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Ministerio de la Presidencia

PLIEGO DE CONDICIONES (CARTEL) LICITACIÓN ABREVIADA 2013LA-000019-02700 OBJETO DE LA ADQUISICION “SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y PRODUCCION DE EVENTOS PÚBLICOS QUE CONTRIBUYAN A LA RENDICION DE CUENTAS Y LA TRANSPARENCIA EN LA FUNCION PÚBLICA DE LA ADMINISTRACION DE LA SEÑORA; “LAURA CHINCHILLA MIRANDA”

APERTURA 15:00 horas del día 12 de Abril del 2013

La Administración admitirá todas las ofertas electrónicas que se presenten en tiempo a concurso, incluyendo las de proveedores no invitados. 1. ENCARGADO (A) GENERAL DEL CONTRATO. La persona responsable para el control y seguimiento de este contrato es la señora Kevin Molina Viales, funcionario del Programa de Información y Comunicación de la Presidencia de la República, Teléfono: 2207-92-95. Le (s) corresponde (n) al Administrador del Contrato (Art. 8 inciso g del R.L.C.A.), brindar toda la información necesaria y velar por la correcta ejecución del objeto contractual, como Encargado competente que cuenta con el personal técnico necesario para llevar a cabo y hacerse responsable de lo relacionado con la ejecución del contrato. En caso de que el (los) adjudicatario (s) incurra (n) en incumplimientos y/o conductas como las tipificadas por la Ley de Contratación Administrativa, sus Reformas y su Reglamento, se expondrá a la aplicación de sanciones respectivas. Los Administradores del contrato deberán suscribir el acta de recepción provisional y definitiva de acuerdo al artículo 194 y 195 del R.L.C.A. Así mismo deben comunicar por escrito los incumplimientos en los plazos de entrega, en la entrega de productos, el inicio de ejecución de garantía del producto, ejecución de garantía de cumplimiento, multas, cláusulas penales e incluso el reclamo de daños y perjuicios según corresponda. MANFREDO BRENES HERNANDEZ (FIRMA)

Digitally signed by MANFREDO BRENES HERNANDEZ (FIRMA) Date: 2013.04.04 14:58:58 -06:00 Reason: PROVEEDOR INSTITUCIONAL , Aprobacion Cartel Location: Costa Rica

COMPRARED

Digitally signed by COMPRARED Date: 2013.04.04 14:50:07 -06:00 Reason: Cartel 04-2013LA-000019-02700 Location: Costa Rica

DIEGO ESTEBAN VEGA GONZALEZ (FIRMA)

Digitally signed by DIEGO ESTEBAN VEGA GONZALEZ (FIRMA) Date: 2013.04.04 14:49:21 -06:00 Reason: Sub-Proveedor Institucional, Vb Cartel Location: Costa Rica

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También serán los encargados de la tramitación de las facturas con cargo al (los) pedido (s) de compra, según lo establecido por la Contraloría General de la República en Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado 2. ANTECEDENTES La Presidencia de la República en cumplimiento de sus altas funciones y competencias requiere contratar los Servicios de una Empresa (física o jurídica) en Organización y Producción de Eventos Públicos, que conceptualice, diseñe y ejecute una estrategia de eventos públicos (10 en total, 7 eventos grandes y 3 pequeños) acorde a los lineamientos de comunicación y presentación de resultados de la Administración Chinchilla Miranda. Esta asistencia técnica es fundamental pues contribuye a conceptualizar, diseñar y ejecutar las diferentes actividades de la Presidencia en los diferentes lugares que se planifiquen. La demanda ciudadana de contar cada vez más con la cercanía del Gobierno es una necesidad que no puede obviarse y que requiere ser atendida con la mayor brevedad posible. La rendición de cuentas debe ir más allá de la legitimidad de origen, establecido con lo que obliga y demanda la Contraloría General de la República y la Asamblea Legislativa, implica llevar a la Presidencia a las mismas comunidades para que presente los resultados de su gestión y se someta además a las opiniones, comentarios y sentimientos de la sociedad. Los servicios de producción de eventos tienen entonces como finalidad conceptualizar, diseñar y ejecutar los aspectos técnicos y logísticos necesarios de la Presidencia en sus visitas a las comunidades, de forma coherente con las líneas establecidas en los demás componentes identificados de éste proceso de estrategia de comunicación integral. En este sentido el Programa información y Comunicación requiere contratar una firma especializada en Organización y Producción de Eventos Públicos, con amplia capacidad técnica y logística, y contar con requerimientos mínimos de equipo, infraestructura y personal especializado. Para el Programa Información y Comunicación es de suma importancia la contratación de este servicio como parte del desarrollo de estrategias de comunicación que contribuyen al logro de su objetivo que es proporcionar a las y los ciudadanos y a los medios de comunicación colectiva información veraz y

