnicas que ligadas a una buena distribución de la economía reúnen todos los elementos básicos que hacen que una empresa sea eficientemente administrada. Es necesario destacar que un sistema de información contable es indispensable para cualquier tipo de organización, ya que estos permiten conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tengan de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado y el resultado obtenido en el periodo, Apoyando a los administradores en la planeación, organización, dirección, toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluación de la gestión de los administradores, control sobre las operaciones , y del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad. Diversas empresas agropecuarias en la región del Quindío no poseen un sistema de información contable apropiado por lo cual no tienen claro todos los gastos y costos reales en lo que incurren normalmente en el desarrollo de sus actividades, este tipo de deducción empírica por parte de los agricultores no maneja las normas contables generalmente aceptadas, produciendo una información inexacta, que no permite un desarrollo positivo de la organización. Este estudio se justifica también en el beneficio y apoyo a todos los Contadores públicos de Colombia, proporcionando de esta manera información con respecto a la aplicación de un modelo de información contable para una unidad productora de café, igualmente sería un paso de gran importancia para la generación de investigaciones destinadas al área contable agropecuaria. La investigación podría arrojar datos que pudieran determinar las debilidades y fortalezas de la aplicación de sistemas de información contable en las unidades productoras de café, cabe destacar que la preferencia hacia este estudio satisface la necesidad de abordar la 16
aplicación de la contabilidad en las unidades productoras, dado a la ausencia de este tipo de estudios con referencia a la aplicación de sistemas contables en el sector agrícola. Esta investigación también se justifica por el hecho que permitiría satisfacer una necesidad del mercado ya que en el país la agricultura sigue siendo la más importante de la economía nacional, por la contribución al producto interno bruto, ayudando a los agricultores a un mejor manejo de sus recursos; y también de manera particular a los investigadores de este proyecto, quienes tienen un gran aspiración por colaborar en la búsqueda de herramientas que permitan fortalecer este sector.
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