INVESTIGACIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL I
YEIMY ANDREA GARAY MORALES
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA BOGOTÁ, COLOMBIA.
Imagen tomada de: www.tiki-toki.com
1. Las dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos son:
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(UNESCO) Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (CIA) Consejo Internacional de Archivos (CIA)
2. El ente rector de la política archivística en Colombia es el Archivo General de la Nación. 3. La ley general de Archivos es la Ley 594 de 2000 regula la función archivística del estado para la empresa pública en sus diferentes niveles y para la empresa privada con funciones públicas entre otros organismos. 4. La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21 hace referencia a que en el plan de gestión documental debe contemplarse lo referente a la digitalización de los documentos haciéndose de forma correcta aplicando los principios y procesos archivísticos para que esta documentación contenga la misma validez que el original 5. La Ley General de Archivos dice que: Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 6.
En mi concepto Gestión Documental es: Planificación y ejecución de actividades técnicas y administrativas para la debida organización de la documentación desde el momento de su elaboración hasta completar su ciclo de vida con el fin de facilitar la búsqueda, recuperación y preservación.
7. Cuadro de normas de carácter general relacionadas con la Gestión Documental. NORMATIVOS
Realizar nomogramas según el sector a donde pertenezca la entidad aplicando la legislación archivística, estándares internacionales de G.D. siempre garantizando la participación
ADMINISTRATIVOS
ECONÓMICOS TECNOLÓGICOS
GESTIÓN DEL CAMBIO
ciudadana y la libertad de información con el debido control por parte del estado. Conformación de un equipo de trabajo en conjunto con las áreas de Archivo y Tecnología, definiendo líderes y responsabilidades de tiempo, trabajo y recursos. Realizar un plan de acción de inversión que permita la ejecución y todo lo propuestos en los plazos para el PGD Hacer uso de las herramientas existentes realizándole las mejoras que sean necesarias para el efectivo control y manejo de la información y que además sea de lenguaje comprensible. Generar la cultura de cambio asegurando las buenas prácticas de gestión documental de la mano de las TICS promoviendo ambientes de confianza.
Imagen tomada de: http://a-doc.es/web/adoc-le-ayuda-a-seguir-un-plan-correcto-de-gestion-documental-en-su-empresa/
8. Mi concepto de: Documento: Soporte producto de una institución que contiene alguna clase de información. Documento de Archivo: Es el registro que se hace con la información producida por la empresa. 10. Mapa conceptual de los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
11. Aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental
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- Asignar responsabilidades a los funcionarios correspondientes del área Administrativa que está en cabeza del archivo. - Contratar un profesional en archivo y auxiliares de archivo para que puedan apoyar y dar forma al proceso de forma organizada y estructurada. - Disponibilidad presupuestal - Implementación o adecuación para uso de las TICS 12. Importancia y ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. El PGD es importante en la medida en que por ejemplo en una empresa exista un fondo documental acumulado y se tenga tanta información que a la hora de hacer búsquedas nunca vamos a tener buenos resultados, entonces estos fondos generan sobrecostos a las empresas, pérdida de la información, estancamiento en el normal desarrollo empresarial ya que todo lo mencionado viola los principios documentales. El PGD Trae muchas ventajas a las organizaciones empezando porque nos asegura la correcta administración de la información y el debido trato a los documentos, da agilidad a diferentes procesos ya que la documentación de una empresa es fundamental para el inicio o seguimiento de diferentes procesos, reduce costos, asegura el acceso a la información, la prolongación documental, la custodia y el mantenimiento constante por parte del área de archivo, entre otras.
14. Consulta de Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su capítulo I Gestión de Documentos a)
Gráfico de los artículos del Art. 1 al Art. 8.
Art.1. Ámbito de aplicación
El decreto es aplicable para todas las empresas estatales, entidades territoriales y privadas con funciones estatales de todo el país.
Art. 2. Tipos de información
La norma será aplicable a cualquier tipo de información producida por dichas entidades y sus funcionarios sin importar el soporte y medio de registro
Art. 3. Responsabilidad de la gestión de documentos
Cada entidad deberá aplicar, cumplir y ejecutar la gestión documental según la norma.
Art. 4 Coordinación de la gestión documental
La oficina del archivo a través del funcionario encargado debe coordinar la gestión documental.
Art. 5. Principios del proceso de gestión documental
Se refiere a ciertos deberes que tiene el archivo para con el usuario y en pro del cumplimiento de las normas establecidas por el AGN y que conllevan a un correcto manejo de la gestión documental. Ejm: Planeación, Economía, Orientación al ciudadano, cultura archivística, Disponibilidad, Protección de la información, etc.
Art. 6. Componentes de la política de gestión documental
Hace referencia a una política que establezca claramente lo referente a marco conceptual, conjunto de estándares, programas de gestión de información, la coordinación entre tecnología y Archivo.
Art. 7. Etapas de la gestión de los documentos
Dar importancia y razón a cada una de éstas etapas:
Art. 8 Instrumentos Archivísticos para la gestión documental
Desarrollar los siguientes instrumentos
Creación, mantenimiento, difusión, administración
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CCD TRD PGD PINAR Inventario Modelo de requisitos Bancos terminológicos Mapa de procesos Tablas de control de acceso
b)
Tabla de procesos de gestión documental y actividades PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PLANEACIÓN
Realizar documentos y formularios para el análisis de procesos, análisis diplomático y registro documental.
PRODUCCIÓN
Estudio de los documentos en todos sus momentos
GESTIÓN Y TRÁMITE
Actividades de seguimiento del documento hasta llevarlo a la resolución de asuntos.
ORGANIZACIÓN
Clasificación, ubicación, ordenación y descripción del documento
TRANSFERENCIA
Transferencia de documentos en las fases del archivo
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Selección de documentos para aplicación de TRD y TVD
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Cuidado documental en el tiempo
VALORACIÓN
Determinar valores primarios y secundarios para la permanencia de los documentos en las diferentes fases del archivo.
15. Tabla artículos 10 al 15 del Decreto 2609 de 2012 Art. 10.
Toda entidad debe implementar su PGD con Plan estratégico y plan de acción
Art. 11
El PGD deberá ser aprobado por un comité Administrativo y luego la oficina de archivo deberá darle cumplimiento y seguimiento.
Art. 12
Publicar el PGD en la página Web Parágrafo: Tener en cuenta la protección de datos personales Parágrafo: El ministerio de las TICS y la Superintendencia de Industria y Comercio darán las directrices de protección de datos.
Art. 13
El PGD debe realizarse conforme a la estructura estipulada
Art. 14
Capacitar anualmente para el desarrollo del PGD
Art. 15
El PGD debe armonizarse con los sistemas administrativos y de gestión del gobierno.
BIBLIOGRAFIA
Ley 594 – Ley General de Archivos. (Julio 14 de 2000) Decreto 2609 – Reglamentación título V de la Ley 594. (Diciembre 14 de 2012) Archivo General de la Nación (2014) Manual implementación de un programa de gestión documental, 60 p, Colombia.
Imagen tomada de: http://mind42.com/public/fae117af-5585-4bac-9481-4ca473a1b912