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Ministerio de la Presidencia oportuna de la gestión del Gobierno, de una manera eficaz y eficiente para la rendición de cuentas y la transparencia en la función pública; así como ser partícipes de la realidad costarricense y la formación de la democracia. En el análisis y decisión que determina la presente contratación , se tiene la imposibilidad de atender dichas actividades con el personal con que cuenta la Presidencia de la República, tomando en consideración que a menudo se programan actividades simultáneas a nivel nacional, en las que participan no solo la señora Presidenta de la República, sino los señores Vicepresidentes en lugares distintos. Aunado que el equipo técnico existente no permite la atención de actividades de tipo masivas y simultáneas. Siendo circunstancias de excepción, que obligan al Gobierno a recurrir a la contratación de firmas especializadas en el tema; tareas que no pueden ser desarrolladas en su totalidad por personal interno de la Presidencia, que aparte de desarrollar labores muy específicas, no cuentan con la experiencia, especialización, equipo y apoyo logístico requerido para un buen desarrollo de estas funciones. El servicio requerido es por un plazo determinado (Abril a Diciembre 2013), pero no permanente, por lo que no amerita llenar plazas para el efecto y objeto contractual requerido. 3. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN 3.1 Objetivo General ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. Servicios de organización y producción de eventos públicos, que contribuyan a la Rendición de Cuentas y la Transparencia en la Función Pública, de la Administración Chinchilla Miranda. 3.2 Actividades a desarrollar Se requiere que la persona física o jurídica contratada lleve a cabo las siguientes actividades: •

Conceptualizar una estrategia de un máximo de 10 eventos públicos ( 7 grandes “ 0 a 2000 personas” y 3 pequeños “ 0 a 300 personas”) aproximadamente de acuerdo con la necesidad del Ministerio de Comunicación y Enlace Institucional-Programa Información y Comunicación de la Presidencia de la República que se integre a los lineamientos de comunicación y presentación de resultados del Gobierno de la República.

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Ministerio de la Presidencia •

Elaborar la programación de los 10 eventos públicos de la Presidencia de la República, acorde al calendario proporcionado para ese fin, previa coordinación con el Ministerio de Comunicación y Enlace Institucional.

Establecer una intervención conceptual y operativa para cada actividad programada, que de forma clara y coherente contribuya al desarrollo de la estrategia integral de la organización y producción de eventos públicos para la Presidencia de la República.

Organizar e implementar cada uno de los 10 eventos públicos de la Presidencia de la República identificados en la programación desarrollada.

Sistematizar el proceso de diseño, organización e implementación de un máximo de 10 eventos públicos de la Presidencia de la República, desarrollados a efectos de identificar las mejoras conceptuales y operativas necesarias para las siguientes actividades por implementar en el desarrollo de la presente asistencia técnica.

4. ASPECTOS FINANCIEROS •

Para financiar esta contratación se dispone de recursos provenientes del Presupuesto del año 2013. Específicamente la partida 201-02700-10702-001 Actividades Protocolarias y Sociales. Se estima que el valor aproximado de esta contratación asciende a ¢100.000.000.00, para cubrir un total de 10 eventos.

El contrato que se celebra entre la Presidencia de la República y la persona física o jurídica; es de servicios y no originará relación de empleo público. No existe subordinación a la Administración pero sí aplican a estos contratos las disposiciones de los artículos 96 y siguientes de la Ley de Contratación Administrativa y las relacionadas de la Ley General de Administración Pública cuando con sus actuaciones dolosas o bajo culpa grave, cause daños a la propia Administración o a los administrados.

En materia de rescisión o resolución contractual aplica lo dispuesto en los artículos 11 de la Ley de Contratación Administrativa y, 204 y siguientes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

La persona física o jurídica adjudicada deberá actuar de manera diligente respecto de todas las obligaciones derivadas del contrato que surge de esta contratación y adoptar todas las medidas razonables para asegurar su cumplimiento efectivo.

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Ministerio de la Presidencia 5. DESCRIPCIÓN DEL ÁMBITO ESPACIAL DONDE HA DE EJECUTARSE EL ESTUDIO O TRABAJO. El servicio solicitado se podrá llevar a cabo en las instalaciones de la Presidencia de la República, o en todo el territorio nacional de acuerdo al calendario de eventos programado o a las necesidades del Ministerio de Comunicación y Enlace Institucional-Programa Información 6. DEFINICIÓN DEL TIEMPO DISPONIBLE (FECHAS DE INICIO Y CONCLUSIÓN) Y FORMA DE PAGO •

El plazo de la contratación que se solicita, será por el período 2013 o hasta dar por finalizado el presupuesto asignado para esta contratación.

Se requiere que la contratación sea por producto entregado, para lo cual se asignará un monto para cada evento, de acuerdo a la magnitud de este y previa solicitud de una cotización por parte del Administrador del Contrato.

La forma de pago será en tractos por evento realizado, previa aprobación del Administrador del contrato. Deberá solicitarse previo al evento, una cotización del servicio la cual debe ser aprobado por el Encargado del Contrato, bajo criterios de razonabilidad y proporcionalidad según el mercado. Además para el pago es contra presentación de la factura e informe de los servicios prestados. Adicionalmente adjunto a la factura, deberá brindarse un desglose con los costos unitarios de cada bien o servicios requeridos para cada uno de los eventos, los cuales deben ser de carácter oficial.

Adicionalmente adjunto a la factura, deberá brindarse un desglose con los costos unitarios de cada bien o servicios requeridos para cada uno de los eventos, los cuales deben ser de carácter oficial.

El Encargado General del Contrato contará con un plazo de cinco días hábiles, para el trámite de la factura. En el caso que se apunte por parte del Encargado General del Contrato la necesidad de alguna corrección o aclaración por parte del contratista, éste deberá hacerla en el menor tiempo posible.

Una vez aprobada la factura, la Administración pagará conforme la forma USUAL DE GOBIERNO. La que de conformidad con la Circular TN-9062010 será de: Mínimo TREINTA DIAS NATURALES y máximo CUARENTA

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Ministerio de la Presidencia Y CINCO DIAS NATURALES. Asimismo, se aclara que de conformidad con el citado artículo el plazo correrá a partir del recibo conforme de la factura. •

La Presidencia de la República no tramitará pago alguno sobre facturas que no estén debidamente autorizadas por la Dirección General de Tributación Directa, o que no estén acompañadas de la certificación de la CCSS, indicando que el contratista se encuentra al día en el pago de sus obligaciones con la Seguridad Social según lo dispone el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.

7. ESPECIFICACIÓN DE LOS RECURSOS (INFRAESTRUCTURA) NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA. •

La empresa (física o jurídica) a cargo deberá contar con una oficina y disponibilidad de horario dentro del cual se le podrá llamar por teléfono, enviar correos electrónicos o citar para reuniones en su oficina, en la Presidencia o en alguna otra dependencia pública. El horario de disponibilidad mínimo se fijará de común acuerdo entre las partes en la etapa de ejecución contractual.

El contratista deberá cumplir con la totalidad de las cargas legales, tributarias y de seguridad social de nuestro ordenamiento y necesarias para realizar una actividad comercial lucrativa.

Deberá contar con las siguientes condiciones mínimas de Equipo, Infraestructura y Personal para organizar como máximo 10 eventos en los sitios señalados de acuerdo al calendario de eventos o según la necesidad del Ministerio de Comunicación y Enlace Institucional-Programa Información y Comunicación. EL Ministerio de Comunicación y Enlace Institucional-Programa Información y Comunicación de acuerdo con sus necesidades puede elegir para cada evento los servicios que requiera de la siguiente lista: • Transporte de cargas y personas • Ofrecer alimentos y bebidas para el personal de la organización y apoyo logístico • Manejo y seguimiento de listas de invitados • Reportes de confirmaciones según necesidades del Programa Información y Comunicación de la Presidencia de la República • Definición, montaje y desmontaje de tarimas (según las necesidades de cada actividad en particular)

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Ministerio de la Presidencia • Toldos y estructuras temporales (en caso de ser en espacios abiertos), o bien disponibilidad de salones (espacios cerrados) • Musicalización • Maestro de ceremonias • Edecanes • Equipo audiovisual e iluminación (incluyendo servicios de ambientalización) • Técnicos en equipo audiovisual e iluminación • Menaje • Manteles y cubre manteles • Cobertor para silla con lazos • Arreglos florales de mesa principal • Reportes y control de ingreso • Servicio de perifoneo (pre-producción del evento) • Servicio de animación • Traducción simultánea en diferentes idiomas (inglés - español) • Servicio de decoraciones • Impresiones gráficas • Material de apoyo y promocional • Mobiliario • Diseño, montaje y decoración de stands • Sonido para actividades masivas • Grupos musicales • Pantalla gigante y móviles • Juegos pirotécnicos • Saloneros • Entre otros 8. DETALLE DE LOS RESULTADOS ESPERADOS (PRODUCTOS) Y MEDICIÓN DE RESULTADOS (DOCUMENTO DE CONTROL) Producto: El producto serán 10 eventos (7 grandes de 0 a 2,000 personas y 3 pequeños de 0 a 300 personas) para la Presidencia de la República que serán efectuados en coordinación con el Ministerio de Comunicación y Enlace Institucional Programa Información y Comunicación y Administrador del Contrato.

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Ministerio de la Presidencia 9. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR •

La empresa se compromete en cuanto al trabajo de campo, a ajustarse al horario ordinario y extraordinario de la Presidencia de la República. Asimismo, deberá ofrecer una disponibilidad las 24 horas al día para la organización y planificación de los eventos a ser desarrollados.

Por las serías limitaciones de espacio que enfrenta la Presidencia de la República, solo se dará facilidades de espacio y mobiliario para llevar a cabo el trabajo en caso de excepciones muy calificadas.

La empresa que resulte adjudicataria deberá de tener total discrecionalidad y confiabilidad absoluta en el manejo de la información.

El material audiovisual recopilado durante las filmaciones será propiedad de la Presidencia de la República, de manera que la empresa adjudicataria no estará autorizada a ceder, vender o alquilar dicho material.

Las consultas que surgieran sobre las especificaciones técnicas del presente cartel pueden ser formuladas al Director Administrativo del Programa de Información y Comunicación

Un requisito indispensable es la inmediatez en la respuesta del servicio de producción, pues en ocasiones se requiere desplazarse a cualquier parte del territorio nacional para la preparación de los eventos.

La empresa debe de tener experiencia comprobada de al menos cinco años en temas de organización y producción de eventos. Así como experiencia en diseño de mensajes de carácter informativo y publicitario, para ello, deberá aportar un listado de los clientes y contactos para comprobar este aspecto.

El tratamiento de temas con consideración de género, sostenibilidad y sensibilidad étnica serán tomados en consideración.

Por la particularidad del servicio a brindar, los presentes requerimientos serán de admisibilidad para las eventuales ofertas. Lo anterior porque se considera indispensable el conocimiento comprobado en las áreas dichas.

10. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA •

Cumplir en tiempo con los requerimientos solicitados por la Presidencia de la República.

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Guardar absoluta confidencialidad con relación a la información que reciba o brinde, producto de las labores de consultoría.

Colaborar y facilitar en todo lo necesario o pertinente, brindando asesoramiento profesional objetivo e imparcial, para la pronta y eficaz ejecución de las actividades contractuales.

Elaborar los eventos que son objeto de la presente contratación; siendo que los mismos se considerarán propiedad de la Presidencia de la República. La persona física o jurídica podrá conservar copia de los documentos relacionados a estos, pero no podrá utilizarlos para fines ajenos a este concurso, sin el consentimiento previo de la Presidencia de la República.

Actuar de buena fe en lo que respecta a sus derechos, en virtud del contrato que se derive de este concurso y adoptar todas las medidas razonables para asegurar su cumplimiento efectivo.

El contratista se compromete a responder de forma escrita, durante los siguientes cinco días hábiles después de recibida la comunicación, toda notificación de incumplimiento sobre los extremos del contrato.

11. Cláusulas de confidencialidad. •

El contratista tendrá la obligación de guardar confidencialidad de la información a que tenga acceso y de los productos objeto de esta contratación.

La entrega de información que haga La Presidencia de la República a la empresa contratada tendrá carácter confidencial, de conformidad con lo regulado por el artículo 24 de la Constitución Política.

La persona física o jurídica contratada se compromete a mantener la información que La Presidencia de la República le suministre privilegiada y protegida como confidencial, de conformidad con lo expresado en este acuerdo, y a no revelar tal información a terceras personas, salvo si cuenta para ello con la autorización escrita de La Presidencia de la República.

La persona física o jurídica contratada dispondrá de esta información únicamente para los efectos de cumplir con los términos de la contratación y le garantiza a La Presidencia de la República que mantendrá el carácter confidencial.

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La persona física o jurídica contratada se compromete a limitar el acceso de la información proporcionada por La Presidencia de la República a su personal administrativo y técnico, cuyas labores estén relacionadas con el cumplimiento del desarrollo de la contratación, siempre que su trabajo así lo justifique y exista la necesidad de conocer esa información.

La persona física o jurídica contratada se obliga a advertir a su personal administrativo y técnico involucrado en el desarrollo de la contratación su carácter confidencial de la información que La Presidencia de la República les suministre, así como de las consecuencias legales de violentar los términos y condiciones de este acuerdo de confidencialidad.

La persona física o jurídica contratada y su personal tendrá acceso a la información que le suministre La Presidencia de la República, en el entendido de su obligación de respetar el derecho de propiedad sobre ésta por parte de La Presidencia de la República y bajo ninguna circunstancia la podrán vender, ceder, prestar, intercambiar o traspasar a ninguna persona física o jurídica, salvo aquella que sea requerida para efectos legales, previa autorización expresa y escrita de La Presidencia de la República.

La persona física o jurídica contratada se compromete a mantener bajo confidencialidad y reserva todos los procesos, métodos de operación, datos, informaciones, procedimientos, ideas, equipos, estrategias de mercado, precios, términos y detalles relacionados con los negocios y actividades y sin limitación, toda información, verbal, escrita o en forma de mensaje de datos, relacionada con cualquiera de los elementos del sistema incluidas sus mejoras, modificaciones o actualizaciones.

La persona física o jurídica contratada se compromete a borrar cualquier tipo de información relacionada con la documentación suministrada (bases de datos, documentos, registros, entre otros; que están en su poder) al cabo de la vigencia de este acuerdo. En este caso el encargado general del contrato confeccionará el acta correspondiente, de la cual se enviará una copia al Departamento de Proveeduría de La Presidencia de la República a efecto de incorporarla en los expedientes de contratación.

La violación de cualquiera de los términos de este acuerdo, por parte de la empresa contratada, se reputará como daño y perjuicio, facultando a La Presidencia de la República a utilizar los mecanismos legales tendentes a su reparación.

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Ministerio de la Presidencia •

Este acuerdo tendrá vigencia durante el tiempo que dure el desarrollo de la contratación y sus correspondientes garantías.

12. CONDICIONES GENERALES, LEGALES Y DE ADMISIBILIDAD. La oferta deberá presentarse en forma electrónica y deberá ser firmada y enviada por quien tenga poder para ello. No se aceptarán ofertas en forma escrita ni en algún medio magnético (Disco Compacto, llave maya, entre otros), si se presentan de esa forma serán descartadas del proceso sin abrir los sobres. La oferta electrónica deberá realizarse a través del Sistema de Compras Gubernamentales Compr@RED accediendo a la siguiente dirección electrónica, http://www.comprared.cr ; para lo cual, de previo a participar en el concurso, cualquier eventual oferente deberá contar con la Firma Digital Certificada, la cual deberá solicitarse ante la Autoridad de Registro habilitada por la Autoridad Certificadora del SINPE para lo cual puede consultar, en la siguiente dirección http://fdi.sinpe.fi.cr/autoridades.html este procedimiento una vez que el interesado presenta la información correspondiente tarda en promedio de 3 a 5 días hábiles dependiendo del banco que se utilice, por lo que deben de realizarlo con suficiente antelación al día de apertura de ofertas, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento de Utilización del Sistema de Compras Gubernamentales Compr@RED, en las políticas de uso del sistema, demás normativa relacionada, además de los lineamientos y manuales establecidos por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en cuanto a la utilización de los medios electrónicos en Compr@RED, los cuales podrán ser accesados en la dirección www.comprared.cr , opción ayuda. A través de CompraRED, los oferentes podrán, solicitar aclaraciones, presentar subsanes, enviar su oferta electrónica, presentar recursos, y actualizar los bienes o servicios que ofrecen y sus opciones de negocio en el catálogo electrónico, ésta última funcionalidad se describe con más detalle en el presente cartel. Las ofertas electrónicas deberán remitirse cumpliendo con los siguientes requisitos:  Para confeccionar una oferta electrónica en Compr@RED se requiere que el usuario tenga una cuenta en Compr@RED. El mismo usuario puede crear la cuenta utilizando la Firma Digital Certificada o la puede crear con la dirección de correo electrónico y una clave, esto último aplica para aquellas empresas que se encuentren como no inscritas o utilicen sistemas de Linux o Mac, para firmar la oferta si lo deben de realizar con la firma digital y utilizar un software gratuito de firma o con Acrobat Professional.  Para presentar la oferta digitalmente utilizando Compr@RED es necesario que la oferta sea firmada digitalmente por el representante autorizado del

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Ministerio de la Presidencia oferente, para lo cual se requiere que el representante cuente con Firma Digital Certificada.  IMPORTANTE: No espere hasta el último momento para presentar la oferta y asegúrese de contar con una conexión de por lo menos 128 Kbps El tiempo requerido para confeccionar y presentar la oferta va a depender de la cantidad de opción de negocios que va a ofertar y del tamaño de los documentos que debe aportar, en este sentido los documentos deben subirse comprimidos y no exceder los 5 MB por archivo hasta un máximo de 15 MB.  Asimismo es aconsejable que se disponga de un software que pueda comprimir archivos para que puedan subirlos de forma más ágil.  Además los usuarios del sistema deben darle confianza al certificado de COMPRARED en los programas clientes que utilicen para que puedan interpretar el significado de los mensajes que emite COMPRARED con respecto a la firma digital de cada transacción o documento procesado.  Los usuarios del sistema que utilicen tecnología Microsoft, deben instalar el ActiveX de COMPRARED en su máquina para que los programas clientes que utilicen validen completamente los mensajes que emite COMPRARED con respecto a la firma digital de cada transacción o documento procesado, esta instalación la podrán realizar desde la dirección: www.comprared.go.cr , al desplegarse la pagina en la parte inferior se indica los pasos a seguir y se puede encontrar un manual con la descripción completa del proceso.  Por tratarse de ofertas electrónicas, la documentación solicitada en el presente pliego de condiciones tales como los timbres y demás certificaciones se podrán presentar en forma escaneada o digital dentro de la misma oferta electrónica.  En caso de presentarse alguna oferta por escrito u otra vía que no sea a través del sistema COMPRARED, QUEDARÁN EXCLUIDO DEL CONCURSO.  Es obligación de los OFERENTES mantenerse informados de todas las incidencias que se den en el proceso de selección del contratista y, para ello, debe verificar con frecuencia el Sistema Electrónico de Compras Gubernamentales “COMPRARED”, todos los anuncios y notificaciones con respecto al procedimiento, en atención a lo establecido en el Reglamento de Sistema Electrónico de Compras Gubernamentales “Compr@RED”.

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Ministerio de la Presidencia  Es responsabilidad del contratista verificar la corrección del procedimiento de contratación administrativa, y la ejecución contractual. En virtud de esta obligación, para fundamentar gestiones resarcitorias, no podrá alegar desconocimientos del ordenamiento aplicable ni de las consecuencias de la conducta administrativa.  Las modificaciones al pliego de condiciones serán de conocimiento público mediante publicación a través del Sistema Electrónico de Compras Gubernamentales “Compr@RED”.  En caso que se haya autorizado el uso de los medios electrónicos, aclaraciones, recursos de objeción, subsanes, revocatoria y apelación se notificarán a través de Compr@RED.  La sola presentación y firma de la oferta, se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento al cartel, disposiciones legales y reglamentarias vigentes de conformidad con el artículo 66 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 12.1 El oferente debe indicar una VIGENCIA DE LA OFERTA, igual o mayor a 45 días hábiles a partir de la apertura de las ofertas. 12.2 El oferente deberá indicar en días o meses la GARANTÍA del servicio ofertado conforme se requiera en cada línea (En caso de que la línea no solicite una garantía, el oferente debe indicar una por su cuenta). En caso de no indicar el plazo de garantía, la oferta quedará excluida del concurso. 12.3 El oferente deberá indicar en horas o días hábiles el PLAZO DE ENTREGA del servicio ofertado. En caso de no indicar el plazo de entrega, la oferta automáticamente quedará excluida del concurso. 12.4 Como forma de pago deberá indicarse: LA USUAL DE GOBIERNO. La que de conformidad con la circular TN-906-2010 será de: Mínimo TREINTA DIAS NATURALES y máximo CUARENTA Y CINCO DIAS NATURALES. Asimismo, se aclara que de conformidad con el citado artículo el plazo correrá a partir del recibo conforme de la factura. En caso de no indicar este tipo de forma de pago, se excluye la oferta del concurso. 12.5 El oferente podrá subcontratar hasta un 50% máximo, detallando los listados respectivos, de conformidad con la normativa que rige la materia. En caso de Subcontratar por servicios profesionales, el oferente debe indicar el detalle de los nombres, números de cédula de identidad o jurídica, profesión o actividad,

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Ministerio de la Presidencia y adjuntar el contrato de servicios profesionales con el detalle respectivo. Así mismo deberá adjuntar la certificación de la CCSS, FODESAF, y estar al día en los demás impuesto nacionales requeridos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 12.6 Se consideran inadmisibles e insubsanables las ofertas que incumplan respecto a la indicación de los siguientes puntos, garantía del servicio ofrecido, plazo de entrega, forma de pago y vigencia de la oferta cuando ésta sea inferior al 80% del plazo solicitado. Asimismo se considerarán inadmisibles las ofertas que no estén debidamente firmadas por el representante legal ó apoderado. 12.7 El sistema internacional de unidades, basado en el sistema métrico decimal es de uso obligatorio. 12.8 El adjudicatario (o representante en nombre de aquél), deberá asumir los gastos que por comisiones y gastos bancarios se deriven de la forma de pago; de tal forma que la empresa representante (a nombre de la empresa en el exterior) pague los gastos y comisiones bancarias locales y el beneficiario del pago en el exterior, asuma los gastos y comisiones fuera de Costa Rica. 12.9 El monto de la oferta deberá expresarse con un máximo de dos decimales. 12.10 No se permite la cotización parcial de una línea. El oferente de la cotización deberá indicar el desglose de los componentes de cada línea(s), debiendo presentar los precios unitarios y totales. Si la sumatoria de los precios unitarios excede el precio total, la oferta se comparará con el mayor precio. En toda oferta deberá cotizarse el precio libre de tributos. 12.11 El oferente, estará obligado a describir de forma completa a partir del cartel, las características del objeto, bien o servicio que cotiza, indicando marca, modelo, y demás características del bien o servicio, sin necesidad de reiterar la aceptación de las cláusulas invariables o condiciones obligatorias, cuyo cumplimiento se presume. 12.12 El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en el cartel o pliego de condiciones y sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real. Los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda, en cuyo caso el sistema COMPRARED las convertirá en moneda nacional.

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Ministerio de la Presidencia 12.13 Se requieren precios ciertos, firmes y definitivos. 12.14 De conformidad con lo establecido en el artículo 20 de le Ley para la Promoción de las Pequeñas y Mediana Empresas N° 8262, en concordancia con el artículo 19 del Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración: a) Serán escogidas, preferentemente respecto de los demás oferentes, las PYMES de producción nacional cuyos productos sean de calidad equiparable, abastecimiento adecuado y precio igual o inferior al de los productos importados. En condiciones de igual precio, calidad y capacidad de suministros y servicios, las entidades públicas, preferirán a las PYMES de producción nacional; además, tomarán en cuenta los costos de bodegaje, seguro y costo financiero en que se podría incurrir al comprar el producto. b) Las compras del sector público no discriminarán ni sesgarán de modo alguno a las empresas nacionales frente a las extranjeras, ni a las PYMES frente a las empresas de mayor tamaño, al establecer mecanismos de pago, lugar o plazo de entrega, ni por otros parámetros de comparación. 12.15 La Administración evaluará exclusivamente las ofertas bases, no se admitirán ofertas u opciones alternativas. 12.16 En esta contratación se adjudicará a la oferta que cuente con el mayor puntaje correspondiente a la metodología de evaluación. 13. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN APORTAR CON LA OFERTA ESCRITA El oferente deberá adjuntar en su oferta electrónica lo siguiente: •

Declaración jurada de que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales (Art. 65 inciso a, R.L.C.A.).

Declaración jurada de que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prevé el artículo 22 y 22 bis, de la Ley de Contratación Administrativa (Art. 65 inciso b, R.L.C.A.)

Certificación de estar AL DIA Y ACTIVO en el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense del Seguro Social de conformidad con el artículo No. 31 de la Ley de Protección al Trabajador y el artículo No. 74 reformado de la Ley Orgánica de la Caja Costarricense del Seguro Social (Art. 65 inciso a, R.L.C.A.).

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Ministerio de la Presidencia •

Declaración jurada de que las personas físicas o jurídicas cumplen estrictamente con las obligaciones laborales y de Seguridad Social, incluyendo el salario mínimo establecido por el decreto de Salarios Mínimos del Ministerio de Trabajo. Lo anterior de conformidad con la Directriz Presidencial Nº 34, publicada en el diario oficial la Gaceta Nº 153 y al oficio DGABCA-NP-1131-2010 emitido por la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa.

Certificación de encontrarse al día en el pago de FODESAF, de conformidad con el artículo 22 de la Ley N° 5662.

Declaración jurada y copia del recibo de cancelación del impuesto a las sociedades anónimas en caso de participar como persona jurídica.

FORMATO DE DECLARACION JURADA (USO NO OBLIGATORIO) Yo_________ (nombre y apellidos), mayor, ____ (estado civil completo), ____(profesión u oficio), vecino de ____(dirección exacta), portador (a) de la cédula de identidad número ____ y debidamente apercibido de las penas que establece la legislación penal costarricense para el delito de falso testimonio y las responsabilidades civiles que pueden derivar de este acto, bajo la fe de juramento DECLARO: Que mi representa (o que el suscrito/a) se encuentra al día en el pago de todo tipo de tributo, de conformidad con el artículo 65 inciso a) R.L.C.A. Que tanto a los representantes legales como a los socios de la empresa e integrantes de Junta Directiva (o que al suscrito/a) no les alcanzan ninguna de las prohibiciones que señalan los Artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. Que la sociedad cumple estrictamente con las obligaciones laborales y de Seguridad Social, incluyendo el salario mínimo establecido por el decreto de Salarios Mínimos del Ministerio de Trabajo. (Eliminar este párrafo en caso de ser oferente como persona física). ES TODO. Es conforme, firmo ____ a las ____ horas del ____ de ____del ____. 14. Metodología de evaluación Para seleccionar las ofertas que cumplen legalmente y técnicamente con todas las especificaciones y requerimientos técnicos solicitados por la Presidencia de la República para cada una de las líneas que conforman la contratación y establecidos en el cartel se determinaron los siguientes factores:

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Ministerio de la Presidencia 14.1 Factores de evaluación 14.1.1 14.1.2 14.1.3

Monto de la Oferta (Precio)....................................... 40% Disponibilidad............................................................ 20% Experiencia de la Firma.............................................. 40% Total.......................................................................... 100%

14.1.1 Monto de la Oferta (Precio) (40%) La Administración, para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio se aplicará la siguiente fórmula: FP= (Pmin)/Px) x 40 Donde: FP= Puntaje obtenido por el oferente en el Factor Precio. Px= Precio total ofrecido por la oferta en evaluación. Pmin= Precio total de la oferta con el monto más bajo. El precio se deberá cotizar y se entenderá para todos los efectos al monto total de de Organizar 10 Eventos públicos; precio que debe ser libre de los impuestos de venta y consumo. El precio de la oferta será firme y definitivo, debiendo para ello hacerse un cálculo de acuerdo al tiempo, recursos logísticos y horas profesionales que se dedicarán al trabajo solicitado en el presente cartel. 14.1.2 Disponibilidad: (20%) Se refiere al tiempo que la empresa necesita para cumplir con las solicitudes hechas por el Programa de Información y Comunicación de la Presidencia de la República, en el entendido del tiempo que la empresa necesita para organizar su personal y tenerlo a disposición de Casa Presidencial, o en el lugar indicado para iniciar las labores solicitadas, sean estas de consulta técnica, análisis o reprogramación del calendario de intervención, como precisión de las actividades por desarrollar. Para lo cual se establece una respuesta máxima de veinticuatro horas (24) y será evaluado de la siguiente forma: Porcentaje Obtenido: Disponibilidad ofrecida por la oferta de menor plazo X 20 Disponibilidad ofrecida por la oferta a calificar

A estos efectos la oferta deberá contener manifestación expresa de la disponibilidad que ofrece la empresa a la Administración. En caso de no indicar dicha manifestación expresa se evaluará ese factor con cero puntos.

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Ministerio de la Presidencia El proveedor deberá hacer manifestación expresa en horas hábiles, el tiempo de respuesta ofrecido. 14.1.3 Experiencia de la firma: (40%) La experiencia de la firma será evaluada considerando la experiencia de la empresa y la experiencia del personal que será asignado para la realización de los trabajos, para lo cual se aplicará la siguiente metodología: 14.1.3.1 Experiencia de la Empresa: La empresa deberá presentar una declaración jurada notarial de los servicios en organización y producción de eventos para la Administración Pública en general, se debe indicar la institución respectiva y el período respectivo. Para determinar el puntaje correspondiente en el factor experiencia en organización y producción de eventos en la administración pública se aplicara la siguiente formula: Pte: X*Eo E> En donde: Pte.= Puntaje total experiencia en organización y producción de eventos realizados para la administración pública X= Mayor número de puntos a asignar Eo= Número de eventos organizados y producidos para la administración pública por el oferente según especificaciones E>= Mayor número de eventos organizados y producidos para la administración pública. En caso de no presentar la declaración solicitada, se evaluará ese factor con cero puntos. Este apartado será calificado con un máximo de 22 Pts. 14.1.3.2 Experiencia del personal: En este apartado se evaluará la experiencia correspondiente al cargo de: director en organización de eventos, primer especialista en relaciones públicas, segundo especialista en relaciones públicas, técnico en sonido e iluminación, especialista en protocolo, especialista en diseño y montaje de tarimas y estructuras temporales. Total a asignar por experiencia en cada puesto 3 puntos; para un total de 18 puntos.

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Ministerio de la Presidencia Más de 2 Puesto años de Experiencia Director en organización de 1 eventos Especialista en relaciones 1 públicas 1 Especialista en relaciones 1 públicas 2 Técnico en sonido e 1 iluminación Especialista en protocolo 1 Especialista en diseño y 1 montaje de tarimas y estructuras temporales

Más de 3 años de Experiencia 2

Más de 4 años de Experiencia 3

2

3

2

3

2

3

2 2

3 3

En caso de no presentar la declaración solicitada, se evaluará ese factor con cero puntos. La experiencia se acreditará mediante constancias de empresas y/o personas en donde hayan realizado trabajos de la misma naturaleza. La constancia deberá ser firmada por el representante legal de la empresa. 15. Garantías Garantía de Cumplimiento •

El oferente que resulte adjudicado deberá presentar el 10% de garantía de cumplimiento sobre el monto total de la adjudicación, con una vigencia de 9 MESES.

El depósito de garantía debe contener como mínimo la siguiente descripción: N° de Licitación, nombre de la persona física o jurídica depositante.

La garantía de cumplimiento se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Cuando la garantía de cumplimiento sea en dinero en efectivo (colones), bonos, certificados a plazo, cheque certificado, cheque de gerencia, carta de garantía, ó mediante transferencia bancaria en dólares, regirán las disposiciones contempladas en la garantía de cumplimiento, en cuyo caso

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Ministerio de la Presidencia deberá aportarse una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por Bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta. •

Las cuentas a las que se deberán realizar los depósitos, en caso de requerirse, son: En colones cuenta Nº 100-01-102-000639-2 del Banco Nacional de Costa Rica. El depositante deberá confirmar que estén a nombre de Ministerio de la Presidencia. En dólares cuenta Nº 100-02-102-600195-9 del Banco Nacional de Costa Rica. El depositante deberá confirmar que estén a nombre de Ministerio de la Presidencia. No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia.

El contratista deberá presentar la garantía de cumplimiento en el plazo que señale la Proveeduría Institucional.

La garantía de cumplimiento será devuelta de conformidad con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

16. Adjudicación •

Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la calificación de cada oferta tomando en consideración el sistema de valoración establecido en el cartel.

El plazo máximo para el dictado del acto de adjudicación será un máximo el DOBLE DEL PLAZO de la apertura de las ofertas, contados a partir del día siguiente a la fecha de apertura. La Administración se reserva el derecho de prorrogar el plazo de adjudicación de la presente contratación de conformidad el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

En el caso de presentarse un empate entre dos o más ofertas, se adjudicará según el siguiente orden: • Se aplicar lo relativo a la reforma del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa “Artículo 55 bis”. • La oferta que indique el menor plazo de entrega del bien. • De persistir el empate, la oferta que indique el mayor plazo de garantía.

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Ministerio de la Presidencia • De persistir el empate, se le hará saber a los oferentes que presentan el empate dicha situación y se les solicitará por escrito que en caso de que así lo deseen pueden presentar un descuento, en este supuesto ganará la oferta que realice el mayor descuento dentro del emplazamiento. • De persistir el empate, definirá la suerte. En este último supuesto, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinados para seleccionar la oferta ganadora. El oferente que no se presente quedará automáticamente excluido. De todo ello se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento, y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación. 17. Recursos Todo recurso de objeción, revocatoria o apelación al presente concurso, debe ser presentado de manera digital a través del sistema Compr@RED, caso contrario, será rechazado ad portas, en virtud de que la Contratación es 100% electrónica y las ofertas son presentadas de manera digital. 18. Cesión de la Contratación La contratación que se formalice mediante esta licitación no podrá ser cedida ni traspasada en modo alguno a terceros, salvo autorización expresa y por escrito de la administración contratante por medio de acto debidamente razonado, conforme lo dispone el artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Cuando la sesión corresponda a más de un 50% del objeto del contrato, se requerirá de autorización expresa de la Contraloría General de la República. 19. Cláusula Penal y Multas Por cada hora de atraso en el tiempo de respuesta del servicio solicitado una vez que la Administración realice la llamada requiriendo el servicio, el adjudicatario cancelará a la Administración el equivalente al 1% del monto total adjudicado, hasta un máximo del 25%, suma que será deducida inmediatamente del monto facturado. 20. FORMALIZACIÓN. La presente contratación se formalizará mediante documento escrito, de conformidad con lo señalado en el artículo 190 y siguientes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

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Ministerio de la Presidencia

La presente contratación queda sujeta a la Aprobación Interna por parte de la Dirección Jurídica de conformidad con lo establecido en la Autorización de la Contraloría General de la República. 21. Orden de compra y recepción de facturas Todo adjudicatario deberá presentar junto a la orden de pedido original y la factura, los timbres fiscales (¢2.50 por cada ¢1.000,00) correspondientes según el monto adjudicado o el entero de gobierno que lo respalde; salvo que se hayan cancelado a la hora de firmar un contrato por los bienes o servicios brindados a la administración. (Ver resolución DI-AA-016, 02 de enero del 2002 Contraloría General de la República). La eventual recomendación de adjudicación del presente concurso queda condicionada a la efectiva disponibilidad presupuestaria o financiera de acuerdo a la legislación vigente. San José, Abril 2013.

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Licitación abreviada para la contratación de un organizador de eventos